Обліковий радник у японському корпоративному праві: детальний огляд його ролі та відповідальності

Японське корпоративне право (Japanese Corporate Law) встановлює різноманітні органи для забезпечення здорового функціонування та прозорості підприємств. Серед них, “контролер з питань обліку” є відносно новою, але надзвичайно важливою посадою, введеною в результаті змін до корпоративного законодавства у 2006 році (平成18年). Контролер з питань обліку займає унікальне становище, будучи внутрішнім співробітником компанії та одночасно маючи зовнішню перспективу як експерт з питань обліку. Його основна мета полягає у підвищенні надійності та точності фінансової звітності, особливо у малих та середніх підприємствах, де встановлення аудиторської ради чи бухгалтерського аудитора не є обов’язковим. Контролер з питань обліку безпосередньо бере участь у процесі підготовки фінансової звітності у співпраці з директорами, тим самим забезпечуючи якість фінансової звітності зсередини компанії. Ця система є ключовим механізмом для підвищення надійності фінансової інформації підприємства та зміцнення довіри з боку зацікавлених сторін, таких як фінансові установи та контрагенти. У цій статті ми детально розглянемо правову рамку для контролера з питань обліку в японському корпоративному праві, а саме його значення та мету, методи призначення та вимоги до кваліфікації, конкретні обов’язки та повноваження, а також правові зобов’язання та відповідальність, згідно з положеннями законодавства.  

Значення та мета системи участі бухгалтерів у Японії

Система участі бухгалтерів є новаторським механізмом, запровадженим з введенням Компанійного закону Японії (2006 рік), який має на меті підвищення надійності фінансової звітності компаній. Ця система була створена на тлі тривалої проблеми забезпечення точності облікових документів, особливо в малому та середньому бізнесі. У минулому розглядалися такі ініціативи, як “обмежений аудит” або “спрощений аудит”, які проводилися бухгалтерами, але через розбіжності у поглядах щодо структури аудиту та його виконавців, ці ідеї так і не були реалізовані.

Система участі бухгалтерів вирішила цю історичну проблему за допомогою іншого підходу. Замість зовнішнього “аудиту”, вона ввела абсолютно нову концепцію, за якою фахівці з бухгалтерського обліку як “внутрішні органи” компанії спільно з директорами створюють облікові документи. Цей механізм “спільного створення” має на меті не просто перевірку готових документів після їх створення, а залучення фахівців на етапі підготовки, щоб запобігти помилкам та активно забезпечити точність. Такий профілактичний підхід можна вважати більш ефективною та співпрацюючою моделлю для малого та середнього бізнесу, ніж традиційний зовнішній аудит.

Впровадження цієї системи дозволяє компанії отримати багато практичних переваг. Найважливішим є значне підвищення довіри з боку зовнішніх сторін до облікових документів. Фінансова інформація, створена за участю бухгалтерських фахівців, відправляє потужне повідомлення фінансовим установам, контрагентам, кредиторам та іншим зацікавленим сторонам про те, що фінансовий стан компанії відображено точно. Насправді, багато фінансових установ у Японії пропонують покращені умови кредитування та спеціальні кредитні продукти компаніям, які встановили систему участі бухгалтерів. Це є безпосереднім доказом того, що наявність бухгалтерської участі безпосередньо підвищує кредитний рейтинг компанії. Крім того, співпраця з фахівцями сприяє зміцненню внутрішньої фінансової системи управління компанії та підвищенню дисципліни в управлінні.

Призначення та кваліфікація бухгалтерського інспектора в Японії

Призначення та кваліфікація бухгалтерського інспектора в Японії регулюються строгими положеннями японського корпоративного законодавства, щоб забезпечити професіоналізм та незалежність цієї посади.

Бухгалтерський інспектор призначається звичайним рішенням загальних зборів акціонерів, як і інші посадові особи. Його термін повноважень, як правило, закінчується протягом двох років після призначення на посаду, на час завершення останніх чергових зборів акціонерів, але для певних типів компаній, таких як компанії з обмеженим переказом акцій, статут може дозволити продовження терміну до максимум десяти років.

Найбільш характерною є вимога до кваліфікації. Стаття 333, пункт 1 японського корпоративного закону обмежує можливість стати бухгалтерським інспектором лише кваліфікованими фахівцями у галузі бухгалтерського обліку, такими як сертифіковані бухгалтери, аудиторські фірми, податкові консультанти або податкові консультаційні фірми. Це є необхідною умовою для виконання завдань, пов’язаних зі складанням фінансової звітності, які вимагають високого рівня спеціалізованих знань.

Крім того, для забезпечення незалежності бухгалтерського інспектора, пункт 3 статті 333 японського корпоративного закону встановлює строгі підстави для недопущення до зайняття цієї посади. Таким чином, наступні особи не можуть стати бухгалтерськими інспекторами:

• Директори, аудитори, виконавчі директори, менеджери або інші працівники цієї акціонерної компанії або її дочірніх компаній.
• Особи, які отримали заборону на ведення професійної діяльності згідно з законодавством про сертифікованих бухгалтерів або податкових консультантів і термін заборони ще не закінчився.
• Особи, які не мають права займатися діяльністю податкового консультанта згідно з законодавством про податкових консультантів.

Ці положення юридично гарантують, що бухгалтерський інспектор виконує свої обов’язки незалежно від керівництва компанії. Хоча бухгалтерський інспектор займає внутрішню посаду в компанії, вимоги до його кваліфікації та незалежності базуються на стандартах зовнішніх фахівців. Саме ця “вбудована незалежність” є сутністю системи бухгалтерського інспектора. Він повинен тісно співпрацювати з директорами, виконуючи свої обов’язки, але як фахівець повинен зберігати об’єктивність та скептицизм, і при необхідності висловлювати свою думку керівництву. Ця внутрішня напруженість є складністю ролі бухгалтерського інспектора і водночас джерелом його цінності.

Обов’язки та повноваження бухгалтерського радника в Японії

Обов’язки та повноваження бухгалтерського радника чітко визначені в японському корпоративному законодавстві, і їх основна мета полягає в забезпеченні надійності фінансової звітності.

Одним з найважливіших завдань бухгалтерського радника є спільне з директорами підприємства складання фінансових документів компанії (балансу, звіту про прибутки та збитки тощо) та їх додаткових деталізацій на підставі статті 374, пункт 1 японського корпоративного закону. Це “спільне складання” означає не просто перевірку документів, створених директорами, а глибоку участь у процесі створення як експерт. У цьому процесі бухгалтерський радник несе відповідальність за забезпечення відповідності бухгалтерського обліку та точності представлення інформації на основі своїх професійних знань. Крім того, паралельно з цим бухгалтерський радник зобов’язаний складати “Звіт бухгалтерського радника” про виконання своїх обов’язків.

Для ефективного виконання цих обов’язків бухгалтерському раднику надано широкі права доступу до інформації та повноваження на проведення розслідувань. Згідно зі статтею 374, пункт 2 японського корпоративного закону, бухгалтерський радник може в будь-який час переглядати та копіювати бухгалтерські книги та пов’язані з ними документи, а також вимагати від директорів та співробітників звіти з питань бухгалтерського обліку. До цих повноважень зазвичай входить доступ до головної книги та допоміжних рахунків, але загальноприйнято, що вони не включають протоколи засідань ради директорів.

Крім того, якщо це необхідно для виконання своїх обов’язків, бухгалтерський радник може вимагати звіти з питань бухгалтерського обліку від дочірніх компаній та проводити розслідування їх діяльності та фінансового стану. Однак, дочірні компанії можуть відмовити в проведенні такого розслідування з “поважних причин”, таких як захист комерційної таємниці (згідно зі статтями 374, пункти 3 та 4 японського корпоративного закону).

Бухгалтерський радник не просто складає фінансові документи, але й відіграє важливу роль у наглядовій функції корпоративного управління компанії. Згідно зі статтею 375 японського корпоративного закону, якщо бухгалтерський радник під час виконання своїх обов’язків виявить неправомірні дії директорів або серйозні порушення законодавства чи статуту, він зобов’язаний негайно повідомити про це акціонерів (у випадку компаній з аудиторською радою – аудиторів). Також бухгалтерський радник зобов’язаний бути присутнім на засіданнях ради директорів, де затверджуються фінансові документи, і висловлювати свою думку за необхідності (згідно зі статтею 376 японського корпоративного закону). Ці повноваження та обов’язки становлять правову основу для багатогранної підтримки фінансової стабільності компанії бухгалтерським радником.

Обов’язки та відповідальність бухгалтерського учасника в Японії

Бухгалтерський учасник несе значну юридичну відповідальність, яка випливає з його важливих обов’язків та повноважень. Ця відповідальність поділяється на дві основні категорії: відповідальність перед самою компанією та відповідальність перед третіми сторонами, такими як акціонери та кредитори.

Спочатку, відповідальність перед компанією: стаття 423, пункт 1 Японського корпоративного закону (Japanese Corporate Law) встановлює, що бухгалтерські учасники, як і інші керівники, несуть відповідальність за відшкодування збитків компанії, якщо вони не виконують свої обов’язки. Наприклад, це може стосуватися випадків, коли бухгалтерський учасник ігнорує серйозні помилки при складанні фінансової звітності, допускає неналежну обробку, яка не відповідає бухгалтерським стандартам, або не повідомляє про виявлені випадки шахрайства з боку директорів. Ця відповідальність може бути частково знята або обмежена лише за певних умов, таких як згода всіх акціонерів або спеціальне рішення загальних зборів акціонерів, відповідно до статуту компанії.

Далі, відповідальність перед третіми сторонами також є надзвичайно важливою. Стаття 429, пункт 1 Японського корпоративного закону визначає, що керівники несуть відповідальність за відшкодування збитків третім сторонам, якщо вони діяли з умислом або великою необережністю. Наприклад, якщо фінансова установа надала кредит компанії на основі фінансової звітності, до складання якої був причетний бухгалтерський учасник, і зазнала збитків через банкрутство цієї компанії, то це підпадає під цю норму.

Крім того, пункт 2 тієї ж статті встановлює особливо суворі вимоги для бухгалтерських учасників. Згідно з цим положенням, якщо в звітності або в звіті бухгалтерського учасника містяться неправдиві відомості про важливі питання, бухгалтерський учасник несе відповідальність за відшкодування збитків третім сторонам, якщо він не доведе, що не знехтував обережністю. Це передбачає перекладення тягаря доказування на бухгалтерського учасника, що полегшує третім сторонам процес притягнення до відповідальності. Це свідчить про високий рівень обов’язку дотримання обережності, який накладається на бухгалтерських учасників.

Окрім цивільної відповідальності, за порушення положень Японського корпоративного закону, таких як невиконання обов’язку зберігання фінансових документів або неправдиві відомості, може бути накладено адміністративні санкції у вигляді штрафу до одного мільйона єн.

Судові рішення щодо обов’язків уважності бухгалтерських радників в Японії

Існує судове рішення, яке служить важливим орієнтиром для розуміння рівня обов’язків уважності, які повинні виконувати бухгалтерські радники. Це рішення Верховного Суду Японії від 19 липня 2021 року . Хоча цей прецедент безпосередньо стосується не бухгалтерських радників, а “аудиторів, обов’язки яких обмежені аудитом бухгалтерського обліку відповідно до статуту компанії” (аудитори з обмеженими обов’язками), його правова логіка глибоко пов’язана з обов’язками бухгалтерських радників.  

У цій справі проблемою стало те, що аудитор з обмеженими обов’язками не зміг виявити тривалу протиправну діяльність працівника компанії з фінансовими операціями. Працівник фальсифікував банківські виписки, а аудитор не помітив цього та склав аудиторський звіт, в якому визнав фінансову звітність відповідною . У суді нижчої інстанції, Вищому суді, було вирішено, що “допоки немає особливих обставин, які б очевидно свідчили про ненадійність бухгалтерських книг, достатньо проводити аудит, покладаючись на записи, створені компанією” і відповідно відхилило відповідальність аудитора .  

Однак Верховний Суд переглянув це рішення. Суд визначив, що в компаніях, де не призначено аудитора бухгалтерського обліку, офіцери, відповідальні за аудит у сфері бухгалтерського обліку, “не можуть проводити аудит фінансових документів, виходячи з припущення, що зміст бухгалтерських книг є точним” . Суд також зазначив, що існують випадки, коли необхідно зажадати звіту про стан складання бухгалтерських книг або перевірити документи, які є основою для них, щоб переконатися, що фінансові документи точно відображають фінансовий стан компанії .  

Вплив цього рішення Верховного Суду на бухгалтерських радників не можна недооцінювати. Якщо навіть аудитори з обмеженими обов’язками не можуть безумовно покладатися на бухгалтерські книги, то логічно припустити, що бухгалтерські радники, які не просто переглядають фінансові документи, а “спільно їх створюють” з керівництвом, повинні нести такий самий або навіть вищий рівень обов’язків уважності. Цей прецедент ясно натякає, що бухгалтерські радники мають відповідальність не просто приймати на віру інформацію, надану керівництвом, а як професіонали, з професійним скептицизмом, активно перевіряти достовірність основних документів.

Порівняння з іншими органами

У японському корпоративному праві (Japan’s Companies Act), крім бухгалтерського учасника, також визначені такі органи, які займаються наглядом за фінансами та управлінням компанії, як “аудитор” та “бухгалтерський аудитор”. Ці ролі часто плутають, однак їхні повноваження, кваліфікації та позиціонування в компанії принципово відрізняються. Для розуміння унікальності бухгалтерського учасника необхідно порівняти його з цими органами.

Найбільш виразною особливістю бухгалтерського учасника є те, що він як внутрішній орган (член правління) спільно з директорами створює фінансову звітність. Метою цього є активне забезпечення точності фінансової інформації шляхом залучення фахівців вже на етапі підготовки документів.

У свою чергу, аудитор також є внутрішнім органом (членом правління), але його основним завданням не є створення фінансової звітності, а “аудит (нагляд)” за загальним виконанням обов’язків директорами. Обсяг аудиту аудитора може бути обмежений статутом до питань, що стосуються бухгалтерського обліку, але його базова роль полягає в нагляді за управлінням, а не участі у процесі створення. На відміну від бухгалтерського учасника, аудитору зазвичай не вимагається мати професійні кваліфікації, такі як сертифікований бухгалтер чи податковий консультант.

З іншого боку, бухгалтерський аудитор є повністю незалежним “зовнішнім” фахівцем. Бухгалтерський аудитор повинен бути сертифікованим бухгалтером або аудиторською фірмою, і його завданням є “бухгалтерський аудит” фінансової звітності, створеної компанією, з незалежної точки зору та висловлення думки через аудиторський звіт. Встановлення бухгалтерського аудитора є обов’язковим для великих компаній та інших певних типів компаній. На відміну від бухгалтерського учасника, який допомагає у створенні зсередини, бухгалтерський аудитор перевіряє готовий продукт ззовні, що чітко відрізняє його позицію та функції.

Підсумовуючи ці відмінності, можна скласти наступну таблицю:

Таким чином, бухгалтерський учасник відіграє унікальну та важливу роль у японському корпоративному праві, будучи внутрішнім членом правління, але водночас маючи зовнішню професійність та беручи участь не в нагляді чи постфактум аудиті, а в процесі підготовки з самого початку.

Підсумки

Як детально описано у цій статті, інститут бухгалтерського учасника є унікальною системою, встановленою японським корпоративним законодавством (Japan’s Companies Act), яка покликана підвищити надійність фінансової звітності компаній зсередини. Бухгалтерський учасник, як фахівець з обліку, спільно з директорами компанії бере участь у створенні фінансової звітності, активно забезпечуючи її точність. Ця роль приносить значні практичні переваги, такі як підвищення кредитоспроможності компанії та сприяння залученню фінансування. Однак, разом з важливими повноваженнями, на бухгалтерського учасника покладається серйозна юридична відповідальність перед компанією та третіми сторонами. Нещодавні рішення Верховного Суду Японії (Supreme Court of Japan) підкреслюють, що вимоги до рівня уважності, які ставляться перед бухгалтерськими учасниками, є надзвичайно високими, і що для виконання своїх обов’язків вони мають володіти високим рівнем професійності та етики.

Юридична фірма “Моноліт” має значний досвід у наданні юридичних послуг з корпоративного управління, включаючи встановлення та управління бухгалтерськими учасниками, для різноманітних клієнтів у Японії. У нашій фірмі працюють кілька експертів, які володіють кваліфікацією іноземних адвокатів та вільно розмовляють англійською мовою, що дозволяє нам надавати спеціалізовану підтримку компаніям, які ведуть міжнародний бізнес, у відповідності зі складними вимогами японського корпоративного законодавства (Japanese Companies Act), допомагаючи їм розробляти ефективні та відповідні вимогам комплаєнсу системи управління.