Explicarea modificărilor regulilor privind clarificarea condițiilor de muncă prin notificarea condițiilor de muncă, aplicabile din aprilie (Reiwa 6) 2024

În ultimii ani, s-a recunoscut o diversitate de modalități de lucru. Pe de altă parte, problemele legate de muncă din Japonia sunt în creștere, incluzând cazuri precum incidentul de încetare a angajării în masă a cercetătorilor din martie al anului Reiwa 5 (2023), sinuciderile din cauza suprasolicitării medicilor și problemele legate de muncitorii străini.

În acest context, începând cu luna aprilie a anului Reiwa 6 (2024), vor avea loc schimbări în ceea ce privește elementele ce trebuie clarificate în condițiile de muncă, ca urmare a modificărilor aduse ‘Regulamentului de Implementare a Legii Muncii Japoneze (Rōdō Kijun Hō)’ și ‘Standardelor privind încheierea, reînnoirea și încetarea contractelor de muncă pe termen determinat (Koyame ni Kansuru Kijun)’. Scopul acestor modificări este de a răspunde la regulile de conversie a lucrătorilor cu contracte pe termen determinat în contracte pe termen nedeterminat și de a clarifica regulile de angajare pentru diversele tipuri de angajați permanenți. Se consideră că aceste modificări vor oferi o ocazie pentru angajatori și angajați de a verifica condițiile de muncă reciproc, prevenind astfel problemele înainte de a apărea și facilitând dezvoltarea carierei și echilibrul dintre muncă și viața privată.

Acest articol explică punctele importante de care trebuie să țineți cont în legătură cu modificările regulilor de clarificare a condițiilor de muncă, inclusiv persoanele și momentele în care trebuie emise notificările privind condițiile de muncă și obligațiile de explicare a acestora.

Ce este Notificarea Condițiilor de Muncă

Notificarea Condițiilor de Muncă este un document pe care angajatorul îl furnizează angajatului pentru a-i explicita condițiile de muncă, conform articolului 15 din Legea Japoneză a Muncii (Japanese Labor Standards Law). Condițiile de muncă includ diverse aspecte legate de muncă, precum salariul, orele de lucru, pauzele, zilele libere, asigurările sociale și beneficiile sociale.

Acest document, cunoscut sub numele de “Notificarea Condițiilor de Muncă”, este un document pe care angajatorul trebuie să-l furnizeze angajatului conform legii și nu este un document bazat pe acord mutual. Pe de altă parte, contractul de muncă este un document încheiat prin acordul dintre angajator și angajat, dar nu este un document cerut de lege.

Condițiile și aspectele extrem de importante la începerea muncii, precum cele enumerate de la 1 la 6 mai jos, sunt considerate “elemente de explicitare absolută” și necesită clarificare prin intermediul unui document scris, cunoscut sub numele de “Notificarea Condițiilor de Muncă”. În plus, dacă angajatul solicită, condițiile de muncă pot fi explicitate și prin metode electromagnetice, cum ar fi faxul sau e-mailul, în loc de un document scris.

Elementele de la 7 la 14 sunt considerate “elemente de explicitare relativă” și pot fi clarificate și verbal.

1. Durata contractului de muncă
2. Criteriile pentru reînnoirea contractelor de muncă pe termen determinat (durata totală a contractului sau numărul de reînnoiri)
3. Locul de muncă și sarcinile de serviciu (inclusiv gama de schimbări)
4. Ora de începere și de sfârșit a zilei de lucru, posibilitatea de a lucra ore suplimentare, pauzele, zilele libere, concediile etc. (sistem de schimburi, sistem de ore de lucru flexibile, sistem flexibil, sistem de lucru la discreție, sistem de ore de lucru considerate în afara locului de muncă etc.)
5. Salariul, creșterea salarială
6. Retragerea (inclusiv motivele pentru concediere)
7. Indemnizația de retragere
8. Salariul plătit temporar (excluzând indemnizația de retragere), bonusurile și suma minimă a salariului
9. Costurile pentru mâncare, echipamentul de lucru și alte cheltuieli care vor fi suportate de către angajat
10. Siguranța și sănătatea
11. Formarea profesională
12. Compensația pentru accidente și asistența pentru boli în afara serviciului
13. Recunoașterea și sancțiunile
14. Concediul medical
15. Altele (sistemul de asigurări sociale etc.)

Formatul pentru explicitarea condițiilor de muncă este liber, dar Ministerul Sănătății, Muncii și Bunăstării din Japonia (Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare) a publicat un model de “Notificare a Condițiilor de Muncă”, pe care îl puteți consulta aici[ja].

În reforma care a intrat în vigoare la 1 aprilie în anul Reiwa 6 (2024), au fost adăugate trei noi elemente care trebuie explicitate ca parte a condițiilor de muncă. Aceste noi elemente de explicitare a condițiilor de muncă sunt, de asemenea, obligatorii atunci când se efectuează recrutări.

Trei noi elemente adăugate la condițiile de muncă explicite și obligația de a explica

Ca urmare a modificărilor aduse condițiilor de muncă explicite și obligației de a explica, trei noi elemente au fost adăugate la “elementele explicite absolute”. Să le analizăm pe fiecare în parte.

Domeniul de modificare al locului de muncă și al sarcinilor

Conform legii revizuite, pe lângă locul de muncă actual și sarcinile ce trebuie îndeplinite, este de asemenea obligatoriu să se specifice domeniul în care acestea pot fi modificate (Articolul 5, Paragraful 1, Punctul 1-3 al Regulamentului revizuit privind Standardele Muncii).

“Locul de muncă și sarcinile” se referă la locul de muncă și sarcinile pe care un angajat le va îndeplini imediat după angajare.

“Domeniul de modificare” se referă la domeniul în care locul de muncă și sarcinile pot fi modificate pe durata contractului de muncă. Mutările de personal și locurile de muncă la care sunt detașați angajații sunt, de asemenea, subiectul obligației de a explica, dar locurile de muncă și sarcinile care se schimbă temporar, cum ar fi asistența temporară în alte departamente, nu sunt incluse în această categorie.

Dacă nu există schimbări față de locul de muncă și sarcinile de la începutul angajării, se va specifica acest lucru în “domeniul de modificare”.

De exemplu, dacă un angajat începe să lucreze de la distanță imediat după angajare, “locul de muncă” va fi specificat ca fiind domiciliul angajatului sau un birou satelit unde este posibil să se lucreze de la distanță. Dacă se prevede că angajatul va lucra de la distanță pe durata contractului de muncă, aceste locuri trebuie să fie specificate în “domeniul de modificare”.

Pe de altă parte, în cazul în care nu există restricții asupra locului de muncă și sarcinilor (cum ar fi pentru pozițiile de management), este necesar să se specifice toate locurile de muncă și sarcinile. Totuși, pentru a preveni problemele, este important să se clarifice cât mai mult posibil “domeniul de modificare” și să se împărtășească înțelegerea între angajator și angajat.

Existența și conținutul limitelor de reînnoire

“Existența și conținutul limitelor de reînnoire” înseamnă, pe scurt, că atunci când se modifică condițiile contractuale în defavoarea lucrătorilor part-time sau contractuali, aceste modificări trebuie să fie explicite în scris.

Când angajați lucrători cu contracte pe termen determinat (funcționari publici pe termen, part-time, muncitori temporari, contractuali, angajați prin agenții de muncă temporară, reangajați după pensionare etc.), este obligatoriu să se specifice conținutul limitelor de reînnoire (limita totală a duratei contractului și numărul maxim de reînnoiri) dacă există astfel de limite (Articolul 5, Paragraful 1, Punctul 1-2 al Regulamentului revizuit privind Standardele Muncii).

De asemenea, dacă în timpul duratei contractului de muncă pe termen determinat se creează sau se scurtează limitele de reînnoire, este obligatoriu să se explice în prealabil motivele angajatului (Articolul 1 al Standardelor revizuite privind Încetarea Contractului de Muncă).

Pe de altă parte, când se elimină sau se extinde limitele de reînnoire, nu există o obligație de a explica motivele, deoarece acest lucru nu este în defavoarea angajatului.

Oportunitatea de conversie în contract pe durată nedeterminată și condițiile de muncă după conversie

A fost impusă obligația de a specifica oportunitatea de a solicita conversia într-un contract pe durată nedeterminată (oportunitatea de conversie) la reînnoirea contractelor de muncă pe termen determinat și de a specifica condițiile de muncă după conversie (Articolele 5, Paragrafele 5 și 6 ale Regulamentului revizuit privind Standardele Muncii; Articolul 18 al Legii Contractului de Muncă; Articolul 15 al Legii Muncii; Articolul 5, Paragraful 1, Punctele 1-11 ale Regulamentului revizuit privind Standardele Muncii, cu excepția Punctului 1-2).

În acest caz, angajatorul este, de asemenea, obligat să explice lucrătorului elementele echilibrate în conformitate cu realitățile locului de muncă (conținutul sarcinilor, gradul de responsabilitate, domeniul de modificare etc.), ținând cont de scopul Articolului 3, Paragraful 2 al Legii Contractului de Muncă (Articolul 5 al Standardelor revizuite privind Încetarea Contractului de Muncă).

Referință: Ministerul Sănătății, Muncii și Protecției Sociale | Schimbările regulilor de explicare a condițiilor de muncă din aprilie 2024. Sunteți pregătiți?[ja]

Categoriile vizate de modificările Regulilor de explicitare a condițiilor de muncă

Modificările Regulilor de explicitare a condițiilor de muncă se aplică tuturor lucrătorilor, precum și celor cu contracte de muncă pe durată determinată.

Toți lucrătorii

Toți lucrătorii se referă la persoanele angajate în orice tip de muncă (cu excepția anumitor funcționari publici), indiferent de forma de angajare, care sunt utilizate într-o afacere sau birou (inclusiv rudele care locuiesc împreună, dacă există o relație de subordonare și o natură remunerativă a muncii) și care sunt plătite pentru munca lor.

Dintre elementele modificate ale condițiilor de muncă explicitate mai sus, “domeniul de schimbare al locului de muncă și sarcinilor” se aplică tuturor lucrătorilor.

Lucrătorii cu contracte de muncă pe durată determinată

Dintre elementele modificate ale condițiilor de muncă explicitate mai sus, “existența și conținutul limitelor de reînnoire” și “oportunitatea de conversie în contracte pe durată nedeterminată și condițiile de muncă după conversie” se aplică lucrătorilor cu contracte de muncă pe durată determinată.

Contractul de muncă pe durată determinată este acel contract de muncă care are un termen definit (o limită de timp). Durata unui singur contract este, în principiu, de maximum 3 ani. Pentru profesioniștii de înaltă specializare și lucrătorii de peste 60 de ani, limita este de 5 ani (conform articolului 14 alineatul (1) din Legea Japoneză a Muncii).

Pe de altă parte, contractul de muncă pe durată nedeterminată este acel contract de muncă care nu are un termen definit.

De obicei, este stabilită o vârstă de pensionare (interzisă sub 60 de ani), ceea ce înseamnă că angajarea continuă până la atingerea acestei vârste (conform Legii Japoneze privind Stabilitatea Angajării Persoanelor în Vârstă, există o obligație de a angaja persoanele care doresc să lucreze până la 65 de ani și un efort obligatoriu până la 70 de ani).

Mai jos, vom explica momentele de emitere a notificărilor privind condițiile de muncă pentru fiecare caz în parte.

Momentul emiterei notificării condițiilor de muncă

Momentul emiterei notificării condițiilor de muncă include următoarele trei cazuri:

La încheierea tuturor contractelor de muncă și la reînnoirea contractelor de muncă pe durată determinată

Conform modificărilor aduse la elementele de clarificare a condițiilor de muncă, momentul emiterii notificării privind condițiile de muncă pentru „domeniul de schimbare al locului de muncă și sarcinilor” este atât la încheierea tuturor contractelor de muncă (indiferent de durata contractului), cât și la reînnoirea contractelor de muncă pe durată determinată.

La încheierea și reînnoirea contractelor de muncă pe durată determinată

Conform modificărilor aduse la ‘Japanese Labor Standards Act’ (Legea Japoneză privind Standardele de Muncă), momentul emiterii notificării condițiilor de muncă care include ‘prezența și detaliile unei limite de reînnoire’ este atât la încheierea cât și la reînnoirea contractelor de muncă pe durată determinată.

La reînnoirea contractului care generează dreptul de a solicita conversia pe durată nedeterminată

Momentul emiterii notificării condițiilor de muncă, inclusiv „oportunitatea de conversie pe durată nedeterminată și condițiile de muncă după conversie”, conform termenilor revizuiți de explicitare a condițiilor de muncă, este la reînnoirea contractului de muncă pe durată determinată când se naște dreptul de a solicita conversia pe durată nedeterminată.

Introducerea sistemului de conversie pe durată nedeterminată a avut loc în urma amendamentului din aprilie 2013 (anul 2013) al Legii Contractelor de Muncă.

Sistemul de conversie pe durată nedeterminată permite, dacă sunt îndeplinite anumite condiții, ca la cererea lucrătorului, contractul de muncă pe durată determinată să fie convertit într-un contract pe durată nedeterminată, având ca scop „reducerea utilizării abuzive a contractelor de muncă pe durată determinată de către angajatori (încetarea angajării sau cooling-off) și asigurarea stabilității în angajare”.

Concret, regulile stipulează că un lucrător angajat sub un contract pe durată determinată, care a fost reînnoit cel puțin o dată și a depășit o durată totală de cinci ani cu același angajator, poate solicita conversia într-un contract pe durată nedeterminată (articolul 18 din Legea Contractelor de Muncă).

Perioada de valabilitate în care se poate exercita dreptul de a solicita conversia pe durată nedeterminată este în termen de un an (1 an) de la data la care dreptul a luat naștere, prin urmare este necesară atenție.

Momentul conversiei într-un contract pe durată nedeterminată este ziua următoare datei de expirare a contractului pe durată determinată pentru care s-a făcut solicitarea (începând cu al șaptelea an), iar angajatorul nu poate refuza această solicitare a lucrătorului.

În ceea ce privește condițiile de muncă după conversia pe durată nedeterminată, acestea vor rămâne aceleași cu excepția duratei contractului, în lipsa unei „stipulări speciale (modificări)”.

Sistemul de conversie pe durată nedeterminată include următoarele trei tipuri de excepții:

• Cercetători și cadre didactice de la universități și entități de cercetare și dezvoltare etc.
• Profesioniști cu înaltă specializare
• Persoane în vârstă angajate în continuare

Mai jos, vom explica cerințele fiecărei excepții în parte.

Excepția pentru cercetători și cadre didactice de la universități și entități de cercetare și dezvoltare etc.

Pentru cercetătorii și cadrele didactice de la universități și entități de cercetare și dezvoltare etc., a fost stabilită ca excepție cerința 2 a regulii de conversie pe durată nedeterminată, „durata totală a contractului” să fie „peste 10 ani” (articolul 7 din Legea Termenelor).

Calculul duratei totale a contractului a început de la 1 aprilie 2013, dar înainte de aprilie 2023, când dreptul de a solicita conversia pe durată nedeterminată a luat naștere, încetarea în masă a angajării cercetătorilor a devenit o problemă socială.

Excepția pentru profesioniștii cu înaltă specializare (cu cerințe de venit anual și domeniu definit)

Excepția pentru profesioniștii cu înaltă specializare se referă la o măsură specială prin care, în cazul în care sunt angajați pentru mai mult de cinci ani într-o activitate specifică pe durată determinată (proiect) a unui angajator de tipul întâi certificat, cerința 2 a regulii de conversie pe durată nedeterminată, „durata totală a contractului”, va fi durata proiectului (care variază în funcție de proiect), iar în această perioadă dreptul de a solicita conversia pe durată nedeterminată nu se naște. Perioada în care dreptul de a solicita conversia pe durată nedeterminată nu se naște este limitată la maximum 10 ani (articolul 8, alineatul 1 din Legea Măsurilor Speciale pentru Contractele pe Durată Determinată).

Excepția pentru persoanele în vârstă angajate în continuare

Regula de conversie pe durată nedeterminată nu stabilește un plafon de vârstă. Prin urmare, lucrătorii în vârstă de peste 65 de ani sunt, cu câteva excepții, inclusiv în această categorie.

Excepția pentru persoanele în vârstă angajate în continuare este o măsură specială prin care, pentru lucrătorii angajați pe durată determinată după atingerea vârstei de pensionare, sub un angajator de tipul al doilea certificat, dreptul de a solicita conversia pe durată nedeterminată nu se naște pe durata angajării cu același angajator sau cu o companie din același grup (articolul 8, alineatul 2 din Legea Măsurilor Speciale pentru Contractele pe Durată Determinată).

Concluzie: Consultați un avocat pentru notificarea condițiilor de muncă

Aici am explicat despre legea revizuită privind regulile de clarificare a condițiilor de muncă în notificarea condițiilor de muncă, care a intrat în vigoare în anul Reiwa 6 (2024), precum și despre contextul revizuirii și punctele la care trebuie să acordați atenție.

La încheierea sau reînnoirea contractului de muncă, este important să clarificați condițiile de muncă pentru angajați și să le furnizați o notificare scrisă a acestora, pentru a preveni litigiile. Pentru managementul riscurilor legate de litigiile de muncă, vă recomandăm să consultați un avocat specializat în dreptul afacerilor.

Ghidul măsurilor implementate de către biroul nostru

Cabinetul de Avocatură Monolith este specializat în IT, având o expertiză deosebită în domeniul internetului și al legii. În ultimii ani, diversificarea modurilor de lucru a adus în atenția publică legislația muncii. Cabinetul nostru oferă soluții pentru gestionarea „tatuajelor digitale”. Detalii suplimentare sunt furnizate în articolul de mai jos.

Domeniile de practică ale Cabinetului de Avocatură Monolith: Servicii juridice pentru IT și startup-uri[ja]