Sposób procedury opt-in przy dystrybucji biuletynu

Wcześniej w marketingu e-mailowym dominowały bezpośrednie wiadomości e-mail, ale z rozpowszechnieniem się Internetu, znaczenie “newsletterów” (e-mailowych magazynów) znacznie wzrosło.

Łatwość i szybkość dostarczania newsletterów do użytkowników na całym świecie za pomocą jednego kliknięcia, a także niski koszt, to duże atuty newsletterów.

Jednakże, jeśli nie przestrzegasz odpowiednich przepisów prawnych podczas wysyłania newsletterów, możesz zostać ukarany karą pozbawienia wolności lub grzywną.

Wiele osób nie zna dobrze szczególnie ważnego “regulaminu opt-in”, dlatego tym razem wyjaśnimy w prosty sposób “procedurę opt-in przy wysyłaniu newsletterów”, która jest niezbędna do bezpiecznej dystrybucji newsletterów.

Co to jest regulacja Opt-in?

“Opt-in” oznacza, że odbiorca wyraża “zgodę” na otrzymywanie e-maili od określonego nadawcy, albo prosi o wysyłanie e-maili. Zasadę zakazującą reklam e-mailowych do odbiorców, którzy nie wyrazili “zgody”, nazywamy “regulacją Opt-in”.

Do zmiany prawa w 2008 roku (rok 2008 w kalendarzu gregoriańskim), stosowano system, który zakazywał wysyłania e-maili do odbiorców, którzy powiadomili nadawcę o odmowie odbioru, znanego jako “Opt-out”. Jednak ze względu na wzrost liczby przypadków, system został zmieniony na “Opt-in”.

Podstawą regulacji Opt-in jest artykuł 3 ustęp 1 Japońskiej Ustawy o Określonym E-mailu (Ustawa o Poprawie Wysyłki Określonego E-mailu).

Artykuł 3 (Ograniczenia w wysyłaniu określonego e-maila)
Nadawca nie może wysyłać określonego e-maila do osób innych niż wymienione poniżej:
1. Osoby, które wcześniej powiadomiły nadawcę lub osobę zlecającą wysyłkę (osoba, która zleciła wysyłkę e-maila (dotyczy tylko organizacji działających w celu zysku i osób prowadzących działalność gospodarczą). Dalej to samo.) o swojej zgody na wysyłanie e-maila
2. Osoby, które poza tymi wymienionymi w poprzednim punkcie, powiadomiły nadawcę lub osobę zlecającą wysyłkę o swoim adresie e-mail zgodnie z przepisami Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Komunikacji oraz Gabinetu Premiera
3. Osoby, które poza tymi wymienionymi w poprzednich dwóch punktach, mają relacje handlowe z osobą prowadzącą działalność związaną z reklamą lub promocją za pośrednictwem określonego e-maila
4. Organizacje lub osoby (tylko te prowadzące działalność gospodarczą), które poza tymi wymienionymi w poprzednich trzech punktach, opublikowały swój adres e-mail zgodnie z przepisami Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Komunikacji oraz Gabinetu Premiera

Określony e-mail

“Określony e-mail” to e-mail wysyłany w celach komercyjnych przez nadawcę (organizację lub osobę) w celu reklamy lub promocji. Następujące e-maile również kwalifikują się jako “e-maile wysyłane w celu reklamy lub promocji”:

• E-maile, których celem wysyłki jest przekierowanie do strony internetowej mającej na celu reklamę lub promocję informacji o usługach lub produktach biznesowych
• E-maile, które udają zaproszenia do mediów społecznościowych, powiadomienia o wygranej w konkursie, e-maile od znajomych lub kontakty od innych członków na stronach dla członków, w celu przekierowania do strony internetowej o charakterze komercyjnym

Jednakże, następujące e-maile nie kwalifikują się jako “określone e-maile”:

• E-maile zawierające powiadomienia związane z transakcjami, takie jak informacje o warunkach transakcji lub powiadomienia o opłatach, które nie zawierają treści reklamowych lub promocyjnych i nie przekierowują do stron internetowych o charakterze reklamowym lub promocyjnym
• E-maile zawierające jedynie pozdrowienia sezonowe, które nie zawierają treści reklamowych lub promocyjnych i nie przekierowują do stron internetowych o charakterze reklamowym lub promocyjnym
• E-maile wysyłane przez organizacje non-profit, takie jak organizacje polityczne, religijne, NPO, związki zawodowe, itp.

Kary

W przypadku naruszenia Japońskiej Ustawy o Określonym E-mailu, Minister Spraw Wewnętrznych i Komunikacji oraz Premier mogą wydać nadawcy “nakaz zgodności”, “nakaz poprawy” lub “anulowanie rejestracji”.

Ponadto, jeśli nadawca fałszuje informacje o sobie podczas wysyłki, lub nie przestrzega różnych nakazów, może zostać ukarany karą pozbawienia wolności do jednego roku lub grzywną do 1 miliona jenów (w przypadku osób prawnych, oprócz ukarania sprawcy, grzywna do 30 milionów jenów może zostać nałożona na osobę prawną).

Wyjątki od regulacji opt-in

Regulacja opt-in pozwala na wysyłanie określonych e-maili, jeśli odbiorca wyraził “zgodę” na ich otrzymywanie. Oprócz tego, wysyłanie określonych e-maili jest dozwolone dla osób opisanych poniżej.

Osoby, które podały swój adres e-mail na piśmie

Jeśli przekazałeś “na piśmie”, na przykład na wizytówce, swój adres e-mail, to jest zrozumiane, że zgadzasz się na możliwość otrzymywania e-maili od drugiej strony. Dlatego druga strona może wysyłać określone e-maile, nawet bez Twojej “zgody”.

Co więcej, nawet jeśli nie jest to “na piśmie”, ale podałeś swój adres e-mail, na przykład na stronie internetowej, wysyłanie określonych e-maili jest możliwe w następujących przypadkach, nawet bez Twojej “zgody”:

• Jeśli reklama jest zamieszczona w e-mailu dotyczącym ważnych spraw, takich jak “zawarcie umowy”, “treść umowy”, “potwierdzenie zamówienia”
• Jeśli reklama jest zamieszczona w części e-maili, takich jak newslettery, które są wysyłane za zgodą odbiorcy
• Jeśli reklama jest warunkiem darmowego korzystania z takich usług jak darmowy e-mail

Uwaga: Wymiana wizytówek online nie jest uważana za “na piśmie”, więc podlega regulacji opt-in.

Osoby, które mają relacje handlowe

Na przykład, jeśli klient, który otworzył konto w instytucji finansowej, nadal korzysta z tej instytucji, uważa się, że istnieje relacja handlowa między instytucją finansową a klientem, co stanowi wyjątek od regulacji opt-in.

Jednakże, jeśli ktoś dokonał zakupu tylko raz w sklepie internetowym, nie można powiedzieć, że istnieje stała relacja handlowa między sklepem internetowym a klientem, co oznacza, że podlega on regulacji opt-in.

Osoby, które publicznie podały swój adres e-mail

Celem podania adresu e-mail jest otrzymywanie e-maili od osób trzecich, dlatego uważa się, że wysyłanie określonych e-maili jest dozwolone, nawet jeśli jest to poza regulacją opt-in. Jednakże, jeśli wyraźnie zaznaczono, że odrzuca się otrzymywanie określonych e-maili, to podlega to regulacji opt-in.

Jak przeprowadzić procedurę opt-in

Jak uzyskać “zgodę”

Najważniejszym elementem regulacji opt-in jest uzyskanie wyraźnej zgody odbiorcy na wysyłanie określonych e-maili. Aby stwierdzić, czy taka zgoda została udzielona, konieczne jest spełnienie następujących warunków:

• Odbiorca musi być świadomy, że zostanie wysłany “określony e-mail”
• Musi wyrazić “zgodę” na to

Aby uzyskać wyraźną zgodę, konieczne jest, aby odbiorca odpowiedział na e-mail z prośbą o zgodę lub potwierdzenie.

<Przykład>
“※Ten e-mail jest wysyłany do osób, które w przeszłości uczestniczyły w naszych seminariach, skontaktowały się z nami itp. Jeśli chcesz otrzymywać nasz newsletter dotyczący naszych usług i produktów, prosimy o odpowiedź na ten e-mail.

Jak wyświetlać informacje, aby uzyskać “zgodę”

Aby uzyskać “zgodę”, odbiorca musi być świadomy, że ① e-mail zostanie wysłany przez określoną osobę, oraz ② e-mail zawierający reklamy zostanie wysłany. Poniżej przedstawiamy zalecane metody wyświetlania tych informacji:

• Podkreślaj informacje za pomocą “rozmiaru” i “koloru” tekstu
• Umieść informacje “blisko przycisku zgłoszenia”
• Użyj pustego pola wyboru “Chcę otrzymywać e-maile reklamowe”, które odbiorca musi zaznaczyć samodzielnie (domyślnie wyłączone)
• Jeśli pole wyboru “Chcę otrzymywać e-maile reklamowe” jest zaznaczone domyślnie (domyślnie włączone), upewnij się, że odbiorca jest świadomy tego, podkreślając to kolorem lub podkreśleniem
• Jeśli e-mail zawierający reklamy ma być wysłany przez kilka firm, podaj “branżę”, “nazwę firmy”, “nazwę strony” itp. każdej z nich

Dodatkowo, aby zapobiec przypadkowemu udzieleniu “zgody” przez odbiorcę, zalecamy wyświetlanie ① faktu, że odbiorca wyraził zgodę na wysyłanie określonego e-maila, oraz ② tytułu określonego e-maila, na ekranie potwierdzenia zgłoszenia.

Zalecany double opt-in

Double opt-in oznacza wysłanie e-maila potwierdzającego, nie zawierającego treści reklamowych, na adres e-mail odbiorcy, który wyraził zgodę na otrzymywanie e-maili, a następnie potwierdzenie zgody na wysyłanie określonych e-maili na podstawie odpowiedzi odbiorcy.

Jest to zalecana metoda, skuteczna w zapobieganiu nieautoryzowanemu użyciu cudzych adresów e-mail (“podszywanie się”) i udowadnianiu zgody odbiorcy.

Czy możliwe jest uzyskanie “zgody” telefonicznie?

Przepisy prawa nie ograniczają sposobu uzyskania zgody, więc zgoda uzyskana telefonicznie jest również ważna. Jednak ze względu na obowiązek przechowywania “dowodów zgody”, musisz przechowywać dowody okoliczności uzyskania zgody, takie jak “czas” i “metoda”.

Obowiązki nadawcy newslettera

Nadawcy określonych e-maili, takich jak newslettery, oprócz uzyskania “zgody” od odbiorcy, mają również kilka innych obowiązków.

Informacje o możliwości rezygnacji

W Japońskiej Ustawie o Określonych E-mailach oraz jej przepisach wykonawczych, określono obowiązek umieszczania w określonych e-mailach następujących informacji:

• Nazwisko lub nazwa osoby odpowiedzialnej za wysyłkę określonego e-maila
• Adres osoby odpowiedzialnej za wysyłkę
• Informacja o możliwości rezygnacji z otrzymywania wiadomości
• Adres e-mail lub adres strony internetowej do wykorzystania w przypadku rezygnacji
• Numer telefonu, adres e-mail lub adres strony internetowej do składania skarg i zapytań

<Przykład informacji o możliwości rezygnacji>
“Możesz zrezygnować z otrzymywania naszych wiadomości w dowolnym momencie, klikając link na dole każdego e-maila.”

<Przykład sposobu rezygnacji>
“Jeśli chcesz zrezygnować z otrzymywania naszych wiadomości, prosimy o kliknięcie poniższego linku.”
“Zmiana ustawień lub rezygnacja z subskrypcji newslettera tutaj”

W przypadku informacji o możliwości rezygnacji, ważne jest, aby była ona łatwo zauważalna dla odbiorcy, zarówno pod względem “rozmiaru” tekstu, “koloru”, jak i “umiejscowienia”.

Zalecane dodanie polityki prywatności

Zalecamy dodanie do “informacji kontaktowych” na stronie internetowej postanowień dotyczących “ujawniania”, “poprawiania”, “zatrzymywania użytkowania” itp. danych osobowych odbiorcy, takich jak adres e-mail, w polityce prywatności.

<Przykład>
“Nasza firma, w przypadku otrzymania wniosku o “ujawnienie”, “poprawienie”, “dodanie”, “usunięcie”, “zatrzymanie użytkowania”, “usunięcie” itp. (zwane dalej “ujawnianiem itp.”) dotyczących posiadanych danych osobowych, po potwierdzeniu, że osoba składająca wniosek to osoba, której dane dotyczą, odpowie na ten wniosek bez zbędnej zwłoki, zgodnie z Japońską Ustawą o Ochronie Danych Osobowych.”

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o “kluczowych punktach tworzenia polityki prywatności zgodnej z Japońską Ustawą o Ochronie Danych Osobowych”, zapraszamy do zapoznania się z poniższym artykułem.

https://monolith.law/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

Zachowanie “dowodów zgody”

W przypadku regulacji opt-in, do oceny legalności kluczowe jest istnienie “zgody” odbiorcy przed wysłaniem wiadomości, dlatego Japońska Ustawa o Określonych E-mailach w artykule 3, ustęp 2, nakłada obowiązek zachowania “dowodów zgody”.

Zawartość zapisu

Zawartość “dowodów zgody” to jedno z poniższych:

• Zapis pokazujący okoliczności, takie jak “adres e-mail”, “czas” i “metoda” uzyskania zgody
• W przypadku uzyskania “zgody” za pomocą dokumentu, e-maila, strony internetowej itp., zapis standardowych części tekstu lub układu strony prezentowanych odbiorcy podczas uzyskiwania “zgody”

Okres przechowywania

Okres przechowywania jest zasadniczo określony jako okres do jednego miesiąca od dnia zaprzestania wysyłki określonych e-maili. Jednakże, w przypadku naruszenia przepisów prawnych i otrzymania nakazu podjęcia działań, okres przechowywania może ulec zmianie w zależności od ostatniego dnia wysyłki, dlatego należy zachować ostrożność.

Podsumowanie

W tym artykule szczegółowo omówiliśmy: ① co to jest regulacja opt-in, ② wyjątki od regulacji opt-in, ③ sposób postępowania opt-in, ④ obowiązki nadawcy newslettera, na podstawie “Japońskiej Ustawy o Specyficznej Poczcie Elektronicznej” oraz innych powiązanych przepisów prawnych.

W rzeczywistych scenariuszach biznesowych, mogą pojawić się przypadki nieomówione w tym artykule.

W takich sytuacjach, zamiast podejmować decyzje samodzielnie, zalecamy skonsultowanie się z góry z prawnikiem o bogatym doświadczeniu i specjalistycznej wiedzy.