Japonya'da Yabancı Çalışanların İşe Alım Şekillerine Göre Çalışma Vizesi Edinme Noktaları

Globalleşen modern iş dünyasında, Japon şirketlerinin uluslararası rekabet gücünü koruyup artırabilmeleri için, milliyet fark etmeksizin yetenekli insan kaynaklarını güvence altına almak şarttır. Özellikle, yönetim kadrosu veya yüksek düzeyde uzman bilgiye sahip kişileri yurt dışından işe almak giderek yaygınlaşmaktadır. Ancak, yabancıları Japonya’da istihdam etmek için, Japonya’nın Göçmenlik Kontrol ve Mülteci Tanıma Yasası (bundan sonra ‘Japon Göçmenlik Yasası’ olarak anılacaktır) ve ilgili Adalet Bakanlığı yönetmeliklerinde belirlenen karmaşık prosedürlere uyulması gerekmektedir. Genel olarak ‘vize’ terimi yaygın olarak kullanılsa da, hukuki olarak, Japonya’ya giriş için dış temsilcilikler tarafından verilen ‘vize’ ile Japonya içindeki faaliyetleri düzenleyen ‘ikamet statüsü’ ayrı tutulmaktadır. Şirketlerin karşılaştığı pek çok zorluk, bu ikamet statüsünün elde edilmesi ve yönetilmesiyle ilgilidir. Japon ikamet statüsü sistemi, izin verilen faaliyetlere dayalı olarak katı bir şekilde işletilmekte ve şirketler, yabancı çalışanların yürüteceği işlere uygun ikamet statüsünü elde etme yasal yükümlülüğüne sahiptir. Bu makalede, şirket yöneticileri ve hukuk departmanı yetkililerinin yabancı personel işe almayı düşündüklerinde karşılaşabilecekleri tipik üç işe alma biçimi üzerinde durulacak; yani ‘yabancı bir kişiyi yönetim kuruluna atama’, ‘yurt dışındaki bağlı şirketlerden transferleri kabul etme’ ve ‘yabancı bir kişiyi sözleşmeli personel olarak kabul etme’ durumları ele alınacak, her biri için gerekli ikamet statüsü gereksinimleri, başvuru prosedürleri ve şirketlerin özellikle dikkat etmesi gereken hukuki noktalar, somut yasal düzenlemelere dayanarak ayrıntılı bir şekilde açıklanacaktır.

Japonya’da Yabancı Bir Kişiyi Yönetici Olarak Atama: ‘Yönetim / İdare’ İkamet İzni

Japonya’daki bir şirketin temsilci direktörü, yönetim kurulu üyesi veya iş bölümü başkanı gibi yönetici pozisyonlarına yabancı bir kişiyi atamak istediğinizde, genellikle ‘Yönetim / İdare’ ikamet izninin alınması gerekmektedir. Japon Göçmenlik Kontrol Kanunu’nun Ek Tablo I’in 2 numaralı bölümünde, bu ikamet izni “ülke içinde ticaret veya diğer işletmelerin yönetimini yapmak veya bu işletmelerin idaresinde görev almak” olarak tanımlanmıştır. Bu ikamet izni için yapılan değerlendirmede, başvuru sahibinin kişisel geçmişi kadar, yönetimini veya idaresini yapacakları işletmenin somutluğu, istikrarı ve sürekliliği de son derece önemli karar verme unsurları arasındadır.

Japonya’da İkamet İzni Kriterleri: İşletmenin Temel Gereksinimleri

Japonya’daki Göçmenlik Kontrol ve Mülteci Tanıma Yasası’nın (Heisei dönemi 1989-2019) 7. Maddesi 1. Fıkrası 2. Numaralı hükmüne göre belirlenen ‘Yönetim ve İdare’ ikamet statüsünü elde etmek için, belirli kriterlerin karşılanması gerekmektedir. Özellikle yeni bir işletme kurulduğunda, bu gerekliliklerin objektif belgelerle kanıtlanması talep edilir.

İlk olarak, işletmenin Japonya içinde sürekli faaliyet gösterecek fiziksel bir iş yeri olması gereklidir. Bu iş yeri, sadece bir iletişim noktası olmamalı, iş faaliyetlerinin sürekli yürütülebileceği bir mekan olmalıdır. Bu nedenle, somut bir varlığı olmayan sanal ofisler veya kısa süreli kiralık alanlar genellikle kabul edilmez. Konut amaçlı mülklerin iş yeri olarak kullanılması mümkün olsa da, bu durumda kiralama sözleşmesinde iş amaçlı kullanımın izin verildiği ve konut alanı ile iş alanının açıkça ayrıldığı gibi katı şartlar yerine getirilmelidir.

İkinci olarak, başvuru sahibinin işletmeyi yönetebilecek yeterli yönetim becerisi ve niteliğe sahip olduğunu objektif olarak göstermesi gerekmektedir. Özellikle, üç yıl ve üzeri yönetim ve idare tecrübesi veya işletilecek iş alanıyla ilgili yüksek lisans derecesine eşdeğer bir eğitim düzeyi talep edilir.

Üçüncü olarak, işletmenin istikrarını ve kötüye kullanımı önlemek amacıyla, en az bir tam zamanlı çalışanın istihdam edilmesi gereklidir.

Dördüncü olarak, işletmenin büyüklüğünün belirli bir standardı karşılaması beklenir. Anonim şirketler için sermaye miktarı, limited şirketler, adi ortaklık ve komandit şirketler için ise toplam sermaye katkısının en az 30 milyon yen (yaklaşık 300 bin dolar) olması gereklidir.

Beşinci olarak, Japonya’da işletmeyi sorunsuz bir şekilde yönetebilmek ve müşterilerle veya çalışanlarla uygun iletişim kurabilmek için, başvuru sahibi veya tam zamanlı çalışanlardan en az birinin yeterli düzeyde Japonca bilmesi beklenir.

Altıncı olarak, işletmenin istikrarı ve sürekliliği esastır. Bu durumu değerlendirirken en önemli belge iş planıdır. İkamet statüsü başvurusu sırasında, iş planının bir yeminli mali müşavir veya vergi danışmanı tarafından onaylanması talep edilir ve yönetim yapısı zayıf olarak değerlendirilen işletmeler kabul edilmez. Bu, ‘Yönetim ve İdare’ ikamet statüsünün yalnızca Japon ekonomisine katkıda bulunabilecek, sürdürülebilir işletmelerin yöneticilerine ve idarecilerine verilmesi gerektiği yönündeki politik bir kararı yansıtmaktadır.

Başvuru İşlemleri ve Gerekli Belgeler

Yabancı bir kişiyi Japonya’daki şirketinize yönetici olarak davet ettiğinizde, genellikle Japon şirketi, o kişi adına Vize İkamet İzni Sertifikası (Certificate of Eligibility, COE) başvurusunu yapar.

Başvurular, işletmenizin bulunduğu bölgeyi denetleyen Bölgesel Göçmenlik Bürosu aracılığıyla yapılır. Sertifikanın verilmesi için standart inceleme süresi yaklaşık 1 ila 3 ay arasındadır, ancak yeni işletmeler veya karmaşık durumlar için bu süre daha da uzayabilir.

Sunulması gereken belgeler, Göçmenlik Bürosu tarafından belirlenen dört kategoriye göre değişir. Kategori 1 (örneğin, Japonya borsasında listelenen şirketler) ve Kategori 2 (örneğin, önceki yılın gelir vergisi kesintisi 10 milyon yenin üzerinde olan kuruluşlar) gibi büyük şirketler, toplumsal itibarlarından dolayı daha az belge sunarlar. Öte yandan, yeni kurulan şirketler ve çoğu KOBİ, Kategori 3 ve 4’e girer ve işletmenin yasallığını ve istikrarını temelden kanıtlamak için daha ayrıntılı belgeler talep edilir.

Tüm kategoriler için ortak olarak gerekli belgeler aşağıdaki gibidir:

• Vize İkamet İzni Sertifikası başvuru formu (1 adet)
• Fotoğraf (1 adet)
• Cevap için kullanılacak zarf (1 adet)

Bu formlar, Göçmenlik Bürosu’nun “İkamet Statüsü ‘Yönetim ve İdare'” web sitesinden indirilebilir (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/businessmanager.html).

Kategori 3 ve 4’e giren şirketler, yabancı yöneticiler için başvuru yaparken, yukarıdakilere ek olarak genellikle aşağıdaki belgeleri de sunmalıdır:

• İş planının bir kopyası
• Şirketin ticaret sicil gazetesi
• Şirketin tüzüğünün bir kopyası
• Mevcut işletmeler için en son mali yılın mali belgelerinin bir kopyası
• Sermaye yatırımının 5 milyon yenin üzerinde olduğunu kanıtlayan belgeler (örneğin, banka hesap özeti kopyası)
• İş yerinin gayrimenkul sicil kaydının veya kira sözleşmesinin bir kopyası
• İş yerinin iç ve dış fotoğrafları
• Maaş ödeme ofisinin kuruluş bildirim formunun bir kopyası
• Yönetici maaşlarını belirleyen tüzüğün bir kopyası veya yönetici maaşlarını belirleyen genel kurul toplantı tutanağının bir kopyası

Bu kategori sistemi, Göçmenlik Bürosu’nun şirketlerin güvenilirliğini değerlendirmek için kullandığı risk tabanlı yaklaşımı yansıtır. Kategori 1 ve 2 şirketleri, piyasa veya vergi dairesi gibi dış kurumlar tarafından yapılan değerlendirmelerle zaten istikrarları kanıtlanmış olarak kabul edilir. Buna karşılık, Kategori 3 ve 4’teki yeni işletmeler için böyle bir dış değerlendirme mevcut olmadığından, başvuru sahibi, iş planı ve mali belgeler aracılığıyla işletmenin sağlamlığını ve gelecek vaadini sıfırdan kanıtlama sorumluluğunu üstlenir.

Japonya’daki Şirket İçi Transferler: ‘Şirket İçi Transfer’ İkamet Statüsü

Küresel olarak faaliyet gösteren şirketler, yurt dışındaki birimlerinde çalışan personeli Japonya’daki birimlerine transfer etmek istediklerinde, ‘Şirket İçi Transfer’ ikamet statüsü devreye girer. Japonya göçmenlik hukuku, bu ikamet statüsünü “ana ofisi, şubesi veya diğer iş yerleri Japonya’da bulunan kamu veya özel kuruluşların yurt dışındaki iş yerlerindeki personelin, belirli bir süre için Japonya’daki iş yerlerine transfer olup, ilgili iş yerinde görev yapacakları” faaliyetler olarak tanımlar ve bu faaliyetlerin içeriği, ‘Teknik, İnsani Bilimler ve Uluslararası Hizmetler’ ikamet statüsüne uygun olanlarla sınırlıdır.

Japonya’da Kurumsal İç Transfer İçin Gerekli Şartlar

“Kurumsal iç transfer” için Japonya’da ikamet statüsü alabilmek, birkaç katı şartın yerine getirilmesini gerektirir.

Öncelikle, transferin kapsamı sınırlıdır. Aynı şirketin ana ofisi ile şubeleri arasındaki geçişlerin yanı sıra, ana şirket ile bağlı şirketler veya bağlı şirketler arasındaki geçişler de dahildir.

İkinci olarak, başvurudan hemen önce, başvuru sahibinin yurt dışındaki ana ofis, şube veya ilgili şirkette sürekli olarak bir yıldan fazla çalışmış olması gerekmektedir. Bu şart, başvuru sahibinin söz konusu şirket grubunun düzenli bir çalışanı olduğunu teminat altına almak ve sistemin kötüye kullanılmasını önlemek için konulmuştur.

Üçüncü olarak, Japonya’da yürütülecek işin içeriği, fen bilimleri, mühendislik gibi teknik bilgi veya hukuk, ekonomi gibi beşeri bilimler bilgisini gerektiren işler ya da yabancı kültüre dayalı düşünce veya duyarlılık gerektiren işler olmalıdır. Fabrika hattı işleri gibi basit işçilik kabul edilmemektedir.

Dördüncü olarak, Japonya’da alınacak ücretin miktarının, Japon vatandaşlarının aynı iş için alacakları ücretle eşit veya daha fazla olması gerekmektedir. Bu, kurumsal iç transfer sisteminin ucuz iş gücü kaynağı olarak kullanılmasını önlemek için önemli bir düzenlemedir.

Başvuru İşlemleri ve Gerekli Belgeler

Japonya’da başvuru işlemleri genellikle İkametgah Niteliği Onay Belgesi (COE) alım başvurusu ile başlar. Japonya’daki kabul eden kurum, yabancı çalışan adına, bulunduğu bölgeyi yöneten bölgesel Göçmenlik Bürosu’na başvurur. Standart inceleme süresi yaklaşık 1 ila 3 ay arasındadır.

Sunulacak belgeler, kabul eden şirketin kategorisine (1’den 4’e) göre değişiklik gösterir, ancak “Yönetim & İdare” ile benzerdir.

Tüm kategoriler için ortak olan belgeler aşağıdaki gibidir:

• İkametgah Niteliği Onay Belgesi başvuru formu 1 adet
• Fotoğraf 1 adet
• Cevap için kullanılacak zarf 1 adet

Başvuru formu, Göçmenlik Bürosu’nun web sitesi “Şirket İçi Transfer İçin İkametgah Niteliği” bölümünden temin edilebilir (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/intracompanytransfee.html).

Kategori 3 ve 4 şirketlerinin başvurularında, yukarıda belirtilenlere ek olarak gereken başlıca belgeler şunlardır:

• Japonya’daki faaliyet içeriği, süresi, pozisyon ve ücreti açıklayan transfer emri kopyası veya iş koşulları bildirimi gibi belgeler
• Transfer öncesi ve sonrası şirketler arasındaki sermaye ilişkisini açıklayan belgeler
• Başvuru sahibinin özgeçmişi
• Transfer öncesinde yurtdışındaki son iş yerinden alınan, iş pozisyonu, statü, ücret ve çalışma süresini belgeleyen dokümanlar
• Transfer sonrası şirketin iş içeriğini açıklayan belgeler (şirket broşürü, ticaret sicil gazetesi vb.)
• Transfer sonrası şirketin en son mali yıl dökümanlarının kopyası

Japonya’da “Şirket İçi Transfer” ile “Teknik, Beşeri Bilimler ve Uluslararası Hizmetler” Vizesinin Karşılaştırılması

Japonya’da “Şirket İçi Transfer” ve genel uzmanlık alanları için verilen “Teknik, Beşeri Bilimler ve Uluslararası Hizmetler” vizesi, iş kapsamı açısından benzerlikler taşımakla birlikte, gereklilikler açısından belirgin farklar bulunmaktadır. Özellikle eğitim düzeyi gerekliliği bu farkların en önemlisidir. “Teknik, Beşeri Bilimler ve Uluslararası Hizmetler” vizesi için genellikle üniversite mezuniyeti ya da on yıl ve üzeri mesleki tecrübe gerekmektedir. Ancak, “Şirket İçi Transfer” için bu tür bir eğitim düzeyi ya da uzun süreli mesleki deneyim şartı aranmamaktadır. Bunun yerine, transfer öncesi şirkette en az bir yıl süreyle çalışma deneyimi istenmektedir.

Bu sistem tasarımı, eğitim düzeyi olmasa da yıllar süren hizmetlerle şirkete özgü teknik bilgi ve know-how biriktirmiş önemli personeli, uluslararası düzeyde esnek bir şekilde konumlandırmak için küresel şirketler açısından stratejik bir araç haline gelebilir. Yani, Japon hükümeti, en az bir yıl süreyle devamlı çalışma şartını koyarak, başvuru sahibinin ilgili şirket grubu için vazgeçilmez bir personel olduğunu teyit etmekte ve karşılığında eğitim düzeyi gerekliliğini kaldırmaktadır. Dolayısıyla, şirketler, istihdam etmek istedikleri personelin eğitim ve iş geçmişine göre hangi vize türünün en uygun olduğunu stratejik bir şekilde seçmek zorundadır.

Japonya’da Yabancı Personel Olarak Gönderilen Çalışanları Kabul Ederken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

İnsan kaynakları hizmetlerini kullanarak yabancı personel kabul etmek, şirketlere esnek personel yönetimi imkanı sunarken özgün hukuki riskler de taşır. Bu durumda, yabancı işçiler, personel gönderen şirket (insan kaynakları şirketi) ve personelin gönderildiği şirket (işin gerçekleştirildiği şirket) arasında üçlü bir ilişki oluşur. Hukuki olarak, yabancı işçilerin işvereni personel gönderen şirkettir ve ikamet izni başvurusu, yönetimi ve maaş ödemeleri gibi işveren sorumlulukları personel gönderen şirket tarafından üstlenilir. Ancak, personelin gönderildiği şirket de Japonya’nın Göçmenlik Kanunu kapsamındaki sorumluluklardan muaf değildir.

Personelin Gönderildiği Şirketin Yükümlülükleri ve Yasadışı Çalıştırma Suçuna İştirak Riski

Personelin gönderildiği şirket için en önemli hukuki yükümlülük, kabul edilen yabancı işçinin, şirkette yürüteceği iş için geçerli ve izin verilen bir ikamet iznine sahip olduğunu doğrulamaktır. Personel gönderen şirket “işlemlerde bir sorun yok” dese bile, bu açıklamayı sorgusuz sualsiz kabul etmek büyük bir risktir.

Japonya’nın Göçmenlik Kanunu’nun 73. maddesinin 2. fıkrası “Yasadışı Çalıştırma Suçuna İştirak” suçunu tanımlar. Bu suç, yasadışı çalışanları işe alanları kapsadığı gibi, “kendi kontrolü altında” yasadışı çalışma faaliyetlerinde bulunanları da cezalandırır. Personel gönderme sözleşmesinde, yabancı işçiler personelin gönderildiği şirketin talimatları altında çalıştığı için, bu şirket de “kendi kontrolü altında” olarak kabul edilir ve yasadışı çalıştırma suçuna iştirak eden bir taraf olabilir. Eğer personel gönderilen işçinin geçerli bir ikamet izni yoksa veya izin verilen faaliyetlerin dışında bir işte çalışıyorsa, personelin gönderildiği şirket “bilmiyordum” diyerek kurtulamaz ve cezai yaptırımla karşı karşıya kalabilir.

Bu riskten kaçınmak için, personelin gönderildiği şirket aşağıdaki önlemleri almalıdır:

İlk olarak, personel gönderme sözleşmesi imzalanmadan ve yabancı işçi işe başlamadan önce, mutlaka kişinin ikamet kartının aslını kontrol etmeli ve bir kopyasını saklamalıdır. İkamet kartında, “ikamet izni” türü, “ikamet süresi” bitiş tarihi ve “çalışma kısıtlamasının” olup olmadığı üç noktayı doğrulamak gereklidir.

İkinci olarak, işçiye verilecek işin, yabancı işçinin ikamet izniyle izin verilen faaliyetlerin kapsamı içinde olduğunu kesinlikle doğrulamalıdır. Örneğin, “Teknik, İnsan Bilimleri, Uluslararası İşler” ikamet iznine sahip bir IT mühendisini personel olarak kabul ediyorsanız, bu kişiye fabrika montaj hattında çalışma veya mağazada satış gibi basit işler yaptıramazsınız. İşin içeriği ile izin verilen faaliyetler arasındaki bu tür bir uyumsuzluk yasadışı çalışmaya girer. Personelin gönderildiği şirket, personel gönderen şirketle yapılacak personel gönderme sözleşmesinde planlanan işin içeriğini açıkça belirtmeli ve bu işin ikamet izni kapsamında olduğunu karşılıklı olarak doğrulamalıdır.

Ayrıca, Japonya’nın İşçi Gönderme Kanunu’na göre, personelin gönderildiği şirket işçinin iş sağlığı ve güvenliği yönetimi gibi iş hukuku mevzuatı kapsamında belirli sorumlulukları da üstlenir. Dahası, Japonya’nın Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından belirlenen “Yabancı İşçilerin İstihdam Yönetiminin İyileştirilmesi İçin İşverenlerin Uygun Şekilde Davranması İçin Rehber” ulusal köken temelli ayrımcı muameleyi yasaklar ve uygun çalışma koşullarının sağlanmasını talep eder, bu rehberin amacı personelin gönderildiği şirketlere de uygulanır. Personelin gönderildiği şirketler, sadece Göçmenlik Kanunu kapsamındaki ikamet izni doğrulama yükümlülüklerinin yanı sıra iş hukuku yükümlülüklerini de üstlenmeli ve uyum programlarını düzenlemelidir.

Özet

Japonya’da yabancı çalışanları istihdam etme süreci, seçilen istihdam türüne göre uyulması gereken yasalar ve prosedürler açısından büyük farklılıklar gösterir. Bir yönetici olarak davet edildiğinde, ‘Yönetim & İdare’ ikamet statüsünün alınması gerekmekte ve iş planının uygulanabilirliği ile işletme temelinin istikrarı sıkı bir şekilde sorgulanmaktadır. Yurtdışındaki bağlı şirketlerden personel transferi yapılırken ‘Şirket İçi Transfer’ ikamet statüsü uygundur ve eğitim düzeyi gerekliliği yerine transfer öncesi iş deneyimi ön plana çıkar. Ayrıca, bir çalışanı taşeron olarak kabul ederken, sadece istihdam eden taşeron şirket değil, aynı zamanda taşeronun çalıştığı şirket de yasadışı çalıştırmayı teşvik etme suçunun riskini taşır, bu nedenle ikamet statüsü ile iş içeriğinin uygunluğunu kendilerinin doğrulaması gereken katı bir yükümlülük bulunmaktadır. Bu prosedürler uzmanlık bilgisi gerektirdiğinden, uygun hukuki tavsiyelere dayanarak dikkatlice ilerlemek, uyumun sağlanması ve sorunsuz bir insan kaynağı temini için anahtardır.

Monolith Hukuk Bürosu, Japonya’daki birçok müşteriye, bu makalede açıklanan yabancı personel istihdamı ile ilgili hukuki hizmetlerde geniş bir deneyime sahiptir. Büromuzda, yabancı avukatlık niteliklerine sahip İngilizce konuşan birçok avukat bulunmakta ve karmaşık Japon göçmenlik yasaları ve ilgili düzenlemeler hakkındaki prosedürlerde, Japonca ve İngilizce olmak üzere, şirketlerin durumlarına uygun en iyi çözümleri sunabilmektedirler. Yabancı yöneticilerin atanmasından, şirket içi transferlere, taşeron çalışanların kabulüne kadar her aşamada karşılaşılan hukuki sorunların çözümünde, deneyimli uzman ekibimiz güçlü bir destek sağlamaktadır.