O Conselho de Administração no Direito Societário Japonês: Seu Papel e Funcionamento

Em uma sociedade por ações no Japão, o conselho de administração é um órgão de extrema importância que constitui o núcleo da governança corporativa. O seu papel é diversificado, abrangendo desde a decisão da política de gestão da empresa até a supervisão da execução das operações diárias e a seleção do diretor representante, formando a base que sustenta o crescimento saudável e o desenvolvimento sustentável da empresa. O conselho de administração é um órgão de tomada de decisão estabelecido para concretizar a política de operação da empresa e desempenhar a função de supervisão da gestão, não apenas buscando a execução eficiente das operações, mas também funcionando como um órgão que cumpre objetivos mais amplos de governança corporativa, como a conformidade com as leis, a prevenção de fraudes e a proteção dos interesses dos acionistas. Este artigo explica o quadro legal do conselho de administração estabelecido pela Lei das Sociedades por Ações do Japão, suas principais autoridades e procedimentos operacionais, bem como os princípios importantes relacionados à responsabilidade dos diretores. Além disso, através de exemplos de casos judiciais japoneses, apresentaremos interpretações legais práticas do conselho de administração e abordaremos as características do conselho em diversos designs institucionais. Esperamos que este artigo contribua para um melhor entendimento da governança corporativa no Japão.

A Base Legal e o Dever de Instalação do Conselho de Administração sob a Lei Japonesa

A lei das sociedades por ações do Japão estabelece claramente as disposições relativas à instalação do conselho de administração como órgão da empresa. Existem casos em que a instalação do conselho de administração é legalmente obrigatória. Por exemplo, as empresas públicas devem instalar um conselho de administração (Artigo 327, Parágrafo 1 da Lei das Sociedades por Ações Japonesa). Uma empresa pública é aquela que não possui disposições estatutárias que restrinjam a transferência de todas ou parte das suas ações. Tais empresas, ao captarem fundos de um grande número de acionistas, são especialmente exigidas a ter transparência na gestão e uma função de supervisão reforçada, razão pela qual a instalação do conselho de administração é obrigatória.

Além disso, empresas que adotam um design institucional específico, como a empresa com comitê de auditoria, a empresa com comitê de auditoria e outros, ou a empresa com comitê de nomeação, também são obrigadas a instalar um conselho de administração (Artigo 327, Parágrafo 1 da Lei das Sociedades por Ações Japonesa). Estes designs institucionais são escolhidos para construir um sistema de governança corporativa mais avançado, de acordo com o tamanho da empresa e a natureza do negócio. A obrigação de instalar um conselho de administração em empresas com um design institucional específico não é apenas para cumprir um requisito formal da lei. Isso se deve ao fato de que, em empresas de maior escala ou com estruturas de gestão mais complexas, a transparência na gestão, a justiça e o aumento da credibilidade externa junto aos acionistas e ao mercado, bem como o reforço da governança, são essenciais. A lei exige um sistema de supervisão mais robusto de acordo com o estágio de crescimento e as características da empresa, e o conselho de administração desempenha um papel central nisso, mantendo a proteção dos investidores e a integridade do mercado. O Artigo 1 da Lei das Sociedades por Ações Japonesa estabelece que, salvo disposições especiais em outras leis, a constituição, organização, operação e gestão da empresa devem ser conforme determinado pela Lei das Sociedades por Ações, e o dever de instalar o conselho de administração também se baseia neste princípio fundamental.  

Principais Funções e Autoridades do Conselho de Administração sob a Lei Japonesa

O Conselho de Administração possui um papel e autoridades extremamente importantes na gestão de uma sociedade anónima. As suas principais funções incluem a tomada de decisões relativas à execução dos negócios da empresa, a supervisão da execução das funções dos diretores e a nomeação e destituição do diretor representante, conforme estabelecido no Artigo 362, Parágrafo 1 da Lei das Sociedades por Ações do Japão (Japanese Companies Act) .  

Em primeiro lugar, o Conselho de Administração toma decisões sobre a “execução dos negócios” da empresa. O Artigo 362, Parágrafo 2 da Lei das Sociedades por Ações especifica certos assuntos importantes, como a disposição e aquisição de ativos importantes, a contração de dívidas significativas, a nomeação e destituição de gerentes e outros funcionários importantes, a criação, alteração e abolição de filiais e outras organizações importantes, a emissão de obrigações e a implementação de sistemas para assegurar que a execução das funções dos diretores esteja em conformidade com as leis e estatutos (sistema de controle interno), entre outros. Estes assuntos têm um impacto significativo na gestão empresarial e, por isso, exigem uma deliberação e decisão cuidadosas por parte do Conselho de Administração. A especificação destas “execuções de negócios importantes” é feita porque são assuntos de grande relevância que podem afetar o futuro da empresa e, em vez de serem deixados ao critério de um único diretor, são discutidos e decididos pelo Conselho de Administração, um órgão colegiado composto por vários diretores, com o objetivo de promover um julgamento mais objetivo e cauteloso e de dispersar os riscos.  

Em seguida, o Conselho de Administração supervisiona a “execução das funções dos diretores”. Esta é uma função crucial para garantir que cada diretor execute suas funções de forma adequada, em conformidade com as leis, estatutos e decisões do Conselho de Administração, assegurando assim a gestão saudável da empresa (Artigo 362, Parágrafo 1 da Lei das Sociedades por Ações) . A supervisão mútua entre os diretores contribui para a prevenção de atos ilícitos e o fortalecimento da governança corporativa . Esta função de supervisão atua como uma rede de segurança para verificar continuamente se as atividades decididas estão sendo executadas adequadamente e para prevenir fraudes e decisões impróprias.  

Além disso, o Conselho de Administração é responsável pela nomeação e destituição do “diretor representante”, que é o topo da empresa (Artigo 362, Parágrafo 1 da Lei das Sociedades por Ações) . O diretor representante desempenha um papel crucial na execução dos negócios e na representação da empresa, tornando a sua nomeação e destituição autoridades extremamente importantes para o Conselho de Administração.  

Através destas funções, o Conselho de Administração contribui para a valorização da empresa e a redução dos riscos de gestão. O fato de as autoridades do Conselho de Administração serem compostas por dois pilares, “decisão” e “supervisão”, indica que ele equilibra ambos os aspectos da gestão, “ataque” (decisão) e “defesa” (supervisão), construindo assim um sistema que permite o crescimento sustentável da empresa e a gestão adequada dos riscos. A separação e a colaboração entre decisão e supervisão são a essência do sistema do Conselho de Administração na Lei das Sociedades por Ações do Japão e são consideradas um mecanismo que sustenta a governança corporativa saudável.

As principais funções e autoridades do Conselho de Administração estão resumidas na tabela a seguir.

Operações e Procedimentos do Conselho de Administração sob a Lei Japonesa

Para que o Conselho de Administração desempenhe adequadamente as suas funções, é essencial cumprir os procedimentos operacionais estabelecidos pela lei das sociedades japonesas. Estes procedimentos não servem apenas para facilitar o andamento das reuniões, mas também funcionam como um mecanismo importante para assegurar a função de supervisão do Conselho de Administração e, consequentemente, clarificar a responsabilidade dos diretores.

Primeiramente, os “procedimentos de convocação e notificação” são a base para a realização das reuniões do Conselho de Administração. Em princípio, qualquer diretor pode convocar uma reunião do Conselho de Administração (Artigo 366, Parágrafo 1 da Lei das Sociedades Japonesas). A notificação de convocação deve ser enviada a cada diretor e a cada auditor com autoridade de supervisão de negócios, pelo menos uma semana antes do dia da reunião do Conselho de Administração (ou dentro do período estabelecido nos estatutos, se for menor) (Artigo 368, Parágrafo 1 da Lei das Sociedades Japonesas). No entanto, é possível realizar uma reunião sem os procedimentos de convocação se houver consentimento de todos os diretores (exceto os que são membros do comitê de auditoria em empresas com tal comitê) e auditores (Artigos 366, Parágrafo 2 e 368, Parágrafo 2 da Lei das Sociedades Japonesas). A falta de notificação de convocação ou a definição de uma data que dificulte a presença pode levar à invalidade das deliberações, exigindo-se, portanto, uma rigorosa conformidade. A rigorosidade da notificação de convocação garante que todos os diretores possam considerar a agenda com antecedência e se preparem adequadamente para a reunião, estabelecendo assim a base para uma tomada de decisão apropriada.

Em seguida, a “criação e armazenamento das atas” são de extrema importância para a transparência e a garantia de responsabilidade do Conselho de Administração. De acordo com as disposições do Ministério da Justiça, é necessário elaborar atas das deliberações do Conselho de Administração (Artigo 369, Parágrafo 1 da Lei das Sociedades Japonesas). As atas devem ser assinadas ou seladas pelos diretores e auditores presentes, e presume-se que aqueles que não registraram objeções concordaram com as deliberações (Artigos 369, Parágrafos 3 e 5 da Lei das Sociedades Japonesas). As atas servem como prova das decisões da empresa e desempenham um papel crucial em disputas futuras ou na atribuição de responsabilidades. A obrigação de registrar objeções nas atas é um meio de defesa para que os diretores esclareçam suas opiniões e não sejam responsabilizados por deliberações inadequadas posteriormente, ao mesmo tempo que serve como prova de que o processo de tomada de decisão da empresa é transparente.

Por fim, o “dever de relatório dos diretores” é essencial para que o Conselho de Administração exerça efetivamente sua função de supervisão. Os diretores representativos e os diretores executivos devem relatar o estado da execução de suas funções ao Conselho de Administração pelo menos uma vez a cada três meses (Artigo 363, Parágrafo 2 da Lei das Sociedades Japonesas). Este dever de relatório permite que o Conselho de Administração compreenda o progresso dos negócios e a existência de riscos, possibilitando uma tomada de decisão e supervisão adequadas. A negligência no cumprimento do dever de relatório pode resultar na responsabilização dos diretores. O dever de relatório periódico fornece uma base de informações para que o Conselho de Administração esteja sempre ciente da situação da execução dos negócios e possa responder rapidamente em caso de problemas. Estes procedimentos são elementos essenciais para o funcionamento saudável e a responsabilidade do Conselho de Administração, não sendo meras formalidades, mas sim requisitos legais importantes para aumentar a eficácia da governança.

O Desenho Institucional e o Papel do Conselho de Administração sob a Lei das Sociedades Japonesas

A Lei das Sociedades do Japão permite um desenho institucional flexível, adaptado ao tamanho e às características específicas das empresas, com três padrões principais. Dependendo do desenho institucional escolhido, o papel e as autoridades do conselho de administração também variam.

Empresas com Conselho Fiscal no Japão

Uma das estruturas organizacionais mais comuns é a empresa com conselho fiscal, onde o conselho de administração toma decisões sobre a execução dos negócios e supervisiona a atuação dos diretores (Artigo 362, Parágrafo 1 da Lei das Sociedades Japonesas). O conselho fiscal é eleito pela assembleia geral de acionistas e tem a função de auditar a execução das tarefas dos diretores e dos contabilistas. O conselho fiscal audita o cumprimento dos deveres de diligência e lealdade dos diretores, a existência de violações das leis ou estatutos e, se necessário, tem autoridade para reportar ao conselho de administração ou solicitar a cessação de atos ilegais. Assim, a função de supervisão do conselho de administração é complementada e reforçada pelo conselho fiscal. Nas empresas com conselho fiscal, é necessário eleger no mínimo três diretores (Artigo 331, Parágrafo 5 da Lei das Sociedades Japonesas).

Empresas com Comitê de Auditoria e Outros Comitês Semelhantes em Japão

As empresas com Comitê de Auditoria e Outros Comitês Semelhantes representam um desenho institucional que fortalece a função de supervisão da gestão ao incorporar um comitê de auditoria dentro do conselho de administração. O comitê de auditoria deve ser composto por pelo menos três diretores, e a maioria deles deve ser de diretores externos, conforme estipulado no Artigo 331, Parágrafo 6, da Lei das Sociedades Japonesas (2005). Os diretores que são membros do comitê de auditoria têm como responsabilidades a auditoria da execução dos deveres dos diretores, a elaboração de relatórios de auditoria e a decisão sobre propostas a serem apresentadas na assembleia geral de acionistas relativas à nomeação e destituição dos auditores contábeis, conforme definido no Artigo 399-2, Parágrafo 3, da mesma lei. Além disso, os diretores membros do comitê de auditoria devem comparecer às reuniões do conselho de administração e expressar suas opiniões sempre que considerarem necessário, de acordo com o Artigo 399-2, Parágrafo 3, e devem reportar imediatamente ao conselho de administração caso descubram qualquer ato de má conduta, conforme o Artigo 399-4. Este sistema visa aumentar a transparência da gestão e conquistar a confiança dos acionistas e investidores.

Empresas com Comitês de Nomeação e Afins sob a Lei Japonesa

Empresas com comitês de nomeação e afins são aquelas que estabelecem dentro do seu conselho de administração três comitês distintos: o comitê de nomeação, o comitê de auditoria e o comitê de remuneração, separando claramente as funções executivas das funções de supervisão. Neste modelo, o conselho de administração decide sobre as políticas fundamentais de gestão e supervisiona a execução das funções dos executivos, enquanto os diretores, em princípio, não executam tarefas operacionais (Artigo 415 e Artigo 416 da Lei das Sociedades Japonesa). As funções executivas são delegadas aos “executivos” nomeados pelo conselho de administração (Artigo 402, Parágrafo 1, e Artigo 418 da Lei das Sociedades Japonesa).  

• O comitê de nomeação decide sobre o conteúdo das propostas de nomeação e destituição de diretores a serem apresentadas na assembleia geral de acionistas (Artigo 404, Parágrafo 1 da Lei das Sociedades Japonesa).  
• O comitê de auditoria realiza a auditoria da execução das funções dos diretores e executivos e elabora relatórios de auditoria (Artigo 404, Parágrafo 2 da Lei das Sociedades Japonesa).  
• O comitê de remuneração decide sobre o conteúdo da remuneração individual dos executivos e afins (Artigo 404, Parágrafo 3 da Lei das Sociedades Japonesa).  

Este sistema visa a uma separação rigorosa entre propriedade e gestão, buscando conciliar a transparência da gestão com a tomada de decisões ágil. A Lei das Sociedades Japonesa permite múltiplos modelos organizacionais para atender às diversas necessidades das empresas (tamanho, tipo de negócio, consciência de governança, etc.), oferecendo flexibilidade para construir o sistema de governança corporativa mais adequado. Enquanto a empresa com auditor estatutário é a mais tradicional e facilmente aplicável a pequenas e médias empresas, as empresas com comitês de auditoria e as empresas com comitês de nomeação e afins estão evoluindo para fortalecer a transparência da gestão e a independência da função de supervisão, a fim de ganhar a confiança de investidores internacionais e de grandes corporações. Em particular, a rigorosa separação entre propriedade e gestão nas empresas com comitês de nomeação e afins é evidente na intenção de que o conselho de administração se afaste das funções executivas e se concentre na supervisão, alcançando uma governança mais objetiva e rigorosa. Isso destaca o aspecto do sistema legal como uma opção estratégica que permite às empresas escolher o modelo de governança mais adequado às suas características.

As características do conselho de administração em diferentes modelos organizacionais são resumidas na tabela a seguir.

Conclusão

O Conselho de Administração sob a lei das sociedades japonesas é uma instituição essencial para apoiar a gestão saudável e o crescimento sustentável das empresas. As suas funções variam desde a tomada de decisões de execução de negócios importantes até à supervisão da execução das funções dos diretores e à nomeação do diretor representante. A lei das sociedades estabelece claramente os procedimentos detalhados necessários para desempenhar essas funções, as obrigações que os diretores devem assumir e os princípios relativos às suas responsabilidades. Além disso, os precedentes judiciais sobre o princípio da decisão de gestão e o dever de supervisão mostram que a lei enfatiza o equilíbrio entre a perseguição da responsabilidade dos diretores e o respeito pela liberdade de gestão. Diversos modelos organizacionais, como empresas com conselho fiscal, comitês de auditoria e comitês de nomeação, permitem a construção de sistemas de governança corporativa ideais, adaptados ao tamanho e às características de cada empresa, formando a base para que as empresas japonesas continuem a ser entidades de confiança na comunidade internacional. É evidente que o papel do Conselho de Administração não se limita ao cumprimento de obrigações legais, mas é um elemento estratégico para garantir o crescimento sustentável da empresa e a sua confiabilidade internacional.

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