Omówienie kluczowych punktów poprawionej Japońskiej Ustawy o Ochronie Informatorów Publicznych - jakie kroki powinny podjąć przedsiębiorstwa?

Ustawa o ochronie informatorów publicznych (Japońska Ustawa o Ochronie Informatorów Publicznych) została zmieniona w 2020 roku (rok 2020 według kalendarza gregoriańskiego) i weszła w życie 1 czerwca 2022 roku. W wyniku tej nowelizacji, na przedsiębiorcach spoczywa obowiązek stworzenia odpowiednich struktur do właściwego reagowania na wewnętrzne zgłoszenia.

W tym artykule omówimy kluczowe punkty zmiany w Ustawie o ochronie informatorów publicznych oraz odpowiedzi, które przedsiębiorcy powinni podjąć w związku z tą nowelizacją.

Co to jest system ochrony informatorów działających dla dobra publicznego?

“System ochrony informatorów działających dla dobra publicznego” to system, który ma na celu ochronę osób (informatorów), które dostarczają informacje na temat incydentów czy nieprawidłowości w celu służenia dobru publicznemu.

Na przykład, ukrywanie informacji o wycofaniu samochodów z rynku lub fałszowanie żywności i inne nieprawidłowości lub skandale w organizacjach są trudne do wykrycia z zewnątrz, a często ujawniane są dzięki informacjom od osób z wewnątrz. Jednak niektórzy mogą wahać się z zgłoszeniem, obawiając się, że mogą doznać szkód w firmie. Aby uniknąć takich sytuacji, konieczne jest zapewnienie, że informatorzy wewnętrzni nie są traktowani niekorzystnie, na przykład poprzez zwolnienie z pracy.

Dla organizacji, zgłoszenia wewnętrzne umożliwiają wczesne wykrycie problemów i nieprawidłowości, co umożliwia szybką reakcję. Ponadto, ochrona informatorów i odpowiednie reagowanie na zgłoszenia sprzyja samoczyszczącej się funkcji organizacji, zwiększa zaufanie społeczne i poprawia wartość firmy.

System ochrony informatorów działających dla dobra publicznego ma na celu promowanie przestrzegania prawa przez przedsiębiorców i zapewnienie bezpieczeństwa i spokoju obywateli poprzez ochronę informatorów wewnętrznych.

Kluczowe punkty nowelizacji japońskiej Ustawy o Ochronie Informatorów Działających na Rzecz Dobra Publicznego

Nowelizacja z 2020 roku (rok 2 ery Reiwa) została przeprowadzona w celu zwiększenia skuteczności systemu zgłaszania wewnętrznego. Nowelizacja obejmuje następujące punkty:

Obowiązek przygotowania struktury przez przedsiębiorców

Przedsiębiorcy są zobowiązani do następujących działań (art. 11 japońskiej Ustawy o Ochronie Informatorów Działających na Rzecz Dobra Publicznego):

• Określenie osób odpowiedzialnych za obsługę zgłoszeń służących dobru publicznemu
• Przygotowanie niezbędnej struktury do odpowiedniego reagowania na zgłoszenia wewnętrzne

Jednakże, dla małych i średnich przedsiębiorstw zatrudniających mniej niż 300 osób (włączając pracowników niepełnoetatowych), te obowiązki są jedynie zaleceniami.

Jeżeli Premier Japonii uzna to za konieczne, może zażądać od przedsiębiorców raportów na temat tych obowiązków, a także udzielić im porad, wskazówek i zaleceń (art. 15 tej samej ustawy). Ponadto, jeżeli przedsiębiorca nie zastosuje się do zaleceń, może to zostać ogłoszone publicznie (art. 16 tej samej ustawy).

Dodatkowo, osoby odpowiedzialne za obsługę zgłoszeń służących dobru publicznemu są zobowiązane do zachowania poufności informacji, które mogą służyć do identyfikacji informatora. W przypadku naruszenia tego obowiązku, mogą zostać nałożone kary pieniężne do 300 000 jenów (art. 12 i 21 tej samej ustawy).

Informacje, które mogą służyć do identyfikacji informatora, to na przykład imię i nazwisko informatora, numer pracownika itp. Dotyczy to również ogólnych informacji, takich jak płeć, które w połączeniu z innymi informacjami mogą umożliwić identyfikację informatora.

Ułatwienie zgłaszania do organów administracyjnych

Jeżeli firma zwolni informatora z powodu zgłoszenia do organu administracyjnego lub mediów, wymogi dotyczące unieważnienia takiego zwolnienia zostały złagodzone, co ułatwia zgłaszanie (art. 3 tej samej ustawy).

W przypadku zgłoszenia do organu administracyjnego, wymogi zostały rozszerzone nie tylko o “istnienie wystarczających powodów do wiary”, ale także o “przedstawienie dokumentu zawierającego imię i nazwisko, adres itp.”

W przypadku zgłoszenia do mediów, przed nowelizacją dotyczyło to tylko zagrożeń dla życia i zdrowia, ale po nowelizacji dodano także “zagrożenia dla mienia”. Dodano również “istnienie wystarczających powodów do wiary, że firma ujawni informacje umożliwiające identyfikację informatora”.

Rozszerzenie ochrony informatorów działających na rzecz dobra publicznego

Dotychczas ochrona obejmowała tylko pracowników, ale nowelizacja rozszerzyła ją na osoby, które opuściły firmę w ciągu ostatniego roku, oraz na członków zarządu (art. 2 ust. 1 tej samej ustawy).

W związku z dodaniem członków zarządu do osób objętych ochroną, zabronione jest niewłaściwe traktowanie członków zarządu, a jeżeli członek zarządu zostanie usunięty z powodu zgłoszenia służącego dobru publicznemu, może on złożyć wniosek o odszkodowanie (art. 5 ust. 3 i art. 6 tej samej ustawy). Ponadto, zakres ochrony, który dotychczas obejmował tylko kary kryminalne, został rozszerzony o kary administracyjne (art. 2 ust. 3 tej samej ustawy).

Dodatkowo, oprócz zakazu niewłaściwego traktowania, takiego jak zwolnienie lub obniżenie wynagrodzenia z powodu zgłoszenia, zakazane jest również żądanie odszkodowania od informatora działającego na rzecz dobra publicznego za szkody spowodowane zgłoszeniem (art. 7 tej samej ustawy).

Rozszerzenie zakresu faktów, które są objęte ochroną jako temat zgłoszenia

Nowelizacja rozszerzyła zakres faktów, które są objęte ochroną jako temat zgłoszenia (art. 2 ust. 3 tej samej ustawy).

Określono to jako “fakty dotyczące przestępstw określonych w tej ustawie i ustawach wymienionych w załączniku (włączając rozporządzenia na podstawie tych ustaw) lub fakty stanowiące podstawę do nałożenia grzywny określonej w tej ustawie i ustawach wymienionych w załączniku (włączając rozporządzenia na podstawie tych ustaw)”.

“Ustawy wymienione w załączniku” są określone w “Rozporządzeniu określającym ustawy wymienione w załączniku nr 8 do japońskiej Ustawy o Ochronie Informatorów Działających na Rzecz Dobra Publicznego (rozporządzenie z 2005 roku nr 146)”. Lista ustaw jest dostępna na stronie Urzędu ds. Konsumentów jako “Lista ustaw, które mogą być tematem zgłoszenia (474 ustawy) (stan na 1 lutego 2021 roku)”.

Środki, które przedsiębiorcy powinni podjąć, aby odpowiednio reagować na zgłoszenia wewnętrzne

Przedsiębiorcy zatrudniający ponad 300 osób muszą zrozumieć treść zobowiązań nałożonych na nich w wyniku ostatniej nowelizacji i odpowiednio na nie reagować. W tym miejscu omówimy środki, które powinni podjąć przedsiębiorcy.

Budowanie struktury do odpowiedniego reagowania na zgłoszenia wewnętrzne

W japońskim Prawie o Ochronie Informatorów Publicznych (Japanese Whistleblower Protection Act) nie ma przepisów dotyczących sposobu ustanowienia wewnętrznego punktu zgłoszeń, a faktyczny sposób ustanowienia takiego punktu pozostawiony jest do decyzji przedsiębiorcy. Możliwe są różne scenariusze, takie jak ustanowienie punktu zgłoszeń wewnątrz organizacji, na przykład w dziale personalnym, zlecanie punktu zgłoszeń firmie zewnętrznej, takiej jak kancelaria prawna, lub ustanowienie punktu zgłoszeń zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji.

Niezależnie od wybranego modelu, konieczne jest przestrzeganie poniższych zasad:

• Ustanowienie wewnętrznego punktu zgłoszeń publicznych: wyznaczenie konkretnego działu lub osoby odpowiedzialnej za przeprowadzanie dochodzeń i wprowadzanie środków naprawczych
• Środki zapewniające niezależność od kierownictwa organizacji: zapewnienie niezależności od kierownictwa organizacji w przypadku spraw dotyczących kierownictwa lub innych kierowników
• Środki dotyczące realizacji zadań związanych z reagowaniem na zgłoszenia publiczne: przeprowadzanie dochodzeń wewnętrznych i wprowadzanie środków naprawczych
• Środki eliminujące konflikt interesów w działaniach związanych z reagowaniem na zgłoszenia publiczne: zapobieganie zaangażowaniu osób związanych ze sprawą w działania związane z reagowaniem na zgłoszenia publiczne

Przedsiębiorcy muszą wyznaczyć osoby odpowiedzialne za reagowanie na zgłoszenia publiczne, przyjmować zgłoszenia, przeprowadzać dochodzenia wewnętrzne i, jeśli to konieczne, wprowadzać środki naprawcze.

Tworzenie struktury ochrony informatorów publicznych

Nawet jeśli ustanowiono punkt zgłoszeń wewnętrznych, jeśli nie zapewni się ochrony zgłaszających, system ochrony informatorów publicznych nie będzie działał prawidłowo. Dlatego przedsiębiorcy muszą podjąć następujące środki:

• Środki zapobiegające niekorzystnemu traktowaniu: zapobieganie niekorzystnemu traktowaniu i, jeśli zostanie ono wykryte, udzielanie pomocy/nałożenie sankcji na osoby, które stosują niekorzystne traktowanie
• Środki zapobiegające udostępnianiu informacji poza zakresem: zapobieganie udostępnianiu informacji poza zakresem i, jeśli zostanie ono wykryte, udzielanie pomocy

Niekorzystne traktowanie informatorów publicznych obejmuje nie tylko zwolnienie, ale także obniżenie wynagrodzenia, degradację, wymuszenie rezygnacji itp.

Środki, które powinni podjąć przedsiębiorcy, są szczegółowo opisane w Wytycznych dotyczących środków, które przedsiębiorcy powinni podjąć zgodnie z przepisami art. 11 ust. 1 i 2 Prawa o ochronie informatorów publicznych, w celu zapewnienia ich odpowiedniego i skutecznego wdrażania[ja] (Zawiadomienie Gabinetu nr 118 z dnia 20 sierpnia 2021 roku (3 roku Reiwa)).

Podsumowanie: Skonsultuj się z adwokatem w sprawie środków przeciwdziałających Ustawie o Ochronie Informatorów Publicznych

Ustawa o Ochronie Informatorów Publicznych (japońska Ustawa o Ochronie Informatorów Publicznych) została zmieniona, co zobowiązuje przedsiębiorców do wprowadzenia odpowiednich systemów umożliwiających prawidłowe reagowanie na wewnętrzne zgłoszenia. W związku z tym, obowiązki, które firmy muszą spełnić, wzrosły. Ponadto, w przypadku otrzymania zgłoszenia, konieczne jest wcześniejsze przygotowanie systemu umożliwiającego odpowiednie reagowanie na takie zgłoszenia.

Odpowiednia ochrona informatorów i rzetelne reagowanie na zgłoszenia jest ważne zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla społeczeństwa. W sprawie systemu ochrony informatorów publicznych, prosimy o konsultację z adwokatem.

Informacje o środkach podjętych przez naszą kancelarię

Kancelaria prawna Monolith to firma prawnicza z bogatym doświadczeniem w dziedzinie IT, a w szczególności prawa internetowego. Japońska ustawa o ochronie informatorów publicznych przyciąga coraz więcej uwagi, a potrzeba kontroli prawnej stale rośnie. Nasza kancelaria oferuje rozwiązania obejmujące wszystkie aspekty prawa korporacyjnego dla firm IT i startupów. Szczegóły znajdują się w poniższym artykule.

Zakres usług Kancelarii Prawnej Monolith: Prawo korporacyjne dla firm IT i startupów[ja]