Kluczowe aspekty uzyskania wizy pracowniczej dla zagranicznych pracowników w Japonii w zależności od formy rekrutacji

W obliczu globalizacji współczesnego świata biznesu, dla japońskich firm niezbędne jest zatrudnianie wybitnych talentów bez względu na ich narodowość, aby utrzymać i zwiększyć międzynarodową konkurencyjność. Szczególnie aktywne są działania polegające na rekrutacji członków kadry zarządzającej i osób o wysokich kwalifikacjach specjalistycznych z zagranicy. Jednakże, zatrudnienie obcokrajowców w Japonii wymaga przestrzegania skomplikowanych procedur określonych przez Japońską Ustawę o Kontroli Imigracji i Uznawaniu Uchodźców (dalej nazywaną “japońskim prawem imigracyjnym”) oraz powiązane z nią rozporządzenia Ministerstwa Sprawiedliwości. Chociaż powszechnie używa się terminu “wiza”, prawnie rozróżnia się “wizę” wydaną przez placówki dyplomatyczne dla celów wjazdu do Japonii oraz “status pobytu” regulujący działalność w Japonii. Wiele wyzwań, przed którymi stoją firmy, dotyczy właśnie uzyskania i zarządzania tym statusem pobytu. Japoński system statusu pobytu jest rygorystycznie stosowany na podstawie dozwolonych działań, a firmy mają prawny obowiązek zapewnienia odpowiedniego statusu pobytu dla zatrudnianych obcokrajowców, zgodnie z rodzajem pracy, którą mają wykonywać. W niniejszym artykule skupimy się na trzech typowych formach rekrutacji, z którymi mogą się spotkać zarządzający firmami i osoby odpowiedzialne za kwestie prawne, a mianowicie: “kiedy obcokrajowiec obejmuje stanowisko w zarządzie”, “przyjmowanie pracowników przenoszonych z zagranicznych spółek zależnych” oraz “zatrudnianie obcokrajowców jako pracowników tymczasowych”. Omówimy wymagania dotyczące statusu pobytu, procedury aplikacyjne oraz punkty prawne, na które firmy powinny zwrócić szczególną uwagę, opierając się na konkretnych przepisach prawa.

Powołanie cudzoziemca na stanowisko w zarządzie: Japońska wiza ‘Zarządzanie i Administracja’

Gdy cudzoziemiec jest powoływany na stanowisko reprezentującego dyrektora (代表取締役) lub dyrektora w japońskiej spółce, bądź na stanowisko kierownika działu, zasadniczo wymagane jest uzyskanie statusu pobytu ‘Zarządzanie i Administracja’. Zgodnie z tabelą nr 2 w załączniku pierwszym do japońskiej Ustawy o Kontroli Imigracji, ten status pobytu jest definiowany jako ‘prowadzenie handlu lub innego rodzaju działalności gospodarczej w Japonii, lub zajmowanie się zarządzaniem taką działalnością’. W procesie oceny tego statusu pobytu, niezwykle ważne są nie tylko indywidualne doświadczenie i kariera wnioskodawcy, ale także realność, stabilność i ciągłość działalności gospodarczej, którą ma zarządzać lub nią kierować.

Kryteria udzielania zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej: Wymagania dotyczące podstawy przedsiębiorstwa

Aby uzyskać status pobytowy “Zarządzanie i administracja” w Japonii, konieczne jest spełnienie wielu wymagań określonych w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw wjazdu i wyjazdu oraz uznawania uchodźców, zgodnie z artykułem 7, punkt 1, numer 2 japońskiej ustawy (zwanej dalej “rozporządzeniem kryterialnym”). Szczególnie w przypadku nowych przedsiębiorstw, wymagane jest udowodnienie tych wymagań za pomocą obiektywnych dokumentów.

Po pierwsze, niezbędne jest zabezpieczenie miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Japonii. Miejsce to nie może być jedynie punktem kontaktowym, lecz musi stanowić fizyczne centrum, w którym działalność biznesowa jest prowadzona w sposób ciągły. Z tego powodu, zasadniczo nie są akceptowane wirtualne biura czy przestrzenie wynajmowane na krótki okres. Możliwe jest wykorzystanie nieruchomości mieszkalnej jako miejsca prowadzenia działalności, ale w takim przypadku umowa najmu musi zezwalać na użytkowanie w celach biznesowych, a przestrzeń mieszkalna i biznesowa muszą być wyraźnie oddzielone, spełniając rygorystyczne warunki.

Po drugie, wnioskodawca musi obiektywnie wykazać posiadanie zdolności i predyspozycji do zarządzania przedsiębiorstwem. Konkretnie, wymagane jest posiadanie ponad trzyletniego doświadczenia w zarządzaniu lub stopnia magistra lub wyższego w dziedzinie zarządzania lub w branży, w której przedsiębiorstwo prowadzi działalność.

Po trzecie, z punktu widzenia zapobiegania nadużyciom systemu i zapewnienia stabilności przedsiębiorstwa, konieczne jest zatrudnienie co najmniej jednego pracownika na pełny etat.

Po czwarte, wymagane jest, aby skala działalności spełniała określone kryteria. W przypadku spółek akcyjnych dotyczy to kwoty kapitału zakładowego, natomiast w przypadku spółek komandytowych, komandytowo-akcyjnych i jawnych – łącznej kwoty wniesionych wkładów, która powinna wynosić co najmniej 30 milionów jenów.

Po piąte, dla płynnego prowadzenia działalności w Japonii i utrzymania odpowiedniej komunikacji z kontrahentami oraz pracownikami, od wnioskodawcy lub pracownika na pełny etat wymagana jest odpowiednia znajomość języka japońskiego.

Po szóste, niezbędne jest uznanie stabilności i ciągłości przedsiębiorstwa. W tym aspekcie najważniejszym dokumentem podczas oceny jest plan biznesowy. W przypadku wnioskowania o status pobytowy, wymagane jest potwierdzenie planu biznesowego przez biegłego rewidenta lub doradcę podatkowego, a przedsiębiorstwa, które są oceniane jako mające ubogą rzeczywistą działalność gospodarczą, na przykład na zasadzie zleceń, nie są akceptowane. Odzwierciedla to polityczną decyzję, że status pobytowy “Zarządzanie i administracja” powinien być przyznawany wyłącznie osobom zarządzającym przedsiębiorstwami, które mogą przyczynić się do japońskiej gospodarki i są zrównoważone.

Procedury aplikacyjne i wymagane dokumenty

Gdy firma z siedzibą w Japonii zamierza powołać na stanowisko kierownicze obcokrajowca mieszkającego za granicą, zazwyczaj sama staje się pełnomocnikiem i składa wniosek o wydanie Certyfikatu Kwalifikacji do Pobytu (Certificate of Eligibility, COE) dla tego obcokrajowca.

Instytucją odpowiedzialną za przeprowadzenie procedury jest lokalny urząd imigracyjny właściwy dla miejsca działalności firmy. Standardowy okres rozpatrywania wniosku i wydania certyfikatu wynosi od 1 do 3 miesięcy, jednak w przypadku nowych przedsiębiorstw lub skomplikowanych spraw, proces ten może zająć więcej czasu.

Dokumenty wymagane do złożenia wniosku różnią się w zależności od kategorii, do której przypisana jest firma, zgodnie z czterema kategoriami ustalonymi przez Urząd ds. Imigracji i Naturalizacji. Duże firmy, takie jak te notowane na japońskiej giełdzie papierów wartościowych (kategoria 1) lub te, które w poprzednim roku miały kwotę podatku od wynagrodzeń przekraczającą 10 milionów jenów (kategoria 2), mogą korzystać z uproszczonej procedury składania dokumentów ze względu na ich społeczną wiarygodność. Natomiast nowo założone firmy i małe oraz średnie przedsiębiorstwa, które zazwyczaj mieszczą się w kategoriach 3 i 4, muszą przedstawić szczegółowe dokumenty potwierdzające legalność i stabilność działalności.

Dokumenty wymagane we wszystkich kategoriach to:

• Jedna kopia wniosku o wydanie Certyfikatu Kwalifikacji do Pobytu
• Jedno zdjęcie
• Jedna koperta zwrotna

Wzory tych dokumentów można pobrać ze strony internetowej Urzędu ds. Imigracji i Naturalizacji w sekcji “Kwalifikacje do pobytu ‘Zarządzanie i administracja'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/businessmanager.html).

Dodatkowe dokumenty, które są zazwyczaj wymagane od firm z kategorii 3 i 4 przy składaniu wniosku dla obcokrajowca zarządzającego działalnością, to:

• Kopia planu biznesowego
• Certyfikat rejestracji firmy
• Kopia statutu firmy
• Kopia dokumentów finansowych z ostatniego roku obrotowego (dla istniejących przedsiębiorstw)
• Dowody na wpłatę kapitału zakładowego w wysokości co najmniej 5 milionów jenów (np. kopia wyciągu bankowego)
• Kopia wypisu z rejestru nieruchomości lub umowy najmu lokalu firmy
• Zdjęcia wnętrza i zewnętrza lokalu firmy
• Kopia zgłoszenia otwarcia biura płac
• Kopia statutu określającego wynagrodzenie członków zarządu lub kopia protokołu z walnego zgromadzenia akcjonariuszy, na którym ustalono wynagrodzenie członków zarządu

System kategorii odzwierciedla ryzykowne podejście Urzędu ds. Imigracji i Naturalizacji do oceny wiarygodności firm. Firmy z kategorii 1 i 2, które są oceniane przez rynek i organy podatkowe, są uznawane za stabilne. W przeciwieństwie do nich, nowe przedsiębiorstwa z kategorii 3 i 4 nie mają takiej zewnętrznej oceny, dlatego to na wnioskodawcy spoczywa obowiązek udowodnienia od podstaw solidności i perspektywiczności swojego biznesu za pomocą planu biznesowego i dokumentów finansowych.

Przeniesienie z zagranicznej firmy macierzystej lub spółki zależnej: Status pobytu ‘Przeniesienie wewnątrz korporacji’ w Japonii

W przypadku, gdy globalnie działające przedsiębiorstwo przenosi pracowników z zagranicznych oddziałów do placówek w Japonii, stosuje się status pobytu ‘Przeniesienie wewnątrz korporacji’. Japońska ustawa o kontroli imigracji definiuje ten status pobytu jako działalność ‘pracowników zagranicznych oddziałów publicznych lub prywatnych instytucji, które mają swoją główną siedzibę, filie lub inne biura w Japonii, którzy są przenoszeni na określony czas do biur w Japonii’, a zakres wykonywanych działań jest ograniczony do tych, które odpowiadają statusowi pobytu ‘Umiejętności techniczne, wiedza humanistyczna i międzynarodowe usługi biznesowe’.

Niezbędne wymagania do uzyskania

Aby uzyskać status pobytu dla “przeniesienia wewnątrz firmy” w Japonii, konieczne jest spełnienie kilku rygorystycznych wymagań.

Po pierwsze, zakres przeniesienia jest ograniczony. Dotyczy to nie tylko przeniesień między główną siedzibą a oddziałami tej samej firmy, ale także między firmą macierzystą a spółkami zależnymi lub między spółkami zależnymi.

Po drugie, bezpośrednio przed złożeniem wniosku, wymagane jest, aby kandydat był zatrudniony w sposób ciągły przez co najmniej jeden rok w głównej siedzibie, oddziale lub powiązanej firmie za granicą. Ten wymóg gwarantuje, że wnioskodawca jest regularnym pracownikiem grupy firmowej i zapobiega nadużyciom systemu.

Po trzecie, praca, którą ma się wykonywać w Japonii, musi wymagać specjalistycznej wiedzy technicznej, takiej jak w dziedzinie nauk przyrodniczych czy inżynierii, lub wiedzy humanistycznej, na przykład z zakresu prawa czy ekonomii, albo też pracy wymagającej umiejętności myślenia lub wrażliwości opartej na obcej kulturze. Proste prace fizyczne, takie jak praca przy linii produkcyjnej w fabryce, nie są akceptowane.

Po czwarte, wynagrodzenie otrzymywane w Japonii musi być równe lub wyższe niż wynagrodzenie, które Japończycy otrzymują za wykonywanie tej samej pracy. Jest to ważne przepis zapobiegający wykorzystywaniu systemu przeniesień wewnątrz firmy jako środka dostarczania taniej siły roboczej.

Procedury i dokumenty aplikacyjne w Japonii

Typowym punktem wyjścia dla procedur aplikacyjnych jest złożenie wniosku o wydanie Certyfikatu Kwalifikacji Rezydencji (COE). Japońska instytucja przyjmująca składa wniosek w imieniu zagranicznego pracownika w lokalnym urzędzie ds. imigracji i rezydencji, który ma jurysdykcję nad miejscem działalności tej instytucji. Standardowy okres przeglądu wynosi od 1 do 3 miesięcy.

Dokumenty, które należy przedłożyć, różnią się w zależności od kategorii (od 1 do 4) przyjmującej firmy, podobnie jak w przypadku “Zarządzania i administracji”.

Dokumenty wspólne dla wszystkich kategorii to:

• Jedna kopia wniosku o wydanie Certyfikatu Kwalifikacji Rezydencji (COE)
• Jedno zdjęcie
• Jedna koperta zwrotna

Formularz wniosku można pobrać ze strony internetowej Urzędu ds. Imigracji i Rezydencji: “Kwalifikacje rezydencji ‘Przeniesienie wewnątrz firmy'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/intracompanytransfee.html).

Dodatkowe główne dokumenty wymagane od firm z kategorii 3 i 4, oprócz wymienionych powyżej, to:

• Kopie rozkazów przeniesienia lub powiadomienia o warunkach pracy, które wyjaśniają działania, okres, status i wynagrodzenie w Japonii
• Dokumenty wyjaśniające relacje kapitałowe między firmą przenoszącą a firmą przejmującą
• Curriculum Vitae (CV) aplikanta
• Dokumenty wydane przez ostatnie zagraniczne miejsce pracy przed przeniesieniem, potwierdzające zakres obowiązków, status, wynagrodzenie i okres zatrudnienia
• Dokumenty wyjaśniające działalność firmy przejmującej (np. broszura firmowa, certyfikat rejestracji)
• Kopie ostatnich dokumentów finansowych firmy przejmującej

Porównanie “przeniesienia wewnątrz firmy” i “wizy dla specjalistów w dziedzinie technologii, nauk humanistycznych i międzynarodowych usług biznesowych” w Japonii

“Przeniesienie wewnątrz firmy” oraz wiza dla specjalistów w dziedzinie technologii, nauk humanistycznych i międzynarodowych usług biznesowych, która jest ogólnym statusem pobytu dla profesjonalistów, mogą się pokrywać pod względem zakresu wykonywanych zadań, jednak istnieją zasadnicze różnice w wymaganiach. Szczególnie istotny jest wymóg posiadania odpowiedniego wykształcenia. Aby uzyskać status pobytu dla specjalistów, zasadniczo wymagane jest wykształcenie wyższe lub ponad 10 lat doświadczenia zawodowego. Natomiast w przypadku “przeniesienia wewnątrz firmy” nie ma wymogu posiadania takiego wykształcenia ani długiego doświadczenia zawodowego. Zamiast tego wymagane jest co najmniej roczne doświadczenie pracy w firmie, z której następuje przeniesienie.

Takie projektowanie systemu może stanowić strategiczne narzędzie dla globalnych firm, które chcą elastycznie rozmieszczać kluczowych pracowników, posiadających firmowe technologie i know-how, nabyte przez lata pracy, bez względu na granice państw. Innymi słowy, rząd Japonii, poprzez wymóg co najmniej rocznej ciągłej pracy, weryfikuje, czy wnioskodawca jest niezbędnym pracownikiem dla grupy firmowej, i w zamian zwalnia z wymogu posiadania wykształcenia. Dlatego firmy muszą strategicznie wybierać, który status pobytu będzie najbardziej odpowiedni dla pracownika, którego chcą zatrudnić, w zależności od jego wykształcenia i doświadczenia zawodowego.

Uwagi dotyczące przyjmowania cudzoziemców jako pracowników tymczasowych

Korzystanie z usług agencji pracy tymczasowej do przyjmowania zagranicznych pracowników umożliwia firmom elastyczne zarządzanie personelem, ale wiąże się również z unikalnymi ryzykami prawnymi. W takim modelu powstaje trójstronna relacja pomiędzy zagranicznym pracownikiem, firmą delegującą (agencją pracy tymczasowej) oraz firmą przyjmującą (przedsiębiorstwem, które faktycznie wydaje polecenia). Z punktu widzenia prawa, pracodawcą zagranicznego pracownika jest firma delegująca, która odpowiada za aplikowanie o pozwolenie na pobyt, zarządzanie nim oraz wypłatę wynagrodzenia. Jednakże firma przyjmująca również nie może uchylić się od odpowiedzialności nałożonych przez japońskie prawo imigracyjne.

Obowiązki weryfikacyjne firmy przyjmującej i ryzyko przestępstwa wspomagania nielegalnej pracy

Najważniejszym obowiązkiem prawnym firmy przyjmującej jest upewnienie się, że zagraniczny pracownik posiada ważne pozwolenie na pobyt, które zezwala na wykonywanie pracy w zakresie, na jaki firma chce go zatrudnić. Nawet jeśli firma delegująca zapewnia, że “wszystkie procedury są w porządku”, bezkrytyczne przyjęcie takiej zapewnienia jest niezwykle ryzykowne.

Artykuł 73-2 japońskiej ustawy o imigracji definiuje przestępstwo wspomagania nielegalnej pracy. Przestępstwo to dotyczy nie tylko tych, którzy zatrudniają nielegalnych pracowników, ale również tych, którzy “umieszczają ich pod swoją kontrolą” i pozwalają na nielegalną pracę. W ramach umowy o pracę tymczasową, zagraniczny pracownik wykonuje zadania pod kierownictwem firmy przyjmującej, co może sprawić, że firma ta zostanie uznana za “umieszczającą pracownika pod swoją kontrolą” i stanie się podmiotem odpowiedzialnym za przestępstwo wspomagania nielegalnej pracy. Jeśli pracownik tymczasowy nie posiada ważnego pozwolenia na pobyt lub pracuje poza zakresem dozwolonych aktywności, firma przyjmująca nie może się bronić twierdzeniem “nie wiedziałem” i może zostać poddana sankcjom karnym.

Aby uniknąć tego ryzyka, firma przyjmująca musi podjąć następujące kroki:

Po pierwsze, przed zawarciem umowy o pracę tymczasową oraz przed rozpoczęciem pracy przez zagranicznego pracownika, należy zawsze sprawdzić oryginał karty pobytu pracownika i zachować jej kopię. Na karcie pobytu należy sprawdzić trzy elementy: rodzaj “pozwolenia na pobyt”, datę wygaśnięcia “okresu pobytu” oraz “obecność ograniczeń w pracy”.

Po drugie, należy dokładnie sprawdzić, czy przydzielone zadania mieszczą się w zakresie aktywności dozwolonych przez pozwolenie na pobyt zagranicznego pracownika. Na przykład, jeśli IT inżynier z pozwoleniem na pobyt w kategorii “Technologia, Wiedza Humanistyczna, Międzynarodowe Usługi” jest przyjmowany jako pracownik tymczasowy, nie można mu zlecić pracy na linii montażowej w fabryce czy obsługi klienta w sklepie, co stanowiłoby prostą pracę. Taka niezgodność z zakresem pracy jest równoznaczna z nielegalną pracą. Firma przyjmująca musi w umowie o pracę tymczasową zawartej z firmą delegującą dokładnie określić planowane zadania i wzajemnie potwierdzić, że mieszczą się one w zakresie pozwolenia na pobyt.

Ponadto, na mocy japońskiej ustawy o pracownikach tymczasowych, firma przyjmująca ponosi również pewne obowiązki związane z bezpieczeństwem i higieną pracy pracowników tymczasowych oraz inne obowiązki wynikające z przepisów prawa pracy. Co więcej, wytyczne Ministerstwa Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej Japonii dotyczące “poprawy zarządzania zatrudnieniem zagranicznych pracowników” zabraniają dyskryminacji ze względu na narodowość i wymagają zapewnienia odpowiednich warunków pracy, a ich zasady dotyczą również firm przyjmujących. Firma przyjmująca musi być świadoma nie tylko odpowiedzialności wynikającej z przepisów imigracyjnych dotyczących weryfikacji pozwolenia na pobyt, ale także obowiązków wynikających z prawa pracy i odpowiednio zorganizować system zgodności.

Podsumowanie

Proces zatrudniania zagranicznych pracowników w Japonii różni się znacznie w zależności od formy zatrudnienia, wymagając stosowania się do różnych przepisów i procedur. Aby zatrudnić kogoś na stanowisko kierownicze, konieczne jest uzyskanie statusu pobytowego “Zarządzanie i Administracja”, gdzie surowo oceniana jest wykonalność planu biznesowego oraz stabilność podstawy działalności. W przypadku przeniesienia pracowników z zagranicznych spółek zależnych, odpowiedni jest status pobytowy “Przeniesienie w ramach Firmy”, który zwalnia z wymogu wykształcenia, ale zamiast tego kładzie nacisk na doświadczenie zawodowe w firmie, z której następuje przeniesienie. Przyjmując pracowników tymczasowych, zarówno firma delegująca, jak i firma przyjmująca, ponoszą ryzyko wspierania nielegalnego zatrudnienia, co nakłada na nich surowy obowiązek samodzielnego sprawdzenia zgodności statusu pobytowego z rodzajem wykonywanej pracy. Te procedury wymagają specjalistycznej wiedzy, dlatego postępowanie zgodnie z odpowiednią poradą prawną jest kluczem do zapewnienia zgodności z przepisami i sprawnego pozyskiwania talentów.

Kancelaria Prawna Monolith posiada bogate doświadczenie w świadczeniu usług prawnych związanych z zatrudnianiem zagranicznych specjalistów dla wielu klientów w Japonii, o czym wspomniano w niniejszym artykule. W naszym zespole pracuje wielu prawników posiadających kwalifikacje zagraniczne i mówiących w języku angielskim, co umożliwia nam oferowanie optymalnych rozwiązań dostosowanych do sytuacji każdej firmy, zarówno w języku japońskim, jak i angielskim, w zakresie skomplikowanych procedur związanych z japońskim prawem imigracyjnym i przepisami pokrewnymi. Od zatrudniania zagranicznych kierowników, przez przeniesienia w ramach firmy, po przyjmowanie pracowników tymczasowych – nasz doświadczony zespół specjalistów zapewnia silne wsparcie w rozwiązywaniu wszelkich problemów prawnych, które mogą pojawić się na każdym etapie.