Die Schlüsselpunkte für die Erlangung von Arbeitsvisa für ausländische Mitarbeiter in Japan, nach verschiedenen Rekrutierungsformen

In der heutigen globalisierten Geschäftswelt ist es für japanische Unternehmen unerlässlich, unabhängig von der Nationalität hervorragende Talente zu sichern, um ihre internationale Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und zu verbessern. Insbesondere die Rekrutierung von Führungskräften und hochqualifizierten Fachkräften aus dem Ausland nimmt zu. Um jedoch Ausländer in Japan zu beschäftigen, müssen japanische Einwanderungs- und Flüchtlingsanerkennungsgesetze (im Folgenden als “japanisches Einwanderungsgesetz” bezeichnet) und die damit verbundenen komplexen Verfahren, die vom Justizministerium festgelegt sind, eingehalten werden. Obwohl der Begriff “Visum” allgemein verwendet wird, unterscheidet das Gesetz rechtlich zwischen dem “Visum”, das von Auslandsvertretungen für die Einreise nach Japan ausgestellt wird, und dem “Aufenthaltsstatus”, der die Aktivitäten innerhalb Japans regelt. Viele der Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, betreffen den Erwerb und die Verwaltung dieses Aufenthaltsstatus. Das japanische Aufenthaltsstatussystem wird streng auf der Grundlage der erlaubten Aktivitäten betrieben, und Unternehmen haben die rechtliche Verpflichtung, sicherzustellen, dass die von ihnen beschäftigten Ausländer den angemessenen Aufenthaltsstatus für die von ihnen ausgeübten Tätigkeiten erhalten. Dieser Artikel konzentriert sich auf drei typische Rekrutierungsformen, mit denen Geschäftsführer und Rechtsabteilungen konfrontiert sind, wenn sie die Einstellung ausländischer Fachkräfte in Betracht ziehen, nämlich “die Ernennung von Ausländern zu Vorstandsmitgliedern”, “die Aufnahme von Versetzten aus verbundenen Unternehmen im Ausland” und “die Annahme von ausländischen Leiharbeitnehmern”. Wir werden die Anforderungen an den Aufenthaltsstatus, die Antragsverfahren und die rechtlichen Punkte, die Unternehmen besonders beachten sollten, auf der Grundlage konkreter Gesetze detailliert erörtern.

Die Bestellung von Ausländern zu Vorstandsmitgliedern in Japan: Der Aufenthaltsstatus “Geschäftsführung/Management”

Wenn ein Ausländer als Vorstandsvorsitzender, Vorstandsmitglied oder als Leiter einer Geschäftseinheit und somit als Manager in einer japanischen Gesellschaft eingesetzt werden soll, ist grundsätzlich die Erlangung des Aufenthaltsstatus “Geschäftsführung/Management” erforderlich. In der Tabelle 1-2 des Anhangs des japanischen Einwanderungsgesetzes wird dieser Aufenthaltsstatus als “Aktivitäten, die das Führen von Handel oder anderen Geschäften in Japan oder das Engagieren im Management dieser Geschäfte” definiert. Bei der Prüfung dieses Aufenthaltsstatus werden nicht nur die persönliche Laufbahn des Antragstellers, sondern auch die Substanz, Stabilität und Kontinuität des Geschäfts, das er führen oder verwalten wird, als äußerst wichtige Entscheidungsfaktoren berücksichtigt.

Kriterien für die Erteilung einer Landeerlaubnis: Anforderungen an die Geschäftsgrundlage

Um die Aufenthaltserlaubnis “Geschäftsführung und Management” in Japan zu erhalten, müssen mehrere Anforderungen erfüllt werden, die in der Verordnung zu Artikel 7 Absatz 1 Nummer 2 des japanischen Einwanderungskontroll- und Flüchtlingsanerkennungsgesetzes (im Folgenden “Standardverordnung” genannt) festgelegt sind. Insbesondere bei neuen Geschäften ist es erforderlich, diese Anforderungen mit objektiven Unterlagen nachzuweisen.

Zunächst muss ein Geschäftsstandort innerhalb Japans gesichert sein, um das Geschäft zu betreiben. Dieser Standort darf nicht nur eine Kontaktadresse sein, sondern muss ein physischer Ort sein, an dem die Geschäftstätigkeit kontinuierlich ausgeführt wird. Daher werden in der Regel weder substanzlose virtuelle Büros noch kurzfristige Mietverträge anerkannt. Es ist möglich, eine Wohnimmobilie als Geschäftsstelle zu nutzen, aber in diesem Fall müssen strenge Bedingungen erfüllt sein, wie zum Beispiel die Genehmigung der geschäftlichen Nutzung im Mietvertrag und eine klare Trennung zwischen Wohn- und Geschäftsbereich.

Zweitens muss der Antragsteller objektiv nachweisen, dass er die Fähigkeit und Eignung besitzt, das Geschäft als Geschäftsführer zu führen. Konkret wird eine Geschäftsführungs- und Managementerfahrung von mehr als drei Jahren oder ein Masterabschluss oder höher in einem für das Geschäft relevanten Bereich verlangt.

Drittens ist aus Gründen der Missbrauchsverhütung und der Sicherstellung der Stabilität des Geschäfts die Beschäftigung von mindestens einem Vollzeitmitarbeiter erforderlich.

Viertens muss das Geschäft eine bestimmte Größenordnung erreichen. Bei Aktiengesellschaften ist ein Kapital von mindestens 30 Millionen Yen vorgeschrieben, bei Kommanditgesellschaften, offenen Handelsgesellschaften und Partnerschaftsgesellschaften ist ein entsprechender Gesamtbeitrag erforderlich.

Fünftens wird ein angemessenes Maß an Japanischkenntnissen vom Antragsteller oder den Vollzeitmitarbeitern verlangt, um das Geschäft in Japan reibungslos zu führen und eine angemessene Kommunikation mit Geschäftspartnern und Mitarbeitern zu gewährleisten.

Sechstens ist es unerlässlich, dass die Stabilität und Kontinuität des Geschäfts anerkannt wird. Das wichtigste Dokument für die Prüfung dieses Punktes ist der Geschäftsplan. Bei der Beantragung der Aufenthaltserlaubnis wird eine Überprüfung des Geschäftsplans durch einen Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater verlangt, und Geschäfte, die aufgrund von Auftragsarbeiten oder anderen Gründen als wirtschaftlich schwach angesehen werden, werden nicht anerkannt. Dies spiegelt die politische Entscheidung wider, dass die Aufenthaltserlaubnis “Geschäftsführung und Management” nur an Geschäftsführer und Manager von nachhaltigen Geschäften vergeben werden sollte, die einen Beitrag zur japanischen Wirtschaft leisten können.

Antragsverfahren und erforderliche Unterlagen

Wenn ein Unternehmen in Japan einen im Ausland ansässigen Ausländer als Geschäftsführer einladen möchte, übernimmt in der Regel das einladende Unternehmen im Inland als Vertreter die Antragstellung für die Ausstellung des Certificate of Eligibility (COE) für diesen Ausländer.

Die zuständige Stelle für das Verfahren ist die regionale Einwanderungsbehörde, die für den Standort des Unternehmens zuständig ist. Die standardmäßige Bearbeitungszeit von der Antragstellung bis zur Ausstellung des Zertifikats beträgt etwa ein bis drei Monate, kann jedoch bei neuen Geschäften oder komplexen Fällen länger dauern.

Die einzureichenden Unterlagen variieren je nach der von der Einwanderungsbehörde festgelegten Kategorie, die auf der Größe und Vertrauenswürdigkeit des einladenden Unternehmens basiert. Großunternehmen, die Kategorie 1 (zum Beispiel an der japanischen Börse notierte Unternehmen) oder Kategorie 2 (zum Beispiel Organisationen mit einem Quellensteuerbetrag von über 10 Millionen Yen im Vorjahr) entsprechen, profitieren aufgrund ihres sozialen Kredits von einer erheblichen Vereinfachung der einzureichenden Unterlagen. Im Gegensatz dazu werden von neu gegründeten Unternehmen oder kleinen und mittleren Unternehmen, die meist den Kategorien 3 und 4 zugeordnet sind, detaillierte Unterlagen verlangt, um die Rechtmäßigkeit und Stabilität des Geschäfts von Grund auf zu beweisen.

Für alle Kategorien sind die folgenden Unterlagen gemeinsam erforderlich:

• Ein Antragsformular für die Ausstellung des Certificate of Eligibility
• Ein Foto
• Ein frankierter Rückumschlag

Diese Formulare können von der Website der Einwanderungsbehörde im Abschnitt “Aufenthaltsstatus ‘Business Manager'” heruntergeladen werden (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/businessmanager.html).

Für Unternehmen der Kategorien 3 und 4, die einen Antrag für einen Ausländer stellen, der im Geschäftsbetrieb tätig sein wird, sind zusätzlich zu den oben genannten Unterlagen in der Regel die folgenden Dokumente erforderlich:

• Eine Kopie des Geschäftsplans
• Eine beglaubigte Kopie des Handelsregisterauszugs des Unternehmens
• Eine Kopie der Satzung des Unternehmens
• Eine Kopie der jüngsten Jahresabschlussunterlagen (bei bestehenden Geschäften)
• Belege für eine Kapitaleinlage von mindestens 5 Millionen Yen (zum Beispiel eine Kopie des Bankbuchs)
• Eine Kopie des Grundbuchauszugs oder des Mietvertrags des Geschäftslokals
• Fotos des Innen- und Außenbereichs des Geschäftslokals
• Eine Kopie der Anmeldung des Lohnzahlungsbüros oder Ähnliches
• Eine Kopie der Satzung, die die Vergütung der Geschäftsführung festlegt, oder das Protokoll der Hauptversammlung, in dem die Vergütung der Geschäftsführung beschlossen wurde

Dieses Kategoriensystem spiegelt den risikobasierten Ansatz der Einwanderungsbehörde wider, um die Vertrauenswürdigkeit von Unternehmen zu bewerten. Unternehmen der Kategorien 1 und 2 werden aufgrund externer Bewertungen durch den Markt oder Steuerbehörden als stabil angesehen. Im Gegensatz dazu gibt es für neue Geschäfte der Kategorien 3 und 4 keine solche externe Bewertung, weshalb es in der Verantwortung des Antragstellers liegt, die Solidität und Zukunftsfähigkeit des Geschäfts durch den Geschäftsplan und finanzielle Unterlagen von Grund auf zu beweisen.

Versetzungen von und zu ausländischen Mutter- oder Tochtergesellschaften: Das japanische Visum für „Firmeninterne Transfers“

Wenn global agierende Unternehmen Mitarbeiter von ausländischen Standorten zu ihren Einrichtungen in Japan versetzen, kommt das japanische Visum für „Firmeninterne Transfers“ zur Anwendung. Das japanische Einwanderungsgesetz definiert diese Aufenthaltserlaubnis als Aktivitäten, „bei denen Mitarbeiter einer öffentlichen oder privaten Institution, die ihren Hauptsitz, eine Niederlassung oder eine andere Geschäftsstelle im Ausland hat, für einen festgelegten Zeitraum nach Japan versetzt werden, um in der dortigen Geschäftsstelle zu arbeiten“. Die Tätigkeiten, die im Rahmen dieses Visums ausgeübt werden dürfen, sind auf solche beschränkt, die unter die Aufenthaltserlaubnis für „Technik, Geisteswissenschaften/Kulturwissen und internationale Dienstleistungen“ fallen.

Erforderliche Voraussetzungen für die Erlangung

Um die Aufenthaltsberechtigung für “Firmeninterne Transfers” in Japan zu erlangen, müssen mehrere strenge Anforderungen erfüllt werden.

Zunächst ist der Umfang der Versetzung begrenzt. Sie umfasst nicht nur die Versetzung zwischen der Hauptniederlassung und den Filialen innerhalb desselben Unternehmens, sondern auch zwischen Mutter- und Tochtergesellschaften oder zwischen Tochtergesellschaften.

Zweitens ist es erforderlich, dass der Antragsteller unmittelbar vor der Antragstellung kontinuierlich für mehr als ein Jahr bei der Hauptniederlassung, einer Filiale oder einer verbundenen Gesellschaft im Ausland tätig war. Diese Anforderung gewährleistet, dass der Antragsteller ein regulärer Mitarbeiter der Unternehmensgruppe ist und dient dazu, den Missbrauch des Systems zu verhindern.

Drittens muss die Tätigkeit, die in Japan ausgeübt wird, technisches Wissen in den Bereichen Naturwissenschaften, Ingenieurwesen oder Kenntnisse in den Geisteswissenschaften wie Rechtswissenschaften, Wirtschaftswissenschaften erfordern oder eine Tätigkeit sein, die auf ausländischer Kultur basierendes Denken oder Empfinden benötigt. Einfache manuelle Arbeiten, wie sie an Fließbändern in Fabriken vorkommen, sind nicht zulässig.

Viertens muss das in Japan erhaltene Gehalt mindestens dem entsprechen, was ein Japaner für die gleiche Tätigkeit erhalten würde. Dies ist eine wichtige Bestimmung, um zu verhindern, dass das System für firmeninterne Transfers als Mittel zur Bereitstellung billiger Arbeitskräfte genutzt wird.

Antragsverfahren und Dokumente unter japanischem Aufenthaltsrecht

Das Antragsverfahren beginnt üblicherweise mit der Beantragung des Certificate of Eligibility (COE) für den Aufenthaltsstatus. Eine aufnehmende Institution in Japan stellt diesen Antrag im Namen des ausländischen Mitarbeiters bei der zuständigen regionalen Einwanderungsbehörde am Standort der Institution. Die Standardbearbeitungszeit beträgt etwa ein bis drei Monate.

Die einzureichenden Dokumente variieren je nach Kategorie (1 bis 4) des aufnehmenden Unternehmens, ähnlich wie im Bereich “Management & Verwaltung”.

Folgende Dokumente sind für alle Kategorien erforderlich:

• Ein Exemplar des Antragsformulars für das Certificate of Eligibility
• Ein Foto
• Ein frankierter Rückumschlag

Das Antragsformular ist auf der Website der japanischen Einwanderungsbehörde unter “Aufenthaltsstatus ‘Firmeninterne Versetzung'” erhältlich (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/intracompanytransfee.html).

Für Unternehmen der Kategorien 3 und 4, die einen Antrag stellen, sind zusätzlich zu den oben genannten Dokumenten folgende Hauptdokumente erforderlich:

• Eine Kopie des Versetzungsbefehls oder ein Dokument, das die Tätigkeiten, Dauer, Position und Vergütung in Japan klarstellt
• Dokumente, die die Kapitalbeziehung zwischen dem abgebenden und dem aufnehmenden Unternehmen darlegen
• Lebenslauf des Antragstellers
• Von der letzten ausländischen Arbeitsstelle vor der Versetzung ausgestellte Dokumente, die Aufgaben, Position, Vergütung und Beschäftigungsdauer bestätigen
• Dokumente, die den Geschäftsinhalt des aufnehmenden Unternehmens klarstellen (z.B. Unternehmensbroschüre, Handelsregisterauszug)
• Eine Kopie der jüngsten Jahresabschlussunterlagen des aufnehmenden Unternehmens

Vergleich zwischen “Intra-Unternehmensversetzung” und “Technik, Geisteswissenschaften & Internationale Dienstleistungen” unter japanischem Recht

Die “Intra-Unternehmensversetzung” und die allgemeine Fachkraft-Aufenthaltserlaubnis “Technik, Geisteswissenschaften & Internationale Dienstleistungen” überschneiden sich in den Tätigkeitsbereichen, die sie abdecken, jedoch gibt es entscheidende Unterschiede in ihren Anforderungen. Besonders wichtig ist das Vorhandensein von Bildungsanforderungen. Um die Aufenthaltserlaubnis für “Technik, Geisteswissenschaften & Internationale Dienstleistungen” zu erhalten, ist in der Regel ein Universitätsabschluss oder mehr als zehn Jahre Berufserfahrung erforderlich. Bei der “Intra-Unternehmensversetzung” hingegen gibt es keine solchen Anforderungen an die Bildung oder langjährige Berufserfahrung. Stattdessen wird eine mindestens einjährige Berufserfahrung im entsendenden Unternehmen verlangt.

Dieses Systemdesign kann für globale Unternehmen eine strategische Möglichkeit bieten, wichtige Mitarbeiter, die zwar keine akademische Ausbildung, aber durch langjährige Tätigkeit unternehmensspezifische Techniken und Know-how angesammelt haben, flexibel über Grenzen hinweg einzusetzen. Mit anderen Worten, die japanische Regierung bestätigt durch die Anforderung von mindestens einem Jahr kontinuierlicher Beschäftigung, dass der Antragsteller für die Unternehmensgruppe unverzichtbar ist und verzichtet als Gegenleistung auf die Bildungsanforderungen. Daher müssen Unternehmen strategisch entscheiden, welche Aufenthaltserlaubnis am besten zu den Bildungs- und Berufserfahrungen der gewünschten Mitarbeiter passt.

Hinweise zur Beschäftigung ausländischer Zeitarbeiter in Japan

Die Nutzung von Personaldienstleistungen zur Beschäftigung ausländischer Arbeitskräfte ermöglicht Unternehmen eine flexible Personalplanung, birgt jedoch auch spezifische rechtliche Risiken. In diesem Modell entsteht eine Dreiecksbeziehung zwischen ausländischen Arbeitnehmern, dem entsendenden Unternehmen (Personaldienstleister) und dem empfangenden Unternehmen (das Unternehmen, das tatsächlich die Arbeit anweist). Rechtlich gesehen ist der Arbeitgeber des ausländischen Arbeitnehmers das entsendende Unternehmen, das für die Beantragung und Verwaltung des Aufenthaltsstatus sowie für die Gehaltszahlungen verantwortlich ist. Das empfangende Unternehmen kann sich jedoch nicht von der Verantwortung nach dem japanischen Einwanderungsgesetz befreien.

Pflichten des empfangenden Unternehmens zur Überprüfung und das Risiko der Beihilfe zur illegalen Beschäftigung

Die wichtigste rechtliche Verpflichtung für das empfangende Unternehmen besteht darin, zu überprüfen, ob der ausländische Arbeitnehmer, den es aufnehmen möchte, über einen gültigen Aufenthaltsstatus verfügt, der es ihm erlaubt, die geplante Tätigkeit im Unternehmen auszuüben. Es ist äußerst riskant, sich auf die Erklärung des entsendenden Unternehmens zu verlassen, dass “alle Verfahren in Ordnung sind”.

Artikel 73-2 des japanischen Einwanderungsgesetzes definiert das Verbrechen der Beihilfe zur illegalen Beschäftigung. Dieses Verbrechen betrifft nicht nur diejenigen, die illegale Arbeiter beschäftigen, sondern auch diejenigen, die illegale Arbeitsaktivitäten “unter ihrer Kontrolle” ermöglichen. Im Rahmen eines Zeitarbeitsvertrags führt der ausländische Arbeitnehmer die Arbeit unter der Anweisung des empfangenden Unternehmens aus, wodurch das empfangende Unternehmen als “unter seiner Kontrolle” betrachtet werden kann und somit zum Täter der Beihilfe zur illegalen Beschäftigung werden könnte. Wenn der Zeitarbeiter keinen gültigen Aufenthaltsstatus hat oder Tätigkeiten ausübt, die über den erlaubten Bereich hinausgehen, kann das empfangende Unternehmen nicht einfach behaupten, es habe davon nichts gewusst, und könnte strafrechtlich verfolgt werden.

Um dieses Risiko zu vermeiden, muss das empfangende Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:

Zuerst muss es vor Abschluss des Zeitarbeitsvertrags und bevor der ausländische Arbeitnehmer mit der Arbeit beginnt, unbedingt das Original der Aufenthaltskarte überprüfen und eine Kopie davon aufbewahren. Auf der Aufenthaltskarte müssen die Art des “Aufenthaltsstatus”, das Ablaufdatum der “Aufenthaltsdauer” und das Vorhandensein von “Arbeitsbeschränkungen” überprüft werden.

Zweitens muss es genau überprüfen, ob die zugewiesene Arbeit innerhalb des Bereichs der erlaubten Aktivitäten des Aufenthaltsstatus des ausländischen Arbeitnehmers liegt. Wenn beispielsweise ein IT-Ingenieur mit dem Aufenthaltsstatus “Technik, Geisteswissenschaften, internationale Dienstleistungen” als Zeitarbeiter aufgenommen wird, darf er nicht für einfache Arbeiten wie Montagearbeiten in einer Fabrik oder Kundenbedienung in einem Geschäft eingesetzt werden. Eine solche Diskrepanz in der Arbeitsbeschreibung würde als illegale Beschäftigung gelten. Das empfangende Unternehmen muss in dem mit dem entsendenden Unternehmen abgeschlossenen Zeitarbeitsvertrag die geplanten Arbeitsinhalte konkret festlegen und gegenseitig bestätigen, dass diese innerhalb des Bereichs des Aufenthaltsstatus liegen.

Zudem trägt das empfangende Unternehmen nach dem japanischen Arbeitnehmerüberlassungsgesetz auch eine gewisse Verantwortung für die Sicherheit und Gesundheit der Zeitarbeiter sowie für andere arbeitsrechtliche Bestimmungen. Darüber hinaus verbietet die vom japanischen Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales festgelegte “Richtlinie zur Verbesserung des Beschäftigungsmanagements ausländischer Arbeitnehmer” diskriminierende Behandlungen aufgrund der Nationalität und fordert die Sicherstellung angemessener Arbeitsbedingungen, deren Grundsätze auch für das empfangende Unternehmen gelten. Das empfangende Unternehmen muss sich nicht nur der Verantwortung nach dem Einwanderungsgesetz bewusst sein, sondern auch der arbeitsrechtlichen Verantwortung und muss daher ein Compliance-System einrichten.

Zusammenfassung

Der Prozess der Einstellung ausländischer Mitarbeiter in Japan unterscheidet sich erheblich je nach Beschäftigungsform, einschließlich der zu befolgenden Gesetze und Verfahren. Für die Rekrutierung als Führungskraft ist die Erlangung des Aufenthaltsstatus “Geschäftsführung/Management” erforderlich, wobei die Machbarkeit des Geschäftsplans und die Stabilität der Geschäftsbasis streng geprüft werden. Wenn Personal von einem ausländischen verbundenen Unternehmen versetzt wird, ist der Aufenthaltsstatus “Firmeninterne Versetzung” angemessen, wobei die Anforderungen an die Bildung zugunsten der Berufserfahrung am Herkunftsort entfallen können. Bei der Aufnahme von Leiharbeitnehmern müssen nicht nur die verleihenden Unternehmen, sondern auch die entleihenden Unternehmen die Risiken einer Förderung illegaler Beschäftigung tragen, weshalb eine strenge Pflicht besteht, die Übereinstimmung des Aufenthaltsstatus und der Arbeitsinhalte selbst zu überprüfen. Da diese Verfahren spezialisiertes Wissen erfordern, ist es entscheidend, sie sorgfältig und auf der Grundlage angemessener rechtlicher Beratung voranzutreiben, um die Einhaltung der Compliance zu gewährleisten und eine reibungslose Personalrekrutierung zu ermöglichen.

Die Monolith Rechtsanwaltskanzlei verfügt über umfangreiche Erfahrungen in der Bereitstellung von Rechtsdienstleistungen im Zusammenhang mit der Beschäftigung ausländischer Fachkräfte für zahlreiche Mandanten in Japan, wie in diesem Artikel erläutert. Unsere Kanzlei beschäftigt mehrere englischsprachige Anwälte mit ausländischen Anwaltszulassungen, die in der Lage sind, optimale Lösungen für die Bedürfnisse der Unternehmen in beiden Sprachen anzubieten, insbesondere bei Verfahren im Zusammenhang mit dem komplexen japanischen Einwanderungsrecht und den zugehörigen Vorschriften. Von der Ernennung ausländischer Führungskräfte über firmeninterne Versetzungen bis hin zur Aufnahme von Leiharbeitnehmern unterstützt unser erfahrenes Expertenteam die Lösung rechtlicher Herausforderungen in allen Situationen kraftvoll.