Japonya Şirket Hukukunda Yönetim Kurulu: Rolü ve İşleyişi

Japonya’daki anonim şirketlerde, yönetim kurulu şirket yönetişiminin çekirdeğini oluşturan son derece önemli bir organdır. Rolü, şirketin yönetim politikasının belirlenmesinden günlük işlerin yürütülmesinin denetlenmesine, hatta temsilci yönetim kurulu üyelerinin seçimine kadar geniş bir yelpazeye yayılır ve şirketin sağlıklı büyümesi ile sürdürülebilir gelişimini destekleyen temeli oluşturur. Yönetim kurulu, şirketin işletme politikasını somutlaştırmak ve yönetim denetim işlevini yerine getirmek için kurulan karar alma organıdır ve sadece etkin iş yürütme peşinde koşmakla kalmaz, aynı zamanda yasalara uyum, dolandırıcılığın önlenmesi ve hissedar çıkarlarının korunması gibi daha geniş kapsamlı şirket yönetişim amaçlarını yerine getiren bir kurum olarak işlev görür. Bu makalede, Japon Şirketler Hukuku (Japanese Corporate Law) altında yönetim kurulunun hukuki çerçevesi, ana yetkileri ve işletme prosedürleri ile yönetim kurulu üyelerinin sorumlulukları hakkındaki önemli prensipler ele alınacaktır. Ayrıca, Japon yargı kararları (Japanese court cases) aracılığıyla, yönetim kurulunun pratikteki hukuki yorumlarına dair somut örnekler sunulacak ve çeşitli kurumsal tasarımlarda yönetim kurulunun özelliklerine de değinilecektir. Bu makalenin, Japonya’daki şirket yönetişimi hakkında derinlemesine bir anlayış kazandırma konusunda yardımcı olması dileğiyle.  

Japonya’da Yönetim Kurulu’nun Hukuki Temeli ve Kurulum Zorunluluğu

Japon şirketler hukuku, anonim şirketlerin organları olarak yönetim kurulunun kurulmasına ilişkin açık hükümler içermektedir. Yönetim kurulu, hukuki olarak kurulumunun zorunlu kılındığı durumlar olabilir. Örneğin, halka açık şirketlerin yönetim kurulu kurmaları zorunludur (Japon Şirketler Kanunu Madde 327, Fıkra 1). Halka açık şirket, çıkarılan hisselerin tamamının veya bir kısmının devir yoluyla edinilmesini sınırlayan bir hüküm koymayan şirketlerdir. Bu tür şirketler, çok sayıda hissedardan geniş çapta sermaye topladıkları için, yönetimin şeffaflığı ve denetim işlevinin güçlendirilmesi özellikle talep edilir ve bu nedenle yönetim kurulu kurulumu zorunlu hale getirilmiştir.

Ayrıca, denetçi kurulu kuruluşu, denetim komitesi kuruluşu, atama komitesi gibi belirli bir kurumsal tasarımı benimseyen şirketler de yönetim kurulunun kurulmasını zorunlu kılmaktadır (Japon Şirketler Kanunu Madde 327, Fıkra 1). Bu kurumsal tasarımlar, şirketin büyüklüğüne veya işin doğasına göre, daha gelişmiş bir kurumsal yönetim yapısını oluşturmak için seçilir. Belirli bir kurumsal tasarıma sahip şirketlerde yönetim kurulu kurulumunun zorunlu kılınması, sadece hukuki bir formaliteyi yerine getirmek için değildir. Bu, şirketin büyüklüğü arttıkça veya daha karmaşık bir yönetim yapısına sahip olduğunda, yönetimin şeffaflığı, adil oluşu ve hissedarlar ile piyasa nezdindeki itibarın artırılması ve yönetişimin güçlendirilmesinin kaçınılmaz olduğu içindir. Hukuk, şirketlerin büyüme aşamalarına ve özelliklerine göre daha güçlü bir denetim yapısını talep etmekte ve yönetim kurulu, yatırımcı koruması ve piyasanın sağlıklı işleyişini sürdürme rolünü üstlenmektedir. Japon Şirketler Kanunu Madde 1, şirketin kuruluşu, organizasyonu, işletilmesi ve yönetimi hakkında, diğer yasalarda özel bir düzenleme olmadığı sürece, Şirketler Kanunu hükümlerine göre düzenleneceğini belirtir ve yönetim kurulu kurulum zorunluluğu da bu temel ilkeye dayanmaktadır.

Japonya’da Yönetim Kurulunun Temel Görevleri ve Yetkileri

Japonya’daki anonim şirketlerin yönetiminde, yönetim kurulu çok çeşitli ve önemli görevler ile yetkilere sahiptir. Ana işlevleri, şirketin işlerinin yürütülmesine ilişkin kararları almak, yöneticilerin görevlerini denetlemek ve temsilci yöneticileri seçmek veya görevden almaktır (Japon Şirketler Hukuku’nun 362. maddesi 1. fıkra).  

Öncelikle, yönetim kurulu şirketin ‘işlerinin yürütülmesine ilişkin kararları’ alır. Japon Şirketler Hukuku’nun 362. maddesi 2. fıkra, özellikle önemli varlıkların devri ve alımı, büyük miktarlarda borçlanma, yöneticiler ve diğer önemli çalışanların atanması veya görevden alınması, şubelerin veya diğer önemli organizasyonların kurulması, değiştirilmesi veya kapatılması, şirket tahvillerinin ihraç edilmesi ve yöneticilerin görevlerinin yasalara ve şirket ana sözleşmesine uygun olarak yürütülmesini sağlamak için gerekli olan sistemlerin (iç kontrol sistemleri) kurulması gibi belirli önemli konuları yönetim kurulunun karar vermesi gereken konular olarak belirlemiştir. Bu konular, şirketin işletme yönetimine büyük etkilerde bulunduğundan, yönetim kurulu tarafından dikkatli bir inceleme ve karar verilmesi gerekmektedir. Bu ‘önemli iş yürütme’ konularının açıkça sıralanması, şirketin geleceğini etkileyebilecek kadar önemli meseleler olduğu ve bireysel yöneticilerin kararlarına bırakılmak yerine, birden fazla yöneticinin yer aldığı bir kurul olan yönetim kurulunun tartışıp karar vermesiyle daha objektif ve dikkatli kararlar alınmasını teşvik etmek ve riskleri dağıtmak amacı taşımaktadır.  

Ardından, yönetim kurulu ‘yöneticilerin görevlerinin denetlenmesini’ gerçekleştirir. Bu, her bir yöneticinin yasalara, ana sözleşmeye ve yönetim kurulu kararlarına uygun olarak görevlerini uygun bir şekilde yerine getirip getirmediğini kontrol etmek ve şirketin sağlıklı işletilmesini sağlamak için önemli bir işlevdir (Japon Şirketler Hukuku’nun 362. maddesi 1. fıkra). Yöneticilerin birbirlerini denetlemesi, usulsüzlüklerin önlenmesine ve kurumsal yönetişimin güçlendirilmesine katkıda bulunur. Bu denetim işlevi, alınan kararların uygun bir şekilde yürütülüp yürütülmediğini sürekli olarak kontrol ederek, usulsüzlükleri ve yanlış kararları önlemek için bir güvenlik ağı olarak işlev görür.  

Ek olarak, yönetim kurulu şirketin en tepesinde yer alan ‘temsilci yöneticinin seçimi ve görevden alınmasını’ gerçekleştirir (Japon Şirketler Hukuku’nun 362. maddesi 1. fıkra). Temsilci yönetici, şirketin işlerini yürüten ve şirketi temsil eden önemli bir rol üstlendiğinden, onun atanması ve görevden alınması yönetim kurulu için son derece önemli bir yetkidir.  

Bu görevler aracılığıyla, yönetim kurulu şirketin değerini artırmaya ve yönetim risklerini azaltmaya katkıda bulunur. Yönetim kurulunun yetkilerinin ‘karar verme’ ve ‘denetleme’ olarak iki temel sütuna dayanması, yönetimin ‘saldırı’ (karar verme) ve ‘savunma’ (denetleme) yönlerini dengeli bir şekilde üstlenerek, şirketin sürekli büyümesini ve aynı zamanda riskleri uygun bir şekilde yönetebilmesi için bir yapı oluşturduğunu göstermektedir. Bu karar verme ve denetleme ayrımı ve işbirliği, Japon şirketler hukukunda yönetim kurulu sisteminin temelini oluşturur ve şirketin sağlıklı yönetişimini destekleyen bir yapı olarak kabul edilir.

Yönetim kurulunun temel görevleri ve yetkilerini aşağıdaki tabloda özetliyoruz.

Yönetim Kurulu İşleyişi ve Prosedürleri Altında Japon Şirket Hukuku

Yönetim kurulunun işlevlerini uygun şekilde yerine getirebilmesi için, Japon şirket hukukunda belirlenen işleyiş prosedürlerine uymak şarttır. Bu prosedürler, toplantıları sorunsuz bir şekilde yürütmek için değil, aynı zamanda yönetim kurulunun denetim işlevini somut olarak garanti altına almak ve dolayısıyla yönetim kurulu üyelerinin sorumluluklarını netleştirmek için önemli bir mekanizma olarak işlev görür.

Öncelikle, “Toplantı Çağrısı ve Bildirimi” yönetim kurulu toplantılarının temelini oluşturur. İlkesel olarak, her yönetim kurulu üyesi yönetim kurulu toplantısını çağırma hakkına sahiptir (Japon Şirketler Kanunu Madde 366, Fıkra 1). Toplantı çağrısı, toplantının yapılacağı günden en az bir hafta önce (tüzükte daha kısa bir süre belirlenmişse, o süre dahilinde) tüm yönetim kurulu üyelerine ve iş denetimi yetkisi olan denetçilere yapılmalıdır (Japon Şirketler Kanunu Madde 368, Fıkra 1). Ancak, tüm yönetim kurulu üyeleri (denetim komitesi kuruluşlarında, denetim komitesi üyesi olan yönetim kurulu üyeleri hariç) ve denetçilerin onayı varsa, toplantı çağrısı prosedürü atlanarak toplantı yapılabilir (Japon Şirketler Kanunu Madde 366, Fıkra 2; Madde 368, Fıkra 2). Toplantı çağrısının eksikliği veya katılımın zor olduğu durumlar, alınan kararların geçersiz olma riskini taşıdığından, bu prosedürlere sıkı sıkıya uyulması gerekmektedir. Toplantı çağrısının titizliği, tüm yönetim kurulu üyelerinin gündemi önceden incelemesini ve toplantıya yeterince hazırlıklı gelmesini garanti eder ve böylece uygun kararların alınması için gerekli ön koşulları oluşturur.

Ardından, “Tutanakların Hazırlanması ve Saklanması” yönetim kurulunun şeffaflığı ve sorumluluklarının güvence altına alınması açısından son derece önemlidir. Yönetim kurulu toplantılarının tutanakları, Adalet Bakanlığı yönetmeliğinde belirlenen usule uygun olarak hazırlanmalıdır (Japon Şirketler Kanunu Madde 369, Fıkra 1). Tutanaklarda, katılan yönetim kurulu üyeleri ve denetçilerin imzası veya mühür basması gerekmekte olup, itiraz etmeyenlerin alınan karara onay verdikleri varsayılır; bu nedenle, karşıt görüşlerin doğru bir şekilde kaydedilmesi gerekmektedir (Japon Şirketler Kanunu Madde 369, Fıkra 3 ve 5). Tutanaklar, şirketin karar alma sürecinin kanıtı olarak işlev görür ve gelecekteki anlaşmazlıklar veya sorumluluk takibinde önemli bir rol oynar. Tutanaklara itiraz kaydetme yükümlülüğü, yönetim kurulu üyelerinin kendi görüşlerini açıkça belirtmelerini ve uygun olmayan kararlara karşı sonradan sorumlulukla yüzleşmemeleri için bir kendini koruma aracı olmanın yanı sıra, şirketin karar alma sürecinin şeffaf olduğunu gösteren bir kanıt olarak işlev görür.

Son olarak, “Yönetim Kurulu Üyelerinin Raporlama Yükümlülüğü”, yönetim kurulunun denetim işlevini etkili bir şekilde yerine getirebilmesi için hayati öneme sahiptir. Temsilci yönetim kurulu üyeleri ve işleri yürüten yönetim kurulu üyeleri, üç ayda bir kendi görevlerinin icra durumunu yönetim kuruluna rapor etmek zorundadır (Japon Şirketler Kanunu Madde 363, Fıkra 2). Bu raporlama yükümlülüğü sayesinde, yönetim kurulu işlerin ilerleme durumunu ve risklerin varlığını anlayabilir ve uygun kararlar alıp denetim yapabilir. Raporlama yükümlülüğünün ihmal edilmesi durumunda, yönetim kurulu üyeleri sorumlulukla karşı karşıya kalabilirler. Düzenli raporlama yükümlülüğü, yönetim kurulunun işlerin yürütülme durumunu sürekli olarak anlamasını ve sorunlar ortaya çıktığında hızlı bir şekilde müdahale etmesi için gerekli bilgi altyapısını sağlar. Bu prosedürler, yönetim kurulunun sağlıklı işleyişini ve hesap verebilirliğini destekleyen vazgeçilmez unsurlar olup, sadece bir formalite değil, yönetim etkinliğini artırmak için önemli hukuki gereklilikler olarak anlaşılmalıdır.

Japonya’da Şirketler Hukuku Kapsamında Kurumsal Yapı Tasarımı ve Yönetim Kurulunun Rolü

Japon şirketler hukuku, şirketlerin büyüklüğüne ve özelliklerine göre esnek kurumsal yapı tasarımlarını kabul etmekte ve bu tasarımlar temel olarak üç ana türe ayrılmaktadır. Kurumsal yapı tasarımına bağlı olarak yönetim kurulunun rolü ve yetkilerinde de farklılıklar ortaya çıkmaktadır.

Japonya’da Denetçi Atanmış Şirketler

Japonya’daki en yaygın kurumsal yapı tasarımlarından biri olan denetçi atanmış şirketlerde, yönetim kurulu iş kararlarını almak ve yöneticilerin görevlerini denetlemekle yükümlüdür (Japon Şirketler Hukuku’nun 362. maddesi (1) fıkrası). Denetçiler, hissedarlar kurulu tarafından seçilir ve yöneticilerin ve muhasebe danışmanlarının görevlerini denetleme sorumluluğunu üstlenirler. Denetçiler, yöneticilerin iyi yönetim ve sadakat yükümlülüklerinin yerine getirilip getirilmediğini, yasa ve tüzük ihlallerinin olup olmadığını denetler ve gerektiğinde yönetim kuruluna raporlama veya yasa dışı faaliyetlerin durdurulması için talepte bulunma yetkisine sahiptirler. Böylece, yönetim kurulunun denetim işlevi, denetçiler tarafından tamamlanır ve güçlendirilir. Denetçi kurulu olan şirketlerde, en az üç yönetici ataması yapılması gerekmektedir (Japon Şirketler Hukuku’nun 331. maddesi (5) fıkrası).

Denetim Komitesi Kurulu Şirketler

Denetim Komitesi kurulu şirketler, yönetim kurulu bünyesinde bir Denetim Komitesi oluşturarak, yönetim denetim işlevini daha da güçlendiren bir kurumsal yapıdır. Denetim Komitesi, en az üç yönetim kurulu üyesinden oluşur ve bu üyelerin çoğunluğu şirket dışından seçilmiş bağımsız üyeler olmalıdır (Japon Şirketler Hukuku’nun 331. maddesi 6. fıkrası). Denetim Komitesi üyesi olan yönetim kurulu üyeleri, yönetim kurulu üyelerinin işlerinin denetimi, denetim raporlarının hazırlanması ve muhasebe denetçisinin atanması veya görevden alınması gibi konularda genel kurula sunulacak tekliflerin kararlaştırılması gibi görevleri üstlenir (Japon Şirketler Hukuku’nun 399. maddesi 2. fıkrası 3. bent). Denetim Komitesi üyesi olan yönetim kurulu üyeleri, yönetim kurulu toplantılarına katılmak ve gerekli gördüklerinde görüş bildirmek zorundadır (Japon Şirketler Hukuku’nun 399. maddesi 2. fıkrası 3. bent), ve herhangi bir usulsüzlük tespit ettiklerinde bunu derhal yönetim kuruluna bildirmelidir (Japon Şirketler Hukuku’nun 399. maddesi 4. fıkrası). Bu sistem, şirket yönetiminin şeffaflığını artırmak ve hissedarlar ile yatırımcıların güvenini kazanmayı amaçlamaktadır.

Japonya’da İsimlendirme Komitesi ve Benzeri Kurulların Bulunduğu Şirketler

Japonya’da isimlendirme komitesi ve benzeri kurulların bulunduğu şirketler, yönetim kurulu içerisinde isimlendirme komitesi, denetim komitesi ve ücret komitesi olmak üzere üç ayrı komite kurarak iş yürütme ve denetim fonksiyonlarını açık bir şekilde ayıran bir kurumsal yapıdır. Bu yapıda, yönetim kurulu şirketin temel yönetim politikalarını belirler ve yöneticilerin iş yürütmesini denetlerken, bireysel yöneticiler prensip olarak iş yürütmezler (Japon Şirketler Hukuku’nun 415. maddesi, 416. maddesi). İş yürütme, yönetim kurulu tarafından atanmış olan ‘yönetici’ye bırakılmıştır (Japon Şirketler Hukuku’nun 402. maddesi 1. fıkrası, 418. maddesi).

• İsimlendirme komitesi, hissedarlar genel kuruluna sunulacak yöneticilerin atanması ve görevden alınması ile ilgili tekliflerin içeriğini belirler (Japon Şirketler Hukuku’nun 404. maddesi 1. fıkrası).
• Denetim komitesi, yöneticilerin ve yöneticilerin iş yürütmesini denetler ve denetim raporunu hazırlar (Japon Şirketler Hukuku’nun 404. maddesi 2. fıkrası).
• Ücret komitesi, yöneticilerin ve diğer yöneticilerin bireysel ücretlerini belirler (Japon Şirketler Hukuku’nun 404. maddesi 3. fıkrası).

Bu sistem, mülkiyet ile yönetimin ayrılmasını kesinleştirmeyi ve şeffaf bir yönetim ile hızlı karar alma süreçlerini bir arada sağlamayı hedeflemektedir.

Japon Şirketler Hukuku’nun birden fazla kurumsal yapıyı kabul etmesinin nedeni, şirketlerin çeşitli ihtiyaçlarına (boyut, iş alanı, yönetişime olan bilinç vb.) yanıt vermek ve en uygun kurumsal yönetim yapısını oluşturmak için gerekli esnekliği sağlamaktır. Denetçi kurulu olan şirketler en geleneksel yapıya sahip olup küçük ve orta ölçekli şirketler için de uygundur. Ancak, denetim komitesi veya isimlendirme komitesi gibi kurulların bulunduğu şirketler, daha büyük ölçekli şirketler ve uluslararası yatırımcılardan güven kazanmak için yönetim şeffaflığını ve denetim fonksiyonlarının bağımsızlığını güçlendirmeye yönelik bir evrim geçirmektedir. Özellikle, isimlendirme komitesi ve benzeri kurulların bulunduğu şirketlerde mülkiyet ile yönetimin kesin ayrılması, yönetim kurulunun iş yürütmeden uzaklaşarak denetime odaklanmasıyla, daha objektif ve katı bir yönetişim sağlama amacını açıkça göstermektedir. Bu, şirketlerin kendi özelliklerine uygun en iyi yönetişim modelini seçebilmeleri için hukuk sisteminin stratejik bir seçenek olarak sunulduğunu vurgulamaktadır.

Farklı kurumsal yapılar içindeki yönetim kurullarının özelliklerini aşağıdaki tabloda özetlemekteyiz.

Özet

Japonya’daki şirketler hukukuna göre yönetim kurulu, şirketlerin sağlıklı işletilmesi ve sürdürülebilir büyümesini desteklemede vazgeçilmez bir organdır. Yönetim kurulunun rolü, önemli iş kararlarının alınmasından yöneticilerin görevlerinin denetlenmesine, hatta temsilci yöneticilerin seçilmesine kadar geniş bir yelpazeyi kapsar. Şirketler hukuku, bu rolleri yerine getirmek için gerekli detaylı prosedürleri, yöneticilerin üstlenmesi gereken yükümlülükleri ve bu yükümlülüklerin sorumluluklarını açıkça belirler. Ayrıca, yönetim kararları ve denetim yükümlülükleri hakkındaki yargı kararları, hukukun yöneticilerin sorumluluklarını takip ederken aynı zamanda işletme özgürlüğüne saygı göstermeye odaklanan bir dengeyi önemsediğini göstermektedir. Dahası, denetçi atanmış şirketler, denetim komitesi atanmış şirketler ve aday gösterme komitesi gibi kurumlar atanmış şirketler gibi çeşitli kurumsal tasarımlar, şirketlerin ölçek ve özelliklerine uygun en iyi kurumsal yönetim yapılarını oluşturmayı mümkün kılar ve Japon şirketlerin uluslararası toplumda güvenilir bir varlık olarak kalmasının temelini oluşturur. Yönetim kurulunun rolünün sadece yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesiyle sınırlı kalmadığı, aynı zamanda şirketlerin sürdürülebilir büyümesini ve uluslararası güvenilirliğini sağlamak için stratejik bir unsur olduğu açıktır.

Monolit Hukuk Bürosu, Japon şirketler hukuku ve özellikle kurumsal yönetim konusunda derin uzmanlık bilgisi ve zengin deneyime sahiptir. Kurumsal yapıların seçiminden yönetim kurulu işletilmesine ilişkin hukuki tavsiyelere, yöneticilerin sorumluluklarıyla ilgili risk yönetimine ve hatta M&A veya iş yeniden yapılandırması gibi karmaşık hukuki meselelere kadar geniş bir destek yelpazesi sunmaktayız.