Japon Şirketler Hukuku Tarafından Belirlenen Anonim Şirketlerdeki Genel Kurul Toplantılarının İşleyişi ve Karar Alma Yöntemleri

Japonya’da Şirketler Kanunu, hissedarlar kurulunu bir anonim şirketin en yüksek karar alma organı olarak açıkça konumlandırmaktadır. Bu organ, hissedarların şirket yönetimine doğrudan katılımını sağlayan ve yönetim kurulunu denetlemek için en önemli yer olup, yönetim durumunun şeffaflığını artırarak yatırımcı güvenini sağlamada vazgeçilmez bir rol oynamaktadır. Bu makale, Japonya’daki Şirketler Kanunu’na dayanarak hissedarlar kurulunun işleyişi ve alınan kararların hukuki yönlerini ayrıntılı bir şekilde açıklamayı amaçlamaktadır. Çağrı prosedürlerinden karar gerekliliklerine ve ilgili Japon yargı kararlarına kadar, somut yasal düzenlemelere dayanarak açıklamalar yapılacaktır.  

Bu makalenin hedef kitlesi, Japon şirketlerine yatırım yapmayı düşünen yabancı yatırımcılar, Japon alt şirketlere sahip yabancı şirketler veya Japon Şirketler Kanunu’na ilgi duyan Japonca öğrenenlerdir. Japon kurumsal yönetim yapısını derinlemesine anlayabilmeleri için, çok dilli konuşmacılara yönelik açık ve doğrudan ifadelerle yazılmıştır.

Japon Şirketler Kanunu, hissedarlar kurulunu en yüksek karar alma organı olarak belirlemiş olmasına rağmen, pratikte günlük işlerin yürütülmesi yönetim kurulu tarafından yapıldığından, hissedarlar kurulu genellikle sadece formalitenin onaylandığı bir yer haline gelmektedir. Özellikle halka açık şirketlerde, kararların çoğunlukla yazılı veya elektronik oylama yoluyla önceden belirlendiği ve genel kurulun gerçek anlamının bilgi sağlama ve hissedarlarla diyalog kurmaya dönüştüğü görülmektedir. Bu hukuki konumlandırma ile pratik arasındaki fark, özellikle yabancı yatırımcılar için yanılgılara yol açabilir. Yabancı yatırımcılar, hissedarlar kurulunu yönetim üzerinde doğrudan etki kurabilecekleri bir alan olarak görmeye meyillidir. Bu nedenle, Japon şirketlerin, sadece formalite olarak hukuki gereklilikleri yerine getirmenin ötesinde, hissedarlar kurulu aracılığıyla somut bilgi sağlama ve diyalog fırsatlarını güvence altına alarak, hissedarların beklentilerini karşılayan bir kurumsal yönetim yapısı oluşturması önemlidir.

Japonya’da Şirketler Hukuku Altında Hisse Sahipleri Genel Kurulunun Amaçları ve Rolleri

Hisse Sahipleri Genel Kurulunun Hukuki Statüsü ve Yetkileri

Japon Şirketler Hukuku’nun 295. maddesinin birinci fıkrası, “Hisse Sahipleri Genel Kurulu, bu kanunda belirtilen hususlar ve şirketin organizasyonu, işletilmesi, yönetimi ve diğer tüm şirketle ilgili konularda karar alabilir” şeklinde hüküm içermektedir. Bu hüküm, Hisse Sahipleri Genel Kurulunun şirketin en üst düzey karar alma organı olduğunu açıkça belirtmektedir. Hisse Sahipleri Genel Kurulu, ana sözleşmenin değiştirilmesi, yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi veya görevden alınması, kar payı dağıtımının belirlenmesi, birleşme veya bölünme gibi şirket için son derece önemli konuları karara bağlama yetkisine sahiptir.

Hisse Sahipleri Genel Kurulunun Toplantı Amaçları

Hisse Sahipleri Genel Kurulunun toplanma amaçları esas olarak iki tanedir. Birincisi, yönetimin denetlenmesi ve bilgi toplanması, ikincisi ise önemli konuların karara bağlanmasıdır.

• Yönetimin Denetlenmesi ve Bilgi Toplanması: Hisse Sahipleri Genel Kurulu, hisse sahiplerinin yönetim tarafından sunulan iş planları ve finansal durum hakkında bilgi alması, sorular sorması ve görüşlerini ifade etmesi için bir platformdur. Bu süreç, şirket yönetiminin şeffaflığını artırır ve uygun bir şekilde işletilip işletilmediğini kontrol etmeyi sağlar. Bu durum, şirketin karlılığının artırılmasına ve hisse senedi fiyatlarının istikrarına katkıda bulunur.
• Önemli Konuların Karara Bağlanması: Şirket yönetiminde temel kararların alınmasını sağlar. Tüm hisse sahipleri, genel kurulda oy kullanarak şirket yönetimine doğrudan katılabilirler.

Düzenli Hisse Sahipleri Genel Kurulu ve Olağanüstü Hisse Sahipleri Genel Kurulu

Hisse Sahipleri Genel Kurulunun iki türü vardır: Düzenli Hisse Sahipleri Genel Kurulu ve Olağanüstü Hisse Sahipleri Genel Kurulu.

• Düzenli Hisse Sahipleri Genel Kurulu: Her iş yılı sonunda toplanan Hisse Sahipleri Genel Kuruludur. Genellikle mali tabloların onaylanması ve yönetim kurulu üyelerinin seçimi veya görevden alınması gibi işlemler gerçekleştirilir. Japon Şirketler Hukuku’nun 124. maddesinin ikinci fıkrasındaki kriter tarih sistemi ile ilişkili olarak, Mart dönemi mali yılına sahip şirketler için genellikle Haziran ayının sonuna kadar toplanma eğilimindedir.
• Olağanüstü Hisse Sahipleri Genel Kurulu: Gerektiğinde her zaman toplanabilen Hisse Sahipleri Genel Kuruludur. Örneğin, önemli bir M&A işleminin onaylanması veya bir skandal nedeniyle yönetim kurulu üyelerinin görevden alınması gibi acil durumları karara bağlamak için toplanır.

Japonya’da Hisse Sahipleri Genel Kurul Toplantısının Çağrılma Prosedürleri

Çağrı Yetkilisi

Japonya’da hisse sahipleri genel kurul toplantısının çağrılması esas olarak yönetim kurulu tarafından gerçekleştirilir. Japon Şirketler Kanunu’nun (296. madde 3. fıkra) yönetim kurulunun hisse sahipleri genel kurul toplantısını çağırma görevini düzenlediği belirtilmiştir. İstisnai olarak, belirli şartları karşılayan hisse sahipleri de genel kurul toplantısının çağrılmasını talep edebilirler. Örneğin, toplam hisse sahiplerinin oylarının yüzde üçten fazlasına sahip olan hisse sahipleri, yönetim kurulundan genel kurul toplantısının çağrılmasını isteyebilir. Bu, Japon Şirketler Kanunu’nun (297. madde 1. fıkra) hükümlerinde yer almaktadır. Yönetim kurulu bu talebe yanıt vermezse, hisse sahipleri mahkeme izni alarak kendi başlarına genel kurulu çağırabilirler. Bu durum Japon Şirketler Kanunu’nun (297. madde 4. fıkra) içinde düzenlenmiştir.

Çağrı Bildiriminin Gönderilme Süresi

Çağrı bildiriminin, hisse sahipleri genel kurul toplantısının tarihinden en az iki hafta önce gönderilmesi esastır. Bu, Japon Şirketler Kanunu’nun (299. madde 1. fıkra) hükümlerinde belirtilmiştir. Ancak, yazılı veya elektronik yöntemlerle oy kullanma düzenlemesi olmayan özel şirketlerde, bildirimin en az bir hafta önce gönderilmesi yeterlidir. Dahası, yönetim kurulu olmayan ve yazılı veya elektronik yöntemlerle oy kullanma düzenlemesi olmayan özel şirketlerde, tüzük ile çağrı bildirimi süresini kısaltmak mümkündür.

Yabancı yatırımcılar, çağrı bildirimlerinin ve ilgili belgelerin erken gönderilmesini ve erken açıklanmasını şiddetle beklemektedirler. Bunun nedeni, yurtdışından gelen bilgi işleme ve karar verme süreçlerinin zaman alması ve Japonya’nın yasal süresinin (esas olarak iki hafta önce) yetersiz olmasıdır. Zaman farkı, posta süresi ve yatırımcının kendi iç onay süreçlerini göz önünde bulundurduğumuzda, yasal sürenin sonuna kadar yapılan gönderimler, bilgi toplama ve karar verme kalitesi için gerekli zamanı sağlamada yetersiz kalır. Bu nedenle, yasal gerekliliklerin ötesindeki erken açıklama, sadece bir hizmet değil, yabancı yatırımcıların oy haklarını etkin bir şekilde kullanabilmeleri için gerekli bir koşuldur. Şirketler, yabancı yatırımcılardan güven ve aktif katılım bekliyorsa, erken açıklama uluslararası en iyi uygulamalar olarak stratejik bir yaklaşım olarak benimsenmeli ve şirketler ile yatırımcılar arasındaki iletişimin kalitesini artırarak şirket yönetişiminin şeffaflığını iyileştirmelidir.

Çağrı Bildiriminde Yer Alması Gereken Hususlar

Yönetim kurulu, çağrı bildiriminde aşağıdaki hususları belirtmek zorundadır. Bu, Japon Şirketler Kanunu’nun (298. madde 1. fıkra) içinde düzenlenmiştir.

• Hisse sahipleri genel kurul toplantısının tarihi, saati ve yeri
• Hisse sahipleri genel kurul toplantısının amacı olan konular (gündem maddeleri)
• Yazılı veya elektronik yöntemlerle oy kullanma hakkının tanındığı durumlarda bu durumun belirtilmesi
• Hukuk Bakanlığı yönetmeliği ile belirlenen diğer hususlar

Çağrı Prosedürünün İhmal Edilmesi

Hisse sahiplerinin tamamının onayı varsa, çağrı prosedürüne gerek yoktur. Bu, Japon Şirketler Kanunu’nun (300. madde) içinde düzenlenmiş olup, “tüm hisse sahiplerinin katıldığı genel kurul” olarak adlandırılır. Tüm hisse sahiplerinin katıldığı genel kurul toplantısında, çağrı prosedüründeki hataların sonradan bir sorun teşkil etmeyeceği yönünde kararlar bulunmaktadır. Ayrıca, özel şirketlerde, hisse sahiplerinin tamamının onayı varsa, sadece çağrı prosedürü değil, aynı zamanda kararın kendisi de ihmal edilebilir.

Japonya’da Şirket Genel Kurul Toplantılarının Yönetimi

Yönetim Kurulu Başkanının Rolü ve Yetkileri

Genel kurul toplantılarının işleyişi, yönetim kurulu başkanı tarafından yürütülür. Yönetim kurulu başkanı, genel kurulun düzenini sağlama ve toplantı gündemini organize etme yetkisine sahiptir. Bu, Japon Şirketler Hukuku’nun (2005) 315. maddesinin 1. fıkrasında belirtilmiştir. Ayrıca, yönetim kurulu başkanı, emirlerine uymayanları veya genel kurul düzenini bozan kişileri toplantı salonundan çıkartma hakkına da sahiptir. Bu da Japon Şirketler Hukuku’nun (2005) 315. maddesinin 2. fıkrasında düzenlenmiştir.

Yönetim kurulu başkanı olarak atanacak kişi hakkında Japon Şirketler Hukuku’nda kesin bir düzenleme bulunmamakla birlikte, genellikle temsilci direktörün bu görevi üstlendiği yaygındır. Birçok şirket, yönetim kurulu başkanını tüzüklerinde belirlemekte olup, tüzükte bir düzenleme yoksa veya yönetim kurulu başkanı hazır değilse, genel kurulun başında yönetim kurulu başkanı seçimi yapılır.

Japonya’da Genel Kurul Toplantılarının Tipik İşleyişi

Japonya’daki şirketlerin genel kurul toplantılarının tipik işleyiş adımları arasında açılış beyanı, tutanak imzacılarının belirlenmesi, yeterli çoğunluğun sağlandığının ilanı, gündem maddelerinin açıklanması, soru-cevap bölümü, kararların alınması ve kapanış beyanı yer alır. Tutanak imzacıları, tutanakların doğruluğunu onaylayan kişilerdir ve seçim yöntemleri şirket ana sözleşmesine göre değişiklik gösterir.

Japonya’da Yargı Örnekleri: Başkanın Yetki Kullanımı ve Adaletsiz Toplantı Yönetimi

Başkan geniş bir takdir yetkisine sahip olmakla birlikte, bu yetkiyi hissedarların haklarını haksız yere ihlal etmeyecek şekilde kullanmalıdır. Mahkemeler, başkanın takdir yetkisinin ‘aşırı derecede adaletsiz bir karar alma yöntemi’ne tekabül edip etmediğini değerlendirirken, sadece biçimsel prosedürlere uyulmasını değil, hissedarların yeterince tartışma yapabilmeleri ve görüşlerini ifade edebilmeleri için gerçek anlamda fırsat sağlanıp sağlanmadığını önemsemektedir. Özellikle yabancı hissedarlar, Japonya’daki genel kurul işleyişine alışık olmayabilirler, bu nedenle başkanın daha adil ve şeffaf bir toplantı yönetimi sergilemesi gerekmektedir. Şirketler, başkanın hukuki yetkileri olduğu için tek taraflı toplantı yönetimi yapmamalıdır. Hissedarlarla, özellikle yabancı hissedarlarla diyalog kurmaya önem vermek ve onların sorularını çözebilmeleri ve görüşlerini ifade edebilmeleri için uygun bir ortam sağlamak, genel kurul kararlarının geçerliliğini sağlamanın yanı sıra uzun vadeli hissedar ilişkilerinin geliştirilmesine katkıda bulunacaktır. Bu, şirket yönetişiminin kalitesini artırmada hayati bir unsurdur.

Japon Şirketler Hukuku’nun (日本の会社法) 314. maddesi, yönetim kurulu üyelerinin hissedarlardan gelen sorulara gerekli açıklamaları yapmaları gerektiğini belirten bir açıklama yükümlülüğü getirmektedir. Ve Tokyo Bölge Mahkemesi’nin 1988 yılı 28 Ocak (昭和63年1月28日) tarihli kararı, emekli ikramiyesi hediyesiyle ilgili açıklamanın yetersiz olduğu gerekçesiyle bir genel kurul kararının iptal edildiği bir durumu ele almaktadır. Bu karar, açıklama yükümlülüğünün önemini vurgulamaktadır.

Ayrıca, Tokyo Bölge Mahkemesi’nin 2007 yılı 6 Aralık (平成19年12月6日) tarihli kararı, şirketin hissedarların oy kullanmalarını teşvik etmek amacıyla, oy kullanan hissedarlara, onay veya ret oylarına bakılmaksızın hediye çeki (500 yen) sunulduğunu belirten bir yazı gönderdiği bir durumu ele almaktadır. Mahkeme, bu tür bir menfaat sağlamanın hissedarların haklarını kullanmaları üzerinde haksız bir etkiye yol açabileceği gerekçesiyle genel kurul kararını iptal etmiştir. Bu karar, hissedarların haklarını kullanmalarıyla ilgili menfaat sağlamanın prensip olarak yasaklandığını açıkça göstermektedir. Bu yargı örneği, hissedarların haklarını kullanmalarıyla ilgili menfaat sağlamanın yasaklanmasının, miktarının azlığı veya çokluğuna bakılmaksızın, amacının meşruiyetini sıkı bir şekilde sorguladığını göstermektedir. Özellikle, hissedar teklif hakkının kullanılması veya vekalet mücadelesi (プロキシーファイト) gibi durumlarda, şirketin hissedarların oy kullanmalarını yönlendirme niyeti olduğu kolayca anlaşılabilir. Şirketler, genel kurulla ilgili olarak hissedarlara herhangi bir menfaat sağladıklarında, bu menfaatin hissedarların haklarını kullanmaları üzerinde bir etkiye yol açıp açmadığını, toplumun genel kabul edilebilirlik sınırları içinde olup olmadığını ve şirketin mali temeline etki edip etmediğini son derece dikkatli bir şekilde değerlendirmelidir. Yabancı hissedarlar, kendi ülkelerindeki uygulamalardan farklılıklar nedeniyle, istemeden menfaat sağlama olarak görülebilecek eylemlerde bulunma riski taşıdıkları için, uzmanlar tarafından yapılan önceden bir hukuki kontrol şarttır.

Ayrıca, sahte soruların sorulması da sorun teşkil edebilir. Tokyo Bölge Mahkemesi’nin 2016 yılı 15 Aralık (平成28年12月15日) tarihli kararı, bir şirketin kendi çalışan hissedarlarına önceden hazırlanmış ‘sahte sorular’ sormalarını sağladığı ve bu durumun diğer hissedarların soru sorma fırsatlarını elinden aldığı ve hissedar haklarını ihlal ettiği iddiasını ele almaktadır. Mahkeme, bir halka açık şirketin çalışan hissedarlarına önceden soru hazırlatması ve şirketin buna yanıt vermesi eyleminin uygun olmadığını belirtmiş, ancak bu durumun oy kullanma üzerinde gerçek bir etki yaratmadığı için kararın iptalini kabul etmemiştir. Bununla birlikte, bu tür eylemlerin genel kurulun gerçek anlamını zedeleyebileceğine dair bir ihtimali işaret etmektedir.

Japonya’daki Şirketlerin Genel Kurul Kararları

Oy Kullanma Yöntemleri

Şirket hissedarları, genellikle genel kurul toplantısına katılarak oy kullanırlar. Ancak, şirketler tüzüklerinde belirtilen hükümlere göre, genel kurula katılmayan hissedarların yazılı veya elektronik yöntemlerle (elektronik oylama) oy kullanmalarına izin verebilir. Bu, Japon Şirketler Kanunu’nun (2005) 311 ve 312. maddelerinde düzenlenmiştir. Hissedarlar ayrıca, bir temsilci aracılığıyla oy kullanabilirler. Bu da Japon Şirketler Kanunu’nun (2005) 310. maddesinde düzenlenmiştir. Ancak, temsilci sayısında sınırlamalar gibi, yasal düzenlemeler ve tüzükler tarafından belirlenen bazı kısıtlamalar bulunmaktadır.

Elektronik oy kullanma platformları, yazılı belgelerin posta yoluyla gönderilmesi süresini azaltmanın avantajına sahipken, yatırımcılar arasında platforma katılan ve katılmayan şirketlerin karışık olması durumunda yönlendirme akışının çoğalması gibi sorunlar yaşanabilmektedir. Ayrıca, yabancı hissedarların ve kurumsal yatırımcıların sahip olduğu hisse oranı düşük olan şirketlerde, platforma katılım için ödenecek ücretin avantajını hissetmeyenler de bulunmaktadır. Elektronik oylama platformlarının kullanımı, özellikle yurtdışından oy kullanımını kolaylaştırarak yabancı hissedarların katılımını teşvik etme potansiyeline sahip olmasına rağmen, şu an itibarıyla tüm şirketlerin bu sistemlere uyum sağladığı söylenemez ve yatırımcıların da sistemsel bir adaptasyon gerektirmektedir. Bu nedenle, yaygınlaşması zaman ve maliyet gerektirir. Özellikle, birden fazla Japon şirketine yatırım yapan yabancı yatırımcılar, şirketlerin farklı uygulamalarına uyum sağlamak zorunda kaldıklarında, bu durum onlar için ek bir yük oluşturabilir. Japon şirketler, yabancı yatırımcılardan gelen aktif oy kullanımını teşvik etmek için elektronik oylama platformlarına katılımı değerlendirmelidir. Aynı zamanda, platform sağlayıcıları da yatırımcıların kolaylığını artırmak için iyileştirmeler (örneğin: yönlendirme akışının basitleştirilmesi) yapmalıdır.

Karar Türleri ve Gereklilikleri

Şirket genel kurul kararları, kararın önemine göre üç türe ayrılır: sıradan kararlar, özel kararlar ve özel şartlı kararlar. Karar gereklilikleri, sıradan kararların en esnek, özel şartlı kararların ise en katı olduğu şekildedir.

Japon Şirketler Kanunu, sıradan kararlar, özel kararlar ve özel şartlı kararlar (Japon Şirketler Kanunu’nun (2005) 309. maddesinin 3. ve 4. fıkraları) için oldukça çeşitli ve katı gereklilikler belirlemiştir. Tüzük değişikliklerinin mümkün olup olmadığı da detaylı bir şekilde düzenlenmiştir. Bu çok katmanlı karar gereklilikleri, Japon Şirketler Kanunu’nun hissedar haklarının korunması ile şirket yönetiminin istikrarı arasında bir denge kurmaya çalışmasının bir sonucudur. Yabancı yatırımcılar için bu karmaşık karar gereklilikleri sistemi, yatırım kararları ve yönetimdeki katılımları açısından büyük bir engel teşkil edebilir. Özellikle, tüzük değişikliklerinin gerekliliklerinin (hafifletilmesi veya ağırlaştırılması) mümkün olup olmadığı, yalnızca yasal metinlerle değil, aynı zamanda bireysel ve somut riskler ile fırsatlar yaratabileceğinden, yatırım yapılan Japon şirketlerinin tüzüklerinin kapsamlı bir şekilde analiz edilmesi gereken bir due diligence süreci son derece önemlidir.

Özet

Japonya’daki şirketler hukuku çerçevesinde gerçekleştirilen genel kurul toplantılarının yönetimi ve alınan kararlar, çağrı prosedürlerinden karar gerekliliklerine kadar olan detaylı düzenlemeleri ve hukuki statülerinin önemi nedeniyle oldukça karmaşık bir alandır. Özellikle, genel kararlar, özel kararlar ve özel durum kararları gibi farklı karar gerekliliklerinin anlaşılması ve tüzük değişikliklerinin kavranması, şirket yönetiminde hayati öneme sahiptir. Ayrıca, Japon yargı kararları, çağrı prosedürlerindeki eksiklikler, toplantı başkanının adaletsiz yönetimi ve çıkar sağlama gibi sorunların genel kurul kararlarının geçerliliğine etkileri konusunda somut ölçütler sunmaktadır. Bu kararlar, sadece şekli yasal uyumluluğun ötesinde, hissedarların haklarını somut olarak koruyan adil bir yönetim gerekliliğini açıkça ortaya koymaktadır.

Yabancı hissedarlar ve yabancı şirketler için, dil ve kültür engelleri ve elektronik oylama platformlarının kullanımındaki pratik zorluklar, Japonya’daki genel kurul toplantılarına sorunsuz katılımı engelleyebilecek faktörler arasındadır. Ancak, “söz sahibi hissedarların” artışı trendi içinde, Japon şirketlerin yabancı hissedarlarla diyaloğu güçlendirerek ve şeffaf bir kurumsal yönetim uygulayarak daha da önem kazanmaktadır.

Monolith Hukuk Bürosu, Japon şirketler hukuku alanında, özellikle genel kurul toplantılarının yönetimi ve alınan kararlar konusunda, Japonya içinde birçok müşteriye hizmet vermiş olup derin uzmanlık bilgisine ve zengin deneyime sahiptir. Büromuzda, Japon avukatlık lisansının yanı sıra yabancı avukatlık lisanslarına sahip İngilizce konuşan avukatlar da bulunmakta, bu sayede hem Japonca hem de İngilizce olarak yüksek kaliteli hukuki hizmetler sunabilmekteyiz. Yabancı hissedarların, Japon şirketler hukukuna dayanarak haklarını uygun şekilde kullanabilmeleri için, çağrı bildirimlerinin hazırlanmasından, genel kurul senaryolarının oluşturulmasına, tutanakların düzenlenmesinden, çeşitli kararların hukuki geçerliliği hakkında danışmanlığa ve hissedarlarla iletişim stratejilerinin geliştirilmesine kadar geniş bir destek yelpazesi sunmaktayız. Japon kurumsal yönetimi hakkında sorularınız veya genel kurul toplantılarının yönetimiyle ilgili somut sorunlarınız varsa, lütfen Monolith Hukuk Bürosu’na danışmaktan çekinmeyin.