Zmiany w zasadach dotyczących wyjaśniania warunków pracy za pomocą dokumentu 'Japońskie Powiadomienie o Warunkach Pracy' wchodzące w życie w kwietniu (Reiwa 6) 2023 roku

W ostatnich latach coraz bardziej akceptowane stają się różnorodne formy zatrudnienia. Jednakże równocześnie, w marcu roku Reiwa 5 (2023), obserwujemy wzrost problemów związanych z zatrudnieniem w Japonii, takich jak masowe zwolnienia naukowców, przypadki samobójstw lekarzy z powodu przepracowania czy kwestie związane z pracownikami zagranicznymi.

W tym kontekście, w kwietniu roku Reiwa 6 (2024), w związku z nowelizacją “Japońskiego Rozporządzenia wykonawczego do Ustawy o Standardach Pracy (Rozporządzenie o Standardach Pracy)” oraz “Standardów dotyczących zawierania, odnawiania i wypowiadania umów o pracę na czas określony (Standardy dotyczące wypowiadania umów)”, nastąpi zmiana w zakresie wymogów dotyczących jasnego określenia warunków pracy. Celem tej nowelizacji jest dostosowanie do zasad przekształcania umów terminowych pracowników w umowy na czas nieokreślony oraz wyjaśnienie zasad zatrudniania różnorodnych pracowników na stałe. Dzięki tej zmianie, pracodawcy i pracownicy będą mieli lepszą okazję do potwierdzenia warunków pracy, co może przyczynić się do zapobiegania konfliktom, łatwiejszego kształtowania kariery zawodowej oraz osiągania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

W niniejszym artykule wyjaśniamy kluczowe punkty związane z nowelizacją przepisów dotyczących jasnego określenia warunków pracy, w tym kwestie dotyczące osób i momentów wydawania pisemnych powiadomień o warunkach pracy oraz obowiązki informacyjne.

Czym jest dokument informujący o warunkach pracy

Dokument informujący o warunkach pracy to pismo, które na mocy artykułu 15 japońskiej Ustawy o Standardach Pracy (Japanese Labor Standards Act), pracodawca wręcza pracownikowi, aby wyraźnie określić warunki zatrudnienia. Warunki pracy obejmują takie kwestie jak wynagrodzenie, godziny pracy, przerwy, dni wolne, ubezpieczenie społeczne, świadczenia socjalne i inne aspekty związane z pracą.

Wymieniony “dokument informujący o warunkach pracy” jest pismem, które pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi na mocy przepisów prawa, a nie jest to dokument oparty na porozumieniu stron. Z drugiej strony, umowa o pracę jest dokumentem zawieranym na podstawie porozumienia między pracodawcą a pracownikiem, ale nie jest wymagana przez prawo.

Warunki i kwestie niezwykle ważne przy rozpoczęciu pracy, takie jak te wymienione poniżej od 1 do 6, są określane jako “absolutnie wymagane do wyraźnego określenia” i muszą być wyraźnie określone w formie pisemnej. Ten dokument nazywany jest “dokumentem informującym o warunkach pracy”. Jeśli pracownik wyrazi takie życzenie, warunki pracy mogą być określone nie tylko w formie pisemnej, ale również za pomocą faksu, e-maila lub innych metod elektronicznych.

Punkty od 7 do 14 są określane jako “względnie wymagane do wyraźnego określenia” i mogą być przekazywane ustnie.

1. Okres obowiązywania umowy o pracę
2. Kryteria odnowienia umowy o pracę na czas określony (łączny okres umowy lub liczba odnowień)
3. Miejsce pracy oraz rodzaj wykonywanych obowiązków (włącznie ze zmianami)
4. Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, możliwość pracy w godzinach nadliczbowych, przerwy, dni wolne od pracy, urlopy itp. (system zmianowy, elastyczny czas pracy, system pracy zadaniowej, system pracy poza zakładem pracy itp.)
5. Wynagrodzenie, podwyżki
6. Zakończenie stosunku pracy (w tym przyczyny zwolnienia)
7. Odprawa emerytalna
8. Wynagrodzenie wypłacane tymczasowo (oprócz odprawy emerytalnej), premie oraz minimalna kwota wynagrodzenia
9. Koszty ponoszone przez pracownika na żywność, materiały do pracy i inne
10. Bezpieczeństwo i higiena pracy
11. Szkolenia zawodowe
12. Odszkodowania za wypadki przy pracy oraz pomoc w przypadku chorób niezwiązanych z pracą
13. Nagrody i kary
14. Urlop zdrowotny
15. Inne (np. system ubezpieczeń społecznych)

Forma dokumentu informującego o warunkach pracy jest dowolna, jednak Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej udostępnia wzór “dokumentu informującego o warunkach pracy”, który można znaleźć pod tym linkiem[ja].

W nowelizacji, która weszła w życie 1 kwietnia roku Reiwa 6 (2024), jako obowiązkowe elementy informacji o warunkach pracy dodano trzy nowe punkty. Zmienione wymogi dotyczące informacji o warunkach pracy obowiązują również podczas rekrutacji pracowników.

Trzy dodatkowe elementy i obowiązek wyjaśnienia dotyczące jasnego określenia warunków pracy

W wyniku zmian w przepisach dotyczących jasnego określenia i obowiązku wyjaśnienia warunków pracy, do “absolutnie obowiązkowych elementów” dodano trzy nowe kwestie. Omówmy je pojedynczo.

Zakres zmian miejsca pracy i rodzaju wykonywanych zadań

Zmienione przepisy nakładają obowiązek wyraźnego określenia nie tylko aktualnego miejsca pracy i wykonywanych zadań, ale również zakresu ich ewentualnych zmian (zmieniony Rozporządzenie dotyczące Norm Pracy, artykuł 5, punkt 1, podpunkt 3).

“Miejsce pracy i rodzaj wykonywanych zadań” odnosi się do miejsca pracy i zadań, które pracownik ma wykonywać bezpośrednio po zatrudnieniu.

“Zakres zmian” oznacza zakres miejsc pracy i zadań, które mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy o pracę. Do obowiązku wyjaśnienia należy również miejsce pracy i rodzaj zadań w przypadku przeniesień lub delegacji, jednak tymczasowe zmiany, takie jak wsparcie innych działów, nie są objęte tym obowiązkiem.

Jeśli miejsce pracy i rodzaj wykonywanych zadań nie ulegną zmianie bezpośrednio po zatrudnieniu, w “zakresie zmian” należy wyraźnie to określić.

Na przykład, jeśli pracownik ma wykonywać pracę zdalną bezpośrednio po zatrudnieniu, jako “miejsce pracy” należy określić dom pracownika lub biuro satelitarne, czyli miejsca, gdzie praca zdalna jest możliwa. Jeśli przewiduje się pracę zdalną w trakcie trwania umowy o pracę, w “zakresie zmian” należy wyraźnie to określić.

Z drugiej strony, jeśli nie ma ograniczeń co do miejsca pracy i rodzaju wykonywanych zadań (np. w przypadku pracowników umysłowych), należy wyraźnie określić wszystkie możliwe miejsca pracy i zadania. Jednakże, aby zapobiec problemom, ważne jest, aby jak najbardziej precyzyjnie określić “zakres zmian” i wspólnie z pracownikami uzgodnić te kwestie.

Obecność i treść limitu odnowień umowy

“Obecność i treść limitu odnowień umowy” oznacza, że w przypadku pracowników na część etatu lub na umowę zlecenie, każda zmiana warunków umowy na ich niekorzyść musi być wyraźnie określona na piśmie.

Przy zatrudnianiu pracowników na czas określony (takich jak urzędnicy na umowę terminową, pracownicy na część etatu, pracownicy tymczasowi, pracownicy zatrudnieni po osiągnięciu wieku emerytalnego itp.), jeśli istnieje limit odnowień umowy (ograniczenie całkowitego czasu trwania umowy lub liczby odnowień), jego treść musi być wyraźnie określona (zmieniony Rozporządzenie dotyczące Norm Pracy, artykuł 5, punkt 1, podpunkt 2).

Ponadto, jeśli w trakcie trwania umowy na czas określony planuje się wprowadzenie lub skrócenie limitu odnowień, pracodawca ma obowiązek wcześniej wyjaśnić pracownikowi powody takiej zmiany (zmienione Standardy dotyczące zakończenia zatrudnienia, artykuł 1).

Z drugiej strony, w przypadku likwidacji lub przedłużenia limitu odnowień, nie ma obowiązku wyjaśniania powodów, ponieważ nie jest to zmiana na niekorzyść pracownika.

Możliwość wnioskowania o przejście na umowę na czas nieokreślony i warunki pracy po przejściu

Przy odnawianiu umowy na czas określony, która daje pracownikowi prawo do wnioskowania o przejście na umowę na czas nieokreślony (możliwość wnioskowania o przejście), zostało wprowadzone obowiązek wyraźnego określenia tej możliwości oraz warunków pracy po przejściu na umowę na czas nieokreślony (zmieniony Rozporządzenie dotyczące Norm Pracy, artykuł 5, punkty 5 i 6; Ustawa o Umowach o Pracę, artykuł 18; Ustawa o Normach Pracy, artykuł 15; zmienione Rozporządzenie dotyczące Norm Pracy, artykuł 5, punkt 1, podpunkty od 1 do 11, z wyjątkiem podpunktu 2).

W tym przypadku, pracodawca ma również obowiązek wyjaśnić pracownikowi kwestie związane z równowagą w pracy, uwzględniając rzeczywiste warunki zatrudnienia (takie jak rodzaj wykonywanych zadań, stopień odpowiedzialności, zakres zmian itp.), zgodnie z intencją artykułu 3, punkt 2 Ustawy o Umowach o Pracę (zmienione Standardy dotyczące zakończenia zatrudnienia, artykuł 5).

Źródło: Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej | Zmiany w zasadach określania warunków pracy od kwietnia 2024 roku – czy jesteś przygotowany?[ja]

Osoby objęte zmianami w zasadach dotyczących jasnego określania warunków pracy

Zmiany w zasadach dotyczących jasnego określania warunków pracy dotyczą wszystkich pracowników oraz osób zatrudnionych na podstawie umów o pracę na czas określony.

Wszyscy pracownicy

Termin “wszyscy pracownicy” odnosi się do osób zatrudnionych w dowolnym zawodzie (z wyjątkiem niektórych urzędników państwowych) i na dowolnych warunkach, które są wykorzystywane przez przedsiębiorstwo lub biuro, w tym członków rodziny mieszkających razem, jeśli występuje zależność od pracodawcy i są wynagradzani za swoją pracę.

Wśród wymienionych zmienionych elementów jasnego określania warunków pracy, “zakres zmian miejsca pracy i rodzaju wykonywanych zadań” dotyczy wszystkich pracowników.

Pracownicy zatrudnieni na umowy na czas określony

Wśród wymienionych zmienionych elementów jasnego określania warunków pracy, “istnienie i treść limitu odnowień umowy” oraz “możliwość wnioskowania o przekształcenie umowy na czas nieokreślony i warunki pracy po przekształceniu” dotyczą osób zatrudnionych na podstawie umów o pracę na czas określony.

Umowa o pracę na czas określony to taka, która ma określony termin (limit czasowy). Zasadniczo maksymalny okres jednej umowy wynosi 3 lata. W przypadku pracowników wysoko wykwalifikowanych oraz osób w wieku 60 lat i starszych, limit ten wynosi 5 lat (zgodnie z artykułem 14 ustęp 1 Japanese Labor Standards Act (japońskiej ustawy o standardach pracy)).

Z drugiej strony, umowa o pracę na czas nieokreślony to taka, która nie ma określonego terminu.

Zazwyczaj określa się wiek emerytalny (zakaz przed 60. rokiem życia), co oznacza kontynuację zatrudnienia do osiągnięcia tego wieku (zgodnie z Japanese Act on Stabilization of Employment of Elderly Persons (japońską ustawą o stabilizacji zatrudnienia osób starszych), istnieje obowiązek zatrudnienia osób chętnych do 65. roku życia, a do 70. roku życia – obowiązek podejmowania wysiłków w tym kierunku).

Poniżej wyjaśniamy, kiedy należy wydać dokument informujący o warunkach pracy dla każdego z przypadków.

Moment wydania dokumentu informacyjnego o warunkach pracy

Moment wydania dokumentu informacyjnego o warunkach pracy może nastąpić w jednym z poniższych trzech przypadków:

Przy zawieraniu wszystkich umów o pracę i przy odnawianiu umów na czas określony

Moment wydania dokumentu informującego o warunkach pracy, w tym zakresie zmian miejsca pracy i rodzaju wykonywanych zadań, przewidziany przez nowelizację Japońskiej Ustawy o Wymaganiach Dotyczących Informowania o Warunkach Pracy, przypada na czas zawierania wszystkich umów o pracę (bez względu na okres ich trwania) oraz w momencie odnawiania umów na czas określony.

Zawieranie i odnawianie umów o pracę na czas określony

Wydanie dokumentu informacyjnego o warunkach pracy, w tym informacji o “istnieniu i treści limitu odnawiania”, powinno nastąpić w momencie zawierania i odnawiania umów o pracę na czas określony.

Moment odnowienia umowy, kiedy powstaje prawo do wniosku o przekształcenie na umowę na czas nieokreślony

Wśród zaktualizowanych elementów japońskich warunków pracy, moment wydania dokumentu informującego o warunkach pracy, w tym “możliwości złożenia wniosku o przekształcenie i warunkach pracy po przekształceniu na umowę na czas nieokreślony”, przypada na czas odnowienia umowy terminowej, kiedy to powstaje prawo do złożenia takiego wniosku.

Nowy system przekształcania umów terminowych na umowy na czas nieokreślony został wprowadzony w wyniku nowelizacji japońskiej Ustawy o Umowach Pracy (Heisei 25 (2013) roku) w kwietniu.

System przekształcania umów terminowych na umowy na czas nieokreślony pozwala pracownikom, którzy spełniają określone wymogi, na przekształcenie umowy terminowej na umowę na czas nieokreślony na ich życzenie. Celem tego systemu jest “ograniczenie nadużywania przez pracodawców umów terminowych (np. unikanie zatrudnienia lub okresy próbne) oraz zapewnienie stabilności zatrudnienia”.

Konkretnie, pracownik zatrudniony na umowę terminową, który spełnia dwa warunki: “umowa została odnowiona co najmniej raz” oraz “łączny okres umowy przekracza 5 lat”, może złożyć wniosek o przekształcenie na umowę na czas nieokreślony (art. 18 japońskiej Ustawy o Umowach Pracy).

Okres, w którym można skorzystać z prawa do złożenia wniosku o przekształcenie, jest ograniczony do czasu trwania umowy terminowej, w której to prawo powstało (1 rok), dlatego wymaga to uwagi.

Moment przekształcenia umowy terminowej na umowę na czas nieokreślony następuje dzień po dniu zakończenia umowy terminowej, na którą złożono wniosek (początek 7 roku). Pracodawca nie ma prawa odmówić przyjęcia wniosku pracownika.

Jeśli chodzi o warunki pracy po przekształceniu na umowę na czas nieokreślony, to pozostają one takie same jak przed przekształceniem, chyba że zostaną “osobno określone (zmienione)”, z wyjątkiem okresu umowy.

System przekształcania na umowę na czas nieokreślony obejmuje następujące trzy wyjątki:

• Badacze i nauczyciele akademiccy w uniwersytetach oraz instytucjach badawczo-rozwojowych
• Specjaliści wysokiej klasy
• Osoby starsze zatrudnione na kontynuację pracy

Poniżej wyjaśniamy wymagania dla każdego z wyjątków.

Wyjątek dla badaczy i nauczycieli akademickich w uniwersytetach oraz instytucjach badawczo-rozwojowych

Dla badaczy i nauczycieli akademickich w uniwersytetach oraz instytucjach badawczo-rozwojowych, jako wyjątek, określono drugi wymóg systemu przekształcania, mianowicie “łączny okres umowy” musi “przekraczać 10 lat” (art. 7 japońskiej Ustawy o Okresach Zatrudnienia).

Łączny okres umowy zaczął być liczony od 1 kwietnia 2013 roku, jednak przed nadejściem kwietnia 2023 roku, kiedy to powstaje prawo do złożenia wniosku o przekształcenie, masowe zwolnienia badaczy stały się problemem społecznym.

Wyjątek dla specjalistów wysokiej klasy (z określonymi wymaganiami dotyczącymi wynagrodzenia i zakresu)

Wyjątek dotyczący specjalistów wysokiej klasy odnosi się do sytuacji, gdy po przekroczeniu 5 lat pracy dla pracodawcy z pierwszej kategorii w określonym projekcie terminowym, drugi wymóg systemu przekształcania, “łączny okres umowy”, jest równy okresowi projektu (który różni się w zależności od projektu), a okres ten nie generuje prawa do złożenia wniosku o przekształcenie. Jest to specjalne środki, które nie pozwalają na powstanie prawa do złożenia wniosku o przekształcenie przez okres do 10 lat (art. 8 ust. 1 japońskiej Ustawy o Specjalnych Środkach dotyczących Umów Terminowych).

Wyjątek dla osób starszych zatrudnionych na kontynuację pracy

W systemie przekształcania na umowę na czas nieokreślony nie określono górnego limitu wieku. Dlatego osoby w wieku 65 lat i starsze, z pewnymi wyjątkami, również podlegają temu systemowi.

Wyjątek dla osób starszych zatrudnionych na kontynuację pracy odnosi się do sytuacji, gdy pracownicy terminowi, którzy są zatrudnieni po osiągnięciu wieku emerytalnego przez pracodawcę z drugiej kategorii lub grupę przedsiębiorstw, nie nabywają prawa do złożenia wniosku o przekształcenie na umowę na czas nieokreślony przez okres zatrudnienia u tego samego pracodawcy lub w grupie przedsiębiorstw (art. 8 ust. 2 japońskiej Ustawy o Specjalnych Środkach dotyczących Umów Terminowych).

Podsumowanie: Konsultacja z prawnikiem w sprawie dokumentu informującego o warunkach pracy

W tym miejscu omówiliśmy zmiany w przepisach dotyczących jasnego określania warunków pracy w dokumencie informującym o warunkach pracy, które weszły w życie w kwietniu (2024) roku ery Reiwa 6 (2024).

Przekazanie pracownikowi dokumentu informującego o jasno określonych warunkach pracy w momencie zawierania lub odnawiania umowy o pracę jest ważne również dla zapobiegania problemom. W kwestii zarządzania ryzykiem konfliktów pracowniczych związanych z umowami o pracę, zalecamy konsultacje z prawnikiem specjalizującym się w prawie korporacyjnym.

Informacje o środkach zaradczych w naszej kancelarii

Kancelaria Prawna Monolith specjalizuje się w IT, a w szczególności w połączeniu Internetu i prawa, oferując wysoki poziom specjalistycznej wiedzy. W ostatnich latach, wraz z różnorodnością form pracy, wzrosło zainteresowanie prawem pracy. Nasza kancelaria oferuje rozwiązania w zakresie walki z “cyfrowym tatuażem”. Szczegóły znajdują się w poniższym artykule.

Zakres usług Kancelarii Prawnej Monolith: Prawo korporacyjne dla IT i startupów[ja]