Cadrul juridic al ordinii corporative în dreptul muncii japonez: Regulamentul de serviciu, protecția avertizorilor de integritate și eficacitatea sancțiunilor disciplinare

Pentru desfășurarea eficientă a activităților corporative și pentru creșterea sustenabilă, este esențial să se mențină un ordin intern clar și echitabil. Totuși, ordinea corporativă în Japonia nu se bazează doar pe obiceiuri sau pe directivele unilaterale ale managerilor, ci este strict reglementată de un cadru legal bazat pe contractele de muncă. Înțelegerea și respectarea acestui cadru legal este una dintre cele mai importante sarcini manageriale pentru a preveni potențialele dispute de muncă și pentru a construi relații de muncă sănătoase. În special, trei elemente fundamentale ale ordinii corporative sunt esențiale: ‘Regulamentul de serviciu’ care stabilește normele de comportament ale angajaților, ‘Sistemul de protecție a informatorilor interni’ care promovează auto-curățarea organizației și ‘Sancțiunile disciplinare’ ca pedeapsă pentru încălcarea ordinii. Aceste sisteme sunt reglementate în detaliu de legi precum Legea Contractelor de Muncă din Japonia, Legea Standardelor Muncii din Japonia și Legea Protecției Informatorilor Publici, iar aplicarea lor necesită o atenție deosebită. În acest articol, ne vom concentra pe aceste trei teme importante, explicând cerințele legale și punctele de atenție practice pe care companiile trebuie să le respecte, cu referințe specifice la legislația și jurisprudența relevantă. Scopul este de a ajuta managerii de companii și specialiștii în drept să gestioneze riscurile legale în mod adecvat și să realizeze o conducere organizațională eficientă și legală.

Bazele legale ale ordinii corporative în Japonia

În Japonia, dreptul unei companii de a solicita și de a menține un anumit ordin între angajați are originea în contractul de muncă încheiat între angajator și angajat. Această relație nu este doar una de comandă și control, ci este poziționată ca o relație contractuală bazată pe acordul dintre părți care sunt legal egale.

Relația centrată pe contractul de muncă

Articolul 6 din Legea Contractului de Muncă din Japonia stabilește că un contract de muncă este “încheiat prin acordul dintre angajat și angajator, prin care angajatul este angajat să muncească pentru angajator, iar angajatorul se obligă să plătească salariul în schimb”. Pe baza acestui acord, angajatul are obligația de a furniza forța de muncă, iar angajatorul are obligația de a plăti salariul. Obligațiile angajatului nu se limitează doar la efectuarea muncii desemnate. Contractul implică, de asemenea, obligații mai largi, cum ar fi conservarea proprietății companiei, cooperarea pentru desfășurarea eficientă a activităților și luarea în considerare a intereselor întregii companii. Obligația de a respecta ordinea corporativă este recunoscută legal ca una dintre obligațiile incidentale inerente acestui contract de muncă. Adică, respectarea regulilor companiei de către angajați este interpretată ca o responsabilitate fundamentală în îndeplinirea conținutului contractului.

Principiul ‘bunei credințe și onestități’ și ‘interzicerea abuzului de drept’

Relația contractuală este și mai specific reglementată de principiile de bază stabilite în articolul 3 din Legea Contractului de Muncă din Japonia. Aliniatul 4 al acestui articol stabilește principiul ‘bunei credințe și onestități’, care prevede că “angajatul și angajatorul trebuie să respecte contractul de muncă și să exercite drepturile și să își îndeplinească obligațiile cu bună credință și onestitate”. Încălcarea ordinii corporative de către un angajat poate fi evaluată ca o acțiune care contravine acestui principiu de bună credință și onestitate.

Pe de altă parte, aliniatul 5 al aceluiași articol stabilește principiul ‘interzicerii abuzului de drept’, care prevede că “angajatul și angajatorul nu trebuie să abuzeze de exercitarea drepturilor bazate pe contractul de muncă”. Acest principiu constituie o restricție legală importantă asupra exercitării autorității de către angajator. Dacă drepturile, cum ar fi puterea de sancționare exercitată pentru menținerea ordinii corporative, sunt considerate neadecvate în scop sau mijloace, acestea pot fi legal invalidate ca abuz de drept.

Astfel, ordinea corporativă în legislația muncii din Japonia se bazează pe o relație bilaterală fundamentată pe contractul de muncă, cu obligația de respectare a angajaților fundamentată prin principiul bună credință și onestitate, în timp ce exercitarea autorității de către angajator este strict limitată prin principiul interzicerii abuzului de drept, creând o structură echilibrată. Înțelegerea acestor obligații legale reciproce este primul pas în abordarea problemelor legate de ordinea corporativă.

Stabilirea regulilor: Regulamentul de ordine interioară și Regulamentul de muncă

Documentele legale cele mai importante pentru a prezenta și a cere respectarea ordinii corporative într-o formă concretă și clară angajaților sunt “Regulamentele de muncă”. În cadrul acestora, documentele care se concentrează pe codul de conduită al angajaților sunt cunoscute sub numele de “Regulamentul de ordine interioară”.

Rolul central al Regulamentului de muncă

Articolul 89 din Legea Standardelor Muncii din Japonia (Japanese Labor Standards Act) obligă angajatorii care utilizează în mod constant muncitori în număr de 10 sau mai mulți să creeze un Regulament de muncă și să-l înregistreze la directorul Oficiului de Inspectare a Standardelor Muncii din jurisdicția lor. Acest Regulament de muncă trebuie să includă “elemente obligatorii de menționat” precum orele de început și de sfârșit ale zilei de muncă și salarizarea, precum și “elemente necesare de menționat” care trebuie incluse dacă sunt stabilite. Dispozițiile privind sancțiunile împotriva angajaților, adică disciplinarea, sunt incluse în aceste elemente necesare de menționat și, pentru ca o companie să poată aplica sancțiuni disciplinare, este o condiție legală esențială ca motivele și tipurile de sancțiuni să fie clar specificate în Regulamentul de muncă.

Poziția Regulamentului de ordine interioară

Regulamentul de ordine interioară stabilește în mod concret regulile de disciplină pe care angajații trebuie să le respecte în timpul muncii, cum ar fi obligația de dedicare la serviciu, păstrarea secretului profesional, utilizarea adecvată a facilităților și bunurilor companiei, interzicerea hărțuirii etc. Din punct de vedere legal, acest Regulament de ordine interioară este tratat ca parte a Regulamentului de muncă. Companiile pot să includă un capitol numit “Disciplina de serviciu” în cadrul Regulamentului de muncă sau să creeze un document separat numit “Regulament de ordine interioară”. Chiar și în ultimul caz, regulamentul este considerat legal ca fiind parte integrantă a Regulamentului de muncă, astfel încât crearea sau modificarea acestuia necesită respectarea acelorași proceduri legale ca și pentru Regulamentul de muncă.

Proceduri obligatorii în crearea și modificarea regulamentelor

La crearea sau modificarea Regulamentului de muncă (inclusiv Regulamentul de ordine interioară), angajatorii trebuie să respecte procedurile stricte stabilite de Legea Standardelor Muncii din Japonia. În primul rând, angajatorii trebuie să consulte sindicatul muncitorilor, dacă există unul reprezentând majoritatea angajaților, sau, în lipsa acestuia, să consulte reprezentanții majorității lucrătorilor și să creeze un document scris (opinia) care reflectă aceste consultări. Legea cere doar “consultarea” opiniilor și nu obligă la obținerea “consensului” reprezentanților. Cu toate acestea, această procedură de consultare este esențială și, dacă se determină prin interacțiunea cu Oficiul de Inspectare a Standardelor Muncii că procedura nu a fost urmată corespunzător, este foarte probabil ca înregistrarea Regulamentului de muncă să nu fie acceptată.

În plus, după înregistrarea Regulamentului de muncă modificat sau creat la Oficiul de Inspectare a Standardelor Muncii, angajatorii au obligația de a face cunoscut regulamentul tuturor angajaților prin afișare într-un loc vizibil în companie, distribuirea de copii scrise sau publicarea pe intranet. Dacă această obligație de informare nu este îndeplinită, chiar dacă Regulamentul de muncă este legal valabil, compania ar putea să nu poată invoca conținutul acestuia ca bază pentru a-și exercita drepturile (de exemplu, aplicarea unei sancțiuni disciplinare) împotriva angajaților. Aceste proceduri nu sunt doar formale, ci sunt cerințe fundamentale pentru a conferi Regulamentului de muncă eficacitate juridică.

Protecția Integrității: Sistemul de Protecție a Avertizorilor de Integritate sub Legislația Japoneză

Mentinerea ordinii corporative nu se limitează doar la asigurarea respectării regulilor interne, ci include și capacitatea unei organizații de a descoperi și corecta actele de corupție din interiorul său. Sistemul de Protecție a Avertizorilor de Integritate din Japonia susține juridic această funcție de auto-curățare.

Prezentarea generală a Legii privind Protecția Avertizorilor de Integritate

Această lege are ca scop protejarea angajaților și a altor persoane care raportează acte de corupție, cum ar fi încălcările legale la locul de muncă, către autoritățile desemnate, fără un scop fraudulos. În mod specific, legea interzice clar ca angajatorii să aplice orice tratament defavorabil, cum ar fi retrogradarea sau reducerea salariului, angajaților care au făcut astfel de raportări. Astfel de măsuri de represalii sunt considerate invalide conform legii.

Întărirea obligațiilor angajatorilor prin amendamentele din 2022

Amendamentele la Legea privind Protecția Avertizorilor de Integritate, care au intrat în vigoare la 1 iunie 2022, au întărit semnificativ măsurile pe care angajatorii trebuie să le ia. În special, pentru angajatorii care au în mod constant peste 300 de angajați, a devenit o ‘obligație’ legală să stabilească un sistem adecvat pentru a răspunde la raportările interne de integritate (pentru angajatorii cu mai puțin de 300 de angajați, aceasta este o ‘obligație de efort’).

Obligația de a stabili acest sistem include în mod specific următoarele: înființarea unui punct de contact pentru raportările interne de integritate, desemnarea unui ‘angajat responsabil cu gestionarea raportărilor de integritate’ care să se ocupe de primirea raportărilor, investigații și măsuri corective. În plus, acest angajat are o obligație strictă de confidențialitate în ceea ce privește informațiile care ar putea identifica raportorul. Dacă scurge aceste informații fără un motiv justificat, angajatul poate fi supus unei pedepse penale cu o amendă de până la 300.000 de yeni. Această amendare a transformat sistemul de raportare internă dintr-o simplă recomandare într-o funcție de conformitate obligatorie, cu responsabilități legale specifice.

Invaliditatea juridică a măsurilor de represalii

Instanțele japoneze aplică strict interdicția de a trata în mod defavorabil avertizorii de integritate. Un exemplu în acest sens este decizia Curții Districtuale Yokohama din 14 aprilie 2022. În acest caz, o companie care opera o sală de pachinko a efectuat acte care încălcau legile japoneze privind afacerile cu servicii de divertisment pentru adulți. Când angajații companiei au raportat aceste fapte poliției, compania i-a retrogradat și le-a redus semnificativ salariile. Curtea a stabilit că raportarea către poliție a fost o raportare de integritate protejată de Legea privind Protecția Avertizorilor de Integritate și a decis că retrogradarea și reducerea salariilor, efectuate pe această bază, au fost împotriva legii și, prin urmare, invalide. Acest caz precedent clarifică faptul că, chiar dacă o companie exercită represalii prin puterea sa managerială asupra raportorilor, instanțele judiciare pot nega efectul acestor acțiuni.

Aplicarea regulilor: Condițiile esențiale pentru o sancțiune disciplinară eficientă

Ca ultimă resursă pentru menținerea ordinii corporative, angajatorii pot aplica sancțiuni disciplinare angajaților care încalcă regulile, conform regulamentului de ordine interioară. Totuși, exercitarea acestui drept disciplinar nu este nelimitată și este supusă unor cerințe stricte conform legii muncii din Japonia.

Tipuri de sancțiuni disciplinare sub legislația japoneză

Există mai multe tipuri de sancțiuni disciplinare în Japonia, clasificate în funcție de gravitatea lor. În general, acestea sunt, în ordine crescătoare a severității:

• Avertisment și mustrare: o sancțiune care implică o atenționare severă verbală sau în scris, cu scopul de a preveni comportamente viitoare nedorite. În cazul mustrării, este obișnuit să se solicite depunerea unui raport de explicare.
• Reducerea salariului: o sancțiune care presupune deducerea unei anumite sume din salariul care ar trebui plătit, ca penalizare.
• Suspendarea de la serviciu: o sancțiune care interzice temporar munca, menținând contractul de muncă activ. Salariul nu este plătit pe durata suspendării.
• Degradarea: o sancțiune care implică retrogradarea în funcție sau poziție.

Restricții stricte legale privind sancțiunile de reducere a salariului sub Legea Japoneză

În special în cazul sancțiunilor de reducere a salariului, din perspectiva protecției vieții lucrătorilor, Articolul 91 al Legii Japoneze a Standardelor Muncii stabilește limite stricte pentru suma maximă care poate fi dedusă. Concret, suma dedusă pentru un singur incident nu poate depăși jumătate din salariul mediu zilnic al angajatului. În plus, chiar dacă există multiple încălcări disciplinare într-o singură perioadă de plată a salariului, totalul deducerilor nu poate depăși 10% din suma totală a salariului pentru acea perioadă de plată. Aceste restricții se aplică sancțiunii disciplinare de “reducere a salariului” și nu se aplică direct în cazuri precum neplata salariului datorată suspendării prezenței la locul de muncă sau neplata indemnizației de funcție ca urmare a retrogradării.  

Principiul abuzului de drept disciplinar sub legislația japoneză

Cel mai important principiu legal în exercitarea dreptului disciplinar este “principiul abuzului de drept disciplinar”, care este codificat în articolul 15 al Legii Contractelor de Muncă din Japonia (日本の労働契約法第15条). Acesta stipulează că “în cazurile în care angajatorul are dreptul de a disciplina un angajat, dacă disciplinarea, având în vedere natura și modul de comportament al angajatului respectiv, precum și alte circumstanțe, lipsește de motive obiectiv raționale și nu este considerată adecvată conform normelor sociale, atunci acest drept este abuzat și, prin urmare, disciplinarea este invalidă”.

Acest articol indică faptul că pentru ca o sancțiune disciplinară să fie considerată validă, trebuie să îndeplinească următoarele două cerințe:

1. Obiectivitate și raționalitate: Comportamentul angajatului trebuie să corespundă obiectiv cu motivele de disciplinare prevăzute în regulamentul intern de ordine. Este necesară existența unor dovezi suficiente care să susțină acest fapt.
2. Adecvarea conform normelor sociale: Severitatea sancțiunii trebuie să fie proporțională cu natura, modul de comportament, rezultatele, intenția angajatului, gradul de daune provocate, atitudinea de muncă anterioară și istoricul disciplinar, precum și gradul de remușcare, în lumina tuturor circumstanțelor relevante.

Decizii Judiciare și Jurisprudență Sub Legislația Japoneză

Instanțele din Japonia aplică cu strictețe doctrina abuzului de drept disciplinar, evaluând validitatea sancțiunilor nu pe baza aprecierii subiective a angajatorului, ci conform unor criterii obiective.  

De exemplu, în cazul unui lector universitar care a primit o suspendare de șase luni din cauza unor acte de hărțuire (decizia Tribunalului Districtual Kanazawa din 25 ianuarie 2011 (2011)), instanța a recunoscut unele comportamente inadecvate ale lectorului, dar a considerat că acestea nu justifică o suspendare de atât de lungă durată. De asemenea, luând în considerare lipsa unui istoric disciplinar anterior și faptul că lectorul a arătat remușcare, instanța a decis că sancțiunea a fost excesivă și a lipsit de “adecvarea socială” necesară, considerând-o un abuz de drept disciplinar și, prin urmare, invalidă.  

În ceea ce privește sancțiunile disciplinare pentru comportamentele din viața privată a angajaților, acestea sunt considerate valide doar dacă “impactul negativ asupra reputației companiei este obiectiv evaluat ca fiind semnificativ”. De exemplu, în cazul unor infracțiuni minore private comise de un angajat obișnuit, care nu au fost raportate în mass-media și sunt necunoscute în cadrul companiei, este probabil ca o sancțiune disciplinară severă să fie considerată disproporționată. Pe de altă parte, dacă o persoană care ocupă o poziție importantă în cadrul unei companii comite o infracțiune gravă care este larg raportată în mass-media, o sancțiune severă poate fi justificată datorită prejudiciului semnificativ adus reputației companiei. În esență, validitatea unei sancțiuni disciplinare este determinată prin luarea în considerare a circumstanțelor specifice fiecărui caz în parte.  

Pentru a evalua validitatea unei sancțiuni disciplinare, este extrem de important să înțelegem caracteristicile specifice fiecărui tip de sancțiune și restricțiile legale aferente. Mai jos este prezentat un tabel comparativ al principalelor tipuri de sancțiuni disciplinare.

Export în Google Sheets

Concluzii

Mentinerea ordinii corporative în Japonia se bazează pe un cadru legal complex, care include obligațiile părților conform Legii Contractelor de Muncă din Japonia, procedurile stricte pentru regulamentele de muncă stabilite de Legea Standardelor Muncii din Japonia și supravegherea riguroasă a abuzului de drept disciplinar de către sistemul judiciar. Pentru a realiza o conducere eficientă și legală a organizației, este esențial să înțelegem corect aceste trei piloni. În primul rând, este necesar să stabilim și să comunicăm regulamentele de muncă conform procedurilor legale. În al doilea rând, trebuie să construim un sistem de conformitate conform cerințelor Legii revizuite pentru Protecția Informatorilor din Japonia, asigurând protecția informatorilor împotriva represaliilor. În al treilea rând, când aplicăm sancțiuni disciplinare, trebuie să examinăm cu atenție dacă acestea îndeplinesc standardele stricte de “raționalitate obiectivă” și “adecvare conform normelor sociale” aplicate de instanțele japoneze. Respectarea acestor cerințe legale protejează companiile de riscuri legale inutile și constituie o bază solidă pentru creșterea durabilă.

Cabinetul de Avocatură Monolith are o vastă experiență în abordarea problemelor complexe legate de dreptul muncii din Japonia pentru o multitudine de clienți, atât naționali cât și internaționali. Avocații noștri, care includ vorbitori de engleză cu calificări legale străine, au diverse specializări și pot oferi suport juridic cuprinzător în domeniile discutate în acest articol, inclusiv crearea și revizuirea regulamentelor de muncă, asistență în construirea sistemelor de conformitate și evaluarea riscurilor legale și consiliere în cazuri individuale de disciplină. Ne angajăm să susținem puternic toți cei care urmăresc să mențină ordinea corporativă și să gestioneze riscurile legale, folosindu-ne de cunoștințele și experiența noastră specializată.