Sistemul japonez de gestionare a șederii: o analiză din perspectiva conformității și a managementului riscurilor corporative

În contextul globalizării avansate și al schimbărilor demografice interne, pentru multe companii japoneze, asigurarea unui personal străin de înaltă calificare a devenit o strategie de management esențială pentru creșterea afacerii. Totuși, pentru a angaja talente străine și a le utiliza la maximum potențialul, este necesară nu doar o gestionare a resurselor umane, ci și cunoștințe juridice specializate. În special, o înțelegere profundă a sistemului de control al șederii bazat pe “Legea Japoneză privind Imigrația și Recunoașterea Refugiaților” (denumită în continuare “Legea Imigrației”) care reglementează activitățile străinilor în Japonia, este un element extrem de important în guvernanța corporativă modernă și managementul riscurilor. Acest sistem determină statutul legal al tuturor străinilor rezidenți în Japonia și definește strict domeniul lor de activitate. Prin urmare, conformitatea și aplicarea adecvată a acestui sistem juridic de către companii nu doar că evită responsabilitățile legale, dar și creează un mediu în care angajații străini se pot simți în siguranță să-și exercite abilitățile, constituind astfel o bază pentru creșterea durabilă a companiei. Acest articol explică, dintr-o perspectivă specializată, esența sistemului japonez de control al șederii pe care managerii și specialiștii în drept ai companiilor trebuie să o înțeleagă, adică sistemul de permise de ședere, procedurile de ieșire și reîntrare în țară, precum și riscurile legale asociate, împreună cu legislația specifică și punctele de atenție în practică.

Bazele administrării rezidenței: Sistemul de statut de rezidență în Japonia

Pentru ca străinii să poată sta și să activeze legal în Japonia, este absolut esențial să obțină și să mențină unul dintre „statutele de rezidență” stabilite de legea imigrației. Acest sistem de statut de rezidență constituie coloana vertebrală a administrației rezidențiale din Japonia și înțelegerea structurii sale este primul pas în conformitate.

Principiile de bază ale sistemului de statut de rezidență

Sistemul japonez de statut de rezidență se bazează pe principiul „permisiunii”, care permite desfășurarea de activități specifice în mod individual. În loc să enumere activitățile interzise, legea limitează activitățile permise pentru fiecare statut de rezidență. Sub acest cadru, activitățile care nu sunt permise, în special cele care generează venituri, sunt în principiu interzise fără o permisiune specială separată. Această structură de „nepermisiune implicită” este un principiu fundamental de care companiile trebuie să fie mereu conștiente atunci când gestionează activitățile angajaților străini.

Statutele de rezidență sunt clasificate în două categorii mari, în funcție de baza lor.

Prima categorie este „statutul de activitate”, care se concentrează pe tipul de activitate desfășurată în Japonia. De exemplu, „tehnologie, cunoștințe umaniste și afaceri internaționale” sau „management și administrare” se încadrează aici, permițând angajarea doar în activități specifice profesionale și tehnice.

Cea de-a doua categorie este „statutul de rezidență”, care se concentrează pe statutul sau poziția personală. Aceasta include „rezidenți permanenți” sau „soții de cetățeni japonezi etc.”, iar persoanele cu aceste statute de rezidență pot, în principiu, să desfășoare orice tip de activitate și să lucreze liber.

Din perspectiva conformității și gestionării riscurilor corporative, există diferențe importante între aceste două categorii. Atunci când angajează angajați cu statut de activitate, companiile au responsabilitatea de a gestiona continuu pentru a se asigura că activitățile angajaților nu depășesc limitele permise de statutul de rezidență. Pe de altă parte, în cazul angajaților cu statut de rezidență, deoarece nu există restricții legale privind activitățile de muncă, sarcina de gestionare a companiei este semnificativ redusă. Această diferență poate deveni un element important de luat în considerare în strategia de recrutare a personalului.

Cardul de rezidență: Dovezi ale statutului și permisiunii de muncă

Străinilor care rămân în Japonia pe termen mediu și lung li se eliberează un „card de rezidență” de către Ministrul Justiției. Acest card nu este doar un document de identificare, ci un document oficial care concentrează informații importante pentru administrarea rezidenței. Pe fața cardului sunt înscrise informații de bază precum numele, naționalitatea, data nașterii, tipul de statut de rezidență, data de expirare a perioadei de rezidență și, cel mai important, „prezența sau absența restricțiilor de muncă”.

Articolul 23 din legea imigrației impune ca rezidenții pe termen mediu și lung să poarte întotdeauna cardul de rezidență. Pentru companii, cardul de rezidență este sursa unică și absolută pentru verificarea calificărilor de muncă ale străinilor pe care intenționează să îi angajeze. Declarațiile verbale sau autopromovarea candidaților nu sunt suficiente, iar înainte de a încheia un contract de muncă, este necesar să verificați originalul cardului de rezidență pentru a înțelege precis dacă munca este permisă și, dacă este permisă, care este domeniul acesteia. Neglijarea acestei verificări poate duce la acuzații de încurajare a muncii ilegale, ceea ce constituie o deficiență majoră în conformitate.

Principalele tipuri de vize pentru activități de afaceri în Japonia

Există o varietate de vize legate direct de activitățile corporative, dar două tipuri de vize sunt esențiale pentru înțelegerea cerințelor și funcționării lor, în special pentru management și profesioniști specializați.

Management și Administrare

Viza de “Management și Administrare” este destinată străinilor care se angajează în activități de conducere sau administrare a unei afaceri în Japonia. Aceasta include reprezentanți legali ai companiilor, directori, manageri de filiale și alții. În evaluarea acestei vize, se examinează nu doar experiența individuală a aplicantului, ci și realitatea, stabilitatea și continuitatea afacerii în sine.

Cerințele specifice includ existența unui spațiu de afaceri în Japonia, o anumită dimensiune a afacerii (de exemplu, angajarea a cel puțin doi angajați cu normă întreagă sau un capital social sau totalul investițiilor de cel puțin 5 milioane de yeni), și un plan de afaceri concret și viabil. În special, continuitatea afacerii este strict evaluată, iar situațiile financiare dificile, cum ar fi datoriile excesive în raporturile recente, sunt examinate cu atenție.

O tendință recentă este înăsprirea cerințelor pentru această viză. De exemplu, se ajustează direcția pentru introducerea unui sistem care solicită aplicanților sau angajaților cu normă întreagă să aibă un anumit nivel de competență în limba japoneză, ceea ce reflectă dorința autorităților de a pune accent nu doar pe îndeplinirea formală a cerințelor, ci și pe capacitatea și intenția de a conduce efectiv o afacere în Japonia. Companiile care doresc să angajeze străini sub această viză trebuie să demonstreze, prin documente obiective, că afacerea lor este reală și sustenabilă, nu doar o simplă înființare de companie.

Tehnologie, Cunoștințe Umaniste și Afaceri Internaționale

Viza de “Tehnologie, Cunoștințe Umaniste și Afaceri Internaționale” este una dintre cele mai reprezentative vize pentru cei care doresc să lucreze în Japonia. Aceasta acoperă activități care necesită tehnologie sau cunoștințe în domeniul științelor naturale, cum ar fi științele fizice, ingineria (Tehnologie), sau cunoștințe în domeniul științelor umaniste, cum ar fi dreptul, economia, sociologia (Cunoștințe Umaniste), sau activități care necesită gândire sau sensibilitate bazate pe cultura străină (Afaceri Internaționale). Exemple specifice includ ingineri IT, proiectanți mecanici, specialiști în contabilitate și finanțe, consultanți, interpreți și traducători, profesori de limbi străine, designeri și alții.

Cel mai important criteriu pentru obținerea acestei vize este existența unei legături directe și raționale între educația sau experiența profesională a aplicantului și activitatea pe care o va desfășura în Japonia. De exemplu, în domeniile “Tehnologie” și “Cunoștințe Umaniste”, se cere, de regulă, ca aplicantul să fi absolvit o universitate cu specializare într-un domeniu relevant pentru activitatea pe care dorește să o desfășoare sau să aibă o experiență de lucru de cel puțin 10 ani. În domeniul “Afaceri Internaționale”, cu excepția traducerii și interpretării sau a predării limbilor, se cere, de regulă, o experiență de lucru de cel puțin 3 ani.

Un punct important este că această viză nu permite angajarea în activități considerate muncă necalificată, care nu necesită cunoștințe sau tehnici specializate. Neconcordanța dintre educație sau experiența profesională și conținutul activității este unul dintre cele mai comune motive pentru respingerea cererii de viză. Prin urmare, companiile trebuie să verifice cu atenție la momentul angajării că specializarea candidatului corespunde cu activitatea la care va fi alocat și să descrie clar această legătură în documentele de aplicare. În plus, după angajare, este esențial, din punct de vedere al conformității, să se gestioneze continuu pentru a se asigura că activitățile angajatului nu se abat de la domeniul de activitate declarat la aplicare și nu se transformă în muncă necalificată.

Proceduri legale pentru străini în timpul șederii în Japonia

Străinii care se află în Japonia trebuie să urmeze diverse proceduri legale în funcție de schimbările care intervin în situația lor. Efectuarea corectă a acestor proceduri este esențială pentru menținerea unei șederi stabile în Japonia.

Permisiunea de Schimbare a Statutului de Rezidență în Japonia

Străinii care dețin un statut de rezidență și doresc să desfășoare activități care depășesc limitele permise de actualul lor statut de rezidență trebuie să aplice în prealabil pentru “Permisiunea de Schimbare a Statutului de Rezidență” și să obțină aprobarea necesară. Această procedură este stabilită în articolul 20 al Legii Imigrației din Japonia. De exemplu, un student care deține statutul de rezidență “Student” și dorește să lucreze ca profesionist într-o companie japoneză după absolvire trebuie să își schimbe statutul de rezidență în “Tehnologie, Cunoștințe Umaniste și Afaceri Internaționale” sau similar.

Aplicarea pentru schimbarea statutului de rezidență nu este doar o procedură de actualizare a informațiilor de înregistrare. Este o evaluare riguroasă, echivalentă cu aplicarea pentru un nou statut de rezidență, care determină dacă solicitantul îndeplinește toate cerințele noului statut de rezidență. Autoritățile de examinare judecă pe baza documentelor prezentate de solicitant, evaluând adecvarea noii activități, eligibilitatea solicitantului și comportamentul acestuia pe durata rezidenței în Japonia, luând în considerare și istoricul anterior al rezidenței.

Permisiunea de Reînnoire a Perioadei de Ședere în Japonia

Fiecare statut de rezidență în Japonia are o perioadă de ședere stabilită prin ordinul Ministerului Justiției. Dacă doriți să continuați să rezidați în Japonia după data de expirare a perioadei de ședere înscrise pe cardul de rezidență, trebuie să aplicați pentru “Permisiunea de Reînnoire a Perioadei de Ședere” înainte de data de expirare a perioadei actuale. Această procedură se bazează pe articolul 21 al Legii Imigrației.

Aplicația pentru reînnoirea acestei perioade are aspectul unei auditări periodice de conformitate legată de statutul de rezidență. Autoritățile de examinare reevaluează dacă solicitantul continuă să desfășoare activitățile permise de statutul de rezidență într-o manieră sinceră și dacă nu există probleme legate de comportament. De exemplu, pentru cei care dețin statutul de rezidență pentru “Management/Administrare”, se verifică dacă starea de management a companiei este menținută sănătos, iar pentru “Tehnologie/Cunoștințe Umaniste/Afaceri Internaționale”, se întreabă dacă persoana continuă să se angajeze în activități profesionale specifice.

Chiar dacă nu se ia o decizie cu privire la cererea de reînnoire până la data de expirare a perioadei de ședere, dacă cererea de reînnoire a fost acceptată înainte de această dată, există o “perioadă specială” de până la două luni după data de expirare a perioadei originale de ședere, în care puteți continua să rezidați legal. Acesta este un sistem important menit să prevină cazurile de ședere ilegală cauzate de întârzierile în procesul de examinare.

Permisiunea pentru activități în afara calificării

Străinii care dețin un statut de rezidență în Japonia și doresc să se angajeze în activități remunerate care nu sunt permise de actualul lor statut de rezidență, fără a împiedica activitățile lor principale, trebuie să obțină în prealabil o “Permisiune pentru activități în afara calificării”. Această permisiune se acordă pe baza articolului 19, alineatul 2, din Legea Imigrației.

Există două tipuri principale de permisiuni. Prima este “permisiunea globală”, care se adresează în principal celor cu statut de rezidență pentru “studii” sau “ședere în familie”. Aceasta permite, în principiu, angajarea în muncă până la 28 de ore pe săptămână, cu excepția anumitor tipuri de afaceri, cum ar fi cele din industria divertismentului pentru adulți. Cealaltă este “permisiunea individuală”, care este acordată profesioniștilor cu calificări de muncă, care doresc să efectueze activități secundare, cum ar fi prelegeri sau consultanță, pe baza specializării lor, specificând individual conținutul activității și partenerul contractual.

Când companiile angajează studenți internaționali ca lucrători part-time, nu este suficient să verifice doar prezența permisiunii pentru activități în afara calificării pe cardul de rezidență. Limita de 28 de ore pe săptămână trebuie calculată luând în considerare și orele de muncă sub alți angajatori. Prin urmare, companiile trebuie să stabilească un sistem care să asigure că totalul orelor de muncă nu depășește 28 de ore pe săptămână (prin auto-declarare, angajament, aplicare pentru muncă simultană etc.) și să corecteze orice semne de depășire. Dacă o companie neglijează această gestionare și, ca rezultat, angajatul lucrează peste limita stabilită, compania riscă să fie considerată că a încurajat munca ilegală.

Permisiunea de Reședință Permanentă în Japonia

“Permisiunea de Reședință Permanentă” este o autorizație care permite schimbarea statutului de rezidență în “rezident permanent”, conform articolului 22 din Legea Imigrației Japoneze. Statutul de rezident permanent nu impune restricții asupra activităților de rezidență și nu are o perioadă limitată de ședere, ceea ce face ca gestionarea rezidenței să fie semnificativ mai relaxată comparativ cu alte statuturi de rezidență, stabilizând astfel în mod considerabil baza de viață în Japonia.

Pentru a obține permisiunea de reședință permanentă, este necesar să îndeplinești trei condiții stricte stabilite în alineatul (2) al articolului 22 din Legea Imigrației Japoneze. Prima condiție este “să ai o conduită bună” (cerința de conduită bună), a doua este “să deții suficiente active sau abilități pentru a duce o viață independentă” (cerința de subzistență independentă), iar a treia este “să se recunoască faptul că reședința permanentă a persoanei este în conformitate cu interesele Japoniei” (cerința de conformitate cu interesele naționale). Cerința de conformitate cu interesele naționale include, în principiu, condiții precum rezidența continuă în Japonia pentru mai mult de 10 ani, îndeplinirea corectă a obligațiilor publice, cum ar fi plata impozitelor și a contribuțiilor la asigurările sociale.

Examinarea pentru permisiunea de reședință permanentă se efectuează cu mare prudență, iar perioada standard de procesare este de 4 luni, dar în practică poate dura între 6 și 10 luni sau chiar mai mult. Conformitatea cu legile japoneze pe întreaga perioadă de ședere în Japonia a solicitantului este examinată în detaliu, astfel încât chiar și mici abateri sau inconsecvențe din trecut pot duce la refuzul autorizației.

Ieșire temporară și reîntrare în Japonia

Străinii care rezidă în Japonia și care doresc să părăsească temporar țara pentru afaceri sau motive personale, urmând să reintre ulterior cu același statut de rezidență, trebuie să urmeze procedurile adecvate înainte de a ieși din țară. Neglijarea acestor proceduri poate duce la pierderea statutului de rezidență deținut și, pentru a reveni în Japonia, va fi necesar să se aplice din nou pentru un certificat de eligibilitate pentru statutul de rezidență.

Prezentare generală a sistemului de permisiune de reîntrare

Pentru a facilita reîntrarea după ieșirea din țară, există două sisteme: “permisiunea de reîntrare” și “permisiunea de reîntrare presupusă”. Alegerea între aceste sisteme trebuie făcută cu atenție, în funcție de durata și scopul ieșirii din țară.

“Permisiunea de reîntrare” se bazează pe Articolul 26 din Legea Imigrației și necesită aplicarea prealabilă și obținerea permisiunii de la Biroul Regional de Imigrație. Această permisiune este utilizată în cazul în care se prevede o absență pe termen lung, de peste un an. Există permisiuni pentru o singură intrare și permisiuni multiple, care pot fi utilizate de mai multe ori în cadrul perioadei de valabilitate, care poate fi de până la 5 ani, în limita perioadei de rezidență curente.

Pe de altă parte, “permisiunea de reîntrare presupusă” este un sistem simplificat bazat pe Articolul 26-2 din Legea Imigrației. Acesta permite rezidenților pe termen mediu și lung care dețin un pașaport valid și un card de rezidență să reintre în Japonia în termen de un an de la ieșire, fără a fi necesară o aplicare prealabilă pentru permisiune, prin exprimarea intenției de reîntrare la ofițerul de imigrație din aeroport, folosind cardul de ieșire (ED Card).

Alegerea sistemului din perspectiva managementului riscului

“Permisiunea de reîntrare presupusă” este larg utilizată pentru călătorii de afaceri sau turism pe termen scurt, deoarece procedura este simplă și nu se percepe o taxă. Cu toate acestea, sistemul prezintă riscuri semnificative. Principalul său dezavantaj este că perioada de valabilitate de un an (sau data de expirare a perioadei de rezidență, oricare ar fi mai devreme) nu poate fi extinsă din afara Japoniei. Indiferent de motiv, fie că este vorba de o boală neașteptată, instabilitate politică locală sau prelungirea afacerilor, dacă nu se poate reintroduce în Japonia în termen de un an, statutul de rezidență deținut expiră automat. Odată cu expirarea statutului de rezidență, perioada de rezidență continuă acumulată pentru aplicarea pentru permisiunea de rezidență permanentă este, de asemenea, resetată.

Din perspectiva managementului crizei corporative, este cel mai înțelept să instruiți angajații să obțină “permisiunea de reîntrare” înainte de a părăsi țara, chiar dacă implică eforturi și costuri suplimentare, în cazul în care există posibilitatea ca deplasarea lor în străinătate să se prelungească sau să dureze aproape un an. Aceasta este o măsură de asigurare importantă pentru menținerea unui statut de rezidență stabil pentru angajați și pentru prevenirea întreruperilor neașteptate ale afacerii.

Mai jos sunt rezumate principalele diferențe între cele două sisteme.

Responsabilitatea corporativă și riscul legal: Perspectiva managerilor sub legislația japoneză

Gestionarea adecvată a șederii angajaților străini reprezintă o responsabilitate socială a companiilor și, în același timp, o provocare managerială esențială pentru evitarea riscurilor legale semnificative. În special, problemele legate de munca ilegală pot deteriora grav reputația unei companii și pot duce la sancțiuni penale severe.

Infracțiunea de încurajare a muncii ilegale

Articolul 73-2 din Legea Imigrației japoneze definește infracțiunea de încurajare a muncii ilegale. Această infracțiune pedepsește angajarea de către companii a străinilor fără permis de muncă sau permiterea desfășurării de activități care depășesc limitele statutului de rezidență. De asemenea, plasarea sub control a străinilor pentru a le permite să desfășoare activități ilegale sau intermedierea acestor activități ca o afacere sunt, de asemenea, pasibile de pedeapsă. Sancțiunile legale includ detenția de până la trei ani sau o amendă de până la 3 milioane de yeni, sau o combinație a ambelor, fiind extrem de severe.

Cel mai important aspect de reținut despre această infracțiune este prevăzut în alineatul (2) al aceluiași articol. Acesta stabilește că actele de încurajare a muncii ilegale sunt pedepsibile chiar și atunci când angajatorul “nu știa” că angajatul era un lucrător ilegal, dacă există “neglijență”. Practic, acest lucru impune angajatorilor o obligație strictă de a verifica statutul de rezidență și permisiunea de muncă a angajaților străini. Neglijarea verificării cardului de rezidență sau nerespectarea obligațiilor de bază nu va fi acceptată ca scuză. În realitate, companii din diverse sectoare, cum ar fi agențiile de recrutare, companiile de construcții, restaurantele și școlile de limba japoneză, au fost sancționate pentru această infracțiune, ceea ce indică faptul că autoritățile aplică legea în mod activ.

De la sancțiuni penale la responsabilitate civilă: Decizia Curții Supreme Hiroshima din 26 martie 2021 (2021)

Riscurile asociate cu gestionarea deficitară a șederii nu se limitează la sancțiuni penale și administrative. În ultimii ani, deciziile judiciare au început să recunoască responsabilitatea civilă directă a companiilor pentru daune, o tendință pe care managerii trebuie să o ia în serios.

Un exemplu emblematic este decizia Curții Supreme Hiroshima din 26 martie 2021 (2021). În acest caz, un stagiar străin angajat ca “practicant în fabricarea pâinii” a fost forțat de companie să lucreze în afara planului de instruire, ocupându-se de spălarea vaselor și serviciul în sala de mese a unui restaurant. Drept rezultat, acest practicant a fost arestat și deținut sub suspiciunea de activități ilegale.

În acest caz, instanța a ordonat companiei și directorului său executiv să plătească despăgubiri practicantului. Fundamentul acestei decizii este extrem de relevant pentru managementul riscurilor corporative.

În primul rând, instanța a stabilit că ordonarea desfășurării unor activități care nu sunt incluse în contractul de muncă constituie neîndeplinirea obligațiilor contractuale. În al doilea rând, și mai important, instanța a decis că compania are o obligație legală de a nu emite ordine de muncă care ar putea determina angajații să încalce Legea Imigrației și că a încălcat această obligație. Deși compania a susținut că a consultat o organizație de supervizare, instanța a respins această afirmație, subliniind că responsabilitatea finală pentru conformitatea cu legea revine companiei angajatoare. Mai mult, instanța a recunoscut că este inevitabil ca angajații străini să se bazeze pe instrucțiunile companiei și, prin urmare, nu a atribuit responsabilitate angajatului.

Significația acestei decizii este profundă. Ea demonstrează că o problemă de drept public, cum ar fi încălcarea Legii Imigrației, poate duce direct la o problemă de drept privat, cum ar fi cererea de despăgubiri pentru daune din partea angajaților către companie. Cu alte cuvinte, dacă o companie gestionează inadecvat statutul de rezidență al angajaților și le ordonă să desfășoare activități care depășesc limitele permise, aceasta nu numai că riscă sancțiuni administrative, dar poate fi și ținta cererilor de despăgubiri civile pentru pierderi de venituri sau daune morale din partea angajaților. Astfel, gestionarea șederii nu mai este doar o problemă de conformitate, ci devine o problemă centrală de management a relațiilor de muncă, responsabilitate corporativă pentru despăgubiri și, în general, o chestiune esențială de guvernanță corporativă.

Concluzie

Sistemul japonez de gestionare a rezidenței este construit pe un cadru strict bazat pe permisiuni individuale și operațiunea sa este complexă. Pentru companii, înțelegerea și respectarea corectă a acestui sistem nu mai reprezintă doar o parte a activităților administrative. Este o activitate fundamentală de conformitate, esențială pentru protejarea resurselor valoroase de muncă străină și pentru susținerea creșterii companiei. Riscurile asociate cu neglijarea unei verificări atente a statutului de rezidență, gestionarea continuă a domeniului de activitate și îndeplinirea adecvată a diverselor proceduri pot fi extrem de grave, variind de la sancțiuni penale până la responsabilitatea pentru daune civile.

Pentru a naviga corespunzător într-un domeniu juridic atât de complex și specializat, sunt esențiale cunoștințele aprofundate și experiența practică vastă. Firma noastră de avocatură Monolith oferă servicii juridice legate de toate aspectele legii imigrației din Japonia (Japanese Immigration Law) pentru o multitudine de clienți, atât naționali cât și internaționali, având o experiență vastă acumulată de-a lungul anilor. Avem în echipa noastră experți care vorbesc engleza, inclusiv avocați cu calificări străine, capabili să răspundă precis la diversele nevoi dintr-un mediu de afaceri internațional. Ne angajăm să oferim suport cuprinzător clienților noștri pentru a reduce în mod sigur riscurile juridice și pentru a utiliza talentele globale într-un mod stabil și conform cu reglementările de conformitate.