Zawarcie umowy o pracę w Japonii: definicje, oferta i akceptacja, domniemane zawarcie, przyczyny nieważności i unieważnienia – komentarz prawny

W prowadzeniu działalności gospodarczej w Japonii, dokładne zrozumienie prawnych aspektów zawierania umów o pracę stanowi fundament unikania nieoczekiwanych ryzyk prawnych i budowania stabilnych relacji pracowniczych. Japoński system prawny pracy wyróżnia się tym, że oprócz pisemnych umów, kładzie duży nacisk na rzeczywiste relacje między pracodawcą a pracownikiem. Zrozumienie, jak dochodzi do zawarcia umowy o pracę i w jakich sytuacjach jej ważność może być kwestionowana, jest niezbędne dla decyzji zarządczych. Zawarcie umowy o pracę regulowane jest głównie przez Japońską Ustawę o Umowach Pracy (Labor Contract Act) oraz Japoński Kodeks Cywilny (Civil Code). Jednakże, przy interpretacji tych przepisów i ich stosowaniu do konkretnych przypadków, niezwykle ważną rolę odgrywają precedensy, które są wynikiem wieloletniej praktyki sądowej. Szczególnie kwestie takie jak prawna natura oferty pracy, ryzyko niezamierzonego zawarcia “domyślnej umowy o pracę” z osobami zatrudnionymi na podstawie umów o dzieło, a także postępowanie w przypadku wykrycia fałszywych informacji w dokumentach aplikacyjnych, są wyzwaniami, z którymi boryka się wiele firm. W niniejszym artykule najpierw wyjaśniamy prawną definicję umowy o pracę, ze szczególnym uwzględnieniem kluczowego pojęcia “podległości pracowniczej”. Następnie szczegółowo omawiamy proces zawierania umowy o pracę na podstawie zasad Japońskiego Kodeksu Cywilnego, czyli “oferty” i “akceptacji” w kontekście procesu rekrutacji. Ponadto analizujemy ryzyko i kryteria oceny “domyślnego zawarcia” umowy o pracę, nawet bez wyraźnej zgody, w świetle orzecznictwa. Na koniec szczegółowo omawiamy wpływ wad oświadczenia woli, takich jak oszustwo, przymus czy błąd, na ważność umowy o pracę, wraz z ich prawnymi wymogami i skutkami.

Definicja umowy o pracę w Japonii

Artykuł 6 japońskiej Ustawy o umowach pracy stanowi, że „umowa o pracę zostaje zawarta, gdy pracownik zgadza się pracować dla pracodawcy, a pracodawca zgadza się w zamian płacić wynagrodzenie”. Termin „pracownik” w tym kontekście odnosi się do osoby pracującej dla pracodawcy i otrzymującej wynagrodzenie, natomiast „pracodawca” to osoba, która płaci wynagrodzenie pracownikowi (zgodnie z artykułem 2 tej samej ustawy). Definicja ta może wydawać się prosta, ale ważne jest, że nawet jeśli nazwa umowy brzmi „umowa o dzieło” lub „umowa zlecenie”, to jeśli jej rzeczywisty charakter odpowiada tej definicji, może być ona prawnie uznana za umowę o pracę.

Decydując, czy umowa kwalifikuje się jako umowa o pracę, sądy w Japonii przykładają największą wagę do kryterium „podległości pracowniczej”. Podległość pracownicza składa się głównie z dwóch elementów.

Pierwszym elementem jest „praca pod kierownictwem i nadzorem”. Odnosi się to do sytuacji, w której pracownik wykonuje pracę pod rozkazami pracodawcy. Konkretnie, brak wolności w odrzucaniu konkretnych instrukcji lub poleceń dotyczących wykonywania pracy, zarządzanie i ograniczanie miejsca pracy oraz godzin pracy, a także brak możliwości zastąpienia pracownika przez inną osobę, są elementami, które są brane pod uwagę przy potwierdzaniu relacji kierownictwa i nadzoru.

Drugim elementem jest „charakter wynagrodzenia za pracę”. Dotyczy to kwestii, czy płatność jest dokonywana nie za wynik pracy, lecz za samą dostarczoną pracę. Jeśli wynagrodzenie jest obliczane na podstawie stawki godzinowej lub miesięcznej, jeśli brak wynagrodzenia jest potrącany za nieobecność, lub jeśli za nadgodziny są wypłacane dodatki, to wszystko silnie wskazuje na to, że wynagrodzenie ma charakter zapłaty za pracę.

Nawet jeśli firma zawrze z osobą fizyczną „umowę o dzieło”, ale w rzeczywistej praktyce operacyjnej firma ta wydaje konkretne instrukcje dotyczące pracy, nakłada ograniczenia czasowe i płaci wynagrodzenie za godziny pracy, sąd może uznać taką umowę za umowę o pracę. W japońskim prawie pracy nie tytuł ani forma umowy, ale rzeczywisty charakter pracy decyduje o jej prawnej naturze. Dlatego przy wyborze formy umowy nie tylko nazwa, ale także przewidywany sposób wykonania pracy powinien być starannie rozważony pod kątem jego prawnej oceny.

Zawarcie umowy o pracę: Oferta i Akceptacja w Japonii

Umowa o pracę, będąc jednym z rodzajów umów, podlega ogólnym zasadom japońskiego kodeksu cywilnego. Zgodnie z artykułem 522, paragraf 1 japońskiego kodeksu cywilnego, umowa jest zawierana, gdy “strona wyraża zamiar zawarcia umowy, określając jej treść (zwane dalej ‘ofertą’), a druga strona wyraża na to zgodę” . Paragraf 2 tego samego artykułu stanowi, że z wyjątkiem przypadków szczególnie określonych w przepisach prawa, do zawarcia umowy nie jest wymagane sporządzenie dokumentu pisemnego, co oznacza, że umowa może być skutecznie zawarta również ustnie .

Stosując tę zasadę do stosunków zatrudnienia, określone działania w procesie rekrutacji mogą być prawnie uznane za ‘ofertę’ i ‘akceptację’, co może prowadzić do zawarcia umowy o pracę nawet niezamierzenie przez strony. Zazwyczaj, działania kandydata do pracy, takie jak aplikowanie na ogłoszenie rekrutacyjne firmy, składanie CV i uczestnictwo w rozmowie kwalifikacyjnej, są interpretowane jako ‘oferta’ zawarcia umowy o pracę . Z kolei decyzja firmy o zatrudnieniu kandydata i poinformowanie go o tym, czyli wydanie ‘decyzji o przyjęciu (oferty pracy)’, jest uznawane za ‘akceptację’ oferty .

W rezultacie, w momencie wysłania przez firmę powiadomienia o przyjęciu do pracy, pomiędzy firmą a kandydatem prawnie uznaje się, że została zawarta umowa o pracę. Umowa ta jest zazwyczaj rozumiana jako ‘umowa o pracę z zastrzeżeniem prawa do rozwiązania z okresem wstępnym’. Oznacza to, że praca ma się rozpocząć w przyszłości w określonym dniu (na przykład 1 kwietnia następnego roku) oraz że firma zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy, jeśli pojawią się określone przyczyny.

Co niezwykle ważne, powiadomienie o przyjęciu do pracy nie jest zwykłą nieformalną obietnicą, lecz oznacza zawarcie prawnie wiążącej umowy o pracę. Dlatego cofnięcie przez firmę raz wydanej decyzji o przyjęciu nie jest odrzuceniem nowej umowy, lecz jest traktowane jako ‘zwolnienie’ z już zawartej umowy o pracę. Artykuł 16 japońskiej ustawy o umowach o pracę stanowi, że “zwolnienie jest nieważne, jeśli brakuje mu obiektywnie racjonalnych przyczyn i nie jest uznane za odpowiednie według ogólnie przyjętych norm społecznych” . Dlatego cofnięcie decyzji o przyjęciu jest uznawane za ważne tylko w wyjątkowych i ograniczonych przypadkach, takich jak odkrycie poważnego fałszerstwa w historii zawodowej, które nie było znane w momencie przyjęcia, lub gdy kandydat nie ukończył studiów i nie uzyskał dyplomu, co jest obiektywnie racjonalne i odpowiednie według norm społecznych . Lekkomyślne cofanie decyzji o przyjęciu niesie za sobą bardzo wysokie ryzyko uznania za nieważne z punktu widzenia prawa.

Zawarcie dorozumianego kontraktu pracy w Japonii

Kontrakt pracy może zostać „dorozumianie” zawarty nawet bez wyraźnej zgody w formie pisemnej lub ustnej, na podstawie działań stron . Jest to obszar, na który szczególną uwagę powinny zwracać firmy zarządzające ryzykiem prawnym. Wynika to z faktu, że nawet w przypadku osób, które firma nie uznaje za swoich pracowników, sąd może uznać istnienie prawnych stosunków pracy.

Problem ten najbardziej widoczny jest w przypadkach tzw. „fałszywego outsourcingu”. Chodzi o sytuacje, w których mimo formalnego zawarcia umowy o świadczenie usług lub umowy zlecenia między firmami, firma zlecająca (firma użytkownika) wydaje bezpośrednie polecenia pracownikom firmy wykonującej zlecenie, angażując ich do pracy jak własnych pracowników. W takich okolicznościach, mimo braku bezpośredniej umowy między firmą użytkownika a pracownikiem, sąd może uznać, że na podstawie faktycznego stanu zatrudnienia zawarty został „dorozumiany kontrakt pracy”.

Jako istotny precedens w tej kwestii można przytoczyć sprawę Shin-Kōnan Kōzai. W tym przypadku sąd zwrócił uwagę na fakt, że pracownicy byli włączeni w proces produkcyjny firmy użytkownika, podlegali kontroli obecności i otrzymywali polecenia dotyczące pracy w nadgodzinach bezpośrednio od firmy użytkownika. Sąd orzekł, że „dopóki pracownicy świadczą pracę, a firma ją przyjmuje, między nimi istnieje przynajmniej dorozumiany kontrakt pracy”. Wyrok ten jasno pokazuje postawę sądownictwa, która priorytetowo traktuje faktyczny stan zatrudnienia nad formą umowy.

Dodatkowo, wyrok Sądu Najwyższego w Osace z dnia 25 kwietnia 2008 roku (2008) przedstawił ocenę prawnej struktury fałszywego outsourcingu. W tej sprawie sąd najpierw uznał umowę o świadczenie usług między firmą użytkownika a firmą dostarczającą pracowników oraz umowę o pracę między firmą dostarczającą pracowników a pracownikami za nieważne, jako naruszające prawo zakazujące dostarczania pracowników i sprzeczne z porządkiem publicznym i dobrymi obyczajami. Następnie, po analizie faktycznego stanu zatrudnienia, sąd stwierdził, że firma użytkownika decydowała o zatrudnieniu, warunkach pracy i wypłacie wynagrodzenia, a także bezpośrednio nadzorowała pracowników, co skutkowało uznaniem zawarcia bezpośredniego „dorozumianego kontraktu pracy” między firmą użytkownika a pracownikiem.

Przypadki te pokazują, że zawarcie dorozumianego kontraktu pracy nie zależy wyłącznie od treści umowy sporządzonej przez dział prawny, ale od „operacji” – codziennego sposobu interakcji menedżerów z pracownikami. Jeśli menedżerowie na miejscu będą szczegółowo instruować zewnętrznych pracowników co do sposobu wykonywania pracy, zarządzać ich czasem pracy lub bezpośrednio oceniać ich pracę, te działania mogą stanowić dowód stosunku zależności i prowadzić do niezamierzonego zawarcia kontraktu pracy . Dlatego, aby uniknąć tego rodzaju ryzyka, niezbędne jest nie tylko przygotowanie odpowiednich umów, ale także wyraźne szkolenie menedżerów w zakresie prawnych granic interakcji z pracownikami i zewnętrznymi wykonawcami oraz zapewnienie przestrzegania tych zasad poprzez wewnętrzne kontrole .

Nieważność i unieważnienie umowy o pracę z powodu wad oświadczenia woli w Japonii

Tak jak w przypadku innych umów, umowa o pracę może zostać uznana za nieważną lub podlegać unieważnieniu, jeśli w momencie jej zawarcia wystąpiły prawne wady (defekty) w oświadczeniu woli stron. Japońskie prawo cywilne określa główne wady oświadczenia woli, takie jak “oszustwo”, “przymus” oraz “błąd”, i te przepisy są również stosowane w przypadku umów o pracę.

Oszustwo

Artykuł 96, paragraf 1 Kodeksu Cywilnego Japonii stanowi, że oświadczenie woli dokonane pod wpływem oszustwa może zostać unieważnione. Najbardziej typowym przykładem oszustwa w kontekście umów o pracę jest “fałszowanie kwalifikacji” przez kandydatów do pracy. Dotyczy to sytuacji, gdy kandydat składa fałszywe oświadczenia dotyczące swojego wykształcenia, doświadczenia zawodowego lub historii kryminalnej, wprowadzając w błąd firmę i skłaniając ją do zatrudnienia.

Jednakże nie każde fałszywe oświadczenie może być podstawą do unieważnienia umowy lub zwolnienia z pracy. Sądy wymagają, aby fałszerstwo było “poważne”. Oznacza to, że kłamstwo musi dotyczyć sprawy na tyle istotnej, że gdyby firma znała prawdę, nie zdecydowałaby się na zatrudnienie pracownika.

Reprezentatywnym przykładem w tej kwestii jest sprawa TanKen Seiko (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 września 1991 roku). W tym przypadku Sąd Najwyższy uznał za ważne zwolnienie dyscyplinarne pracownika, który dostosował się do polityki rekrutacyjnej firmy (kierowanej wyłącznie do osób z wykształceniem średnim), ukrywając wyższe wykształcenie oraz fakt, że był w trakcie postępowania karnego. Sąd podkreślił, że stosunek pracy opiera się na wzajemnym zaufaniu i orzekł, że pracownik ma obowiązek zgodnie z zasadami uczciwości informować o istotnych aspektach swojej kariery.

W sprawie Gravas (wyrok Sądu Okręgowego w Tokio z dnia 17 grudnia 2004 roku) uznano za ważne zwolnienie programisty, który fałszywie twierdził, że posiada określone umiejętności programowania (JAVA) i został na tej podstawie zatrudniony. W tym przypadku brak kluczowych umiejętności, które były wymagane, został uznany za poważne oszustwo. Przy unieważnianiu umowy lub zwalnianiu pracownika z powodu fałszowania kwalifikacji, konieczne jest dokładne rozważenie, czy dane oszustwo jest poważne i czy dotyczy kluczowych aspektów zawarcia lub wykonania umowy o pracę.

Przymus

Zgodnie z artykułem 96 ustęp 1 Kodeksu cywilnego Japonii (民法第96条第1項), oświadczenie woli dokonane pod przymusem może być unieważnione. Przymus oznacza działanie, które polega na nielegalnym zagrożeniu wyrządzeniem szkody i wywołaniu strachu (obawy) u drugiej strony, skutkujące złożeniem oświadczenia woli.

W relacjach pracy w Japonii można rozważyć na przykład sytuację, gdy pracodawca wywiera nienależną presję na pracownika, sugerując możliwość zwolnienia, aby zmusić go do zgody na obniżkę wynagrodzenia lub rezygnację z pracy. Jednakże, sugerowanie dyscyplinarnego ukarania na podstawie uzasadnionych przyczyn samo w sobie nie jest natychmiast uznawane za nielegalny przymus. Aby można było mówić o przymusie, środki i cel działania muszą być uznane za nielegalne i nieakceptowalne według społecznych norm. Warto zauważyć, że jeśli stopień przymusu jest wyjątkowo silny i oceniono, że wolność woli osoby składającej oświadczenie została całkowicie odebrana, to takie oświadczenie woli nie podlega unieważnieniu, lecz jest uznawane za “nieważne” od samego początku.

Błąd

Artykuł 95 japońskiego kodeksu cywilnego reguluje traktowanie oświadczeń woli opartych na błędzie, czyli “nieporozumieniu” . W wyniku nowelizacji kodeksu cywilnego, która weszła w życie w 2020 roku (Reiwa 2), skutki błędu zmieniły się z “nieważności” na “anulowanie” .

Istnieją głównie dwa rodzaje błędów. Pierwszy to “błąd w wyrażeniu”, który ma miejsce, gdy intencja wewnętrzna nie zgadza się z wyrażeniem na zewnątrz (na przykład: zamiar wyrażenia “miesięcznej pensji 1 milion jenów”, ale przez pomyłkę zapisano “miesięczna pensja 10 milionów jenów”). Drugi to “błąd motywacyjny”, który występuje, gdy w motywacji prowadzącej do złożenia oświadczenia woli istnieje nieporozumienie . Aby anulować umowę z powodu błędu motywacyjnego, konieczne jest, aby ta motywacja była przedstawiona drugiej stronie jako podstawa umowy .

Aby anulowanie z powodu błędu było możliwe, błąd ten musi być “istotny” w świetle celu umowy i powszechnie przyjętych norm społecznych. Ponadto, zasadniczo nie można anulować oświadczenia woli, jeśli osobie składającej oświadczenie można przypisać poważne niedbalstwo. Jednakże, istnieją wyjątki, jeśli druga strona wiedziała o błędzie osoby składającej oświadczenie lub obie strony podzielały ten sam błąd . W przypadku umów o pracę, na przykład, anulowanie z powodu błędu może stać się kwestią, gdy obie strony – pracodawca i pracownik – fundamentalnie błędnie rozumieją określone kwalifikacje, które są przedstawiane jako podstawa umowy .

Tabela porównawcza: Oszustwo, Przymus, Błąd w prawie japońskim

Oszustwo, przymus i błąd to wszystkie regulacje dotyczące wad oświadczenia woli, ale istnieją istotne różnice w ich wymaganiach i skutkach prawnych, zwłaszcza w relacji z osobami trzecimi. Poniższa tabela przedstawia te różnice.

Podsumowanie

Regulacje prawne dotyczące zawierania umów o pracę w Japonii nie ograniczają się jedynie do formy pisemnej, ale głęboko analizują rzeczywiste relacje między pracodawcą a pracownikiem. Jak wyjaśniono w niniejszym artykule, o tym, czy mamy do czynienia z umową o pracę, decyduje “charakter zależności” i zawiadomienie o przyjęciu do pracy jest prawnie wiążące jako zawarcie umowy. Ponadto, codzienne działania kierownika mogą niezamierzenie stworzyć “milczącą umowę o pracę” z zewnętrznymi pracownikami, co niesie ryzyko. Problemy takie jak fałszywe informacje o doświadczeniu zawodowym, które wychodzą na jaw podczas rekrutacji, mogą podważyć ważność umowy na podstawie przepisów japońskiego prawa cywilnego dotyczących oszustwa lub błędu. Precyzyjne zrozumienie tych zasad prawnych i budowanie spójnego systemu zgodności z przepisami, od procesu rekrutacji po codzienne zarządzanie pracą, jest kluczem do odniesienia sukcesu w biznesie w Japonii.

Kancelaria Prawna Monolith posiada bogate doświadczenie w doradztwie i praktyce prawnej dotyczącej problemów związanych z zawieraniem umów o pracę w Japonii, o których mowa w niniejszym artykule, obsługując licznych klientów w kraju. W naszej kancelarii pracuje wielu prawników posiadających kwalifikacje zagraniczne i mówiących po angielsku, co umożliwia świadczenie specjalistycznego wsparcia dla firm prowadzących działalność międzynarodową w zakresie przestrzegania skomplikowanych japońskich przepisów prawa pracy i odpowiedniego zarządzania ryzykiem prawnym. Oferujemy wsparcie prawne dla Państwa firmy we wszystkich aspektach, od zawierania umów o pracę, przez praktyki rekrutacyjne, po budowanie systemów zgodności z przepisami prawa pracy.