Prawna struktura porządku korporacyjnego w japońskim prawie pracy: regulacje dotyczące służby, ochrona sygnalistów, skuteczność kar dyscyplinarnych.

Aby zapewnić płynne prowadzenie działalności przedsiębiorstwa i jego trwały rozwój, niezbędne jest utrzymanie jasnego i sprawiedliwego porządku wewnętrznego. Jednakże porządek korporacyjny w Japonii nie jest ustanawiany jedynie przez zwyczaje czy jednostronne dyrektywy zarządzających, lecz jest rygorystycznie regulowany przez prawne ramy oparte na umowach o pracę. Dokładne zrozumienie i przestrzeganie tego prawnego szkieletu jest jednym z najważniejszych zadań zarządczych, mających na celu zapobieganie potencjalnym sporom pracowniczym i budowanie zdrowych relacji pracodawca-pracownik. Szczególnie trzy elementy są kluczowe dla podstaw porządku korporacyjnego: ‘regulamin pracy’ określający konkretne normy zachowania pracowników, ‘system ochrony sygnalistów’ wspierający samoczyszczące działanie organizacji oraz ‘kary dyscyplinarne’ jako sankcje za naruszenie porządku. Te systemy są szczegółowo określone przez takie prawa jak japońska Ustawa o Umowach Pracy, Ustawa o Standardach Pracy oraz Ustawa o Ochronie Sygnalistów, a ich stosowanie wymaga najwyższej uwagi. W niniejszym artykule skupimy się na tych trzech istotnych tematach, wyjaśniając prawne wymogi i praktyczne aspekty, które przedsiębiorstwa powinny przestrzegać, wraz z konkretnymi przepisami i przykładami z orzecznictwa. Celem jest pomoc menedżerom i specjalistom ds. prawnych w odpowiednim zarządzaniu ryzykiem prawnym oraz w realizacji skutecznego i zgodnego z prawem zarządzania organizacją.

Prawne podstawy porządku korporacyjnego w Japonii

W Japonii prawo do wymagania i utrzymania określonego porządku przez przedsiębiorstwa wobec ich pracowników wynika z umowy o pracę zawartej między pracodawcą a pracownikiem. Relacja ta nie jest zwykłym stosunkiem poleceń, lecz kontraktem opartym na porozumieniu między prawnie równymi stronami.

Relacja oparta na umowie o pracę

Artykuł 6 japońskiej Ustawy o Umowach Pracy (Labor Contract Act) stanowi, że umowa o pracę jest zawierana “poprzez porozumienie między pracownikiem a pracodawcą, w którym pracownik zobowiązuje się do pracy pod kierownictwem pracodawcy, a pracodawca zobowiązuje się do wypłaty wynagrodzenia”. Na podstawie tego porozumienia pracownik ma obowiązek świadczenia pracy, a pracodawca – obowiązek wypłaty wynagrodzenia. Obowiązki pracownika nie ograniczają się jedynie do wykonania wyznaczonych zadań. Umowa ta obejmuje również szersze obowiązki, takie jak ochrona majątku firmy, współpraca w sprawnym prowadzeniu działalności i dbałość o interesy całego przedsiębiorstwa. Obowiązek przestrzegania porządku korporacyjnego jest jednym z tych dodatkowych obowiązków, które są prawnie uznane w ramach umowy o pracę. Innymi słowy, przestrzeganie zasad firmy przez pracownika jest interpretowane jako podstawowa odpowiedzialność wynikająca z treści umowy.

Zasada “dobrej wiary i uczciwości” oraz “zakazu nadużycia prawa”

Relację tę dodatkowo regulują podstawowe zasady określone w artykule 3 japońskiej Ustawy o Umowach Pracy. Paragraf 4 tego artykułu ustanawia zasadę “dobrej wiary i uczciwości”, stanowiąc, że “pracownik i pracodawca muszą przestrzegać umowy o pracę oraz wykonywać swoje prawa i obowiązki zgodnie z zasadami dobrej wiary i uczciwości”. Naruszenie porządku korporacyjnego przez pracownika może być ocenione jako działanie sprzeczne z tą zasadą.

Z kolei paragraf 5 tego samego artykułu ustanawia “zakaz nadużycia prawa”, stanowiąc, że “pracownik i pracodawca nie mogą nadużywać praw wynikających z umowy o pracę”. Ta zasada stanowi ważne prawne ograniczenie w zakresie wykonywania uprawnień przez pracodawcę. Jeśli na przykład prawa dyscyplinarne wykorzystywane do utrzymania porządku korporacyjnego są uznane za nieodpowiednie pod względem celu lub środków, mogą być uznane za nadużycie prawa i jako takie być prawnie nieważne.

Tak więc, porządek korporacyjny w japońskim prawie pracy opiera się na wzajemnych relacjach wynikających z umowy o pracę, gdzie obowiązek przestrzegania przez pracowników jest zakorzeniony w zasadzie dobrej wiary i uczciwości, a jednocześnie wykonywanie uprawnień przez pracodawców jest ściśle ograniczone przez zasadę zakazu nadużycia prawa. Zrozumienie tych dwukierunkowych zobowiązań prawnych jest pierwszym krokiem w rozważaniu kwestii związanych z porządkiem korporacyjnym.

Ustanowienie reguł: Regulamin pracy i przepisy służbowe w Japonii

Najważniejszym dokumentem prawnym, który w konkretny i jasny sposób przedstawia pracownikom porządek korporacyjny i wymaga ich przestrzegania, jest “regulamin pracy”. Wśród nich dokumenty skoncentrowane na kodeksie postępowania pracowników to “przepisy służbowe”.

Centralna rola regulaminu pracy

Artykuł 89 japońskiej Ustawy o Standardach Pracy (Japanese Labor Standards Act) nakłada na pracodawców, którzy zatrudniają na stałe co najmniej 10 pracowników, obowiązek stworzenia regulaminu pracy i zgłoszenia go do właściwego urzędu nadzoru pracy. Regulamin ten musi zawierać “absolutnie wymagane elementy”, takie jak godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz kwestie wynagrodzenia, oraz “względnie wymagane elementy”, które należy zawrzeć w przypadku ich ustalenia. Postanowienia dotyczące sankcji wobec pracowników, czyli dyscypliny, są zawarte w tych względnie wymaganych elementach i dla przeprowadzenia kary dyscyplinarnej przez firmę, konieczne jest, aby przyczyny i rodzaje kar były wyraźnie określone w regulaminie pracy, co stanowi prawną podstawę.

Rola przepisów służbowych

Przepisy służbowe konkretnie określają dyscyplinę, której pracownicy powinni przestrzegać w pracy, takie jak obowiązek poświęcenia się pracy, obowiązek zachowania tajemnicy, odpowiednie korzystanie z obiektów i przedmiotów firmy, zakaz molestowania itp. Z punktu widzenia prawnego, te przepisy służbowe są traktowane jako część regulaminu pracy. Firma może ustalić rozdział “dyscyplina służbowa” w regulaminie pracy lub stworzyć oddzielny dokument o nazwie “przepisy służbowe”. W drugim przypadku, mimo że są one traktowane jako integralna część regulaminu pracy, ich tworzenie lub zmiana wymaga przestrzegania tych samych procedur prawnych, co regulamin pracy.

Obowiązkowe procedury tworzenia i zmian

Przy tworzeniu lub zmianie regulaminu pracy (w tym przepisów służbowych) należy przestrzegać ścisłych procedur określonych przez japońską Ustawę o Standardach Pracy. Pracodawca musi najpierw uzyskać opinię od związku zawodowego reprezentującego większość pracowników, jeśli taki istnieje, lub od przedstawiciela reprezentującego większość pracowników, jeśli związek nie istnieje, i sporządzić dokument z tą opinią (opinia pisemna). Prawo wymaga jedynie “wysłuchania” opinii, a nie uzyskania “zgody” przedstawiciela. Jednak procedura ta jest obowiązkowa i jeśli urząd pracy stwierdzi, że nie została przeprowadzona, zgłoszenie regulaminu pracy może nie zostać przyjęte.

Po zgłoszeniu zmienionego regulaminu pracy do właściwego urzędu nadzoru pracy wraz z opinią pisemną, pracodawca ma obowiązek poinformować wszystkich pracowników o jego treści poprzez wywieszenie go w widocznym miejscu w firmie, wręczenie kopii lub opublikowanie w intranecie. Jeśli pracodawca zaniedba ten obowiązek informacyjny, nawet jeśli regulamin pracy jest prawnie ważny, może nie być w stanie dochodzić swoich praw na jego podstawie (na przykład przeprowadzić kary dyscyplinarnej). Te procedury nie są tylko formalnością, ale kluczowym wymogiem, aby regulamin pracy miał prawną skuteczność.

Ochrona uczciwości: System ochrony sygnalistów w Japonii

Utrzymanie porządku korporacyjnego to nie tylko egzekwowanie przestrzegania wewnętrznych zasad, ale także zdolność do samodzielnego wykrywania i korygowania nieprawidłowości wewnątrz organizacji. Wsparciem prawnych mechanizmów samooczyszczania jest japońska “Ustawa o ochronie sygnalistów”.

Przegląd Ustawy o ochronie sygnalistów

Ustawa ta ma na celu ochronę pracowników i innych osób, które zgłaszają nieprawidłowości, takie jak naruszenia prawa w miejscu pracy, do wyznaczonych organów bez intencji osobistego zysku. Konkretnie zakazuje pracodawcom podejmowania jakichkolwiek niekorzystnych działań, takich jak degradacja czy obniżka wynagrodzenia, w odniesieniu do pracownika, który zgłosił takie nieprawidłowości. Takie odwetowe działania są uznawane za nieważne na mocy prawa.

Wzmocnienie obowiązków przedsiębiorców w wyniku nowelizacji z 2022 roku

Nowelizacja Ustawy o ochronie sygnalistów, która weszła w życie 1 czerwca 2022 roku, znacznie wzmocniła środki, które przedsiębiorcy muszą podjąć. W szczególności, przedsiębiorcy zatrudniający na stałe ponad 300 pracowników są prawnie zobowiązani do stworzenia systemu odpowiedniego reagowania na wewnętrzne zgłoszenia nieprawidłowości (dla przedsiębiorców zatrudniających mniej niż 300 osób jest to “obowiązek staranności”).

Do obowiązków związanych z przygotowaniem systemu należy między innymi utworzenie punktu przyjęcia wewnętrznych zgłoszeń oraz wyznaczenie “pracownika zajmującego się obsługą zgłoszeń publicznych”, który będzie odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń, prowadzenie dochodzeń i wdrażanie środków korygujących. Pracownik ten jest również obarczony surowym obowiązkiem zachowania w tajemnicy informacji mogących zidentyfikować zgłaszającego. W przypadku nieuzasadnionego ujawnienia takich informacji, pracownik może zostać poddany karze grzywny do 300 tysięcy jenów. Ta nowelizacja przekształciła wewnętrzny system zgłaszania nieprawidłowości z zalecanej procedury w obowiązkową funkcję związaną z konkretnymi prawnymi odpowiedzialnościami.

Sądowa nieważność odwetowych działań

Sądy surowo stosują zakaz niekorzystnego traktowania sygnalistów. Przykładem może być wyrok Sądu Okręgowego w Jokohamie z dnia 14 kwietnia 2022 roku. W tej sprawie firma prowadząca salony pachinko dopuściła się działań naruszających japońskie prawo dotyczące działalności rozrywkowej. Gdy pracownicy zgłosili ten fakt policji, firma w odpowiedzi zdegradowała ich i znacznie obniżyła wynagrodzenie. Sąd uznał, że zgłoszenie do policji stanowiło publiczne zgłoszenie chronione przez Ustawę o ochronie sygnalistów i orzekł, że podjęte w wyniku tego zgłoszenia działania degradacji i obniżki wynagrodzenia były naruszeniem ustawy i jako takie nieważne. Ten wyrok jasno pokazuje, że nawet jeśli przedsiębiorstwo podejmie odwetowe działania personalne wobec zgłaszającego, sąd może unieważnić ich skutki.

Wykonywanie reguł: Skuteczne wymogi dotyczące dyscyplinowania pracowników w Japonii

Jako ostateczny środek w utrzymaniu porządku korporacyjnego, pracodawcy mogą stosować kary dyscyplinarne wobec pracowników naruszających przepisy, zgodnie z ustaleniami zawartymi w regulaminie pracy. Jednakże, uprawnienie do stosowania takich sankcji nie jest nieograniczone i podlega ścisłym wymogom nałożonym przez japońskie prawo pracy.

Rodzaje kar dyscyplinarnych w Japonii

Kary dyscyplinarne różnią się w zależności od stopnia ich surowości. Ogólnie rzecz biorąc, można je uporządkować od najlżejszych do najcięższych w następujący sposób:

• Ostrzeżenie lub nagana: to ustne lub pisemne upomnienie, mające na celu przestrzeżenie pracownika przed przyszłym postępowaniem. W przypadku nagany często wymaga się również złożenia pisemnego wyjaśnienia.
• Obniżenie wynagrodzenia: to kara polegająca na odjęciu określonej kwoty od należnego wynagrodzenia jako sankcja.
• Zawieszenie w obowiązkach: to kara polegająca na tymczasowym zakazie pracy przy zachowaniu umowy o pracę. W okresie zawieszenia wynagrodzenie nie jest wypłacane.
• Degradacja: to kara polegająca na obniżeniu stanowiska lub rangi zawodowej pracownika.

Surowe ograniczenia prawne dotyczące obniżek wynagrodzenia

W szczególności, w odniesieniu do obniżek wynagrodzenia, z perspektywy ochrony życia pracowników, japońska Ustawa o Standardach Pracy (jap. 労働基準法, Rōdō Kijun Hō) w artykule 91 (Art. 91) nakłada surowe ograniczenia na maksymalną kwotę obniżki. Konkretnie, kwota obniżki wynagrodzenia za jednorazowe wykroczenie nie może przekroczyć połowy średniego wynagrodzenia za jeden dzień pracy. Ponadto, nawet jeśli w jednym okresie wypłaty wynagrodzenia wystąpi wiele naruszeń dyscypliny, łączna kwota obniżek nie może przekroczyć jednej dziesiątej całkowitej kwoty wynagrodzenia za ten okres wypłaty. Ograniczenie to dotyczy obniżek wynagrodzenia jako środka dyscyplinarnego i nie ma bezpośredniego zastosowania do przypadków niepłacenia wynagrodzenia z powodu zawieszenia w pracy czy niepłacenia dodatków związanych ze zdegradowaniem stanowiska.

Zasada nadużycia prawa dyscyplinarnego w Japonii

Najważniejszą zasadą prawną dotyczącą wykonywania prawa dyscyplinarnego jest “zasada nadużycia prawa dyscyplinarnego”. Jest ona wyraźnie określona w artykule 15 japońskiej Ustawy o Umowach Pracy (Labor Contract Act), który stanowi, że “w przypadkach, gdy pracodawca może dyscyplinować pracownika, a dyscyplina ta, w świetle charakteru i okoliczności zachowania pracownika oraz innych czynników, brakuje obiektywnie racjonalnych przyczyn i nie jest uznawana za odpowiednią według społecznych norm, wówczas takie działanie jest uznawane za nadużycie prawa i dyscyplina jest nieważna”.

Ten artykuł wskazuje, że aby dyscyplina była uznana za ważną, musi spełniać dwa następujące wymogi:

1. Obiektywna racjonalność: Zachowanie pracownika obiektywnie odpowiada przyczynom dyscyplinarnym określonym w regulaminie pracy. Wymagane jest istnienie wystarczających dowodów potwierdzających ten fakt.
2. Adekwatność według społecznych norm: Ciężar kary jest zrównoważony w świetle charakteru, okoliczności i skutków zachowania, intencji pracownika, stopnia wyrządzonej szkody, poprzedniej postawy w pracy i historii dyscyplinarnej, a także stopnia wykazanej skruchy i innych istotnych okoliczności.

Orzeczenia sądowe i precedensy w Japonii

Japońskie sądy stosują rygorystycznie doktrynę nadużycia prawa dyscyplinarnego, oceniając skuteczność kary nie na podstawie subiektywnego osądu pracodawcy, ale na podstawie obiektywnych kryteriów.  

Na przykład, w przypadku, gdy adiunkt pewnego uniwersytetu otrzymał karę sześciomiesięcznego zawieszenia w obowiązkach z powodu zachowań uznanych za molestowanie (wyrok Sądu Okręgowego w Kanazawie z dnia 25 stycznia 2011 roku), sąd, przyznając, że niektóre niewłaściwe zachowania adiunkta miały miejsce, stwierdził jednak, że ich charakter nie był na tyle poważny, aby uzasadnić tak długie zawieszenie. Ponadto, biorąc pod uwagę brak wcześniejszej historii dyscyplinarnej adiunkta oraz wyrażone przez niego skruchę, sąd uznał, że kara była nadmierna i „brakowało jej społecznej adekwatności”, co oznaczało nadużycie prawa dyscyplinarnego i jej nieważność.  

Co więcej, w przypadku kar dyscyplinarnych za działania pracowników w ich życiu prywatnym, skuteczność takich kar jest uznawana tylko wtedy, gdy „negatywny wpływ tych działań na społeczny odbiór firmy jest obiektywnie oceniany jako znaczący”. Na przykład, w przypadku drobnych przestępstw prywatnych popełnionych przez zwykłych pracowników, które nie zostały nagłośnione i są nieznane w firmie, ciężka kara dyscyplinarna może być uznana za nieadekwatną. Z drugiej strony, jeśli osoba zajmująca kluczowe stanowisko w firmie popełni poważne przestępstwo, które zostanie szeroko nagłośnione w mediach, ciężka kara może być uznana za uzasadnioną ze względu na znaczne uszczerbek na reputacji firmy. Ostatecznie, skuteczność kary dyscyplinarnej jest oceniana na podstawie kompleksowej analizy konkretnych okoliczności danego przypadku.  

Przy rozważaniu skuteczności kary dyscyplinarnej, niezwykle ważne jest zrozumienie charakterystyki poszczególnych rodzajów kar oraz prawnych ograniczeń. Poniżej przedstawiamy tabelę porównującą główne rodzaje kar dyscyplinarnych.

Eksport do Google Arkuszy

Podsumowanie

Utrzymanie porządku korporacyjnego w Japonii opiera się na wielowarstwowym ramie prawnym, które obejmuje obowiązki pracodawców i pracowników wynikające z japońskiej Ustawy o Umowach Pracy, rygorystyczne procedury dotyczące regulaminów pracy określone w japońskiej Ustawie o Standardach Pracy oraz surowy nadzór sądowy nad nadużyciami w zakresie dyscyplinowania pracowników. Aby osiągnąć skuteczne i legalne zarządzanie organizacją, niezbędne jest dokładne zrozumienie tych trzech filarów. Po pierwsze, należy odpowiednio przygotować regulamin pracy zgodnie z procedurami prawnymi i zapewnić jego pełne zrozumienie przez pracowników. Po drugie, należy zbudować system zgodności z wymaganiami nowelizacji japońskiej Ustawy o Ochronie Informatorów Publicznych, aby skutecznie chronić informatorów przed odwetem. Po trzecie, przy podejmowaniu decyzji o dyscyplinarnym ukaraniu pracownika, należy ostrożnie rozważyć, czy spełnione zostaną surowe kryteria “obiektywnej racjonalności” i “odpowiedniości według społecznych norm”, stosowane przez japońskie sądy. Przestrzeganie tych prawnych wymogów chroni przedsiębiorstwo przed niepotrzebnym ryzykiem prawnym i stanowi solidną podstawę dla jego trwałego wzrostu.

Kancelaria Prawna Monolith posiada bogate doświadczenie w rozwiązywaniu skomplikowanych problemów związanych z japońskim prawem pracy dla licznych klientów zarówno krajowych, jak i międzynarodowych. W naszym zespole znajdują się prawnicy o zróżnicowanej specjalizacji, w tym prawnicy posiadający kwalifikacje zagraniczne i mówiący w języku angielskim, co umożliwia nam świadczenie kompleksowego wsparcia prawno-regulacyjnego w zakresie tematów omówionych w niniejszym artykule. Oferujemy tworzenie i przegląd regulaminów pracy, pomoc w budowaniu systemów zgodności oraz ocenę i doradztwo w indywidualnych przypadkach dyscyplinarnych. Dążąc do utrzymania porządku korporacyjnego i zarządzania ryzykiem prawnym, z pełnym zaangażowaniem wspieramy naszych klientów naszą wiedzą specjalistyczną i doświadczeniem.