进行在线名片交换的程序是什么?也解释了《日本特定电子邮件法》的注意事项
由于新型冠状病毒感染的扩大影响，远程工作已经普及，不仅公司内部会议，企业间的磋商和商务洽谈也开始在线进行。
然而，与面对面不同，没有纸质名片交换，特别是当对方有多人时，可能会漏掉听到对方的姓名、部门、职务等信息，因此，可以在视频会议等场合使用的“在线名片交换”受到了关注。
但是，这还是一个刚刚诞生的系统，可能还有很多人不太了解。
因此，本次我们将详细解释“在线名片交换”的实际操作步骤、优点和缺点，以及使用它可能带来的风险。
什么是在线名片交换？
在线名片交换是指将纸质的“名片”数字化，并在网上进行交换。
只要有互联网环境，就可以从智能手机或电脑向对方发送数据，因此在with新冠病毒的时代，这是一种非常有效的方法。
虽然这还是一种新的方法，没有标准规格，但与名片管理工具的联动使用正在逐渐展现出其广泛性。
在线交换名片的优点
可以传递/记录大量信息
在数字化的名片数据中，可以记录到公司网站的链接，商谈的日期和时间，备忘录等信息，因此与纸质名片相比，可以保留更多的信息。
可以轻松地与远程的对方交换名片
在在线会议和商谈中，与面对面的商谈相比，可能会缺乏现实感。但是，如果使用在线交换名片，即使是初次见面的对方也可以顺利地进行自我介绍，并且可以进行顺畅的沟通。
不再需要担心名片用完
对于需要与许多客户进行商谈的销售人员来说，与纸质名片不同，可以从智能手机或笔记本电脑轻松地将名片数据发送给对方，因此不再需要担心名片用完。
可以有效地管理名片
此外，通过将在线交换的名片数据进行数据库化，就不再需要名片夹。同时，可以与公司内的成员共享信息，而且只要使用智能手机或笔记本电脑，就可以随时根据需要进行搜索，非常高效。
在线名片交换的缺点
需要互联网环境
虽然在进行电视会议等情况下不必担心，但在外出时进行在线名片交换，需要智能手机或电脑等通信设备和互联网环境。
然而，对于商务人士来说，他们通常会携带智能手机或电脑，而且在各种地方都可以使用互联网，所以这不是一个大问题。
可能会增加成本
如果是销售人员个人使用，可以使用免费的名片管理工具，但如果是公司全体共享和使用名片数据，由于需要功能丰富的付费名片管理工具，可能会增加成本。
在线名片交换的普及率低
在线名片交换需要对方的配合，为了发挥其优点，广泛的普及是重要的。此外，服务提供公司较少，选择的范围也较窄，这也可能是一个缺点。
在线交换名片所需的步骤
准备名片管理工具
即使没有名片管理工具，也可以进行在线名片交换。但是，考虑到创建自己的名片数据以及保存和使用从对方发送过来的名片数据，使用名片管理工具可能会更好。
创建自己的名片数据
使用名片管理工具，通过扫描仪或智能手机的相机等方式，将自己的名片导入并创建名片数据。
发送自己的名片数据
名片数据的发送方式通常是使用URL或QR码，即使对方没有名片管理工具，也可以查看名片数据。
使用URL的方法
在基于文字的商谈或会议（如邮件或聊天）中，可以通过将在名片管理工具中创建的名片数据的URL粘贴并发送，对方可以通过该URL查看名片数据。
使用QR码的方法
在可以看到图像的会议（如视频会议）中，可以利用虚拟背景功能将QR码嵌入背景中，对方可以使用智能手机扫描QR码来查看名片数据。
使用名片管理工具功能的方法
如果对方也使用相同的名片管理工具，可以利用名片管理工具的名片交换功能轻松进行名片交换。
发送特定电子邮件时的法律问题
在在线名片交换中获取对方的电子邮件地址，然后发送关于我们公司的服务和产品的广告宣传邮件，这在法律上是否无问题呢？这就涉及到与《日本特定电子邮件法》（Act on Regulation of Transmission of Specified Electronic Mail）的关系问题。
什么是特定电子邮件
特定电子邮件是指为了广告和宣传而发送的电子邮件，包括那些发送目的之一是引导人们访问服务、产品等广告和宣传网站的情况。
例如，在线会议的感谢邮件中附上自家产品的广告和宣传网站的URL，这种情况下，将业务邮件也用于广告和宣传并不罕见，而是一种常见的做法。
特定电子邮件法中的发送限制（选择加入规定）
在《日本特定电子邮件法》中，原则上，除非接收者对特定电子邮件的发送表示了“同意”，否则禁止发送特定电子邮件。
然而，《日本特定电子邮件法》第3条第2项作为例外规定了“通知了自己的电子邮件地址的情况”，因为可以预见到对方可能会发送电子邮件，所以即使没有同意，也可以发送特定电子邮件。
如果您想了解更多关于选择加入规定的信息，请参阅下面的详细说明，并与本文一起阅读。
https://monolith-law.jp/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]
向在线名片交换的对方发送特定电子邮件是否违法？
在在线名片交换中，由于通知了包含电子邮件地址的名片数据给对方，所以看起来符合“通知了自己的电子邮件地址的情况”，即使发送特定电子邮件也不违法。
然而，《日本特定电子邮件法实施规则》第2条第1款规定，“通知自己的电子邮件地址的方式应为书面通知”，并未包含非书面的数字名片数据。
根据日本総務省的观点，目前电子名片不能被视为“书面”，对于在线名片交换这种新方法的明确判断似乎尚未确定。
结论
在在线名片交换中获取对方的电子邮件地址后，如果发送特定电子邮件，由于没有书面同意，严格来说可能会违反《日本特定电子邮件法》第3条。
然而，即使是在线通知，考虑到《日本特定电子邮件法》的例外规定的目的是“在通知了自己的电子邮件地址的情况下，可以预见到对方可能会发送电子邮件”，所以违法性不大。
另外，即使被判断为违法行为，也不会立即适用罚款，首先会有关于改进电子邮件发送方式的“措施命令”，在这个阶段进行处理，就可以避免罚款。
总结：在线名片交换与特定电子邮件法
本次我们就“在线名片交换”进行了讨论，包括①优点和缺点，②必要的程序，以及③基于相关法律法规的法律问题。
“在线名片交换”是一种新的方法，因此法律在某些方面可能还没有跟上。如果您正在考虑向进行了在线名片交换的对方发送特定电子邮件，我们建议您不要自行判断，而是提前向具有专业知识和丰富经验的律师进行咨询，并听取他们的建议。
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