Hướng dẫn cách viết và điểm quan trọng khi ký kết 'Thỏa thuận nghỉ việc không bị từ chối'

Khi nhân viên nghỉ việc, có thể phát sinh nhiều rủi ro. Trong số đó, có thể phát triển thành những rắc rối lớn không thể bỏ qua đối với doanh nghiệp, như yêu cầu thanh toán tiền không công bằng, rò rỉ thông tin và know-how của công ty ra bên ngoài hoặc sử dụng trái phép.

Để tránh những rủi ro như vậy, việc ký kết thỏa thuận nghỉ việc giữa công ty và nhân viên là hiệu quả.

Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích về lợi ích của việc ký kết thỏa thuận nghỉ việc, nội dung của nó, và những điểm cần lưu ý khi ký kết.

Thỏa thuận nghỉ việc là gì

Khi nhân viên nghỉ việc, có thể sẽ ký kết thỏa thuận nghỉ việc giữa công ty và nhân viên.

Mục đích của việc ký kết thỏa thuận nghỉ việc là để ngăn chặn sự cố sau khi nhân viên nghỉ việc giữa công ty và nhân viên đã nghỉ việc.

Khi nhân viên nghỉ việc, nguyên tắc là không thể ràng buộc họ bằng hợp đồng lao động. Do đó, phương pháp được áp dụng là ký kết thỏa thuận nghỉ việc và ràng buộc nhân viên đã nghỉ việc để tránh rắc rối.

Sự khác biệt giữa thỏa thuận nghỉ việc và sa thải

Thỏa thuận nghỉ việc là việc công ty và nhân viên đồng ý hủy bỏ hợp đồng lao động. Sa thải là việc công ty một cách đơn phương hủy bỏ hợp đồng lao động mà không cần sự đồng ý của nhân viên.

Do sa thải là hành động một chiều của công ty, nó có xu hướng gây phản ứng từ nhân viên. Ngoài ra, khác với thỏa thuận nghỉ việc, sa thải yêu cầu phải dựa trên lý do hợp lệ theo Luật lao động Nhật Bản. Và nếu lý do hợp lệ không được công nhận, có khả năng sa thải sẽ bị xem là vô hiệu do kiện tụng.

Do đó, nếu muốn nhân viên nghỉ việc, việc nghỉ việc theo thỏa thuận sẽ tốt hơn so với việc sa thải. Thỏa thuận nghỉ việc thường được ký kết khi thực hiện thỏa thuận nghỉ việc.

Lợi ích của việc ký kết thỏa thuận nghỉ việc

Lợi ích của việc ký kết thỏa thuận nghỉ việc đối với cả công ty và nhân viên đang chuẩn bị nghỉ việc.

Lợi ích đối với công ty

Công ty có hai lợi ích từ việc này.

Lợi ích đầu tiên là có thể ngăn chặn việc nhân viên đã nghỉ việc yêu cầu thanh toán tiền không công bằng dưới các danh mục như lương chưa thanh toán hoặc tiền làm thêm giờ chưa thanh toán.

Có trường hợp nhân viên đã nghỉ việc yêu cầu công ty thanh toán số tiền mà công ty không có nghĩa vụ phải trả. Trong trường hợp này, công ty phải tốn chi phí về thời gian và nhân lực để đối phó. Ngoài ra, nếu vụ việc phát triển thành kiện tụng, có thể phát sinh chi phí về tiền bạc như phí luật sư. Do đó, việc có thể ngăn chặn các yêu cầu như vậy từ trước là một lợi ích đối với công ty.

Lợi ích thứ hai là có thể ngăn chặn việc bí quyết kinh doanh của công ty bị rò rỉ cho bên thứ ba bằng cách quy định nghĩa vụ bảo mật và nghĩa vụ không cạnh tranh trong thỏa thuận nghỉ việc.

Việc bảo vệ bí quyết kinh doanh là quan trọng đối với công ty, và việc có thể ngăn chặn việc rò rỉ bí quyết kinh doanh là một lợi ích đối với công ty.

Lợi ích đối với nhân viên

Nhân viên cũng có hai lợi ích từ việc này.

Lợi ích đầu tiên là có thể làm rõ mối quan hệ về việc thanh toán tiền bằng cách quy định các điều khoản liên quan đến việc thanh toán tiền như lương chưa thanh toán.

Bằng cách quy định rõ ràng thời gian và số tiền thanh toán trong thỏa thuận nghỉ việc, bạn có thể loại bỏ nỗi lo lắng về việc lương chưa thanh toán, tiền làm thêm giờ chưa thanh toán, tiền thưởng nghỉ việc, v.v. sẽ được thanh toán đúng hay không.

Lợi ích thứ hai là lý do nghỉ việc được ghi trong thỏa thuận nghỉ việc.

Tùy thuộc vào việc nghỉ việc do lý do cá nhân hay do lý do của công ty, thời gian nhận bảo hiểm thất nghiệp có thể bị ảnh hưởng, do đó việc ghi rõ lý do nghỉ việc là một lợi ích đối với nhân viên.

Nội dung của Thỏa thuận nghỉ việc

Nội dung của Thỏa thuận nghỉ việc được quyết định dựa trên mối quan hệ giữa công ty và nhân viên sắp nghỉ việc. Do đó, mặc dù tùy từng trường hợp cụ thể, nhưng thông thường, Thỏa thuận thường bao gồm các nội dung sau đây:

1. Điều khoản liên quan đến việc thanh toán tiền lương chưa trả, tiền làm thêm giờ chưa trả, tiền thưởng nghỉ việc, v.v.
2. Điều khoản liên quan đến lý do nghỉ việc
3. Điều khoản liên quan đến trách nhiệm pháp lý
4. Điều khoản liên quan đến nghĩa vụ bảo mật
5. Điều khoản liên quan đến nghĩa vụ không cạnh tranh

Về các điều khoản liên quan đến việc thanh toán tiền lương chưa trả, tiền làm thêm giờ chưa trả, tiền nghỉ việc và các khoản khác

Về các điều khoản liên quan đến việc thanh toán tiền lương chưa trả, tiền làm thêm giờ chưa trả, tiền nghỉ việc và các khoản khác, có thể quy định về việc công ty có nghĩa vụ thanh toán tiền hay không, nếu có, thì phải thanh toán bao nhiêu và phải thanh toán trong thời gian bao lâu. Ví dụ, có thể xem xét các điều khoản sau đây về việc thanh toán tiền lương chưa trả, tiền làm thêm giờ chưa trả, tiền nghỉ việc và các khoản khác.

Điều thứ ○
Bên B có nghĩa vụ thanh toán cho Bên A, trước ngày ○ tháng ○ năm Reiwa (năm ○ theo lịch Gregorian), tiền lương từ ngày ○ tháng ○ đến ngày ○ tháng ○ như là lương cuối cùng, và số tiền ○○○○ yên như là tiền nghỉ việc, bằng cách chuyển khoản vào tài khoản sau đây.
Ngân hàng ○○, chi nhánh ○○
Số tài khoản tiết kiệm thông thường ○○○○○○○
Tên chủ tài khoản ○○○○○○○

Về điều khoản liên quan đến lý do nghỉ việc

Điều khoản liên quan đến lý do nghỉ việc thường ghi rõ việc nghỉ việc là do quyết định của công ty hay do ý muốn cá nhân của nhân viên nghỉ việc. Ví dụ, có thể xem xét các điều khoản như sau:

Điều thứ ○
Đối với việc kết thúc hợp đồng lao động của điều trước, cả hai bên A và B đều xác nhận rằng đây là việc nghỉ việc do thỏa thuận.

Về các điều khoản liên quan đến trách nhiệm pháp lý

Trong thỏa thuận nghỉ việc, có thể quy định về trách nhiệm pháp lý trong trường hợp vi phạm nội dung của thỏa thuận nghỉ việc. Các điều khoản liên quan đến trách nhiệm pháp lý có thể được xem xét như sau.

Điều thứ ○
1. Bên A có quyền rút lại thỏa thuận nghỉ việc nếu bên B không thanh toán lương cuối cùng và tiền nghỉ việc được quy định ở điều thứ ○. Trong trường hợp này, bên A coi như bên B không nghỉ việc và bên B phải rút lại lệnh từ chức với lương ngày tháng năm Reiwa ○ (năm 20○○ theo lịch dương) và trả lương hàng tháng là ○○ triệu yên cho bên A. Ngoài ra, mức lương này không thể giảm trong vòng 2 năm tới.
2. Nếu thỏa thuận nghỉ việc được rút lại theo quy định của khoản trên, bên B có thể rút lại việc miễn trả nợ quy định ở điều thứ ○.
3. Nếu bên A vi phạm quy định của điều thứ ○, bên B có quyền yêu cầu bên A trả lại tiền nghỉ việc quy định ở điều thứ ○.

Điều thứ ○
Bên A và bên B xác nhận với nhau rằng, ngoài những điều đã quy định trong thỏa thuận này, không còn mối quan hệ tín dụng nợ nào khác sau khi thanh toán lương cuối cùng và tiền nghỉ việc của điều trước.

Về điều khoản liên quan đến nghĩa vụ bảo mật

Điều khoản liên quan đến nghĩa vụ bảo mật thường được quy định trong hợp đồng lao động khi bạn bắt đầu một mối quan hệ lao động. Tuy nhiên, cũng có trường hợp điều khoản liên quan đến nghĩa vụ bảo mật lại được quy định trong thỏa thuận nghỉ việc. Các điều khoản liên quan đến nghĩa vụ bảo mật có thể bao gồm như sau:

Điều thứ ○
Bên A và Bên B xác nhận với nhau rằng, trừ khi có lý do chính đáng, họ sẽ không tiết lộ bất kỳ thông tin nào liên quan đến việc nghỉ việc này. Ngoài ra, Bên A sẽ không tiết lộ thông tin có thể gây bất lợi cho Bên B cho bên thứ ba và cả hai bên sẽ không phỉ báng lẫn nhau trong tương lai.

Về điều khoản liên quan đến nghĩa vụ không cạnh tranh

Nghĩa vụ không cạnh tranh là nghĩa vụ không được chuyển việc sang công ty cạnh tranh hoặc tự mình thực hiện các hoạt động kinh doanh cạnh tranh.

Điều khoản về nghĩa vụ không cạnh tranh cũng thường được quy định trong hợp đồng lao động giống như điều khoản về nghĩa vụ bảo mật. Tuy nhiên, cũng có trường hợp quy định lại điều khoản về nghĩa vụ không cạnh tranh trong thỏa thuận nghỉ việc. Điều khoản về nghĩa vụ không cạnh tranh có thể bao gồm các điều khoản sau đây.

Điều thứ ○
1 Theo hợp đồng lao động, quy định lao động và các quy định khác, bên A sẽ chịu nghĩa vụ không cạnh tranh với bên B trong vòng ○ năm.
2 Trong vòng ○ năm, nếu không có sự cho phép của bên B, bên A không được chuyển việc sang công ty cạnh tranh, tự mình thực hiện các hoạt động kinh doanh cạnh tranh, hoặc trở thành thành viên của ban lãnh đạo của công ty kinh doanh cạnh tranh.
3 Trong vòng ○ năm, bên A không được thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh nào đối với khách hàng hiện tại của bên B được ghi trong phụ lục.

Để ký kết thỏa thuận nghỉ việc với nhân viên

Thỏa thuận nghỉ việc, như tên gọi, cần phải đạt được sự đồng ý giữa công ty và nhân viên về nội dung của thỏa thuận nghỉ việc. Do đó, có khả năng nhân viên từ chối đồng ý, làm cho việc ký kết thỏa thuận nghỉ việc không thể thực hiện được.

Để đạt được việc ký kết thỏa thuận nghỉ việc, việc quan trọng là phải làm cho nhân viên hiểu rõ nội dung của nó.

Thay vì đưa thỏa thuận nghỉ việc cho nhân viên sắp nghỉ việc mà không giải thích, sau khi làm cho họ hiểu rõ nội dung của thỏa thuận nghỉ việc, hãy tạo thỏa thuận nghỉ việc và đưa nó cho nhân viên sắp nghỉ việc. Cách này sẽ giúp việc ký kết thỏa thuận nghỉ việc trở nên dễ dàng hơn.

Vì vậy, trước hết, hãy tạo cơ hội để thảo luận với nhân viên sắp nghỉ việc và yêu cầu họ hiểu rõ nội dung của thỏa thuận nghỉ việc.

Trong quá trình đó, khi đưa ra thỏa thuận nghỉ việc, việc giải thích nội dung của thỏa thuận nghỉ việc một cách dễ hiểu và làm cho họ hiểu rõ là rất quan trọng. Đặc biệt, nếu nhân viên sắp nghỉ việc không rành về luật pháp, việc giải thích rõ ràng ý nghĩa của các thuật ngữ pháp lý được sử dụng trong thỏa thuận nghỉ việc là cần thiết.

Cách lấy sự đồng ý trước

Để chuẩn bị cho trường hợp không thể ký kết thỏa thuận nghỉ việc, bạn có thể xem xét việc quy định trước trong hợp đồng lao động về các vấn đề có thể quy định trước, như nghĩa vụ bảo mật và nghĩa vụ không cạnh tranh.

Tóm tắt: Hãy tạo hợp đồng thỏa thuận nghỉ việc để tránh rủi ro trong tương lai

Chúng tôi đã giải thích về cách viết và điểm cần lưu ý khi ký kết hợp đồng thỏa thuận nghỉ việc mà không bị từ chối.

Rắc rối về lao động có thể phát triển thành vấn đề lớn mà không thể dự đoán trước, như sự phổ biến của các mạng xã hội. Tuy nhiên, việc đối phó trước với những rủi ro như vậy hoàn toàn có thể. Việc ký kết hợp đồng thỏa thuận nghỉ việc có thể tăng khả năng tránh được rắc rối lao động. Vì vậy, hãy cố gắng ký kết hợp đồng thỏa thuận nghỉ việc một cách tối đa có thể.

Đối với hợp đồng thỏa thuận nghỉ việc, do có liên quan đến các tình huống cụ thể, nên cần xem xét cụ thể từng trường hợp, vì vậy việc nhận lời khuyên từ luật sư là điều mong muốn.