Puncte de verificare atunci când încheiați un contract de consultanță privind managementul și altele

În ultimii ani, datorită schimbărilor intense în mediul de afaceri, există o creștere a nevoii companiilor de a beneficia de sfaturile specialiștilor externi pentru a-și îmbunătăți managementul. Recent, există o tendință accelerată de a angaja profesioniști care au lucrat în prima linie a afacerilor ca consultanți, pentru a valorifica experiența lor în management. Prin urmare, în acest articol vom explica contractul de consultanță pe care o companie îl încheie cu un specialist pentru probleme de management.

Ce este un contract de consultanță

Un contract de consultanță este un acord încheiat cu scopul de a obține sfaturi dintr-o perspectivă profesională cu privire la managementul și aspectele tehnice ale unei companii. Din punct de vedere juridic, acesta este similar cu ceea ce se numește un contract de prestări servicii, în care compania încredințează unui expert sarcina de a oferi sfaturi și expertul acceptă această sarcină. Cu toate acestea, în cazul unui contract de prestări servicii obișnuit, nu este neapărat ca partea care acceptă să fie un expert, dar în cazul unui contract de consultanță, scopul este de a solicita sfaturi de la o persoană cu cunoștințe profesionale.

În ceea ce privește partenerii cu care se încheie contracte de consultanță, în trecut era frecvent să se încheie contracte de consultanță cu contabili autorizați și consultanți fiscali, consultanți de management, etc., cu scopul de a obține consultanță în management și contabilitate/finanțe. În plus față de aceasta, așa cum am menționat la început, recent, numărul de cazuri în care se încheie contracte de consultanță cu persoane care nu au titlul de consultant de management, dar care au o experiență îndelungată de lucru în prima linie a industriei, și care oferă sfaturi în domeniul vânzărilor, a crescut.

Natura juridică a contractului de consultanță

Contractul de consultanță este, din punct de vedere juridic, un tip de contract de prestări servicii. În ceea ce privește contractul de prestări servicii, există două tipuri principale: unul bazat pe livrarea de rezultate, cum ar fi livrarea unui produs finit, ca o condiție pentru plata, și unul semi-delegat, care nu garantează realizarea rezultatelor, dar presupune obligația de a face tot posibilul pentru a le realiza. În contractul de consultanță, sarcina obișnuită este de a oferi sfaturi pentru realizarea indicatorilor de performanță în management (KPI). Executarea măsurilor concrete pentru realizarea indicatorilor de performanță este responsabilitatea managementului care a primit sfaturile consultantului, astfel încât consultantul nu garantează realizarea indicatorilor de performanță. Prin urmare, natura juridică a contractului de consultanță poate fi considerată semi-delegată. În contractul de consultanță semi-delegat, sarcinile sunt definite astfel:

Articolul X (Sarcini)
A încredințează B cu sarcina de a oferi sfaturi în legătură cu consultările privind XX, iar B acceptă această sarcină.

În ceea ce privește plata, deoarece realizarea rezultatelor nu este o condiție, așa cum este în cazul contractelor bazate pe rezultate, este obișnuit ca plata să fie primită sub forma unei taxe de consultanță sau a altor denumiri, într-o sumă fixă lunară.

Articolul X (Plata)
A va plăti B o taxă de consultanță lunară de X mii de lei (fără TVA) până la sfârșitul fiecărei luni.

De asemenea, am explicat în detaliu despre contractul de prestări servicii în general în articolul de mai jos.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Puncte importante în contractele de consultanță

În continuare, vom prezenta și explica punctele cheie pe care trebuie să le verificați în fiecare clauză a unui contract de consultanță. În exemplele de clauze, “A” reprezintă clientul, iar “B” reprezintă consultantul.

Clauze privind conținutul serviciilor

Articolul X (Conținutul serviciilor)
1. A încredințează B-ului sarcina de a răspunde la consultările privind afacerea lui A în calitate de consultant al lui B și alte sarcini convenite între A și B (denumite în continuare “sarcinile relevante”). B acceptă această sarcină.
2. B se angajează să răspundă la consultări o dată pe lună, în modul indicat de A, pentru a îndeplini sarcinile relevante.

Clauza cea mai importantă într-un contract de consultanță este cea care se referă la conținutul serviciilor. Este obișnuit să se definească în mod abstract conținutul serviciilor, așa cum este prezentat în alineatul 1 al exemplelor de clauze, și să se stabilească conținutul serviciilor într-un contract separat de fiecare dată când apare o sarcină specifică. Cu toate acestea, în cazul în care se solicită sfaturi pentru un anumit proiect, cum ar fi aplicarea pentru subvenții guvernamentale, vă recomandăm să definiți conținutul serviciilor în contractul de consultanță în sine, nu într-un contract separat.

Un contract separat este de obicei un contract care se încheie prin schimb de documente de comandă și de cerere de fiecare dată când apare o sarcină specifică, pe baza unui contract de bază. În cazul contractelor de consultanță, este obișnuit ca contractul să fie încheiat prin trimiterea unei solicitări de consultare de către client către consultant prin e-mail și prin răspunsul afirmativ sau negativ al consultantului. Alineatul 2 al exemplelor de clauze este destinat cazurilor în care consultantul trebuie să ofere sfaturi periodice cu privire la sarcinile pe care le-a primit.

De exemplu, în cazul consultanței de management, este necesar să se măsoare efectele la intervale regulate și să se ia în considerare măsurile următoare pe baza acestor măsurători. Prin urmare, este necesar să se stipuleze în prealabil în contractul de consultanță că se va primi consultare periodică. Pe de altă parte, în cazul contractelor de consultanță de natură să ofere consultare la nevoie de fiecare dată când apare o sarcină, o clauză privind consultarea periodică, cum ar fi alineatul 2 al exemplelor de clauze, nu este necesară. Prin urmare, este necesar să se determine dacă alineatul 2 al exemplelor de clauze este necesar sau nu, în funcție de scopul contractului de consultanță.

Clauze privind remunerația

Articolul ● (Remunerația)
1. Partea A va plăti Partei B, ca onorariu de consultanță, suma de ● mii de yene (fără TVA) până la sfârșitul fiecărei luni, prin transfer bancar în contul desemnat de Partea B. Comisionul de transfer este suportat de Partea A.
2. Onorariul de consultanță menționat în paragraful anterior este considerat ca fiind pentru un serviciu de până la ● ore pe lună.
3. Dacă se prevede că timpul necesar pentru realizarea serviciului va depăși timpul menționat în paragraful anterior, Partea B trebuie să notifice Partea A în prealabil. Dacă timpul de lucru în luna respectivă depășește timpul menționat în paragraful anterior, cu condiția că Partea B a notificat Partea A în prealabil, remunerația pentru partea care depășește va fi de ● mii de yene pe oră.
4. Costurile obișnuite necesare pentru realizarea serviciului sunt suportate de Partea B. Dacă Partea B a suportat costuri speciale, aceasta poate solicita plata acestora Partei A, dar numai dacă Partea A a aprobat în prealabil aceste costuri.

În ceea ce privește serviciile de consultanță, este obișnuit să se plătească o remunerație fixă lunară, așa cum este stipulat în paragraful 1 al proiectului de clauză. Acest lucru se datorează faptului că contractul de consultanță presupune furnizarea de sfaturi în mod continuu. Cu toate acestea, dacă volumul de muncă într-o anumită lună este excesiv, echilibrul dintre conținutul muncii și remunerație nu poate fi menținut dacă acesta este inclus în remunerația lunară. Prin urmare, pentru a face față unei creșteri neașteptate a volumului de muncă, se poate include o clauză care să permită solicitarea unei taxe suplimentare dacă numărul de ore de muncă prevăzute pe lună este depășit, așa cum este stipulat în paragrafele 2 și 3 ale proiectului de clauză. Un aspect important de reținut pentru consultant este că, pentru a solicita o taxă suplimentară atunci când numărul de ore de muncă prevăzute este depășit, este necesar să se măsoare timpul de lucru în mod regulat în timpul muncii.

Prin urmare, dacă, în calitate de consultant, considerați că este dificil să anticipați o creștere bruscă a volumului de muncă și că gestionarea timpului este dificilă, o altă opțiune ar fi să stabiliți o remunerație lunară care să includă un anumit grad de flexibilitate în ceea ce privește numărul de ore de muncă prevăzute, în loc să includeți o clauză privind taxele suplimentare. De asemenea, este important să înțelegeți că solicitarea unei taxe suplimentare poate duce ușor la conflicte cu clientul, deoarece este dificil pentru acesta să verifice corectitudinea măsurării timpului. Prin urmare, dacă apare posibilitatea de a solicita o taxă suplimentară pentru o anumită sarcină, ar trebui să luați în considerare consultarea clientului în prealabil. Paragraful 3 al proiectului de clauză stipulează că este necesară o notificare prealabilă clientului pentru a solicita o taxă suplimentară.

De asemenea, dacă clientul dorește să evite o creștere a remunerației din cauza taxei pe oră, o altă opțiune ar fi să solicite consultantului o estimare a timpului necesar pentru realizarea sarcinii solicitate și să stabilească un buget maxim în prealabil. Paragraful 4 al proiectului de clauză se referă la clauza privind suportarea costurilor, cum ar fi costurile de transport și de comunicare, necesare pentru realizarea serviciului. Într-un contract de consultanță, nu este obișnuit să fie necesare costuri mari pentru realizarea serviciului, astfel încât nu este obișnuit să se solicite clientului costuri separate de remunerația lunară. Cu toate acestea, dacă este necesar să se facă cheltuieli speciale pentru a îndeplini sarcina solicitată, cum ar fi introducerea unui sistem special, va fi necesar să se solicite clientului plata acestor costuri. Paragraful 4 al proiectului de clauză stipulează că clientul trebuie să suporte costurile speciale, cu condiția ca acesta să fi aprobat în prealabil aceste costuri. În practică, dacă apar astfel de costuri speciale, va fi necesar să se împărtășească detalii despre costuri cu clientul în prealabil și să se stipuleze explicit în clauzele contractului de consultanță că acestea vor fi suportate de client, sau să se încheie un acord separat.

Clausa privind obligația de a evita concurența

Articolul X (Obligația de a evita concurența)
Partea B, pe durata valabilității acestui contract, poate fi numită consultant pentru o terță parte de același tip sau în competiție cu Partea A, și poate desfășura activități similare sau în competiție cu activitatea subiectului acestui contract, fie personal, fie prin intermediul unei terțe părți, numai dacă a notificat în prealabil Partea A.

În special în cazul consultanților în management sau vânzări, ca client, nu doriți ca consultantul dvs. să ofere același sfat și concurenților. Dacă acest lucru este permis, avantajul de a angaja un consultant poate fi pierdut și există teama că secretele comerciale pot fi divulgate. Deși este mai bine pentru client să includă o clauză privind obligația de a evita concurența, dacă consultantul este interzis să ofere servicii tuturor concurenților, sursa sa majoră de venit ar fi restricționată, și de aceea este probabil să fie refuzat dacă nu se oferă o remunerație corespunzătoare pentru această restricție.
Prin urmare, ce fel de restricții să impună ca obligație de a evita concurența este o decizie care trebuie luată de ambele părți, luând în considerare raționalitatea economică.

Un compromis între cele două părți ar putea fi ca, așa cum este prevăzut în proiectul de clauză, consultantul să notifice clientul în prealabil dacă primește o solicitare de la un concurent. Notificarea nu necesită consimțământul clientului, astfel încât consultantul poate accepta solicitările de la concurenți, indiferent de intențiile clientului. Pe de altă parte, ca client, puteți fi conștient de faptul că consultantul dvs. oferă sfaturi și concurenților.

În ceea ce privește divulgarea secretelor comerciale, acest articol nu le abordează, dar este interzisă în clauza privind obligația de confidențialitate, care este în mod obișnuit stipulată în contract. Prin urmare, ca consultant, este esențial să explicați și să obțineți înțelegerea clientului că, atâta timp cât există o obligație de confidențialitate, faptul că consultantul oferă servicii de consultanță altor companii nu înseamnă că secretele comerciale ale clientului vor fi divulgate.

Clauze privind drepturile de proprietate intelectuală

Articolul 0 (Drepturile de proprietate intelectuală)
Toate drepturile de proprietate intelectuală care apar în cursul executării acestui serviciu (inclusiv drepturile stabilite de articolele 27 și 28 ale Legii japoneze a drepturilor de autor, în cazul drepturilor de autor) aparțin părții A de la momentul creării lor, cu excepția celor pe care partea B le deținea înainte de încheierea acestui contract și a celor pe care partea B le specifică în mod individual. În plus, partea B nu va exercita drepturile morale cu privire la această proprietate intelectuală împotriva părții A sau a terților desemnați de partea A.

În serviciile de consultanță, nu doar că oferim sfaturi verbale, dar putem crea și rapoarte cu grafice ale situației de management sau analize de piață. De obicei, drepturile de proprietate intelectuală asupra acestor materiale create ca parte a serviciilor de consultanță sunt atribuite clientului, deoarece acestea sunt create pentru el. Propunerea de clauză atribuie toate drepturile de proprietate intelectuală clientului. Cu toate acestea, este necesar ca consultantul să își rezerve drepturile de proprietate intelectuală asupra datelor originale pe care le-a creat în mod generic. În astfel de cazuri, există metode precum includerea unei declarații în materialul furnizat clientului care spune “Drepturile de proprietate intelectuală aparțin consultantului”. Propunerea de clauză permite rezervarea drepturilor de proprietate intelectuală de către consultant dacă există o astfel de desemnare individuală, excluzând “ceea ce partea B desemnează în mod individual” din cazurile în care drepturile de proprietate intelectuală sunt atribuite clientului.

De asemenea, am explicat în detaliu despre drepturile de autor și drepturile morale ale autorului în articolul de mai jos.

https://monolith.law/reputation/unauthorized-photo-reproduction-on-the-internet-author-moral-rights[ja]

Clausa privind durata contractului

Articolul ● (Durata contractului)
Acest contract rămâne valabil pentru o perioadă de ● luni de la data încheierii contractului. Cu toate acestea, dacă nu există o solicitare specială până la data de ● a lunii de expirare, acest contract va fi reînnoit pentru un an în aceleași condiții și acest lucru va continua în același mod.

În cazul unui contract de consultanță cu scopul de a primi sfaturi continue privind managementul și operațiunile, este obișnuit să se stabilească o perioadă contractuală lungă, de la șase luni la un an, și să se includă o clauză de reînnoire automată, așa cum este propus în acest articol. Cu toate acestea, în cazul unui contract de consultanță cu scopul de a primi sfaturi doar pentru un anumit proiect, este posibil să se limiteze durata contractului la perioada necesară pentru finalizarea proiectului și să nu se includă o clauză de reînnoire automată.

Concluzie

Chiar dacă vorbim despre un contract de consultanță, scopul contractului și conținutul sfaturilor solicitate variază. În special, în ceea ce privește consultanța în vânzări sau management, există o varietate de conținuturi anticipate, astfel încât este important să vă aliniați cu atenție așteptările cu solicitantul atunci când acceptați un astfel de contract. Contractele de consultanță sunt de lungă durată, deci pentru a evita problemele, vă recomandăm să consultați un expert, cum ar fi un avocat, pentru a vă asigura că nu există probleme cu clauzele contractului de consultanță.

Chiar dacă vorbim despre un contract de consultanță, scopul contractului și conținutul sfaturilor solicitate variază. În special, în ceea ce privește consultanța în vânzări sau management, există o varietate de conținuturi anticipate, astfel încât este important să vă aliniați cu atenție așteptările cu solicitantul atunci când acceptați un astfel de contract. Contractele de consultanță sunt de lungă durată, deci pentru a evita problemele, vă recomandăm să consultați un expert, cum ar fi un avocat, pentru a vă asigura că nu există probleme cu clauzele contractului de consultanță.

Informații despre crearea și revizuirea contractelor de către biroul nostru

La Biroul de Avocatură Monolis, ca firmă de avocatură specializată în IT, internet și afaceri, oferim servicii precum crearea și revizuirea contractelor, nu doar contracte de consiliere, pentru companiile noastre client și cele pe care le consiliem.

Pentru cei interesați, vă rugăm să consultați detaliile de mai jos.

https://monolith.law/contractcreation[ja]