Giải thích điểm mấu chốt của 'Luật Bảo vệ Người Tố cáo Công ích Nhật Bản' sau khi được sửa đổi - Biện pháp mà doanh nghiệp nên thực hiện là gì?

Luật bảo vệ người tố cáo lợi ích công cộng đã được sửa đổi vào năm 2020 (năm 2020 theo lịch Gregory) và được thi hành vào ngày 1 tháng 6 năm 2022. Theo sửa đổi này, các doanh nghiệp được yêu cầu phải xây dựng hệ thống phù hợp để đáp ứng đúng cách với việc tố cáo nội bộ.

Bài viết này sẽ giải thích về các điểm chính trong việc sửa đổi Luật bảo vệ người tố cáo lợi ích công cộng của Nhật Bản và các biện pháp mà các doanh nghiệp nên thực hiện theo sửa đổi này.

Hệ thống bảo vệ người tố cáo vì lợi ích công cộng là gì?

“Hệ thống bảo vệ người tố cáo vì lợi ích công cộng” là một hệ thống nhằm bảo vệ những người cung cấp thông tin về sự cố hoặc hành vi không chính đáng với mục đích phục vụ lợi ích công cộng (người tố cáo).

Ví dụ, việc che giấu việc triệu hồi xe hơi hoặc việc giả mạo thực phẩm và các hành vi không chính đáng hoặc sự cố của tổ chức thường khó được phát hiện từ bên ngoài, và thường được tiết lộ thông qua việc tố cáo từ bên trong. Tuy nhiên, có những người do sợ rằng việc tố cáo có thể gây bất lợi trong công ty mà do dự không tố cáo. Để tránh những điều như vậy, cần phải đảm bảo rằng người tố cáo từ bên trong không phải chịu đựng việc bị sa thải hoặc đối xử bất lợi.

Việc tố cáo từ bên trong, đối với tổ chức, có thể giúp phát hiện sớm các vấn đề và hành vi không chính đáng thông qua việc tố cáo, cho phép tổ chức phản ứng sớm. Hơn nữa, việc bảo vệ người tố cáo và xử lý đúng đắn việc tố cáo có thể thúc đẩy chức năng tự làm sạch của tổ chức, tăng uy tín xã hội và cải thiện giá trị doanh nghiệp.

Hệ thống bảo vệ người tố cáo vì lợi ích công cộng, từ góc độ này, nhằm mục đích thúc đẩy việc tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp thông qua việc bảo vệ người tố cáo từ bên trong, và đảm bảo sự an toàn và yên tâm của người dân.

Điểm mấu chốt trong việc sửa đổi Luật Bảo vệ người tố cáo công ích Nhật Bản

Sửa đổi năm 2020 (năm thứ 2 của thời kỳ Reiwa) đã được thực hiện để cải thiện hiệu quả của hệ thống tố cáo nội bộ. Sửa đổi này bao gồm các điểm sau.

Bắt buộc doanh nghiệp xây dựng hệ thống

Các doanh nghiệp được yêu cầu thực hiện những điều sau (Điều 11 của Luật Bảo vệ người tố cáo công ích Nhật Bản).

• Xác định người làm việc liên quan đến việc xử lý tố cáo công ích
• Xây dựng hệ thống cần thiết để phản ứng phù hợp với việc tố cáo nội bộ

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có số lượng nhân viên (bao gồm cả nhân viên bán thời gian) dưới 300 người, chỉ cần nỗ lực thực hiện.

Đối với những nghĩa vụ này, khi Thủ tướng Nhật Bản cho rằng cần thiết, có thể yêu cầu doanh nghiệp báo cáo và có thể đưa ra lời khuyên, hướng dẫn, đề nghị (Điều 15 của cùng luật). Ngoài ra, nếu không tuân theo lời đề nghị, có thể công bố điều đó (Điều 16 của cùng luật).

Hơn nữa, đối với những người làm việc liên quan đến việc xử lý tố cáo công ích, họ phải tuân thủ nghĩa vụ bảo mật thông tin có thể xác định người tố cáo, và nếu vi phạm nghĩa vụ bảo mật, có thể bị phạt dưới 300.000 yên (Điều 12 và Điều 21 của cùng luật).

Thông tin có thể xác định người tố cáo ở đây bao gồm tên và số nhân viên, và cũng bao gồm thông tin chung như giới tính, nếu kết hợp với thông tin khác có thể xác định người tố cáo.

Làm cho việc tố cáo cho các cơ quan hành chính dễ dàng hơn

Nếu một công ty sa thải người tố cáo vì đã tố cáo cho cơ quan hành chính hoặc cơ quan thông tấn, yêu cầu để việc sa thải này bị xem là không hợp lệ đã được nới lỏng, làm cho việc tố cáo dễ dàng hơn (Điều 3 của cùng luật).

Trong trường hợp tố cáo cho cơ quan hành chính, không chỉ “có lý do đáng tin cậy để tin” như trước đây, mà còn “nếu đã nộp đơn có ghi tên và địa chỉ” cũng đã được thêm vào yêu cầu.

Đối với việc tố cáo cho cơ quan thông tấn, trước khi sửa đổi chỉ có hại đối với cuộc sống và sức khỏe, nhưng sau khi sửa đổi, “hại đối với tài sản” cũng đã được thêm vào. Ngoài ra, “có lý do đáng tin cậy để tin rằng công ty sẽ tiết lộ thông tin có thể xác định người tố cáo” cũng đã được thêm vào.

Mở rộng việc bảo vệ người tố cáo công ích

Trước đây, chỉ có nhân viên mới được bảo vệ, nhưng với việc sửa đổi, những người đã nghỉ việc trong vòng một năm sau khi nghỉ việc và các thành viên ban giám đốc cũng đã được thêm vào (Điều 2, Điều 1 của cùng luật).

Với việc thêm thành viên ban giám đốc vào đối tượng bảo vệ, việc đối xử bất lợi đối với thành viên ban giám đốc cũng bị cấm, và nếu thành viên ban giám đốc bị sa thải vì đã tố cáo công ích, có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại (Điều 5, Điều 3 và Điều 6 của cùng luật). Ngoài ra, chỉ có việc tố cáo về hình phạt hình sự mới được bảo vệ, nhưng hình phạt hành chính cũng đã trở thành đối tượng, và phạm vi đã mở rộng (Điều 2, Điều 3 của cùng luật).

Ngoài ra, việc sa thải vì tố cáo không hợp lệ, việc cấm đối xử bất lợi như giảm cấp, giảm lương, v.v., doanh nghiệp cũng bị cấm yêu cầu bồi thường thiệt hại đối với người tố cáo công ích vì thiệt hại do tố cáo công ích (Điều 7 của cùng luật).

Mở rộng phạm vi sự thật trở thành đối tượng tố cáo được bảo vệ

Với việc sửa đổi này, phạm vi sự thật trở thành đối tượng tố cáo được bảo vệ đã được mở rộng (Điều 2, Điều 3 của cùng luật).

Được quy định là “sự thật về hành vi phạm tội của tội phạm quy định trong luật này và các luật liệt kê trong phụ lục (bao gồm cả lệnh dựa trên các luật này.) hoặc sự thật được coi là lý do cho phạt tiền theo luật này và các luật liệt kê trong phụ lục (bao gồm cả lệnh dựa trên các luật này.).”

“Các luật liệt kê trong phụ lục” được quy định trong “Phụ lục và Phụ lục số 8 của Luật Bảo vệ người tố cáo công ích Nhật Bản” và “Pháp lệnh quy định luật trong Phụ lục số 8 của Luật Bảo vệ người tố cáo công ích Nhật Bản (Pháp lệnh số 146 năm 2005)”. Danh sách các luật được công bố bởi Cơ quan Quản lý Tiêu dùng Nhật Bản dưới dạng “Danh sách các luật trở thành đối tượng tố cáo (474 luật) (tính đến ngày 1 tháng 2 năm thứ 3 của thời kỳ Reiwa)”.

Các biện pháp mà doanh nghiệp cần thực hiện để đáp ứng đúng cách với thông báo nội bộ

Doanh nghiệp có số lượng nhân viên vượt quá 300 người cần nắm bắt nội dung đã được bắt buộc trong lần sửa đổi lần này và phải đáp ứng một cách phù hợp. Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích về các biện pháp mà doanh nghiệp cần thực hiện.

Xây dựng hệ thống để đáp ứng đúng cách với thông báo nội bộ

Trong Luật Bảo vệ Người thông báo công ích Nhật Bản, không có quy định về cách thiết lập cửa sổ thông báo nội bộ, và hình thức thiết lập cửa sổ thông báo thực tế được giao cho sự quyết định của doanh nghiệp. Có thể xem xét nhiều trường hợp như việc thiết lập cửa sổ thông báo trong tổ chức như phòng nhân sự, giao cửa sổ thông báo cho tổ chức bên ngoài như văn phòng luật sư, hoặc thiết lập cửa sổ thông báo ở cả hai nơi.

Dù lấy hình thức nào, việc tuân thủ các điểm sau đây là bắt buộc:

• Thiết lập cửa sổ thông báo công ích nội bộ: Xác định rõ ràng phòng ban hoặc người phụ trách thực hiện điều tra và biện pháp khắc phục
• Biện pháp đảm bảo độc lập từ người đứng đầu tổ chức và các cấp lãnh đạo khác: Đảm bảo độc lập từ người đứng đầu tổ chức và các cấp lãnh đạo khác trong trường hợp liên quan đến họ
• Biện pháp liên quan đến việc thực hiện công việc đáp ứng thông báo công ích: Thực hiện điều tra nội bộ và biện pháp khắc phục
• Biện pháp loại bỏ mâu thuẫn lợi ích trong công việc đáp ứng thông báo công ích: Không để người liên quan đến vụ việc tham gia vào công việc đáp ứng thông báo công ích

Doanh nghiệp phải chỉ định người thực hiện công việc đáp ứng thông báo công ích, nhận thông báo công ích, tiến hành điều tra nội bộ, và thực hiện biện pháp khắc phục nếu cần thiết.

Xây dựng hệ thống bảo vệ người thông báo công ích

Ngay cả khi thiết lập cửa sổ thông báo nội bộ, nếu không đảm bảo bảo vệ người thông báo, hệ thống bảo vệ người thông báo công ích sẽ không hoạt động bình thường. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau đây:

• Biện pháp ngăn chặn việc đối xử bất lợi: Ngăn chặn việc đối xử bất lợi, cứu trợ khi phát hiện việc đối xử bất lợi / hành động đối với người đã đối xử bất lợi
• Biện pháp ngăn chặn việc chia sẻ ngoài phạm vi: Ngăn chặn việc chia sẻ ngoài phạm vi, cứu trợ khi phát hiện việc chia sẻ ngoài phạm vi

Việc đối xử bất lợi đối với người thông báo công ích bao gồm không chỉ việc sa thải, mà còn việc giảm lương, giáng chức, ép buộc nghỉ việc, v.v.

Về các biện pháp mà doanh nghiệp cần thực hiện, chi tiết được tổng hợp trong Hướng dẫn cần thiết để thực hiện một cách phù hợp và hiệu quả các biện pháp mà doanh nghiệp cần thực hiện dựa trên quy định của Điều 1 và Điều 2 của Luật Bảo vệ Người thông báo công ích[ja] (Thông báo số 118 của Văn phòng Nội các ngày 20 tháng 8 năm 2021 (năm 2021 theo lịch Gregory)).

Tóm tắt: Hãy thảo luận với luật sư về các biện pháp đối phó với Luật Bảo vệ Người Tố cáo công ích Nhật Bản

Luật Bảo vệ Người Tố cáo công ích Nhật Bản đã được sửa đổi, và các doanh nghiệp bắt buộc phải thiết lập hệ thống phù hợp để đáp ứng đúng cách với việc tố cáo nội bộ. Hơn nữa, khi có thông báo, doanh nghiệp cần phải xây dựng trước hệ thống để đáp ứng đúng cách với việc tố cáo.

Việc bảo vệ người tố cáo một cách thích hợp và đối phó một cách trung thực với việc tố cáo là quan trọng đối với cả doanh nghiệp và xã hội. Đối với hệ thống bảo vệ người tố cáo công ích, hãy thảo luận với luật sư.

Giới thiệu về các biện pháp của văn phòng luật sư của chúng tôi

Văn phòng luật sư Monolith, với kinh nghiệm phong phú về cả IT, đặc biệt là Internet và luật, là một văn phòng luật sư đáng chú ý. Luật bảo vệ người tố cáo công lợi (Japanese Public Interest Whistleblower Protection Law) đang thu hút sự chú ý, và nhu cầu kiểm tra pháp lý ngày càng tăng. Văn phòng luật sư của chúng tôi cung cấp giải pháp cho tất cả các vấn đề pháp lý của công ty IT và startup. Chi tiết được mô tả trong bài viết dưới đây.

Lĩnh vực hoạt động của Văn phòng luật sư Monolith: Pháp lý doanh nghiệp IT và startup[ja]