Driften og beslutningsmetodene for generalforsamlingen i aksjeselskaper som definert av japansk selskapsrett

I henhold til japansk selskapsrett er generalforsamlingen klart posisjonert som aksjeselskapets høyeste beslutningsorgan. Dette organet er det viktigste forumet hvor aksjonærene direkte deltar i selskapets ledelse og overvåker ledelsen, og det spiller en avgjørende rolle i å øke gjennomsiktigheten i selskapsstyringen og sikre investorenes tillit. Denne artikkelen har som mål å detaljert forklare de juridiske aspektene ved drift og vedtak i generalforsamlingen basert på japansk selskapsrett, fra innkallingsprosedyrer til vedtakskrav, og inkluderer relevante japanske rettsavgjørelser som grunnlag for forklaringen.

Målgruppen for denne artikkelen er utenlandske investorer som vurderer å investere i japanske selskaper, utenlandske selskaper med japanske datterselskaper, eller de som lærer japansk og er interessert i japansk selskapsrett. Vi streber etter å skrive klare og direkte setninger som er lette å lese for flerspråklige personer som lærer japansk, slik at de kan få en dypere forståelse av det japanske selskapsstyringssystemet.

Japansk selskapsrett fastsetter at generalforsamlingen er det høyeste beslutningsorganet, men i praksis utføres daglige driftsoppgaver av styret, noe som ofte gjør generalforsamlingen til et forum for formell godkjenning. Dette er spesielt tilfelle i børsnoterte selskaper, hvor beslutningsresultater ofte er forhåndsbestemt gjennom skriftlig eller elektronisk avstemning, og den reelle betydningen av generalforsamlingen har skiftet mot informasjonsdeling og dialog med aksjonærene. Denne juridiske posisjoneringen og forskjellen i praksis kan potensielt føre til misforståelser, spesielt blant utenlandske investorer som har en tendens til å se på generalforsamlingen som et middel for å utøve direkte innflytelse over ledelsen. Derfor er det viktig for japanske selskaper å ikke bare oppfylle de formelle juridiske kravene, men også å sikre reell informasjonsdeling og dialog gjennom generalforsamlingen, og dermed bygge et selskapsstyringssystem som møter aksjonærenes forventninger.

Formålet og rollen til generalforsamlingen under japansk selskapsrett

Generalforsamlingens juridiske status og myndighet

Artikkel 295, paragraf 1 i japansk selskapsrett fastsetter at “generalforsamlingen kan treffe beslutninger om saker som er bestemt av denne loven, samt om alle saker relatert til organisering, drift og forvaltning av aksjeselskapet” . Denne bestemmelsen klargjør tydelig at generalforsamlingen er selskapets høyeste beslutningstakende organ. Generalforsamlingen har myndighet til å bestemme over svært viktige saker for selskapet, som endringer i vedtektene, valg og avsettelse av styremedlemmer, beslutninger om utbytte, samt endringer i selskapsformen som fusjoner og delinger .  

Formålet med å holde generalforsamlinger

Det er hovedsakelig to formål med å holde generalforsamlinger. Det ene er overvåkning av ledelsen og innsamling av informasjon, og det andre er å ta beslutninger om viktige saker.

• Overvåkning av ledelsen og innsamling av informasjon Generalforsamlingen er en arena hvor aksjonærene mottar rapporter om ledelsens forretningsplaner og finansielle situasjon, og hvor de kan stille spørsmål og gi sine meninger. Denne prosessen bidrar til økt gjennomsiktighet i ledelsen og sikrer at virksomheten drives på en passende måte. Dette bidrar til forbedring av selskapets lønnsomhet og stabilitet i aksjekursen.  
• Beslutninger om viktige saker Her tar man de grunnleggende beslutningene som styrer selskapets ledelse. Alle aksjonærer har stemmerett på generalforsamlingen og kan direkte påvirke selskapets ledelse.  

Ordinær generalforsamling og ekstraordinær generalforsamling

Det finnes to typer generalforsamlinger: ordinær generalforsamling og ekstraordinær generalforsamling.

• Ordinær generalforsamling Dette er generalforsamlingen som innkalles etter avslutningen av hvert regnskapsår. Vanligvis behandles godkjenning av regnskapet og valg eller avsettelse av styremedlemmer. I henhold til artikkel 124, paragraf 2 i japansk selskapsrett og basert på datoen for standarden, har selskaper med regnskapsår som slutter i mars en tendens til å holde generalforsamlingen i slutten av juni.  
• Ekstraordinær generalforsamling Dette er en generalforsamling som innkalles etter behov. For eksempel kan det være for å godkjenne viktige M&A-transaksjoner eller for å avsette styremedlemmer på grunn av skandaler, hvor det er et høyt nivå av hastverk for å ta beslutninger.

Prosedyrer for innkalling til generalforsamling i Japan

Innkallingsrett

I Japan er det som hovedregel styremedlemmene som innkaller til generalforsamling. Artikkel 296, paragraf 3 i den japanske selskapsloven (2005) fastsetter at styremedlemmene skal innkalle til generalforsamling. Som et unntak kan aksjonærer som oppfyller visse krav også kreve at en generalforsamling blir innkalt. For eksempel kan aksjonærer som representerer minst en tredjedel av de totale stemmerettighetene kreve at styremedlemmene innkaller til generalforsamling, som det er fastsatt i artikkel 297, paragraf 1 i den japanske selskapsloven (2005). Hvis styremedlemmene ikke etterkommer denne forespørselen, kan aksjonærene med rettens tillatelse selv innkalle til generalforsamling. Dette er regulert i artikkel 297, paragraf 4 i den japanske selskapsloven (2005).

Periode for utsendelse av innkallingsvarsel

Innkallingsvarselet skal som hovedregel sendes ut minst to uker før generalforsamlingen. Dette er fastsatt i artikkel 299, paragraf 1 i den japanske selskapsloven (2005). Imidlertid, for private selskaper uten bestemmelser om utøvelse av stemmerettigheter gjennom skriftlig eller elektronisk kommunikasjon, er det tilstrekkelig å sende ut varselet minst en uke i forveien. Videre, i private selskaper uten et styre og uten bestemmelser om utøvelse av stemmerettigheter gjennom skriftlig eller elektronisk kommunikasjon, er det mulig å forkorte perioden for innkallingsvarsel i vedtektene.

Utenlandske investorer forventer sterkt at innkallingsvarsler og relaterte dokumenter sendes ut tidlig og offentliggjøres tidlig. Dette skyldes at den juridiske perioden i Japan (som hovedregel to uker i forveien) er utilstrekkelig når man tar hensyn til tiden det tar å behandle informasjon og ta beslutninger fra utlandet. Tidsforskjeller, postgang og investorenes egne interne godkjenningsprosesser betyr at utsendelse av informasjon rett før den juridiske fristen kan føre til utilstrekkelig tid for kvalitetsinformasjonssamling og beslutningstaking. Derfor er tidlig offentliggjøring mer enn bare en service; det er en nødvendig betingelse for at utenlandske investorer skal kunne utøve sine stemmerettigheter effektivt. Hvis et selskap ønsker å oppnå tillit og aktiv deltakelse fra utenlandske investorer, bør tidlig offentliggjøring adopteres som en strategisk tilnærming i tråd med internasjonale beste praksiser, noe som vil forbedre kvaliteten på kommunikasjonen mellom selskapet og investorene og øke gjennomsiktigheten i selskapsstyringen.

Opplysninger som skal inkluderes i innkallingsvarselet

Styremedlemmene må inkludere følgende opplysninger i innkallingsvarselet. Dette er regulert i artikkel 298, paragraf 1 i den japanske selskapsloven (2005).

• Dato, tid og sted for generalforsamlingen
• Saker som skal behandles på generalforsamlingen (agenda)
• Hvis det tillates å utøve stemmerettigheter gjennom skriftlig eller elektronisk kommunikasjon, skal dette opplyses
• Andre saker som er fastsatt i forskrifter fra det japanske justisdepartementet

Forenkling av innkallingsprosedyren

Hvis alle aksjonærene er enige, er det ikke nødvendig med en innkallingsprosedyre. Dette er regulert i artikkel 300 i den japanske selskapsloven (2005) og kalles en “generalforsamling med full deltakelse”. I tilfelle av en generalforsamling med full deltakelse, vil ikke feil i innkallingsprosedyren bli et problem i ettertid, ifølge rettspraksis. I tillegg kan private selskaper, hvis alle aksjonærene er enige, utelate ikke bare innkallingsprosedyren, men også selve vedtaket.

Drift av generalforsamling i japanske selskaper

Rollen og myndigheten til en møteleder under japansk lov

Møtelederen håndterer forretningsgangen ved aksjonærmøter. Møtelederen har myndighet til å opprettholde orden og organisere forhandlingene under aksjonærmøtet, som er fastsatt i artikkel 315, paragraf 1 i den japanske selskapsloven. Videre har møtelederen rett til å beordre personer som ikke følger instruksjonene eller som forstyrrer ordenen på aksjonærmøtet, til å forlate møtet. Dette er regulert i artikkel 315, paragraf 2 i den japanske selskapsloven.

Det er ingen spesifikk bestemmelse i den japanske selskapsloven om hvem som skal inneha rollen som møteleder, men det er vanlig at den utføres av selskapets administrerende direktør. Mange selskaper har bestemmelser om møtelederen i sine vedtekter, og hvis det ikke finnes noen bestemmelse eller møtelederen er fraværende, vil en møteleder bli valgt ved begynnelsen av aksjonærmøtet.

Generell fremgangsmåte for møteledelse under japansk lov

De generelle stegene i gjennomføringen av en aksjonærgeneralforsamling i Japan inkluderer åpningserklæring, utvelgelse av personer som skal signere protokollen, erklæring om at kvorum er oppnådd, forklaring av agendaen, spørsmål og svar, vedtak, og erklæring om møtets avslutning. Personene som signerer protokollen er ansvarlige for å bekrefte at innholdet i protokollen ikke inneholder uriktigheter, og metoden for deres utvelgelse varierer i henhold til selskapets vedtekter.

Japanske rettsavgjørelser: Styrelederens utøvelse av myndighet og urettferdig møteledelse

En styreleder har omfattende skjønn, men dette må ikke krenke aksjonærenes rettigheter urettmessig. Når domstolene vurderer om styrelederens utøvelse av skjønn utgjør en “betydelig urettferdig beslutningsmetode”, legger de vekt på ikke bare formell prosedyreoverholdelse, men også om aksjonærene har hatt tilstrekkelig mulighet til å diskutere og uttrykke sine meninger. Dette er spesielt viktig for utenlandske aksjonærer som kanskje ikke er kjent med praksisen for generalforsamlinger i Japan. Derfor må styreledere være ekstra oppmerksomme på å lede møtene på en rettferdig og gjennomsiktig måte. Selskaper bør ikke gjennomføre ensidig møteledelse bare fordi styrelederen har juridisk autoritet. Det er viktig å prioritere dialog med aksjonærer, spesielt utenlandske aksjonærer, og skape et miljø der de kan få svar på sine spørsmål og uttrykke sine meninger. Dette bidrar ikke bare til å sikre gyldigheten av generalforsamlingsbeslutninger, men også til å bygge langsiktige aksjonærrelasjoner, noe som er en essensiell del av å forbedre kvaliteten på selskapsstyringen.

Artikkel 314 i den japanske selskapsloven fastsetter at direktører må gi nødvendige forklaringer på spørsmål fra aksjonærer. En dom fra Tokyo-distriktsdomstolen den 28. januar 1988 (1988) er et tilfelle der en beslutning ble opphevet fordi forklaringen om tildeling av avgangsvederlag var utilstrekkelig under en generalforsamling. Denne dommen understreker viktigheten av forklaringsplikten.

I tillegg er det en dom fra Tokyo-distriktsdomstolen den 6. desember 2007 (2007) som omhandler et tilfelle der et selskap sendte ut et skriv som lovet gavekort (500 yen) til aksjonærer som utøvde sine stemmerettigheter på generalforsamlingen, uavhengig av om de stemte for eller imot. Domstolen opphevet generalforsamlingsbeslutningen fordi en slik fordel kunne ha en urettferdig innvirkning på aksjonærenes utøvelse av rettigheter. Denne dommen klargjør at tildeling av fordeler i forbindelse med aksjonærenes utøvelse av rettigheter generelt er forbudt, uavhengig av beløpets størrelse og formålets legitimitet. Spesielt i situasjoner som utøvelse av aksjonærforslag og proxykamper (proxy fights), kan det lett antas at et selskap har til hensikt å påvirke aksjonærenes stemmegivning. Når selskaper tilbyr fordeler til aksjonærer i forbindelse med generalforsamlinger, må de være svært forsiktige med å vurdere om formålet kan påvirke aksjonærenes rettighetsutøvelse, om det er innenfor sosialt akseptable grenser, og om det påvirker selskapets økonomiske grunnlag. Utenlandske aksjonærer kan også risikere å utilsiktet utføre handlinger som anses som fordelstildeling på grunn av forskjeller fra praksis i sitt hjemland, så forhåndsjuridisk sjekk av eksperter er avgjørende.

Det er også tilfeller der “plantede spørsmål” blir et problem. En dom fra Tokyo-distriktsdomstolen den 15. desember 2016 (2016) omhandlet et tilfelle der et selskap lot sine ansatte aksjonærer stille forberedte “plantede spørsmål”, noe som ble bestridt som en krenkelse av andre aksjonærers rett til å stille spørsmål. Domstolen fant at det var upassende for et børsnotert selskap å forberede spørsmål for ansatte aksjonærer og svare på disse, men i dette tilfellet ble det ikke ansett som å ha en vesentlig innvirkning på stemmegivningen, og opphevelse av beslutningen ble ikke innvilget. Likevel antyder dette at slike handlinger kan undergrave den reelle betydningen av en generalforsamling.

Beslutninger ved generalforsamlinger i japanske selskaper

Metoder for utøvelse av stemmerettigheter

Aksjonærer utøver i utgangspunktet sine stemmerettigheter ved å være til stede på møtet. Imidlertid kan selskaper, i henhold til sine vedtekter, tillate at aksjonærer som ikke er til stede på generalforsamlingen, kan utøve sine stemmerettigheter skriftlig eller ved elektroniske metoder (elektronisk avstemning). Dette er regulert i artikkel 311 og artikkel 312 i den japanske selskapsloven. Aksjonærer kan også utøve sine stemmerettigheter gjennom en fullmektig. Dette er regulert i artikkel 310 i den japanske selskapsloven. Det er imidlertid begrensninger på antall fullmektiger og andre restriksjoner i henhold til lover og vedtekter.

Plattformer for elektronisk utøvelse av stemmerettigheter har fordelen av å redusere tiden det tar å sende dokumenter per post. På den annen side har investorer påpekt utfordringer, som dobling av instruksjonsflyten når det er en blanding av selskaper som deltar og ikke deltar i plattformen. I tillegg er det selskaper med lav andel utenlandske aksjonærer eller institusjonelle investorer som ikke ser verdien i å betale for å delta på plattformen. Implementeringen av en elektronisk avstemningsplattform har potensial til å lette utøvelsen av stemmerettigheter fra utlandet og fremme deltakelse fra utenlandske aksjonærer, men ikke alle selskaper er forberedt på dette ennå, og investorer må også tilpasse seg systemet, noe som betyr at utbredelsen vil kreve tid og kostnader. Spesielt kan utenlandske investorer som investerer i flere japanske selskaper oppleve økt byrde på grunn av å måtte forholde seg til ulike systemer. Japanske selskaper bør vurdere å delta i elektroniske avstemningsplattformer for å oppmuntre til aktiv utøvelse av stemmerettigheter fra utenlandske investorer. Samtidig bør plattformleverandører arbeide for å forbedre brukervennligheten for investorer, for eksempel ved å forenkle instruksjonsflyten.

Typer av beslutninger og krav

Beslutninger ved generalforsamlinger i japanske selskaper deles inn i tre kategorier basert på viktigheten av saksforholdet: ordinære beslutninger, spesielle beslutninger og særlige beslutninger. Kravene til beslutningene varierer, med de mest lempelige for ordinære beslutninger og de strengeste for særlige beslutninger.

Den japanske selskapsloven fastsetter svært varierte og strenge krav for ordinære beslutninger, spesielle beslutninger og særlige beslutninger (artikkel 309, avsnitt 3 og 4 i den japanske selskapsloven), samt muligheten for endringer i vedtektene. Dette flernivåsystemet for beslutningskrav er et resultat av den japanske selskapslovens forsøk på å balansere aksjonærenes rettigheter og stabiliteten i selskapsledelsen. For utenlandske investorer kan dette komplekse systemet for beslutningskrav utgjøre en betydelig barriere i investeringsbeslutninger og engasjement i ledelsen. Spesielt kan muligheten for endringer i vedtektene (enten lempelser eller skjerping) skape spesifikke risikoer og muligheter som ikke kan vurderes utelukkende på grunnlag av lovteksten, noe som gjør grundig due diligence av de japanske selskapenes vedtekter ekstremt viktig.

Oppsummering

Driften og beslutningstakingen ved generalforsamlinger i henhold til japansk selskapsrett er et svært komplekst område, gitt dets juridiske betydning og de detaljerte bestemmelsene som strekker seg fra innkallingsprosedyrer til beslutningskrav. Spesielt er forståelsen av ulike beslutningskrav, som ordinære vedtak, spesielle vedtak og særlige vedtak, samt muligheten for endringer i vedtektene, essensielt for bedriftsledelse. Videre har japanske rettsavgjørelser gitt konkrete retningslinjer for hvordan feil i innkallingsprosedyrer, urettferdig møteledelse av styrelederen og interessekonflikter kan påvirke gyldigheten av generalforsamlingens vedtak. Disse avgjørelsene understreker at rettferdig drift ikke bare handler om formell lovlydighet, men også om å beskytte aksjonærenes rettigheter på en substansiell måte.

For utenlandske aksjonærer og utenlandske selskaper kan språk- og kulturbarrierer, samt praktiske utfordringer knyttet til bruk av elektroniske stemmeplattformer, være hindringer for en smidig deltakelse i japanske generalforsamlinger. Imidlertid, i en tid med økende antall “aktivistaksjonærer”, blir det stadig viktigere for japanske selskaper å styrke dialogen med utenlandske aksjonærer og praktisere transparent bedriftsstyring.

Monolith Law Office har omfattende erfaring og dyp spesialkunnskap innen japansk selskapsrett, spesielt i forbindelse med drift og beslutningstaking ved generalforsamlinger, for et bredt spekter av klienter i Japan. Vårt firma har flere advokater som snakker engelsk og har advokatbevillinger både i Japan og i utlandet, noe som gjør det mulig for oss å tilby høykvalitets juridiske tjenester på både japansk og engelsk. Vi tilbyr en rekke støttetjenester for å sikre at utenlandske aksjonærer kan utøve sine rettigheter i henhold til japansk selskapsrett på en passende måte, inkludert utarbeidelse av innkallingsvarsler, utforming av generalforsamlingsscenarioer, utarbeidelse av møtereferater, rådgivning om juridisk gyldighet av ulike vedtak, og utvikling av kommunikasjonsstrategier med aksjonærer. Hvis du har spørsmål om bedriftsstyring i Japan eller konkrete utfordringer knyttet til drift av generalforsamlinger, er du velkommen til å kontakte Monolith Law Office for en konsultasjon.