Japon ~ Bakım Tesislerinde BCP (İş Sürekliliği Planı) Hazırlamanın Zorunlu Hale Gelmesi | Hazırlama Yöntemleri ve Avantajları Hakkında Açıklama

BCP, iş sürekliliği planını ifade eder ve felaketler, salgın hastalıklar gibi beklenmedik durumlarla karşılaşıldığında iş faaliyetlerinin devam ettirilmesi ve iyileştirilmesi için hazırlanan planı kapsar. Reiwa 6 (2024) Nisan ayından itibaren, bakım hizmeti sağlayan kuruluşlarda BCP’nin hazırlanması zorunlu hale gelmiştir. Ancak, nasıl hazırlanacağını bilmeyen veya hazırlamanın avantajlarını merak eden kişiler de olabilir.

Bu makalede, bakım hizmeti sağlayan kuruluşlarda BCP’nin genel hatları, belirlenmiş içerik detayları, avantajları ve hazırlama yöntemleri hakkında bilgi verilecektir. Ayrıca, BCP hazırlamamanın risklerini de sunacağız, bu nedenle lütfen bilgi edinmek için makaleyi inceleyin.

Bakım Evlerinde BCP/BCM Nedir?

BCP, İş Sürekliliği Planı’nın kısaltması olup, doğal afetler, salgın hastalıklar, terör olayları gibi beklenmedik durumlar meydana geldiğinde, önemli işlerin kesintiye uğramamasını veya kesintiye uğrasa bile hızlı bir şekilde yeniden faaliyete geçirilmesini amaçlayan bir planlamadır.

BCM ise, İş Sürekliliği Yönetimi’nin kısaltması olup, BCP’nin işletilmesi ve yönetilmesi anlamına gelir ve Japonca’da İş Sürekliliği Yönetimi olarak çevrilmektedir.

Başbakanlık Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığı’nın İş Planı Kılavuzu[ja]nda BCP ve BCM hakkında şu şekilde belirtilmiştir:

Büyük depremler, salgın hastalıkların yayılması, terör olayları, büyük kazalar, tedarik zincirinin kesilmesi, ani yönetim ortamı değişiklikleri gibi beklenmedik durumlar meydana geldiğinde, önemli işlerin kesintiye uğramamasını veya mümkün olan en kısa sürede yeniden başlatılmasını sağlamak için politikaları, sistemleri ve prosedürleri belirleyen plana İş Sürekliliği Planı (Business Continuity Plan, BCP) denir.
BCP’nin hazırlanması, sürdürülmesi ve güncellenmesi, iş sürekliliğini sağlamak için bütçe ve kaynakların ayrılması, önleyici tedbirlerin uygulanması, eğitim ve tatbikatlarla yaklaşımın yaygınlaştırılması, denetim ve sürekli iyileştirme gibi faaliyetler, İş Sürekliliği Yönetimi (Business Continuity Management, BCM) olarak adlandırılır ve yönetim seviyesinde stratejik bir faaliyet olarak konumlandırılır.

Alıntı: Başbakanlık Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığı | İş Planı Kılavuzu[ja]

Bakım Hizmetleri Sağlayıcılarının BCP Oluşturması Zorunludur

Reiwa 3 (2021) yılında yapılan bakım hizmetleri ücretlerinin gözden geçirilmesiyle, üç yıllık bir geçiş süreci belirlendikten sonra, bakım hizmetleri sağlayıcılarının BCP (İş Sürekliliği Planı) oluşturması ve BCM (İş Sürekliliği Yönetimi) uygulaması Reiwa 6 (2024) Nisan ayından itibaren tamamen zorunlu hale getirilmiştir. Japon Sağlık, Çalışma ve Refah Bakanlığı’nın “Reiwa 3 (2021) Yılı Bakım Hizmetleri Ücretlerinin Gözden Geçirilmesine Dair Ana Konular[ja]” başlıklı belgesinde şu ifadeler yer almaktadır:

Enfeksiyon hastalıkları veya felaketler meydana geldiğinde bile, gerekli bakım hizmetlerinin sürekli olarak sağlanabilmesi için, tüm bakım hizmeti işletmelerine, iş sürekliliği planlarının hazırlanması, eğitimlerin ve simülasyon (tatbikat) uygulamalarının yapılması zorunlu kılınmıştır. (※Üç yıllık bir geçiş süreci öngörülmüştür)

Alıntı: Japon Sağlık, Çalışma ve Refah Bakanlığı | Reiwa 3 (2021) Yılı Bakım Hizmetleri Ücretlerinin Gözden Geçirilmesine Dair Ana Konular[ja]

Bakım Evlerinin BCP Oluşturmamaları Durumunda Karşılaşacakları Riskler

Bakım evleri BCP oluşturmayı ihmal ettiğinde aşağıdaki risklerle karşı karşıya kalabilirler:

• İdari yönlendirme alabilirler
• Tazminat sorumluluğu ile karşılaşabilirler
• Bakım hizmetleri için ek ödeme alamayabilirler

Burada her bir detayı açıklayacağız.

İdari Yönlendirme Alabilirler

BCP oluşturulmamışsa, şu an için belirli bir cezai yaptırım açıklanmamıştır. Ancak, işletme standartlarına aykırılık olarak idari yönlendirme alabilirler, bu yüzden dikkatli olunmalıdır. Ayrıca, yönlendirmelere uyulmaması durumunda, belirli hakların iptali gibi idari yaptırımlarla karşılaşılabilir.

Belirli hakların iptali yaptırımı alındığında, en az 5 yıl boyunca yeni bir yetkilendirme alınamaz. Kurumsal bir yapıda, işletmeci (temsilci) haricindeki yöneticiler, ana şirket ve diğer gerçek kontrol sahipleri de yaptırım kapsamına girer ve işletmeci gibi, 5 yıl boyunca bakım hizmeti veremezler. (Japon ~Bakım Sigortası Kanunu Madde 70, Fıkra 2, Maddeler 6-6.3)

Tazminat Sorumluluğu ile Karşılaşabilirler

BCP oluşturulmaması nedeniyle doğrudan bir para cezası uygulanmaz. Ancak, BCP oluşturulmadan, olası bir kaza veya zarar durumunda güvenlik önlemi yükümlülüğü ihlali söz konusu olabilir ve bu durumda dava sonucunda tazminat sorumluluğu ile karşılaşılabilir.

Çalışan ve müşterilere karşı güvenlik önlemi yükümlülüğünün önemli bir örneği, Büyük Doğu Japonya Depremi sırasında meydana gelen Hiwaki Anaokulu Otobüs Tsunami Felaketi olayıdır.

Hiwaki Anaokulu’nda BCP oluşturulmuş ve manuelde “Depremin şiddeti yüksek ve felaket oluşma ihtimali varsa, herkesi kuzey bahçesine yönlendirin, sakinleştirici konuşmalar yaparak çocukları izleyin. Çocuklar velilerinin gelmesini bekleyerek teslim edilir” şeklinde belirtilmiştir. Ancak, gerçekte manuelin yaygın bilinirliği sağlanmamış ve ayrıca, manuelde belirtilen tahliye eğitimleri yapılmamıştır.

Çocukları velilerine gönderme kararı sonucunda, servis otobüsü tsunami tarafından sürüklenmiş ve 5 çocuk hayatını kaybetmiştir. Bilgi toplama yükümlülüğünün ihmal edildiği gerekçesiyle, sanık anaokulu müdürü ve sanık anaokulu işletmecisi kurumuna zarar tazminatı sorumluluğu yüklenmiştir.

Referans: Japon Yüksek Mahkemesi｜Hiwaki Anaokulu Otobüs Tsunami Felaketi Olayı (Sendai Bölge Mahkemesi, 2013 (Heisei 25) yılı 17 Eylül kararı)[ja]

Bakım Hizmetleri için Ek Ödeme Alamayabilirler

Reiwa 3 (2021) yılı bakım hizmetleri ücret düzenlemesiyle, bakım ücretleri %0.7 oranında artırılmıştır. Ancak, aşağıdaki standartlara uygun olmayan durumlarda, indirim uygulanabilir:

• Enfeksiyon hastalıklarının çıkışını ve doğal afetlerin meydana gelmesini öngören BCP’leri oluşturmak
• Oluşturulan BCP’ye göre gerekli önlemleri almak

İndirim oranı hizmete göre değişiklik göstermekte olup, “Tesis ve konut bazlı hizmetler” için belirlenen birim miktarının %3’ü, “Diğer hizmetler” için ise belirlenen birim miktarının %1’i şeklindedir. Bunun için geçiş önlemleri getirilmiş olup, Reiwa 7 (2025) yılının 31 Mart’ına kadar sınırlı 1 yıl boyunca indirim uygulanmayacaktır.

Bakım Hizmetleri İşletmelerinin BCP’sinde Belirlenmesi Gerekenler

Bakım hizmeti sağlayıcılarının üstlenmesi gereken roller aşağıdaki üç ana başlık altında toplanmaktadır:

• Hizmetin sürekliliği
• Kullanıcıların güvenliğinin sağlanması
• Personelin güvenliğinin sağlanması

İş Sözleşmesi Kanunu (Japanese Labor Contract Act) Madde 5

İşveren, iş sözleşmesi gereğince, çalışanların yaşam ve beden güvenliğini koruyarak çalışabilmeleri için gerekli özeni göstermekle yükümlüdür.

Bu nedenle, bakım hizmetleri işletmelerinin BCP’sinde, yeni tip koronavirüs (COVID-19) salgını ve doğal afetlere karşı alınacak önlemleri belirlemek zorundadır. Aşağıda, her bir konunun detayları açıklanmaktadır.

Yeni Tip Koronavirüs Enfeksiyonuna Karşı Alınacak Önlemler

Bakım tesisleri ve iş yerlerinde, yeni tip koronavirüs enfeksiyonuna karşı etkili bir şekilde mücadele edebilmek için İş Sürekliliği Planı (BCP) oluşturulması gerekmektedir. Enfeksiyonun ortaya çıkması durumunda bir BCP’nin içermesi gerekenler aşağıdaki gibidir:

Referans: Japon Sağlık, Çalışma ve Refah Bakanlığı Yaşlılık ve Sağlık Dairesi｜Bakım Tesisleri ve İş Yerlerinde Yeni Tip Koronavirüs Enfeksiyonu Ortaya Çıktığında İş Sürekliliği Kılavuzu[ja]

Gündüzlü, yatılı, ziyaretçi gibi farklı türdeki tesislerde enfeksiyonun ortaya çıkışı sonrası durum ve alınacak önlemler değişiklik göstereceğinden, hazırlanacak BCP’nin içeriği de buna göre farklılık göstermelidir. Japon Sağlık, Çalışma ve Refah Bakanlığı’nın ‘Engelli Refah Hizmeti Sağlayıcıları İçin BCP Yeni Tip Koronavirüs Enfeksiyonu Ortaya Çıktığında İş Sürekliliği Planı Kılavuzu[ja]‘nda belirtildiği üzere, BCP’nin hazırlanmasında enfeksiyonun yayılmasından önceki aşama önemlidir. Enfeksiyon ortaya çıktığında etkili bir şekilde müdahale edebilmek için BCP’yi hazırlamak, düzenli olarak eğitim ve tatbikat yapmak ve gerekli malzemeleri stoklamak önemlidir.

Doğal Afetlere Karşı Hazırlık Yöntemleri

Bakım evleri ve iş yerleri, deprem ve su baskını gibi doğal afetlere karşı hazırlıklı olmak için bir İş Sürekliliği Planı (BCP) hazırlamak zorundadır. Doğal afet durumları için BCP’nin içeriğinde aşağıdakiler yer alır:

Referans: Sağlık, Çalışma ve Refah Bakanlığı Yaşlılık ve Sağlık Dairesi｜Bakım Evleri ve İş Yerlerinde Doğal Afetlerde İş Sürekliliği Kılavuzu[ja]

Doğal afetler için BCP’de, sadece normal zamanlarda ve acil durumlarda değil, aynı zamanda diğer tesisler ve yerel topluluklarla işbirliği konusunda da planlar yapılması gerektiğinden, enfeksiyon hastalıkları için olan BCP’den daha kapsamlıdır.

Bakım Evlerinin BCP (İş Sürekliliği Planı) Oluşturmanın Avantajları

BCP (İş Sürekliliği Planı) oluşturmak zaman ve çaba gerektirir. Ancak, BCP oluşturmanın, sakinlerin ve personelin güvenliğini sağlama, vergisel teşviklerden yararlanma gibi avantajları da beraberinde getirdiği bir gerçektir. Bu bölümde, BCP oluşturmanın avantajlarını açıklıyoruz.

Kiracılar ve Personelin Güvenliğini Sağlayabiliriz

Enfeksiyon hastalıklarının yayılması veya doğal afetler sırasında belirlenmiş bir müdahale yöntemi varsa, kiracılar ve elbette personel için acil durum müdahaleleri daha sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilebilir. Acil durumlar meydana geldiğinde, karışıklık nedeniyle işlerin yapılamaz hale gelme riski de bulunmaktadır; ancak bir İş Sürekliliği Planı (BCP) hazırlanmışsa, önemli işler öncelikli olarak yürütülebilir ve böylece hızlı bir şekilde iyileşme sağlanabilir. Ayrıca, bu durum kullanıcıların ve ailelerinin, hatta yerel topluluğun güvenini kazanmanıza da katkıda bulunacaktır.

Vergi Avantajları

Ekonomi, Ticaret ve Sanayi Bakanı tarafından belirlenen içerikler (sistem kurulumu ve önlemler gibi) BCP’ye dahil edildiğinde ve ‘İş Sürekliliğini Güçlendirme Planı’ onaylandığında, afetlere karşı önlemleri güçlendirmek için yapılan afet önleme ve azaltma yatırımlarına özel %18 amortisman vergi uygulamasından yararlanabilirsiniz (Reiwa 7 (2025) yılı 1 Nisan’dan itibaren %16).

Yatırım yapılabilecek ekipmanların örnekleri aşağıdaki gibidir:

• Makine ekipmanları (1 milyon yen ve üzeri): Kendi kendine çalışan jeneratörler, drenaj pompaları vb.
• Alet ve donanımlar (300 bin yen ve üzeri): Sismik izolasyon rafları, uydu telefonları vb.
• Bina ek tesisatları (600 bin yen ve üzeri): Su bariyerleri, yangına dayanıklı kepenkler vb.

Hibe ve Finansal Destek

BCP (İş Sürekliliği Planı) hazırlayarak, iş sürekliliği güçlendirme planının onayını aldığınızda, hibe seçiminde avantaj sağlanır. Alınabilecek destekler şunları içerir:

Yerel yönetimlere göre BCP hibeleri farklılık gösterir. Ayrıca, BCP hazırlayan şirketlere yönelik kredi programları sunan özel finans kuruluşları da bulunmaktadır. BCP hazırlarken, tesisin bulunduğu yerel yönetimlere veya iş ilişkisi bulunan finans kuruluşlarına danışın.

Aşıların Öncelikli Uygulanması

Yeni İnfluenza ve Benzeri Hastalıklarla Mücadele Özel Önlemler Yasası’nın (Japon ~) 28. maddesine dayanarak, enfeksiyon hastalıklarının yayılması durumunda BCP (İş Sürekliliği Planı) hazırlayan kayıtlı işletmelere özel aşılama yapma yetkisi verilmektedir. Özel aşılama, kayıtlı işletmelerin çalışanlarına yönelik öncelikli koruyucu aşılama anlamına gelir.

Aşıların öncelikli olarak uygulanabilmesi için işletmelerin önceden ülkeye kayıt başvurusunda bulunmaları gerekmektedir.

Bakım Hizmetleri Tesislerinde BCP Oluşturma Yöntemi

BCP oluşturmanın nasıl yapılacağını bilmeyenler de olabilir. Bu bölümde, bakım hizmetleri tesislerinde BCP oluşturma yöntemlerini açıklayacağız.

BCP Oluşturma Komitesi Kurmak

BCP oluşturma sürecine başlayabilmek için öncelikle bir komite kurulur. Oluşturma komitesine, her birim ve hizmetin yöneticileri veya sorumluları ve sahadan geri bildirim toplayabilecek kişiler dahil edilir. Komite kurulduktan sonra, bakım hizmetleri tesisinin mevcut durumunu gözden geçirin ve sorunları sıralayın.

Rehber ve Şablonların Kullanımı

Çalışma, Sosyal Hizmetler ve Eşitlik Bakanlığı (Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare), BCP oluşturma için rehberler ve şablonlar hazırlamıştır. Nereden başlayacağınızı veya nasıl oluşturacağınızı bilmiyorsanız, Çalışma, Sosyal Hizmetler ve Eşitlik Bakanlığı’nın rehberlerini takip ederek şablonları kullanabilir ve BCP’nizi oluşturabilirsiniz.

Şablonlar, ziyaretçi ve yatılı olmak üzere, tesis türlerine göre ayrılmıştır, bu yüzden ilgili hizmetin şablonuna uygun olarak BCP’nizi oluşturun.

Rehberler ve şablonlar aşağıdaki sitede mevcuttur, lütfen referans olarak kullanın.

Çalışma, Sosyal Hizmetler ve Eşitlik Bakanlığı｜Bakım Hizmetleri Tesisleri ve İşletmeler için İş Sürekliliği Planı (BCP) Oluşturma Destek Eğitimi[ja]

Özet: Huzurevlerinin BCP (İş Sürekliliği Planı) Hazırlama Zorunluluğuna Hızla Yanıt Verin

Reiwa 6 (2024) Nisan ayından itibaren, huzurevlerinde BCP hazırlama zorunluluğu getirilmiştir. Huzurevleri için BCP’nin hazırlanması, enfeksiyon hastalıklarının yayılması veya doğal afetler sırasında sorunsuz bir şekilde yanıt vermek ve hızla iyileşmek için önemlidir. Ayrıca, vergi avantajları, hibe ve finansal destek alma veya aşıların öncelikli olarak uygulanması gibi avantajlar da vardır. Gelecekte ne zaman meydana geleceği bilinmeyen acil durumlara karşı hazırlıklı olmak için BCP’nizi oluşturun.

BCP hazırlama konusunda zorlanıyor veya nasıl yapılacağını bilmiyorsanız, bir avukata danışmanızı öneririz.

Monolith Hukuk Bürosu, özellikle internet ve hukuk alanlarında zengin deneyime sahip bir hukuk bürosudur. BCP ile ilgili herhangi bir sorunuz varsa, lütfen bizimle çekinmeden iletişime geçin.

Ofisimizin Önlemlerine İlişkin Bilgilendirme

Bakım hizmetleri sektörü, Japon ~İleri Yaşlılık Refah Yasası (老人福祉法), Japon ~Şirketler Yasası (会社法) gibi çeşitli yasaların düzenlemeleriyle çevrili bir alandır. Monolit Hukuk Bürosu, Genel Dernek Japon ~Ulusal Bakım Hizmeti Sağlayıcıları Federasyonu (一般社団法人 全国介護事業者連盟) ve ülke genelindeki her ilin bakım hizmeti sağlayıcılarının danışman avukatlığını yapmakta ve bakım hizmetleriyle ilgili yasal konularda geniş bir bilgi birikimine sahiptir.

Monolit Hukuk Bürosu’nun Uzmanlık Alanları: IT ve Girişim Şirketlerinin Kurumsal Hukuku[ja]