Şirkette Kişisel E-posta Kullanımı Nedeniyle Disiplin Amaçlı İşten Çıkarmanın Geçerliliğinin Değerlendirilmesi Nedir?

Çalışanlara karşı disiplin amacıyla yapılan işten çıkarmalar, gerekçesiz olarak gerçekleştirilemez. Disiplin sebeplerinin var olduğu durumlarda, bu durumun kötü niyeti vb. üzerine uygun bir disiplin uygulaması yapılabilir. Bu, hukukun temel prensibidir.

Peki, iş sırasında kişisel e-postaların bir gerekçe olarak kullanıldığı disiplin amacıyla işten çıkarmalar ne ölçüde kabul edilmektedir? Sonuçtan başlayacak olursak, bu durum sadece e-posta sayısını sorun haline getiren bir durum değildir, aksine çeşitli faktörlerin kapsamlı bir şekilde değerlendirilmesi üzerine bir karar verilir. Ayrıca, örneğin;

• Kişisel e-postaları yasaklayan iş kuralları vb. varsa ve bu kurallara metinsel olarak aykırı davranılıyorsa, işten çıkarma geçerlidir.
• Böyle iş kuralları vb. yoksa, işten çıkarma geçersizdir.

Bu tür bir karar da söz konusu değildir. Geçmişteki yargı kararlarında, çalışanların kişisel e-postalarının disiplin amacıyla işten çıkarma sebebi olarak kullanılmasının geçerliliği konusunda sorunlar yaşanan durumları sizlere sunacağız.

Özel E-postaların İzlenmesi Gizlilik İhlali Olur mu?

Bu konuyu düşünürken, ilk olarak, çalışanların özel e-postalarını kullanmasının, işverenin izlemesi hukuki olarak bir sorun oluşturup oluşturmadığı sorusu ön koşul olarak ele alınmalıdır. Aşırı izleme, çalışanların gizliliği ile ilgili bir sorun oluşturabilir. Bu konuda ayrıntılı bilgiyi başka bir makalede sunuyoruz.

https://monolith.law/corporate/monitoring-survey-of-inter-office-mail-and-invasion-of-privacy[ja]

5 Yıl İçinde Yaklaşık 1600 İletişim Durumu

Aşağıda, kişisel e-postaların neden olduğu disiplin cezasıyla işten çıkarmanın geçerliliğinin sorun olduğu bir dava hakkında bilgi verilmektedir.

Öncelikle, bir meslek yüksekokulu öğretmeni, iş saatleri içinde iş yerindeki bilgisayarı kullanarak sözde bir flört sitesine kaydolmuş ve büyük miktarda e-posta alışverişi yapmıştır. Bu durum nedeniyle disiplin cezasıyla işten çıkarıldı ve bu işten çıkarmanın geçerliliği sorun oldu.

Davalı, davacı okuldan ödünç alınan iş bilgisayarı ve aynı okulun e-posta adresini kullanarak bir flört sitesine kaydoldu ve bu site üzerinden tanıştığı kadınlarla büyük miktarda e-posta gönderip aldı (Heisei 10 Eylül (1998) – Heisei 15 Eylül (2003) arasında gönderilen ve alınan kayıtların her biri yaklaşık 800 adet olup, bunların yarısı kadarı iş saatleri içinde gönderilip alınmıştır). Bu nedenle, disiplin cezasıyla işten çıkarıldı ve işten çıkarmanın işten çıkarma hakkının kötüye kullanılması olduğunu ve geçersiz olduğunu belirterek, okula iş sözleşmesi üzerindeki konumunun teyidi, ödenmemiş maaş ve ödenmemiş bonus ödemesini talep etti.

İlk duruşmada, davalının eylemlerinin sadece işe odaklanma yükümlülüğüne ve iş yerindeki disiplini korumaya aykırı olmadığı, aynı zamanda bir öğretmen olarak uygunluğunu sorguladığı ve davacı okulun itibarına da etkilediği belirtildi. Ancak, dersler ve diğer işler ihmal edilmedi ve okul işlerinde belirgin bir aksama olmadığı için, disiplin cezasıyla işten çıkarmanın aşırı olduğu ve işten çıkarma hakkının kötüye kullanılması olduğu ve geçersiz olduğu belirtildi. Bu nedenle, ödenmemiş maaş ve ödenmemiş bonus talepleri kabul edildi.

Buna karşılık, okulun açtığı temyiz duruşmasında, mahkeme,

Davalı, davacı okulun adresini kullanarak SM partneri arayan bir e-posta göndermişti ve bu tür bir e-posta, sadece üçüncü taraflar tarafından görüntülenebilir durumda olması nedeniyle davacı okulun itibarını zedeleyebilir. Bu, davalının e-postalar aracılığıyla gerçekten bir ilişki kurup kurmadığıyla ilgisi olmayan bir durumdur. İş sözleşmesine dayanarak, davalının iş saatleri boyunca davacı okulun görevlerine odaklanma yükümlülüğü olduğu kabul edilir. Ancak, davalı, uzun bir süre boyunca, büyük miktarda kişisel e-postayı iş saatleri içinde gönderip almıştır. Bu süre ve emeğin asıl görevlere ayrılması durumunda, daha fazla sonuç elde edilmiş olacaktır. Bu nedenle, bu tür bir işe odaklanma yükümlülüğünü ihmal etmek kabul edilemez.

Fukuoka Yüksek Mahkemesi 14 Eylül 2005 Kararı

ve işe odaklanma yükümlülüğünün ihlal edildiğini belirterek, disiplin cezasıyla işten çıkarmanın uygun olduğunu belirtti.

Bu okulda kişisel bilgisayar kullanımı hakkında bir düzenleme yoktu ve diğer çalışanlar da bunu bir dereceye kadar kişisel olarak kullanıyordu. Ancak, kararda, “Okulun kişisel bilgisayar kullanım düzenlemesi olup olmadığına bağlı olarak, ihanetin derecesini değiştiremez ve davalı dışındaki davacı okul çalışanları arasında, en azından, davalı kadar kişisel e-postaları tekrarlayan bir kişi olduğunu kabul etmeye zorlayan bir kanıt yok” denildi.

“Kullanım düzenlemesi yok” diye, iş yerindeki bilgisayarı kötüye kullanıp, büyük miktarda kişisel e-posta alışverişi yapmanın kabul edilebilir bir durum olmadığını belirtmek gerekir. Özellikle, bu durumda, e-postaların içeriği iş yerinin itibarını zedeleyecek şekildeydi ve sert bir tepki kaçınılmazdı.

https://monolith.law/reputation/defamation-and-decline-in-social-reputation[ja]

https://monolith.law/reputation/honor-infringement-and-intangible-damage-to-company[ja]

6 Ay İçinde Yaklaşık 1700 Mesaj Alışverişi Durumu

Bir yandan, 6 ay boyunca iş saatleri içinde 1700 adet kişisel e-posta alışverişi yapan bir çalışanın, şirketin gerçekleştirdiği işten çıkarmayı geçersiz kılarak şirketi dava ettiği bir durum vardır. Bilgi işlem şirketinde bölüm müdürü olarak görev yapan ve bilgisayar sistem tasarımı işlerinde çalışan davacıya karşı, sistem mühendisi olarak yeterli yeteneğe, projelerde yönetim yeteneğine ve satış yeteneğine sahip olmadığı, işe olan isteğinin de yetersiz olduğu ve açıkça yetenek eksikliği nedeniyle iş performansının kötü olduğu değerlendirmesinde bulunan davalı şirket, davacının istifa etmesini önermiş ve bu görüşme sırasında davacının e-posta sorunu gündeme gelmiştir.

Davalı şirket, bilgisayarda sohbet etmeye dalmış ve bilgisayarını alınmış olmasına rağmen, daha sonra NTT Docomo’nun IP Messenger’ını kullanarak 6 ay boyunca yaklaşık 1700 kişisel e-posta göndermiş olduğunu, bu içeriklerin, içki içmeye gitme teklifleri, kadınlara yönelik taciz benzeri durumlar, veda partisi düzenleme çağrıları gibi çeşitli konuları kapsadığını, bu tür gönderimlerin, davacının işe odaklanma yükümlülüğüne aykırı olduğu gibi, bunları alan meslektaşlarının işlerini de engellediğini ve ciddi bir iş disiplini ihlali, belirgin bir işe odaklanma yükümlülüğü ihlali olduğunu iddia etmiştir.

Buna karşılık, mahkeme, sayı ve içerik hakkında davalı şirketin iddialarını kabul etmiş ve “İş saatleri içinde bu tür kişisel alışverişlerin yapılması, hizmet kurallarına aykırıdır ve işe odaklanma yükümlülüğüne aykırıdır. Üstelik, davacının NTT Docomo’da kullandığı bilgisayarlar ve benzeri ekipmanlar, müşterilerden sadece iş amaçlı kullanım için izin verilenlerdir. Bu eylemler ciddi sorunları içerir” diyerek, hizmet kurallarına ve işe odaklanma yükümlülüğüne aykırı olduğunu kabul etmiştir.

Ancak, işyeri ortamını iyi bir hale getirmek için, belirli bir ölçüde kişisel konuşmaların yapılmasının faydalı olduğu, bilgisayarlar ve benzeri bilgi ekipmanlarının kullanımında, belirli bir sınıra kadar kişisel kullanımın genellikle kabul edildiği açıktır. Davacının yukarıda belirtilen kişisel kullanımı, sıklığı ve içeriği bakımından, normal sınırları biraz aşan bir şey olarak görülebilir, ancak diğer yandan, bu durumun son derece anormal bir işe odaklanma yükümlülüğü ihlali olması durumunda, bunu alan birçok çalışandan davalının yöneticisine bildirimler olmalı, hemen sorunlu görülmeli ve davacıya bir tür uyarı veya ceza verilmeli, ancak hiçbir sorun olmadan bu dava ile ilk kez davalı tarafından belirtilmiştir.

Tokyo District Court, June 22, 2007 (Tokyo Bölge Mahkemesi, 22 Haziran 2007)

ve böyle karar vermiştir. Daha önce sorun olarak görülmemiş olması, benzer eylemler nedeniyle disiplin cezası verilmiş olabilecek izlerin olmaması, bu durumda müşteriler ve diğerleri ile herhangi bir sorunun ortaya çıkmamış olması gibi faktörler de dikkate alınmış ve pozisyon teyit talebi kabul edilmiş ve ödenmemiş maaşın ödenmesi emredilmiştir. Yukarıdaki iki örnekte olduğu gibi, kişisel e-postaların, sadece sayılarına göre değerlendirilmediğini söyleyebiliriz.

13 Ayda 32 İletişim Durumu

İş saatleri içinde ayda 2-3 özel e-posta gönderdiği için iş kurallarını ihlal ettiği gerekçesiyle işten çıkarılan bir çalışanın, işten çıkarma hakkının kötüye kullanıldığını ileri sürerek şirketi dava ettiği bir durum olmuştur.

Bu şirkette,

• İş dışı amaçlarla bilgisayarın kullanılmaması
• Özel e-postaların gönderilmesi ve alınmasının yapılmaması
• İş dışı amaçlarla internete bağlanılmaması

gibi iş kuralları vardı. Ancak, davacı, iş saatleri içinde olmasına rağmen, diğer çalışanlarla birlikte, diğer çalışanların hakaretlerini ve işle ilgisi olmayan e-postaları defalarca gönderip almak ve diğer tanıdıklarıyla birlikte birçok özel e-posta gönderip almak gibi eylemlerle iş kurallarını ihlal ettiği iddia edildi.

Mahkeme, iş saatleri içinde sanığın özel e-postaları olduğunu kabul ederken,

İş saatleri içinde sohbet etmek, meslektaşları eleştirmek veya dedikoduları, sosyal etkinliklerin düzenlenmesi gibi işle doğrudan ilgisi olmayan konuşmalar yapmak genellikle kabul edilir ve bunların iş yerinde düzgün bir insan ilişkisi oluşturmak ve sürdürmek için gerekli olduğunu inkar etmek mümkün değildir. Bu nedenle, bu tür eylemler olduğu için, bunların tümünü işe adanmışlık yükümlülüğünün ihlali olarak kabul etmek mümkün değildir. Ve iş kuralları özel e-postaların alışverişini yasakladığı için, bu, çalışanların iş saatleri içinde özel e-postaları alıp göndererek işlerini ihmal etmelerini önlemek için öncelikli olduğu kabul edilir. Bu nedenle, davacının özel e-postalarının alışverişi, toplumun genel kabul gören sınırlarını aştı ve işe engel oluşturacak derecede bir durum olup olmadığı sorun olmalıdır ve bu durum kabul edildiğinde, iş kurallarının ihlali sorun olabilir.

18 Eylül 2007 Kararı

ve bu tür bir karar verirken,

Sorun olan Heisei 16 (2004) yılı 5 Nisan’dan Heisei 17 (2005) yılı 21 Nisan’a kadar olan yaklaşık 13 ay boyunca, davacının gönderdiği özel e-postalar, kanıtlara dayanarak 32’dir (① ila ③) ve bu sıklık, ayda 2 ila 3 e-postadan fazla değildir. Ayrıca, içerikler arasında, iş ilişkisi olan kişilerden gelen sohbetlere yanıt verenler, mezun olduğu okuldan iş tavsiyesi isteyen gençlere yanıt verenler, çalışanlarla sosyal etkinliklerin düzenlenmesi gibi kaçınılmaz olanlar veya ihtiyaçlarını tamamen reddetmek zor olanlar da dahildir ve kanıtlara dayanarak, bunların oluşturulması uzun zaman alır ve işe somut bir engel oluşturur e-postalar da mevcut değildir.

Aynı

ve “Davacının özel e-postalarının toplumun genel kabul gören sınırlarını aştığı kabul edilemez ve bunu iş kurallarının ihlali olarak kabul etmek mümkün değildir” diyerek, işten çıkarmanın geçersiz olduğuna karar verdi. Hangi tür iş kuralları olursa olsun, bu kadar az sayıda e-postayı sorun haline getirmek hala mantıksızdır.

7 Ay İçinde 28 Kez İletişim Durumu

Sağlık Sigortası Birliği çalışanları X1 ve X2, Y’nin X1’e yönelik düşürme ve maaş kesme cezaları ve X2’ye yönelik maaş kesme cezası hakkında, ceza nedenlerinin var olmaması veya disiplin yetkisinin kötüye kullanılması nedeniyle geçersiz olduğunu iddia ederek, her bir cezanın geçersizliğinin teyidi, kesilen maaşın ödenmesi, X1’in ceza öncesi bölüm müdürü pozisyonunda olduğunun teyidi ve ceza öncesi ve sonrası ödenek farkının ödenmesini talep etmiştir.

X1’e yönelik disiplin cezasının hedefi olan eylemler aşağıdaki gibiydi:

• Bir çalışanın iş saatleri içinde özel e-posta iletişimi yaptığını bilmesine rağmen bunu üstlerine bildirmedi ve çalışana uyarıda bulunmadı.
• Kendisi de bir çalışanla özel e-posta iletişimi yaptı ve X2’ye yönelik disiplin cezasının hedefi olan eylem, bilgisayara izinsiz olarak Yahoo Messenger yüklemesi ve diğer çalışanları bu konuşmaya katılmaya teşvik etmesiydi.
• Chat’i kullanarak iş saatleri içinde dışarıdaki kişilerle özel iletişim ve konuşmalar yapması
• Bilgisayarı kullanarak iş saatleri içinde çalışanlar arasında özel e-posta iletişimi yapması

Bu eylemlerin, birliğin çalışan hizmet yönetmeliği “Çalışanlar malzemeleri israf etmemeli veya özel amaçlar için kullanmamalıdır” ve “Çalışanlar iş saatleri içinde gereksiz yere belirlenen iş yerinden ayrılmamalıdır” hükümlerine aykırı olup olmadığı ve aykırı olsa bile, bu cezanın disiplin yetkisinin kötüye kullanılması olup olmadığı ana tartışma konusu oldu.

Bilgisayarın özel kullanımına ilişkin ceza (ilk ceza) hakkında, X’in gerçekleştirdiği özel e-posta iletişiminin birliğin malı olan bilgisayarı özel amaçlar için kullandığından, yönetmelik (malzemenin özel kullanımının yasaklanması) ihlal ettiği açıktır. Ancak, X’in özel e-posta iletişiminin sık olduğu söylenemez, birlikte iş bilgisayarlarının kullanım kuralları gibi bir düzenleme yoktur, her çalışanın bilgisayarın özel kullanımına dikkat çekilmedi veya uyarılmadı, iletişim kayıtlarının araştırma yönteminin adil olup olmadığına dair şüpheler vardı. Ayrıca, maaş kesme cezasının İş Standartları Yasası 91. maddesi “Maaş kesintisi, ortalama maaşın bir günlük miktarının yarısını aşmamalıdır” hükmüne aykırı olduğu için, X’e yönelik maaş kesme cezası toplum normlarına göre aşırı ve uygun olmayan bir ceza olduğu ve disiplin yetkisinin kötüye kullanılması olarak geçersiz olduğu belirtildi. (Sapporo Bölge Mahkemesi, 26 Mayıs 2005 kararı)

Sıklıkla ilgili olarak, örneğin X1’in durumunda, sadece yaklaşık 7 ay içinde 28 kez olduğu belirtildi, ancak bu konuda birlik, davacıların iletişim kayıtlarını sildiği ve çok sayıda özel kullanım olduğunu tahmin edilebileceğini iddia etti, ancak mahkeme, “Disiplin cezası bir tür ceza olduğundan, kanıtlara dayanmayan ve sadece tahmin ve spekülasyonlara dayanan bir ceza kabul edilemez” diyerek, bunu reddetti.

Özet

Bu makalenin başında, kişisel e-postaların ne kadarının sorun teşkil ettiğini sorduk. Ancak, kişisel e-postaların sorun oluşturduğu durumlar sadece sayılarıyla sınırlı değildir.
Hangi koşullar altında, hangi ortamda, hangi sıklıkta ve hangi türden kişisel e-postaların alışverişi yapıldığı sorgulanır. Eğer iş yerinde kişisel e-postalar sorun oluşturuyorsa, durum daha fazla karmaşıklaşmadan deneyimli bir avukata danışmanız iyi olacaktır.