O analiză a sistemului de exonerare și limitare a responsabilității directorilor în cadrul legislației societăților comerciale din Japonia

În cadrul unei societăți pe acțiuni din Japonia, directorii și auditorii, precum și alți oficiali, au responsabilități majore față de companie. Articolul 423, alineatul 1 din Legea Companiilor din Japonia (2005) stipulează că, în cazul în care un oficial neglijează îndeplinirea atribuțiilor sale (neglijență în îndeplinirea atribuțiilor) și compania suferă daune ca rezultat, acesta este responsabil pentru despăgubirea acestor daune. Această responsabilitate pentru despăgubiri poate deveni uneori extrem de costisitoare și reprezintă un risc semnificativ pentru persoanele care acceptă funcția de oficial. În cazuri recente, cum ar fi decizia judecătorească care a impus fostei conduceri a Tokyo Electric Power să plătească despăgubiri de peste 13 trilioane de yeni, se evidențiază amploarea acestui risc.

Cu toate acestea, Legea Companiilor din Japonia, în timp ce impune responsabilități stricte oficialilor, oferă și un sistem sofisticat și stratificat pentru a exonera sau limita aceste responsabilități într-un mod rezonabil. Acest sistem este conceput pentru a echilibra două obiective importante. Unul este clarificarea responsabilităților oficialilor și protejarea intereselor companiei și ale acționarilor săi, care sunt proprietarii acesteia. Celălalt este prevenirea situațiilor în care persoane competente ezită să accepte funcții de oficiali din cauza fricii de responsabilități excesive sau în care deciziile manageriale ale oficialilor sunt inhibate excesiv. Înțelegerea acestui cadru de reducere a responsabilităților este esențială pentru a asigura o guvernanță corporativă sănătoasă și o gestionare îndrăzneață a afacerilor.

În acest articol, vom explica în mod cuprinzător principalele sisteme de exonerare și limitare a responsabilității pentru neglijența în îndeplinirea atribuțiilor oficialilor, așa cum sunt prevăzute de Legea Companiilor din Japonia, bazându-ne pe texte legale specifice și cazuri judecătorești. În mod concret, vom aborda următoarele sisteme:

1. Exonerarea completă a responsabilității prin acordul tuturor acționarilor (Articolul 424 din Legea Companiilor)
2. Exonerarea parțială a responsabilității printr-o hotărâre specială a adunării generale a acționarilor (Articolul 425 din Legea Companiilor)
3. Exonerarea parțială a responsabilității printr-o hotărâre a consiliului de administrație (Articolul 426 din Legea Companiilor)
4. Contract de limitare a responsabilității cu directorii neexecutivi și alții (Articolul 427 din Legea Companiilor)
5. Reglementarea litigiilor în cadrul acțiunilor reprezentative ale acționarilor (Articolul 850 din Legea Companiilor)

Aceste sisteme au fiecare cerințe, proceduri și efecte diferite. Înțelegerea corectă a acestor diferențe este extrem de importantă pentru oficialii, managerii și investitorii companiilor care operează în Japonia, din perspectiva gestionării riscurilor și a construirii unui sistem de guvernanță eficient.

Exonerarea Completă de Răspundere cu Acordul Total al Acționarilor (Articolul 424 din Legea Companiilor din Japonia)

Cel mai fundamental și puternic mod de a exonera un director de răspunderea pentru neglijența în îndeplinirea îndatoririlor este obținerea acordului total al acționarilor. Articolul 424 din Legea Companiilor din Japonia prevede că „răspunderea menționată la alineatul (1) al articolului precedent nu poate fi exonerată fără acordul total al acționarilor.” Aceasta înseamnă că, dacă toți acționarii, care sunt proprietarii companiei, sunt de acord, obligația directorului de a plăti despăgubiri financiare către companie poate fi complet exonerată.

Caracteristica principală a acestei metode este capacitatea de a exonera „întreaga” răspundere. Acest lucru contrastează cu alte sisteme menționate ulterior, care sunt limitate la exonerarea „parțială” a răspunderii. De asemenea, chiar dacă acțiunile directorului au fost motivate de rea-credință sau neglijență gravă, acestea pot fi incluse în exonerare.

Cu toate acestea, acest sistem are constrângeri practice extrem de mari. Este necesar să se obțină acordul „total al acționarilor,” adică literalmente de la toți acționarii. În cazul companiilor listate cu un număr mare de acționari sau al companiilor cu o structură dispersată a acționarilor, obținerea acordului tuturor acționarilor este practic imposibilă. Prin urmare, această metodă devine o opțiune realistă doar în cazurile în care acționarii sunt specifici și puțini, cum ar fi o companie cu un singur acționar, o filială deținută 100% de o companie-mamă sau o companie familială cu un număr foarte mic de acționari. De asemenea, se înțelege că această exonerare se aplică doar răspunderii pentru acțiuni deja întâmplate în trecut și nu poate exonera în mod cuprinzător răspunderea pentru acțiuni viitoare.

Acest sistem include, de asemenea, aspecte importante din punct de vedere teoretic. Există o tensiune între protecția creditorilor companiei și exonerarea de răspundere. Dreptul de a solicita despăgubiri de la director către companie face parte din activele companiei. Acordul acționarilor de a renunța la acest drept echivalează cu o reducere a activelor companiei. În special, în companiile închise unde acționarii și managerii sunt aproape aceleași persoane, poate apărea o situație în care, după ce managerul a cauzat daune companiei prin tranzacții riscante, își exonerează propria răspundere în calitate de acționar, reducând astfel activele companiei și cauzând prejudicii creditorilor externi. Legea Companiilor din Japonia nu prevede o reglementare generală de limitare în acest sens și, în principiu, se poate interpreta că prioritatea este acordată voinței acționarilor. Totuși, există reglementări care limitează exonerarea din perspectiva protecției creditorilor companiei în anumite situații, cum ar fi răspunderea pentru distribuirea ilegală a surplusului, indicând faptul că legiuitorul este conștient de această problemă.

Exonerarea Parțială de Răspundere prin Hotărârea Specială a Adunării Generale a Acționarilor (Articolul 425 din Legea Companiilor din Japonia)

În companiile publice din Japonia, unde este dificil să se obțină consimțământul tuturor acționarilor, sistemul de exonerare parțială de răspundere prin hotărârea specială a adunării generale a acționarilor este utilizat mai realist. Articolul 425 din Legea Companiilor din Japonia permite, sub anumite condiții, exonerarea parțială de răspundere a directorilor printr-o hotărâre specială a adunării generale a acționarilor. Hotărârea specială se adoptă, în principiu, cu prezența acționarilor care dețin majoritatea drepturilor de vot și cu acordul a cel puțin două treimi din drepturile de vot ale acționarilor prezenți (Articolul 309, alineatul 2, punctul 8 din Legea Companiilor din Japonia).  

Pentru a utiliza acest sistem, trebuie îndeplinite mai multe cerințe stricte. În primul rând, ca cerință subiectivă esențială, se cere ca directorul responsabil să fi acționat „cu bună-credință și fără neglijență gravă” în îndeplinirea atribuțiilor sale. Cu alte cuvinte, exonerarea nu este permisă în cazurile de „rea-credință”, unde directorul era conștient de neglijența sa, sau de „neglijență gravă”, unde ar fi trebuit să recunoască ușor neglijența cu o minimă atenție.  

În al doilea rând, exonerarea este limitată strict la „o parte” din răspundere. Directorii trebuie să continue să răspundă până la „limita minimă de răspundere” stabilită prin lege. Această limită minimă de răspundere variază în funcție de poziția directorului și se calculează pe baza remunerației anuale a directorului, conform metodei de calcul din Regulamentul de punere în aplicare a Legii Companiilor din Japonia, articolul 113. Concret, pentru un director general, limita este de șase ori remunerația anuală, pentru un director executiv este de patru ori, iar pentru alți directori neexecutivi sau auditori este de două ori.  

În al treilea rând, ca cerință procedurală, compania trebuie să furnizeze acționarilor informații suficiente atunci când propune exonerarea de răspundere în adunarea generală a acționarilor. În mod specific, compania are obligația de a explica în adunarea generală a acționarilor faptele care au cauzat răspunderea, suma răspunderii, limita maximă de exonerare și baza calculului acesteia, precum și motivele pentru care se propune exonerarea și suma specifică a exonerării.  

Mai mult, acest sistem include o barieră procedurală extrem de importantă din perspectiva guvernanței corporative. Consiliul de administrație trebuie să obțină „consimțământul fiecărui auditor (sau al auditorului, în cazul companiilor fără comitet de audit)” înainte de a propune adunării generale a acționarilor exonerarea de răspundere (Articolul 425, alineatul 3 din Legea Companiilor din Japonia). Aceasta este o măsură pentru a preveni exonerarea ușoară de răspundere prin complicitatea între directori. Auditorii, dintr-o poziție independentă care protejează interesele companiei și ale acționarilor, au rolul de a evalua strict dacă directorul a acționat cu adevărat cu bună-credință și fără neglijență gravă și dacă exonerarea de răspundere este în beneficiul companiei. Consimțământul auditorilor nu este doar o formalitate, ci funcționează ca un gardian substanțial al integrității procesului de exonerare de răspundere.  

Exonerarea Parțială a Răspunderii prin Hotărârea Consiliului de Administrație (Articolul 426 din Legea Companiilor din Japonia)

Legea Companiilor din Japonia prevede un sistem de exonerare parțială a răspunderii prin hotărârea consiliului de administrație, ca o metodă mai agilă decât hotărârea adunării generale a acționarilor. Articolul 426 din Legea Companiilor din Japonia stipulează că anumite tipuri de companii pot, prin prevederi în actul constitutiv, să exonereze parțial răspunderea directorilor printr-o hotărâre a consiliului de administrație.  

Condițiile prealabile pentru utilizarea acestui sistem sunt stricte. În primul rând, compania trebuie să includă în actul constitutiv o prevedere care să permită “exonerarea răspunderii directorilor prin hotărârea consiliului de administrație, în limitele legii”. Această modificare a actului constitutiv necesită o hotărâre specială a adunării generale a acționarilor. În al doilea rând, companiile care pot adopta acest sistem sunt limitate la cele cu un sistem intern de supraveghere bine stabilit, cum ar fi companiile cu auditori, companiile cu comitete de audit sau companiile cu comitete de nominalizare.  

Cerințele substanțiale pentru exonerare sunt similare cu cele pentru exonerarea prin hotărârea adunării generale a acționarilor conform articolului 425 din Legea Companiilor. Astfel, directorii trebuie să acționeze cu bună-credință și fără neglijență gravă, iar suma exonerată trebuie să se limiteze la partea care depășește limita minimă de răspundere.  

Caracteristica principală a acestui sistem constă în mecanismul său unic de echilibrare a agilității manageriale cu protecția acționarilor. Convocarea unei adunări generale a acționarilor implică timp și costuri, dar o hotărâre a consiliului de administrație permite o decizie mai rapidă. Totuși, aceasta implică și riscul abuzului de putere de către consiliul de administrație. Prin urmare, articolul 426 din Legea Companiilor din Japonia atenuează acest risc prin acordarea unui drept de veto puternic acționarilor minoritari. Concret, dacă consiliul de administrație adoptă o hotărâre de exonerare a răspunderii, compania trebuie să notifice sau să anunțe acționarii fără întârziere. Dacă, în termen de cel puțin o lună, acționarii care dețin cel puțin 3% din drepturile de vot totale își exprimă obiecția, efectul exonerării de către consiliul de administrație este anulat. Acest “drept de obiecție al acționarilor minoritari” este un mecanism puternic de control care asigură că consiliul de administrație nu poate ignora intențiile acționarilor minoritari influenți sau ale acționarilor activiști atunci când decide exonerarea răspunderii. Astfel, se permite o decizie eficientă a consiliului de administrație, asigurând în același timp o supraveghere efectivă din partea acționarilor.  

Limitarea Răspunderii prin Contract de Limitare a Răspunderii (Articolul 427 din Legea Companiilor din Japonia)

Spre deosebire de sistemul de exonerare a răspunderii post-factum pe care l-am analizat până acum, există un sistem prin care se stabilește în prealabil limita răspunderii directorilor prin contract, cunoscut sub numele de “contract de limitare a răspunderii”. Articolul 427 din Legea Companiilor din Japonia permite unei societăți pe acțiuni să stipuleze în statutul său că poate încheia un contract cu anumiți directori pentru a limita răspunderea pentru daune cauzate de neglijența în îndeplinirea îndatoririlor, într-un anumit cadru.

Nucleul acestui sistem constă în faptul că gama de directori cu care se poate încheia un astfel de contract este strict limitată. Contractul de limitare a răspunderii se aplică doar directorilor (cu excepția “directorilor executivi”), participanților la contabilitate, auditorilor și auditorilor contabili. Termenul “directori executivi” se referă la directori care sunt aleși să execute afacerile societății printr-o rezoluție a consiliului de administrație, cum ar fi directorii reprezentativi (conform Articolului 2, Paragraful 15, Litera (i) din Legea Companiilor din Japonia). Astfel, conducerea care este direct implicată în desfășurarea zilnică a afacerilor și deține autoritate semnificativă este exclusă din acest contract.

Pentru a utiliza acest sistem, este necesar să se adopte o rezoluție specială a adunării generale a acționarilor pentru a stipula în statutul societății că se poate încheia un contract de limitare a răspunderii și să se înregistreze acest fapt. Chiar dacă se încheie un contract, răspunderea este efectiv limitată doar dacă directorul respectiv a acționat cu bună-credință și fără neglijență gravă în îndeplinirea îndatoririlor sale. Limita răspunderii este fie suma minimă stabilită de Articolul 425 din Legea Companiilor (de două ori remunerația anuală pentru directorii neexecutivi), fie o sumă mai mare stabilită în statut, oricare dintre acestea este mai mare.

Articolul 427 din Legea Companiilor nu este doar o măsură de reducere a răspunderii, ci este considerat un instrument politic important pentru întărirea guvernanței corporative în Japonia. În special, urmărește să asigure directori independenți de înaltă calitate. Unul dintre cele mai mari obstacole pentru experții și managerii cu experiență care doresc să devină directori externi este riscul de a suporta personal răspunderea pentru daune semnificative ale unei companii în care nu sunt direct implicați în management. Contractul de limitare a răspunderii oferă un stimulent pentru ca talentele de top să accepte cu încredere rolurile de directori externi sau auditori, prin stabilirea unei limite pentru acest risc financiar. Excluderea clară a directorilor executivi reflectă acest obiectiv politic. Se intenționează să se impună o răspundere mai mare celor care dețin autoritatea și responsabilitatea pentru execuția afacerilor, oferind în același timp protecție adecvată celor care au roluri de supraveghere și consiliere, promovând astfel separarea între management și supraveghere și îmbunătățind eficacitatea guvernanței.

Un caz judiciar important care ilustrează modul în care funcționează efectiv acest contract de limitare a răspunderii este decizia Curții de Apel din Osaka din 21 mai 2015 (cunoscută sub numele de cazul Seicrest). În acest caz, răspunderea unui auditor extern a fost pusă în discuție pentru că nu a prevenit comportamentul necorespunzător al directorului reprezentativ al companiei. Între companie și auditorul respectiv fusese încheiat un contract de limitare a răspunderii. Instanța a constatat că auditorul a neglijat să recomande construirea unui sistem de control intern, recunoscând astfel neglijența în îndeplinirea îndatoririlor. Totuși, instanța a decis că această neglijență nu constituie “neglijență gravă” și a recunoscut validitatea contractului de limitare a răspunderii. Ca rezultat, suma răspunderii pentru daune a auditorului a fost limitată la echivalentul a două ani de remunerație, conform contractului. Acest precedent arată că, deși instanțele respectă contractele de limitare a răspunderii, ele examinează concret dacă acțiunile directorilor constituie “neglijență gravă”, clarificând faptul că obligația de diligență a directorilor nu este redusă prin încheierea unui astfel de contract.

Compararea Sistemelor de Exonerare și Limitare a Răspunderii în Japonia

Cele patru sisteme principale de exonerare și limitare a răspunderii, discutate anterior în cadrul Legii Companiilor din Japonia, au fiecare scopuri și funcții diferite. Prin compararea acestor sisteme, fiecare societate pe acțiuni poate decide strategic care sistem să utilizeze, în funcție de situația și politica sa de guvernanță.

Acordul tuturor acționarilor (Articolul 424 din Legea Companiilor) este singura metodă care permite exonerarea totală a răspunderii, dar aplicabilitatea sa este de facto limitată la companiile închise cu un număr foarte mic de acționari. Hotărârea specială a adunării generale a acționarilor (Articolul 425 din Legea Companiilor) este o măsură de remediere post-factum mai larg disponibilă, dar include cerințe subiective de bună-credință și lipsă de neglijență gravă, precum și un obstacol substanțial reprezentat de consimțământul auditorilor. Hotărârea consiliului de administrație (Articolul 426 din Legea Companiilor) oferă o procedură agilă care nu necesită adunarea generală a acționarilor, dar necesită prevederi în statut și include o funcție puternică de control prin dreptul de obiecție al acționarilor minoritari de 3%. În cele din urmă, contractul de limitare a răspunderii (Articolul 427 din Legea Companiilor) este singura metodă de gestionare a riscurilor în avans și este destinat în special asigurării directorilor externi și altor directori neexecutivi, dar nu se aplică directorilor executivi.

Caracteristicile principale ale acestor sisteme sunt rezumate în tabelul de mai jos.

Soluționarea litigiilor prin conciliere în cadrul acțiunilor reprezentative ale acționarilor (Articolul 850 din Legea Companiilor din Japonia)

Un scenariu tipic în care răspunderea directorilor este efectiv urmărită este acțiunea reprezentativă a acționarilor. Aceasta este o acțiune intentată de acționari în numele companiei pentru a urmări răspunderea directorilor. În cursul acestui proces, acționarii și directorii implicați pot ajunge la o “conciliere în cadrul litigiului”. Această conciliere are o funcție puternică de a limita sau exonera răspunderea directorilor în mod efectiv.

Baza legală pentru această conciliere este Articolul 850 din Legea Companiilor din Japonia. Cel mai important aspect al acestui articol este că stabilește o excepție semnificativă de la principiul “consimțământului tuturor acționarilor” cerut de Articolul 424 din aceeași lege. Dacă o conciliere în cadrul unei acțiuni reprezentative a acționarilor este încheiată în mod valabil, răspunderea directorilor este limitată la conținutul concilierii, iar conflictul se încheie, chiar și fără consimțământul tuturor acționarilor.

Această reglementare reflectă o decizie pragmatică a legislativului de a evita costurile și incertitudinile cauzate de prelungirea litigiilor, permițând o soluționare a disputelor care este realistă și flexibilă pentru părți. În multe cazuri, este în interesul general al companiei să obțină o recuperare financiară prin negociere și să restabilească stabilitatea managerială mai devreme, decât să conteste toate litigiile până la pronunțarea unei hotărâri.

Cu toate acestea, pentru a preveni o conciliere facilă care ar putea dăuna intereselor companiei, între acționarii reclamanți și directorii pârâți, Articolul 850 din Legea Companiilor din Japonia prevede măsuri de protecție procedurală. Dacă compania nu participă direct la discuțiile de conciliere, instanța trebuie să notifice compania cu privire la conținutul concilierii și să îi ofere oportunitatea de a formula obiecții. Compania poate formula obiecții în scris, în principiu, în termen de două săptămâni de la primirea notificării. Dacă compania nu formulează obiecții în acest termen, se consideră că a aprobat conținutul concilierii. Acest mecanism asigură, sub supravegherea instanței, că interesele companiei nu sunt afectate în mod nejustificat. Așa cum s-a observat în cazuri precum cele ale Băncii Daiwa, Duskin și Sumitomo Electric Industries, concilierea în cadrul litigiilor joacă un rol important în practicile de guvernanță corporativă din Japonia.

Concluzie

Așa cum am observat în acest articol, Legea Companiilor din Japonia se bazează pe un echilibru precis între posibilitatea unei răspunderi stricte pentru neglijența în îndeplinirea îndatoririlor de către directori și mecanismele variate de exonerare și limitare. De la exonerarea completă prin acordul tuturor acționarilor, la exonerarea parțială prin adunarea generală a acționarilor sau consiliul de administrație, contractele de limitare a răspunderii încheiate în prealabil și până la soluționarea litigiilor prin conciliere, metodele sunt diverse. Aceste sisteme nu sunt concepute doar pentru a proteja directorii. Mai degrabă, ele au scopul mai amplu de a promova o gestionare corporativă care implică asumarea sănătoasă a riscurilor, de a atrage personal de înaltă calitate în conducerea și supravegherea companiei și, în cele din urmă, de a susține competitivitatea și creșterea durabilă a companiei.

Înțelegerea corectă a acestor sisteme complexe și utilizarea lor adecvată în funcție de situația companiei este esențială, în special pentru companiile care desfășoară afaceri internaționale. Firma de avocatură Monolith are o experiență vastă și cunoștințe aprofundate în acest domeniu, sprijinind numeroși clienți atât din Japonia, cât și din străinătate. În cadrul firmei noastre, nu doar că avem avocați familiarizați cu Legea Companiilor din Japonia, dar și profesioniști cu calificări de avocați străini și competențe avansate în limba engleză. Datorită acestei structuri unice, putem oferi servicii juridice de înaltă calitate și fără cusur, explicând clar subtilitățile sistemului juridic japonez directorilor străini și companiilor-mamă, de la redactarea și revizuirea statutelor și contractelor de limitare a răspunderii, la îndrumarea adunărilor generale ale acționarilor, consiliere strategică în caz de dispute și reprezentare în litigii. Dacă întâmpinați dificultăți legate de guvernanța corporativă japoneză și responsabilitatea directorilor, nu ezitați să ne contactați.