Styrets rolle og drift i japansk selskapsrett

I Japan utgjør styret i et aksjeselskap en ekstremt viktig institusjon som står i kjernen av selskapsstyringen. Rollen deres spenner vidt, fra å bestemme selskapets forretningsstrategi til å overvåke den daglige drift og til og med velge den representative direktøren, og danner grunnlaget som støtter selskapets sunne vekst og bærekraftige utvikling. Styret er et beslutningsorgan som er etablert for å konkretisere selskapets driftspolitikk og utføre overvåkningsfunksjonen av ledelsen, og fungerer ikke bare for å forfølge effektiv drift, men også for å oppfylle bredere mål for selskapsstyring som lovoverholdelse, forebygging av uregelmessigheter og beskyttelse av aksjonærinteresser. Denne artikkelen forklarer det juridiske rammeverket for styret som er fastsatt av den japanske selskapsloven (Companies Act), deres viktigste myndigheter og driftsprosedyrer, samt viktige prinsipper om styremedlemmenes ansvar. Videre vil vi gjennom japanske rettsavgjørelser introdusere konkrete eksempler på juridisk tolkning i styrets praksis og berøre kjennetegnene ved styret i ulike institusjonelle design. Vi håper denne artikkelen vil bidra til en dypere forståelse av selskapsstyring i Japan.

Det juridiske grunnlaget og etableringsplikten for styret i Japan

Den japanske selskapsloven (Companies Act) fastsetter klare regler for etableringen av styret som et organ i aksjeselskaper. Det finnes tilfeller hvor loven pålegger en plikt til å etablere et styre. For eksempel, offentlige selskaper må etablere et styre (Companies Act Artikkel 327, paragraf 1). Et offentlig selskap refererer til et selskap som ikke har vedtektsbestemmelser som begrenser overføringen av hele eller deler av utstedte aksjer. Slike selskaper samler inn kapital fra et stort antall aksjonærer, og det kreves derfor spesielt at de har et styre for å styrke gjennomsiktigheten og tilsynsfunksjonen i ledelsen.

I tillegg er selskaper som har etablert et revisjonsutvalg, et komité for revisjon og lignende, eller et nominasjonskomité, også pålagt å etablere et styre (Companies Act Artikkel 327, paragraf 1). Disse organisasjonsdesignene velges for å bygge et mer avansert selskapsstyringssystem tilpasset selskapets størrelse og virksomhetens natur. Plikten til å etablere et styre for selskaper med spesifikke organisasjonsdesign er ikke bare for å oppfylle formelle juridiske krav. Det skyldes at for selskaper som vokser i størrelse eller har en mer kompleks ledelsesstruktur, er det avgjørende å forbedre gjennomsiktigheten og rettferdigheten i ledelsen, samt å øke tilliten fra aksjonærer og markedet og styrke styringen. Loven krever et sterkere tilsynssystem tilpasset selskapets vekstfase og karakteristika, og styret spiller en sentral rolle i dette ved å beskytte investorer og opprettholde markedets integritet. Companies Act Artikkel 1 fastslår at, med mindre annen lovgivning spesifikt bestemmer noe annet, skal etablering, organisering, drift og forvaltning av et selskap følge bestemmelsene i selskapsloven, og plikten til å etablere et styre er også basert på dette grunnleggende prinsippet.  

Styrets hovedroller og myndigheter under japansk selskapsrett

Styret har en rekke viktige roller og myndigheter i ledelsen av et aksjeselskap. Dets hovedfunksjoner inkluderer beslutningstaking knyttet til selskapets forretningsutførelse, tilsyn med styremedlemmenes oppgaveutførelse, og utvelgelse og avskjedigelse av representativt styremedlem (japansk selskapslov, artikkel 362, paragraf 1).  

Først og fremst tar styret beslutninger om ‘utførelsen av selskapets forretninger’. Japansk selskapslov, artikkel 362, paragraf 2, spesifiserer at visse viktige saker, som disposisjon og mottak av betydelige eiendeler, stor gjeld, utnevnelse og avskjedigelse av ledere og andre viktige ansatte, etablering, endring og opphør av filialer og andre viktige organisasjoner, utstedelse av selskapsobligasjoner, og etablering av systemer for å sikre at styremedlemmenes oppgaveutførelse er i samsvar med lover og vedtekter (interne kontrollsystemer), er beslutninger som må tas av styret. Disse sakene har stor innvirkning på selskapets drift, og krever derfor nøye overveielse og beslutning fra styret. Detaljeringen av disse ‘viktige forretningsutførelsene’ er fordi de er av så stor betydning at de kan påvirke selskapets fremtid, og det er ikke meningen at de skal overlates til individuelle styremedlemmers skjønn, men heller diskuteres og besluttes av styret som et kollegialt organ for å fremme mer objektive og forsiktige beslutninger og spre risiko.

Deretter utfører styret ‘tilsyn med styremedlemmenes oppgaveutførelse’. Dette er en viktig funksjon for å sikre at hvert styremedlem utfører sine oppgaver på en passende måte i samsvar med lover, vedtekter og styrets beslutninger (japansk selskapslov, artikkel 362, paragraf 1). Gjensidig tilsyn mellom styremedlemmene bidrar til å forhindre uregelmessigheter og styrke selskapsstyringen. Denne tilsynsfunksjonen fungerer som et sikkerhetsnett for kontinuerlig å sjekke at besluttede oppgaver blir utført på riktig måte og for å forhindre uregelmessigheter og upassende beslutninger.

I tillegg utfører styret ‘utvelgelse og avskjedigelse av det representative styremedlemmet’ (japansk selskapslov, artikkel 362, paragraf 1). Det representative styremedlemmet har en viktig rolle i å utføre selskapets forretninger og representere selskapet, så deres utnevnelse og avskjedigelse er en svært viktig myndighet for styret.

Gjennom disse rollene bidrar styret til å øke selskapets verdi og redusere forretningsrisiko. At styrets myndigheter består av to pilarer, ‘beslutning’ og ‘tilsyn’, viser at det balanserer både ‘angrep’ (beslutningstaking) og ‘forsvar’ (tilsyn) for å bygge et system der selskapet kan vokse bærekraftig og håndtere risiko på en passende måte. Denne separasjonen og samarbeidet mellom beslutning og tilsyn er kjernen i styresystemet under japansk selskapsrett og anses som en mekanisme som støtter sunn selskapsstyring.

Vi har oppsummert styrets hovedroller og myndigheter i tabellen nedenfor.

Drift og prosedyrer for styremøter i Japan

For at et styre i Japan skal fungere effektivt, er det avgjørende å overholde driftsprosedyrene som er fastsatt i den japanske selskapsloven. Disse prosedyrene er ikke bare for å lette møteforløpet, men fungerer også som en viktig mekanisme for å sikre styrets tilsynsfunksjon og klargjøre styremedlemmenes ansvar.

Først og fremst er “innkallingsprosedyrer og varsling” grunnleggende for avholdelse av styremøter. I prinsippet kan hvert styremedlem innkalle til styremøte (japansk selskapslov artikkel 366, paragraf 1). Innkallingsvarselet må sendes ut til hvert styremedlem og hver revisor med tilsynsansvar senest en uke før styremøtets dag (eller innenfor en kortere periode fastsatt i vedtektene, hvis dette er tilfelle) (japansk selskapslov artikkel 368, paragraf 1). Imidlertid, hvis alle styremedlemmer (unntatt de som er revisjonskomitémedlemmer i selskaper med en slik komité) og revisorer er enige, kan møtet avholdes uten innkallingsprosedyrer (japansk selskapslov artikkel 366, paragraf 2, japansk selskapslov artikkel 368, paragraf 2). Mangel på innkallingsvarsel eller vanskelige møteinnstillinger kan føre til at vedtak blir ugyldige, så streng overholdelse er nødvendig. Streng håndheving av innkallingsvarselet sikrer at alle styremedlemmer kan vurdere sakene på forhånd og komme godt forberedt til møtet, noe som legger grunnlaget for passende beslutningstaking.

Deretter er “opprettelse og oppbevaring av møtereferater” ekstremt viktig for å sikre styrets gjennomsiktighet og ansvarlighet. Det må opprettes møtereferater for styremøtene i henhold til reglene fastsatt av det japanske justisdepartementet (japansk selskapslov artikkel 369, paragraf 1). Møtereferatene krever signatur eller navnetrekk og stempel fra de tilstedeværende styremedlemmene og revisorene, og de som ikke har innvendinger anses som å ha godkjent vedtaket, så det er nødvendig å nøyaktig registrere eventuelle motargumenter (japansk selskapslov artikkel 369, paragraf 3, paragraf 5). Møtereferatene tjener som bevis på selskapets beslutningsprosesser og spiller en viktig rolle i fremtidige tvister og ansvarsspørsmål. Plikten til å registrere innvendinger i møtereferatene er et middel for styremedlemmene til å klargjøre sine meninger og beskytte seg mot ansvar for upassende vedtak i ettertid, samtidig som det beviser at selskapets beslutningsprosesser er gjennomsiktige.

Til slutt er “styremedlemmenes rapporteringsplikt” avgjørende for at styret effektivt kan utøve sin tilsynsfunksjon. Den representativt styrelederen eller styremedlemmer med ansvar for forretningsdriften må rapportere om utførelsen av sine oppgaver til styret minst en gang hvert tredje måned (japansk selskapslov artikkel 363, paragraf 2). Denne rapporteringsplikten gjør det mulig for styret å forstå fremdriften og eventuelle risikoer i virksomheten, og å ta passende beslutninger og tilsyn. Manglende rapportering kan føre til at styremedlemmer blir holdt ansvarlige. Den regelmessige rapporteringsplikten gir styret en informasjonsbase for å holde seg kontinuerlig oppdatert på forretningsdriften og reagere raskt ved problemer. Disse prosedyrene er essensielle for et sunt styrearbeid og ansvarlighet, og bør forstås ikke bare som formelle krav, men som viktige juridiske forutsetninger for å forbedre effektiviteten i styringen.

Organisasjonsdesign og styrets rolle under japansk selskapsrett

Japansk selskapsrett tillater fleksible organisasjonsdesigner tilpasset bedriftens størrelse og karakteristika, og de tre hovedmønstrene er som følger. Avhengig av organisasjonsdesignet, vil styrets rolle og myndighet også variere.

Selskaper med revisor

En av de mest vanlige institusjonelle designene i Japan er selskaper med revisor, hvor styret tar beslutninger om forretningsutførelse og overvåker styremedlemmenes jobbutøvelse (i henhold til den japanske selskapsloven, artikkel 362, paragraf 1). Revisoren, som er valgt av generalforsamlingen, har som oppgave å overvåke utførelsen av styremedlemmenes og regnskapsrådgivernes plikter. Revisoren har myndighet til å inspisere om styremedlemmene oppfyller sine plikter til forsvarlig forvaltning og lojalitet, samt om det foreligger brudd på lover eller vedtekter, og ved behov rapportere til styret eller kreve stans av ulovlige handlinger. Dette komplementerer og styrker styrets overvåkningsfunksjon ved hjelp av revisoren. I selskaper med revisor må det velges minst tre styremedlemmer (i henhold til den japanske selskapsloven, artikkel 331, paragraf 5).  

Selskaper med revisjons- og tilsynsutvalg i Japan

I Japan er selskaper med revisjons- og tilsynsutvalg designet for å styrke tilsynsfunksjonen av ledelsen ved å inkludere et slikt utvalg i styret. Revisjons- og tilsynsutvalget består av minst tre styremedlemmer, hvorav flertallet må være eksterne styremedlemmer, i henhold til den japanske selskapslovens artikkel 331, paragraf 6. Styremedlemmene i revisjons- og tilsynsutvalget har ansvar for å overvåke styrets oppgaveutførelse, utarbeide revisjonsrapporter, og bestemme forslag til generalforsamlingen om utnevnelse og avskjedigelse av regnskapsrevisorer, som beskrevet i den japanske selskapslovens artikkel 399-2, paragraf 3. Styremedlemmene i utvalget må delta i styremøter og, når de anser det nødvendig, uttrykke sine meninger, i henhold til den japanske selskapslovens artikkel 399-2, paragraf 3, og de må rapportere uten forsinkelse til styret hvis de oppdager uregelmessigheter, som angitt i den japanske selskapslovens artikkel 399-4. Formålet med dette systemet er å forbedre ledelsens gjennomsiktighet og oppnå tillit fra aksjonærer og investorer.

Selskaper med nominasjonskomité i Japan

I Japan er et selskap med nominasjonskomité etablert med tre komiteer innenfor styret: nominasjonskomitéen, revisjonskomitéen og kompensasjonskomitéen. Disse komiteene sikrer en klar separasjon mellom operasjonell utførelse og tilsynsfunksjoner. I denne strukturen tar styret seg av å fastsette grunnleggende forretningsprinsipper og overvåke utførelsen av oppgaver av ledende ansatte, mens de enkelte styremedlemmene i prinsippet ikke utfører operasjonelle oppgaver (Japansk selskapslov artikkel 415, artikkel 416). Operasjonell utførelse er overlatt til “ledende ansatte” som er utnevnt av styret (Japansk selskapslov artikkel 402, paragraf 1, artikkel 418).

• Nominasjonskomitéen bestemmer innholdet i forslagene som skal legges frem for generalforsamlingen angående utnevnelse og avskjedigelse av styremedlemmer (Japansk selskapslov artikkel 404, paragraf 1).
• Revisjonskomitéen utfører revisjon av styremedlemmer og ledende ansattes oppgaveutførelse og utarbeider revisjonsrapporter (Japansk selskapslov artikkel 404, paragraf 2).
• Kompensasjonskomitéen bestemmer individuell kompensasjon for ledende ansatte og lignende (Japansk selskapslov artikkel 404, paragraf 3).

Dette systemet sikter mot å fullføre separasjonen mellom eierskap og ledelse, og å oppnå en balanse mellom gjennomsiktighet i ledelsen og rask beslutningstaking. Japansk selskapslov tillater flere organisasjonsdesign for å imøtekomme de varierte behovene til bedrifter (størrelse, forretningsinnhold, bevissthet om styring) og for å tilby fleksibilitet i å bygge det mest optimale styringssystemet. Mens selskaper med revisor er det mest tradisjonelle og lett anvendelige for små og mellomstore bedrifter, har selskaper med revisjonskomité og selskaper med nominasjonskomité utviklet seg for å styrke gjennomsiktigheten og uavhengigheten av tilsynsfunksjonene for å vinne tilliten til større bedrifter og internasjonale investorer. Spesielt viser den grundige separasjonen mellom eierskap og ledelse i selskaper med nominasjonskomité en klar intensjon om å realisere mer objektiv og streng styring ved at styret fokuserer på tilsyn fremfor operasjonell utførelse. Dette understreker aspektet av det juridiske systemet som en strategisk valgmulighet, slik at bedrifter kan velge den styringsmodellen som passer best til deres egne karakteristikker.

De forskjellige organisasjonsdesignenes kjennetegn ved styret i Japan er oppsummert i tabellen nedenfor.

Oppsummering

I henhold til japansk selskapsrett er styret i et selskap en uunnværlig institusjon som støtter sunn forretningsdrift og bærekraftig vekst. Rollen strekker seg fra å ta avgjørelser om viktige forretningsoperasjoner til å overvåke styremedlemmenes utførelse av sine plikter, og til og med utvelgelsen av representativ(e) direktør(er). Selskapsretten fastsetter detaljerte prosedyrer for å oppfylle disse rollene, samt pliktene og ansvaret som styremedlemmene bør bære. I tillegg viser rettspraksis knyttet til forretningsdømmekraft og tilsynsplikt at loven legger vekt på en balanse mellom å forfølge styremedlemmenes ansvar og å respektere ledelsens frihet. Videre muliggjør en rekke institusjonelle design som selskaper med revisorer, selskaper med revisjonskomiteer og selskaper med nominasjonskomiteer, oppbyggingen av den optimale bedriftsstyringsstrukturen tilpasset størrelsen og karakteristikken til selskapet, og danner grunnlaget for at japanske selskaper fortsetter å være pålitelige aktører i det internasjonale samfunnet. Det er tydelig at styrets rolle ikke bare er å oppfylle juridiske forpliktelser, men også å være et strategisk element for å sikre bærekraftig vekst og internasjonal tillit for selskapet.

Monolith Law Office har dyp spesialkunnskap og en rik historie med prestasjoner innen japansk selskapsrett, spesielt innen bedriftsstyring. Vi tilbyr et bredt spekter av støtte, fra valg av selskapsstruktur, juridisk rådgivning om styrets drift, risikostyring knyttet til styremedlemmenes ansvar, til komplekse juridiske spørsmål knyttet til fusjoner og oppkjøp og bedriftsrestrukturering.