Điểm kiểm tra khi soạn thảo hợp đồng cơ bản về giới thiệu nhân sự

Khi doanh nghiệp tuyển dụng nhân viên, ngoài việc đăng quảng cáo tuyển dụng tại chính công ty, còn có phương pháp nhận giới thiệu ứng viên từ công ty giới thiệu nhân sự. Khi yêu cầu công ty giới thiệu nhân sự, họ có thể hiểu rõ mong muốn của doanh nghiệp, từ đó có thể tìm ra nhân sự phù hợp với công ty hơn.

Vì có những lợi ích như vậy, có lẽ nhiều doanh nghiệp đã xem xét việc sử dụng dịch vụ giới thiệu nhân sự.

Tuy nhiên, “Hợp đồng cơ bản về giới thiệu nhân sự” – mà doanh nghiệp sẽ ký kết với công ty giới thiệu nhân sự khi sử dụng dịch vụ này – có những điều khoản cần lưu ý đặc trưng cho việc giới thiệu nhân sự.

Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích về các điểm cần kiểm tra khi tạo “Hợp đồng cơ bản về giới thiệu nhân sự”.

Giới thiệu về ngành kinh doanh giới thiệu nhân sự

Thông thường, khi một công ty cần tuyển dụng nhân sự và tự đăng quảng cáo tuyển dụng, họ thường gặp phải những khó khăn sau:

1. Nhận được hồ sơ ứng tuyển từ những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu của công ty
2. Khó khăn trong việc xử lý khi có quá nhiều hồ sơ ứng tuyển
3. Không thể sử dụng nếu muốn giữ bí mật việc tuyển dụng nhân sự
4. Không thể thu hút được những ứng viên không có ý định chuyển đổi công việc một cách mạnh mẽ

Ngành kinh doanh giới thiệu nhân sự (dịch vụ giới thiệu nhân sự) là một dịch vụ giúp khắc phục những khó khăn trên, bằng cách giới thiệu ứng viên cho các công ty đang tuyển dụng.

Thông thường, công ty giới thiệu nhân sự sẽ tiến hành phỏng vấn chi tiết về nhân sự mà công ty cần tuyển, sau đó giới thiệu công ty cho những ứng viên đang cân nhắc việc tìm kiếm việc làm hoặc chuyển đổi công việc.

Ngoài ra, công ty giới thiệu nhân sự thường được chia thành ba loại chính, tùy thuộc vào phương pháp giới thiệu nhân sự:

① Loại đăng ký

Loại đăng ký còn được gọi là loại thông thường, là loại phổ biến nhất trong các công ty giới thiệu nhân sự.

Phương pháp này giới thiệu nhân sự phù hợp với công ty từ số lượng ứng viên đã đăng ký tại công ty giới thiệu nhân sự. Điểm mạnh của phương pháp này đối với công ty là không cần phải trả phí ban đầu, tuy nhiên, có thể không thể đáp ứng được những nhân sự có kiến thức chuyên môn hoặc kỹ năng đặc biệt.

② Loại tìm kiếm

Loại tìm kiếm còn được gọi là loại săn đầu người, sử dụng không chỉ những ứng viên đã đăng ký trong cơ sở dữ liệu của công ty giới thiệu nhân sự, mà còn sử dụng mọi phương tiện như mạng xã hội, mối quan hệ, v.v., để tìm kiếm nhân sự phù hợp với yêu cầu của công ty.

Phương pháp này có thể tìm ra nhân sự đáp ứng được các yêu cầu khắt khe hoặc đặc biệt, nhưng thường có phí thành công cao hơn loại đăng ký, và cũng có thể phát sinh chi phí ban đầu như phí khởi động.

③ Loại hỗ trợ việc làm lại

Loại hỗ trợ việc làm lại còn được gọi là loại outplacement, là phương pháp giới thiệu nhân viên của công ty muốn cắt giảm nhân sự do cơ cấu lại hoặc thu nhỏ hoạt động kinh doanh, cho các công ty khác.

Loại này, công ty muốn cắt giảm nhân sự sẽ trả phí, do đó, công ty nhận giới thiệu có thể tuyển dụng với chi phí thấp, nhưng số lượng và loại nhân sự có giới hạn.

Mặc dù có ưu và nhược điểm tùy thuộc vào loại dịch vụ giới thiệu nhân sự, nhưng nói chung, có thể nói rằng có những lợi ích sau khi sử dụng dịch vụ giới thiệu nhân sự:

Chỉ được giới thiệu những ứng viên đáp ứng yêu cầu của công ty

Khi sử dụng dịch vụ giới thiệu nhân sự, công ty giới thiệu nhân sự sẽ hiểu rõ yêu cầu của công ty một cách chi tiết.

Ví dụ, họ muốn tìm người có ít kinh nghiệm chuyển việc, người có chứng chỉ đặc biệt, người có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực 〇〇, v.v.

Điều kiện chi tiết như vậy khó có thể được viết trong quảng cáo tuyển dụng mà bất kỳ ai cũng có thể xem, nhưng nếu yêu cầu công ty giới thiệu nhân sự, bạn có thể nhận được sự hỗ trợ cho cả những điều kiện chi tiết.

Ngoài ra, điều kiện mong muốn của công ty thường chỉ được tiết lộ cho ứng viên, vì vậy bạn không cần phải lo lắng về việc điều kiện tuyển dụng sẽ được nhìn thấy bởi người không liên quan.

Không phải đối mặt với lượng lớn hồ sơ ứng tuyển

Khi sử dụng dịch vụ giới thiệu nhân sự, bạn chỉ được giới thiệu những ứng viên đáp ứng yêu cầu của công ty, do đó, bạn có thể giải quyết vấn đề áp lực lên công việc của nhân viên tuyển dụng khi có quá nhiều hồ sơ ứng tuyển, điều thường xảy ra khi đăng quảng cáo tuyển dụng.

Ngoài ra, khi từ chối hồ sơ ứng tuyển từ ứng viên, nhân viên của công ty giới thiệu nhân sự sẽ từ chối thay công ty một cách tế nhị, giúp giảm bớt gánh nặng cho công ty.

Có thể giữ bí mật việc tuyển dụng nhân sự

Nếu mục đích sử dụng dịch vụ giới thiệu nhân sự là tuyển dụng cho dự án mới, công ty có thể không muốn công khai việc tuyển dụng nhân sự.

Càng là dự án quyết định số phận của công ty, việc công khai tuyển dụng có thể làm hại lợi ích của công ty nếu được biết đến bởi các công ty đối thủ.

Có thể thu hút được những người không có ý định mạnh mẽ về việc chuyển việc

Một điểm khác biệt lớn giữa việc đăng quảng cáo tuyển dụng của chính công ty và sử dụng dịch vụ giới thiệu nhân sự là có thể tiếp cận từng ứng viên thông qua nhân viên của công ty giới thiệu nhân sự.

Trong số những người đã đăng ký tại công ty giới thiệu nhân sự, có nhiều người hài lòng với công ty hiện tại và không muốn chuyển việc ngay lập tức, nhưng đã đăng ký để thu thập thông tin.

Những người như vậy thường là những người có đánh giá cao tại công ty hiện tại và có khả năng xuất sắc, họ ít khi ứng tuyển khi đăng quảng cáo tuyển dụng.

Khi sử dụng dịch vụ giới thiệu nhân sự, bạn có thể tiếp cận với những người nhân sự xuất sắc như vậy theo cách “câu cá một cây”.

Vì vậy, việc tìm kiếm những người nhân sự không xuất hiện trên thị trường việc làm là một lợi ích lớn khi sử dụng dịch vụ giới thiệu nhân sự.

Sự khác biệt giữa giới thiệu nguồn nhân lực và cung cấp nhân lực tạm thời

Khi doanh nghiệp tìm kiếm người lao động, việc sử dụng dịch vụ cung cấp nhân lực tạm thời cũng là một lựa chọn.

Trong giới thiệu nguồn nhân lực, công ty giới thiệu nguồn nhân lực chỉ đóng vai trò là người môi giới, và hợp đồng lao động thực sự sẽ được ký kết giữa doanh nghiệp và ứng viên.

Ngược lại, trong trường hợp cung cấp nhân lực tạm thời, hợp đồng lao động sẽ được ký kết giữa công ty cung cấp nhân lực tạm thời và người lao động.

Do đó, cung cấp nhân lực tạm thời và giới thiệu nguồn nhân lực có cấu trúc khác biệt lớn từ góc độ pháp lý. Đối với các điểm cần lưu ý khi tạo hợp đồng cơ bản về cung cấp nhân lực, chúng tôi đã giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.

https://Monolith.law/corporate/worker-dispatch-contract[ja]

Điểm kiểm tra trong Hợp đồng cơ bản giới thiệu nhân sự

Khi sử dụng dịch vụ giới thiệu nhân sự, thường phải ký kết Hợp đồng cơ bản giới thiệu nhân sự. Trong Hợp đồng cơ bản giới thiệu nhân sự có một số điều khoản cần chú ý đặc trưng cho việc giới thiệu nhân sự.

Do đó, dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu về các điểm kiểm tra trong Hợp đồng cơ bản giới thiệu nhân sự cùng với các ví dụ điều khoản cụ thể.

Lưu ý rằng, để thực hiện dịch vụ giới thiệu nhân sự, nguyên tắc là cần có Giấy phép kinh doanh giới thiệu việc làm có thu phí.

Do đó, việc kiểm tra xem công ty giới thiệu nhân sự đã có giấy phép này hay chưa trước khi yêu cầu cũng rất quan trọng.

Về Giấy phép kinh doanh giới thiệu việc làm có thu phí, chúng tôi đã giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.

https://Monolith.law/corporate/paid-site-job-permission[ja]

Điểm 1. Nội dung công việc được ủy thác

Điều 〇 (Nội dung công việc được ủy thác)
Công ty A ủy thác cho Công ty B công việc giới thiệu nhân sự đáp ứng các điều kiện tuyển dụng do Công ty A chỉ định riêng (dưới đây gọi là “công việc này”), và Công ty B đã nhận công việc này.

※ “Công ty A” là công ty tuyển dụng nhân sự, “Công ty B” là công ty giới thiệu nhân sự, tương ứng (cùng như vậy dưới đây).

Hợp đồng cơ bản giới thiệu nhân sự là hợp đồng ủy thác công việc mà công ty tuyển dụng nhân sự ủy thác “công việc giới thiệu nhân sự” cho công ty giới thiệu nhân sự.

Do đó, nội dung công việc được ủy thác cần phải được quy định trong hợp đồng. Tuy nhiên, hợp đồng cơ bản giới thiệu nhân sự chỉ là “hợp đồng cơ bản”, nên nội dung công việc thường được quy định bằng ngôn ngữ trừu tượng như ví dụ điều khoản.

Do đó, nội dung cụ thể như loại nhân sự mong muốn sẽ được chỉ định bởi công ty tuyển dụng nhân sự cho công ty giới thiệu nhân sự mỗi khi có yêu cầu.

Trong ví dụ điều khoản, “Công ty A chỉ định riêng” đề cập đến việc chỉ định cụ thể này.

Điểm 2. Phí giới thiệu nhân sự

Cần phải quy định trong Hợp đồng cơ bản về giới thiệu nhân sự về phí (tiền công đối với dịch vụ giới thiệu nhân sự) mà công ty tuyển dụng phải trả khi sử dụng dịch vụ giới thiệu nhân sự.

Điều 〇 (Phí)
1. Trong trường hợp công ty B giới thiệu nhân sự và ký kết hợp đồng lao động với nhân sự đó, và nhân sự đó bắt đầu làm việc tại công ty A, công ty A sẽ trả phí cho công ty B cho dịch vụ này.
2. Phí quy định trong điều trước đây sẽ là 〇% (chưa bao gồm thuế tiêu thụ) của thu nhập hàng năm dự kiến của nhân sự mà công ty B giới thiệu.
3. Thu nhập hàng năm dự kiến quy định trong điều trước đây sẽ là số tiền tương đương với 12 tháng lương hàng tháng (bao gồm lương cơ bản, thưởng, các loại phụ cấp, tiền làm thêm giờ cố định) mà nhân sự mà công ty B giới thiệu dự kiến nhận trong năm tuyển dụng.

Điều quan trọng trong điều khoản về phí dịch vụ là hai điểm sau:

• Điều kiện phát sinh phí
• Phương pháp tính phí

Phí giới thiệu nhân sự thường là “30~35% của thu nhập hàng năm dự kiến đã thỏa thuận giữa công ty tuyển dụng và người quyết định tuyển dụng”. Trong trường hợp của các chuyên gia đặc biệt hoặc vị trí điều hành, có thể đặt mức “40% của thu nhập hàng năm dự kiến”.

Chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về “phương pháp tính phí” dưới đây.

Điều kiện phát sinh phí

Công ty giới thiệu nhân sự thường hoạt động theo mô hình phí thành công, vì vậy phí ban đầu thường miễn phí.

Điều khoản mẫu đầu tiên đã quy định về điều kiện phát sinh phí. Trong điều khoản mẫu, không chỉ việc ký kết hợp đồng lao động với ứng viên mà cả việc bắt đầu làm việc thực tế cũng là yêu cầu để phát sinh phí.

Điều này là do trong thời gian từ việc ký kết hợp đồng lao động đến khi bắt đầu làm việc, có thể xảy ra trường hợp ứng viên ban đầu bày tỏ ý định gia nhập nhưng sau đó từ bỏ việc chuyển đổi công việc do sự giữ chân mạnh mẽ từ công ty hiện tại.

Nếu phải trả phí ngay khi ký kết hợp đồng lao động với ứng viên, việc trả phí có thể trở nên vô ích do các tình huống sau cùng mà công ty tuyển dụng không biết, đặt công ty tuyển dụng vào tình trạng không ổn định, vì vậy đây là một điều khoản rất quan trọng.

Phương pháp tính phí

Điều khoản mẫu thứ hai và thứ ba đã quy định về phương pháp tính phí.

Trong hợp đồng liên quan đến giới thiệu nhân sự, khái niệm “thu nhập hàng năm dự kiến” thường được sử dụng như một phương pháp tính phí. Thu nhập hàng năm dự kiến là số tiền thu nhập hàng năm dự kiến mà ứng viên được tuyển dụng sẽ nhận được nếu họ làm việc từ đầu năm đến cuối năm tại công ty tuyển dụng.

Thu nhập hàng năm dự kiến thường bao gồm lương cơ bản, các loại phụ cấp, thưởng.

Về tiền làm thêm giờ, có quan điểm cho rằng “nên bao gồm tiền làm thêm giờ trung bình” và quan điểm cho rằng “chỉ nên bao gồm trong trường hợp tiền làm thêm giờ cố định”, vì vậy cần phải xác nhận kỹ trước.

Ngoài ra, số tiền thu nhập hàng năm được thiết lập là số tiền trong năm đầu tiên sau khi gia nhập, và nếu có nhiều tiền thay đổi do nội dung hoặc số lượng công việc như tiền làm thêm giờ hoặc tiền làm việc vào ban đêm, sẽ sử dụng số tiền thu nhập hàng năm trung bình của công ty đó để tính toán.

Ví dụ, nếu thu nhập hàng tháng là 300.000 yên + thưởng 2 tháng, thu nhập hàng năm dự kiến sẽ là [thu nhập hàng tháng 300.000 yên x 14 tháng = thu nhập hàng năm 4.200.000 yên], nhưng thu nhập hàng năm thực tế sẽ thay đổi tùy theo ngày gia nhập do công ty có yêu cầu về thời gian làm việc và ngày thanh toán thưởng.

Tuy nhiên, vì thu nhập hàng năm dự kiến không phải là khái niệm được định rõ theo pháp luật, nếu sử dụng thu nhập hàng năm dự kiến làm cơ sở để tính phí, hãy chắc chắn quy định cụ thể phương pháp tính thu nhập hàng năm dự kiến như trong điều khoản mẫu thứ ba.

Ngoài ra, một số công ty giới thiệu nhân sự có thể quy định phí cho các dịch vụ tùy chọn ngoài dịch vụ giới thiệu nhân sự.

Dù sao đi nữa, phí giới thiệu nhân sự thường rất cao, vì vậy quan trọng là phải xem xét kỹ lưỡng trước liệu phí và chi phí có thể chịu được hay không, cũng như tình hình tài chính của công ty mình.

Điểm 3. Hoàn lại tiền thưởng do nghỉ việc trong một khoảng thời gian nhất định

Điều 〇 (Hoàn lại tiền thưởng)
Nếu người mà B giới thiệu vào công ty A nghỉ việc trong khoảng thời gian quy định dưới đây, không phụ thuộc vào trách nhiệm của A, B sẽ hoàn lại một phần tiền thưởng mà B đã nhận từ A như sau:
1. Nếu người đó nghỉ việc trong vòng 1 tháng sau khi vào công ty, B sẽ hoàn lại 70% tiền thưởng mà B đã nhận
2. Nếu người đó nghỉ việc sau 1 tháng nhưng trong vòng 3 tháng, B sẽ hoàn lại 30% tiền thưởng mà B đã nhận

Trong hợp đồng cơ bản giới thiệu nhân sự, thường có điều khoản quy định việc hoàn lại một phần tiền thưởng nếu người được tuyển dụng thông qua giới thiệu nghỉ việc trong một khoảng thời gian nhất định sau khi vào công ty.

Do tiền thưởng giới thiệu nhân sự thường rất lớn, nếu người được tuyển dụng nghỉ việc trước khi có thể phát huy khả năng của mình tại công ty, dù đã trả tiền thưởng, đối với công ty tuyển dụng, đây sẽ là một tổn thất kinh tế lớn.

Do đó, việc hoàn lại tiền thưởng khi nghỉ việc trong một khoảng thời gian nhất định là điều khoản mà các công ty tuyển dụng cần phải quy định trong hợp đồng.

Khoảng thời gian mà tiền thưởng có thể được hoàn lại và tỷ lệ tiền thưởng được hoàn lại có thể khác nhau tùy vào công ty giới thiệu nhân sự, vì vậy việc kiểm tra kỹ là rất quan trọng.

Điểm 4. Cấm giao dịch trực tiếp

Điều 〇 (Cấm giao dịch trực tiếp)
1. Bên A không được liên lạc trực tiếp với nguồn nhân lực mà Bên B giới thiệu mà không có sự đồng ý trước của Bên B. Tuy nhiên, điều này không áp dụng sau 1 năm kể từ khi Bên B giới thiệu nguồn nhân lực đó cho Bên A.
2. Nếu Bên A vi phạm quy định của khoản trên, Bên B có quyền yêu cầu Bên A trả tiền phạt bằng 10% của khoản tiền mà Bên B nên nhận được nếu Bên A tuyển dụng nguồn nhân lực đó.

Dịch vụ giới thiệu nhân sự là dịch vụ kết nối giữa doanh nghiệp tuyển dụng và người tìm việc.

Do đó, đối với công ty giới thiệu nhân sự, việc doanh nghiệp giao dịch trực tiếp với nguồn nhân lực mà họ giới thiệu mà không thông qua họ sẽ là một vấn đề lớn ảnh hưởng đến cơ sở kinh doanh của họ.

Để tránh tình trạng này, trong hợp đồng giới thiệu nhân sự, thường sẽ có quy định rằng doanh nghiệp và người tìm việc không được liên lạc trực tiếp trừ khi họ đã ký kết hợp đồng lao động. Có thể có quy định yêu cầu “sự đồng ý trước” như trong ví dụ về điều khoản.

Để đảm bảo hiệu lực của lệnh cấm giao dịch trực tiếp, thường sẽ có quy định về hình phạt như trong khoản 2 của ví dụ về điều khoản.

Nếu nội dung của hình phạt chỉ là bắt buộc phải trả khoản tiền mà công ty giới thiệu nhân sự nên nhận được, doanh nghiệp tuyển dụng có thể nghĩ rằng “chỉ cần trả tiền nếu bị phát hiện giao dịch trực tiếp”, điều này không có nhiều tác dụng răn đe.

Do đó, hình phạt cho việc giao dịch trực tiếp thường sẽ bao gồm việc định rõ rằng, ngoài số tiền tương đương với khoản tiền mà công ty giới thiệu nhân sự nên nhận được, còn phải trả thêm tiền phạt như trong ví dụ về điều khoản.

Tóm tắt: Hãy yêu cầu luật sư kiểm tra pháp lý hợp đồng giới thiệu nhân sự

Nếu sử dụng dịch vụ giới thiệu nhân sự một cách hiệu quả, bạn có thể tuyển dụng được nhân sự xuất sắc một cách hiệu quả.

Việc thu hút nhân tài tốt là quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp, do đó, dự kiến rằng ngành giới thiệu nhân sự sẽ càng ngày càng phát triển.

Cả phía cung cấp dịch vụ giới thiệu nhân sự và phía nhận dịch vụ đều cần kiểm tra pháp lý hợp đồng trước để tránh rắc rối.

Chúng tôi khuyên bạn nên thảo luận với luật sư am hiểu về pháp luật doanh nghiệp về nội dung hợp đồng và phương pháp đàm phán.

Hướng dẫn về việc tạo và xem xét hợp đồng do văn phòng luật sư của chúng tôi thực hiện

Văn phòng luật sư Monolis, với ưu điểm trong lĩnh vực IT, Internet và kinh doanh, không chỉ giới hạn ở việc tạo hợp đồng cơ bản giới thiệu nhân sự, mà còn cung cấp các dịch vụ như tạo và xem xét các loại hợp đồng khác nhau cho các công ty khách hàng và công ty tư vấn của chúng tôi.

Vui lòng xem chi tiết dưới đây.

https://monolith.law/contractcreation[ja]