Зайнятість іноземців у Японії: Юридичний посібник з дотримання візових та резидентських вимог для компаній

У сучасному світі, де конкуренція на глобальному ринку загострюється, для японських компаній стає життєво важливою стратегією забезпечення сталого зростання та інновацій залучення висококваліфікованих фахівців незалежно від їхнього громадянства. Однак процес найму іноземців не обмежується лише рекрутингом. Це також юридична процедура, яка вимагає точного розуміння та дотримання складних правових регуляцій, включаючи “Закон про імміграційний контроль та визнання біженців” (далі – “Японський імміграційний закон”). Зокрема, концепція, яку зазвичай називають “візою”, юридично складається з двох різних систем: “візи”, які видаються японськими дипломатичними представництвами за кордоном, та “статусу проживання”, який дозволяється Імміграційним бюро в Японії. Розуміння цієї відмінності є першим кроком. Ця стаття має на меті надати надійну інформацію, яка допоможе представникам компаній в Японії зрозуміти загальну картину процедур найму іноземців та уникнути потенційних правових ризиків. Конкретно ми розпочнемо з основної класифікації статусу проживання, перейдемо до процедур подання заявки на “Сертифікат визнання статусу проживання” для найму талантів, які перебувають за кордоном, вимог до документів, які варіюються залежно від розміру компанії, і, нарешті, до суворих штрафів, з якими компанія може зіткнутися у разі недотримання вимог законодавства, на основі японських законів, поетапно та всеосяжно.

Основи віз та статусу проживання: правова основа працевлаштування в Японії

При наймі іноземців важливо розуміти правову різницю між “візою” та “статусом проживання”. Віза – це своєрідне “рекомендаційне лист”, яке видається японськими посольствами або консульствами за кордоном, щоб підтвердити, що паспорт іноземця дійсний і він може в’їхати до Японії без перешкод. Натомість статус проживання – це правовий статус, необхідний іноземцям для прибуття та перебування в Японії, який визначає, які дії вони можуть виконувати та який період часу вони можуть перебувати в країні. Статус проживання контролюється Імміграційним бюро Міністерства юстиції Японії та є основою для діяльності іноземців всередині країни.

З точки зору відділу найму компанії, статуси проживання можна класифікувати на три основні групи залежно від можливості здійснення трудової діяльності.

Перша група – “статуси проживання без обмежень на трудову діяльність”. Ці статуси, як правило, надаються на основі особистого статусу або положення, наприклад, постійним резидентам, подружжю японців, подружжю постійних резидентів, особам зі статусом “постійний мешканець”. Іноземці з такими статусами проживання можуть бути найняті на будь-яку роботу без правових обмежень, подібно до громадян Японії.

Друга група – “статуси проживання з трудовою діяльністю в певних межах”. Це найбільш поширена категорія для найму іноземців, які працюють у спеціалізованих або технічних сферах. Наприклад, до цієї категорії належать “техніка, гуманітарні знання та міжнародні послуги” для інженерів-техніків, працівників у сфері планування та маркетингу, перекладачів; “внутрішнє корпоративне переведення” для працівників, які переводяться з іноземних філій або головних офісів; “навички” для кухарів іноземної кухні тощо. Важливим аспектом цієї категорії є строгі обмеження, які дозволяють здійснювати лише діяльність у межах наданого статусу проживання.

Третя група – “статуси проживання, які як правило не дозволяють трудову діяльність”. До цієї категорії відносяться “студенти”, “сімейне перебування”, “культурна діяльність” тощо. Однак, навіть особи з такими статусами проживання можуть отримати “дозвіл на діяльність поза статусом” від Імміграційного бюро, що дозволяє їм виключно працювати. Згідно зі статтею 19, пункт 2 Імміграційного закону Японії, студенти зі статусом “студент” можуть отримати цей дозвіл і працювати на підробітку до 28 годин на тиждень. Компанії, які наймають іноземців з цієї категорії, повинні завжди перевіряти наявність дозволу на діяльність поза статусом та обсяг дозволених годин роботи на резидентській картці.

Розуміння цих класифікацій є основою для визначення, чи може потенційний кандидат на роботу легально працювати. Нижче наведено таблицю для порівняння цих концепцій.

Наймання персоналу з-за кордону: процедура подання заявки на видачу Сертифіката підтвердження статусу резидента в Японії

Коли компанія в Японії бажає найняти іноземця, який проживає за кордоном, стандартною процедурою є подання заявки на видачу Сертифіката підтвердження статусу резидента. Цей документ передбачений статтею 7-2 Японського закону про імміграцію та реєстрацію іноземців і попередньо підтверджує, що запланована діяльність іноземця відповідає вимогам певного статусу резидента, що визначається Міністром юстиції Японії перед в’їздом іноземця до країни. Ця система спрямована на спрощення процесу подання заявки на візу в японських дипломатичних представництвах за кордоном та процедури прибуття в аеропортах Японії.

Процедура подання заявки включає наступні 5 кроків:

1. Подання заявки в Японії: Спочатку приймаюча компанія або її представник подає заявку на видачу Сертифіката підтвердження статусу резидента до місцевого бюро імміграційного контролю та реєстрації, що відповідає за регіон, де знаходиться компанія. Зазвичай заявку подає представник компанії в Японії або адвокат чи адміністративний юрист, якого компанія уповноважила на це.
2. Перевірка імміграційним бюро: Після прийняття заявки імміграційні офіцери перевіряють подані документи, щоб визначити стабільність та перспективність компанії, освіту та трудовий досвід кандидата, а також відповідність запланованої роботи критеріям статусу резидента. Термін перевірки може варіюватися в залежності від змісту заявки та часу подання, але зазвичай це займає від 1 до 3 місяців.
3. Видача та відправлення сертифіката: Якщо результати перевірки позитивні, Сертифікат підтвердження статусу резидента видається (у випадку онлайн-заявки або реєстрації онлайн-користувача – через електронну пошту). Компанія відправляє оригінал сертифіката іноземцю за кордон через міжнародну пошту або пересилає електронний документ на електронну пошту іноземця.
4. Подання заявки на візу в дипломатичному представництві: Іноземець, який отримав Сертифікат підтвердження статусу резидента, подає заявку на візу в японському посольстві або консульстві своєї країни проживання. Пред’явлення сертифіката або електронного листа від компанії вважається достатнім доказом завершення основної перевірки в Японії, тому віза зазвичай видається протягом 5 робочих днів.
5. В’їзд до Японії та отримання картки резидента: Після отримання візи іноземець вирушає до Японії. Важливо пам’ятати, що Сертифікат підтвердження статусу резидента дійсний лише протягом 3 місяців з дати видачі, і в’їзд до Японії має відбутися протягом цього періоду. Під час прибуття в аеропорт Японії іноземець пред’являє паспорт, візу та Сертифікат підтвердження статусу резидента, після чого отримує картку резидента на місці в аеропортах Ханеда, Наріта, Чубу, Кансай, Новий Чітосе, Хіросіма та Фукуока. У випадку інших аеропортів або портів картка резидента відправляється поштою на адресу проживання після в’їзду. Картка резидента служить офіційним документом, що підтверджує особу в Японії.

Цей дворівневий процес базується на раціональному підході, який концентрує основну перевірку в спеціалізованому органі Японії – імміграційному бюро, зменшуючи навантаження на дипломатичні представництва за кордоном та підвищуючи передбачуваність для роботодавців та іноземних працівників. Це дозволяє уникнути ситуацій, коли іноземець, який витратив час та гроші на подорож, може бути відхилений на в’їзді до Японії.

Чотири категорії за розміром компанії та їх визначення в Японії

При поданні заявки на отримання статусу резиденції, пов’язаного з працевлаштуванням, Японське агентство з питань імміграції та резиденції класифікує приймаючі компанії (організації) відповідно до їх розміру та надійності на чотири категорії. Ця класифікація є адміністративним механізмом, який визначає ступінь спрощення процедури подання заявки, і в залежності від категорії, до якої належить компанія, кількість документів, які потрібно подати, може значно відрізнятися. Для компаній важливо точно знати, до якої категорії вони належать, оскільки це є ключем до підготовки успішної заявки.

Категорія 1 включає організації, які вважаються найбільш надійними. Конкретно, до цієї категорії належать компанії, що котируються на японських фондових біржах, взаємні страхові компанії, державні та муніципальні організації, а також інші подібні публічні корпорації. Ці установи вважаються такими, що мають високий рівень суспільного кредиту та стабільну основу для ведення бізнесу, тому кількість документів, які потрібно подати під час подання заявки, значно зменшується.

Категорія 2 зазвичай включає великі та стабільні некотируючі компанії. Критерієм для цієї категорії є сума податку, утриманого в джерелі за попередній рік, яка повинна бути не менше 10 мільйонів ієн, згідно з “Загальною таблицею законодавчих звітів про доходи від заробітної плати”. Крім того, організації, які не досягають цього критерію, але отримали схвалення використання “Онлайн-системи подання заявок на резиденцію” від агентства, також вважаються належними до категорії 2.

Категорія 3 в основному включає малі та середні підприємства. Конкретно, це організації та індивідуальні підприємці, які подали “Загальну таблицю законодавчих звітів” за попередній рік до податкової інспекції і чия сума податку, утриманого в джерелі, становить менше 10 мільйонів ієн. Більшість японських компаній належать до цієї категорії.

Категорія 4 включає організації та індивідуальних підприємців, які не відповідають жодній з вищезазначених категорій. Найтиповішим прикладом є новостворені компанії. Оскільки ці компанії ще не завершили жодного фінансового року і не подали “Загальну таблицю законодавчих звітів”, їм потрібно довести стабільність та перспективність свого бізнесу за допомогою інших документів.

Ця система категорій створена для оптимізації процесу перевірки. Компанії, що належать до категорій 1 та 2, вже довели стабільність свого бізнесу за допомогою публічних або об’єктивних показників, тому акцент у перевірці робиться переважно на придатності самого іноземця. У той же час, для компаній категорій 3, особливо 4, перевіряються не тільки іноземці, але й сама компанія, її бізнес та фінансовий стан, що вимагає подання більшої кількості доказових матеріалів.

Нижче наведено таблицю з визначеннями та конкретними прикладами для кожної категорії.

Документи, які підготовляє компанія за категоріями

Документи, які компанія повинна підготувати при поданні заявки на отримання сертифіката підтвердження статусу резидента, відрізняються залежно від чотирьох зазначених категорій. Тут ми конкретно розглянемо необхідні документи на прикладі часто використовуваного статусу резидента “Техніка, гуманітарні знання, міжнародні справи” у Японії.

Перш за все, існують документи, які необхідно подати для всіх категорій. Ці документи є основою для подання заявки.

• Форма заявки на видачу сертифіката підтвердження статусу резидента: використовуйте найновішу форму, завантажену з вебсайту Імміграційного бюро (Імміграційне бюро “Статус резидента ‘Техніка, гуманітарні знання, міжнародні справи'” https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html).
• Фотографія: фотографія заявника, яка відповідає встановленим стандартам, для прикріплення до заявки.
• Конверт для відповіді: для повідомлення результатів перевірки, на якому необхідно вказати адресу та наклеїти марку для простого реєстрованого листа.
• Повідомлення про умови праці або копія трудового договору: документ, що чітко вказує конкретні умови праці, такі як обов’язки, заробітна плата, робочий час тощо.
• Документи, що підтверджують освіту та трудовий досвід заявника: до них належать, наприклад, диплом про вищу освіту або резюме з попереднім досвідом роботи.

Далі, для підтвердження категорії компанії, до вищезазначених загальних документів додаються наступні документи.

Компанії категорії 1 подають один із наступних документів для підтвердження свого статусу.

• Копія звіту “Чотири сезони” або документ, що підтверджує факт лістингу на японській фондовій біржі.
• Копія документа, що підтверджує отримання дозволу на заснування від головного регулюючого органу.

Компанії категорій 2 та 3 подають наступні документи для демонстрації масштабу своєї діяльності.

• Копія зведеної таблиці законодавчих звітів про доходи співробітників за попередній рік (з печаткою податкової служби).

Компанії категорії 4, які ще не мають податкової історії, повинні об’єктивно продемонструвати стабільність та перспективність свого бізнесу. Тому від них вимагається більше документів, ніж від компаній категорій до 3. Зазвичай подаються наступні документи.

• Бізнес-план: документ, що раціонально пояснює конкретний бізнес-контент, прогноз доходів та причини необхідності найму цього іноземця.
• Свідоцтво про реєстрацію компанії: офіційний документ, виданий реєстраційною палатою, що підтверджує основну інформацію про компанію.
• Копія фінансової звітності за останній фінансовий рік: подається, якщо компанія вже мала фінансовий рік після заснування. Якщо новостворена компанія не має фінансової звітності, необхідно надати пояснення цього факту.

Ці відмінності у вимогах до документів відображають логіку оцінки ризиків, яку проводить Імміграційне бюро. Для компаній категорій 1 та 2 надійність бізнесу вже гарантована, тому перевірка зосереджена переважно на особистих якостях заявника. Однак, у випадку компаній категорій 3 та особливо 4, інспектори уважно оцінюють не тільки заявника, але й саму компанію, чи має вона здатність стабільно наймати іноземців, а також чи є її діяльність законною та реальною. Таким чином, для компаній категорії 4, які є новоствореними, заявка на статус резидента є не просто процедурою найму, а й можливістю довести перед владою законність та перспективність свого бізнесу.

Покарання для компаній: Ризик злочину сприяння нелегальній зайнятості в Японії

Компанії, які наймають іноземців, несуть відповідальність не лише за правильне розуміння системи резидентських кваліфікацій та дотримання відповідних процедур, але й за постійне дотримання законодавства протягом періоду зайнятості. Якщо компанія нехтує цим обов’язком, вона може зіткнутися з серйозним юридичним ризиком, відомим як злочин сприяння нелегальній зайнятості. Цей злочин визначений у статті 73-2 Японського закону про імміграційний контроль, який передбачає суворі покарання за дозвіл на нелегальну зайнятість.

Злочин сприяння нелегальній зайнятості зазвичай класифікується за трьома основними типами дій. По-перше, це наймання іноземців, які нелегально перебувають в Японії, або іноземців з видом на проживання, який не дозволяє працевлаштування (наприклад, короткострокове перебування). По-друге, це зайнятість іноземців поза межами діяльності, визначеної їхнім статусом перебування. Наприклад, залучення інженера з візою “Техніка, гуманітарні знання, міжнародні послуги” до простої роботи на заводі, яка не вимагає спеціальних знань, є прикладом такої дії. По-третє, це зайнятість іноземців понад години, визначені дозволом на діяльність поза кваліфікацією. Наприклад, залучення студента, який має право працювати не більше 28 годин на тиждень, до 40-годинної робочої тижні.

У разі порушення цих правил, роботодавцю може загрожувати “позбавлення волі на строк до трьох років або штраф до 3 мільйонів єн, або обидва ці покарання”. Крім того, за японським законодавством, не тільки безпосередній виконавець порушення, але й сама юридична особа можуть бути піддані штрафу за багато порушень, що ставить під сумнів відповідальність всієї компанії.

Особливо важливо для компаній звернути увагу на трактування “недбалості” в японському законі про імміграційний контроль. Закон зазначає, що просте ствердження “не знав про відповідність дій нелегальній зайнятості” зазвичай не є підставою для звільнення від відповідальності. Однак, якщо можна довести, що “не було недбалості” у незнанні, то можна уникнути покарання. Це означає, що на стороні компанії лежить активний обов’язок уважно перевіряти резидентську кваліфікацію іноземця та можливість його працевлаштування, наприклад, шляхом перевірки оригіналу картки перебування. Якщо компанія дозволила нелегальну зайнятість через те, що обмежилася перевіркою копії картки перебування або прийняла на віру усні заяви особи, вона може бути визнана недбалою і стати об’єктом покарання.

Вирок за злочин сприяння нелегальній зайнятості може мати серйозні наслідки не тільки у вигляді безпосередніх покарань, таких як штрафи чи позбавлення волі, але й негативно вплинути на діяльність компанії. Наприклад, компанії, які були покарані за злочин сприяння нелегальній зайнятості, можуть втратити право на участь у програмах, таких як система стажування або система специфічних навичок, які є важливим джерелом робочої сили у певних галузях промисловості. Це підкреслює, що порушення вимог комплаєнсу може перетворитися з юридичної проблеми на ризик для самого існування бізнесу.

Післянаймові процедури: Звіт про стан зайнятості іноземців в Японії

Процедура найму іноземців не завершується одразу після отримання дозволу на проживання та підтвердження прийому на роботу. Після початку зайнятості компанії мають юридичні обов’язки, які вони мусять виконати. Одним із таких обов’язків є подання “Звіту про стан зайнятості іноземців”. Це процедура, яка вимагається від усіх роботодавців на основі “Закону про всеосяжне просування трудової політики, стабільності зайнятості працівників та збагачення професійного життя” в Японії.

Цей звіт подається до відповідного публічного центру зайнятості (Хелло Ворк) у випадку, коли іноземець був новоприйнятий на роботу або коли іноземець залишив роботу. Метою цієї системи є дозволити уряду точно відстежувати реальний стан зайнятості іноземних працівників, сприяти належному управлінню зайнятістю та підтримці повторного працевлаштування.

Метод подання звіту залежить від того, чи є іноземець застрахованим у системі зайнятості. Якщо іноземець є застрахованим, подання “Заяви про набуття статусу застрахованої особи зайнятості” включає в себе звіт про стан зайнятості іноземців, тому подання окремих документів не потрібно.

У випадку, коли іноземець не є застрахованим через умови робочого часу або інші критерії, необхідно подати “Звіт про стан зайнятості іноземців (Форма №3)”. Цю форму можна завантажити з вебсайту Міністерства охорони здоров’я, праці та соціального забезпечення. (Міністерство охорони здоров’я, праці та соціального забезпечення “Про подання звіту про стан зайнятості іноземців” https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html[ja]).

Кінцевий термін подання звіту – це останній день місяця, що наступає за місяцем, коли відбулося наймання або звільнення. У разі неподання звіту або подання неправдивого звіту, може бути накладено штраф до 300,000 японських єн. Тому необхідно бути уважним. Ця процедура відбувається окремо від управління імміграцією, яке контролюється Міністерством юстиції (Агентство з управління імміграцією та резиденції), і є частиною управління ринком праці, яке підпорядковується Міністерству охорони здоров’я, праці та соціального забезпечення, тому компанії повинні дотримуватися обох регуляцій.

Підсумок

Наймання іноземних фахівців може стати потужним інструментом для підвищення глобальної конкурентоспроможності японських компаній. Однак, для реалізації цього, необхідно дотримуватися складних та строгих правил, зокрема, Імміграційного законодавства Японії, що є абсолютною умовою. Як детально описано у цій статті, точне розуміння візових категорій, підготовка відповідних документів, відповідно до розміру компанії, та уникнення серйозних правових ризиків, таких як сприяння нелегальній зайнятості, є обов’язком кожної компанії. Ці процедури вимагають спеціалізованих знань та ретельної уваги, і недбалість у підготовці може призвести до непередбачених часових втрат та правових санкцій.

Наша юридична фірма “Моноліт” має значний досвід у наданні юридичних послуг, пов’язаних з робочими візами та статусом проживання, які були описані у цій статті, для численних клієнтів у Японії. Наша перевага полягає в глибокому розумінні японської правової системи, а також у наявності адвокатів, які володіють англійською мовою та мають іноземні юридичні кваліфікації. Це дозволяє нам ефективно підтримувати юридичні процедури, що перетинають кордони, та забезпечувати гладке спілкування не тільки з юридичними та кадровими працівниками компаній, але й з іноземними кандидатами. Якщо ви стикаєтеся зі складнощами у процедурах наймання іноземців або побудові системи дотримання вимог, будь ласка, зверніться до нашої фірми за консультацією.