Ramka prawna działalności pośrednictwa w japońskim prawie handlowym: Obowiązki i prawa pośrednika

W japońskich transakcjach handlowych, w tak różnorodnych dziedzinach jak nieruchomości, ubezpieczenia, fuzje i przejęcia czy żegluga, kluczową rolę odgrywają specjaliści pełniący funkcję pośredników. W celu sprawnego przeprowadzenia tych transakcji niezbędna jest obecność ekspertów nazywanych “pośrednikami”. Jednakże pośrednicy to nie tylko osoby zajmujące się przedstawianiem stron czy pomocą w negocjacjach. Japońskie prawo handlowe definiuje działalność pośredników jako “pośrednictwo handlowe” i ustanawia szczegółowe przepisy dotyczące ich statusu, obowiązków i praw. Ta prawna struktura została zaprojektowana w celu zapewnienia przejrzystości i uczciwości transakcji oraz ochrony interesów obu stron. Szczególnie przy międzynarodowym rozwijaniu biznesu i korzystaniu z pośredników na japońskim rynku, zrozumienie tego specyficznego statusu prawnego jest kluczem do uniknięcia nieoczekiwanych ryzyk i doprowadzenia transakcji do sukcesu. Dokładne zrozumienie, komu pośrednik jest odpowiedzialny, jakie obowiązki ponosi i w jakich warunkach może żądać wynagrodzenia, jest niezwykle ważne przy formułowaniu strategii kontraktowej. W niniejszym artykule zaczniemy od definicji pośrednika w japońskim prawie handlowym, wyjaśnimy różnice między nim a innymi komercyjnymi pracownikami, takimi jak agenci. Następnie szczegółowo omówimy kluczowe kwestie prawne dotyczące działalności pośrednictwa, takie jak prawna natura umowy pośrednictwa, specyficzne obowiązki nałożone na pośredników, warunki powstania prawa do wynagrodzenia oraz ograniczenia dotyczące umów zawieranych przez nich samych, opierając się na konkretnych przepisach prawnych i orzecznictwie.

Kim jest pośrednik w japońskim prawie handlowym

Artykuł 543 japońskiego Kodeksu handlowego jasno definiuje “pośrednika” jako osobę, która zawodowo zajmuje się pośrednictwem w czynnościach handlowych między innymi osobami. Ta definicja zawiera kilka kluczowych elementów, które są ważne dla zrozumienia statusu prawnego pośrednika. Po pierwsze, pośrednik zajmuje się pośrednictwem w transakcjach “między innymi osobami”. Oznacza to, że pośrednik nie staje się stroną umowy, lecz działa jako neutralna trzecia strona, która stara się doprowadzić do zawarcia umowy między dwoma stronami. Po drugie, przedmiotem pośrednictwa muszą być “czynności handlowe”. Na przykład, jeśli zawartość pośrednictwa nie dotyczy czynności handlowych, jak w przypadku pośrednictwa małżeńskiego, osoba taka nie jest uznawana za pośrednika handlowego, lecz cywilnego, a surowe przepisy dotyczące działalności pośrednictwa handlowego w japońskim prawie handlowym nie mają zastosowania.

Japońskie prawo handlowe określa również różne role wspomagające transakcje, a zrozumienie różnic, szczególnie między “agentem” a “hurtownikiem”, jest niezwykle ważne w praktyce.

Agent to osoba, która w sposób ciągły działa w imieniu określonego przedsiębiorcy, pośrednicząc lub reprezentując go w transakcjach należących do jego działalności gospodarczej. W przeciwieństwie do pośrednika, który działa dla nieokreślonych stron w indywidualnych transakcjach, agent utrzymuje ciągłą relację z określonym przedsiębiorcą.

Z kolei hurtownik to osoba, która zawodowo zajmuje się sprzedażą lub zakupem towarów w swoim imieniu, ale na rzecz innej osoby. W przeciwieństwie do pośrednika, który nie staje się stroną transakcji, hurtownik zawiera umowy w swoim imieniu, a skutki prawne umowy dotyczą go bezpośrednio.

Zrozumienie tych różnic jest niezbędne, aby podczas prowadzenia działalności gospodarczej w Japonii wybrać odpowiedniego pośrednika oraz właściwie określić zakres jego uprawnień i odpowiedzialności.

Charakter prawny i zawarcie umowy pośrednictwa w Japonii

Umowa pośrednictwa, zawierana przy korzystaniu z usług pośrednika, jest zazwyczaj klasyfikowana w japońskim prawie cywilnym jako “umowa quasi-zlecenia” (準委任契約). W przeciwieństwie do umowy zlecenia, która dotyczy zlecania “czynności prawnych”, umowa quasi-zlecenia ma na celu powierzenie wykonania “czynności faktycznych”. Głównym zadaniem pośrednika jest ułatwienie negocjacji między stronami i wspomaganie zawarcia umowy, co czyni go stroną umowy quasi-zlecenia.

To, że mamy do czynienia z umową quasi-zlecenia, oznacza, że najbardziej podstawowym obowiązkiem pośrednika jest “obowiązek staranności dobrego zarządcy” (善管注意義務), wynikający z artykułu 644 japońskiego kodeksu cywilnego. Oznacza to, że pośrednik musi wykonywać swoje obowiązki z należytą starannością, odpowiadającą oczekiwaniom stawianym profesjonalistom w jego dziedzinie.

Ta prawna charakterystyka ma istotne znaczenie w praktyce. Umowa quasi-zlecenia nie gwarantuje osiągnięcia konkretnego “rezultatu”, lecz ma na celu prawidłowe “przeprowadzenie procesu”. W związku z tym pośrednik nie jest zobowiązany do gwarantowania zawarcia transakcji. Zamiast tego, jako ekspert, jest zobowiązany do uczciwego i kompetentnego dążenia do zawarcia umowy. Jest to wyraźnie różne od umowy o dzieło, gdzie wynagrodzenie jest płatne za osiągnięcie określonego rezultatu. Dlatego przy zawieraniu umowy pośrednictwa niezwykle ważne jest, aby w umowie jasno określić zakres obowiązków pośrednika, częstotliwość raportowania oraz warunki wynagrodzenia (na przykład czy jest to prowizja sukcesu uzależniona od zawarcia transakcji, czy opłata za czas poświęcony na działania).

Specyficzne obowiązki pośrednika handlowego w Japonii

Japońskie prawo handlowe, oprócz ogólnego obowiązku należytej staranności, nakłada na pośredników handlowych kilka specyficznych obowiązków mających na celu zapewnienie przejrzystości transakcji i ochronę stron. Są to kluczowe przepisy gwarantujące zdrową działalność pośrednictwa.

Po pierwsze, istnieje “obowiązek przechowywania wzorców”. Gdy pośrednik otrzyma wzór dotyczący transakcji, musi go przechowywać do czasu zakończenia transakcji (zgodnie z artykułem 545 japońskiego prawa handlowego). Zapewnia to dowód w przypadku późniejszych sporów dotyczących jakości produktu.

Po drugie, jednym z najważniejszych obowiązków jest “obowiązek wydania dokumentu potwierdzającego zawarcie umowy” (zgodnie z artykułem 546 japońskiego prawa handlowego). Gdy umowa zostanie zawarta za pośrednictwem pośrednika, musi on niezwłocznie sporządzić dokument (dokument potwierdzający zawarcie umowy) zawierający imiona lub nazwy stron, datę umowy oraz jej główne punkty, a następnie podpisać go lub opatrzyć pieczęcią i wydać każdej ze stron. Ten dokument stanowi oficjalny zapis zawarcia umowy i odgrywa centralną rolę w klarowaniu treści transakcji.

Po trzecie, określony jest “obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych” (zgodnie z artykułem 547 japońskiego prawa handlowego). Pośrednik musi wpisać treść pośredniczonej umowy do ksiąg rachunkowych na podstawie dokumentu potwierdzającego zawarcie umowy i przechowywać je. Ponadto, strony umowy mają prawo w każdej chwili zażądać wydania kopii ksiąg rachunkowych dotyczących ich transakcji.

Na koniec, w szczególnych okolicznościach pojawia się “obowiązek zachowania w tajemnicy danych osobowych” oraz powiązany z nim “obowiązek interwencji”. Jeśli jedna ze stron zażąda od pośrednika, aby nie ujawniał jej imienia lub nazwy drugiej stronie, pośrednik musi przestrzegać tej instrukcji (zgodnie z artykułem 548 japońskiego prawa handlowego). Jednakże, gdy pośrednik zgodzi się na zachowanie anonimowości jednej ze stron, w konsekwencji prawnej przyjmuje na siebie obowiązek wykonania umowy wobec drugiej strony zamiast anonimowej strony (zgodnie z artykułem 549 japońskiego prawa handlowego). Jest to tzw. “obowiązek interwencji” lub “obowiązek wykonania”, który stanowi znaczące ryzyko przyjęte przez pośrednika w zamian za zgodę na anonimowość. Pośrednik nie tylko zobowiązany jest do zachowania poufności informacji, ale także do gwarantowania wykonania samej transakcji.

Prawo do wynagrodzenia pośrednika w Japonii

Pośrednik handlowy w Japonii, działając w ramach swojej działalności gospodarczej na rzecz innych osób, posiada na mocy artykułu 512 japońskiego Kodeksu Handlowego ogólne prawo do żądania odpowiedniego wynagrodzenia. Jednakże w przypadku działalności pośrednictwa, artykuł 550 japońskiego Kodeksu Handlowego określa bardziej konkretne wymogi dotyczące prawa do wynagrodzenia.

Najważniejszym wymogiem jest to, że prawo do wynagrodzenia jest ściśle związane z wykonaniem obowiązków przez pośrednika. Zgodnie z artykułem 550 ustęp 1 japońskiego Kodeksu Handlowego, pośrednik może żądać wynagrodzenia tylko po zakończeniu procedur związanych z obowiązkiem wydania dokumentu umowy (zgodnie z artykułem 546 japońskiego Kodeksu Handlowego). Wskazuje to, że pośrednik zyskuje prawo do wynagrodzenia dopiero po spełnieniu ważnej publicznej roli w zakresie wyjaśnienia istoty i treści transakcji. Pośrednik, który zaniedba proceduralne obowiązki, nawet jeśli jego starania przyczynią się do zawarcia umowy, może prawnie stracić prawo do żądania wynagrodzenia.

Ponadto, artykuł 550 ustęp 2 japońskiego Kodeksu Handlowego stanowi, że w przypadku braku odrębnej umowy między stronami, obie strony umowy zobowiązane są do równego podziału kosztów wynagrodzenia. Przepis ten odzwierciedla zasadę prawną, że pośrednik powinien działać w sposób neutralny, nie faworyzując żadnej ze stron.

Dodatkowo, japońska praktyka sądowa wymaga, aby między działaniami pośrednika a zawarciem umowy istniał “odpowiedni związek przyczynowy” dla uznania prawa do wynagrodzenia. Ważnym precedensem w tej kwestii jest wyrok Sądu Najwyższego z dnia 22 października 1970 roku (1970). W tej sprawie pośrednik w obrocie nieruchomościami, który prowadził negocjacje dotyczące transakcji, został celowo wykluczony przez strony w końcowej fazie negocjacji, a umowa została zawarta bezpośrednio między stronami. Sąd Najwyższy orzekł, że nawet jeśli pośrednik nie był obecny przy zawarciu umowy, jego działania pośredniczące stanowiły podstawę do jej zawarcia, i w przypadkach, gdy strony celowo wykluczyły pośrednika, aby uniknąć płacenia wynagrodzenia, prawo do wynagrodzenia pośrednika nadal powinno być uznane. Orzeczenie to pokazuje stanowisko sądownictwa, że wkład pośrednika powinien być właściwie oceniony i jego prawa należycie chronione.

Ograniczenia w zakresie samozatrudnienia i podwójnego przedstawicielstwa

Podstawą prawnej pozycji pośrednika jest neutralność i uczciwość. Z tej zasady wynikają istotne ograniczenia dotyczące samozatrudnienia oraz podwójnego przedstawicielstwa.

W japońskim prawie handlowym nie ma bezpośredniego zakazu samozatrudnienia pośrednika. Jednakże zakaz ten wynika logicznie z samej definicji pośrednika w artykule 543 japońskiego Kodeksu Handlowego. Pośrednik jest zdefiniowany jako osoba pośrednicząca w działaniach handlowych ‘między innymi’, co uniemożliwia mu bycie jedną z tych ‘innych’ stron w umowie. Udział pośrednika w transakcji, w której sam jest stroną, jest całkowitym porzuceniem neutralnej pozycji i klasycznym przykładem konfliktu interesów. Dlatego samozatrudnienie jest uznawane za niezgodne z zasadniczą rolą pośrednika i jest z natury niedopuszczalne.

Termin ‘podwójne przedstawicielstwo’ może często prowadzić do nieporozumień. Podwójne przedstawicielstwo, które jest zasadniczo zakazane przez japońskie prawo cywilne, odnosi się do sytuacji, gdy jeden agent reprezentuje obie strony umowy. Jednakże rola pośrednika polega zasadniczo na pośredniczeniu w transakcji między obiema stronami. Pośrednik, w przeciwieństwie do agenta działającego wyłącznie na rzecz maksymalizacji interesów jednej strony, pełni rolę w dostosowywaniu interesów obu stron w celu uczciwego i płynnego zawarcia transakcji.

Różnica ta staje się bardziej wyraźna, gdy porównamy ją z rolą doradców w nowoczesnych transakcjach M&A. ‘Firma pośrednicząca’ w M&A jest zbliżona do pośrednika w rozumieniu japońskiego prawa handlowego, stając między sprzedającym a kupującym i pełniąc neutralną rolę w przekazywaniu informacji i koordynacji negocjacji, dążąc do zawarcia transakcji. Z kolei ‘doradca finansowy (FA)’ zawiera umowę wyłącznie z jedną ze stron, sprzedającym lub kupującym, i ma za zadanie maksymalizować interesy swojego klienta. FA jest pozycją zbliżoną do agenta, a jego obowiązki są skierowane wyłącznie do jednej strony.

Dlatego, gdy przedsiębiorstwo zatrudnia pośrednika w Japonii, niezbędne jest jasne określenie celu. Jeśli poszukiwany jest neutralny koordynator, odpowiedni będzie pośrednik (lub firma pośrednicząca), natomiast jeśli celem jest maksymalizacja korzyści własnej firmy poprzez negocjacje, należy wybrać agenta lub doradcę działającego na rzecz jednej strony, takiego jak FA. Wybór ten jest ważnym prawnym rozstrzygnięciem, które bezpośrednio wiąże się z naturą i strategią transakcji.

Podsumowanie

System pośrednictwa w handlu w ramach japońskiego prawa handlowego stanowi wyrafinowaną strukturę, która legalnie klaruje rolę pośredników w transakcjach handlowych, zapewniając uczciwość i bezpieczeństwo transakcji. Pośrednicy nie są zwykłymi osobami wprowadzającymi, lecz specjalistami obarczonymi surowymi proceduralnymi obowiązkami, takimi jak obowiązek wydania dokumentu umowy czy obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wiernie wypełnianie tych obowiązków jest warunkiem wstępnym do żądania wynagrodzenia. Ponadto, zasada neutralności wynikająca z ich definicji reguluje działania pośredników poprzez zakaz zawierania umów z samym sobą, co zapobiega konfliktom interesów. Zrozumienie tych prawnych regulacji jest niezbędne dla wszystkich firm działających w Japonii, które przeprowadzają transakcje za pośrednictwem brokerów, aby chronić własne prawa i sprawnie prowadzić działalność gospodarczą.

Nasza kancelaria, Monolith Law Office, posiada doświadczenie w dostarczaniu bogatych porad prawnych dotyczących transakcji związanych z japońskim prawem handlowym, w tym pośrednictwem, dla licznych klientów krajowych i międzynarodowych. Posiadamy w naszym zespole nie tylko osoby z japońskimi kwalifikacjami prawniczymi, ale również anglojęzycznych prawników z kwalifikacjami zagranicznymi, co umożliwia nam precyzyjne rozumienie złożonych problemów prawnych w międzynarodowych transakcjach handlowych i proponowanie rozwiązań najlepiej dopasowanych do biznesu naszych klientów. Oferujemy specjalistyczne wsparcie prawne, od tworzenia i przeglądu umów pośrednictwa i agencyjnych, po rozwiązywanie sporów handlowych.