Загальна картина та розподіл ролей «органів компанії» в японському корпоративному праві

У Японському корпоративному праві (Japanese Corporate Law) термін «органи компанії» відноситься до різноманітних організаційних структур, які відповідають за прийняття рішень, виконання робіт та нагляд у компанії. Ці органи є невід’ємною частиною належного функціонування та управління компанією. У акціонерних товариствах найбільш основними та обов’язковими органами є загальні збори акціонерів та принаймні один директор.

Корпоративне право Японії (Japanese Corporate Law) надає компаніям можливість гнучко проектувати свою внутрішню структуру відповідно до розміру, характеру та бізнес-цілей компанії. Це дозволяє підприємствам вибирати різні комбінації органів, від найпростіших до складних компаній з установленими комітетами.

Основні органи: акціонери та директори в Японії

Загальні збори акціонерів: верховний орган прийняття рішень в Японії

Роль, повноваження та типи рішень

Загальні збори акціонерів є найвищим органом прийняття рішень у акціонерній компанії та складаються з акціонерів компанії. Їхні повноваження є широкими і включають ухвалення рішень з усіх питань, передбачених японським корпоративним законодавством та статутом компанії. Однак, у компаніях з радою директорів повноваження загальних зборів акціонерів зазвичай обмежуються питаннями, які явно визначені в японському корпоративному законодавстві або статуті.

Основні повноваження загальних зборів акціонерів включають питання, пов’язані зі створенням компанії, такі як призначення директорів та аудиторів на час заснування, зміни статуту при заснуванні, рішення про ліквідацію компанії. Що стосується акцій, то приймаються рішення про платне придбання компанією власних акцій, придбання акцій зі спеціальними умовами, запити на продаж акцій спадкоємцям тощо. Крім того, вирішуються питання, пов’язані з органами управління, такі як призначення та звільнення директорів, аудиторів, бухгалтерських радників та аудиторів. Щодо важливих рішень у сфері ведення бізнесу, багато з них делегуються директорам, але в компаніях без ради директорів для певних важливих питань, таких як відчуження значних активів або залучення великих позик, може знадобитися схвалення загальних зборів акціонерів.

Рішення загальних зборів акціонерів поділяються на звичайні, спеціальні та особливі, і залежно від важливості питання, необхідний тип рішення може відрізнятися.

Обов’язки та відповідальність акціонерів та загальних зборів акціонерів

Основна відповідальність акціонерів обмежується “обмеженою відповідальністю” до суми, сплаченої за їх акції. Це означає, що акціонери не несуть особистої відповідальності за борги компанії, що перевищують суму їхніх інвестицій.

Обов’язки компанії, пов’язані з загальними зборами акціонерів (зазвичай виконуються директорами), включають обов’язок своєчасно та належним чином скликати загальні збори акціонерів, що включає надсилання повісток. Також існує обов’язок надавати акціонерам необхідні пояснення щодо питань порядку денного та обов’язок створювати та зберігати протоколи зборів.

Хоча самі загальні збори акціонерів безпосередньо не несуть відповідальності, засновники компанії, директори та аудитори на час заснування можуть нести відповідальність за компенсацію збитків у разі недбалості щодо завдань, пов’язаних із заснуванням, таких як недостатність вартості майна або фіктивні внески.

Директори та Рада директорів: управління та нагляд в Японії

Ролі, повноваження та структура

Директори є виконавцями справ компанії та несуть відповідальність за щоденне управління бізнесом. Кожна акціонерна компанія в Японії має мати принаймні одного директора. У компаніях з радою директорів, рада складається з усіх директорів. Її основні ролі включають прийняття рішень щодо виконання справ компанії, нагляд за виконанням обов’язків окремими директорами, а також призначення та звільнення представницьких директорів, які юридично представляють компанію.  

Рада директорів не може делегувати рішення щодо певних важливих справ виконання компанії окремим директорам. Це включає розпорядження та прийняття важливого майна, залучення значних позик, призначення та звільнення керівників та інших ключових працівників, створення, зміну та ліквідацію філій та інших важливих структур, ключові питання залучення облігацій, а також забезпечення виконання обов’язків у відповідності до законодавства та статуту компанії. У великих компаніях з радою директорів обов’язковим є створення системи внутрішнього контролю для забезпечення належного виконання роботи та дотримання законів та статуту.  

Основні обов’язки: обов’язок добросовісного управління та обов’язок вірності під японським корпоративним правом

Відносини між компанією та її директорами базуються на принципі “делегування”. Це означає, що директори отримують від компанії завдання виконувати управлінські функції на основі рішень загальних зборів акціонерів.

Як частина обов’язку добросовісного управління, директори, як довірені особи, несуть відповідальність перед компанією за виконання своїх обов’язків з належною увагою. Це означає, що вони повинні виконувати свої обов’язки з турботою, яку можна очікувати від “добросовісного керівника”. Цей стандарт є об’єктивним і залежить від статусу директора, його професійних знань та обставин. Як частина обов’язку вірності, окрім загального обов’язку добросовісного управління, директори зобов’язані дотримуватися законів, статуту та рішень загальних зборів акціонерів, а також вірно виконувати свої обов’язки на користь акціонерного товариства, як це чітко визначено в японському корпоративному праві.

З цих основних обов’язків випливають конкретні обов’язки, такі як заборона на угоди з конфліктом інтересів. Директорам, як правило, заборонено укладати угоди з компанією, які можуть суперечити інтересам компанії та їхнім особистим інтересам. Для цього потрібне схвалення ради директорів або загальних зборів акціонерів. Як частина обов’язку уникнення конкуренції, директори не повинні займатися бізнесом, який конкурує з компанією, або виконувати транзакції, які належать до сфери діяльності компанії, на користь себе або третіх осіб без попереднього схвалення ради директорів або загальних зборів акціонерів.

Відповідальність та юридична відповідальність в Японії

За японським корпоративним правом, якщо директор порушує обов’язки належного управління або вірності та завдає шкоди компанії, він несе відповідальність за цю шкоду. Таку відповідальність може вимагати сама компанія або кваліфікований акціонер через позов представника акціонерів. Щодо відповідальності перед третіми сторонами, директор може нести відповідальність за шкоду, завдану третім особам (наприклад, кредиторам, акціонерам) через зловмисні дії або грубу недбалість у виконанні своїх обов’язків. Щодо обмеження відповідальності та страхування D&O, японський Закон про компанії дозволяє обмежувати відповідальність директорів за допомогою спеціальних рішень загальних зборів акціонерів або угод про обмеження відповідальності з невиконавчими директорами. Крім того, на практиці страхування відповідальності керівників є загальноприйнятим заходом для покриття потенційних вимог про компенсацію.

Застосування принципу управлінського рішення в Японії

При оцінці можливого порушення обов’язку добросовісного управління директорами в контексті управлінських рішень, японські суди застосовують “принцип управлінського рішення”. Цей принцип визнає ризики та невизначеність, які є невід’ємною частиною бізнес-рішень, і надає директорам широкий діапазон дискреційних повноважень. Дії директорів зазвичай не розглядаються як порушення обов’язків, якщо не було “суттєвих та необережних помилок у визнанні фактів, які лягли в основу рішення”, або якщо “процес та зміст рішення не були особливо нерозумними чи недоречними” для керівника підприємства.

Як приклад судової практики можна навести справу акціонерів компанії Апаман Шоп (Верховний Суд Японії, 15 липня 2010 року), де у цьому принциповому рішенні Верховний Суд скасував вирок Вищого Суду, який визнав відповідальність директорів за придбання акцій дочірньої компанії за значно вищою ціною, ніж зовнішня оцінка. Верховний Суд підкреслив, що розробка плану реорганізації бізнесу, зокрема визначення ціни акцій, є предметом професійного управлінського рішення, яке передбачає прогнозування майбутнього. Враховуючи необхідність гладкого придбання, підтримання хороших відносин з франчайзі-партнерами та широкий діапазон оцінки непублічних акцій, суд вирішив, що рішення директорів не можна вважати “надзвичайно нерозумним”. Цей випадок демонструє делікатний підхід суду до балансу між судовим наглядом та дискреційними повноваженнями менеджерів.

“Принцип управлінського рішення” є надзвичайно важливим для розуміння відповідальності директорів в Японії. Справа Апаман Шоп яскраво ілюструє практичне застосування цього принципу та внутрішні напруження, що йому супроводжують. Суди, визнаючи широкий діапазон дискреційних повноважень директорів, ретельно перевіряють “процес та зміст” рішень на предмет “надзвичайної нерозумності”. Той факт, що справа проходила через різні рівні судової системи – від районного до Верховного Суду – підкреслює суб’єктивний характер такої оцінки. Це означає, що директорам не дозволяється просто використовувати “управлінське рішення” як виправдання, і навіть якщо результати не були успішними, вони повинні продемонструвати “раціональний та старанний процес” збору інформації, аналізу та прийняття рішень. Для іноземних компаній це означає, що, хоча японське законодавство захищає раціональні управлінські рішення, ретельна документація процесу прийняття рішень є надзвичайно важливою.

Аудит та наглядові органи: забезпечення здоров’я японських компаній

Аудитори та Аудиторська рада в Японії

Роль та обсяг аудиту

Аудитори, які призначаються акціонерами на загальних зборах, є законодавчим органом, що відповідає за аудит виконання обов’язків директорами. Їх основна роль полягає у перевірці належного виконання директорами своїх обов’язків та виконанні функцій незалежного контролю за керівництвом. Аудитори не беруть участі у виконанні операцій .  

Обсяг аудиту аудиторів зазвичай охоплює як бізнес-аудит, так і фінансовий аудит. У випадку приватних компаній, статут може обмежити обсяг аудиту аудиторів лише фінансовим аудитом .  

Аудитори несуть відповідальність за підготовку звіту про результати аудиту за рік .  

Повноваження, обов’язки та відповідальність

Для забезпечення ефективного нагляду аудиторам надаються такі важливі повноваження: право аудиту виконання обов’язків директорами , право вимагати звітів від директорів, право на розслідування стану бізнесу та майна компанії , право на розслідування дочірніх компаній , обов’язок відвідувати засідання ради директорів та висловлювати свою думку , право вимагати скликання засідання ради директорів та право на його скликання , право вимагати припинення незаконних дій директорів , право представляти компанію у судових спорах між компанією та директорами , право на згоду щодо часткового звільнення від відповідальності директорів , право вирішувати про призначення, звільнення або неперепризначення аудиторів , а також право на згоду щодо визначення винагороди аудиторам .  

Основні обов’язки включають відвідування засідань ради директорів, дослідження та звітування щодо питань акціонерних зборів, звітування раді директорів та інше.  

Аудитори можуть нести відповідальність за відшкодування збитків компанії у разі неналежного виконання своїх обов’язків .  

Кваліфікаційні вимоги та незалежність

Особи з певним кримінальним минулим, а також ті, хто поєднує посади директорів, керуючих, інших працівників, бухгалтерських консультантів або виконавчих директорів у даній компанії або її дочірніх компаніях, не мають права стати аудиторами. Це забезпечує незалежність від керівництва .  

Компанії з аудиторською радою повинні мати не менше трьох аудиторів, більшість з яких мають бути зовнішніми аудиторами, що відповідають певним критеріям незалежності .  

Фокус судової практики: ключові рішення щодо відповідальності аудиторів

Згідно з судовою практикою, рішення Токійського апеляційного суду від 25 липня 2012 року визнало право аудиторів, які подали позов про притягнення директорів до відповідальності за вимогою акціонерів, вимагати відшкодування необхідних витрат від компанії. Навіть якщо позов не зміг довести відповідальність директорів, суд вказав, що компанія не може відмовити у відшкодуванні, якщо не зможе довести, що витрати не були «необхідними для виконання обов’язків аудитора».  

Також, рішення Верховного суду від 19 липня 2021 року уточнило відповідальність аудиторів, обмежених лише фінансовим аудитом. Верховний суд скасував рішення вищого суду, який відхилив відповідальність аудитора, що не помітив розкрадання, і зазначив, що аудитори, навіть обмежені фінансовим аудитом, не повинні припускати, що бухгалтерські книги є точними за замовчуванням. Вони повинні вживати заходів, таких як вимагання звітів від директорів та перевірка базових документів, щоб переконатися, що фінансові документи належним чином відображають стан майна та прибутків компанії. Це вказує на те, що навіть для аудиторів з обмеженим обсягом аудиту вимагається вищий стандарт уважності.  

Участь у бухгалтерському обліку: фахова підтримка у складанні облікових документів в Японії

Ролі, кваліфікації та спільна відповідальність

Учасник бухгалтерського обліку – це орган, створений для підвищення надійності облікових документів компанії. Вони відрізняються від інших органів тим, що спільно з директорами компанії складають облікові документи, додаткові деталізовані звіти та консолідовані облікові документи.

Для забезпечення професійних знань учасник бухгалтерського обліку повинен бути сертифікованим бухгалтером, аудиторською фірмою, податковим консультантом або податковою консультаційною фірмою. Створення посади учасника бухгалтерського обліку може бути визначено у статуті компанії на добровільній основі.

Повноваження, обов’язки та відповідальність

Учасник бухгалтерського обліку має право переглядати та копіювати бухгалтерські книги та пов’язані матеріали, а також може вимагати звітів з питань обліку від директорів, інших учасників бухгалтерського обліку, керуючих та інших працівників.

До обов’язків учасника бухгалтерського обліку належить складання звітів для акціонерів та кредиторів, а також негайне повідомлення акціонерам (або аудиторам у компаніях з аудиторською радою) про будь-які серйозні порушення законодавства або статуту, виявлені під час виконання обов’язків. Крім того, учасник бухгалтерського обліку зобов’язаний бути присутнім на засіданнях ради директорів, що схвалюють облікові документи, та висловлювати свою думку за потреби, пояснювати облікові документи на загальних зборах акціонерів, якщо цього вимагають, а також зберігати облікові документи та звіти учасника бухгалтерського обліку протягом п’яти років.

Щодо відповідальності, учасник бухгалтерського обліку несе серйозну юридичну відповідальність. У разі недбалості при складанні облікових документів або виконанні інших обов’язків, що призводить до збитків для компанії, акціонерів, інвесторів або кредиторів, він може нести відшкодувальну відповідальність. Відносини з компанією базуються на договорі про надання послуг, що передбачає обов’язок діяти з належною обережністю.

Той факт, що учасник бухгалтерського обліку є зовнішнім фахівцем і водночас спільно з директорами складає облікові документи, створює унікальну динаміку. Це передбачає включення зовнішнього професійного знання безпосередньо в процес фінансової звітності, не лише зовнішнього аудиту, але й підвищення точності та надійності фінансової інформації від самого початку її створення. Така структура забезпечує додатковий рівень прозорості та надійності фінансів, особливо для малих та середніх підприємств, де встановлення аудитора не є обов’язковим, і стає важливим елементом для іноземних компаній при розумінні здоров’я фінансової звітності в Японії.

Бухгалтерський аудитор: зовнішній фінансовий контроль в Японії

Роль та обов’язок встановлення

Бухгалтерський аудитор – це незалежний зовнішній фахівець, який є сертифікованим бухгалтером або аудиторською фірмою, і його основною роллю є аудит фінансової звітності компанії та супутніх деталізованих відомостей.  

Обов’язок встановлення бухгалтерського аудитора покладено на такі компанії: акціонерні товариства, які класифікуються як великі компанії з капіталом понад 500 мільйонів єн (близько 4 мільйонів доларів) або загальною сумою зобов’язань понад 20 мільярдів єн (близько 160 мільйонів доларів) за балансом останнього фінансового року. Крім того, компанії з високорозвиненою структурою управління, такі як компанії з комітетом з аудиту та компанії з комітетом з призначень, також зобов’язані призначати бухгалтерського аудитора. Більше того, компанії, які добровільно вирішили мати бухгалтерського аудитора у своїх статутах, зобов’язані проводити аудит як законодавчо визначений, після того як вони встановлять його на добровільній основі.  

Повноваження, обов’язки та кваліфікації

Бухгалтерський аудитор має право в будь-який час переглядати та копіювати бухгалтерські книги та пов’язані документи, а також вимагати звітів з питань бухгалтерського обліку від директорів, бухгалтерів, менеджерів та інших працівників. Він також може проводити розслідування дочірніх компаній.  

Основним обов’язком є проведення аудиту фінансової звітності компанії та складання аудиторського звіту.  

Щодо кваліфікацій, лише сертифікований бухгалтер або аудиторська фірма можуть стати бухгалтерськими аудиторами.  

Що стосується винагороди, то вона визначається директорами компанії, але потребує згоди аудитора або ради аудиторів. Ця система має на меті забезпечити незалежність бухгалтерського аудитора від керівництва компанії.  

Обов’язок встановлення бухгалтерського аудитора у великих компаніях та компаніях з комітетами чітко демонструє, що Японія надає великого значення незалежному фінансовому контролю ззовні. На відміну від бухгалтерів, які співпрацюють з керівництвом при підготовці документів, бухгалтерський аудитор надає функцію перевірки ззовні, підвищуючи надійність для інвесторів та кредиторів. Особливо важливим є механізм, який вимагає згоди аудитора на визначення винагороди бухгалтерського аудитора, що захищає їх незалежність від керівництва, яке вони аудитують. Ця структура відображає зобов’язання до міцної фінансової звітності та прозорості, що є невід’ємним елементом для приваблення та утримання іноземних інвесторів.

Високорозвинена структура управління: компанії з комітетами в Японії

Компанії з комітетами з призначень

Структура та філософія

Ця структура управління, створена на зразок західних моделей, має на меті чітке розділення функцій нагляду, які здійснює рада директорів, та виконавчих функцій, які здійснюють виконавчі директори. У раді директорів обов’язково створюються три законодавчі комітети: комітет з призначень, який визначає порядок денний для виборів та звільнень директорів та бухгалтерів; аудиторський комітет, який здійснює аудит діяльності виконавчих директорів та директорів; та комітет з винагород, який визначає індивідуальні винагороди виконавчих директорів та директорів.

Важливою особливістю цієї структури є обов’язковість наявності аудитора. Компанії, які використовують цю структуру, не можуть мати аудиторську раду або окремих аудиторів, оскільки їх функції поглинаються аудиторським комітетом.

Роль та повноваження кожного комітету

Комітет з призначень визначає порядок денний для виборів та звільнень директорів та бухгалтерів, які подаються на загальних зборах акціонерів. Аудиторський комітет здійснює аудит діяльності виконавчих директорів та директорів, а також визначає порядок денний для призначення, звільнення або непереобрання аудиторів. Більшість членів комітету мають бути зовнішніми директорами. На відміну від аудиторської ради, аудиторський комітет має право голосу на засіданнях ради директорів і його члени можуть безпосередньо брати участь у прийнятті рішень. Комітет несе відповідальність за підготовку аудиторських звітів і значною мірою покладається на внутрішню систему контролю компанії для ефективного аудиту.

Комітет з винагород визначає індивідуальні винагороди виконавчих директорів та директорів. Рада директорів у цій структурі відповідає за визначення основних напрямків управління компанією та нагляд за діяльністю виконавчих директорів та директорів. Вона не може делегувати виконавчим директорам прийняття певних важливих стратегічних рішень.

Модель компанії з комітетами з призначень є значним відхиленням від традиційної системи з аудиторською радою. Її ключова філософія полягає у розділенні наглядових та виконавчих функцій, а також у тому, що більшість членів аудиторського комітету є зовнішніми директорами, що забезпечує незалежний нагляд ззовні. Крім того, право голосу аудиторського комітету на засіданнях ради директорів, на відміну від аудиторської ради без права голосу, вказує на більш пряму та активну роль у управлінні. Ця модель розроблена для підвищення прозорості компанії, відповідальності та здатності відповідати глобальним стандартам управління, що робить її особливо привабливою для іноземних інвесторів.

Компанії з комітетом з аудиту та інших питань

Структура та мета

Ця структура, введена в результаті змін у Японському корпоративному законодавстві (Japan’s Companies Act) у 2014 році, позиціонується як проміжна модель між традиційною системою аудиторів та повноцінною системою компаній з комітетами. Особливо вона набуває популярності серед компаній, які прагнуть до первинного публічного розміщення акцій (IPO).

Особливістю цієї структури є створення комітету з аудиту та інших питань всередині ради директорів. Інші компанії з комітетами також не можуть мати аудиторів.

Роль та повноваження комітету з аудиту та інших питань

Комітет з аудиту та інших питань складається з трьох або більше директорів-аудиторів, більшість з яких мають бути зовнішніми директорами. Його повноваження включають аудит виконання обов’язків директорами та бухгалтерськими радниками, складання звітів з аудиту та наявність права голосу на засіданнях ради директорів. Це важлива відмінність від аудиторів, оскільки члени комітету можуть безпосередньо брати участь у прийнятті рішень радою директорів. Обсяг аудиту охоплює не лише законність, але й доцільність виконання роботи. На загальних зборах акціонерів комітет може висловлювати свою думку щодо призначення інших директорів та їх винагороди. Незалежно від розміру компанії, встановлено обов’язок створення системи внутрішнього контролю.

Модель комітету з аудиту та інших питань розглядається як стратегічний компроміс. Включення аудиторської функції безпосередньо до ради директорів та надання членам комітету права голосу дозволяє здійснювати більш активний та ефективний нагляд, ніж традиційна система аудиторів, не вдаючись до більш складної структури компаній з комітетами з призначень та інших питань. Розширення обсягу аудиту до оцінки “доцільності” вказує на перехід від простого дотримання законодавства до оцінки здоров’я управлінських рішень. Ця структура особливо приваблива для компаній, які хочуть посилити корпоративне управління без повного переходу на складнішу систему комітетів, яка існує в Європі та США, пропонуючи баланс між гнучкістю та посиленим наглядом.

Підсумки

Японське корпоративне право (Japanese Corporate Law) забезпечує гнучку, проте складну структуру для органів компанії, прагнучи збалансувати нагляд з боку акціонерів та ефективність управління. Важливо розуміти конкретні ролі, повноваження, обов’язки та відповідальність кожного органу, від загальних зборів акціонерів та директорів до спеціалізованих аудиторських органів та компаній з комітетами.

Юридична фірма “Моноліт” має численні досягнення у сфері японського корпоративного права та корпоративного управління. Використовуючи глибокі спеціалізовані знання та багатомовність, ми надаємо індивідуальні консультації для подолання правових та культурних розбіжностей. Серед послуг нашої фірми – стратегічні консультації з організаційного дизайну та корпоративної реструктуризації, створення та перегляд статутів та внутрішніх положень, наставництво щодо обов’язків, відповідальності та зменшення ризиків для директорів та виконавчих директорів, підтримка загальних зборів акціонерів та відносин з інвесторами, всеосяжний юридичний дью дилідженс у справах M&A та інших угодах, а також представництво у корпоративних судових процесах.