Phán định về hiệu lực của việc sa thải kỷ luật dựa trên lý do sử dụng email cá nhân tại công ty là gì?

Việc sa thải kỷ luật đối với nhân viên mà không có lý do là không thể. Nếu có lý do kỷ luật, việc thực hiện kỷ luật thích hợp dựa trên mức độ xấu xa của nó là điều có thể, đó là cơ sở cơ bản của pháp luật.

Vậy, việc sa thải kỷ luật dựa trên lý do sử dụng email cá nhân trong thời gian làm việc được chấp nhận ở mức độ nào? Để nói kết luận, điều này không chỉ là vấn đề về số lượng email, mà là quyết định dựa trên việc xem xét toàn diện các yếu tố khác nhau. Hơn nữa, ví dụ như

• Nếu có quy định công việc cấm sử dụng email cá nhân và vi phạm nó về mặt ngôn từ, việc sa thải là hợp lệ
• Nếu không có quy định công việc như vậy, việc sa thải là không hợp lệ

Đây cũng không phải là quyết định như vậy. Tôi sẽ giới thiệu về các vụ việc mà tính hợp lệ của việc sa thải kỷ luật dựa trên email cá nhân của nhân viên đã trở thành vấn đề trong các ví dụ phán quyết trước đây.

Việc giám sát email cá nhân có vi phạm quyền riêng tư không?

Đầu tiên, khi xem xét vấn đề này, điều cần lưu ý là liệu việc nhân viên sử dụng email cá nhân và việc người sử dụng lao động giám sát điều này có pháp lý hay không. Việc giám sát quá mức có thể gây ra vấn đề trong mối quan hệ với quyền riêng tư của nhân viên. Chúng tôi đã giới thiệu chi tiết về điểm này trong một bài viết khác.

Trường hợp có khoảng 1600 lần trao đổi trong vòng 5 năm

Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu về một vụ kiện mà hiệu lực của việc sa thải kỷ luật do sử dụng email cá nhân đã trở thành vấn đề.

Đầu tiên, có một trường hợp mà một giáo viên của một trường chuyên môn đã bị sa thải kỷ luật vì đã sử dụng máy tính tại nơi làm việc trong giờ làm việc để đăng ký trang web hẹn hò và tiếp tục trao đổi một lượng lớn email.

Người bị kháng cáo đã sử dụng máy tính công việc và địa chỉ email của trường mà người kháng cáo đã cho mượn để đăng ký trang web hẹn hò, và đã gửi và nhận một lượng lớn email với những phụ nữ mà anh ta đã gặp trên trang web đó (từ tháng 9 năm Heisei 10 (1998) đến tháng 9 năm Heisei 15 (2003), số lượng email gửi và nhận là khoảng 800 lần, và khoảng một nửa số lượng đó đã được gửi và nhận trong giờ làm việc). Vì lý do này, anh ta đã bị sa thải kỷ luật, và đã yêu cầu trường xác nhận vị trí hợp đồng lao động của mình, thanh toán tiền lương chưa trả và tiền thưởng chưa trả, với lý do rằng việc sa thải kỷ luật là lạm dụng quyền sa thải và vô hiệu.

Tại tòa án sơ thẩm, các hành động liên tiếp của người bị kháng cáo không chỉ vi phạm nghĩa vụ tập trung vào công việc và duy trì kỷ luật tại nơi làm việc, mà còn gây nghi ngờ về khả năng phù hợp của một nhân viên giáo dục, và cũng liên quan đến danh dự và uy tín của trường kháng cáo. Tuy nhiên, tòa án đã xác định rằng việc sa thải kỷ luật là quá khắc nghiệt vì người bị kháng cáo không đã bỏ bê công việc giảng dạy và các công việc khác, và không gây ra sự cản trở đáng kể đối với công việc của trường, và đã công nhận yêu cầu thanh toán tiền lương và tiền thưởng chưa trả.

Trong phiên tòa kháng cáo mà trường đã khởi kiện, tòa án đã phán quyết,

Người bị kháng cáo đã sử dụng địa chỉ email mà anh ta có thể biết là của trường kháng cáo để gửi email với nội dung tìm kiếm đối tác SM, và chỉ cần đặt email như vậy trong tình trạng có thể được người khác xem là có thể làm tổn thương danh dự và v.v. của trường kháng cáo, điều này không liên quan đến việc người bị kháng cáo có thực sự hẹn hò thông qua email trên hay không, và dựa trên hợp đồng lao động với người kháng cáo, người bị kháng cáo đã có nghĩa vụ tập trung vào công việc của trường kháng cáo trong giờ làm việc, tuy nhiên, người bị kháng cáo, như đã nói ở trên, đã gửi và nhận một lượng lớn email cá nhân trong giờ làm việc trong một thời gian dài, và nếu anh ta đã dành thời gian và công sức đó cho công việc chính của mình, anh ta sẽ có thể đạt được kết quả tốt hơn, và không thể nói rằng anh ta đã không bỏ bê công việc mặc dù anh ta đã coi thường nghĩa vụ tập trung vào công việc đến mức không thể bỏ qua.

Tòa án tối cao Fukuoka, phán quyết ngày 14 tháng 9 năm 2005

Và xác định rằng việc vi phạm nghĩa vụ tập trung vào công việc là hợp lý để sa thải kỷ luật.

Trường này không có quy định về việc sử dụng máy tính cá nhân, và các nhân viên khác cũng đã sử dụng nó cho mục đích cá nhân đến một mức độ nhất định, nhưng trong phán quyết, “Không thể nói rằng mức độ phản bội sẽ thay đổi tùy thuộc vào việc trường có thiết lập quy định về việc sử dụng máy tính cá nhân hay không, và không có bằng chứng cho thấy rằng có những người trong số nhân viên của trường kháng cáo, ít nhất, đã lặp lại việc gửi email cá nhân đến mức tương đương với người bị kháng cáo.”

Không phải vì “không có quy định sử dụng” mà bạn có thể lạm dụng máy tính tại nơi làm việc và trao đổi một lượng lớn email cá nhân. Đặc biệt, trong trường hợp này, nội dung của email có thể làm tổn thương danh dự của nơi làm việc, và có thể nói rằng việc xử lý nghiêm khắc là không thể tránh khỏi.

Trường hợp trao đổi khoảng 1700 email trong vòng 6 tháng

Một trường hợp đã xảy ra khi một nhân viên đã kiện công ty sau khi bị sa thải do đã trao đổi 1700 email cá nhân trong giờ làm việc trong vòng 6 tháng. Công ty đã đánh giá rằng nguyên đơn, người đã làm việc như một kỹ sư hệ thống với địa vị giống như trưởng phòng tại một công ty xử lý thông tin, không chỉ không có khả năng đủ để làm một kỹ sư hệ thống, khả năng quản lý trong dự án, và khả năng kinh doanh, mà còn thiếu hứng thú với công việc, và rõ ràng không đủ khả năng, dẫn đến hiệu suất làm việc kém. Công ty đã đề nghị nguyên đơn nghỉ việc, và trong cuộc thảo luận này, vấn đề về email của nguyên đơn đã được đề cập.

Công ty bị kiện đã lập luận rằng, mặc dù đã từng bị tịch thu máy tính vì mải mê chat trong giờ làm việc, sau đó nguyên đơn vẫn đã gửi khoảng 1700 email cá nhân trong vòng 6 tháng bằng cách sử dụng IP Messenger của NTT Docomo. Nội dung của những email này rất đa dạng, bao gồm mời đi uống, những tin nhắn có thể coi là quấy rối tình dục đối với phụ nữ, và kêu gọi tổ chức tiệc chia tay. Công ty đã cho rằng hành động gửi những email như vậy không chỉ vi phạm nghĩa vụ tập trung vào công việc của nguyên đơn, mà còn cản trở công việc của đồng nghiệp đã nhận những email này, và đã xác định rằng có sự vi phạm nghiêm trọng quy tắc làm việc và vi phạm rõ ràng nghĩa vụ tập trung vào công việc.

Trả lời lại, tòa án đã công nhận lập luận của công ty bị kiện về số lượng và nội dung, và xác định rằng “việc trao đổi thông tin cá nhân trong giờ làm việc như vậy vi phạm quy tắc làm việc và nghĩa vụ tập trung vào công việc, và hơn nữa, việc nguyên đơn sử dụng các thiết bị máy tính và các thiết bị tương tự tại NTT Docomo, mà khách hàng đã cho phép sử dụng chỉ cho mục đích công việc, rõ ràng có vấn đề nghiêm trọng.”

Tuy nhiên, rõ ràng rằng việc trao đổi một số cuộc hội thoại cá nhân đến một mức độ nhất định là có ích để tạo ra một môi trường làm việc tốt, và khi sử dụng máy tính và các thiết bị thông tin khác, việc sử dụng cá nhân đến một mức độ nhất định thường được chấp nhận. Mặc dù việc sử dụng cá nhân của nguyên đơn có thể coi là vượt quá giới hạn thông thường về tần suất và nội dung, nhưng nếu đây là một vi phạm nghiêm trọng đặc biệt của nghĩa vụ tập trung vào công việc, thì nhiều người nhận email này từ nguyên đơn nên đã báo cáo với người quản lý của công ty bị kiện, và nguyên đơn nên đã được cảnh báo hoặc bị xử phạt ngay lập tức, nhưng không có vấn đề gì cho đến khi vụ kiện này bắt đầu.

Tòa án quận Tokyo, phán quyết ngày 22 tháng 6 năm 2007 (năm 2007)

Tòa án đã xem xét việc không có vấn đề gì được nêu ra trước đó, không có dấu hiệu của bất kỳ hình phạt kỷ luật nào được áp dụng vì hành vi tương tự, và không có vấn đề gì xảy ra với khách hàng hoặc người khác trong vụ việc này, và đã công nhận yêu cầu xác nhận vị trí và ra lệnh thanh toán lương chưa trả. Từ hai ví dụ trên, có thể nói rằng email cá nhân không chỉ được đánh giá dựa trên số lượng.

Trường hợp trao đổi 32 lần trong 13 tháng

Có một trường hợp một nhân viên công ty bị sa thải vì vi phạm quy định làm việc khi gửi 2-3 email cá nhân trong giờ làm việc mỗi tháng, và sau đó đã kiện công ty vì lạm dụng quyền sa thải.

Công ty này có các quy định làm việc như:

• Không sử dụng máy tính trong công ty với mục đích không liên quan đến công việc
• Không gửi và nhận email cá nhân trong công ty
• Không kết nối Internet trong công ty với mục đích không liên quan đến công việc

Nguyên đơn, mặc dù đang trong giờ làm việc, đã nhiều lần gửi và nhận email không liên quan đến công việc với các nhân viên khác, và gửi và nhận nhiều email cá nhân với người quen khác, và đã bị xem là vi phạm quy định làm việc.

Tòa án, trong khi xác nhận rằng có email cá nhân trong số các email của bị đơn trong giờ làm việc, đã nói rằng,

“Việc trò chuyện, phê phán đồng nghiệp, nói chuyện đồn đại, và lên kế hoạch cho các buổi tiệc trong giờ làm việc là điều thông thường trong xã hội, và không thể phủ nhận rằng những điều này cần thiết để hình thành và duy trì mối quan hệ giữa con người một cách trôi chảy trong công việc. Do đó, không thể cho phép việc xem tất cả những hành động này là vi phạm nghĩa vụ tập trung vào công việc. Và, quy định làm việc của bị đơn cấm trao đổi email cá nhân, chủ yếu là để ngăn chặn việc nhân viên lơ là công việc bằng cách trao đổi email cá nhân trong giờ làm việc. Do đó, vấn đề cần được đặt ra là liệu việc trao đổi email cá nhân của nguyên đơn có vượt quá phạm vi chấp nhận được theo quan niệm xã hội và gây cản trở cho công việc hay không, và chỉ khi điều này được khẳng định, mới có thể xem xét vi phạm quy định làm việc.” (Phán quyết ngày 18 tháng 9 năm 2007)

Và, tương tự như các phán quyết trước đó, tòa án đã nói rằng,

“Trong khoảng thời gian khoảng 13 tháng từ ngày 5 tháng 4 năm Heisei 16 (2004) đến ngày 21 tháng 4 năm Heisei 17 (2005), số email cá nhân mà nguyên đơn đã gửi, theo bằng chứng, là 32 (① đến ③), và tần suất chỉ là 2 đến 3 lần mỗi tháng. Ngoài ra, nội dung của chúng cũng bao gồm những điều không thể tránh khỏi như trả lời câu chuyện về thế giới từ các đối tác, trả lời câu hỏi về việc làm từ các học sinh sau cùng của trường học, và lên kế hoạch cho các buổi tiệc với nhân viên, và những điều mà không thể phủ nhận sự cần thiết của chúng, và không có email nào mà việc tạo ra chúng mất nhiều thời gian và gây cản trở cụ thể cho công việc.” (Cùng ngày)

Và, “Không thể công nhận rằng email cá nhân mà nguyên đơn đã gửi đã vượt quá phạm vi chấp nhận được theo quan niệm xã hội, và không thể xem xét việc này là vi phạm quy định làm việc”, và đã xác định rằng việc sa thải là không hợp lệ. Dù có quy định làm việc như thế nào, việc đặt vấn đề với số lượng email như vậy vẫn là không thể chấp nhận được.

Trường hợp có 28 lần giao dịch trong 7 tháng

Nhân viên X1 và X2 của Hội đồng Bảo hiểm Y tế đã yêu cầu xác nhận hiệu lực của việc giáng chức và giảm lương đối với X1, giảm lương đối với X2 của Y, vì cho rằng không có lý do cho việc xử phạt hoặc lạm dụng quyền kỷ luật, và do đó, các biện pháp kỷ luật này là vô hiệu. Họ cũng yêu cầu thanh toán phần lương đã bị giảm, X1 yêu cầu xác nhận rằng anh ta vẫn đang giữ vị trí trưởng phòng trước khi bị xử phạt, và thanh toán sự chênh lệch trong các khoản phụ cấp trước và sau khi bị xử phạt.

Hành vi mà X1 bị xử phạt kỷ luật bao gồm:

• Biết rằng nhân viên trong phòng đang gửi email cá nhân trong giờ làm việc nhưng không báo cáo cho cấp trên và không nhắc nhở nhân viên đó.
• Chính mình cũng đã gửi email cá nhân với nhân viên, và hành vi mà X2 bị xử phạt kỷ luật là việc cài đặt Yahoo Messenger lên máy tính mà không có sự cho phép, và mời nhân viên khác tham gia vào cuộc trò chuyện sử dụng nó.
• Sử dụng chat để liên lạc và trò chuyện cá nhân với người bên ngoài trong giờ làm việc.
• Sử dụng máy tính để gửi email cá nhân giữa các nhân viên trong giờ làm việc.

Việc các hành vi này có vi phạm quy định “Nhân viên không được lãng phí hoặc sử dụng tài sản cho mục đích cá nhân” và “Nhân viên không được rời khỏi nơi làm việc quy định trong giờ làm việc mà không có lý do” của Quy định dịch vụ nhân viên của Hội đồng hay không, và nếu có vi phạm, liệu việc xử phạt có là lạm dụng quyền kỷ luật hay không, đã trở thành vấn đề chính được tranh cãi.

Về việc sử dụng máy tính cá nhân (xử phạt lần đầu), việc X sử dụng email cá nhân trên máy tính của Hội đồng, là việc sử dụng tài sản của Hội đồng cho mục đích cá nhân, rõ ràng là vi phạm quy định (cấm sử dụng tài sản cho mục đích cá nhân). Tuy nhiên, việc xem xét liệu việc này có là lạm dụng quyền kỷ luật hay không, tòa án đã chỉ ra rằng, mặc dù X thường xuyên sử dụng email cá nhân, nhưng tần suất không nhiều, Hội đồng không có quy định về việc sử dụng máy tính cho công việc, không có cảnh báo hoặc lưu ý nào đối với việc sử dụng máy tính cá nhân của từng nhân viên, có nghi ngờ về công bằng trong phương pháp điều tra hồ sơ giao tiếp, và việc giảm lương vi phạm Điều 91 của Luật Lao động Nhật Bản “Số tiền giảm lương trong một lần không được vượt quá một nửa số tiền lương trung bình hàng ngày”, do đó, việc giảm lương đối với X quá nặng so với quan niệm xã hội, thiếu sự phù hợp, và là lạm dụng quyền kỷ luật, do đó là vô hiệu. (Phán quyết ngày 26 tháng 5 năm 2005 (2005) của Tòa án quận Sapporo)

Về tần suất, ví dụ, trong trường hợp của X1, chỉ có 28 lần trong khoảng 7 tháng, nhưng Hội đồng đã lập luận rằng, có thể suy đoán rằng đã có nhiều lần sử dụng cá nhân vì nguyên đơn đã xóa hồ sơ giao tiếp, tuy nhiên, tòa án đã phê phán điều này, nói rằng “Việc xử phạt kỷ luật là một loại hình phạt, do đó, việc xử phạt dựa trên suy đoán hoặc ước lượng mà không dựa trên bằng chứng không nên được chấp nhận”.

Tóm tắt

Ở đầu bài viết này, chúng tôi đã đề cập đến việc email cá nhân sẽ trở thành vấn đề khi đạt đến mức độ nào. Tuy nhiên, vấn đề không chỉ nằm ở số lượng email cá nhân. Điều quan trọng là điều kiện, môi trường, tần suất và loại email cá nhân nào đang được trao đổi. Nếu email cá nhân tại nơi làm việc hoặc tương tự trở thành vấn đề, bạn nên thảo luận với một luật sư có kinh nghiệm trước khi tình hình trở nên phức tạp.