Ce reprezintă reglementările legii japoneze 'Legea privind prevenirea transferului veniturilor din infracțiuni' în tranzacțiile non-față în față, cum ar fi primirea corespondenței?

A devenit o normalitate pentru companii să acorde atenție conformității în desfășurarea afacerilor. În special, se acordă o atenție deosebită “Legii prevenirii transferului de venituri din infracțiuni” (Legea japoneză privind prevenirea spălării banilor). Așa cum sugerează și numele, această lege are ca scop “prevenirea” “transferului” de “venituri” obținute din “infracțiuni”. Legea impune operatorilor de afaceri să verifice identitatea partenerilor de tranzacție pentru anumite tranzacții cu risc ridicat, care pot fi utilizate pentru spălarea banilor. De exemplu, solicitarea prezentării documentelor de verificare a identității atunci când se deschide un cont la o instituție financiară este o măsură bazată pe Legea prevenirii transferului de venituri din infracțiuni.

Deși mulți oameni pot considera că această lege nu le privește, nu este neapărat așa. Chiar dacă nu participă direct la activități infracționale, există posibilitatea să devină complici la spălarea banilor fără să-și dea seama, de exemplu, prin cumpărarea și vânzarea de conturi. Din acest motiv, transferul, primirea, acordarea sau furnizarea de cărți de economii sau carduri de numerar sunt interzise (Articolul 28 din Legea prevenirii transferului de venituri din infracțiuni).

În contextul în care spălarea banilor devine tot mai internațională și sofisticată, nu numai persoanele implicate în instituțiile financiare, ci și oamenii de afaceri în general trebuie să înțeleagă pe deplin conținutul reglementărilor Legii prevenirii transferului de venituri din infracțiuni.

În afara tranzacțiilor financiare, serviciile de primire a corespondenței, cum ar fi cele de închiriere a cutiilor poștale, birourilor virtuale sau de închiriere, pot fi, de asemenea, supuse Legii prevenirii transferului de venituri din infracțiuni.

În plus, în ultima vreme, numărul tranzacțiilor care se încheie online a crescut. În astfel de tranzacții non-față în față, modul în care se realizează verificarea identității în conformitate cu Legea prevenirii transferului de venituri din infracțiuni devine o problemă.

Prin urmare, vom explica reglementările Legii prevenirii transferului de venituri din infracțiuni și verificarea identității în tranzacțiile non-față în față pentru operatorii care oferă servicii de primire a corespondenței și altele asemenea.

Legea prevenirii transferului de venituri infracționale și serviciul de primire a corespondenței

Legea prevenirii transferului de venituri infracționale (Legea PTI) a fost elaborată în conformitate cu cerințele internaționale de prevenire a spălării banilor și a finanțării terorismului, impunând anumite obligații, cum ar fi verificarea identității la momentul tranzacției, pentru “operatorii specifici” definiți de această lege.

Unul dintre “operatorii specifici” definiți de Legea prevenirii transferului de venituri infracționale este serviciul de primire a corespondenței. Mai precis, se referă la operatorii care oferă servicii care îndeplinesc următoarele cerințe:

• Permite clienților să utilizeze locul lor de reședință sau de afaceri ca loc de primire a corespondenței
• Primește corespondența adresată clienților în numele acestora
• Înaintează corespondența primită către clienți

De exemplu, în cazul afacerilor cu birouri de închiriat sau birouri virtuale care oferă servicii de primire a corespondenței în numele contractanților, acestea vor fi considerate ca fiind sub incidența Legii prevenirii transferului de venituri infracționale ca serviciu de primire a corespondenței.

În plus, există servicii care permit clienților să primească colete adresate lor prin instalarea de cutii de închiriat în interiorul supermarketurilor sau al magazinelor de conveniență. Astfel de servicii pot fi, de asemenea, considerate ca fiind sub incidența Legii prevenirii transferului de venituri infracționale ca serviciu de primire a corespondenței.

Așadar, domeniul de aplicare al Legii prevenirii transferului de venituri infracționale este destul de larg. Prin urmare, este important să determinați corect dacă serviciile dvs. sunt sub incidența Legii prevenirii transferului de venituri infracționale.

Ce înseamnă verificarea identității în conformitate cu Legea Japoneză de Prevenire a Transferului Veniturilor Criminale

Operatorii de afaceri specifici care desfășoară activități de afaceri care sunt supuse Legii Japoneze de Prevenire a Transferului Veniturilor Criminale sunt obligați să efectueze verificarea identității la momentul tranzacției. Elementele de verificare pentru operatorii de afaceri specifici atunci când fac tranzacții cu clienții sunt următoarele:

• Elemente de identificare personală (nume, locația sediului sau a principalului loc de afaceri)
• Elemente de identificare personală ale reprezentanților etc. (nume, adresă, data nașterii)
• Autoritatea de tranzacționare a reprezentanților etc.
• Scopul tranzacției
• Conținutul afacerii (în cazul persoanelor fizice, profesia)
• Dacă există un controlor efectiv, elementele de identificare personală ale controlorului efectiv
• Dacă se aplică tranzacțiile cu risc ridicat, activele și veniturile

Reprezentanții etc. menționați aici se referă la reprezentanții corporativi, persoanele responsabile cu tranzacțiile, agenții etc.

De asemenea, “tranzacțiile cu risc ridicat” se referă la următoarele tranzacții:

• Tranzacții cu clienți etc. verificați la momentul contractului anterior
• Tranzacții suspectate de a fi înfăptuite de persoane care se dau drept reprezentanți etc.
• Tranzacții cu clienți etc. suspectați de a fi mințit la momentul verificării contractului anterior
• Tranzacții cu persoane care locuiesc sau se află în Iran sau Coreea de Nord
• Tranzacții cu PEPs străini (persoane străine importante, familiile acestora, corporațiile pe care persoana importantă sau familia acesteia le controlează efectiv)

Cazuri în care identificarea personală este redusă

Dacă clientul cu care faceți tranzacții corespunde cu “țara etc.”, obligația de identificare personală este redusă. “Țara etc.” se referă la următoarele (Articolul 4, paragraful 5 al Legii Japoneze privind prevenirea transferului de venituri din infracțiuni).

• Țara
• Entități publice locale
• Asociații sau organizații fără personalitate juridică
• Companii listate etc.

Este necesară atenție, deoarece companiile listate etc. nu par a fi incluse în termenii legali precum “țara”. Când faceți tranzacții cu corporațiile sau organizațiile de mai sus, este suficient să efectuați următoarea identificare personală.

Metoda de confirmare în tranzacțiile non-față în față

În tranzacțiile non-față în față, cum ar fi cele care se finalizează online, există o problemă cu privire la modul în care se realizează confirmarea identității în conformitate cu Legea Japoneză de Prevenire a Transferului Veniturilor din Infracțiuni.

Există mai multe metode, dar mai jos vă vom prezenta în special metoda de confirmare care se finalizează online, recomandată pentru companiile IT.

Metoda de verificare a identității corporative

În tranzacțiile cu clienții generali, există o necesitate de a verifica identitatea corporativă. O metodă de a finaliza verificarea identității corporative online este utilizarea unui certificat digital bazat pe Legea semnăturii electronice japoneze.

Concret, există o metodă prin care se primește transmiterea de informații despre tranzacții specifice, semnate electronic prin certificatul digital, de la reprezentanții corporativi care sunt clienți. Certificatul digital al sistemului de autentificare electronică bazat pe înregistrarea comercială japoneză este creat de către ofițerul de înregistrare la biroul de înregistrare.

Referință: Ministerul Justiției Japonez | Ghid pentru obținerea certificatului digital[ja]

Metoda de verificare a identității reprezentanților

Unul dintre aspectele de verificat în timpul tranzacțiilor cu clienții este identificarea reprezentanților. Există două metode pentru a face acest lucru online:

• Utilizarea unui certificat electronic emis de un furnizor de autentificare certificat conform legii semnăturii electronice
• Tipul de recepție prin aplicație (capturarea imaginii feței + trimiterea imaginii documentului de identificare)

În general, metoda de recepție prin aplicație este mai ușor de utilizat atunci când clientul este o persoană fizică. Procesul de verificare se desfășoară în următorii pași:

1. Se permite clientului să utilizeze software-ul furnizat de operatorul specificat
2. Se permite clientului să facă fotografii atât cu propria față, cât și cu documentul de identificare cu fotografie
3. Se trimite imediat aceste informații cu imagini către compania proprie sau către un terț delegat
4. În cadrul companiei proprii sau a terțului delegat, se verifică dacă documentul de identificare este autentic și dacă fotografia primită nu a fost făcută în trecut sau nu este o fotografie a unei fotografii de pe documentul de identificare

Este important de reținut că, în cazul metodei de recepție prin aplicație, este necesar să se utilizeze software-ul furnizat de operatorul specificat pentru a trimite fotografiile. Adică, nu este permisă trimiterea fotografiilor făcute de client prin e-mail sau alte metode similare.

În plus, în procesul de verificare a autenticității documentului de identificare, este necesar să se verifice dacă nu există nereguli în aspectul exterior detectabil din imaginea documentului de identificare.

Pentru a verifica dacă fotografia primită nu a fost făcută în trecut sau nu este o fotografie a unei fotografii de pe documentul de identificare, se poate, de exemplu, arăta clientului un număr aleatoriu sau similar în timpul verificării identității și se poate cere acestuia să facă o fotografie cu fața și documentul de identificare alături de o hârtie pe care a scris numărul, și să trimită imediat această fotografie.

De asemenea, este necesară o atenție deosebită pentru a preveni scurgerile de informații atunci când se primesc și se păstrează online documente de identificare. Detalii despre cazurile în care au avut loc scurgeri de informații și despre cum să se gestioneze acestea sunt prezentate în articolul de mai jos.

Articolul relevant: Rolul avocatului și gestionarea crizelor învățate din scurgerea de informații a Capcom[ja]

Autoritatea de tranzacționare a reprezentanților

Tradițional, pentru a verifica autoritatea de tranzacționare a reprezentanților, era obișnuit să se confirme prin certificatul de înregistrare că respectivul reprezentant are autoritatea de a reprezenta clientul ca director înregistrat.

Totuși, recent, numărul de contracte încheiate online între companii a crescut. Există o metodă de a verifica autoritatea de tranzacționare a reprezentanților fără a genera schimb de documente, prin confirmarea prin telefon, fax, e-mail etc. că reprezentantul este în funcție pentru tranzacții în numele clientului la sediul central sau la biroul de vânzări al clientului.

Scopul tranzacției

Scopul tranzacției poate fi confirmat prin interogare prin telefon sau e-mail.

Descrierea Afacerii

Metodele de confirmare a descrierii afacerii prin telefon sau e-mail nu sunt acceptate. În mod normal, confirmăm descrierea afacerii prin solicitarea certificatului de înregistrare a clientului.

Identificarea persoanei care controlează efectiv

Prin persoana care controlează efectiv, ne referim la persoana fizică care controlează efectiv clientul nostru, o persoană juridică. De exemplu, în cazul în care clientul este o societate pe acțiuni, o persoană fizică care deține mai mult de 25% din totalul drepturilor de vot este considerată, în principiu, ca fiind persoana care controlează efectiv.

În cazul în care există o persoană care controlează efectiv, vom confirma numele, adresa și data nașterii acesteia prin metoda de declarare de la reprezentanți.

De notat că, cu excepția cazului în care se încadrează în tranzacțiile cu risc ridicat, nu este necesar să confirmăm identificarea persoanei care controlează efectiv folosind documentele de identificare ale persoanei care controlează efectiv, este suficientă doar declarația de la reprezentanți.

Rezumat: Reglementările legii japoneze de prevenire a transferului de venituri infracționale în tranzacțiile non-față în față

Legea japoneză de prevenire a transferului de venituri infracționale este frecvent modificată, iar numărul de subiecți reglementați este în creștere. Deoarece scopul acestei legi este de a preveni infracțiunile, este administrată de Agenția Națională de Poliție și se cere o aplicare foarte strictă.

Pe de altă parte, obligația de verificare a identității în conformitate cu Legea japoneză de prevenire a transferului de venituri infracționale este complexă și dificil de înțeles corect. Dacă interpretarea legii este greșită și nu se realizează verificarea corespunzătoare a identității, acest lucru poate reprezenta un risc major de scandal pentru companie.

Prin urmare, atunci când este necesară verificarea identității în conformitate cu Legea japoneză de prevenire a transferului de venituri infracționale, vă recomandăm să consultați un avocat specializat în domeniul IT pentru a construi sistemul adecvat.

Orientări privind măsurile luate de biroul nostru

Biroul nostru de avocatură Monolis este specializat în IT, în special în aspectele legale ale internetului. În ultimii ani, Legea Japoneză de Prevenire a Transferului Veniturilor din Infracțiuni a atras atenția, iar necesitatea verificărilor legale a crescut semnificativ. Biroul nostru oferă soluții legate de această lege. Detalii sunt prezentate în articolul de mai jos.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]