Obowiązek unikania konkurencji przez dyrektorów oraz regulacje dotyczące transakcji powodujących konflikt interesów w japońskim prawie spółek

W zarządzaniu japońskimi przedsiębiorstwami, członkowie zarządu posiadają szerokie uprawnienia do prowadzenia działalności biznesowej. Jednakże, te rozległe uprawnienia są zrównoważone przez rygorystyczne obowiązki mające na celu ochronę interesów spółki oraz jej akcjonariuszy. Aby zapobiec sytuacjom, w których członkowie zarządu przedkładają własne interesy nad dobro firmy, japońskie prawo korporacyjne wprowadza różnorodne regulacje. Dwie z nich, mające kluczowe znaczenie i które każdy dyrektor przedsiębiorstwa działającego w Japonii powinien mieć na uwadze, to zasady dotyczące ‘obowiązku unikania konkurencji’ oraz ‘transakcji powodujących konflikt interesów’. Regulacje te nie mają na celu nieuzasadnionego ograniczania legalnej działalności gospodarczej dyrektorów. Wręcz przeciwnie, istnieją one, aby zapobiegać niewłaściwemu wykorzystywaniu lub niszczeniu cennych zasobów zarządczych takich jak możliwości biznesowe, informacje o klientach, know-how, czy majątek firmy przez samych menedżerów. Prawidłowe zrozumienie i przestrzeganie tych zasad jest niezbędne do zapewnienia zdrowego zarządzania korporacyjnego, utrzymania zaufania akcjonariuszy oraz ciągłego wzrostu przedsiębiorstwa. W niniejszym artykule, na podstawie japońskiego prawa korporacyjnego, szczegółowo omówimy te dwa istotne obowiązki, ich konkretne treści, procedury niezbędne do ich przestrzegania, a także poważne konsekwencje prawne naruszenia tych zasad, ilustrując to rzeczywistymi przykładami z orzecznictwa.

Obowiązek unikania konkurencji przez dyrektorów w Japonii

Obowiązek unikania konkurencji przez dyrektorów to regulacja zapobiegająca sytuacjom, w których dyrektorzy podejmują działania konkurujące z działalnością firmy, co mogłoby nieuczciwie zaszkodzić interesom spółki.

Podstawy i treść obowiązku unikania konkurencji w Japonii

Bezpośrednią podstawą tego obowiązku jest artykuł 356, paragraf 1, punkt 1 japońskiej ustawy o spółkach (2005) . Przepis ten stanowi, że dyrektorzy nie mogą „dla siebie lub na rzecz osób trzecich prowadzić transakcji należących do rodzaju działalności prowadzonej przez spółkę akcyjną” bez uprzedniej zgody spółki . Obowiązek ten dotyczy wszystkich dyrektorów, nie tylko tych wykonujących funkcje reprezentacyjne, ale również tych, którzy nie są zaangażowani w bieżące zarządzanie .  

Termin „transakcje należące do rodzaju działalności prowadzonej przez spółkę” odnosi się do transakcji konkurujących z działalnością, którą spółka prowadzi i określa w swoim statucie jako cel działania. Interpretacja tego pojęcia jest szeroka, na przykład w przypadku spółki produkcyjnej obejmuje nie tylko sprzedaż wyrobów, ale także zakup surowców niezbędnych do prowadzenia działalności, co potwierdzają orzeczenia sądowe .  

Ponadto, obowiązek ten chroni również przyszłe możliwości biznesowe spółki. Orzecznictwo uznaje, że nawet jeśli spółka jeszcze nie weszła w dany obszar działalności, ale prowadzi konkretne plany lub przygotowania do takiego wejścia, to taka działalność również jest uznawana za „należącą do rodzaju działalności prowadzonej przez spółkę” . Ma to na celu zapobieganie sytuacjom, w których dyrektorzy wykorzystując swoją pozycję, przejmują strategiczne plany biznesowe spółki, które mogłyby przynieść jej korzyści (tzw. okazje biznesowe), które spółka mogłaby osiągnąć . Ta koncepcja pokazuje, że obowiązki dyrektora nie ograniczają się tylko do ochrony obecnej działalności, ale mają również strategiczny aspekt ochrony potencjalnego wzrostu spółki w przyszłości.  

Procedury Zatwierdzania

Gdy dyrektor w Japonii zamierza przeprowadzić transakcję konkurencyjną, musi przejść przez odpowiednie procedury zatwierdzania. Organ zatwierdzający różni się w zależności od tego, czy w spółce ustanowiona jest rada dyrektorów. W przypadku spółek z radą dyrektorów wymagane jest zatwierdzenie przez radę, natomiast w spółkach bez rady dyrektorów konieczne jest zatwierdzenie przez zgromadzenie akcjonariuszy. Określa to artykuł 365, paragraf 1 japońskiego Kodeksu Spółek (会社法).

Aby uzyskać zatwierdzenie, dyrektor musi ujawnić “istotne fakty” dotyczące transakcji. To ujawnienie ma kluczowe znaczenie, ponieważ dostarcza organowi zatwierdzającemu informacje niezbędne do racjonalnej oceny, czy zezwolić na transakcję konkurencyjną. Chociaż prawo nie definiuje konkretnie “istotnych faktów”, ogólnie rozumie się, że obejmują one informacje niezbędne do zrozumienia ogólnego obrazu transakcji, takie jak rodzaj transakcji, strona przeciwna, przedmiot, cena, ilość i czas trwania. Zatwierdzenie uzyskane na podstawie niewystarczającego ujawnienia informacji może później być kwestionowane pod względem swojej ważności.

Dodatkowo, w spółkach z radą dyrektorów, dyrektor, który przeprowadził zatwierdzoną transakcję konkurencyjną, ma obowiązek niezwłocznie zgłosić istotne fakty dotyczące transakcji radzie dyrektorów po jej wykonaniu (zgodnie z artykułem 365, paragraf 2 japońskiego Kodeksu Spółek). Pozwala to radzie dyrektorów na nadzorowanie wykonania transakcji i ciągłe monitorowanie, czy nie jest naruszany interes spółki.

Skutki naruszenia obowiązków

Jeśli dyrektor przeprowadzi transakcję konkurencyjną bez uzyskania zgody, ponosi on poważną odpowiedzialność wobec spółki. Przede wszystkim, jeśli transakcja konkurencyjna spowoduje szkodę dla spółki, dyrektor jest odpowiedzialny za zaniedbanie obowiązków i musi pokryć szkodę wobec spółki (zgodnie z artykułem 423 ustęp 1 Japońskiego Kodeksu Spółek) .  

Szczególnie istotne jest postanowienie zawarte w artykule 423 ustęp 2 Japońskiego Kodeksu Spółek. Przepis ten stanowi, że kwotę zysku uzyskanego przez dyrektora lub stronę trzecią z transakcji konkurencyjnej można “przyjąć za równowartość” szkody poniesionej przez spółkę . Zazwyczaj bardzo trudno jest spółce udowodnić konkretną kwotę szkody, ale dzięki temu przepisowi, spółka musi jedynie twierdzić kwotę zysku uzyskanego przez dyrektora, który naruszył obowiązki. Obciążenie dowodowe przechodzi na stronę dyrektora, który musi udowodnić, że szkoda spółki jest mniejsza niż uzyskany przez niego zysk. Ten przepis ułatwia spółce dochodzenie odpowiedzialności i działa jako silny środek odstraszający przed działaniami konkurencyjnymi. Przepis o szacowaniu kwoty szkody zastąpił wcześniejsze prawo “prawa interwencji” w Japońskim Kodeksie Handlowym (prawo spółki do traktowania transakcji dyrektora jako własnej), i jest oceniany jako bardziej praktyczne i skuteczne narzędzie naprawcze .  

Z drugiej strony, co do samej ważności transakcji konkurencyjnej przeprowadzonej bez zgody, w relacji z trzecią stroną, zasadniczo uznaje się ją za ważną . Obowiązek unikania konkurencji jest przede wszystkim wewnętrzną regulacją między spółką a dyrektorem, a nie powinno się unieważniać zewnętrznych transakcji kosztem bezpieczeństwa obrotu.  

Obowiązek unikania konkurencji po rezygnacji z funkcji

Gdy członek zarządu rezygnuje ze swojej funkcji, obowiązek unikania konkurencji, wynikający z japońskiego prawa spółek, zasadniczo wygasa. Jednakże nie oznacza to, że były członek zarządu może bez żadnych ograniczeń swobodnie podejmować działalność konkurencyjną.

Spółka może zawrzeć z członkiem zarządu umowę (umowę o zakazie konkurencji), która zakazuje prowadzenia działalności konkurencyjnej przez określony czas po rezygnacji. Należy jednak pamiętać, że takie umowy ograniczają wolność wyboru zawodu, gwarantowaną przez artykuł 22 ustęp 1 japońskiej konstytucji, dlatego ich ważność jest rygorystycznie badana przez sądy. W orzecznictwie przy ocenie ważności umowy brane są pod uwagę następujące elementy:

• Długość okresu zakazu (zazwyczaj okresy dłuższe niż 2 lata uznawane są za nieważne)
• Zakres geograficzny i branżowy zakazu
• Legitymne interesy firmy do ochrony (np. istnienie tajemnic handlowych)
• Obecność odpowiednich środków kompensacyjnych za ograniczenia (np. zwiększenie odprawy)

Nawet jeśli umowa o zakazie konkurencji nie istnieje, członek zarządu, który wykorzystał swoją pozycję do przygotowania konkurencyjnej działalności po rezygnacji, może być pociągnięty do odpowiedzialności za naruszenie obowiązku lojalności podczas pełnienia funkcji. Na przykład, działania takie jak planowe rekrutowanie podwładnych w celu założenia nowej firmy, nawet jeśli są podejmowane po rezygnacji, mogą prowadzić do odpowiedzialności za szkody wobec spółki, jeśli przygotowania miały miejsce podczas pełnienia funkcji. W wyroku Sądu Okręgowego w Tokio z dnia 27 kwietnia 2007 roku (sprawa Realgate) działania członka zarządu, który zwerbował podwładnych do założenia nowej firmy, zostały uznane za naruszenie obowiązku lojalności, co skutkowało nakazem zapłaty odszkodowania.

Transakcje powiązane z konfliktem interesów w Japonii

Regulacje dotyczące transakcji powiązanych z konfliktem interesów stanowią system zarządzania sytuacjami, w których interesy dyrektora i spółki mogą się zderzać, zapobiegając sytuacjom, w których dyrektorzy poświęcają interesy spółki na rzecz własnych korzyści.

Typy transakcji konfliktu interesów

Transakcje konfliktu interesów są regulowane przez artykuł 356, paragraf 1, punkty 2 i 3 japońskiego prawa spółek (Kodeksu spółek) i można je podzielić na dwa główne typy.  

Pierwszym typem jest “transakcja bezpośrednia” (zgodnie z tym samym punktem 2). Odnosi się to do sytuacji, gdy dyrektor wykonuje transakcję bezpośrednio z firmą, zarówno w swoim imieniu, jak i na rzecz osób trzecich. Typowymi przykładami są sprzedaż przez dyrektora nieruchomości należącej do niego firmy lub pożyczka pieniędzy przez firmę od dyrektora. Transakcje, w których dyrektor jako przedstawiciel innej firmy prowadzi interesy z firmą, w której pełni funkcję dyrektora, również wchodzą w zakres tej bezpośredniej transakcji.  

Drugim typem jest “transakcja pośrednia” (zgodnie z tym samym punktem 3). Chodzi tu o transakcje między firmą a osobami trzecimi innymi niż dyrektor, które jednak w rzeczywistości stawiają interesy firmy i dyrektora w opozycji do siebie. Najbardziej oczywistym przykładem jest sytuacja, gdy firma udziela gwarancji długu dla osobistego kredytu bankowego dyrektora. W takim przypadku firma ponosi ryzyko jako gwarant, podczas gdy dyrektor uzyskuje korzyść w postaci łatwiejszego dostępu do finansowania, co prowadzi do konfliktu interesów między obiema stronami.  

Procedury zatwierdzania i wyjątki

Podobnie jak w przypadku transakcji konkurencyjnych, w przypadku przeprowadzania transakcji z konfliktem interesów, w spółkach z zarządem konieczne jest uzyskanie uprzedniej zgody zarządu, a w spółkach bez zarządu – zgody zgromadzenia wspólników .  

Kluczowym aspektem tej zgody jest to, że dyrektorzy mający „szczególny interes” w transakcji nie mogą uczestniczyć w głosowaniu (zgodnie z artykułem 369 ustęp 2 japońskiego Kodeksu Spółek). Zasada ta zapobiega sytuacji, w której dyrektor będący stroną transakcji z konfliktem interesów samodzielnie zatwierdzałby transakcje korzystne dla siebie.  

Jednakże, nawet jeśli transakcja formalnie kwalifikuje się jako transakcja z konfliktem interesów, ale nie zagraża faktycznie interesom spółki, może być wyjątkowo zwolniona z wymogu zatwierdzenia. Celem tego przepisu jest ochrona interesów spółki, dlatego nie jest racjonalne wymaganie procedur zatwierdzania w sytuacjach, gdy nie ma zagrożenia dla tych interesów. Na przykład, transakcja, w której dyrektor pożycza spółce pieniądze bez odsetek i zabezpieczeń, jest korzystna wyłącznie dla spółki i nie zagraża jej interesom, więc nie wymaga zatwierdzenia (według wyroku Sądu Najwyższego z dnia 6 grudnia 1963 roku) . Podobnie, transakcje między spółką z jednym akcjonariuszem a tym akcjonariuszem będącym dyrektorem, czy transakcje między spółkami w 100% zależnymi od siebie, zasadniczo nie wymagają zatwierdzenia, ponieważ nie zagrażają one interesom akcjonariuszy .  

Skutki naruszenia obowiązków

Jeśli transakcja konfliktu interesów zostanie przeprowadzona bez uzyskania zgody, jej skutki prawne znacznie różnią się od tych w przypadku transakcji konkurencyjnych.

Po pierwsze, w odniesieniu do ważności samej transakcji, Sąd Najwyższy Japonii przyjął stanowisko zwanym “teorią względnej nieważności” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 października 1971 roku (1971)). Oznacza to, że transakcja konfliktu interesów bez zgody jest nieważna między spółką a dyrektorem będącym stroną transakcji, jednakże spółka nie może podnosić tej nieważności wobec osób trzecich działających w dobrej wierze, które nie były świadome braku zgody. Ta teoria dąży do zrównoważenia ochrony interesów spółki z ochroną zaufania osób trzecich, które zawarły transakcje ze spółką nie znając okoliczności, zapewniając bezpieczeństwo transakcji.

Następnie, jeśli chodzi o odpowiedzialność dyrektora wobec spółki, tutaj również istnieją specjalne przepisy różniące się od tych dotyczących transakcji konkurencyjnych. Artykuł 423, paragraf 3, japońskiej ustawy o spółkach (Japanese Companies Act) zakłada, że dyrektor zaangażowany w transakcję konfliktu interesów jest “domniemany” za zaniedbanie swoich obowiązków (zaniedbanie obowiązków). Do osób objętych tym domniemaniem należą: ① dyrektor, który przeprowadził transakcję bezpośrednio dla siebie, ② dyrektor, którego interesy były sprzeczne ze spółką w transakcji pośredniej, ③ dyrektor, który głosował za uchwałą zatwierdzającą transakcję.

Szczególnie ciężka odpowiedzialność spoczywa na dyrektorze, który przeprowadził transakcję bezpośrednio dla siebie; nawet jeśli udowodni, że nie było zaniedbania, nie może uniknąć odpowiedzialności (odpowiedzialność bez winy). Z drugiej strony, dyrektor, który jedynie głosował za uchwałą zatwierdzającą, może uniknąć odpowiedzialności, jeśli udowodni, że nie było zaniedbania z jego strony. W ten sposób, zasady odpowiedzialności w przypadku transakcji konfliktu interesów są bardziej szczegółowo zaprojektowane, aby waga odpowiedzialności zmieniała się w zależności od stopnia zaangażowania.

Porównanie obowiązku unikania konkurencji i transakcji sprzecznych z interesami w Japonii

Obowiązek unikania konkurencji przez dyrektorów oraz regulacje dotyczące transakcji sprzecznych z interesami, określone w japońskim prawie spółek, są oba kluczowymi systemami mającymi na celu zapobieganie nadużyciom pozycji przez dyrektorów, które mogłyby zaszkodzić interesom spółki. Jednakże istnieją istotne różnice w zakresie chronionych interesów, objętych działaniach oraz w prawnych konsekwencjach naruszenia tych obowiązków.

Obowiązek unikania konkurencji ma przede wszystkim na celu ochronę “możliwości biznesowych” firmy oraz niematerialnych zasobów zarządzania, takich jak informacje o klientach czy know-how. Jeśli dyrektor uruchomi biznes konkurujący z działalnością spółki, istnieje ryzyko utraty przyszłych zysków, które spółka mogłaby osiągnąć, dlatego jest to regulowane. Z kolei regulacje dotyczące transakcji sprzecznych z interesami mają na celu bezpośrednią ochronę “majątku” spółki. Jeśli dyrektor w transakcjach z firmą będzie faworyzował własne interesy, umowa może zostać zawarta na niekorzystnych warunkach dla spółki, co może prowadzić do nieuzasadnionego odpływu majątku spółki.

Różnica w celach tych regulacji odzwierciedla się również w mechanizmach dochodzenia odpowiedzialności w przypadku naruszeń. W przypadku naruszenia obowiązku unikania konkurencji często trudno jest udowodnić wysokość szkody poniesionej przez spółkę, dlatego artykuł 423, paragraf 2 japońskiego prawa spółek “przyjmuje”, że kwota zysku uzyskanego przez dyrektora jest równa wysokości szkody spółki. Dzięki temu obciążenie dowodowe spółki jest zmniejszone. Z drugiej strony, w przypadku naruszenia regulacji dotyczących transakcji sprzecznych z interesami, artykuł 423, paragraf 3 japońskiego prawa spółek “przyjmuje”, że dyrektor zaangażowany w transakcję “zaniechał swoich obowiązków”. Szczególnie dyrektorzy, którzy przeprowadzili transakcje bezpośrednio dla siebie, ponoszą surowszą odpowiedzialność i nie mogą uniknąć odpowiedzialności, nawet jeśli udowodnią brak zaniedbania.

Różne są również skutki transakcji przeprowadzonych bez uzyskania zgody. Transakcje konkurencyjne są zasadniczo ważne w relacjach z trzecią stroną, która jest stroną transakcji. Regulacja ta jest postrzegana przede wszystkim jako wewnętrzny problem między spółką a dyrektorem. Jednakże w przypadku transakcji sprzecznych z interesami, jeśli spółka nie wyraziła zgody, może ona zakwestionować ważność tej transakcji. Niemniej jednak, dla ochrony bezpieczeństwa transakcji, spółka nie może zakwestionować ważności wobec dobrej wiary trzeciej strony, która nie była świadoma braku zgody. Jest to koncepcja znana jako “względna nieważność”, która została ustanowiona w precedensach Sądu Najwyższego Japonii.

Podsumowanie

Obowiązek unikania konkurencji i regulacje dotyczące transakcji sprzecznych z interesami firmy stanowią fundament japońskiego systemu zarządzania korporacyjnego. Nakładają one na dyrektorów jasny obowiązek działania z naciskiem na interesy spółki i wiążą się z bardzo poważną osobistą odpowiedzialnością oraz ryzykiem prawnym w przypadku naruszenia. Głębokie zrozumienie treści tych zasad, procedur uzyskiwania zgody oraz kluczowych punktów interpretacji ukształtowanych przez orzecznictwo są niezbędne nie tylko dla zgodności z przepisami, ale także dla skutecznego zarządzania ryzykiem i trwałego wzrostu przedsiębiorstw działających w Japonii.

Kancelaria Prawna Monolith posiada bogate doświadczenie w dostarczaniu porad prawnych dotyczących złożonych kwestii związanych z obowiązkami dyrektorów, określonymi w japońskiej ustawie o spółkach, dla wielu klientów zarówno krajowych, jak i międzynarodowych. W naszym zespole znajdują się eksperci, którzy są anglojęzycznymi prawnikami z zagranicznymi kwalifikacjami, zdolni do świadczenia precyzyjnego i praktycznego wsparcia w międzynarodowym kontekście biznesowym, w tym w kwestiach konkurencji i konfliktu interesów. Prosimy o kontakt w sprawie konsultacji dotyczących tego tematu lub budowy i przeglądu systemu zarządzania w Państwa firmie.