Czy jest dopuszczalne różnice w wynagrodzeniach między pracownikami pracującymi zdalnie a tymi, którzy przychodzą do biura?

Według “Badania rzeczywistości dotyczącego różnorodnych form pracy”, opublikowanego w marcu 2021 roku przez Tokio, gdzie jest wielu użytkowników pracy zdalnej, w firmach zatrudniających ponad 30 pracowników, wprowadzenie pracy zdalnej wzrosło z 6,8% w 2017 roku do 58,8% w grudniu 2020 roku.

Badanie rzeczywistości dotyczącego różnorodnych form pracy[ja]

Chociaż praca zdalna ma wiele zalet dla pracowników, wiele firm ma trudności z zarządzaniem czasem pracy i dostosowaniem się do przepisów pracy.

Co więcej, w firmach, które pogorszyły swoją sytuację finansową z powodu pandemii koronawirusa, pojawiły się przypadki, w których wynagrodzenia pracowników pracujących zdalnie różnią się od wynagrodzeń pracowników, którzy przychodzą do biura.

W związku z tym, w tym artykule wyjaśnimy w sposób zrozumiały dla każdego, jakie są zasady dotyczące różnic w wynagrodzeniach między “przyjściem do biura” a “pracą zdalną” w czasie pandemii koronawirusa.

Trzy typy pracy zdalnej

Mimo że ogólnie mówimy o pracy zdalnej, jej formy można podzielić na trzy typy, w zależności od miejsca wykonywania pracy.

Praca z domu

To forma pracy, w której pracownik nie musi dojeżdżać do biura, ale wykonuje swoje obowiązki w domu. Dla pracowników oznacza to zmniejszenie obciążenia związanego z dojazdem do pracy i ryzyka zakażenia nowym koronawirusem, a także możliwość poświęcenia więcej czasu na obowiązki domowe, opiekę nad dziećmi czy osobami starszymi.

Praca w biurze satelitarnym

To forma pracy, w której pracownik nie musi dojeżdżać do głównego biura, ale wykonuje swoje obowiązki w oddzielnym biurze satelitarnym. Jeśli biuro satelitarne jest blisko domu, czas dojazdu do pracy może być skrócony, a pracownik może korzystać z warunków pracy porównywalnych z tymi w głównym biurze.

Praca mobilna

To forma pracy, w której pracownik korzysta z laptopa, tabletu lub telefonu komórkowego i wykonuje swoje obowiązki w różnych miejscach, takich jak hotel podczas podróży służbowej, pociąg Shinkansen czy kawiarnia na ulicy. Dzięki dostępowi do internetu pracownik może swobodnie wybierać miejsce pracy, co może skrócić czas podróży i zwiększyć produktywność.

Zmniejszenie wynagrodzenia w przypadku pracy zdalnej na polecenie firmy

W japońskim Prawie Pracy (japońskie: 労働基準法) jest zapisane, że firma ma obowiązek jasno określić warunki pracy dla pracowników podczas zawierania umowy o pracę.

Artykuł 15 (Jasne określenie warunków pracy)
Pracodawca musi jasno określić wynagrodzenie, godziny pracy i inne warunki pracy dla pracowników podczas zawierania umowy o pracę. W tym przypadku, kwestie dotyczące wynagrodzenia i godzin pracy oraz inne kwestie określone przez Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej muszą być jasno określone w sposób określony przez Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej.

Zawartość “wynagrodzenia, godzin pracy i innych warunków pracy” jest określona w Rozporządzeniu wykonawczym do Prawa Pracy, a następujące kwestie związane z pracą zdalną muszą być jasno określone:

• Kwestie dotyczące miejsca pracy i obowiązków, które pracownik powinien wykonywać
• Czas rozpoczęcia i zakończenia pracy, obecność pracy ponad ustalone godziny pracy, przerwy, dni wolne, urlopy oraz kwestie dotyczące zmiany czasu pracy w przypadku podziału pracowników na dwie lub więcej grup
• Kwestie dotyczące ustalania, obliczania i wypłaty wynagrodzenia (z wyjątkiem odpraw emerytalnych i wynagrodzeń wypłacanych tymczasowo), terminy wypłaty wynagrodzenia i okresy wypłaty oraz kwestie dotyczące podwyżek wynagrodzenia

Aby zmienić te “warunki pracy”, zasada określona w Prawie o umowach o pracę mówi, że wymagana jest indywidualna zgoda pracownika i pracodawcy. Jednak nawet jeśli zmiana jest wynikiem porozumienia, nie może ona być niższa niż warunki pracy określone w regulaminie pracy.

Zmiana warunków pracy jest również możliwa poprzez zmianę regulaminu pracy, ale w tym przypadku muszą być spełnione następujące wymagania:

• Pracownicy muszą być poinformowani o zmienionym regulaminie pracy
• Stopień niekorzyści, które pracownicy ponoszą w wyniku zmiany regulaminu pracy, oraz konieczność zmiany muszą być uzasadnione

Biorąc pod uwagę powyższe, w przypadku pracy zdalnej na polecenie firmy, z wyjątkiem przypadków, gdy regulamin pracy określa “pracę zdalną”, zasada mówi, że nie można obniżyć wynagrodzenia bez zgody pracownika.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o umowach o pracę (umowach o pracę), zapraszamy do zapoznania się z poniższym artykułem wraz z tym artykułem.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-of-employment-agreement[ja]

Zmniejszenie wynagrodzenia w przypadku, gdy pracownik samodzielnie wyraża chęć pracy zdalnej

Jeżeli pracownik zgłosi takie życzenie, a firma je zaakceptuje, możliwe jest zmienienie warunków pracy zgodnie z artykułem 8. japońskiej Ustawy o umowach o pracę. Zazwyczaj, oprócz “miejsca pracy”, rozważane są również takie warunki pracy jak “zakres obowiązków”, “czas pracy” i “wynagrodzenie”.

Na przykład, jeśli w regulaminie pracy określono pracę w biurze, nie ma problemu z obniżeniem wynagrodzenia za zgodą pracownika, który dzięki pracy zdalnej zyskuje czas na opiekę nad dziećmi lub osobami starszymi. Jednak w przypadkach opisanych poniżej, należy zachować ostrożność.

Zmniejszenie wynagrodzenia za nadgodziny z powodu “pracy poza miejscem pracy”

Jeżeli pracownik wykonuje swoje obowiązki poza biurem dzięki pracy zdalnej, może być stosowany system “godzin pracy poza miejscem pracy” określony w japońskiej Ustawie o standardach pracy, pod warunkiem spełnienia pewnych kryteriów. W takim przypadku, pracownik jest uważany za osobę, która pracowała przez określony czas pracy określony w regulaminie pracy.

Artykuł 38.2, ustęp 1
Jeżeli pracownik wykonuje swoje obowiązki poza miejscem pracy przez cały czas pracy lub jego część i trudno jest obliczyć czas pracy, uważa się, że pracował przez określony czas pracy. Jednakże, jeżeli wykonanie danej pracy zwykle wymaga pracy ponad określony czas pracy, uważa się, że pracował przez czas zwykle wymagany do wykonania danej pracy, zgodnie z przepisami Ministerstwa Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej.

Jeżeli system “godzin pracy poza miejscem pracy” jest stosowany, nie ma prawa do wynagrodzenia za nadgodziny, chyba że praca wymaga zawsze pracy ponad określony czas pracy.

Jednakże, należy zwrócić uwagę, że system “godzin pracy poza miejscem pracy” nie jest stosowany, jeżeli nie są spełnione następujące dwa warunki:

• Urządzenia komunikacyjne nie są stale w stanie umożliwiającym komunikację na polecenie firmy.
• Pracownik nie wykonuje swoich obowiązków na podstawie konkretnej instrukcji od pracodawcy.

W praktyce, system “godzin pracy poza miejscem pracy” nie jest stosowany, chyba że 1. pracownik ma prawo do swobodnego odłączenia komunikacji lub oddalenia się od urządzenia komunikacyjnego, 2. nie ma obowiązku natychmiastowego reagowania na polecenia firmy, i 3. pracownik wykonuje swoje obowiązki niezależnie od konkretnych instrukcji firmy.

Zmniejszenie wynagrodzenia z powodu “czasu wolnego”

W przypadku pracy zdalnej, takiej jak praca w domu, czas, w którym pracownik jest nieobecny w pracy, nazywany jest “czasem wolnym”.

Od 1 kwietnia 2019 roku (rok 31 Heisei), po zmianie japońskiej Ustawy o bezpieczeństwie i higienie pracy, firmy są zobowiązane do “obiektywnego monitorowania czasu pracy”. Firmy muszą sprawdzać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego dnia pracy i dokładnie rejestrować czas pracy.

W związku z tym, jeżeli normalny czas pracy rozpoczyna się o 9:00, kończy się o 18:00, a przerwa trwa godzinę, obecność “czasu wolnego” skraca czas pracy. Możliwe są następujące opcje: 1. przesunięcie godziny rozpoczęcia pracy, 2. wykorzystanie rocznego urlopu wakacyjnego na godzinę, 3. obniżenie wynagrodzenia.

Jednakże, w przypadku opcji 1 i 2, konieczne są zmiany w regulaminie pracy lub zawarcie porozumienia między pracodawcą a pracownikiem, a w przypadku opcji 3, konieczne są zmiany w warunkach pracy. Wymaga to indywidualnej zgody między firmą a pracownikiem, lub zmiany w regulaminie pracy.

W przypadku unikania zakażenia nowym koronawirusem

Jeżeli pracownik prosi o zezwolenie na pracę zdalną za tę samą pensję, aby uniknąć zakażenia nowym koronawirusem, firma oceni, czy jest to uzasadnione, biorąc pod uwagę następujące punkty:

• Jeżeli jest oczywiste, że ryzyko zakażenia nowym koronawirusem jest wysokie, gdy pracownik przychodzi do biura, ponieważ środki przeciwdziałające chorobom zakaźnym firmy są niewystarczające.
• Jeżeli można uzyskać środowisko zabezpieczeń na tym samym poziomie co w biurze, nawet poza firmą, i nie ma przeszkód w wykonywaniu pracy.

Jeżeli firma nie spełnia powyższych warunków, takie jak podjęcie zwykłych środków przeciwdziałających chorobom zakaźnym, może nakazać pracownikowi przyjście do biura. Jeżeli pracownik odmówi, możliwe są takie środki jak kary, w tym obniżenie wynagrodzenia, i zwolnienie zgodnie z regulaminem pracy.

Jednakże, podczas stanu wyjątkowego, nawet jeżeli warunki pracy zdalnej nie są w pełni spełnione, bezpieczeństwo życia i zdrowia ma pierwszeństwo. Należy zwrócić uwagę, że kary i zwolnienia wobec pracowników, którzy wybrali pracę zdalną, mogą być uznane za nieważne.

Podsumowanie

Do tej pory omówiliśmy możliwe przypadki i powiązane przepisy prawne dotyczące różnic w wynagrodzeniach między pracą w biurze a pracą zdalną w dobie pandemii koronawirusa.

Jeżeli warunki pracy, takie jak godziny pracy i inne warunki zatrudnienia, różnią się między pracą w biurze a pracą zdalną, konieczne jest dodanie do regulaminu pracy postanowień dotyczących pracy zdalnej.

Ponadto, w przypadku wprowadzenia systemów związanych z pracą zdalną, takich jak “elastyczny czas pracy” czy “system pracy poza miejscem pracy”, nie tylko zmiana regulaminu pracy, ale także zawarcie porozumienia między pracodawcą a pracownikiem może być konieczne. Z tego powodu zalecamy konsultację z prawnikiem o bogatym doświadczeniu i specjalistycznej wiedzy na temat przepisów dotyczących standardów pracy, zamiast podejmowania decyzji na własną rękę.

Informacje o środkach podjętych przez naszą kancelarię

Kancelaria prawna Monolis specjalizuje się w IT, a w szczególności w prawie internetowym. W dobie pandemii koronawirusa, praca zdalna zyskuje na znaczeniu i prawdopodobnie będzie to trend utrzymujący się w przyszłości. Jednakże, wiele firm wciąż jest w trakcie tworzenia odpowiednich warunków pracy zdalnej i regulowania kwestii związanych z umowami. Nasza kancelaria, mając na uwadze różne regulacje prawne, analizuje ryzyko prawne związane z już rozpoczętymi lub planowanymi do rozpoczęcia działaniami biznesowymi, dążąc do ich legalizacji bez konieczności ich zatrzymania. Szczegóły znajdują się w poniższym artykule.