Пояснення щодо обережного використання агентів з подання заявок на субсидії та необхідних пунктів угоди

У процесі управління компанією, ви можете розглядати можливість подання заявок на отримання різноманітних субсидій.

Субсидії – це кошти, які держава або місцеві органи влади надають для підтримки діяльності підприємств, які відповідають їх політичним цілям.

Оскільки субсидії, як правило, не потребують повернення, вони можуть значно допомогти у фінансовому плануванні компанії.

Однак, не варто забувати, що не кожен може отримати субсидію просто подавши заявку. Заявка на отримання субсидії вимагає виконання складних вимог, і ви повинні чітко описати в заяві, як ваш бізнес відповідає цим вимогам.

Оскільки заявка на отримання субсидії має значний обсяг, підготовка заявки, паралельно з виконанням щоденних обов’язків компанії, може стати великим навантаженням. Тому досить поширеною є практика звернення до зовнішніх консультантів для подання заявки на отримання субсидії.

Тому ми розглянемо питання, на які слід звернути увагу при укладанні договору консультації при зверненні до зовнішніх компаній для подання заявки на отримання субсидії.

Процедура подання заявки на субсидію

Субсидії, як ми вже пояснювали на початку, є системою, яка надає частину необхідних витрат для підтримки заходів бізнесу, що відповідають політичним цілям країни та місцевих органів влади.

Переважно, багато субсидій обробляє Міністерство економіки, торгівлі та промисловості Японії (Japanese Ministry of Economy, Trade and Industry).

При поданні заявки на субсидію, вам потрібно отримати найновіші вимоги до відкритого конкурсу та відповідні форми заявок, а також подати документи до секретаріату вчасно до кінцевого терміну подання заявок на субсидію.

Після цього, секретаріат перевіряє заявку на субсидію та вирішує, чи прийняти її.

Та виконання проекту, який є цільовим для субсидії, повинно відбуватися після прийняття рішення про вибір.

Крім того, субсидії не виплачуються компанії відразу після їх прийняття.

Компанії, які отримали субсидію, спочатку повинні витратити всі витрати, а потім звітувати про виконання проекту, щоб отримати субсидію.

Зазвичай у субсидій є певний бюджетний ліміт, тому не всі заявки приймаються.

Наприклад, “субсидія на виробництво” (Japanese Manufacturing Subsidy), яка популярна серед підприємців, має приблизний рівень прийняття близько 50%.

Тому багато компаній звертаються до професійних консультантів для подання заявки на субсидію, щоб збільшити шанси на її отримання.

Крім того, є ще “гранти” (Japanese Grants), які схожі на субсидії. Гранти також надаються від країни та місцевих органів влади, і їх не потрібно повертати. Відмінність між субсидіями та грантами полягає в тому, що гранти, як правило, можна отримати, якщо ви відповідаєте певним вимогам. Крім того, гранти переважно надаються Міністерством охорони здоров’я, праці та добробуту Японії (Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare) для виплат, пов’язаних з працевлаштуванням.

Кому слід звернутися за допомогою при поданні заявки на субсидію?

Кому слід звернутися, якщо ви хочете доручити подання заявки на субсидію зовнішньому виконавцю? Відповідаючи відразу на це питання, для подання заявки на субсидію не потрібні спеціальні кваліфікації. Тому існує багато агентів, які називають себе консультантами з подання заявок на субсидії.

Однак, здається, що часто заявки на субсидії обробляють консультанти, які мають кваліфікацію малого та середнього бізнесу.

Крім того, здається, що багато податкових консультантів та сертифікованих бухгалтерів також надають консультації з подання заявок на субсидії.

Є певні нюанси в написанні заявки на субсидію. Тому, якщо ви збираєтесь доручити подання заявки на субсидію зовнішньому виконавцю, було б добре звернутися до консультанта, який має багатий досвід в цій сфері.

Також, зазвичай винагорода за подання заявки на субсидію складається з двох частин: авансу та винагороди за успіх.

У цьому випадку, аванс зазвичай становить від 10 до 15 тисяч гривень, а винагорода за успіх – приблизно 10% від суми субсидії. Тому, якщо винагорода значно вища за цю суму, вам слід ретельно розглянути, чи варто звертатися до цього виконавця.

Договір консультації щодо подання заявки на отримання субсидії

При зверненні до зовнішніх консультантів за допомогою у поданні заявки на субсидію, ви створюєте та підписуєте договір про надання послуг з консультантом. Тому ми детально пояснимо ключові моменти договору консультації.

У шаблоні договору, який ми наводимо нижче, “сторона А” – це компанія, яка доручає подання заявки на субсидію, а “сторона Б” – це консультант, який здійснює подання заявки на субсидію.

Крім того, при створенні договору, будь ласка, не використовуйте наведені нижче приклади статей як шаблон, але адаптуйте їх відповідно до реальної ситуації між сторонами.

Зверніть увагу, що ми детально розглядаємо зміст загального договору про надання послуг у наступній статті.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Стаття про зміст дорученого бізнесу

Стаття ○ (Зміст бізнесу)
А доручає Б наступні ділові операції (надалі “цей бізнес”) і Б приймає це доручення.
(1) Підготовка заяв та інших необхідних документів для гранту Рейва ○ року (Рейва ○ рік (2019 рік))
(2) Допоміжні ділові операції, що виникають при виконанні ділових операцій, визначених у попередньому пункті

Центральною статтею в договорі про консалтинг є та, що стосується змісту дорученого консалтингового бізнесу. Тут ми перевіряємо, чи чітко вказано зміст та обсяг бізнесу. Конкретно, важливо чітко вказати, яку заявку на грант ви доручаєте.

Зазвичай гранти ідентифікуються за роком, коли вони були оголошені, та назвою гранту. Тому, порівнюючи з оголошеннями про гранти від країн або місцевих урядів, переконайтеся, що немає помилок у назві гранту та іншій інформації.

Стаття про винагороду

Стаття ○ (Винагорода)
Вартість цієї послуги визначається наступним чином:
(1) Передоплата
Сторона А сплачує стороні Б передоплату в розмірі ○○ гривень (з урахуванням ПДВ).
(2) Винагорода за успіх
Якщо грант, на який було подано заявку в рамках цієї послуги, був схвалений, сторона А сплачує стороні Б ○○% від суми гранту (з урахуванням ПДВ).

Стаття про винагороду є важливою, нарівні з описом змісту доручення. Як було зазначено вище, винагорода за подання заявки на грант зазвичай складається з двох частин: передоплати та винагороди за успіх.

Тому компанії, які замовляють подання заявки на грант, необхідно перевірити, чи чітко визначено метод розрахунку винагороди та її суму в договорі консалтингових послуг.

Крім того, якщо в договорі визначено платежі та витрати, які компанія має нести окрім передоплати та винагороди, вам слід заздалегідь уважно перевірити деталі цих витрат, щоб уникнути проблем.

Варто зазначити, що останнім часом з’являється все більше консультантів, які працюють з грантами, і деякі з них навіть пропонують систему винагороди, яка передбачає безкоштовну передоплату та винагороду лише у разі успіху.

Стаття про повторне доручення

Стаття ○ (Повторне доручення)
(1) Якщо Б збирається доручити виконання цієї роботи третій стороні, він повинен отримати попередню письмову згоду від А.
(2) Якщо Б доручає виконання цієї роботи третій стороні відповідно до попереднього пункту, Б повинен накласти на цю третю сторону обов’язки, що не менші, ніж ті, які він сам несе відповідно до цього договору.

Терміни подачі заявок на субсидії встановлюються кожні кілька місяців, тому консультанти, які займаються подачею заявок, мають тенденцію до екстремального навантаження в певний період часу.

Тому ми можемо повторно доручити створення заявок на субсидії зовнішнім партнерам.

Навіть у такому випадку, сторона, яка замовляє, повинна мати можливість визначити, чи було повторно доручено. Тому в наведеному вище прикладі статті, письмова згода вимагається в пункті 1.

Якщо відомо, що буде повторно доручено від самого початку, в пункті 1 прикладу статті можна вказати, що “Б може повторно доручити цю роботу ○○, а А це погоджується”.

Як сторона, що доручає, вам слід отримати якомога більше інформації про повторне доручення, такої як назва компанії.

Крім того, документи, що стосуються заявок на субсидії, містять конфіденційну інформацію про управління компанією. Тому, навіть якщо ви повторно доручаєте зовнішньому партнеру, ви повинні переконатися, що він також несе обов’язки щодо збереження конфіденційності.

Цей принцип включено в пункт 2 наведеного вище прикладу статті.

Клаузула про розірвання договору

Стаття ○ (Розірвання договору)
1. Сторона А або Сторона Б можуть розірвати цей договір, повідомивши про це іншу сторону письмово, якщо вона відповідає будь-якому з наступних пунктів:
(1) Порушення будь-якої статті цього договору
(2) Погіршення кредитного стану
(3) Інші причини, через які неможливо досягти мети цього договору
2. Якщо Сторона А відмовляється отримувати субсидії після їх отримання або не може отримати субсидії через невиконання Стороною А своєї діяльності, розірвання цього договору неможливе.

Перший пункт цього прикладу є загальним положенням про розірвання договору. Особливо проблематичним у контракті на надання послуг заявки на субсидії є другий пункт цього прикладу. Зазвичай, успішний внесок винагороджується, коли заявка на субсидію приймається.

Однак, фактично компанія-клієнт може отримати субсидію тільки після виконання прийнятого проекту. Згідно з другим пунктом цього прикладу, навіть якщо клієнт не може фактично отримати субсидію через свої обставини після її прийняття, винагорода за успіх все одно нараховується.

Якщо клієнт не вживає заходів для отримання субсидії після її прийняття, це не є відповідальністю консультанта, тому така клаузула може бути необхідною.

Загальні положення

Окрім вищезазначених прикладів положень, в договорах зазвичай встановлюються загальні положення.

Загальні положення можуть включати, наприклад, положення про відповідальність за шкоду, положення про юрисдикцію суду у випадку конфлікту з іншою стороною, положення про обов’язок зберігати конфіденційність, тощо.

З цих, при поданні заявки на субсидію, дуже важливим є положення про обов’язок зберігати конфіденційність, оскільки ви надаєте консультанту інформацію з високим рівнем конфіденційності, таку як план діяльності компанії та фінансову звітність. Це пов’язано з ризиком, що компанія може зазнати збитків, якщо інформація витече до конкурентів.

Щодо обов’язку зберігати конфіденційність, його можна встановити в договорі про консультації, але з урахуванням його важливості, можна також створити окремий договір про зберігання конфіденційності, який називається NDA.

Детальніше про договір про зберігання конфіденційності (NDA) читайте в наступній статті.

Підсумки

Ефективне використання зовнішніх консультантів для отримання субсидій може принести великі переваги для компанії.

При зверненні до зовнішніх організацій за допомогою у поданні заявки на субсидії, обов’язково укладайте договір.

Особливо уважно слід перевіряти договір щодо змісту роботи та винагороди, оскільки це часто стає причиною проблем. Якщо у вас є сумніви щодо умов договору, ви можете звернутися за порадою до адвоката, який спеціалізується на корпоративному праві.

Інформація про заходи, що вживаються нашим бюро

Як вже було зазначено, для безпечного використання послуг з допоміжних грантів необхідно скласти договір.

Юридичне бюро “Моноліт” – це юридичне бюро, яке має високу спеціалізацію в області ІТ, особливо в інтернеті та праві. У нашому бюро ми створюємо та переглядаємо договори для різних справ, від компаній, що входять до першого рівня Токійської фондової біржі, до стартапів.

Якщо у вас виникли проблеми з договором, будь ласка, зверніться до статті нижче.

https://monolith.law/contractcreation[ja]