Viktiga punkter att notera vid användning av bidragsansökningsagenter och nödvändiga kontraktsklausuler förklaras

När man driver ett företag kan det vara aktuellt att överväga att ansöka om olika typer av bidrag.

Bidrag är pengar som staten eller lokala myndigheter ger till företag som uppfyller vissa mål, för att hjälpa dem att uppnå politiska mål.

Eftersom bidrag i grunden inte behöver betalas tillbaka, kan de vara till stor hjälp för företagets kassaflöde.

Men, det är inte så att vem som helst kan få ett bidrag bara genom att ansöka om det. Ansökan om bidrag har komplexa krav, och det är nödvändigt att tydligt beskriva innehållet i verksamheten som ansöker om bidrag baserat på dessa krav i ansökningsdokumenten.

Eftersom ansökningsdokumenten för bidrag är ganska omfattande, kan det vara en betydande belastning för företaget att förbereda ansökan samtidigt som det utför sina dagliga uppgifter. Därför är det relativt vanligt att företag anlitar externa konsulter för att ansöka om bidrag.

Med detta i åtanke, kommer vi att förklara vad företag som anlitar externa konsulter för att ansöka om bidrag bör vara uppmärksamma på när det gäller konsultavtalet för ansökan om bidrag.

Ansökningsprocess för bidrag

Bidrag är, som vi förklarade i början, ett system där en del av de nödvändiga kostnaderna ges till företag för att stödja deras insatser i linje med politiska mål för nationen och lokala myndigheter.

Det är främst Ekonomi-, Handels- och Industriministeriet (Japanska Ekonomi-, Handels- och Industriministeriet) som hanterar många bidrag.

När du ansöker om ett bidrag måste du skaffa de senaste offentliga ansökningsdokumenten och de angivna ansökningsformulären, och du måste lämna in dokumenten till sekretariatet i tid för bidragsansökningsfristen.

Därefter kommer sekretariatet att granska bidragsansökan och besluta om den ska antas eller inte.

Och genomförandet av projektet som är föremål för bidraget måste ske efter beslutet om antagning.

Det ska också noteras att bidrag inte betalas ut direkt till företaget när de har godkänts.

Företag som har godkänts för bidrag måste först betala hela kostnaden, och sedan kan de ta emot bidraget först efter att ha rapporterat genomförandet av projektet och liknande.

Eftersom det vanligtvis finns en viss budgetgräns för bidrag, betyder det inte att alla ansökningar kommer att godkänts.

Till exempel sägs acceptansgraden för det populära “Manufacturing Grant” (Japanska tillverkningsbidraget) bland företag generellt vara runt 50%.

Av denna anledning finns det många företag som anlitar en professionell konsult för att skriva sin bidragsansökan för att öka chansen att klara granskningen.

Det bör noteras att det finns något som liknar bidrag, nämligen “subventioner”. Subventioner ges också från nationen och lokala myndigheter, och det krävs ingen återbetalning. Skillnaden mellan bidrag och subventioner är att subventioner i princip kan erhållas om vissa krav uppfylls. Dessutom är subventioner främst för anställningsrelaterade förmåner som administreras av Arbets- och Välfärdsministeriet (Japanska Arbets- och Välfärdsministeriet).

Vem bör man anlita för att ansöka om bidrag?

När du överväger att outsourca din bidragsansökan, vem bör du då anlita? För att dra en slutsats, det krävs ingen speciell kvalifikation för att agera som ombud vid ansökan om bidrag. Därför finns det många agenter som kallar sig själva för bidragsansökningskonsulter.

Emellertid verkar det som att det ofta är småföretagskonsulter, som har en konsultkvalifikation, som hanterar ansökningar om bidrag.

Dessutom finns det många exempel på att revisorer och certifierade redovisningskonsulter utför bidragsansökningskonsultationer.

Det sägs att det finns vissa poänger när det gäller att skriva en ansökan om bidrag. Därför, när du överväger att outsourca din ansökan om bidrag, kan det vara bra att rådfråga en konsult som har omfattande erfarenhet av bidragsansökningar.

Å andra sidan är det vanligt att ersättningen för ansökan om bidrag består av två delar: en initial avgift och en framgångsavgift.

I detta fall är den initiala avgiften vanligtvis mellan 100 000 och 150 000 yen, och framgångsavgiften är ungefär 10% av det beviljade beloppet. Därför, om ersättningen är betydligt högre än detta, kan det vara värt att noggrant överväga om du ska anlita dem.

Konsultavtal för ansökan om bidrag

När du anlitar en extern part för att ansöka om bidrag, kommer du att behöva upprätta och ingå ett konsultavtal. I detta avsnitt kommer vi att gå igenom de viktiga punkterna att kontrollera i ett sådant avtal.

I det kontraktsformulär som presenteras nedan, representerar “part A” företaget som delegerar ansökan om bidrag, medan “part B” representerar konsulten som hanterar ansökan om bidrag.

När du faktiskt skapar ett kontrakt, var noga med att inte bara använda de klausulexempel som anges nedan som en mall, utan att anpassa dem efter de faktiska omständigheterna mellan parterna.

För mer detaljerad information om innehållet i ett allmänt konsultavtal, se följande artikel.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Klausul om innehållet i uppdragsverksamheten

Paragraf ○ (Verksamhetsinnehåll)
A ger B följande uppdrag (hädanefter kallat “denna verksamhet”), och B accepterar detta uppdrag.
(1) Upprättande av ansökningshandlingar och andra nödvändiga dokument för ○○-bidraget för det japanska året Reiwa ○ (Gregorianska kalenderåret)
(2) Bifogade uppgifter som uppstår vid utförandet av den verksamhet som anges i föregående punkt

En central klausul i konsultavtalet handlar om innehållet i den konsultverksamhet som ska uppdras. Här kontrollerar vi om innehållet och omfattningen av verksamheten är tydligt angivet. Specifikt är det viktigt att tydligt ange vilken bidragsansökan som ska uppdras.

Bidrag identifieras vanligtvis av det år de söks och namnet på bidraget. Därför bör du kontrollera att det inte finns några fel i namnet på bidraget etc., jämfört med offentliga ansökningsdokument från den stat eller lokala myndighet som söker bidraget.

Klausuler om ersättning

Paragraf ○ (Ersättning etc.)
Ersättningen för detta uppdrag ska vara enligt följande.
(1) Startavgift
Part A ska betala Part B en startavgift på ○○ yen (inklusive konsumtionsskatt).
(2) Framgångsavgift
Om det bidrag som ansöks om genom detta uppdrag beviljas, ska Part A betala Part B ○○% (inklusive konsumtionsskatt) av det beviljade beloppet.

En viktig klausul, tillsammans med innehållet i det uppdrag som har anförtrotts, är klausulen om ersättning för uppdraget. Som nämnts tidigare är det vanligt att ersättningen för ansökan om bidrag är uppdelad i två steg: en startavgift och en framgångsavgift.

Därför, som ett företag som anförtrotts ansökan om bidrag, är det nödvändigt att kontrollera om beräkningsmetoden och beloppet för ersättningen tydligt definieras i konsultavtalet.

Om det också finns avgifter och kostnader som företaget ska bära utöver startavgiften och framgångsavgiften, bör du noggrant kontrollera innehållet i kostnaderna i förväg för att undvika problem.

För övrigt, kanske på grund av att antalet konsulter som hanterar ansökningar om bidrag har ökat på senare tid, verkar det finnas konsulter som antar ett system med full framgångsavgift utan startavgift.

Klausul om vidareuppdrag

Paragraf ○ (Vidareuppdrag)
(1) Om B vill överlåta sina uppgifter till en tredje part, ska B först få skriftligt godkännande från A.
(2) Om B överlåter sina uppgifter till en tredje part enligt föregående stycke, måste B ålägga tredje parten samma eller högre skyldigheter än de som B har enligt detta avtal.

Ansökningar om bidrag har ansökningsfrister varje månad, vilket innebär att konsulter som hanterar ansökningar tenderar att ha en extrem arbetsbelastning vid vissa tider.

Av denna anledning kan det hända att vi vidareuppdrar skapandet av bidragsansökningar till externa samarbetspartners.

Även i detta fall är det nödvändigt att den som begär uppdraget kan förstå om det har vidareuppdragits eller inte. Därför kräver klausulen ovan skriftligt godkännande i stycke 1.

Om det är känt från början att det kommer att vidareuppdragas, kan man i stycke 1 av klausulen överväga att skriva “B kan vidareuppdraga sina uppgifter till XX, och A godkänner detta”.

För den som ger uppdraget är det bra att få så mycket information som möjligt om den som får vidareuppdraget, till exempel företagets namn.

Dokument relaterade till ansökningar om bidrag innehåller företagets konfidentiella affärsinformation. Därför bör du även när du vidareuppdrar till en extern leverantör kontrollera att de åtminstone har ålagts en skyldighet att hålla informationen hemlig.

Detta är innebörden av stycke 2 i klausulen ovan.

Klausul om kontraktsuppsägning

Paragraf ○ (Kontraktsuppsägning)
1. Part A eller B kan säga upp detta avtal genom att skriftligen meddela den andra parten om den andra parten uppfyller något av följande villkor:
(1) När de bryter mot någon av klausulerna i detta avtal
(2) När deras kreditstatus försämras
(3) När det finns skäl till att de inte kan uppnå syftet med detta avtal
2. Om part A vägrar att ta emot bidraget efter att ha blivit vald, eller om part A inte kan ta emot bidraget på grund av att de inte genomförde projektet, kan detta avtal inte sägas upp.

Den första punkten i klausulexemplet är en allmän text om kontraktsuppsägning. Det som särskilt kan bli problematiskt i uppdraget att ansöka om bidrag är den andra punkten i klausulexemplet. Framgångsavgiften för bidragsansökningsverksamheten uppstår vanligtvis när det ansökta bidraget har godkänts.

Emellertid kan företaget som är klient faktiskt bara ta emot bidraget efter att det godkända projektet har genomförts. Enligt den andra punkten i klausulexemplet kommer framgångsavgiften att uppstå även om klienten inte kunde ta emot bidraget på grund av klientens omständigheter efter att ha blivit godkänd för bidraget.

Det är inte konsultens ansvar om klienten inte vidtog de åtgärder som krävs för att ta emot bidraget efter att ha blivit godkänd för bidraget, så det är oundvikligt att en sådan klausul införs.

Allmänna klausuler

Förutom de klausuler som nämnts ovan finns det allmänna klausuler som vanligtvis fastställs i kontrakt.

Exempel på allmänna klausuler inkluderar klausuler om skadeståndsansvar, jurisdiktion i händelse av tvister med den andra parten, och klausuler om sekretesskyldighet.

Av dessa är klausulen om sekretesskyldighet mycket viktig vid ansökan om bidrag, eftersom företaget tillhandahåller konsulten med högkonfidentiell information, såsom företagets affärsplan och finansiell information. Detta beror på att det finns en risk att företaget kan lida skada om informationen läcker ut till konkurrerande företag.

När det gäller sekretesskyldighet kan det fastställas i konsultavtalet, men med tanke på dess betydelse kan det också skapas ett separat sekretessavtal, även kallat NDA.

För mer information om sekretessavtal (NDA), se följande artikel.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-nondisclosure-agreement[ja]

Sammanfattning

Om du effektivt utnyttjar externa konsulter och blir godkänd för bidrag, kan det vara mycket fördelaktigt för ditt företag.

När du anlitar externa tjänster för att ansöka om bidrag, se till att alltid ingå ett kontrakt.

Det är särskilt viktigt att noggrant granska kontraktet när det gäller arbetsinnehåll och ersättning, eftersom dessa områden är benägna att orsaka problem. Om du är osäker på kontraktsinnehållet kan du också rådfråga en advokat som är kunnig inom företagsrätt och få råd.

Åtgärder från vår byrå

Som nämnt ovan är det nödvändigt att skapa ett kontrakt för säker användning av bidragsbyråtjänster.

Monolith Advokatbyrå är en juridisk byrå med hög expertis inom IT, särskilt internet och lag. Vi hanterar skapandet och granskningen av kontrakt för olika ärenden, från företag noterade på Tokyo Stock Exchange Prime till uppstartsföretag.

Om du har problem med kontrakt, vänligen se följande artikel.

https://monolith.law/contractcreation[ja]