Важливі аспекти створення статуту акціонерного товариства в Японії іноземцями

Заснування акціонерного товариства під японським законодавством є важливим кроком для багатьох іноземних підприємців та інвесторів, які прагнуть увійти на японський ринок. У цьому процесі статут компанії є найважливішим правовим документом, який становить основу компанії, і його створення вимагає глибокого розуміння японського корпоративного права та точного опису. Зокрема, процедура заснування компанії є багатогранною, але ця стаття зосереджується на створенні та сертифікації статуту, які є ключовими елементами цього процесу.

Коли іноземці засновують компанію в Японії, мовний бар’єр, японські комерційні звичаї та складні правові процедури можуть стати великим викликом. Створення статуту не лише виконує формальні вимоги, але й визначає багато важливих питань, таких як мета компанії, організаційна структура та обіг акцій, які будуть впливати на майбутнє управління бізнесом. Недоліки в цьому документі можуть призвести до недійсності заснування компанії або до несподіваних правових проблем у майбутньому. Тому надзвичайно важливо забезпечити правову точність та створити статут, який повністю відповідає японському законодавству.

Юридична фірма “Моноліт” має значний досвід у сфері корпоративного права, спеціалізуючись на IT та інтернет-праві, і вважає міжнародне право та підтримку іноземних компаній, які входять на японський ринок, одним зі своїх ключових завдань. У нашій фірмі працюють адвокати, які володіють іноземними юридичними кваліфікаціями та вільно розмовляють англійською мовою, надаючи нашим клієнтам з-за кордону безшовну комунікацію англійською та фахові поради щодо японського правового системи. Ми надаємо послідовну юридичну підтримку іноземцям, які починають бізнес в Японії, від створення статуту до процедур сертифікації та подальшого управління компанією. Через цю статтю ми прагнемо надати конкретні знання про створення статуту в Японії та сприяти вашому бізнес-розгортанню в Японії.

Що таке устав компанії: його роль у заснуванні акціонерного товариства в Японії

Устав компанії — це документ, що встановлює фундаментальні правила організації та діяльності компанії, який також називають “конституцією компанії”. Згідно з японським корпоративним правом, для заснування акціонерного товариства необхідно створити устав та отримати його нотаріальне засвідчення. Устав визначає широкий спектр питань, пов’язаних з управлінням компанії, від основної інформації, такої як назва компанії, мета діяльності та місцезнаходження головного офісу, до обігу акцій, структури органів управління та методів призначення керівників.

Пункти, що включаються до уставу, класифікуються відповідно до їхньої юридичної природи та значущості на три основні категорії: абсолютні записи, відносні записи та додаткові записи. Розуміння цих категорій є невід’ємним для належного створення уставу.

Устав створюється при заснуванні акціонерного товариства та встановлює основні правила організації, управління та діяльності компанії. Він служить основою для акту заснування компанії та формує її правовий каркас у майбутньому. Японське корпоративне право вимагає створення уставу при заснуванні акціонерного товариства. Устав набуває юридичної сили після нотаріального засвідчення (згідно з статтею 30, пункт 1 японського корпоративного права).

Для заснування акціонерного товариства необхідно створити устав. Якщо устав не створено або в ньому відсутні абсолютні записи, устав вважається недійсним, що в свою чергу означає, що заснування компанії також не визнається. Устав також відіграє роль у забезпеченні чіткості бізнес-цілей компанії та стабільності угод.

Пункти, що включаються до уставу, поділяються на “абсолютні записи”, “відносні записи” та “додаткові записи” відповідно до їхньої значущості. Абсолютні записи — це ті, які обов’язково мають бути включені до уставу, інакше він вважається недійсним. Відносні записи не роблять устав недійсним, якщо вони не включені, але без них певні пункти не набувають сили. Додаткові записи — це ті, які засновники компанії можуть включати на свій розсуд. Відсутність таких записів не впливає на дійсність, але їх включення може зробити правила компанії більш ясними.

Устав — це не просто формальний документ, а основний правилник компанії, який визначає важливі аспекти майбутньої діяльності, такі як мета компанії, структура організації, обіг акцій та інше. Недоліки в цьому документі можуть призвести до недійсності заснування компанії або до майбутніх непередбачених юридичних проблем, тому його створення вимагає ретельної уваги та юридичної точності.

Обов’язкові пункти для включення до статуту: Абсолютні записи

Абсолютні записи визначені статтею 27 Японського закону про компанії (Companies Act of Japan) і є пунктами, які обов’язково мають бути включені до статуту компанії. Якщо хоча б один з цих пунктів відсутній, статут вважається юридично недійсним, і в результаті створення акціонерного товариства стає неможливим. Для іноземних засновників, які хочуть заснувати компанію в Японії, дуже важливо точно розуміти ці пункти та включати їх без винятку.

Абсолютні записи включають наступні п’ять пунктів:

1. Мета: Конкретно описується, яким бізнесом займатиметься компанія. Наприклад, “розробка та продаж програмного забезпечення”, “управління рестораном” та інші можливі види діяльності, які компанія може здійснювати в майбутньому. Мета компанії є необхідною для визначення сфери діяльності компанії та забезпечення безпеки угод. Якщо в майбутньому компанія захоче розпочати новий вид діяльності, але в статуті це не буде вказано, знадобиться процедура зміни статуту, тому рекомендується включити досить широкий спектр діяльності від самого початку.
2. Торгова назва: Вказується назва компанії. Існують певні правила для вибору торгової назви. Наприклад, не можна використовувати однакову торгову назву за однією адресою. Також, торгові назви, які вказують на певний вид діяльності, такі як “банк”, “страхування життя”, “довірчі послуги”, обмежені законодавством і не можуть використовуватися. Використання назв, які можуть ввести в оману і сплутати з іншими компаніями, також заборонено. Торгова назва є обличчям компанії, тому її вибір має бути обдуманим.
3. Місцезнаходження головного офісу: Вказується місце, де буде розташований головний офіс компанії. У статуті достатньо вказати мінімальний адміністративний поділ (наприклад, “Токіо” або “район Шибуя, Токіо”), але на практиці при поданні заявки на реєстрацію необхідно вказати конкретну адресу (включно з номером будинку). Можливо вказати конкретну адресу в статуті, але з огляду на можливість майбутнього переїзду, краще обмежитися більш широким описом, щоб уникнути змін у статуті.
4. Сума або мінімальна сума внеску при заснуванні: Вказується загальна сума майна, яке вноситься засновниками при створенні компанії, або її мінімальна сума. Це є основою статутного капіталу компанії та важливим пунктом, що показує фінансовий стан компанії. Цей запис необхідний для забезпечення чіткості фінансової основи компанії.
5. Прізвища та адреси засновників: Вказуються прізвища та адреси всіх засновників компанії. Засновники керують процесом створення компанії та беруть на себе зобов’язання щодо акцій на момент заснування. Якщо засновників декілька, необхідно точно вказати прізвища та адреси кожного з них.

Ці абсолютні записи є мінімально необхідною та незамінною інформацією для законного існування акціонерного товариства. Переконатися, що ці пункти точно вказані у статуті, є однією з найбазовіших вимог при його створенні.

Пункти, які мають бути зазначені у статуті для набуття чинності: Відносні записи

Відносні записи не роблять статут недійсним, якщо вони не включені, але для надання юридичної сили певним пунктам, їх необхідно чітко вказати у статуті. Ці пункти особливо важливі, коли компанія хоче встановити особливі правила, що відрізняються від загальних положень японського корпоративного законодавства, щодо управління компанією та обігу акцій. Для іноземних засновників, які бажають вести бізнес відповідно до специфічних потреб своєї компанії або комерційних звичаїв своєї країни, розгляд та включення цих відносних записів до статуту може бути корисним.

Основні приклади відносних записів наступні:

1. Пункти, пов’язані з нетиповим заснуванням (Matters Related to Abnormal Establishment): Це важливі пункти, які мають значний вплив на майно компанії, і вони регулюються статтею 28 японського Корпоративного закону. До них відносяться такі пункти, як:
   • Внески негрошовими активами: у випадку внесення вкладів у вигляді майна, що не є грошима (нерухомість, рухоме майно, вимоги тощо), необхідно вказати зміст цього майна, його вартість та кількість акцій, що призначаються за ці внески. Оскільки оцінка таких внесків може викликати суперечки, їх слід чітко вказувати у статуті, а іноді потрібно провести перевірку інспектором.
   • Прийняття майна: у випадку обіцянки передати певне майно компанії після її заснування, це слід вказати.
   • Винагорода засновникам: у випадку встановлення винагороди для засновників як винагороди за створення компанії, це слід вказати.
   • Витрати на заснування: якщо компанія бере на себе витрати, пов’язані з її заснуванням, це слід вказати. Ці пункти безпосередньо пов’язані з фінансовою базою компанії, тому без їх вказівки у статуті вони не мають юридичної сили.
2. Обмеження передачі акцій: якщо компанія встановлює обмеження на передачу акцій, наприклад, необхідність схвалення радою директорів, це слід вказати. Особливо для малих та середніх підприємств або закритих компаній, це поширена практика для запобігання небажаному переходу акцій до третіх осіб та забезпечення стабільності управління. Без цього обмеження акції можуть передаватися вільно.
3. Адміністратор реєстру акціонерів: якщо створення та управління реєстром акціонерів доручається спеціалізованій установі (наприклад, довірчому банку), це слід вказати. Це дозволяє зменшити труднощі управління акціонерами та забезпечити точність.
4. Запит на продаж акцій спадкоємцям та іншим особам: у випадку, коли обмежені у передачі акції набуваються внаслідок спадкування або злиття, компанія може вимагати викупу цих акцій. Це ефективний спосіб запобігання розподілу акцій та підтримки певного складу акціонерів.
5. Кількість акцій у лоті: якщо компанія встановлює кількість акцій, необхідних для здійснення права голосу акціонерами, це слід вказати. Наприклад, якщо встановлено, що один лот становить 100 акцій, то менше 100 акцій не дає права голосу. Це сприяє ефективному проведенню загальних зборів акціонерів.
6. Випуск акцій: якщо компанія вирішує випускати акції, це слід вказати. Згідно з японським корпоративним законодавством, за замовчуванням акції не випускаються, але якщо це передбачено статутом, вони можуть бути випущені.
7. Скорочення терміну повідомлення про скликання загальних зборів акціонерів, ради директорів тощо: якщо компанія хоче скоротити термін повідомлення про скликання, який встановлений японським корпоративним законодавством (наприклад, за замовчуванням два тижні до загальних зборів акціонерів), це слід вказати. Це дозволяє швидше приймати рішення.
8. Створення ради директорів, учасників обліку, аудиторів, аудиторської ради, бухгалтерських аудиторів та комітетів: це пункти, що стосуються структури органів компанії, і якщо ці органи створюються, їх слід вказати у статуті. Особливо для компаній, які не мають ради директорів (наприклад, компаній з аудиторами або бухгалтерськими аудиторами), необхідно чітко вказати це.

Ці відносні записи є важливим інструментом для гнучкого проектування внутрішнього управління та методів ведення бізнесу компанії. Для іноземних засновників, які хочуть впровадити певну систему управління та політику управління акціями під час розгортання бізнесу в Японії, важливо належним чином включити ці пункти до статуту.

Добровільні записи у статуті: Добровільні записи

Добровільні записи – це пункти, які засновники компанії можуть вільно включати до статуту компанії в Японії, доти, поки вони не суперечать японському корпоративному законодавству та громадському порядку . Наявність чи відсутність цих записів у статуті не впливає на їхню дійсність . Однак, включення таких записів може значно спростити внутрішні правила компанії та запобігти майбутнім конфліктам та неоднозначностям у тлумаченні . Це особливо важливо, коли засновники мають міжнародний бекграунд, оскільки усунення неоднозначностей та документування чітких правил сприяє плавному управлінню компанією.

Основні приклади добровільних записів включають :

1. Фінансовий рік: визначає обліковий період компанії. Наприклад, можна вказати “з 1 квітня кожного року до 31 березня наступного року”. Це важливо для податкової звітності та закриття рахунків, тому встановлення цього періоду повинно відповідати бізнес-плану.
2. Кількість членів правління та інших посадових осіб: включає конкретну кількість членів правління та аудиторів, або їх максимальну та мінімальну кількість. Згідно з японським корпоративним законодавством, мінімальна кількість членів правління становить одну особу, але визначення конкретної кількості в статуті може забезпечити стабільність структури управління.
3. Голова загальних зборів акціонерів: визначає, хто буде головувати на загальних зборах акціонерів. Наприклад, можна встановити, що “головуючим є виконавчий директор”. Це сприяє плавному проведенню зборів.
4. Термін скликання регулярних загальних зборів акціонерів: визначає термін скликання регулярних загальних зборів акціонерів після закінчення кожного фінансового року. Наприклад, “протягом трьох місяців після закінчення фінансового року”.
5. Основа: визначає дату, на яку акціонери, зазначені у реєстрі акціонерів, можуть здійснювати певні права (наприклад, право на отримання дивідендів або право голосу).
6. Метод оголошення: визначає, чи буде компанія проводити оголошення через офіційний вісник, щоденні газети або електронні засоби. Якщо статут не містить таких вказівок, згідно з статтею 939, пункт 4 японського корпоративного законодавства, застосовується метод публікації в офіційному віснику. Електронне оголошення є більш економічним варіантом, тому його вибирає багато компаній.

Ці добровільні записи дозволяють засновникам компанії встановлювати більш детальні внутрішні правила, які відповідають їхній управлінській політиці та реальним обставинам. Включення цих записів до статуту дозволяє чітко демонструвати управлінську політику компанії зовнішнім та внутрішнім сторонам, підвищуючи передбачуваність дій компанії.

Створення та процес затвердження статуту компанії в Японії

Створення та затвердження статуту є ключовими юридичними кроками при заснуванні акціонерного товариства в Японії. Цей процес складається з трьох основних етапів: “створення статуту”, “бронювання часу в нотаріальній конторі” та “затвердження статуту”. Для іноземних засновників розуміння цього процесу є невід’ємним для успішного заснування компанії.

Створення статуту

Спочатку необхідно створити статут, який включатиме такі обов’язкові пункти, як назва компанії, її мета, місцезнаходження головного офісу, розмір статутного капіталу, інформацію про засновників, а також інші необхідні та додаткові пункти. На цьому етапі вкрай важливо без помилок та точно включити всі необхідні пункти, враховуючи майбутнє розширення бізнесу та стратегію управління компанією. Особливу увагу слід приділити формулюванню мети діяльності компанії, оскільки це може вплинути на майбутню бізнес-діяльність.

Бронювання часу в нотаріальній конторі

Затвердження статуту відбувається в нотаріальній конторі, яка обслуговує місцезнаходження головного офісу компанії. Зазвичай необхідно заздалегідь забронювати час для затвердження. Бронювання можна здійснити по телефону або через вебсайт Асоціації нотаріусів Японії. Важливо заздалегідь переконатися, що ви звертаєтеся до правильної нотаріальної контори, інакше ви не зможете отримати затвердження.

Затвердження статуту

У призначений час необхідно відвідати нотаріальну контору з усіма необхідними документами та оплатити збір за затвердження, після чого нотаріус здійснить затвердження. Зазвичай у процесі затвердження статуту беруть участь усі засновники, але можливе й представництво через довірену особу.

Існують два основних типи статуту:

• Паперовий статут: традиційний документальний формат статуту. Паперовий статут є об’єктом оподаткування, тому необхідно сплатити марковий збір у розмірі 40 000 ієн. Також потрібно роздрукувати та зшити документ, а на кожній сторінці поставити печатку всіх засновників.
• Електронний статут: створюється у форматі PDF-файлу з електронним підписом. Головна перевага електронного статуту полягає в тому, що не потрібно сплачувати марковий збір у розмірі 40 000 ієн, що дозволяє зекономити на витратах при заснуванні компанії. Однак може знадобитися електронний сертифікат для підпису та спеціальне програмне забезпечення для конвертації даних.

Останнім часом також впроваджуються онлайн-методи затвердження електронного статуту, використовуючи веб-конференції. Це дозволяє засновникам та їх представникам уникнути необхідності особисто відвідувати нотаріальну контору, що є особливо зручним для іноземних засновників, які проживають за кордоном. Під час веб-конференції нотаріус проводить перевірку особи та підтвердження наміру заснування компанії. Дані затвердженого електронного статуту можна отримати через онлайн-систему або електронною поштою.

Якщо в статуті виявлені помилки, нотаріус може вимагати їх виправлення. Якщо помилки незначні, їх можна виправити на місці, але при наявності серйозних помилок може знадобитися внести зміни до статуту та повторно відвідати нотаріальну контору. Тому отримання попередньої перевірки статуту від фахівця на етапі його створення є дуже ефективним для забезпечення безперебійного процесу.

Документи, які іноземці повинні підготувати для нотаріального засвідчення статуту в Японії

Коли іноземці засновують акціонерне товариство в Японії та отримують нотаріальне засвідчення статуту, вони можуть потребувати інших або додаткових документів, ніж японці. Акуратна підготовка цих документів заздалегідь є ключовою для забезпечення безперебійного процесу.

Загальні необхідні документи

Перш за все, незалежно від того, чи є засновник іноземцем, наступні документи є загальнообов’язковими.  

• Статут у трьох примірниках: один для зберігання в нотаріальній конторі, один для зберігання компанією та один для подання на реєстрацію. У випадку паперового статуту необхідні печатки всіх засновників.  
• Декларація про особу, яка має стати суттєвим контролером: це документ, що вказує особу, яка буде мати суттєвий контроль над засновуваною юридичною особою, та заявляє, що вона не належить до членів організованої злочинності чи антисоціальних сил. Це вимога, що випливає з заходів протидії відмиванню грошей. У випадку акціонерних товариств, особа, яка володіє більш ніж 50% акцій, зазвичай вважається суттєвим контролером.  

Документи для підтвердження особи засновника

Якщо засновник є іноземцем, для підтвердження особи необхідно надати або “сертифікат печатки” або “сертифікат підпису” в Японії.

• Сертифікат печатки: Іноземці, які мають адресу проживання в Японії (володіють карткою постійного резидента або сертифікатом спеціального постійного резидента), можуть зареєструвати свою печатку в муніципалітеті за місцем реєстрації та отримати сертифікат печатки. Сертифікат печатки широко використовується для різноманітних державних та приватних процедур в Японії, таких як договори оренди нерухомості, тому реєстрація печатки є дуже зручною для іноземців, які проживають в Японії.
• Сертифікат підпису: Іноземні засновники, які проживають за кордоном або не зареєстрували свою печатку в Японії, повинні надати сертифікат підпису (сертифікат підтвердження підпису) або присяжну заяву з завіреним підписом замість сертифіката печатки. Сертифікат підпису – це документ, в якому державний службовець офіційно підтверджує справжність підпису особи.

Сертифікат підпису, як правило, отримують у державних установах країни походження засновника або в консульствах чи посольствах цієї країни, розташованих в Японії. При отриманні необхідно мати при собі документи, які потрібно підписати, та здійснити підпис у присутності консульського чиновника. Неможливо засвідчити документи, які вже були підписані. У випадках, коли необхідно для певних цілей, таких як реєстрація нерухомості в Японії, можуть бути визнані документи, завірені нотаріусом США. Також для підтвердження особи в нотаріальній конторі можна використовувати паспорт або картку постійного резидента з фотографією. Однак, оскільки важко прямо завірити оригінали паспорта або картки постійного резидента, може знадобитися попередньо уточнити в країні подання та отримати завірену копію в нотаріальній конторі.

Довіреність (у випадку авторизації через представника)

Якщо всім засновникам важко відвідати нотаріальну контору, вони можуть доручити процедуру засвідчення статуту представнику. У цьому випадку будуть потрібні наступні документи:

• Довіреність: необхідна довіреність від засновників для представника. У довіреності має бути відбиток печатки засновника (якщо він зареєстрований в Японії) або підпис (з доданим сертифікатом підпису).
• Сертифікат печатки або сертифікат підпису засновника: до довіреності додається сертифікат печатки (дійсний протягом 3 місяців після видачі) або сертифікат підпису засновника, який поставив печатку або підпис. Якщо засновник є юридичною особою, потрібен сертифікат про реєстрацію компанії та сертифікат печатки її представника.
• Документи, що підтверджують особу представника: необхідний сертифікат печатки представника та його особиста печатка, або фотоідентифікаційний документ, такий як водійське посвідчення чи паспорт, з доданим печаткою для підтвердження.

Якщо довіреність, складена іноземною мовою, використовується в нотаріальній конторі Японії, то як правило, до неї має бути додано переклад японською мовою. Переклад має містити ім’я перекладача та його печатку (або підпис), а також зазначення про те, що документ перекладено. Вартість завірення довіреності, складеної іноземною мовою, зазвичай вища, ніж за довіреність, складену японською мовою. Крім того, при завіренні перекладу, навіть якщо оригінальний документ є офіційним, перекладений документ розглядається як приватний документ, і під час нотаріального завірення оригінальний документ, переклад та заява про те, що “додані документи є точним перекладом сертифікату ○○”, завіряються разом.

Ці складні вимоги до документів можуть стати значним тягарем для іноземних засновників. Особливо це стосується випадків, коли є кілька засновників, які проживають за кордоном, або коли необхідно адаптувати документи, складені іноземною мовою, до вимог японського законодавства. У таких ситуаціях незамінною є підтримка спеціалізованої юридичної фірми.

Висновок

Під час заснування акціонерного товариства в Японії, створення та нотаріальне засвідчення статуту є надзвичайно важливим процесом, який закладає основу для подальшого ведення бізнесу. Це може стати складним завданням, особливо для іноземних засновників, через японську правову систему, мову та унікальні традиції. Пропуск абсолютно необхідних пунктів може призвести до недійсності статуту, а незазначення відносних пунктів може не дати бажаного правового ефекту. Крім того, для нотаріального засвідчення статуту необхідно точно розуміти та підготувати специфічні вимоги для іноземців, такі як різниця між сертифікатом печатки та сертифікатом підпису, переклад та нотаріальне засвідчення документів іноземною мовою.

Юридична фірма “Моноліт” спеціалізується на корпоративному праві в галузі ІТ та інтернету, активно займається міжнародними правовими питаннями та підтримкою іноземних компаній, які входять на японський ринок. У нашій фірмі працюють адвокати, які володіють англійською мовою та мають юридичні кваліфікації за кордоном, завдяки чому ми забезпечуємо безперешкодне спілкування з нашими закордонними клієнтами та надаємо їм фахові та практичні поради щодо японської правової системи.

Ми надаємо широкий спектр юридичних послуг, починаючи з забезпечення юридичної точності при створенні статуту, проведення нотаріальних процедур у нотаріальній конторі, і закінчуючи розробкою договорів для ведення бізнесу, дотриманням законодавства та захистом інтелектуальної власності. Юридична фірма “Моноліт” готова стати вашим надійним партнером, щоб іноземці, які розглядають можливість заснування компанії в Японії, могли з упевненістю розпочати та розвивати свій бізнес. Якщо у вас є запитання щодо створення статуту або заснування компанії в Японії, будь ласка, звертайтеся до юридичної фірми “Моноліт”.