Vad bör man vara uppmärksam på när anställda använder sociala medier? En förklaring till hur man utformar riktlinjer för sociala medier

I takt med att sociala medier som Facebook och Twitter blir allt mer utbredda, fortsätter riskerna med anställdas användning av sociala medier att öka.

En anställds tanklösa inlägg kan spridas och i vissa fall leda till en offentlig skandal. Därför finns det många ansvariga som undrar hur de bäst kan reglera anställdas användning av sociala medier.

I denna artikel kommer vi att diskutera vad man bör tänka på när man skapar riktlinjer för anställdas användning av sociala medier.

Punkter att inkludera i riktlinjer för sociala medier för anställda

Vad bör man inkludera i riktlinjer för sociala medier för anställda? Nedan listar vi innehållet. Företaget man tillhör kommer att betecknas som “vårt företag”.

Principer för vad som bör inkluderas

De grundläggande punkter som bör inkluderas i riktlinjer för sociala medier är följande:

Regler för användning av sociala medier i arbetsrelaterade syften

• Om sociala medier används i arbetsrelaterade syften, bör företagets förhandsgodkännande erhållas
• Om det uppstår problem med en tredje part, rapportera omedelbart och följ företagets instruktioner
• För konton som används i arbetsrelaterade syften, följ företagets instruktioner gällande användning och hantering även efter att du har lämnat företaget
• Det är förbjudet att använda konton som används i arbetsrelaterade syften för att tjäna personlig inkomst eller bedriva verksamhet som är identisk eller liknande företagets

Företagskonton tenderar att ha fler följare och större inflytande än personliga konton. Därför är det viktigt att kontrollera inlägg i förväg för att undvika olämpliga inlägg.

För mer information om hur företag bör hantera situationer där de blir utsatta för negativ uppmärksamhet på nätet, se följande artikel:

https://monolith.law/reputation/company-flaming-correspondence[ja]

Regler för privat användning av sociala medier

• Även vid privat användning av sociala medier, följ dessa riktlinjer när du postar något som är relaterat till företagets verksamhet
• Gör inte inlägg som innehåller företagets konfidentiella information eller innehåll som bryter mot allmän ordning och goda seder, som förtal
• Rapportera omedelbart om det finns en risk att företagets konfidentiella information har läckt ut eller att företagets rykte kan skadas genom användning av sociala medier
• Vidta säkerhetsåtgärder

Det är inte ovanligt att företag drabbas av skada när anställda som använder sociala medier privat blir utsatta för negativ uppmärksamhet på nätet och företaget kan identifieras.

Information som en gång har publicerats på nätet, kallad “digitalt tatuering”, kan vara svår att ta bort och kan förbli synlig under en lång tid.

Därför är det viktigt att tydligt ange regler inte bara för användning av sociala medier i arbetsrelaterade syften, utan också för privat användning.

För mer information om riskerna med digitala tatueringar, se följande artikel:

https://monolith.law/digitaltattoo[ja]

Regler för påföljder

Det bör anges att anställda kan bli föremål för påföljder om de bryter mot dessa riktlinjer.

Riktlinjer för sociala medier ingår inte i anställningsavtal eller arbetsregler, men om de är allmänt kända kan de behandlas som instruktioner eller order från företaget. Därför är det möjligt att tillämpa påföljder för brott mot instruktioner eller order om riktlinjerna för sociala medier bryts.

För att öka effektiviteten i riktlinjerna, tilläggspunkter

Dessutom, för att öka effektiviteten i riktlinjerna, är det effektivt att lägga till följande punkter.

• Upprätta en kommitté för att hantera användningen av sociala medier (SNS), genomföra regelbundna enkätundersökningar om hur SNS används, och svara på anställdas problem med SNS
• Genomföra utbildning för anställda om användning av SNS en gång om året

Men, att genomföra sådana åtgärder kan innebära en tung börda för företaget, så överväg noggrant innan du lägger till dem.

Metoder för att sprida SNS-riktlinjer till anställda

Även om du har tagit dig tid att skapa SNS-riktlinjer för anställda, är de meningslösa om de inte är välkända bland anställda.

När du skapar SNS-riktlinjer, se till att sprida dem genom att skicka dem via e-post till anställda eller genom att publicera dem på företagets anslagstavla. Dessutom bör SNS-riktlinjerna placeras på en plats där alla anställda kan se dem, så att de kan granskas när som helst.

Sammanfattning

Om en anställd orsakar problem på sociala medier kan det inte bara leda till en försämrad bild av företaget, utan det kan också leda till bojkotter, fallande aktiekurser och andra stora skador. För att minimera dessa risker bör vi fastställa och noggrant sprida riktlinjer för sociala medier för anställda.

Om du har några bekymmer om att utforma och implementera riktlinjer för sociala medier, rekommenderas det att du rådfrågar en advokat som är kunnig inom sociala medier.