Роль та відповідальність аудитора в японському корпоративному праві

В системі корпоративного управління Японії інститут аудиторів відіграє унікальну та надзвичайно важливу роль. Це орган, розроблений для спостереження та коригування виконання обов’язків директорами, а також для підтримки здорового управління компанією. Ця система розвивалася відмінно від широко поширеної в країнах з системою загального права, таких як “Комітет з аудиту” (Audit Committee) або німецької “Ради аудиторів”, і тому може мати аспекти, які важко зрозуміти з міжнародної точки зору. Система аудиторської ради в Японії базується на унікальній структурі управління, де рада директорів та аудиторська рада діють паралельно, здійснюючи спостереження та нагляд за виконанням роботи, причому аудиторська рада також має функції спостереження та нагляду над радою директорів, що додає складності.

Роль аудиторів змінювалася з часом від чисто бухгалтерського аудиту до аудиту діяльності та навіть аудиту доцільності управління. Ця історична еволюція є невід’ємною для розуміння широкого спектру обов’язків сучасних аудиторів і призводить до дискусій, таких як перекриття ролей з незалежними директорами. Динамічний характер японської системи аудиторів, з її гнучкістю, також вказує на існування дебатів щодо її ефективності. Метою цієї статті є детальний огляд ролі, повноважень, обов’язків, відповідальності аудиторів та відповідних ключових судових рішень на основі японського корпоративного законодавства. Використання чітких та зрозумілих виразів сприятиме глибокому розумінню механізмів корпоративного управління в Японії.

Що таке аудитор: визначення та мета за Японським корпоративним правом

У Японському корпоративному праві аудитор позиціонується як один із органів акціонерного товариства. Стаття 381, пункт 1 Японського закону про компанії чітко визначає, що “аудитори перевіряють виконання обов’язків директорів (у компаніях з бухгалтерськими радниками – директорів та бухгалтерських радників)”. З цього визначення випливає, що основна мета аудитора полягає у спостереженні та перевірці, чи виконуються ділові операції директорів відповідно до законів та статуту, а також чи виконуються вони належним чином.

Аудитор виконує роль “стабілізаційного пристрою” для забезпечення здорового управління компанією та її стабільності. Це означає не лише виявлення шахрайства або помилок окремих директорів, але й “аудит управління”, який сприяє загальній меті управління, такій як підтримання репутації компанії та покращення її результатів. Аудитор не є виконавцем операцій, а лише спостерігає за виконанням обов’язків директорів та за потреби сприяє їх коригуванню. Тому аудитор повинен виконувати свої обов’язки незалежно від ради директорів, що є невід’ємною частиною дотримання компанією законодавства та підтримання прозорості управління.

Особливістю роботи аудитора є те, що вона охоплює як бізнес-аудит, так і фінансовий аудит. У рамках бізнес-аудиту перевіряється законність та доцільність виконання директорами своїх обов’язків, а у рамках фінансового аудиту – правильність фінансової звітності. Ця двостороння роль відрізняється від багатьох зарубіжних аудиторських комітетів, які зосереджуються переважно на фінансовій звітності. Такий широкий спектр аудиту дозволяє аудитору здійснювати більш всеосяжний нагляд за управлінням компанії, але водночас вимагає від аудитора не лише знань у сфері бухгалтерського обліку, але й глибокого розуміння загального управління бізнесом. Ця всеосяжна роль є важливим аспектом для іноземних компаній при оцінці ролі японських аудиторів.

Згідно з Японським законом про компанії, не всі акціонерні товариства зобов’язані мати аудитора. Зазвичай встановлення аудитора є обов’язковим для компаній з радою директорів, але компанії, які відповідають певним умовам, можуть не мати аудитора. Наприклад, це стосується компаній з обмеженням передачі акцій, компаній без ради директорів або компаній з радою директорів, але з бухгалтерськими радниками. Особливо, компанії з комітетами з призначень або з комітетами з аудиту та іншими не мають права мати аудитора.

Хоча аудитори юридично позиціонуються як органи, незалежні від ради директорів, традиційна корпоративна культура Японії, зокрема практики, такі як ієрархія за стажем та довічне працевлаштування, можуть впливати на те, наскільки ефективно аудитори можуть здійснювати реальний нагляд та коригування управління. Це вказує на потенційні виклики у функціонуванні системи, коли юридична незалежність не завжди прямо пов’язана з реальною незалежністю та впливом. Наприклад, можлива ситуація, коли аудитор, який був підвищений усередині компанії, виявляється не в змозі провести суворий аудит керівництва, яке його підвищило.

Повноваження та обов’язки аудитора в Японії

Аудитори в Японії, виконуючи свої обов’язки з незалежної позиції, наділені потужними повноваженнями та чітко визначеними обов’язками згідно з Японським корпоративним законодавством (Japanese Corporate Law). Ці повноваження та обов’язки є невід’ємними для ефективного аудиту виконання обов’язків членами правління та захисту інтересів компанії.

Основні повноваження аудитора в Японії

Аудитор має обов’язок перевіряти виконання обов’язків директорами (у компаніях з бухгалтерськими радниками – директорами та бухгалтерськими радниками) та складати аудиторський звіт відповідно до вимог, встановлених наказом Міністерства юстиції [згідно зі статтею 381, пункт 1 Японського корпоративного закону]. Цей аудиторський звіт подається на загальних зборах акціонерів і є важливим засобом для передачі акціонерам думки аудитора щодо стану управління компанією.

Крім того, аудитор може в будь-який час вимагати звіт про діяльність від директорів, бухгалтерських радників, керівників та інших працівників, а також перевіряти стан справ і майна компанії [згідно зі статтею 381, пункт 2 Японського корпоративного закону]. Якщо аудитор вважає це необхідним для виконання своїх обов’язків, він також може вимагати звіт про діяльність від дочірніх компаній та перевіряти їхню діяльність і майно [згідно зі статтею 381, пункт 3 Японського корпоративного закону]. Це широке право на перевірку є надзвичайно важливим для раннього виявлення шахрайства та неналежного виконання обов’язків.

Аудитор має право бути присутнім на засіданнях ради директорів і, якщо він вважає це необхідним, висловлювати свою думку [згідно зі статтею 383, пункт 1 Японського корпоративного закону]. Однак, аудитор не є членом ради директорів, тому не має права голосу при прийнятті рішень радою директорів. Це відрізняється від практики в інших країнах, де члени аудиторських комітетів часто мають право голосу на засіданнях ради директорів, тому це важливо враховувати.

Додатково, якщо директори не скликають засідання ради директорів або аудитор вважає, що таке засідання необхідно провести, він може вимагати від директорів скликання засідання ради директорів. Якщо протягом 5 днів після звернення не буде відправлено повідомлення про скликання засідання ради директорів, яке має відбутися протягом 2 тижнів після дати звернення, аудитор, який звернувся, може самостійно скликати засідання ради директорів [згідно зі статтею 383, пункти 2 і 3 Японського корпоративного закону]. Це важливе право дозволяє аудитору активно втручатися, якщо рада директорів не функціонує належним чином.

Якщо директори здійснюють або можуть здійснити дії, які виходять за межі цілей компанії або порушують законодавство чи статут, і ці дії можуть завдати компанії значної шкоди, аудитор має право вимагати від директорів припинити такі дії [згідно зі статтею 385, пункт 1 Японського корпоративного закону]. Це право на зупинення дій є потужним засобом, який дозволяє аудитору діяти профілактично, щоб запобігти виникненню серйозних збитків для компанії.

У випадку, коли директори подають позов проти компанії або коли акціонери подають позов проти директорів, аудитор представляє компанію в суді [згідно зі статтею 386, пункт 1 Японського корпоративного закону]. Це забезпечує належний захист інтересів компанії навіть у ситуаціях конфлікту інтересів.

Нарешті, аудитор має право вимагати від компанії відшкодування витрат, необхідних для виконання своїх обов’язків [згідно зі статтею 388 Японського корпоративного закону]. Це дозволяє аудитору виконувати свої обов’язки без економічних обмежень.

Основні обов’язки аудитора за японським законодавством

Аудитори в Японії не лише здійснюють надані їм повноваження, але й несуть наступні важливі обов’язки.

Аудитор зобов’язаний скласти аудиторський звіт на основі результатів аудиту виконання обов’язків директорами [стаття 381, пункт 1, друга частина Японського корпоративного закону (Japanese Corporate Law)]. Цей звіт надає акціонерам та іншим зацікавленим сторонам незалежну думку щодо стану корпоративного управління компанії.

Крім того, аудитор зобов’язаний брати участь у засіданнях ради директорів та висловлювати свою думку за потреби [стаття 383, пункт 1 Японського корпоративного закону]. Це забезпечує активну участь у дискусіях ради директорів та порушення питань, що викликають занепокоєння, для забезпечення правильності прийняття рішень радою директорів.

Додатково, аудитор зобов’язаний негайно повідомити загальні збори акціонерів, якщо він виявить, що директор вчинив неправомірні дії або скоїв серйозні порушення законодавства чи статуту [стаття 384 Японського корпоративного закону]. Цей обов’язок звітування є важливою функцією, яка сприяє виправленню неправильних дій у компанії шляхом їх оприлюднення.

Аудитор також несе обов’язок проведення бухгалтерського аудиту, перевіряючи наявність та систему збору та зберігання документів, які є підставою для складання фінансової звітності компанії, а також їх відповідність різним законодавчим актам.

Аудитор має обов’язок відвідувати засідання ради директорів та висловлювати свою думку, а також має потужні повноваження, такі як право вимагати скликання засідання ради директорів та право на зупинення незаконних дій, але не має права голосу на засіданнях ради директорів. Ця структура підкреслює роль аудитора як “наглядача”, який займає позицію зовнішнього перевіряючого законності та доцільності управлінських рішень, не беручи безпосередньої участі у процесі прийняття рішень. Це суттєво відрізняється від багатьох іноземних членів аудиторських комітетів, які мають право голосу на засіданнях ради директорів, і вказує на те, що вплив аудитора значною мірою залежить від його здатності до розслідувань та переконливості його думок.

Також аудитор має право вимагати скликання засідання ради директорів, а у випадку, якщо директори не відгукуються, має право самостійно скликати засідання [статті 383, пункти 2 і 3 Японського корпоративного закону], а також право на зупинення незаконних дій директорів [стаття 385, пункт 1 Японського корпоративного закону]. Це підкреслює, що аудитор не обмежується лише постфактум аудитом, а відіграє профілактичну та активну роль у запобіганні можливим збиткам компанії. Це підкреслює, що обов’язки аудитора спрямовані не лише на виявлення неправомірностей, але й на їх запобігання.

Відповідальність та звільнення від відповідальності аудиторів в Японії

Аудитори можуть нести різноманітну відповідальність за недбале виконання своїх важливих обов’язків згідно з японським корпоративним законодавством. Водночас, за певних умов, існує система, яка дозволяє частково звільнити їх від цієї відповідальності.

Види відповідальності аудиторів в Японії

Відповідальність, яку несуть аудитори в Японії, включає головним чином цивільну відповідальність, кримінальну відповідальність та адміністративні штрафи.  

Як цивільну відповідальність, аудитори несуть відповідальність за компенсацію збитків акціонерному товариству, якщо вони не виконали свої обов’язки [стаття 423 Японського корпоративного закону]. Це стосується випадків, коли аудитори не дотрималися обов’язку дбайливого управління (обов’язку добросовісності). Крім того, якщо аудитори вчинили з умислом або через грубу недбалість під час виконання своїх обов’язків, або якщо вони внесли неправдиві відомості або записи про важливі питання в аудиторському звіті (крім випадків, коли вони довели, що не були недбалі), вони також несуть відповідальність за компенсацію збитків третім особам [стаття 429 Японського корпоративного закону]. Більше того, якщо в документах, таких як звіти про цінні папери або квартальні звіти, містяться неправдиві відомості, то відповідно до Закону про фінансові інструменти та біржі може бути встановлена відповідальність.  

Щодо кримінальної відповідальності (покарання), аудитори можуть бути засуджені до ув’язнення або штрафу, якщо вони вчинили певні дії, передбачені Японським корпоративним законом, такі як злочини особливої зради, їх спроби, вчинення злочинів з фальшивими документами, злочини з депозитами, злочини пов’язані з хабарництвом при здійсненні прав акціонерів тощо [статті 960-970 та інші Японського корпоративного закону].  

Як адміністративні штрафи (штрафи), аудитори можуть бути піддані штрафам за неправдиві відомості в аудиторському звіті, за необрання постійного аудитора в аудиторській раді, за нестворення протоколів засідань аудиторської ради, за ненадання пояснень з питань, запитаних акціонерами на загальних зборах тощо, у разі порушення Японського корпоративного закону [стаття 976-7 та інші Японського корпоративного закону]. Штрафи є адміністративними покараннями і не є підставою для дискваліфікації, на відміну від кримінальних покарань.  

Японський корпоративний закон накладає на аудиторів сувору відповідальність, таку як відповідальність за недбалість у виконанні обов’язків (стаття 423 Японського корпоративного закону) та відповідальність за компенсацію збитків третім особам (стаття 429 Японського корпоративного закону). Це підкреслює високі вимоги до виконання обов’язків аудиторами, оскільки вони відіграють надзвичайно важливу роль у корпоративному управлінні. Наявність кримінальної відповідальності та адміністративних штрафів ще більше підкреслює серйозність їхньої ролі.  

Звільнення від відповідальності аудиторів в Японії

Відповідальність аудиторів у Японії є строгою, однак існують певні умови, за яких можливе часткове звільнення від цієї відповідальності. Це призначено для зменшення надмірного ризику, пов’язаного з виконанням обов’язків аудитора, та для заохочення кваліфікованих фахівців обіймати посаду аудитора, забезпечуючи таким чином юридичний баланс.

Відповідальність аудитора за збитки, завдані компанії через неналежне виконання обов’язків, за принципом не може бути знята без згоди загальних акціонерів [стаття 424 Японського корпоративного закону].  

Проте, якщо аудитор діяв добросовісно та без грубої недбалості під час виконання своїх обов’язків, частина відповідальності за збитки, що перевищує мінімальний поріг відповідальності (у випадку аудитора, вдвічі більше річної винагороди), може бути знята за звичайним рішенням загальних зборів акціонерів [стаття 425 Японського корпоративного закону]. При внесенні пропозиції про звільнення від відповідальності директорів на загальних зборах акціонерів необхідно отримати згоду всіх аудиторів [стаття 425, пункт 3 Японського корпоративного закону].  

Крім того, статутом компанії може бути передбачено, що часткове звільнення від відповідальності можливе за згодою більшості директорів або рішенням ради директорів [стаття 426 Японського корпоративного закону]. Однак, таке звільнення не допускається, якщо акціонер, який володіє більш ніж 3% голосів загальних акціонерів, висловить заперечення протягом певного періоду [стаття 426, пункт 7 Японського корпоративного закону].  

Додатково, для зовнішніх аудиторів можливе укладення контракту, що обмежує відповідальність, якщо це передбачено статутом компанії [стаття 427 Японського корпоративного закону]. У разі укладення такого контракту, максимальна відповідальність зовнішніх аудиторів обмежується сумою, що вдвічі перевищує їх винагороду, або сумою, визначеною компанією, залежно від того, яка з них більша .  

Щодо відповідальності аудиторів, також можливе страхування відповідальності керівників компанії (D&O страхування) . Однак, страхові виплати не здійснюються за шкоду, завдану внаслідок злочинних дій керівників або дій, вчинених з порушенням законодавства, про які вони знали .  

Ці системи звільнення від відповідальності забезпечують баланс між строгою відповідальністю аудиторів та необхідністю залучення кваліфікованих фахівців до цієї роботи. Зокрема, введення контрактів, що обмежують відповідальність для зовнішніх аудиторів, є заходом, спрямованим на активне залучення зовнішніх експертів для підвищення об’єктивності корпоративного управління. Наявність згоди загальних зборів акціонерів та права на висловлення заперечень забезпечує функціонування контролю з боку акціонерів навіть у процесі звільнення від відповідальності.

Взаємовідносини аудитора з іншими органами в Японії

Аудитор забезпечує здорове корпоративне управління компанії, тісно співпрацюючи та взаємодіючи з такими органами, як рада директорів, загальні збори акціонерів та бухгалтерські аудитори, створюючи систему взаємного стримування та противаг.

Відносини з радою директорів

Аудитор є незалежним органом від ради директорів і не підпорядковується її керівництву чи контролю. Це є ключовим елементом, щоб аудитор міг об’єктивно та неупереджено перевіряти виконання обов’язків директорами. Аудитор зобов’язаний відвідувати засідання ради директорів і, якщо вважає це необхідним, висловлювати свою думку [згідно зі статтею 383, пункт 1 Японського корпоративного закону (Companies Act)], однак, не будучи членом ради директорів, аудитор не має права голосу при прийнятті рішень радою.

Аудитор наглядає за діяльністю ради директорів через право вимагати скликання засідання ради та право вимагати припинення незаконних дій директорів. Наприклад, якщо директори мають намір вчинити дії, що порушують законодавство або статут компанії, аудитор може вимагати зупинення таких дій, тим самим запобігаючи можливій шкоді компанії. Хоча аудитор не має прямого впливу на чинність рішень ради директорів, якщо рада приймає рішення шляхом обігу документів, рішення не може бути прийняте без урахування заперечень аудитора. Це показує, що хоча аудитор і не має права голосу, його присутність має важливий вплив на процес прийняття рішень радою директорів. Аудитор служить стримуючим фактором проти неправомірних або неналежних рішень у раді директорів, перевіряє законність обговорень та рішень ради, а також виконання обов’язків окремими директорами, і за потреби сприяє їх коригуванню. Крім того, аудитор також перевіряє протоколи засідань ради директорів, забезпечуючи відсутність розбіжностей, пропусків або фальсифікацій у змісті, що також є частиною його обов’язків.

Відносини з загальними зборами акціонерів у Японії

Аудитор має обов’язок перевіряти, чи документи та пропозиції, які подають директори на загальних зборах акціонерів, не порушують законодавства та статуту компанії. Навіть якщо вміст не порушує законодавства чи статуту, але може призвести до невигідних наслідків для компанії, аудитор зобов’язаний доповісти про це на загальних зборах акціонерів. Таким чином, акціонери можуть отримати незалежну думку аудитора щодо стану управління компанією та виконання обов’язків директорами. Призначення аудитора відбувається за звичайним рішенням загальних зборів акціонерів, а звільнення – за спеціальним рішенням. Таким чином, аудитор несе відповідальність перед акціонерами та сприяє захисту їхніх інтересів.

Відносини з аудиторами в Японії

Аудитори є однією з інституцій у акціонерних товариствах Японії та відповідають за аудит фінансової звітності компанії. Рада аудиторів (аудиторська рада) має право вирішувати про призначення, звільнення чи неперепризначення аудиторів, а також вносити відповідні пропозиції на загальних зборах акціонерів [згідно зі статтею 344, пункт 1, та статтею 344, пункт 3 Японського корпоративного закону]. Цей механізм розроблений для запобігання ситуаціям, коли керівництво може виключити аудиторів, які їм не зручні, або призначити лояльних осіб, тим самим забезпечуючи незалежність та ефективність аудиторів. Це є однією з ключових стримуючих функцій у структурі корпоративного управління Японії.

Крім того, для визначення винагороди аудиторів необхідна згода ради аудиторів [згідно зі статтею 399 Японського корпоративного закону]. Це забезпечує умови, за яких аудитори можуть виконувати свої обов’язки незалежно та без неправомірного впливу з боку керівництва. Більше того, аудитори зобов’язані негайно повідомляти раду аудиторів (аудиторську раду), якщо під час виконання своїх обов’язків вони виявлять будь-які неправомірні дії або серйозні порушення законів чи статуту з боку директорів. Рада аудиторів має право вимагати від аудиторів звіт про їхній аудит, якщо це необхідно для виконання їхніх обов’язків, і аудитори зобов’язані відповісти на такі запити. Якщо думки аудиторів розходяться з думками ради аудиторів, їм дозволяється висловлювати свої погляди на щорічних загальних зборах акціонерів. Ці положення створюють міцну систему, в якій рада аудиторів та аудитори співпрацюють для забезпечення прозорості фінансової звітності.

Прецеденти, що стосуються ролі аудиторів за японським законодавством

Японські суди через низку важливих рішень уточнили інтерпретацію обсягу обов’язків аудиторів та їх відповідальності за недбалість у виконанні цих обов’язків. Ці прецеденти конкретно визначають роль, яку повинні виконувати аудитори, та серйозність їх відповідальності.

Прецеденти щодо недбалості аудиторів у виконанні обов’язків

Рішення Верховного Суду від 19 липня 2021 року (2021) стосувалося випадку в непублічній компанії, де аудитор, обмежений обліковими питаннями, не зміг виявити привласнення активів співробітниками. У цій справі, незважаючи на те, що були підроблені банківські виписки для приховування привласнення, аудитор не перевірив оригінали документів, що призвело до визнання його недбалості у виконанні обов’язків. Верховний Суд вирішив, що навіть аудитор, обмежений обліковими питаннями, не може припускати, що вміст облікових книг є точним, і на цій основі проводити аудит розрахункових документів. Якщо немає особливих обставин, які б ясно вказували на ненадійність облікових книг, аудитор має не лише перевіряти відповідність показників розрахункових документів змісту облікових книг, але й у разі наявності підстав сумніватися в надійності облікових книг, має обов’язок провести розслідування. Це рішення є надзвичайно важливим, оскільки воно уточнює обсяг аудиторських обов’язків, не обмежуючись формальним порівнянням з книгами, а накладаючи обов’язок активного розслідування ознак шахрайства. Це відображає високі очікування корпоративного управління, що аудиторські обов’язки повинні бути більш суттєвими та активними. Це рішення чітко визначає, що аудитори не повинні сліпо покладатися на внутрішні записи, а у разі виникнення сумнівів мають активно досліджувати фактичні обставини.

Прецеденти щодо обов’язку аудиторів здійснювати нагляд

Далі, рішення Верховного Суду від 22 травня 1973 року (1973) стосувалося випадку, коли аудитори були притягнуті до відповідальності за порушення обов’язку нагляду та контролю у ситуації, коли вони знали або могли знати про неправомірні дії чи інциденти. Верховний Суд визначив обсяг обов’язку нагляду аудиторів та умови, за яких порушення цього обов’язку призводить до відповідальності, особливо підкресливши, що відповідальність настає у випадках, коли аудитори «знали або могли знати» про неправомірні дії. Це рішення важливе тим, що показує, що обов’язок нагляду аудиторів не є просто формальністю, а є суттєвим обов’язком, спрямованим на запобігання та виявлення конкретних неправомірних дій. Висновок про те, що аудитори несуть відповідальність навіть у випадку, коли вони фактично не знали про неправомірні дії, але могли б їх виявити, якби проявили належну увагу (можливість усвідомлення), накладає високий стандарт обов’язку дбайливості у виконанні аудиторських обов’язків. Це вимагає від аудиторів більш активного нагляду за виконанням роботи компанії та раннього виявлення ознак проблем.

Ці прецеденти показують, що аудитори в Японії не є просто формальними перевіряльниками, а несуть суттєві обов’язки нагляду та розслідування для забезпечення здорового функціонування компаній. Особливо рішення 2021 року чітко вказує на підвищення рівня очікувань від аудиторів, навіть обмежених обліковими питаннями, щодо активних дій для непропускання ознак шахрайства.

Підсумок

Система аудиторів у Японії (Japan) є важливим органом корпоративного управління, який забезпечує здорове ведення бізнесу та прозорість, і її унікальність вимагає глибшого розуміння, особливо з зарубіжної перспективи. Аудитори несуть відповідальність за аудит виконання обов’язків директорами, виправлення та запобігання неправомірним діям, маючи широкі повноваження та суворі обов’язки. Їх відповідальність поширюється на цивільні, кримінальні та адміністративні санкції, а японська судова практика (Japanese case law) постійно уточнює межі наглядових та обережних обов’язків аудиторів, підвищуючи їх ефективність.

Юридична фірма “Моноліт” є юридичною фірмою з багатим досвідом у сфері японського корпоративного права (Japanese Corporate Law), корпоративного управління та міжнародного права. У нашій фірмі працюють члени з іноземними юридичними кваліфікаціями та білінгвальні паралегали, які володіють японською та англійською мовами, що дозволяє нам створити високоспеціалізовану команду, що використовує міжнародну мережу.

Для іноземних компаній, які розгортають свій бізнес у Японії, розуміння складності японського корпоративного права та корпоративного управління є невід’ємним, і наша фірма має необхідні спеціалізовані знання та практичний досвід для задоволення цих потреб.