Thanh toán tiền lương bằng kỹ thuật số (tiền lương kỹ thuật số) là gì? Giải thích về các ví dụ áp dụng và quy trình triển khai

Trong bối cảnh chính phủ Nhật Bản đặt mục tiêu đạt tỷ lệ thanh toán không dùng tiền mặt lên 40% vào năm Reiwa 7 (2025), tỷ lệ thanh toán không dùng tiền mặt trong năm Reiwa 5 (2023) đã đạt mức cao nhất từ trước đến nay là 39.3% (tương đương 126.7 nghìn tỷ yên). Đáp ứng nhu cầu thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng tăng, Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản đã hợp pháp hóa việc thanh toán lương dưới hình thức số (lương số) vào tháng 4 năm Reiwa 5 (2023).

Vậy thực tế, việc thanh toán lương dưới hình thức số có thể được ứng dụng như thế nào? Bài viết này sẽ giải thích tổng quan về thanh toán lương dưới hình thức số (lương số), các ưu điểm và nhược điểm, cũng như quy trình triển khai.

Thanh toán lương bằng số (Digital Salary) là gì?

Thanh toán lương bằng số (Digital Salary) là hình thức mà người lao động, nếu đồng ý, có thể nhận lương thông qua phương thức điện tử (ứng dụng thanh toán trên điện thoại thông minh, thẻ trả trước, tiền điện tử, v.v.) thay vì nhận tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng, bằng cách sử dụng dịch vụ chuyển tiền của các tổ chức tài chính không phải ngân hàng.

Các tổ chức tài chính chuyển tiền không phải ngân hàng là những doanh nghiệp đăng ký cung cấp dịch vụ chuyển tiền ngoài ngân hàng. Tính đến tháng 8 năm 2024, có 82 công ty đã đăng ký. Các ứng dụng như “PayPay” thuộc hệ thống SoftBank và “LINE Pay” của LINE được biết đến rộng rãi, cho phép người dùng liên kết ứng dụng di động của tổ chức tài chính chuyển tiền với tài khoản ngân hàng của họ để nạp tiền (chuyển tiền vào) và sử dụng số tiền đó cho việc chuyển tiền hoặc mua sắm.

Để kinh doanh dịch vụ chuyển tiền, cần phải đăng ký trước với Thủ tướng Nhật Bản theo “Luật thanh toán tiền tệ của Nhật Bản”. Nếu thực hiện dịch vụ chuyển tiền (giao dịch ngoại hối) mà không đăng ký, sẽ bị coi là doanh nghiệp không có giấy phép và vi phạm Điều 4, Khoản 1 của Luật Ngân hàng Nhật Bản, từ đó phải chịu các hình phạt theo quy định của luật này.

Tham khảo: Hiệp hội Dịch vụ Thanh toán Tiền tệ Nhật Bản “Tổng quan về dịch vụ chuyển tiền”[ja]

Trong số các tổ chức tài chính chuyển tiền đã đăng ký, chỉ có tài khoản của những tổ chức được Bộ trưởng Bộ Lao động và Phúc lợi Nhật Bản chỉ định mới có thể sử dụng để thanh toán lương bằng số (tại thời điểm viết bài này, chỉ có công ty PayPay được Bộ trưởng Bộ Lao động và Phúc lợi chỉ định).

Thanh toán lương bằng số là một trong những lựa chọn. Nhà tuyển dụng không thể buộc người lao động không mong muốn nhận lương theo hình thức này. Ngoài ra, người lao động cũng có thể chọn nhận một phần lương qua tài khoản của tổ chức tài chính chuyển tiền được chỉ định.

Tham khảo: Bộ Lao động và Phúc lợi Nhật Bản | Về việc thanh toán lương vào tài khoản của tổ chức tài chính chuyển tiền (Thanh toán lương bằng số)[ja]

Bối cảnh cho việc chấp nhận thanh toán lương bằng tiền điện tử

Bối cảnh cho việc thanh toán lương bằng hình thức điện tử có thể thực hiện được là do sự thay đổi trong việc thanh toán lương theo xu hướng số hóa gần đây.

Nguyên tắc chung là lương phải được thanh toán bằng tiền tệ (theo Điều 24 của Luật Tiêu chuẩn lao động Nhật Bản). Tuy nhiên, nếu người lao động đồng ý, có hai ngoại lệ được chấp nhận: 1. Thanh toán vào tài khoản ngân hàng và 2. Thanh toán vào tài khoản chứng khoán tổng hợp (theo Điều 7-2 của Quy tắc thi hành Luật Tiêu chuẩn lao động Nhật Bản).

Điều 24: Lương phải được thanh toán bằng tiền tệ, trực tiếp cho người lao động, và phải thanh toán toàn bộ số tiền. Tuy nhiên, trong trường hợp có quy định khác theo luật lệ hoặc hợp đồng lao động, hoặc theo quy định của Bộ Lao động và Phúc lợi xã hội Nhật Bản về phương thức thanh toán lương chắc chắn, có thể thanh toán bằng hình thức khác ngoài tiền tệ. Ngoài ra, trong trường hợp có quy định khác theo luật lệ hoặc có tổ chức công đoàn của người lao động chiếm đa số tại nơi làm việc, hoặc nếu không có tổ chức công đoàn thì có sự đồng ý bằng văn bản từ đại diện của đa số người lao động, có thể trừ một phần lương khi thanh toán.

Luật Tiêu chuẩn lao động Nhật Bản

Điều 7-2: Người sử dụng lao động, nếu có sự đồng ý của người lao động, có thể thanh toán lương theo các phương thức sau. Tuy nhiên, trong trường hợp thanh toán theo phương thức thứ ba, người sử dụng lao động phải đảm bảo rằng người lao động có thể lựa chọn thanh toán lương theo phương thức thứ nhất hoặc thứ hai, và phải giải thích cho người lao động về các yêu cầu liên quan đến phương thức thứ ba từ i đến viii, và phải có sự đồng ý của người lao động.
1. Chuyển khoản vào tài khoản tiết kiệm hoặc tài khoản người lao động chỉ định tại ngân hàng hoặc tổ chức tài chính khác.
2. Thanh toán vào tiền gửi của người lao động tại nhà môi giới chứng khoán được chỉ định (chỉ giới hạn trong các yêu cầu sau).

Quy tắc thi hành Điều 7-2 của Luật Tiêu chuẩn lao động Nhật Bản[ja]

Tuy nhiên, với sự phổ biến của ngân hàng trực tuyến và ngân hàng di động, cùng với sự phát triển của công nghệ blockchain, tiền điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống của chúng ta.

Do đó, việc xem xét việc số hóa thanh toán lương đã được tiến hành, nhằm chấp nhận thanh toán lương vào tài khoản của các tổ chức chuyển tiền điện tử như một lựa chọn mới trong thanh toán lương, điều này đòi hỏi sự sửa đổi của Quy tắc thi hành Luật Tiêu chuẩn lao động.

Quy định liên quan đến việc thanh toán lương điện tử

Quy định về thanh toán lương điện tử có thể chia thành hai loại chính: “quy định đối với người sử dụng lao động” và “quy định đối với nhà cung cấp dịch vụ chuyển tiền”.

Quy định đối với người sử dụng lao động

Như đã nói ở trên, khi doanh nghiệp là người sử dụng lao động muốn thực hiện việc thanh toán lương dưới hình thức điện tử, họ cần phải có sự đồng ý từ người lao động.

Trong trường hợp này, người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải giải thích cho người lao động những điều sau:

• Thiết lập giới hạn số dư tài khoản không quá 1 triệu yên hoặc nếu vượt quá 1 triệu yên thì phải có biện pháp để nhanh chóng giảm xuống dưới 1 triệu yên.
• Có cơ chế đảm bảo nhanh chóng nghĩa vụ phải trả cho người lao động trong trường hợp nhà cung cấp dịch vụ chuyển tiền không thể thực hiện nghĩa vụ do phá sản hoặc các lý do khác.
• Có cơ chế bồi thường thiệt hại cho người lao động nếu họ chịu tổn thất do giao dịch ngoại hối bất hợp pháp hoặc các nguyên nhân khác không do lỗi của họ.
• Đảm bảo số dư tài khoản còn hiệu lực ít nhất 10 năm kể từ ngày có sự thay đổi số dư cuối cùng.
• Có thể nhận tiền từ tài khoản thông qua máy ATM hoặc các phương thức khác mà không phải chịu phí ít nhất một lần mỗi tháng, và có thể thực hiện chuyển tiền vào tài khoản theo từng đơn vị yên.
• Có hệ thống báo cáo kịp thời tình hình thực hiện công việc liên quan đến thanh toán lương và tình hình tài chính cho Bộ trưởng Bộ Lao động và Phúc lợi.

Quy định đối với nhà cung cấp dịch vụ chuyển tiền

Làm cơ sở, nhà cung cấp dịch vụ chuyển tiền phải tuân theo các quy định như “đặt cọc bảo đảm thực hiện” và “quản lý rủi ro hệ thống” dựa trên Luật thanh toán tiền tệ và các quy định khác do Cơ quan Dịch vụ Tài chính Nhật Bản đề ra.

Tuy nhiên, do liên quan đến vấn đề lao động, các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán lương phải tuân theo các yêu cầu nghiêm ngặt hơn do Bộ Lao động và Phúc lợi đặt ra, dựa trên quy định thi hành Luật Tiêu chuẩn Lao động để đảm bảo “thanh toán lương một cách chắc chắn”.

Thêm vào đó, các nhà cung cấp dịch vụ chuyển tiền cần:

• Có khả năng kỹ thuật thực hiện công việc liên quan đến thanh toán lương một cách chính xác và đáng tin cậy, và có uy tín xã hội đủ mạnh.

Chỉ khi đáp ứng được các yêu cầu trên, dựa trên đơn đăng ký từ nhà cung cấp dịch vụ chuyển tiền, Bộ trưởng Bộ Lao động và Phúc lợi sẽ chỉ định những doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện.

Lợi ích của việc trả lương số hóa

Các lợi ích của việc thanh toán lương theo hình thức số hóa bao gồm:

Lợi ích đối với người lao động

Đầu tiên, người lao động có thể nhận lương trực tiếp mà không cần thông qua tài khoản ngân hàng.

Hơn nữa, lương nhận được có thể rút tiền mặt từ ATM mà không mất phí, ít nhất một lần mỗi tháng, và có thể rút từng đồng một. Ngoài ra, số dư tài khoản nhận lương được giới hạn dưới 1 triệu yên, nếu vượt quá, số tiền sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng mà người lao động đã đăng ký trước đó.

Nếu người lao động mong muốn, họ có thể nhận một phần lương qua tài khoản của nhà cung cấp dịch vụ chuyển tiền, và phần còn lại qua tài khoản ngân hàng. Ví dụ, nếu muốn nhận 200.000 yên trong tổng số 300.000 yên lương thực lĩnh qua ngân hàng, và 100.000 yên còn lại dưới hình thức lương số hóa, điều này cũng là khả thi.

Lợi ích đối với nhà tuyển dụng

Đối với nhà tuyển dụng, việc không cần thông qua tài khoản ngân hàng giúp họ không phải chịu phí giao dịch, từ đó mang lại lợi ích kinh tế.

Ngoài ra, việc áp dụng thanh toán lương số hóa cho phép nhà tuyển dụng thể hiện thái độ tích cực trong việc cải thiện môi trường làm việc. Nếu có thể xây dựng hình ảnh doanh nghiệp đang nỗ lực đối mặt với các chế độ phúc lợi mới, cải cách phương thức làm việc và tăng cường sự hài lòng của nhân viên, điều này có thể giúp giải quyết vấn đề thiếu hụt nhân lực.

Nhược điểm của việc trả lương bằng phương thức số hóa

Mặt khác, nhược điểm của việc thanh toán lương bằng phương thức số hóa có thể bao gồm những điểm sau đây.

Nhược điểm đối với người lao động

Việc thanh toán lương bằng phương thức số hóa là một lựa chọn cho người lao động, nhưng đối với những người không quen với tiền điện tử và các phương thức tương tự, việc áp dụng có thể gặp khó khăn. Đặc biệt, đối với người cao tuổi, tỷ lệ sử dụng tiền điện tử thấp có thể dẫn đến vấn đề như cần phải mở một tài khoản mới để nhận lương số hóa.

Ngoài ra, như đã đề cập trước đây, số tiền tối đa trong tài khoản được quy định không vượt quá 1 triệu yên. Do đó, với lương số hóa, nếu số tiền vượt quá giới hạn 1 triệu yên, số tiền sẽ được tự động chuyển vào tài khoản ngân hàng đã chỉ định trước đó.

Hơn nữa, có khả năng việc thanh toán lương sẽ bị trì hoãn hoặc thất bại do sự cố hệ thống hoặc các cuộc tấn công mạng.

Nhược điểm đối với nhà tuyển dụng

Đối với các công ty toàn cầu, việc phải tuân thủ các quy định và luật lệ khác nhau theo từng quốc gia và khu vực đòi hỏi sự chú ý đặc biệt.

Ngoài ra, do thông tin lương của nhân viên có thể được liên kết với thông tin tuyển dụng của họ, việc sử dụng tiền số hóa đòi hỏi phải có các biện pháp an ninh mạnh mẽ, bất kể loại tiền điện tử nào được sử dụng, để đối phó với rủi ro bị hack hoặc rò rỉ thông tin.

Để hỗ trợ lương số hóa, có trường hợp cần phải đầu tư ban đầu vào việc thiết lập hệ thống nội bộ và các thiết bị khác.

Các ví dụ về việc áp dụng lương kỹ thuật số

Tại Nhật Bản, từ tháng 8 năm 2024 (Reiwa 6), SoftBank Group đã công bố 10 công ty con của mình sẽ bắt đầu sử dụng dịch vụ “PayPay Lương Kỹ Thuật Số” để hỗ trợ việc thanh toán lương dưới hình thức kỹ thuật số.

Tham khảo: 10 công ty thuộc SoftBank Group bắt đầu sử dụng ‘PayPay Lương Kỹ Thuật Số'[ja]

Các công ty quyết định hỗ trợ “PayPay Lương Kỹ Thuật Số” bao gồm SoftBank Group Corp., SoftBank Corp., LINE Yahoo Japan Corporation, PayPay Corporation, SB C&S Corporation, SB At Work Corporation, SB Technology Corporation, SB Payment Service Corporation, PayPay Card Corporation và PayPay Securities Corporation.

Nhân viên của các công ty trong nhóm này sẽ nhận thanh toán lương kỹ thuật số thông qua PayPay Corporation. Tuy nhiên, hiện tại chỉ có PayPay Corporation là công ty được cấp phép hoạt động dịch vụ chuyển tiền tại Nhật Bản, do đó, đây được coi là ví dụ đầu tiên và thu hút sự chú ý trong nước.

Tham khảo: PayPay Corporation “Nhận chỉ định từ Bộ trưởng Bộ Lao động và Phúc lợi xã hội Nhật Bản để thực hiện thanh toán lương kỹ thuật số”

Tham khảo: Bộ Lao động và Phúc lợi xã hội Nhật Bản “Tóm tắt dịch vụ của PayPay Corporation”

Quy trình triển khai thanh toán lương điện tử

Vậy khi thực sự triển khai thanh toán lương dưới hình thức điện tử, nhà tuyển dụng cần thực hiện những thủ tục nào? Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích về quy trình và các điểm cần lưu ý.

Quy trình triển khai

Nhà tuyển dụng cần thực hiện 6 bước sau đây để triển khai thanh toán lương điện tử:

1. Xác nhận tổ chức chuyển tiền được chỉ định bởi Bộ trưởng Bộ Lao động và Phúc lợi Xã hội
2. Xem xét dịch vụ của tổ chức chuyển tiền được chỉ định mà bạn muốn triển khai
3. Ký kết thỏa thuận lao động tập thể và các thủ tục liên quan
4. Giải thích cho người lao động
5. Thu thập sự đồng ý cá nhân từ người lao động
6. Xác nhận và thực hiện quy trình thanh toán lương

Điểm cần lưu ý khi chọn tổ chức chuyển tiền được chỉ định

Lựa chọn tổ chức chuyển tiền được chỉ định cần chú ý đến các điểm sau:

• Giới hạn số dư tài khoản
• Giới hạn số tiền rút ra hàng ngày
• Sự tồn tại và số tiền của phí dịch vụ
• Có cần ký kết hợp đồng với tổ chức chuyển tiền được chỉ định hay không

Bạn cũng có thể chọn nhiều tổ chức chuyển tiền được chỉ định.

Tuy nhiên, tại thời điểm viết bài này, chỉ có một tổ chức chuyển tiền được chỉ định là Công ty PayPay.

Tham khảo: Bộ Lao động và Phúc lợi Xã hội｜Các thủ tục cần thiết khi triển khai thanh toán lương điện tử[ja]

Ký kết thỏa thuận lao động tập thể

Khi triển khai thanh toán lương điện tử, nếu có tổ chức công đoàn với đa số người lao động tham gia, cần ký kết thỏa thuận lao động tập thể với tổ chức công đoàn đó, hoặc nếu không có tổ chức công đoàn, cần ký kết với người đại diện đa số người lao động.

Thỏa thuận lao động tập thể cần ghi rõ các nội dung sau:

• Phạm vi người lao động áp dụng
• Phạm vi và số tiền của lương áp dụng
• Phạm vi tổ chức chuyển tiền được chỉ định
• Thời gian bắt đầu thực hiện

Ngoài ra, trên Trang web của Bộ Lao động và Phúc lợi Xã hội[ja] có mẫu thỏa thuận lao động tập thể.

Giải thích cho người lao động và thu thập sự đồng ý cá nhân

Nhà tuyển dụng có nghĩa vụ giải thích nội dung đã nêu trên cho người lao động. Việc giải thích này có thể được ủy thác cho tổ chức chuyển tiền được chỉ định.

Việc thu thập sự đồng ý cá nhân của người lao động có thể được thực hiện không chỉ bằng văn bản mà còn qua hình thức ghi chép điện tử. Mẫu đơn đồng ý có thể được tìm thấy trên Trang web của Bộ Lao động và Phúc lợi Xã hội[ja].

Tổng kết: Triển vọng tương lai của tiền lương kỹ thuật số

Như đã giải thích đến nay, tiền lương kỹ thuật số không chỉ là hệ thống mở rộng lựa chọn cho người lao động trong việc nhận lương, mà còn là một phương tiện trong chính sách phúc lợi của công ty.

Mặc dù việc thanh toán lương theo hình thức kỹ thuật số chỉ mới bắt đầu, nhu cầu về thanh toán không dùng tiền mặt sẽ tiếp tục tăng cao. Tính đến tháng 9 năm 2024, chỉ có một công ty được Bộ Lao động và Phúc lợi Nhật Bản chỉ định làm đại lý chuyển tiền là PayPay Corporation, nhưng hiện tại có ba đại lý chuyển tiền khác đang nộp đơn xin chỉ định và đang trong quá trình xem xét.

Nếu những đại lý này được Bộ Lao động và Phúc lợi chỉ định, việc thanh toán lương kỹ thuật số sử dụng các loại tiền tệ kỹ thuật số khác ngoài PayPay sẽ trở nên khả thi, do đó, có khả năng số lượng công ty thực hiện thanh toán lương kỹ thuật số sẽ tăng lên trong tương lai.

Giới thiệu các biện pháp của Văn phòng Luật sư Monolith

Văn phòng Luật sư Monolith là một tổ chức pháp lý chuyên nghiệp cao cấp trong lĩnh vực IT, đặc biệt là luật Internet và luật tổng hợp. Chúng tôi cung cấp sự hỗ trợ pháp lý cho các thách thức quản lý phức tạp đặc trưng của các công ty IT và startup, từ các công ty niêm yết trên Sở giao dịch chứng khoán Tokyo đến các doanh nghiệp khởi nghiệp. Chi tiết được trình bày trong các bài viết dưới đây.

Lĩnh vực hoạt động của Văn phòng Luật sư Monolith: Pháp lý doanh nghiệp IT và startup[ja]