Wyjaśnienie polityki dotyczącej zagranicznych pracowników i powiązanych przepisów prawnych w japońskim prawie pracy

Na japońskim rynku pracy obecność zagranicznych talentów rośnie z roku na rok. Wykorzystanie pracowników o różnorodnych tle jest niezbędne dla strategii zarządzania, która ma na celu zrównoważony rozwój przedsiębiorstw. Jednak przy zatrudnianiu zagranicznych talentów niezwykle ważne jest zrozumienie specyficznych ram prawnych, które różnią się od tych stosowanych przy zatrudnianiu pracowników z japońskim obywatelstwem. Te ramy prawne składają się z dwóch głównych poziomów.

Po pierwsze, jest to “Ustawa o kontroli imigracji i uznawaniu uchodźców” (dalej “Ustawa o imigracji”), która reguluje możliwość podejmowania pracy w Japonii przez obcokrajowców. Jest to swego rodzaju “wejściowe” prawo, określające, jakie działania mogą być wykonywane przez obcokrajowców w zamian za wynagrodzenie w Japonii.

Po drugie, po zawarciu umowy o pracę, stosuje się japońskie przepisy prawa pracy, takie jak “Ustawa o standardach pracy” i “Ustawa o umowach o pracę”, które regulują warunki pracy i środowisko pracy. Są to “wewnętrzne” zasady, które stosuje się równo do wszystkich pracowników, bez względu na narodowość, pracujących w Japonii.

W niniejszym artykule systematycznie wyjaśniamy te systemy prawne, z którymi mogą się zetknąć kadra zarządzająca przedsiębiorstw i osoby odpowiedzialne za sprawy prawne podczas rozważania zatrudnienia zagranicznych talentów. Konkretnie omówimy wymagania dotyczące statusu pobytowego “Specjalistyczne umiejętności, wiedza humanistyczna i międzynarodowe usługi biznesowe”, które odgrywają kluczową rolę w zatrudnianiu specjalistów, oraz strukturę i prawne obowiązki “Systemu praktyk zawodowych”, który mimo celu międzynarodowego wkładu, funkcjonował jako rzeczywista siła robocza. Ponadto potwierdzimy zasadę, że japońskie prawo pracy jest w pełni stosowane do zagranicznych talentów zatrudnionych w ramach tych systemów, i na podstawie rzeczywistych przypadków sądowych wyjaśnimy ryzyka i obowiązki, na które powinny zwrócić uwagę przedsiębiorstwa.

Prawna rama wspierająca politykę zatrudniania cudzoziemców w Japonii

W Japonii możliwość podejmowania przez cudzoziemców działalności zarobkowej, czyli zatrudnienia, zależy wyłącznie od posiadanej przez nich „kwalifikacji pobytowej”. Jest to podstawowa zasada określona w japońskiej ustawie o kontroli imigracji. Kiedy przedsiębiorstwa rozważają zatrudnienie zagranicznych pracowników, pierwszą rzeczą, którą powinny zrozumieć, jest system kwalifikacji pobytowych.  

Kwalifikacje pobytowe można podzielić na dwa główne typy. Pierwszy to kwalifikacje przyznawane na podstawie statusu osobistego lub pozycji, takie jak „stały rezydent” czy „małżonek obywatela Japonii”. Osoby posiadające te kwalifikacje mogą podejmować pracę bez żadnych ograniczeń i mogą być zatrudnione w dowolnym zawodzie, podobnie jak obywatele Japonii. Drugi typ to kwalifikacje przyznawane w celu wykonywania określonej działalności, na przykład „nauczyciel akademicki”, „pracownik medyczny” czy „zarządzanie”. Obecnie wielu zagranicznych specjalistów pracuje w Japonii na podstawie tego typu kwalifikacji pobytowych. W przypadku tych kwalifikacji zatrudnienie jest dozwolone tylko w zakresie dozwolonych aktywności.  

W ramach tego systemu przedsiębiorstwa mają prawny obowiązek sprawdzenia kwalifikacji pobytowych kandydatów na pracowników. Konkretnie, przy zatrudnieniu wymagane jest przedstawienie „karty pobytu” i sprawdzenie, czy kwalifikacja pozwala na pracę oraz czy dozwolona aktywność pokrywa się z pracą, którą firma zamierza powierzyć. Istnieje również obowiązek zgłaszania zatrudnienia cudzoziemców (przyjęcie do pracy i odejście). Jeśli firma zatrudni osobę, której nie wolno pracować, lub zleci pracę poza zakresem określonym w kwalifikacji pobytowej, może być oskarżona o „wspieranie nielegalnego zatrudnienia” niezależnie od intencji lub zaniedbania. Jest to poważne naruszenie, które może prowadzić do surowych kar i stanowi istotne ryzyko z punktu widzenia przestrzegania przepisów.  

Ważne jest, że regulacje dotyczące zatrudniania cudzoziemców mają podwójną strukturę. Ustawa o kontroli imigracji jest pierwszym filtrem, który decyduje, czy osoba ma prawo do pracy w Japonii. Po przejściu tego etapu i zawarciu umowy o pracę między firmą a cudzoziemcem z odpowiednią kwalifikacją pobytową, w pełni stosuje się japońskie przepisy prawa pracy, które regulują „warunki” umowy o pracę. Nawet jeśli wszystkie wymagania ustawy o kontroli imigracji są spełnione, warunki pracy naruszające ustawę o standardach pracy są niedopuszczalne. Odwrotnie, bez względu na to, jak korzystne są warunki pracy, jeśli nie ma odpowiedniej kwalifikacji pobytowej, samo zatrudnienie jest nielegalne. Dlatego przedsiębiorstwa muszą zbudować podwójny system zgodności, uwzględniający zarówno ustawę o kontroli imigracji, jak i prawo pracy.

Kwalifikacje wizowe w specjalistycznych i technicznych dziedzinach: wymagania dla statusu pobytowego „Inżynieria, Wiedza Humanistyczna, Międzynarodowe Usługi Biznesowe” w Japonii

Podczas zatrudniania zagranicznych specjalistów z wyższym wykształceniem, posiadających specjalistyczną wiedzę lub umiejętności techniczne, najczęściej wykorzystywanym statusem pobytowym jest „Inżynieria, Wiedza Humanistyczna, Międzynarodowe Usługi Biznesowe”. Ten status pobytowy obejmuje trzy kategorie: dziedzinę nauk przyrodniczych, takich jak nauki ścisłe czy inżynieria (Inżynieria), dziedzinę nauk humanistycznych, takie jak prawo czy ekonomia (Wiedza Humanistyczna), oraz dziedzinę wymagającą myślenia i wrażliwości opartej na kulturze zagranicznej (Międzynarodowe Usługi Biznesowe). Aby uzyskać pozwolenie na ten status pobytowy, konieczne jest spełnienie rygorystycznych wymagań określonych w japońskiej Ustawie o Kontroli Imigracji i jej powiązanych rozporządzeniach.

Po pierwsze, najważniejszym wymaganiem jest ścisły związek między rodzajem pracy, którą zamierza się podjąć, a wykształceniem lub doświadczeniem zawodowym osoby. Przykładowo, osoba, która studiowała inżynierię informatyczną na uniwersytecie i zamierza pracować jako inżynier systemów, lub absolwent ekonomii, który będzie odpowiedzialny za analizę marketingową, to typowe przypadki. Jeśli nie można obiektywnie udowodnić tego związku, wniosek o status pobytowy zostanie odrzucony. Nawet jeśli nie spełnia się wymagań edukacyjnych, możliwe jest zaspokojenie tego wymagania poprzez doświadczenie zawodowe: w dziedzinie „Inżynieria” lub „Wiedza Humanistyczna” wymagane jest ponad 10 lat doświadczenia, a w dziedzinie „Międzynarodowe Usługi Biznesowe” – ponad 3 lata. Dowód na „związek” nie jest jedynie proceduralnym zadaniem polegającym na składaniu dokumentów. Jest to raczej proces prawny, który wymaga zbudowania przekonującej „narracji”, wyjaśniającej, dlaczego specjalistyczna wiedza lub doświadczenie danej osoby jest niezbędne do wykonywania danej pracy. Ogólne opisy stanowisk są niewystarczające, a strategiczne projektowanie stanowisk z uwzględnieniem wniosku o status pobytowy jest wymagane już na etapie rekrutacji.

Po drugie, ponieważ ten status pobytowy jest przeznaczony do wykonywania specjalistycznych zadań, działania uznawane za „prostą pracę” nie są akceptowane. Jeśli zawartość pracy zostanie uznana za rutynowe zadania, które nie wymagają specjalistycznej wiedzy ani analitycznego myślenia, status pobytowy nie zostanie przyznany.

Po trzecie, istnieją wymagania dotyczące wynagrodzenia. Kwota wynagrodzenia otrzymywanego przez zatrudnionego cudzoziemca musi być równa lub wyższa niż wynagrodzenie japońskich pracowników wykonujących porównywalną pracę. Jest to ważne przepisy mające na celu zapobieganie wykorzystywaniu cudzoziemców jako taniej siły roboczej i utrzymanie sprawiedliwego rynku pracy.

Na koniec, stabilność i ciągłość działalności przedsiębiorstwa zatrudniającego jest również przedmiotem oceny. Sprawdzane jest, czy firma posiada solidne podstawy biznesowe umożliwiające stabilne wypłacanie wynagrodzeń oraz czy istnieją racjonalne przyczyny biznesowe dla zatrudnienia danej osoby, co jest weryfikowane między innymi na podstawie dokumentów finansowych.

Struktura systemu praktyk zawodowych i prawne obowiązki firm w Japonii

System praktyk zawodowych w Japonii ma na celu przyjmowanie przez japońskie firmy obcokrajowców z regionów rozwijających się jako stażystów i przekazywanie im praktycznych umiejętności, technik i wiedzy poprzez szkolenia w miejscu pracy (OJT – On-the-Job Training), wspierając w ten sposób rozwój gospodarczy ich krajów poprzez szkolenie kadry. System ten jest regulowany przez specjalną ustawę zwaną “Ustawą o właściwym przeprowadzaniu praktyk zawodowych dla obcokrajowców i ochronie stażystów” (dalej “Ustawa o praktykach zawodowych”).

Na mocy Ustawy o praktykach zawodowych, w celu nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu, została ustanowiona autoryzowana korporacja, Organizacja Praktyk Zawodowych dla Obcokrajowców (OTIT). Firmy (realizujące praktyki) muszą stworzyć szczegółowy “plan praktyk zawodowych” dla każdego stażysty i uzyskać certyfikat od OTIT. Plan ten musi zawierać konkretne informacje o umiejętnościach do przyswojenia, czasie trwania i warunkach, a OTIT dokładnie sprawdza, czy plan spełnia standardy prawne.

Firmy realizujące praktyki mają nałożone liczne prawne obowiązki na podstawie Ustawy o praktykach zawodowych. Szczególnie ważne są przepisy dotyczące ochrony praw człowieka stażystów. Na przykład, zabronione jest zabieranie stażystom paszportów lub kart pobytu, zmuszanie ich do oszczędzania, czy zawieranie umów przewidujących kary umowne za niewykonanie zobowiązań.

Mimo że w systemie nazywani są “stażystami”, praktykanci zawodowi zawierają umowy o pracę z przyjmującymi ich firmami i pracują jako pracownicy. Dlatego, z wyjątkiem okresu szkolenia po przyjeździe do kraju, w pełni stosuje się do nich japońskie przepisy dotyczące pracy, takie jak Ustawa o Standardach Pracy, Ustawa o Minimalnym Wynagrodzeniu czy Ustawa o Bezpieczeństwie i Higienie Pracy.

System praktyk zawodowych w Japonii obecnie przechodzi duże zmiany. Rząd Japonii zdecydował o zniesieniu systemu praktyk zawodowych i wprowadzeniu “Systemu Rozwoju i Zatrudnienia”. Co do terminu wprowadzenia, przewiduje się, że nastąpi to w ciągu trzech lat od ogłoszenia w czerwcu 2024 roku, ale na chwilę obecną data ta nie jest jeszcze ustalona. Najważniejszą cechą nowego systemu jest zmiana celu z “wkładu międzynarodowego” na “rozwój i zabezpieczenie kadry w sektorach przemysłowych Japonii”. Dzięki temu obcokrajowcy będą formalnie uznani za siłę roboczą i poprzez planowe szkolenie będą wspierani w długoterminowym rozwoju kariery. Poniżej przedstawiamy główne różnice między oboma systemami.

Zmiana systemu wskazuje, że dla firm w Japonii strategiczne planowanie personalne, mające na celu nie tylko krótkoterminowe wykorzystanie zagranicznej siły roboczej, ale także długoterminowy rozwój i integrację pracowników w organizacji, staje się bardziej istotne niż kiedykolwiek wcześniej.

Zasady japońskiego prawa pracy stosowane bez względu na narodowość

Podstawową zasadą, której powinni przestrzegać przedsiębiorcy zatrudniający cudzoziemców, jest to, że od momentu nawiązania stosunku pracy, japońskie przepisy dotyczące stosunków pracy stosuje się równo do wszystkich pracowników, niezależnie od ich narodowości. Jest to niezachwiana reguła ustanowiona przez japońskie prawo i orzecznictwo.

Sercem tej zasady jest artykuł 3 japońskiej Ustawy o Standardach Pracy, który stanowi, że “pracodawca nie może dyskryminować pracowników ze względu na narodowość, wiarę lub status społeczny w kwestiach wynagrodzenia, czasu pracy i innych warunków pracy”. Oznacza to, że prawo jasno zabrania ustalania niższego wynagrodzenia dla cudzoziemców niż dla japońskich pracowników, stosowania niekorzystnych godzin pracy czy systemów urlopowych. Oczywiście, minimalne wynagrodzenie ustalone w każdym prefekturze również ma zastosowanie do pracowników cudzoziemców. Ponadto, w przypadku pracy ponad ustawowe godziny pracy, konieczne jest wypłacenie dodatkowego wynagrodzenia, tak jak w przypadku pracowników japońskich.

W kwestii zwolnień, cudzoziemscy pracownicy są również chronieni przez japońską Ustawę o Umowach Pracy. Artykuł 16 tej ustawy stanowi, że “zwolnienie jest nieważne, jeśli brakuje mu obiektywnie racjonalnych przyczyn i nie jest uznane za odpowiednie według ogólnie przyjętych norm społecznych”. Jest to znane jako “zasada nadużycia prawa do zwolnienia” i stanowi ważny fundament japońskich praktyk zatrudnienia, wspierany prawnie, który uniemożliwia pracodawcom zwalnianie pracowników wyłącznie z powodów związanych z zarządzaniem. Ta zasada w pełni stosuje się również do pracowników cudzoziemców, co oznacza, że zwolnienia muszą spełniać rygorystyczne wymogi.

Ponadto, japońska Ustawa o Bezpieczeństwie i Higienie Pracy, mająca na celu zapewnienie bezpieczeństwa i zdrowia pracowników, również oczywiście stosuje się do pracowników cudzoziemców. Przedsiębiorstwa mają obowiązek zapewnienia bezpiecznego środowiska pracy również dla pracowników cudzoziemców. Szczególnie podczas przeprowadzania szkoleń i edukacji związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy, wymagane jest, aby odbywały się one w języku i metodą zrozumiałą dla pracowników. Na przykład, konieczne może być zastosowanie ilustracji lub materiałów w języku ojczystym pracowników.

Japońskie Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej opublikowało wytyczne mające na celu uzupełnienie przestrzegania tych przepisów, zatytułowane “Wytyczne dotyczące odpowiedniego zarządzania zatrudnieniem cudzoziemców”. Wytyczne te konkretnie wskazują środki, które pracodawcy powinni podjąć na każdym etapie od rekrutacji do zwolnienia. Zaleca się na przykład jasne określenie odpowiednich warunków pracy, wsparcie życiowe, oraz organizację systemu skarg i konsultacji. Chociaż wytyczne te nie mają bezpośrednich sankcji karnych, funkcjonują jako rodzaj “miękkiego prawa”. Oznacza to, że w przypadku wystąpienia sporów związanych z pracą, sądy mogą oceniać “adekwatność” i “uczciwość” działań przedsiębiorstwa, biorąc pod uwagę przestrzeganie tych wytycznych jako ważny materiał dowodowy. Dlatego z punktu widzenia zarządzania ryzykiem, niezwykle ważne jest ustanowienie systemu zarządzania zatrudnieniem zgodnie z tymi wytycznymi.

Praktyczne uwagi wynikające z orzecznictwa w Japonii

Znajomość przepisów prawnych to jedno, ale wiedza o tym, jak są one interpretowane i stosowane w rzeczywistych sporach, jest niezbędna dla zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie. Japońskie orzecznictwo dotyczące zatrudnienia cudzoziemców wskazuje na konkretne ryzyka prawne, z którymi mogą się zmierzyć firmy.

Po pierwsze, istotne jest rozstrzygnięcie dotyczące “pracowniczości” stażystów technicznych. Sprawa stażystów technicznych z Chin w Amakusa (Sąd Okręgowy w Kumamoto, wyrok z dnia 29 stycznia 2010 roku) stanowi ważny precedens w tej kwestii. Sąd orzekł, że nawet jeśli systemowo nazywani są “stażystami” lub “praktykantami”, to jeżeli w rzeczywistości świadczą pracę pod nadzorem i kierownictwem przedsiębiorstwa i otrzymują za to wynagrodzenie, to zgodnie z japońską Ustawą o Standardach Pracy są uznawani za “pracowników”. W rezultacie nakazał przedsiębiorstwu wypłatę zaległych wynagrodzeń zgodnie z ustawą o minimalnym wynagrodzeniu oraz dodatkowe wynagrodzenie za nadgodziny. Wyrok ten pokazuje surowe stanowisko sądów, które nie pozwalają przedsiębiorstwom na unikanie obowiązków pracowniczych pod pretekstem “stażu” czy “szkolenia”. Przedsiębiorcy muszą zdawać sobie sprawę, że stażyści techniczni są pracownikami i podlegają pełnej ochronie prawa pracy, co wymaga od nich dokładnego zarządzania pracą.

Po drugie, istotne są orzeczenia dotyczące ważności zwolnień pracowników cudzoziemców. Jak wspomniano wcześniej, artykuł 16 japońskiej Ustawy o Umowach Pracy uznaje za nieważne zwolnienia bez obiektywnie racjonalnych i społecznie akceptowalnych przyczyn. Wymóg “społecznej akceptowalności” jest szczególnie dokładnie rozważany przy zwalnianiu pracowników cudzoziemców, ponieważ dla osób przebywających w Japonii na podstawie wizy pracowniczej, zwolnienie nie oznacza tylko utraty pracy, ale może prowadzić do utraty samej podstawy prawnej pobytu w kraju. Biorąc pod uwagę te poważne konsekwencje, sądy dokładnie badają, czy przedsiębiorstwo podjęło wszelkie możliwe wysiłki, aby uniknąć zwolnienia, w tym oferowanie szkoleń, rozważanie przeniesienia (o ile jest to możliwe w ramach statusu pobytowego), stopniowe instruktaże i ostrzeżenia. Na przykład, w przypadku zwolnienia z powodu niewystarczającej znajomości języka japońskiego, sąd rozważy, jakie umiejętności oczekiwano w momencie zatrudnienia i czy po zatrudnieniu podjęto działania na rzecz poprawy tych umiejętności. Przedsiębiorstwa muszą być świadome ryzyka, że pochopne zwolnienie może zostać uznane za prawnie nieważne, i muszą podejmować wyjątkowo ostrożne działania oparte na obiektywnych dowodach.

Podsumowanie

Jak przedstawiono w niniejszym artykule, zatrudnianie cudzoziemców w Japonii jest ściśle regulowane przez podwójny system prawny, który obejmuje regulacje “wejściowe” w postaci ustawy o kontroli imigracji oraz “wewnętrzne” dyscypliny pracy, które są stosowane niezależnie od narodowości, zgodnie z japońskim prawem pracy. Aby firmy mogły skutecznie wykorzystać ten złożony system i zabezpieczyć oraz wykorzystać wykwalifikowanych zagranicznych pracowników, niezbędne jest dokładne zrozumienie wymagań dotyczących statusu rezydenta oraz pełne przestrzeganie japońskich przepisów pracy na każdym etapie procesu zatrudnienia, od rekrutacji po zakończenie stosunku pracy. Jak pokazują precedensy sądowe, powierzchowna interpretacja lub formalne podejście może prowadzić do poważnych sporów prawnych i ryzyka reputacyjnego.

Kancelaria Prawna Monolith posiada bogate doświadczenie w obszarze tematycznym omówionym w tym artykule, obsługując licznych klientów w Japonii. W naszym zespole, oprócz prawników doskonale znających japoński system prawny, znajdują się również anglojęzyczni prawnicy z kwalifikacjami zagranicznymi, co pozwala nam dostarczać unikalne wglądy w celu zniwelowania luki między złożonymi japońskimi regulacjami prawnymi a potrzebami globalnych przedsiębiorstw. Oferujemy kompleksowe wsparcie prawne w zakresie wykorzystania zagranicznych talentów w Państwa firmie, od opracowania strategii uzyskania statusu rezydenta, przez tworzenie umów o pracę zgodnych z japońskim prawem pracy, po doradztwo w codziennym zarządzaniu pracownikami i wsparcie w przypadku ewentualnych sporów.