Những quy tắc làm việc của doanh nghiệp cần được xem xét lại khi công nhận hệ thống làm thêm

Trước đây, tại các công ty Nhật Bản, việc cấm làm thêm (công việc phụ) là điều thông thường. Tuy nhiên, hiện nay, dưới tác động của các chính sách như “Cải cách cách làm việc”, việc làm thêm đang dần được giải cấm, bao gồm cả các công ty lớn. Việc quy định cấm làm thêm bị loại bỏ khỏi “Quy tắc làm việc mẫu” do Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản công bố vào năm 2018 (năm Heisei 30) cũng đã trở thành đề tài đáng chú ý. Trong bối cảnh quy định về việc làm thêm đang được nới lỏng như hiện nay, chúng tôi sẽ giải thích về các điểm quan trọng trong quy tắc làm việc để tránh rắc rối khi cho phép nhân viên làm thêm.

Cấm kinh doanh phụ trong quy định lao động

Sau chiến tranh, trong thời gian dài, các công ty Nhật Bản đã duy trì việc tuyển dụng nhân viên thông qua các phong tục truyền thống như thứ tự tuổi tác, việc làm suốt đời, nghỉ hưu theo tuổi. Trong khi đó, nhân viên cũng bị cấm kinh doanh phụ ngoài công ty nơi họ làm việc.

Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích về quy định cấm kinh doanh phụ đã được quy định trong quy tắc lao động trước đây.

Điều khoản cấm công việc phụ

Điều khoản cấm công việc phụ là quy định trong nội quy lao động cấm nhân viên làm việc phụ.

Nội dung của việc cấm công việc phụ bao gồm việc cấm tất cả các công việc tại các công ty ngoài nơi làm việc hiện tại, cũng như việc tăng yêu cầu cho sự chấp thuận bằng cách yêu cầu sự chấp thuận của Hội đồng quản trị, dẫn đến việc thực tế công việc phụ bị cấm.

Tuy nhiên, công việc phụ nên được tự do thực hiện theo nguyên tắc, miễn là nó được thực hiện ngoài giờ làm việc chính thức, vì đây là cách sử dụng thời gian riêng tư của nhân viên.

Do đó, chỉ vì nội quy lao động có quy định cấm công việc phụ không có nghĩa là công việc phụ của nhân viên có thể bị cấm hoàn toàn. Thực tế, có nhiều ví dụ về việc phủ nhận hiệu lực của điều khoản cấm công việc phụ trong các trường hợp không có lý do hợp lý để cấm công việc phụ.

Khái niệm về việc làm thêm

Việc làm thêm, mà thuộc phạm vi của các quy định cấm làm thêm, là công việc ngoài công việc chính. Ví dụ, làm thêm tại cửa hàng tiện lợi vào buổi tối sau giờ làm việc chính, hoặc hỗ trợ công việc cho công ty của bạn bè một cách liên tục và nhận tiền công cũng được coi là việc làm thêm thông thường.

Ngược lại, đầu tư thường không được coi là việc làm thêm vì nó khác với kinh doanh. Việc làm thêm mà thuộc phạm vi của các quy định cấm làm thêm thường bị giới hạn trong các hành động kiếm thu nhập từ lao động. Ví dụ, đầu tư cổ phiếu hoặc bất động sản là thu nhập không lao động, và không được coi là đối tượng của các quy định cấm làm thêm.

Lý do các công ty Nhật Bản cấm việc làm thêm

Các lý do chính mà các công ty Nhật Bản đã cấm việc làm thêm cho đến nay bao gồm:

• Có nguy cơ làm việc thêm ngoài giờ làm việc chính dẫn đến mệt mỏi, làm ảnh hưởng đến công việc chính
• Có nguy cơ rò rỉ bí mật doanh nghiệp từ công việc chính

Như đã nêu trên, nếu việc cấm làm thêm của công ty trở thành vấn đề kiện tụng, điểm quan trọng là liệu việc cấm có hợp lý hay không. Nếu lý do cấm làm thêm như đã nêu trên được chấp nhận, tòa án sẽ dễ dàng công nhận tính hợp lý của quy định cấm làm thêm.

Công việc chính bị ảnh hưởng do việc làm thêm

Ví dụ, nếu bạn làm thêm sau giờ làm việc chính đến nửa đêm, bạn sẽ không thể nghỉ ngơi đủ trước giờ làm việc. Kết quả là, bạn có thể đến muộn hoặc không thể thể hiện đủ năng lực do thiếu ngủ trong công việc chính.

Nguy cơ rò rỉ bí mật doanh nghiệp từ công việc chính

Việc rò rỉ bí mật doanh nghiệp từ công việc chính là một vấn đề rất nghiêm trọng đối với công ty. Nếu công việc làm thêm là làm thêm tại cửa hàng tiện lợi, việc rò rỉ bí mật doanh nghiệp không được xem là có khả năng xảy ra.

Ngược lại, trong trường hợp bạn giúp đỡ công ty của một người bạn và công việc kinh doanh của công ty đó cạnh tranh với công việc chính của bạn, có rủi ro như việc mang ra ngoài danh sách khách hàng hoặc rò rỉ thông tin về dự án kinh doanh mới.

Về việc mang ra ngoài bí mật kinh doanh, chúng tôi đã giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.

https://monolith.law/corporate/trade-secrets-unfair-competition-prevention-act[ja]

Về việc chuyển việc sang công ty khác sau khi nghỉ việc, chúng tôi đã giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.

https://monolith.law/corporate/effectiveness-of-the-prohibition-on-changing-jobs-of-other-companies[ja]

Lợi ích của việc cho phép làm thêm

Đến nay, các công ty Nhật Bản đã cấm làm thêm dựa trên những nhược điểm như đã nêu trên. Tuy nhiên, việc quản lý nhân viên như vậy chỉ được chấp nhận vì công ty cũng đảm bảo việc làm suốt đời và đã xem xét để nhân viên không cần phải làm thêm để sống đến tuổi nghỉ hưu.

Nhưng gần đây, sự linh hoạt trong việc làm đã tăng lên và các thực hành việc làm truyền thống như việc làm suốt đời đang dần sụp đổ.

Với bối cảnh như vậy, chính phủ cũng đã điều chỉnh hướng của mình để thúc đẩy việc làm thêm như một phần của “Cải cách cách làm việc”, và các công ty tiên tiến như các công ty IT đã bắt đầu hướng tới việc cho phép làm thêm.

Một trong những lý do tại sao ngày càng có nhiều công ty cho phép làm thêm là vì lợi ích của việc cho phép làm thêm đang được chú ý như sau:

• Có thể học được những kỹ năng không thể học được trong công việc chính thông qua việc làm thêm
• Có thể ngăn chặn sự ra đi của nhân tài

Có thể học được những kỹ năng không thể học được trong công việc chính thông qua việc làm thêm

Nội dung công việc chính thường bị giới hạn đến một mức độ nào đó, vì vậy chắc chắn sẽ có những công việc mà bạn không thể trải nghiệm tại công ty chính. Trong trường hợp như vậy, nếu nhân viên muốn học kỹ năng, họ chỉ có thể tự học.

Tuy nhiên, các kỹ năng IT, ví dụ, thì tốt hơn là học thông qua kinh nghiệm thực tế hơn là tự học từ sách vở hoặc trên mạng.

Trong trường hợp như vậy, nếu cho phép nhân viên làm thêm, họ có thể học được kiến thức và kỹ năng mà họ không thể học được trong công việc chính, điều này cũng sẽ làm hài lòng những nhân viên có ý chí tiến bộ, và công ty chính cũng có thể tận dụng kỹ năng mà họ đã học được từ việc làm thêm.

Ngoài ra, việc nhân viên tiếp xúc với văn hóa của một công ty khác khác với công việc chính có thể kích thích họ và dẫn đến sự đổi mới trong công việc chính.

Có thể ngăn chặn sự ra đi của nhân tài

Ở các công ty IT, việc giữ chân nhân tài rất quan trọng. Như đã giải thích ở trên, nhân tài càng xuất sắc thì ý chí tiến bộ càng cao và họ có xu hướng muốn học thêm kỹ năng mới. Trong trường hợp này, nếu việc làm thêm được cho phép, nhân tài có thể chọn làm việc ở công ty khác để nâng cao kỹ năng của mình mà không cần phải từ bỏ công ty hiện tại.

Do đó, việc cho phép làm thêm có thể giúp tránh được tình huống mà nhân tài phải từ bỏ công việc một cách miễn cưỡng.

Điểm cần lưu ý khi công nhận việc làm thêm trong quy định làm việc

Ngay cả khi cho phép làm thêm, cần phải thiết lập một số quy tắc nhất định trong quy định làm việc. Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích về các điểm cần lưu ý khi cho phép làm thêm trong quy định làm việc.

Quy định về việc làm thêm trong quy định làm việc

Như đã nói ở trên, việc làm thêm vốn là tự do, nên nếu không có quy định cấm làm thêm trong quy định làm việc, việc làm thêm sẽ được cho phép. Tuy nhiên, như chúng ta đã thấy trước đó, việc làm thêm của nhân viên có một số rủi ro nhất định như việc rò rỉ bí mật doanh nghiệp cho công ty chính.

Vì vậy, để tránh rủi ro cho công ty và cho phép nhân viên làm thêm, nên quy định các quy tắc khi làm thêm trong quy định làm việc.

Ví dụ về quy định về việc làm thêm trong quy định làm việc có thể tham khảo từ các điều khoản mẫu mà Bộ Lao động và Phúc lợi Nhật Bản đã công bố như sau:

Điều 68 (Việc làm thêm và việc làm song song)

1. Người lao động có thể làm việc cho các công ty khác ngoài giờ làm việc.

2. Khi tham gia vào công việc nêu trên, người lao động phải thông báo trước cho công ty theo quy định.

3. Trong trường hợp tham gia vào công việc nêu trong khoản 1 mà thuộc một trong các trường hợp sau đây, công ty có thể cấm hoặc hạn chế việc này.

① Có trở ngại trong việc cung cấp lao động

② Bí mật doanh nghiệp bị rò rỉ

③ Có hành vi làm tổn hại danh dự hoặc uy tín của công ty, hoặc phá vỡ mối quan hệ tin tưởng

④ Làm hại lợi ích của doanh nghiệp do cạnh tranh

Như được nêu trong điều khoản mẫu 2, phương pháp thông thường để cho phép làm thêm là yêu cầu thông báo trước.

Khi áp dụng hệ thống thông báo, nhân viên có thể làm thêm miễn là họ thông báo, và công ty chính không thể quyết định việc có cho phép làm thêm hay không dựa trên ý kiến của mình, trừ khi có một số lý do nhất định được quy định trước như trong điều khoản mẫu 3.

Vì vậy, hệ thống thông báo khác biệt lớn so với hệ thống cấp phép, trong đó công ty có thể quyết định việc cho phép làm thêm dựa trên ý kiến của mình, và hệ thống thông báo phù hợp hơn với mục đích cho phép làm thêm.

Do đó, khi áp dụng hệ thống thông báo, cần phải quy định trước các trường hợp không thể làm thêm như trong điều khoản mẫu 3. Nếu không có các điều khoản như vậy, việc buộc nhân viên ngừng làm thêm khi có thông báo về việc làm thêm từ nhân viên sẽ không dễ dàng.

Quản lý thời gian làm việc

Một vấn đề khi cho phép làm thêm là việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Theo Luật lao động, nếu tổng thời gian làm việc chính và thêm vượt quá thời gian làm việc quy định, bạn phải trả tiền làm thêm giờ.

Người chịu trách nhiệm trả tiền làm thêm giờ là người ký hợp đồng lao động với nhân viên sau cùng, vì vậy, hầu hết các trường hợp, công ty làm thêm sẽ phải chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, nếu công ty chính biết rằng việc làm thêm giờ sẽ phát sinh do tổng thời gian làm việc với công ty làm thêm và vẫn ra lệnh làm thêm giờ, công ty chính sẽ phải chịu trách nhiệm trả tiền làm thêm giờ.

Dù sao đi nữa, công ty chính cần phải nắm bắt và quản lý thời gian làm việc tại công ty làm thêm.

Tóm tắt

Chính phủ đã công bố chính sách mở cửa cho việc làm thêm, do đó, dự kiến số công ty cho phép làm thêm sẽ tăng lên trong tương lai. Tuy nhiên, hầu hết các quy định lao động hiện hành đều được xây dựng dựa trên giả định rằng người lao động không làm thêm, do đó, khi thực sự mở cửa cho việc làm thêm, sẽ cần phải đối mặt với nhiều khó khăn trong quản lý lao động, bao gồm việc quản lý thời gian làm việc như đã đề cập trong bài viết.

Do đó, khi xem xét việc mở cửa cho việc làm thêm, không chỉ cần xác định trong quy định lao động mà còn cần phải chuẩn bị đầy đủ hệ thống quản lý lao động.