Die Umstellung von Auftragsarbeiten auf Remote-Arbeit. Notwendige Inhalte für den Abschluss eines neuen Vertrags (Memorandum)

Aufgrund der Auswirkungen der neuen Coronavirus-Infektion (COVID-19) hat “Remote-Arbeit” plötzlich ins Rampenlicht gerückt. Mit der Zunahme von Webdiensten und kostenlosen Tools für die Arbeit von zu Hause aus wird erwartet, dass die Remote-Arbeit weiterhin zunehmen wird.

Jedoch, wenn ein Auftragnehmer in einem Geschäftsoutsourcing-Vertrag die beauftragten Arbeiten remote durchführt, ist es notwendig, eine neue Vertragsvereinbarung (Memorandum) abzuschließen.

In diesem Artikel werden wir die einzelnen Klauseln des Memorandums, das die Durchführung der beauftragten Arbeiten per Remote-Arbeit in einem Geschäftsoutsourcing-Vertrag regelt, im Detail erläutern.

Bitte beachten Sie, dass das in diesem Artikel erwähnte Memorandum ein Dokument ist, das abgeschlossen wird, wenn die Parteien bereits einen Vertrag abgeschlossen haben und einige Änderungen oder Ergänzungen zu den Vertragsklauseln vornehmen möchten. In diesem Fall wird es als Dokument vorgestellt, das Ergänzungen usw. zu der bereits abgeschlossenen Originalvereinbarung über “Vereinbarungen für den Fall, dass die Arbeit remote durchgeführt wird” macht.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Angaben am Anfang des Memorandums

【Memorandum】
Die Aktiengesellschaft ●● (im Folgenden “A” genannt) und die Aktiengesellschaft ●● (im Folgenden “B” genannt) haben sich in Bezug auf den am ●●.●●.●● geschlossenen “Dienstleistungsvertrag” (im Folgenden “Ursprungsvertrag” genannt) wie folgt geeinigt und schließen daher dieses Memorandum (im Folgenden “dieses Memorandum” genannt).

Zunächst ist es notwendig, in den Angaben am Anfang des Memorandums zu spezifizieren, auf welchen der bereits zwischen den Vertragsparteien geschlossenen Verträge sich dieses Memorandum bezieht. Daher wird, wie im obigen Beispiel, das Datum des Abschlusses des Ursprungsvertrags und der Name des Vertrags angegeben, um zu spezifizieren, auf welchen Ursprungsvertrag sich dieses Memorandum bezieht.

Über die Klauseln bezüglich des Zwecks

Artikel 1 (Zweck)
Das Ziel dieses Memorandums ist es, die Ausbreitung der neuartigen Coronavirus-Infektion zu verhindern. Es legt die grundlegenden Angelegenheiten bezüglich der Ausführung der beauftragten Arbeiten (im Folgenden “die Arbeiten” genannt) fest, die der zuständige Mitarbeiter im Rahmen der Auftragsvergabe in seinem eigenen Zuhause auf der Grundlage des ursprünglichen Vertrags durchführt. Dies soll dazu beitragen, die Arbeiten reibungslos durchzuführen.

In den Klauseln bezüglich des Zwecks wird der Zweck des Abschlusses des Memorandums beschrieben. Dieses Memorandum wird mit dem Ziel abgeschlossen, die Ausbreitung der neuartigen Coronavirus-Infektion zu verhindern, und dies wird entsprechend festgehalten.

In diesem Beispiel für eine Klausel des Memorandums wird davon ausgegangen, dass der zuständige Mitarbeiter die Arbeiten in seinem eigenen Zuhause durchführt. Je nach Fall kann es notwendig sein, die Beschreibung der Art und Weise, wie die Arbeiten durchgeführt werden, zu ändern.

Bestimmungen bezüglich der Telearbeit

Artikel 2 (Telearbeit)
Unter Telearbeit versteht man, dass die jeweiligen Arbeitskräfte in ihren eigenen Wohnungen, über verschiedene Netzwerkverbindungen, die für die Arbeit notwendigen Einrichtungen und Geräte (im Folgenden “ausgeliehene Einrichtungen usw.” genannt), die ihnen zur Verfügung gestellt oder verliehen wurden, sowie ihre eigenen Einrichtungen und Geräte für die Arbeit nutzen.

In Verträgen kann es vorkommen, dass die Definitionen bestimmter Begriffe angegeben werden. Auch in diesem Vertragsbeispiel wird die Definition von “Telearbeit” angegeben. Je nach Art der Arbeit und den verwendeten Einrichtungen und Geräten kann der Inhalt der Beschreibung geändert werden.

Der Grund, warum wir uns die Mühe machen, eine Definition anzugeben, besteht darin, Missverständnisse und daraus resultierende Streitigkeiten zwischen den Vertragsparteien zu vermeiden, indem wir klarstellen, was wir unter Telearbeit verstehen. Da die Telearbeit ein zentraler Punkt dieses Memorandums ist, ist es sinnvoll, eine Definition anzugeben, auch wenn es sich um einen allgemeinen Begriff handelt.

Bestimmungen zur Durchführung von Remote-Arbeit

Artikel 3 (Durchführung von Remote-Arbeit)
1. Der Auftragnehmer (B) verpflichtet sich, bei der Durchführung von Remote-Arbeit auf Anforderung des Auftraggebers (A) die folgenden Punkte einzuhalten:
1) Die Durchführungstage und -zeiten der Haupttätigkeit sind grundsätzlich die vom Auftraggeber festgelegten Geschäftstage und -zeiten.
2) Als Arbeitsbericht sind “Arbeitsbeginn”, “Arbeitsende”, “Beginn und Ende von Pausen und Bewegungen” unverzüglich zu melden.
2. Alle Kosten, die dem Auftragnehmer bei der Durchführung von Remote-Arbeit entstehen (einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Strom- und Kommunikationskosten), sind vom Auftragnehmer zu tragen.
3. Der Auftraggeber ist verpflichtet, den Auftragnehmer im Voraus zu benachrichtigen, wenn die Durchführungsperiode für Remote-Arbeit endet.

Diese Klausel legt im Detail fest, wann und wie lange die Mitarbeiter des Auftragnehmers Remote-Arbeit leisten, was sie berichten müssen, wer die Kosten trägt und wie sie benachrichtigt werden, wenn die Durchführungsperiode für Remote-Arbeit endet.

In Absatz 1 des oben genannten Artikels 3 heißt es “auf Anforderung des Auftraggebers”, aber es ist auch denkbar, dass der Auftragnehmer dies wünscht. Daher könnte es sinnvoll sein, die Anforderungen für die Durchführung von Remote-Arbeit bei Bedarf in einer anderen Klausel festzulegen.

Es könnte auch sinnvoll sein, den “Arbeitsinhalt” als “Arbeitsbericht” in Absatz 1, Nummer 2 des oben genannten Klauselbeispiels hinzuzufügen. Bei Remote-Arbeit ist es oft schwierig, den Arbeitsinhalt des Auftragnehmers zu sehen, was zu Konflikten darüber führen kann, ob Arbeit geleistet wurde oder nicht. In diesem Sinne ist es sinnvoll, den Bericht über den Arbeitsinhalt als “Arbeitsbericht” festzulegen. Um später keine Probleme zwischen den Parteien zu hinterlassen, ist es notwendig, ausführlich zu diskutieren, welche Punkte als Berichtspunkte festgelegt werden sollen.

Bestimmungen zur Handhabung von Leihgeräten und Ähnlichem

Artikel 4 (Handhabung von Leihgeräten und Ähnlichem)
1. Der Auftragnehmer wird die Leihgeräte nach Durchführung der notwendigen Inspektionen verwenden und sie mit der Sorgfalt eines guten Verwalters aufbewahren und verwalten. Wenn der Auftraggeber gesonderte Anweisungen zur Handhabung der Leihgeräte gibt, wird der Auftragnehmer diese Anweisungen befolgen.
2. Der Auftragnehmer wird die Leihgeräte nicht verkaufen, weitervermieten, übertragen, als Sicherheit verwenden oder für andere Zwecke als vorgesehen nutzen.
3. Wenn der Auftragnehmer die Arbeit abgeschlossen hat oder auf Anforderung des Auftraggebers, wird er alle vom Auftraggeber bereitgestellten Materialien (einschließlich Kopien und Duplikate) unverzüglich an den Auftraggeber zurückgeben.
4. Wenn die Leihgeräte durch Vorsatz oder Fahrlässigkeit des Auftragnehmers verloren gehen oder beschädigt werden oder wenn ihre Rückgabe unmöglich wird (einschließlich Diebstahl und Verlust), wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich telefonisch oder auf andere Weise informieren und die Einzelheiten schriftlich mitteilen und die Anweisungen des Auftraggebers befolgen. In diesem Fall kann der Auftraggeber Schadenersatz vom Auftragnehmer verlangen. Die Methode und der Betrag des Schadenersatzes werden zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer vereinbart.

Diese Klausel legt fest, wie der Auftragnehmer die Leihgeräte handhaben soll, wenn er sie zur Durchführung seiner Aufgaben verwendet. Sie regelt auch die Sorgfaltspflicht des Auftragnehmers, was zu tun ist, wenn die Leihgeräte verloren gehen oder beschädigt werden, und die Haftung für Schadenersatz.

Je nach Art der Leihgeräte kann es vorkommen, dass der Auftraggeber Schaden erleidet, wenn der Auftragnehmer beispielsweise Dokumente des Auftraggebers verliert und deren Inhalt nach außen dringt. Da die Mitarbeiter des Auftragnehmers ihre Arbeit an privaten Orten wie zu Hause erledigen, ist es notwendig, dass sie sich noch stärker bewusst sind, die Leihgeräte sorgfältig zu verwalten, als wenn sie ihre Arbeit im Büro oder an einem anderen festgelegten Ort erledigen. Daher haben wir eine separate Klausel für Leihgeräte eingeführt.

Über die Klausel zur Sicherheitsgewährleistung

Artikel 5 (Sicherheitsgewährleistung)
1. Der Auftragnehmer bemüht sich um die Sicherheit der Verbindungsumgebung und der zur Verfügung gestellten Ausrüstung und strebt danach, Schäden durch unbefugten Zugriff auf den Bereich, in dem die Haupttätigkeit ausgeführt wird, Verlust der zur Verfügung gestellten Ausrüstung und Infektionen mit Computerviren zu verhindern.
2. Im Falle eines Unfalls muss der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich informieren.

In dieser Klausel werden die Pflicht zur Bemühung um Schadensverhütung und die Meldepflicht im Falle eines Schadenseintritts in Bezug auf die Sicherheitsaspekte der Hardware- und Netzwerkumgebung festgelegt, wenn der Auftragnehmer seine Tätigkeiten ausführt. Dies liegt daran, dass das Sicherheitsniveau bei der Remote-Arbeit im Vergleich zur Durchführung an den Büros oder festgelegten Orten des Auftragnehmers niedriger sein kann. Zum Beispiel kann es vorkommen, dass auf dem Computer eines Mitarbeiters des Auftragnehmers, auf dem die Arbeit ausgeführt wird, keine Sicherheitssoftware installiert ist, und es ist allgemein einfacher, in das Privathaus eines Mitarbeiters des Auftragnehmers einzudringen als in das Büro des Auftragnehmers. Es kann auch in Betracht gezogen werden, die Pflicht des Auftragnehmers zur Sicherheitsgewährleistung über die Pflicht zur Bemühung hinaus zu erhöhen und spezifische Anforderungen des Auftraggebers zur Sicherheitsgewährleistung festzulegen.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben wir eine Erklärung zu einer Vereinbarung über einen Arbeitsvertrag gegeben, der die Möglichkeit von Remote-Arbeit zulässt. Der Weg bis zum Ende der COVID-19-Pandemie ist ungewiss, aber Unternehmen müssen weiterhin täglich auf den Gesundheitszustand ihrer Mitarbeiter achten und diese schwierige Situation meistern.

Wenn Sie derzeit die Einführung von Remote-Arbeit in Betracht ziehen und Bedenken oder Ängste hinsichtlich der Arbeitsweise im Zusammenhang mit Remote-Arbeit oder der Art und Weise, wie Vertragsdokumente formuliert werden sollten, haben, empfehlen wir Ihnen, sich an einen Anwalt mit umfangreichem Fachwissen zu wenden.

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