Bản hợp đồng giới hạn trách nhiệm của Giám đốc không phải là cổ đông ngoài công ty là gì? Quy trình thủ tục và điểm cần lưu ý khi tạo hợp đồng

Gần đây, trong bối cảnh các vụ bê bối của công ty liên tiếp xảy ra, việc Hội đồng quản trị giám sát đội ngũ quản lý một cách đầy đủ đang được yêu cầu, và việc sử dụng các thành viên Hội đồng quản trị ngoài công ty đang được thúc đẩy như một phần của những nỗ lực này.

Vào ngày 1 tháng 3 năm 2021, Luật công ty sửa đổi (Japanese Company Law) đã được ban hành, trong đó việc thiết lập các thành viên Hội đồng quản trị ngoài công ty đã trở thành bắt buộc đối với các công ty niêm yết. Do đó, không chỉ đối với các công ty niêm yết, việc đảm bảo các thành viên Hội đồng quản trị ngoài công ty cũng trở thành một vấn đề lớn đối với các công ty đang hướng tới việc niêm yết trong tương lai.

Ngoài ra, ngay cả đối với các công ty không niêm yết, khi nhận đầu tư từ các quỹ đầu tư mạo hiểm (VC) và những nguồn khác, việc chấp nhận các thành viên Hội đồng quản trị ngoài công ty có thể được đặt làm điều kiện. Khi công ty chấp nhận các thành viên Hội đồng quản trị từ bên ngoài, có nhiều trường hợp ký kết hợp đồng giới hạn trách nhiệm trước giữa công ty và thành viên Hội đồng quản trị.

Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về hợp đồng giới hạn trách nhiệm là gì và quy trình cần thiết để ký kết hợp đồng giới hạn trách nhiệm.

Hợp đồng giới hạn trách nhiệm của giám đốc không làm việc trong công ty và phạm vi áp dụng

Với sự gia tăng của giám đốc không làm việc trong công ty, việc sử dụng hợp đồng giới hạn trách nhiệm đang tiến triển.

Theo “Sách trắng về quản trị doanh nghiệp của các công ty niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán Tokyo 2015[ja]” (trang 36), tỷ lệ giám đốc không làm việc trong công ty đã ký hợp đồng giới hạn trách nhiệm với công ty là 78,6% của tổng số công ty niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán Tokyo vào năm 2014, cho thấy việc ký hợp đồng giới hạn trách nhiệm đang trở nên phổ biến trong thực tế.

Ở đây, chúng tôi sẽ giải thích về hợp đồng giới hạn trách nhiệm là gì và giám đốc nào có thể ký hợp đồng giới hạn trách nhiệm.

Ngoài ra, chúng tôi đã giải thích chi tiết về việc cử giám đốc trong hợp đồng đầu tư trong các bài viết dưới đây, vì vậy hãy xem qua.

Bài viết liên quan: Điều khoản cử giám đốc trong hợp đồng đầu tư là gì[ja]

Ngoài ra, chúng tôi đã giải thích chi tiết về hợp đồng đầu tư tổng thể được ký với VC, v.v. trong các bài viết dưới đây, vì vậy hãy xem qua.

Bài viết liên quan: Điều khoản về quản lý công ty trong hợp đồng đầu tư là gì[ja]

Hợp đồng giới hạn trách nhiệm của giám đốc là gì

Hợp đồng giới hạn trách nhiệm là một thỏa thuận giới hạn trách nhiệm của giám đốc trong một số tiền nhất định khi giám đốc phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

Hợp đồng giới hạn trách nhiệm được ký trước khi giám đốc thực sự phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại. Cụ thể, nó thường được ký khi giám đốc nhậm chức.

Về việc miễn trách nhiệm, như sẽ được nêu sau đây, có một hệ thống cho phép miễn trách nhiệm thông qua quyết định của đại hội cổ đông hoặc hội đồng quản trị. Tuy nhiên, trong các hệ thống này, không rõ ràng liệu trách nhiệm thực sự sẽ được miễn hay số tiền miễn trách là bao nhiêu, do đó, những người trở thành giám đốc không làm việc trong công ty không thể loại bỏ được lo lắng về việc phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại lớn.

Ngược lại, với hợp đồng giới hạn trách nhiệm, bạn có thể giới hạn trách nhiệm trước khi trách nhiệm bồi thường thiệt hại phát sinh. Như vậy, bằng cách giảm rủi ro phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại lớn thông qua hợp đồng giới hạn trách nhiệm, bạn có thể dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm nhân tài trở thành giám đốc không làm việc trong công ty. Đây được cho là lý do tại sao số lượng trường hợp ký hợp đồng giới hạn trách nhiệm với giám đốc không làm việc trong công ty đang tăng.

Tuy nhiên, trong hợp đồng giới hạn trách nhiệm, bạn không thể tự do xác định số tiền tối đa của trách nhiệm. Luật công ty quy định rằng số tiền tối đa này phải là số tiền lớn hơn trong hai số tiền sau đây.

• Số tiền quy định trong điều lệ
• Số tiền trách nhiệm tối thiểu quy định bởi Luật công ty (Điều 425, Điều 1 của Luật công ty)

Số tiền trách nhiệm tối thiểu sau cùng, trong trường hợp của giám đốc không làm việc trong công ty, được quy định là “tiền lương” (Điều 113 của Quy tắc thi hành Luật công ty) gấp đôi.

Giám đốc điều hành không nằm trong đối tượng giới hạn trách nhiệm

Giám đốc có thể ký hợp đồng giới hạn trách nhiệm với công ty chỉ giới hạn ở giám đốc không phải là giám đốc điều hành. Do đó, giám đốc đại diện hoặc giám đốc được chọn làm giám đốc điều hành để thực hiện công việc theo quyết định của hội đồng quản trị không thể ký hợp đồng giới hạn trách nhiệm.

Giám đốc không làm việc trong công ty được chọn từ giám đốc không phải là giám đốc điều hành, vì vậy không có vấn đề gì nếu bạn là giám đốc không làm việc trong công ty và ký hợp đồng giới hạn trách nhiệm. Tuy nhiên, nếu bạn chuyển từ giám đốc không làm việc trong công ty sang giám đốc điều hành, hiệu lực của hợp đồng giới hạn trách nhiệm sẽ mất, vì vậy cần lưu ý (Điều 427, Điều 2 của Luật công ty).

Thủ tục để ký kết hợp đồng giới hạn trách nhiệm

Khi ký kết hợp đồng giới hạn trách nhiệm, không chỉ cần ký kết hợp đồng mà còn cần thực hiện các thủ tục quy định trước đó theo Luật Công ty Nhật Bản. Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích về các thủ tục cần thực hiện trước khi ký kết hợp đồng giới hạn trách nhiệm.

Tạo điều lệ công ty cho phép ký kết hợp đồng giới hạn trách nhiệm

Để ký kết hợp đồng giới hạn trách nhiệm, điều lệ công ty cần quy định rằng công ty có thể ký kết hợp đồng giới hạn trách nhiệm. Do đó, bước đầu tiên là thay đổi điều lệ để bao gồm quy định về việc ký kết hợp đồng giới hạn trách nhiệm.

Quyết định xem có nên quy định mức trách nhiệm tối đa trong điều lệ hay không

Mức trách nhiệm tối đa trong trường hợp ký kết hợp đồng giới hạn trách nhiệm sẽ là số tiền quy định trong điều lệ hoặc mức trách nhiệm tối thiểu quy định theo luật, tùy vào số tiền nào cao hơn. Do đó, việc quy định mức trách nhiệm tối đa trong điều lệ mà thấp hơn mức trách nhiệm tối thiểu theo luật sẽ không có ý nghĩa.

Do đó, việc quy định mức trách nhiệm tối đa trong điều lệ chỉ có ý nghĩa khi bạn muốn đặt mức trách nhiệm tối đa cao hơn mức trách nhiệm tối thiểu theo luật. Vì vậy, công ty cần quyết định xem có nên quy định mức trách nhiệm tối đa trong điều lệ hay không.

Việc quy định mức trách nhiệm tối đa trong điều lệ có thể khác nhau tùy vào từng công ty. Từ góc độ của cổ đông muốn truy cứu trách nhiệm của các nhân viên lãnh đạo, việc quy định mức trách nhiệm tối đa cao hơn mức tối thiểu quy định trong Điều 425, Điều 1 của Luật Công ty Nhật Bản trong điều lệ sẽ tốt hơn.

Ngược lại, khi chấp nhận giám đốc không phải là nhân viên từ nhà đầu tư, người gửi, mặc dù là cổ đông, nhưng mức trách nhiệm tối đa thấp hơn sẽ được ưa chuộng hơn.

Ví dụ về quy định khi quy định mức trách nhiệm tối đa trong điều lệ

Khi quy định mức trách nhiệm tối đa trong điều lệ, bạn có thể xem xét việc thiết lập các quy định như sau:

Điều ○ (Hợp đồng giới hạn trách nhiệm giữa công ty và giám đốc)
Công ty có thể ký kết hợp đồng giới hạn trách nhiệm bồi thường theo Điều 423, Điều 1 của Luật Công ty Nhật Bản với giám đốc (trừ giám đốc điều hành, v.v.). Tuy nhiên, mức trách nhiệm bồi thường dựa trên hợp đồng này sẽ là số tiền đã quy định trước hoặc mức trách nhiệm tối thiểu quy định theo luật, tùy vào số tiền nào cao hơn.

Ví dụ về quy định khi không quy định mức trách nhiệm tối đa trong điều lệ

Khi không quy định mức trách nhiệm tối đa trong điều lệ, bạn có thể xem xét việc thiết lập các quy định như sau:

Điều ○ (Hợp đồng giới hạn trách nhiệm giữa công ty và giám đốc)
Công ty có thể ký kết hợp đồng giới hạn trách nhiệm bồi thường theo Điều 423, Điều 1 của Luật Công ty Nhật Bản với giám đốc (trừ giám đốc điều hành, v.v.). Tuy nhiên, mức trách nhiệm bồi thường dựa trên hợp đồng này sẽ là mức trách nhiệm tối thiểu quy định theo luật.

Sự đồng ý của kiểm toán viên

Khi quy định trong điều lệ rằng có thể ký kết hợp đồng giới hạn trách nhiệm, bạn cần nhận được sự chấp thuận từ quyết định của đại hội cổ đông về việc thay đổi điều lệ này.

Trong trường hợp công ty có kiểm toán viên, khi đưa ra đề xuất thay đổi điều lệ như vậy tại đại hội cổ đông, bạn cần nhận được sự đồng ý từ tất cả kiểm toán viên trước (Điều 427, Điều 3 và Điều 425, Điều 3, Mục 1 của Luật Công ty Nhật Bản). Tuy nhiên, không cần sự chấp thuận từ quyết định của hội đồng kiểm toán viên đối với việc đưa ra đề xuất này.

Quyết định đặc biệt của đại hội cổ đông

Sau khi nhận được sự đồng ý từ kiểm toán viên về đề xuất thay đổi điều lệ, bạn cần nhận được sự chấp thuận từ quyết định của đại hội cổ đông về đề xuất này.

Khi thay đổi điều lệ, bạn cần sự chấp thuận từ quyết định đặc biệt của đại hội cổ đông (Điều 466 và Điều 309, Điều 2, Mục 11 của Luật Công ty Nhật Bản).

Trong quyết định đặc biệt, nguyên tắc là quyết định sẽ không được thông qua nếu không có sự đồng ý của hơn một nửa số cổ đông có quyền biểu quyết và hơn hai phần ba số phiếu biểu quyết của cổ đông tham dự.

Đối với các hành động liên quan đến việc thay đổi cơ sở của công ty như thay đổi điều lệ, sự đánh giá cẩn thận được yêu cầu, do đó, sự đồng ý của hơn hai phần ba số phiếu biểu quyết của cổ đông tham dự được yêu cầu.

Đăng ký thay đổi

Quy định trong điều lệ về hợp đồng giới hạn trách nhiệm sẽ là mục đăng ký. Do đó, khi thay đổi điều lệ được chấp thuận bởi quyết định của đại hội cổ đông và quy định về việc ký kết hợp đồng giới hạn trách nhiệm được thiết lập trong điều lệ, bạn cần đăng ký quy định này (Điều 911, Điều 3, Mục 25 của Luật Công ty Nhật Bản).

Việc đăng ký này cần được thực hiện trong vòng 2 tuần kể từ khi thay đổi điều lệ có hiệu lực (Điều 915, Điều 1 của Luật Công ty Nhật Bản).

Điểm cần lưu ý khi soạn thảo hợp đồng giới hạn trách nhiệm

Khi ký kết hợp đồng giới hạn trách nhiệm với giám đốc không phải là cổ đông, cần chú ý để không xảy ra sự không nhất quán giữa nội dung quy định trong điều lệ và việc quy định số tiền trách nhiệm tối đa.

Cụ thể, có thể xem xét việc quy định các điều khoản như sau (A là công ty cổ phần, B là giám đốc không phải là cổ đông).

Điều ○ (Giới hạn trách nhiệm bồi thường)
Trong trường hợp B gây thiệt hại cho A do lơ là nhiệm vụ của mình như là giám đốc của A, khi B không có sự cố gắng tốt và không có lỗi nghiêm trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình, B sẽ chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho A với số tiền tối đa là số tiền quy định trong điều lệ của A hoặc số tiền trách nhiệm tối thiểu quy định trong Điều 425 Khoản 1 của Luật Công ty Nhật Bản, số tiền nào cao hơn, và A sẽ miễn trừ B cho phần vượt quá số tiền đó.

Ngoài ra, cũng có thể xem xét việc bao gồm các điều khoản về các hạn chế theo Luật Công ty Nhật Bản hoặc quy định rằng hợp đồng giới hạn trách nhiệm này vẫn được áp dụng cho các hành động mà giám đốc đã thực hiện trong thời gian hợp đồng, ngay cả sau khi thời hạn hiệu lực của hợp đồng giới hạn trách nhiệm đã hết.

Cách giảm trách nhiệm của giám đốc điều hành thực hiện công việc

Khác với giám đốc không tham gia quản lý, giám đốc điều hành như giám đốc đại diện không thể ký kết hợp đồng giới hạn trách nhiệm.

Tuy nhiên, đối với những giám đốc như vậy, có thể giảm trách nhiệm tới mức tối thiểu theo quy định của pháp luật thông qua nghị quyết đặc biệt của đại hội cổ đông (Điều 425, Điều 1 của Luật Công ty Nhật Bản).

Ngoài ra, cũng có thể giảm trách nhiệm tới mức tối thiểu theo quy định của pháp luật thông qua nghị quyết của hội đồng quản trị (Điều 426, Điều 1 của Luật Công ty Nhật Bản). Trong trường hợp này, cần phải quy định trong điều lệ công ty rằng có thể giảm trách nhiệm thông qua nghị quyết của hội đồng quản trị. Nếu có sự đồng ý của tất cả cổ đông, có thể miễn trách nhiệm cho giám đốc (Điều 424 của Luật Công ty Nhật Bản).

Tóm tắt: Khi tạo hợp đồng giới hạn trách nhiệm, hãy thảo luận với luật sư

Trong bối cảnh ngày càng nhiều công ty áp dụng việc bổ nhiệm giám đốc không làm việc trong công ty, việc sử dụng hợp đồng giới hạn trách nhiệm đã trở nên phổ biến như một cách để dễ dàng chào đón giám đốc không làm việc trong công ty. Tuy nhiên, việc ký kết hợp đồng giới hạn trách nhiệm yêu cầu phải xác định trước điều lệ công ty, và có nhiều điểm cần xác nhận trước như giám đốc có thể ký kết và giới hạn số tiền tối đa.

Đặc biệt, nếu bạn bỏ qua các thủ tục được quy định theo luật công ty như việc thay đổi điều lệ, có thể không được công nhận hiệu lực của hợp đồng, vì vậy cần phải cẩn thận. Nếu bạn đang xem xét việc ký kết hợp đồng giới hạn trách nhiệm với giám đốc không làm việc trong công ty, chúng tôi khuyên bạn nên thảo luận với luật sư am hiểu về luật doanh nghiệp.

Hướng dẫn các biện pháp của văn phòng luật sư của chúng tôi

Tại văn phòng luật sư của chúng tôi, chúng tôi thực hiện việc tạo và xem xét hợp đồng cho các vụ việc đa dạng, từ các công ty niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán Tokyo Prime đến các công ty khởi nghiệp. Nếu quý vị gặp khó khăn về pháp lý doanh nghiệp, vui lòng tham khảo thông tin dưới đây.

Bài viết liên quan: Tạo và xem xét hợp đồng, v.v.[ja]