Explicăm punctele cheie ale Legii Japoneze de Protecție a Informatorilor de Interes Public (Revised Whistleblower Protection Act) - Care sunt măsurile pe care ar trebui să le ia operatorii economici?

Legea japoneză pentru protecția informatorilor de interes public a fost modificată în anul 2020 (Gregorian) și a intrat în vigoare la 1 iunie 2022. Prin această modificare, obligația de a stabili un sistem adecvat pentru a răspunde corespunzător la raportările interne a fost impusă operatorilor economici.

Acest articol explică punctele cheie ale modificării Legii pentru protecția informatorilor de interes public și măsurile pe care operatorii economici ar trebui să le ia în urma acestei modificări.

Ce este sistemul de protecție a denunțătorilor de interes public

“Sistemul de protecție a denunțătorilor de interes public” este un sistem care protejează persoanele care furnizează informații despre incidente sau acte ilegale în interesul public (denunțătorii).

De exemplu, neregulile sau scandalurile organizaționale, cum ar fi ascunderea rechemărilor de autoturisme sau falsificarea alimentelor, sunt greu de detectat din exterior și adesea sunt dezvăluite prin denunțurile celor din interior. Cu toate acestea, există persoane care ezită să denunțe de teamă că ar putea suferi dezavantaje în cadrul companiei dacă o fac. Pentru a evita astfel de situații, este necesar să ne asigurăm că denunțătorii interni nu sunt supuși unui tratament defavorabil, cum ar fi concedierea.

Pentru o organizație, denunțurile interne permit descoperirea timpurie a problemelor și a actelor ilegale, ceea ce permite o intervenție rapidă. În plus, protejarea denunțătorilor și gestionarea adecvată a denunțurilor stimulează auto-curățarea organizației, crește încrederea socială și îmbunătățește valoarea companiei.

Sistemul de protecție a denunțătorilor de interes public are ca scop promovarea respectării legii de către operatorii economici și asigurarea siguranței și liniștii cetățenilor prin protejarea denunțătorilor interni, din aceste perspective.

Punctele cheie ale modificării Legii Japoneze pentru Protecția Informatorilor de Interes Public

Modificarea din anul 2020 (anul 2 Reiwa) a fost efectuată pentru a îmbunătăți eficacitatea acestui sistem de raportare internă. Această modificare include următoarele puncte:

Obligativitatea organizării sistemului de către operatorii economici

Următoarele au fost impuse operatorilor economici (Articolul 11 al Legii Japoneze pentru Protecția Informatorilor de Interes Public):

• Desemnarea unui angajat responsabil cu gestionarea raportărilor de interes public
• Organizarea unui sistem necesar pentru a răspunde corespunzător la raportările interne

Totuși, pentru întreprinderile mici și mijlocii cu mai puțin de 300 de angajați (inclusiv part-time), aceasta rămâne o obligație de efort.

În ceea ce privește aceste obligații, atunci când prim-ministrul consideră necesar, poate solicita operatorilor economici să prezinte rapoarte și poate oferi sfaturi, îndrumări și recomandări (Articolul 15 al aceleiași legi). De asemenea, dacă nu se conformează recomandărilor, se poate face public acest fapt (Articolul 16 al aceleiași legi).

În plus, angajații responsabili cu gestionarea raportărilor de interes public au obligația de a păstra confidențialitatea informațiilor care pot identifica informatorul, iar în cazul încălcării acestei obligații, pot fi sancționați cu o amendă de până la 300.000 de yeni (Articolele 12 și 21 ale aceleiași legi).

Informațiile care pot identifica informatorul includ numele și numărul de angajat al informatorului, dar și informații generale, cum ar fi sexul, care, combinate cu alte informații, pot identifica informatorul.

Facilitarea raportării către autoritățile administrative și altele

În cazul în care o companie concediază un informator pentru că a raportat la o autoritate administrativă sau la un organ de presă, condițiile pentru ca acest concediere să fie considerată nevalidă au fost relaxate, facilitând astfel raportarea (Articolul 3 al aceleiași legi).

În cazul raportării la o autoritate administrativă, pe lângă condiția precedentă “de a avea un motiv rezonabil de a crede”, a fost adăugată și condiția “de a prezenta un document scris care include numele și adresa”.

În ceea ce privește raportarea la organele de presă, înainte de modificare, erau incluse doar prejudiciile aduse vieții și integrității corporale, dar după modificare, a fost adăugat și “prejudiciul adus proprietății”. De asemenea, a fost adăugată condiția “de a avea un motiv rezonabil de a crede că compania va dezvălui informații care pot identifica informatorul”.

Extinderea protecției informatorilor de interes public

Înainte de modificare, doar angajații erau eligibili pentru protecție, dar modificarea a adăugat și persoanele care au demisionat în ultimul an și directorii (Articolul 2, paragraful 1 al aceleiași legi).

Odată cu adăugarea directorilor ca subiecți de protecție, tratamentul nefavorabil al directorilor a devenit interzis, iar dacă un director este demis pentru că a făcut o raportare de interes public, acesta poate solicita despăgubiri (Articolele 5, paragraful 3 și 6 ale aceleiași legi). În plus, nu doar infracțiunile penale, ci și sancțiunile administrative au devenit subiecte de raportare protejate, extinzând astfel domeniul de aplicare (Articolul 2, paragraful 3 al aceleiași legi).

În plus, pe lângă invalidarea concedierii pe motiv de raportare și interzicerea tratamentului nefavorabil, cum ar fi retrogradarea sau reducerea salariului, operatorii economici nu mai pot solicita despăgubiri informatorilor de interes public pe motiv că raportarea a cauzat daune (Articolul 7 al aceleiași legi).

Extinderea domeniului de aplicare al faptelor care pot fi raportate și sunt protejate

Această modificare a extins domeniul de aplicare al faptelor care pot fi raportate și sunt protejate (Articolul 2, paragraful 3 al aceleiași legi).

Este definit ca “fapta unei infracțiuni prevăzute de această lege și de legile enumerate în anexă (inclusiv ordinele bazate pe aceste legi) sau fapta care constituie motivul unei amenzi prevăzute de această lege și de legile enumerate în anexă (inclusiv ordinele bazate pe aceste legi)”.

“Legile enumerate în anexă” sunt definite în “Ordonanța care stabilește legile enumerate în Anexa nr. 8 a Legii Japoneze pentru Protecția Informatorilor de Interes Public (Ordonanța nr. 146 din 2005)” bazată pe Anexa Legii Japoneze pentru Protecția Informatorilor de Interes Public și Anexa nr. 8. Lista legilor este publicată de Agenția pentru Protecția Consumatorilor sub titlul “Lista legilor care pot fi raportate (474 în total) (la 1 februarie, anul 3 Reiwa)”.

Măsuri pe care întreprinderile ar trebui să le ia pentru a răspunde corespunzător la raportările interne

Întreprinderile cu peste 300 de angajați trebuie să înțeleagă conținutul obligatoriu al acestei revizuiri și să răspundă corespunzător. Aici vom explica măsurile pe care întreprinderile ar trebui să le ia.

Construirea unui sistem pentru a răspunde corespunzător la raportările interne

Legea japoneză de protecție a denunțătorilor publici nu prevede modul de stabilire a unui punct de raportare internă, astfel încât forma reală a punctului de raportare este lăsată la latitudinea întreprinderii. Există diverse cazuri, cum ar fi stabilirea unui punct de raportare în cadrul organizației, cum ar fi departamentul de resurse umane, delegarea punctului de raportare la un birou de avocatură în afara organizației, sau stabilirea unui punct de raportare în ambele locuri.

Indiferent de forma adoptată, este esențial să respectați următoarele puncte:

• Stabilirea unui punct de raportare internă pentru interesul public: Definirea clară a departamentului sau a persoanei responsabile cu investigația și măsurile de corecție
• Măsuri pentru asigurarea independenței față de conducerea organizației și alți lideri: Asigurarea independenței față de conducerea organizației și alți lideri în cazurile care îi implică
• Măsuri pentru implementarea activităților de răspuns la raportările în interesul public: Implementarea investigațiilor interne și a măsurilor de corecție
• Măsuri pentru eliminarea conflictelor de interese în activitățile de răspuns la raportările în interesul public: Prevenirea implicării persoanelor implicate în caz în activitățile de răspuns la raportările în interesul public

Întreprinderile trebuie să desemneze personalul care se ocupă de activitățile de răspuns la raportările în interesul public, să primească raportările în interesul public, să efectueze investigații interne și, dacă este necesar, să ia măsuri de corecție.

Construirea unui sistem pentru protejarea denunțătorilor publici

Chiar dacă se stabilește un punct de raportare internă, dacă nu se asigură protecția denunțătorilor, sistemul de protecție a denunțătorilor publici nu va funcționa corect. Prin urmare, întreprinderile trebuie să ia următoarele măsuri:

• Măsuri pentru prevenirea tratamentului nefavorabil: Prevenirea tratamentului nefavorabil și acordarea de remedii în cazul descoperirii unui astfel de tratament / luarea de măsuri împotriva celor care au aplicat un tratament nefavorabil, etc.
• Măsuri pentru prevenirea partajării externe: Prevenirea partajării externe și acordarea de remedii în cazul descoperirii unei astfel de situații, etc.

Tratamentul nefavorabil al denunțătorilor publici include nu numai concedierea, ci și reducerea salariului, retrogradarea, forțarea la demisie, etc.

Măsurile pe care întreprinderile ar trebui să le ia sunt detaliate în Orientări necesare pentru implementarea adecvată și eficientă a măsurilor pe care întreprinderile ar trebui să le ia în conformitate cu prevederile articolului 11, alineatele (1) și (2) ale Legii japoneze de protecție a denunțătorilor publici[ja] (Anunțul Cabinetului nr. 118 din 20 august 2021 (anul 3 Reiwa)).

Concluzie: Consultați un avocat pentru măsuri privind Legea Japoneză de Protecție a Informatorilor de Interes Public

Legea Japoneză de Protecție a Informatorilor de Interes Public a fost modificată, iar pentru operatorii economici a devenit obligatoriu să stabilească un sistem adecvat pentru a răspunde corespunzător la raportările interne, printre alte responsabilități pe care companiile trebuie să le îndeplinească. De asemenea, în cazul în care există o raportare, este necesar să se construiască în prealabil un sistem pentru a răspunde corespunzător la aceasta.

Protejarea corespunzătoare a informatorilor și răspunsul sincer la raportări sunt importante atât pentru operatorii economici, cât și pentru societate. Pentru informații despre sistemul de protecție a informatorilor de interes public, vă rugăm să consultați un avocat.

Orientări privind măsurile luate de biroul nostru

Biroul nostru de avocatură Monolith are o experiență bogată în IT, în special în ceea ce privește internetul și dreptul. Legea japoneză de protecție a denunțătorilor de interes public atrage atenția, iar necesitatea verificărilor legale crește din ce în ce mai mult. Biroul nostru oferă soluții pentru toate aspectele legale ale companiilor IT și start-up-urilor. Detalii sunt prezentate în articolul de mai jos.

Domeniile de practică ale Biroului de Avocatură Monolith: Afaceri corporative IT și start-up[ja]