Modul de desfășurare și metodele de luare a deciziilor în adunarea generală a acționarilor conform legii companiilor din Japonia

În conformitate cu Legea Societăților Comerciale din Japonia, adunarea generală a acționarilor este poziționată clar ca fiind cel mai înalt organ de decizie al unei societăți pe acțiuni. Acest organ reprezintă locul cel mai important unde acționarii pot participa direct la conducerea companiei și supraveghea echipa de management, jucând un rol esențial în creșterea transparenței situației de management și în asigurarea încrederii investitorilor. Scopul acestui articol este de a explica în detaliu aspectele legale ale funcționării și rezoluțiilor adunării generale a acționarilor, bazate pe Legea Societăților Comerciale din Japonia, de la procedurile de convocare până la cerințele pentru rezoluții și cazurile relevante din jurisprudența japoneză.

Audiența țintă a acestui articol include investitori străini care iau în considerare investiții în companii japoneze, corporații străine care dețin filiale în Japonia, sau persoane care învață limba japoneză și sunt interesate de Legea Societăților Comerciale din Japonia. Ne străduim să oferim o exprimare clară și directă, ușor de înțeles pentru vorbitorii de mai multe limbi care studiază japoneza, pentru a le permite să înțeleagă în profunzime structura guvernanței corporative din Japonia.

Deși Legea Societăților Comerciale din Japonia stabilește adunarea generală a acționarilor ca fiind cel mai înalt organ de decizie, în practică, executarea activităților zilnice este de obicei responsabilitatea consiliului de administrație, ceea ce poate face ca adunarea generală a acționarilor să pară uneori doar o formalitate. În special în cazul companiilor listate, rezultatele votului sunt adesea stabilite în avans prin votul prin corespondență sau electronic, schimbând astfel semnificația practică a adunării generale către furnizarea de informații și dialogul cu acționarii. Această diferență între poziționarea legală și practica reală poate duce la confuzii, mai ales pentru investitorii străini, care tind să vadă adunarea generală a acționarilor ca un mijloc de a exercita influență directă asupra managementului. Prin urmare, este esențial ca companiile japoneze să construiască un sistem de guvernanță corporativă care să satisfacă așteptările acționarilor, asigurând nu doar îndeplinirea cerințelor legale formale, ci și oferind oportunități reale de informare și dialog prin intermediul adunării generale a acționarilor.

Scopul și Rolul Adunării Generale a Acționarilor în Cadrul Legislației Companiilor din Japonia

Statutul Legal și Autoritatea Adunării Generale a Acționarilor

Articolul 295, alineatul (1) din Legea Companiilor din Japonia stipulează că “Adunarea Generală a Acționarilor poate să adopte rezoluții privind chestiunile prevăzute de această lege, precum și privind organizarea, operarea, administrarea și alte aspecte legate de societățile pe acțiuni” . Această prevedere clarifică faptul că Adunarea Generală a Acționarilor este cel mai înalt organ de decizie al companiei. Adunarea are autoritatea de a decide asupra unor chestiuni extrem de importante pentru companie, cum ar fi modificarea statutului, numirea și demiterea directorilor, stabilirea dividendelor, fuziunile și divizările, precum și alte schimbări ale structurii companiei .  

Obiectivele Convocării Adunării Generale a Acționarilor

Există două obiective principale pentru convocarea Adunării Generale a Acționarilor. Primul este supravegherea managementului și colectarea informațiilor, iar al doilea este decizia asupra chestiunilor importante.

• Supravegherea managementului și colectarea informațiilor Adunarea Generală a Acționarilor este locul unde acționarii primesc rapoarte despre planurile de afaceri și situația financiară a conducerii și unde pot adresa întrebări și își pot exprima opiniile. Acest proces contribuie la creșterea transparenței în management și permite verificarea dacă operațiunile sunt efectuate corect. Aceasta contribuie la îmbunătățirea profitabilității companiei și la stabilizarea prețului acțiunilor.  
• Decizia asupra chestiunilor importante Se iau decizii fundamentale în ceea ce privește conducerea companiei. Toți acționarii își exercită dreptul de vot în cadrul adunării și pot participa direct la gestionarea companiei.  

Adunarea Generală Ordinară a Acționarilor și Adunarea Generală Extraordinară a Acționarilor

Există două tipuri de Adunări Generale ale Acționarilor: Adunarea Generală Ordinară și Adunarea Generală Extraordinară.

• Adunarea Generală Ordinară Este adunarea acționarilor convocată după încheierea fiecărui exercițiu financiar. De obicei, se desfășoară aprobarea bilanțului contabil și numirea sau demiterea oficialilor. În conformitate cu sistemul datei de referință din articolul 124, alineatul (2) al Legii Companiilor din Japonia, companiile cu exercițiu financiar încheiat în martie tind să organizeze această adunare spre sfârșitul lunii iunie.  
• Adunarea Generală Extraordinară Este adunarea acționarilor convocată ori de câte ori este necesar. De exemplu, se organizează pentru aprobarea unor cazuri importante de fuziuni și achiziții sau pentru demiterea oficialilor în urma unor scandaluri, când sunt necesare decizii urgente.

Procedura de convocare a Adunării Generale a Acționarilor în Japonia

Persoanele autorizate să convoace

Convocarea Adunării Generale a Acționarilor se face, în principiu, de către directori. Articolul 296, alineatul (3) din Legea Companiilor din Japonia prevede că directorii sunt cei care convoacă Adunarea Generală a Acționarilor. Ca excepție, acționarii care îndeplinesc anumite condiții pot solicita, de asemenea, convocarea Adunării Generale a Acționarilor. De exemplu, un acționar care deține cel puțin o treime din drepturile de vot ale tuturor acționarilor poate cere directorilor să convoace Adunarea Generală a Acționarilor, conform articolului 297, alineatul (1) din Legea Companiilor din Japonia. Dacă directorii nu răspund la această solicitare, acționarul poate convoca Adunarea Generală a Acționarilor cu permisiunea instanței, conform articolului 297, alineatul (4) din aceeași lege.

Perioada de trimitere a notificării de convocare

Notificarea de convocare trebuie trimisă cu cel puțin două săptămâni înainte de data Adunării Generale a Acționarilor, conform principiului general. Aceasta este reglementată de articolul 299, alineatul (1) din Legea Companiilor din Japonia. Totuși, în cazul companiilor private care nu au reglementări privind exercitarea drepturilor de vot prin mijloace scrise sau electronice, este suficient să trimită notificarea cu o săptămână înainte. În plus, pentru companiile private care nu au un consiliu de administrație și nu permit exercitarea drepturilor de vot prin mijloace scrise sau electronice, este posibil să se scurteze perioada de notificare prin statut.

Investitorii străini se așteaptă cu insistență la trimiterea și divulgarea timpurie a notificării de convocare și a documentelor aferente. Acest lucru se datorează faptului că perioada legală din Japonia (în principiu, două săptămâni înainte) este insuficientă, având în vedere timpul necesar pentru procesarea informațiilor și luarea deciziilor din străinătate. Luând în considerare diferența de fus orar, durata de trimitere prin poștă și procesul de aprobare internă al investitorilor, trimiterea notificării la limita perioadei legale poate duce la o lipsă de timp suficient pentru colectarea informațiilor și luarea deciziilor de calitate. Prin urmare, divulgarea timpurie, care depășește cerințele legale, nu este doar un serviciu, ci o condiție necesară pentru ca investitorii străini să își exercite efectiv drepturile de vot. Dacă o companie dorește să câștige încrederea și implicarea activă a investitorilor străini, divulgarea timpurie ar trebui să fie o inițiativă strategică adoptată proactiv, ca o practică internațională de top, care să îmbunătățească calitatea comunicării între companii și investitori și să sporească transparența guvernanței corporative.

Elementele care trebuie incluse în notificarea de convocare

Directorii trebuie să includă următoarele elemente în notificarea de convocare, conform articolului 298, alineatul (1) din Legea Companiilor din Japonia:

• Data, ora și locul Adunării Generale a Acționarilor
• Subiectele de discuție (ordinea de zi)
• În cazul în care se permite exercitarea drepturilor de vot prin mijloace scrise sau electronice, trebuie menționat acest lucru
• Alte elemente stabilite prin ordinul Ministerului Justiției

Omiterea procedurii de convocare

Dacă există consimțământul tuturor acționarilor, procedura de convocare nu este necesară. Aceasta este reglementată de articolul 300 din Legea Companiilor din Japonia și este cunoscută sub numele de “Adunarea Generală a Acționarilor cu prezența tuturor membrilor”. În cazul unei astfel de adunări, erorile în procedura de convocare nu vor deveni ulterior o problemă, conform jurisprudenței. În plus, în cazul companiilor private, dacă există consimțământul tuturor acționarilor, este posibil să se omită nu doar procedura de convocare, ci și rezoluția în sine.

Conducerea Adunării Generale a Acționarilor sub Legislația Japoneză

Rolul și autoritatea președintelui de ședință

Conducerea procedurilor adunării generale a acționarilor este responsabilitatea președintelui de ședință. Președintele deține autoritatea de a menține ordinea la adunarea generală a acționarilor și de a organiza deliberările, conform articolului 315, alineatul (1) din Legea Companiilor din Japonia (2005). În plus, președintele poate ordona evacuarea celor care nu se supun instrucțiunilor sale sau perturbă ordinea adunării generale a acționarilor, așa cum este stipulat în articolul 315, alineatul (2) din Legea Companiilor din Japonia.

Legea Companiilor din Japonia nu prevede în mod explicit cine ar trebui să ocupe poziția de președinte de ședință, dar este obișnuit ca aceasta să fie îndeplinită de directorul reprezentativ. Multe companii stabilesc în statutul lor cine va fi președintele de ședință, iar în absența unei astfel de prevederi sau în cazul în care președintele de ședință nu este prezent, se va alege un președinte la începutul adunării generale a acționarilor.

Fluxul general al procedurilor de ședință

Pasii tipici ai desfășurării unei adunări generale a acționarilor includ declarația de deschidere, alegerea persoanelor care vor semna procesul-verbal, declararea cvorumului, prezentarea ordinei de zi, sesiunea de întrebări și răspunsuri, adoptarea rezoluțiilor și declarația de închidere. Persoanele desemnate să semneze procesul-verbal sunt responsabile pentru a asigura veridicitatea conținutului acestuia, iar metoda de selecție a acestora variază în funcție de statutul companiei.  

Exemple de jurisprudență japoneză: Exercitarea autorității de către președintele ședinței și conducerea inechitabilă a procedurilor

Deși președintele ședinței dispune de o largă discreție, aceasta trebuie exercitată în limitele care nu încalcă în mod nejustificat drepturile acționarilor. În evaluarea dacă exercitarea discreției de către președinte constituie o „metodă de rezoluție semnificativ inechitabilă”, instanțele japoneze acordă importanță nu doar respectării procedurilor formale, ci și asigurării în mod substanțial a oportunității pentru acționari de a dezbate și de a-și exprima opiniile. În special, acționarii străini pot fi neobișnuiți cu practicile de conducere a adunărilor generale din Japonia, motiv pentru care președintele trebuie să se străduiască și mai mult să asigure o desfășurare echitabilă și transparentă. Companiile nu ar trebui să procedeze la o conducere unilaterală a procedurilor doar pentru că președintele deține autoritatea legală. Este esențial ca acestea să pună accent pe dialogul cu acționarii, în special cu cei străini, creând un mediu care le permite să își clarifice îndoielile și să își exprime opiniile. Aceasta nu doar că asigură validitatea rezoluțiilor adunării generale, dar contribuie și la construirea unor relații pe termen lung cu acționarii. Acest aspect este un element indispensabil pentru îmbunătățirea calității guvernanței corporative.

Articolul 314 din Legea Companiilor din Japonia stabilește că directorii trebuie să ofere explicațiile necesare în răspuns la întrebările acționarilor. Și, de exemplu, decizia Tribunalului Districtual Tokyo din 28 ianuarie 1988 (1988) a recunoscut anularea unei rezoluții într-un caz în care explicațiile referitoare la bonusurile de retragere oferite au fost insuficiente. Această decizie subliniază importanța obligației de a explica.

De asemenea, în decizia Tribunalului Districtual Tokyo din 6 decembrie 2007 (2007), o companie a trimis acționarilor un document care menționa acordarea unui cupon valoric (500 de yeni) indiferent de votul exprimat, cu scopul de a încuraja exercitarea dreptului de vot la adunarea generală a acționarilor. Instanța a anulat rezoluția adunării generale, considerând că astfel de oferire de beneficii poate influența în mod inadecvat exercitarea drepturilor acționarilor. Această decizie clarifică faptul că oferirea de beneficii în contextul exercitării drepturilor acționarilor este în principiu interzisă, indiferent de suma implicată, și că se aplică un control strict asupra legitimității scopului. În special în situații precum exercitarea dreptului de propunere al acționarilor sau luptele pentru procuri (proxy fights), companiile pot fi ușor considerate că au intenția de a influența exercitarea dreptului de vot al acționarilor. Când oferă beneficii acționarilor în contextul adunării generale, companiile trebuie să evalueze cu mare atenție dacă scopul acestora nu influențează exercitarea drepturilor acționarilor, dacă sunt în limitele acceptate de normele sociale și dacă nu afectează baza patrimonială a companiei. Acționarii străini, din cauza diferențelor față de practicile din țările lor, pot risca să efectueze acte considerate oferire de beneficii fără intenție, ceea ce face esențială verificarea legală preliminară de către experți.

În plus, există și probleme legate de întrebările regizate. Decizia Tribunalului Districtual Tokyo din 15 decembrie 2016 (2016) a abordat cazul în care o companie a pus acționarii angajați să pună întrebări pregătite în avans, ceea ce a ridicat întrebarea dacă acest lucru a încălcat drepturile celorlalți acționari prin limitarea oportunităților lor de a pune întrebări. Deși instanța a considerat că această practică este inadecvată, nu a recunoscut anularea rezoluției, deoarece nu a avut un impact substanțial asupra exercitării dreptului de vot. Cu toate acestea, acest caz sugerează că astfel de acțiuni pot submina semnificația substanțială a adunării generale a acționarilor.

Rezoluțiile Adunării Generale a Acționarilor în Japonia

Metode de Exercitare a Dreptului de Vot

În principiu, acționarii își exercită dreptul de vot participând la adunare. Totuși, companiile pot permite acționarilor care nu participă la adunarea generală să își exercite dreptul de vot prin metode scrise sau electronice (vot electronic), conform prevederilor statutului companiei. Aceasta este reglementată de articolul 311 și articolul 312 din Legea Companiilor din Japonia. De asemenea, acționarii pot exercita dreptul de vot prin intermediul unui reprezentant, conform articolului 310 din Legea Companiilor din Japonia. Cu toate acestea, există restricții legale și statutare, cum ar fi limitarea numărului de reprezentanți.  

Platformele de exercitare electronică a dreptului de vot oferă avantajul reducerii timpului necesar pentru trimiterea documentelor prin poștă, dar investitorii au semnalat probleme, cum ar fi duplicarea fluxului de instrucțiuni atunci când portofoliul deținut include atât companii participante la platformă, cât și companii care nu participă. În plus, companiile cu un procent scăzut de acționari străini sau investitori instituționali pot să nu simtă beneficiile participării la platformă, chiar și în schimbul unei taxe. Introducerea platformelor de vot electronic are potențialul de a facilita exercitarea dreptului de vot de către acționarii străini și de a încuraja participarea acestora, dar în prezent nu toate companiile sunt pregătite să adopte această tehnologie, iar investitorii trebuie să se adapteze la sistemele respective, ceea ce implică timp și costuri. În special, investitorii străini care investesc în mai multe companii japoneze pot fi supuși unor cerințe diferite de la o companie la alta, ceea ce poate crește în mod paradoxal povara asupra lor. Companiile japoneze ar trebui să ia în considerare participarea la platformele de vot electronic pentru a încuraja exercitarea activă a dreptului de vot de către acționarii străini. În același timp, furnizorii de platforme trebuie să continue îmbunătățirea pentru a crește comoditatea investitorilor, cum ar fi simplificarea fluxului de instrucțiuni.  

Tipuri și Cerințe de Rezoluții

Rezoluțiile adunării generale a acționarilor în Japonia sunt clasificate în trei categorii, în funcție de importanța subiectului rezoluției: rezoluții obișnuite, rezoluții speciale și rezoluții extraordinare. Cerințele pentru fiecare tip de rezoluție variază, cele obișnuite fiind cele mai puțin stricte, iar cele extraordinare cele mai riguroase.  

Legea Companiilor din Japonia stabilește cerințe foarte diverse și stricte pentru rezoluțiile obișnuite, speciale și extraordinare (conform articolului 309 alineatele 3 și 4 din Legea Companiilor din Japonia) și reglementează în detaliu posibilitatea de modificare a acestora prin statut. Aceste cerințe complexe pentru rezoluții sunt rezultatul efortului legii japoneze de a echilibra protecția drepturilor acționarilor cu stabilitatea managementului companiei. Pentru investitorii străini, acest sistem complicat de cerințe pentru rezoluții poate reprezenta un obstacol semnificativ în luarea deciziilor de investiții și implicarea în management. În special, posibilitatea de modificare a cerințelor prin statut (fie relaxare, fie înăsprire) poate crea riscuri și oportunități specifice care nu pot fi evaluate doar pe baza textului legii, făcând esențială o analiză amănunțită a statutului companiei japoneze vizate în cadrul procesului de due diligence.

Concluzii

Conducerea și rezoluțiile adunării generale a acționarilor conform legii companiilor din Japonia reprezintă un domeniu extrem de complex, datorită importanței sale juridice și reglementărilor detaliate, de la procedurile de convocare până la cerințele pentru adoptarea rezoluțiilor. În special, înțelegerea diferitelor cerințe pentru rezoluții obișnuite, speciale și extraordinare, precum și posibilitatea de a le modifica prin statutul companiei, sunt esențiale pentru managementul corporativ. Mai mult, jurisprudența japoneză oferă criterii specifice pentru evaluarea impactului pe care probleme precum defectele procedurale de convocare, conducerea inechitabilă a ședinței de către președinte și oferirea de avantaje pot avea asupra validității rezoluțiilor adunării generale a acționarilor. Aceste decizii judiciare subliniază necesitatea unei conduceri echitabile care să protejeze în mod substanțial drepturile acționarilor, nu doar conformitatea formală cu legea.

Pentru acționarii străini și companiile internaționale, barierele lingvistice și culturale, precum și provocările practice ale utilizării platformelor de vot electronic pot reprezenta obstacole în participarea eficientă la adunările generale ale acționarilor din Japonia. Cu toate acestea, în contextul tendinței crescânde de implicare a „acționarilor vocali”, este din ce în ce mai important pentru companiile japoneze să intensifice dialogul cu acționarii străini și să practice o guvernanță corporativă transparentă.

Firma de avocatură Monolith deține o experiență vastă și cunoștințe aprofundate în domeniul legii companiilor din Japonia, în special în ceea ce privește conducerea și rezoluțiile adunării generale a acționarilor, servind numeroși clienți din Japonia. Avocații noștri, care dețin calificări în dreptul japonez și, de asemenea, calificări de avocat în străinătate, sunt vorbitori de engleză și pot oferi servicii juridice de înaltă calitate atât în japoneză cât și în engleză. Suntem pregătiți să sprijinim acționarii străini în exercitarea corespunzătoare a drepturilor lor conform legii companiilor din Japonia, oferind o gamă largă de suport, de la crearea notificărilor de convocare, elaborarea scenariilor pentru adunarea generală a acționarilor, redactarea proceselor-verbale, consultanță privind validitatea juridică a diferitelor rezoluții și până la elaborarea strategiilor de comunicare cu acționarii. Dacă aveți întrebări legate de guvernanța corporativă în Japonia sau probleme specifice legate de conducerea adunării generale a acționarilor, vă invităm să consultați firma de avocatură Monolith.