Czym jest umowa ograniczająca odpowiedzialność dyrektora niewchodzącego w skład zarządu? Procedura i punkty do uwzględnienia przy tworzeniu umowy

W ostatnich latach, w obliczu licznych skandali korporacyjnych, oczekuje się, że rada dyrektorów skutecznie nadzoruje zarząd. Jako część tych działań, coraz częściej korzysta się z dyrektorów niewchodzących w skład zarządu.

Nowelizacja japońskiego Prawa Spółek (japońskie: 改正会社法), która weszła w życie 1 marca 2021 roku, wprowadziła obowiązek powoływania dyrektorów niewchodzących w skład zarządu w spółkach giełdowych. W związku z tym, nie tylko dla spółek giełdowych, ale także dla tych, które planują wejście na giełdę, zapewnienie dyrektorów niewchodzących w skład zarządu staje się dużym wyzwaniem.

Nawet w przypadku spółek niepublicznych, przyjmowanie inwestycji od firm venture capital i innych może wymagać akceptacji dyrektorów niewchodzących w skład zarządu. W takich sytuacjach, kiedy firma przyjmuje dyrektora z zewnątrz, często zawiera się umowę ograniczającą odpowiedzialność między firmą a dyrektorem.

W tym artykule szczegółowo wyjaśnimy, czym jest umowa ograniczająca odpowiedzialność i jakie procedury są niezbędne do jej zawarcia.

Odpowiedzialność dyrektorów niewykonawczych i zakres stosowania umów o ograniczeniu odpowiedzialności

Wraz ze wzrostem liczby dyrektorów niewykonawczych, coraz częściej wykorzystuje się umowy o ograniczeniu odpowiedzialności.

Według “Białej Księgi Zarządzania Korporacyjnego na Giełdzie Papierów Wartościowych w Tokio 2015” (strona 36), odsetek dyrektorów niewykonawczych, którzy zawarli umowę o ograniczeniu odpowiedzialności z firmą, wynosił 78,6% wszystkich firm notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Tokio w 2014 roku. Wynika z tego, że zawieranie umów o ograniczeniu odpowiedzialności staje się praktyką powszechną.

W tym artykule wyjaśnimy, czym jest umowa o ograniczeniu odpowiedzialności i jakie dyrektory mogą ją zawrzeć.

Jeśli chodzi o delegowanie dyrektorów w ramach umów inwestycyjnych, szczegółowo omówiliśmy to w poniższym artykule. Zapraszamy do lektury.

Artykuł powiązany: Klauzula delegowania dyrektorów w umowie inwestycyjnej[ja]

Jeśli chodzi o umowy inwestycyjne zawierane z VC itp., szczegółowo omówiliśmy to w poniższym artykule. Zapraszamy również do lektury.

Artykuł powiązany: Klauzula dotycząca zarządzania firmą w umowie inwestycyjnej[ja]

Czym jest umowa o ograniczeniu odpowiedzialności dyrektora?

Umowa o ograniczeniu odpowiedzialności to porozumienie, które ogranicza odpowiedzialność dyrektora do określonej kwoty, jeśli dyrektor ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą.

Umowa o ograniczeniu odpowiedzialności jest zawierana przed tym, jak dyrektor faktycznie ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą. Zazwyczaj jest zawierana w momencie objęcia stanowiska dyrektora.

Jeśli chodzi o zwolnienie z odpowiedzialności, jak omówimy później, istnieje również system, który pozwala na zwolnienie z odpowiedzialności przez uchwałę zgromadzenia akcjonariuszy lub rady dyrektorów. Jednak w tych systemach nie jest jasne, czy odpowiedzialność faktycznie zostanie zwolniona i jaka będzie kwota zwolnienia, co nie eliminuje obaw dyrektorów niewykonawczych o ponoszenie wysokich kosztów odszkodowań.

Z drugiej strony, umowa o ograniczeniu odpowiedzialności pozwala na ograniczenie odpowiedzialności przed powstaniem odpowiedzialności odszkodowawczej. Dzięki temu, można oczekiwać, że umowa o ograniczeniu odpowiedzialności zmniejszy ryzyko ponoszenia wysokich kosztów odszkodowań, co ułatwi pozyskanie osób do pełnienia funkcji dyrektorów niewykonawczych. Wzrost liczby przypadków zawierania umów o ograniczeniu odpowiedzialności z dyrektorami niewykonawczymi jest prawdopodobnie spowodowany takimi okolicznościami.

Jednakże, w umowie o ograniczeniu odpowiedzialności, kwota maksymalnej odpowiedzialności nie może być dowolnie ustalana. W prawie spółek, kwota ta jest określana jako wyższa z dwóch poniższych kwot:

• Kwota określona w statucie
• Minimalna kwota odpowiedzialności określona w prawie spółek (Artykuł 425, ustęp 1, Prawo Spółek)

W przypadku dyrektorów niewykonawczych, minimalna kwota odpowiedzialności jest określona jako “wynagrodzenie” (Artykuł 113, Rozporządzenie wykonawcze do Prawa Spółek) pomnożone przez dwa.

Dyrektorzy wykonawczy nie są objęci umową o ograniczeniu odpowiedzialności

Dyrektorzy, którzy mogą zawrzeć umowę o ograniczeniu odpowiedzialności z firmą, są ograniczeni do dyrektorów niewykonawczych. Dlatego dyrektorzy reprezentujący lub dyrektorzy wybrani przez radę dyrektorów do wykonania obowiązków nie mogą zawrzeć umowy o ograniczeniu odpowiedzialności.

Dyrektorzy niewykonawczy są wybierani spośród dyrektorów niewykonawczych, więc nie ma problemu z zawarciem umowy o ograniczeniu odpowiedzialności, jeśli są dyrektorami niewykonawczymi. Jednakże, jeśli dyrektor niewykonawczy zostaje dyrektorem wykonawczym, umowa o ograniczeniu odpowiedzialności traci moc, więc należy zachować ostrożność (Artykuł 427, ustęp 2, Prawo Spółek).

Procedury zawierania umowy z ograniczoną odpowiedzialnością

W przypadku zawierania umowy z ograniczoną odpowiedzialnością, nie wystarczy tylko podpisać umowę. Konieczne jest również przestrzeganie procedur określonych w Japońskim Prawie Spółek. W tym artykule omówimy procedury, które muszą być przeprowadzone przed zawarciem umowy z ograniczoną odpowiedzialnością.

Tworzenie statutu, który umożliwia zawarcie umowy z ograniczoną odpowiedzialnością

Aby zawrzeć umowę z ograniczoną odpowiedzialnością, statut spółki musi zawierać postanowienie, które umożliwia zawarcie takiej umowy. Dlatego pierwszym krokiem jest zmiana statutu, aby uwzględnić postanowienia dotyczące zawierania umowy z ograniczoną odpowiedzialnością.

Decyzja o ustaleniu maksymalnej kwoty odpowiedzialności w statucie

Maksymalna kwota odpowiedzialności w przypadku zawarcia umowy z ograniczoną odpowiedzialnością wynosi kwotę określoną w statucie lub minimalną kwotę odpowiedzialności określoną przez prawo, w zależności od tego, która kwota jest wyższa. Dlatego nie ma sensu ustalać w statucie maksymalnej kwoty odpowiedzialności niższej niż minimalna kwota odpowiedzialności określona przez prawo.

W związku z tym, sens ustalania maksymalnej kwoty odpowiedzialności w statucie ma miejsce tylko wtedy, gdy chcemy ustalić maksymalną kwotę odpowiedzialności wyższą niż minimalna kwota odpowiedzialności określona przez prawo. Dlatego spółka musi zdecydować, czy w ogóle chce ustalić maksymalną kwotę odpowiedzialności w statucie.

Decyzja o ustaleniu maksymalnej kwoty odpowiedzialności w statucie różni się w zależności od spółki. Z punktu widzenia akcjonariusza, który chce dochodzić odpowiedzialności od członka zarządu, lepiej jest, jeśli statut określa maksymalną kwotę odpowiedzialności wyższą niż minimalna kwota odpowiedzialności określona w artykule 425, ustęp 1 Japońskiego Prawa Spółek.

Z drugiej strony, gdy inwestorzy przyjmują członków zarządu spoza spółki, strona wysyłająca, chociaż jest akcjonariuszem, może preferować niższą maksymalną kwotę odpowiedzialności.

Przykład postanowienia w przypadku ustalenia maksymalnej kwoty odpowiedzialności w statucie

Jeśli decydujesz się ustalić maksymalną kwotę odpowiedzialności w statucie, możesz rozważyć następujące postanowienie:

Artykuł ○ (Umowa z ograniczoną odpowiedzialnością między dyrektorami)
Nasza spółka może zawrzeć umowę z dyrektorami (z wyjątkiem dyrektorów wykonawczych itp.) ograniczającą ich odpowiedzialność odszkodowawczą zgodnie z artykułem 423, ustęp 1 Japońskiego Prawa Spółek, zgodnie z postanowieniami artykułu 427, ustęp 1. Jednakże, maksymalna kwota odpowiedzialności odszkodowawczej na podstawie tej umowy wynosi co najmniej ○ jenów, zgodnie z wcześniej ustaloną kwotą lub minimalną kwotą odpowiedzialności określoną przez prawo, w zależności od tego, która kwota jest wyższa.

Przykład postanowienia w przypadku nieustalania maksymalnej kwoty odpowiedzialności w statucie

Jeśli decydujesz się nie ustalać maksymalnej kwoty odpowiedzialności w statucie, możesz rozważyć następujące postanowienie:

Artykuł ○ (Umowa z ograniczoną odpowiedzialnością między dyrektorami)
Nasza spółka może zawrzeć umowę z dyrektorami (z wyjątkiem dyrektorów wykonawczych itp.) ograniczającą ich odpowiedzialność odszkodowawczą zgodnie z artykułem 423, ustęp 1 Japońskiego Prawa Spółek, zgodnie z postanowieniami artykułu 427, ustęp 1. Jednakże, maksymalna kwota odpowiedzialności odszkodowawczej na podstawie tej umowy wynosi minimalna kwota odpowiedzialności określona przez prawo.

Zgoda audytora

Jeśli decydujesz się wprowadzić do statutu postanowienie, które umożliwia zawarcie umowy z ograniczoną odpowiedzialnością, musisz uzyskać zgodę zgromadzenia akcjonariuszy na tę zmianę statutu.

W przypadku spółek z audytorem, przed przedstawieniem zgromadzeniu akcjonariuszy projektu zmiany statutu, musisz uzyskać zgodę wszystkich auditorów (Japońskie Prawo Spółek, artykuł 427, ustęp 3, artykuł 425, ustęp 3, punkt 1). Nawet jeśli spółka ma radę auditorów, nie jest wymagana zgoda rady na przedstawienie tego projektu.

Specjalna uchwała zgromadzenia akcjonariuszy

Po uzyskaniu zgody auditorów na projekt zmiany statutu, musisz uzyskać zgodę zgromadzenia akcjonariuszy na ten projekt.

Aby dokonać zmiany statutu, wymagana jest zgoda zgromadzenia akcjonariuszy w formie specjalnej uchwały (Japońskie Prawo Spółek, artykuł 466, artykuł 309, ustęp 2, punkt 11).

Specjalna uchwała wymaga obecności akcjonariuszy posiadających ponad połowę praw do głosu, którzy mogą je wykonywać, a uchwała jest ważna tylko wtedy, gdy uzyskała poparcie co najmniej dwóch trzecich praw do głosu obecnych akcjonariuszy.

W przypadku zmiany statutu, która jest działaniem wpływającym na podstawy spółki, wymagana jest ostrożna decyzja, dlatego wymagane jest poparcie co najmniej dwóch trzecich praw do głosu obecnych akcjonariuszy.

Rejestracja zmiany

Postanowienie statutu dotyczące umowy z ograniczoną odpowiedzialnością jest przedmiotem rejestracji. Dlatego, jeśli zgromadzenie akcjonariuszy zatwierdzi zmianę statutu i wprowadzi do statutu postanowienie dotyczące zawierania umowy z ograniczoną odpowiedzialnością, musisz zarejestrować to postanowienie (Japońskie Prawo Spółek, artykuł 911, ustęp 3, punkt 25).

Rejestracja musi nastąpić w ciągu dwóch tygodni od momentu wejścia w życie zmiany statutu (Japońskie Prawo Spółek, artykuł 915, ustęp 1).

Uwagi przy tworzeniu umowy z ograniczoną odpowiedzialnością

Podczas zawierania umowy z ograniczoną odpowiedzialnością z dyrektorem niewchodzącym w skład zarządu, należy zwrócić uwagę, aby nie było sprzeczności między ustaleniami dotyczącymi kwoty odpowiedzialności a treścią statutu.

Konkretnie, mogą być ustalone następujące klauzule (gdzie “A” to spółka akcyjna, a “B” to dyrektor niewchodzący w skład zarządu):

Artykuł ○ (Ograniczenie odpowiedzialności odszkodowawczej)
Jeżeli B wyrządzi szkodę A poprzez zaniedbanie swoich obowiązków jako dyrektor A, B ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą wobec A do kwoty określonej w statucie A lub minimalnej kwoty odpowiedzialności określonej w artykule 425 paragraf 1 Japońskiej Ustawy o Spółkach, w zależności od tego, która kwota jest wyższa, pod warunkiem, że B działał w dobrej wierze i nie popełnił poważnego błędu. A zwalnia B od odpowiedzialności za kwoty przekraczające tę kwotę.

Można również rozważyć wprowadzenie klauzul dotyczących ograniczeń wynikających z Japońskiej Ustawy o Spółkach oraz postanowień, że niniejsza umowa będzie miała zastosowanie do działań podjętych przez dyrektora po upływie okresu ważności umowy z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jak zmniejszyć odpowiedzialność dyrektora wykonującego obowiązki

W przeciwieństwie do dyrektorów niewykonujących obowiązków, dyrektorzy wykonujący obowiązki, tacy jak dyrektorzy generalni, nie mogą zawierać umów ograniczających odpowiedzialność.

Jednakże, nawet w przypadku takich dyrektorów, możliwe jest zmniejszenie odpowiedzialności do minimalnej kwoty odpowiedzialności ustawowej poprzez specjalną uchwałę zgromadzenia akcjonariuszy (Artykuł 425, ustęp 1, Japońskiego Prawa Spółek).

Możliwe jest również zmniejszenie odpowiedzialności do minimalnej kwoty odpowiedzialności ustawowej poprzez uchwałę rady dyrektorów (Artykuł 426, ustęp 1, Japońskiego Prawa Spółek). W tym przypadku, konieczne jest określenie w statucie, że odpowiedzialność może być zmniejszona poprzez uchwałę rady dyrektorów. Warto zauważyć, że jeśli wszyscy akcjonariusze wyrażą zgodę, możliwe jest zwolnienie dyrektora z odpowiedzialności (Artykuł 424 Japońskiego Prawa Spółek).

Podsumowanie: Konsultuj się z prawnikiem przy tworzeniu umowy o ograniczonej odpowiedzialności

Wraz ze wzrostem liczby firm wprowadzających pozarządowych dyrektorów, stosowanie umów o ograniczonej odpowiedzialności staje się powszechne jako sposób na ułatwienie ich powołania. Niemniej jednak, zawarcie umowy o ograniczonej odpowiedzialności wymaga wcześniejszego ustalenia w statucie, a także istnieje wiele punktów do sprawdzenia z góry, takich jak ograniczenia dotyczące dyrektorów, którzy mogą zawrzeć umowę, i limit kwoty.

Szczególnie, jeśli zaniedbasz procedury określone w prawie spółek, takie jak zmiana statutu, istnieje ryzyko, że umowa nie będzie uznana za ważną, dlatego wymagana jest szczególna ostrożność. Osobom rozważającym zawarcie umowy o ograniczonej odpowiedzialności z dyrektorem niewchodzącym w skład zarządu zaleca się skonsultowanie się z prawnikiem specjalizującym się w prawie korporacyjnym.

Informacje o środkach podjętych przez naszą kancelarię

W naszej kancelarii zajmujemy się tworzeniem i przeglądem umów dla różnych spraw, od firm notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Tokio (Tokyo Stock Exchange Prime) do firm start-up. Jeśli masz problemy z prawem korporacyjnym, zapoznaj się z poniższymi informacjami.

Artykuł powiązany: Tworzenie i przegląd umów, etc.[ja]