Was sollten Geschäftsführer beim Entwurf von Family Governance berücksichtigen? Eine detaillierte Erklärung zu Aufbau und Betriebsmanagement.

Viele Unternehmer, die sich in den letzten Jahren mit der Nützlichkeit von “Family Governance” auseinandergesetzt haben, ziehen es ernsthaft in Betracht, deren Gestaltung und Aufbau zu prüfen.

Unter Family Governance versteht man die Gesamtheit aller Regeln, die festgelegt werden, um den Wohlstand einer Familie zu fördern. Insbesondere für Unternehmer kann Family Governance als etwas sehr Wichtiges angesehen werden, das eng mit der Zukunft des Unternehmens verbunden ist. Die Wirksamkeit von Family Governance für Unternehmer wird in diesem Artikel ausführlich erläutert.

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Wenn Sie die Notwendigkeit erkennen, eine Governance zu etablieren, sollten Sie als Nächstes verstehen, welche spezifischen Regeln Sie entwerfen sollten.

In diesem Artikel erklären wir ausführlich die Schritte zur Gestaltung der Family Governance und den Inhalt der Regeln, die erstellt werden sollten. Wir gehen auch auf die Punkte ein, die beim Entwurf und die Verwaltung nach der Etablierung zu beachten sind, sodass Sie diese Informationen als Referenz nutzen können.

Überblick über die Gestaltung von Familien-Governance

Viele sind unsicher, welche Schritte zu unternehmen sind und was genau erstellt werden muss, wenn es darum geht, Familien-Governance zu etablieren. In diesem Artikel erläutern wir einen Überblick über den Prozess der Gestaltung und Errichtung von Familien-Governance.

Ziele und Bestandsaufnahme der Familien-Governance

Der Aufbau einer Familien-Governance dient dazu, die Werte und Richtlinien einer Familie zu klären und deren Einhaltung und Verbreitung innerhalb der gesamten Familie sicherzustellen.

Die Erstellung der Governance ist kein Selbstzweck, sondern ein Mittel zum Schutz des Vermögens und zur Sicherung des langfristigen Wohlstands der Familie. Zunächst sollten die von der Familie angestrebten Ziele und Zwecke so konkret wie möglich festgelegt werden.

Als Nächstes überprüfen wir die impliziten Regelwerke, die derzeit innerhalb der Familie bestehen. Durch diese Bestandsaufnahme können wir die Lücke zwischen dem aktuellen Stand und den angestrebten Zielen und Zwecken erkennen.

Dann, basierend auf den erkennbaren Stärken der Familie, beginnen wir mit dem Aufbau der Governance, um die fehlenden Bereiche zu ergänzen und die Stärken weiter auszubauen.

Umsetzung der Kommunikation

Um Family Governance erfolgreich zu etablieren, ist es äußerst wichtig, eine Umgebung zu schaffen, die eine reibungslose Kommunikation ermöglicht. Wenn die Werte und Perspektiven innerhalb der Familie auseinandergehen, wird selbst eine gut aufgebaute Family Governance nicht effektiv funktionieren.

Darüber hinaus kann eine verdünnte Beziehung ohne Kommunikation selbst zu einem Governance-Risiko werden.

Um die aufgebaute Governance geschlossen nutzen zu können, sollten wir bereits in der Vorbereitungsphase eng zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln.

Erstellung schriftlicher Regelungen

Bei der Erstellung von Regelungen, die als Familien-Governance dienen, bereiten wir folgende schriftliche Dokumente vor:

• Familiencharta
• Familienordnung
• Güterrechtliche Eheverträge, Eheverträge vor der Hochzeit
• Freiwillige Betreuungsverträge, Treuhandverträge, Vermögensverwaltungsverträge usw.
• Testamente, Schenkungen auf den Todesfall usw.
• Aktionärsvereinbarungen

Schriftliche Vereinbarungen innerhalb der Familie werden oft hinsichtlich ihrer rechtlichen Gültigkeit angefochten, daher muss der Erstellungsprozess sorgfältig durchgeführt werden. Bei der Erstellung von Dokumenten sollten Experten einbezogen werden, und die Vertragsparteien müssen den Inhalt der Dokumente korrekt verstehen.

Darüber hinaus sollten wichtige Dokumente als öffentliche Urkunden beurkundet werden. Dies kann die Wirksamkeit des Inhalts verstärken und Risiken wie Verlust oder Fälschung vorbeugen.

Feinschliff

Es ist entscheidend, dass Family Governance auf einer Struktur aufbaut, die nicht von häufigen Feinschliffen ausgeht. In der Regel werden Geschäftsregeln im Rahmen des PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) kontinuierlich verbessert und an die jeweiligen Umstände angepasst.

Bei Family Governance hingegen passen oft viele der durch den PDCA-Zyklus vorgesehenen Anpassungen nicht. Beispielsweise werden Eheverträge vor der Eheschließung abgeschlossen, sodass selbst wenn nach Einreichung der Heiratsurkunde Verbesserungsmöglichkeiten gefunden werden, Änderungen kaum möglich sind.

Zudem sind familiäre Beziehungen emotionaler Natur und nicht auf ökonomische Beziehungen beschränkt, wie sie im Geschäftsleben üblich sind. Es ist bereits schwierig genug, einer Familie Regeln aufzuerlegen. Wenn diese Regeln dann auch noch häufig und unregelmäßig geändert werden, wird die Durchdringung der Governance erschwert.

Um zu vermeiden, dass kurz nach der Etablierung unregelmäßige Änderungen notwendig werden, ist die sorgfältige Erstausarbeitung der Familienregeln von großer Bedeutung.

Dokumente, die Unternehmer bei der Gestaltung von Family Governance erstellen sollten

Bei der Gestaltung von Family Governance gibt es eine Vielzahl von Regelungen, die erstellt werden müssen. In diesem Artikel erläutern wir wichtige Dokumente, die Unternehmer unbedingt erstellen sollten.

Familiencharta

Die Familiencharta ist ein Dokument, das die Philosophie, Werte, Verhaltensrichtlinien und Entscheidungskriterien einer Familie festlegt und stellt die oberste Norm der Familie dar. Sie wird auch als Familienregeln oder Familienverfassung bezeichnet und legt unter anderem folgende Inhalte fest:

• Werte, die besonders geschätzt werden
• Verhaltensstandards
• Verantwortliche der Familie
• Mitglieder des Familienverwaltungsrats
• Systeme und Richtlinien für die Geschäftsführung
• Systeme und Richtlinien für das Vermögensmanagement und die Vermögensnachfolge
• Grundlegende Regeln für die Familienführung
• Methoden zur Konfliktlösung
• Bildung

Die Familiencharta wird, einmal festgelegt, grundsätzlich nicht geändert. Sie definiert universelle Inhalte klar und schafft ein gemeinsames Verständnis über die zu verfolgende Richtung.

Obwohl die Familiencharta selbst keine rechtliche Bindungskraft hat, beeinflusst sie als oberste Norm der Familie auch rechtlich bindende Dokumente. Zudem wird durch gegenseitige Überwachung eine faktische Durchsetzungskraft ausgeübt. Bei der Erstellung ist es wichtig, im Einvernehmen mit der Familie vorzugehen und die Charta in enger Absprache zu entwickeln.

Familienregeln

Familienregeln dienen dazu, den Inhalt einer Familiencharta zu konkretisieren. Um sicherzustellen, dass die Regeln, einschließlich der Familiencharta, über Generationen hinweg akzeptiert werden, empfehlen wir, die Entwicklungsgeschichte der Familie und die Gedanken der Verantwortlichen zu dokumentieren.

Da Familienregeln dazu bestimmt sind, die Disziplin innerhalb der Familie konkret festzulegen, ist es normal, dass sie im Laufe der Zeit und bei sich ändernden Umständen angepasst werden. Deshalb ist es ratsam, regelmäßige Überprüfungen des Inhalts nach Ablauf bestimmter Zeiträume vorzusehen.

Was die rechtliche Bindungskraft betrifft, so haben die Familienregeln, ähnlich wie die Familiencharta, keine solche. Dennoch bilden die in den Familienregeln und der Familiencharta festgelegten Inhalte die Grundlage für die Ausgestaltung konkreter rechtlicher Beziehungen.

Eheverträge und Voreheliche Verträge

Eheverträge sind Vereinbarungen, die von einem Paar vor der Heirat getroffen werden. Sie regeln die Aufteilung von Haushaltsführung und Kindererziehung, die Verwaltung von Vermögen sowie die Vermögensaufteilung im Falle einer Scheidung.

Eine detaillierte Erläuterung von Eheverträgen im Kontext der Familien-Governance finden Sie in unserem zugehörigen Artikel.

Zugehöriger Artikel: Veröffentlichung in Kürze geplant

Wenn eine Person, die nicht die Verantwortung für die Familie trägt, heiratet, ist eine besonders sorgfältige Entscheidung erforderlich. Es sollte Wert darauf gelegt werden, dass der neue Ehepartner keine unerwarteten Probleme für die Familie verursacht, und entsprechende Verträge sollten sorgfältig ausgearbeitet werden. Je nachdem, welche Position eine Person im Familienunternehmen innehat, können die Inhalte und Schwerpunkte eines Ehevertrags variieren.

Vorsorgevollmacht, Treuhandverträge und Vermögensverwaltungsverträge

Um sich auf eine mögliche Verringerung der Entscheidungsfähigkeit vorzubereiten, ist es wichtig, Vorsorgevollmachten und Treuhandverträge zu vereinbaren. Zudem sollte man die Nutzung von Vermögensverwaltungsverträgen in Betracht ziehen, falls man selbst nicht mehr in der Lage ist, seine körperliche Freiheit auszuüben.

Wenn ein Geschäftsführer nicht mehr in der Lage ist, rechtliche Handlungen vorzunehmen, kann dies erhebliche Auswirkungen auf die Stakeholder des Unternehmens und die Familie haben. Es ist unerlässlich, im Voraus festzulegen, welche Maßnahmen ergriffen werden sollen, falls die eigene Entscheidungsfähigkeit nachlässt.

Darüber hinaus ist es auch für Personen, die nicht die Verantwortung für eine Familie tragen, aber über erhebliches Vermögen verfügen oder tief in das Geschäftsleben eingebunden sind, vorteilhaft, sich durch die oben genannten Verträge auf eine mögliche Verringerung der Entscheidungsfähigkeit vorzubereiten.

Testament

Um Probleme bei der Vermögensnachfolge zu vermeiden, ist die Erstellung eines Testaments unerlässlich. Für Unternehmer ist das Testament aufgrund der Unternehmensnachfolge von noch größerer Bedeutung.

Eine konkrete Erläuterung des Testaments im Rahmen der Familien-Governance finden Sie in den folgenden verwandten Artikeln.

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Ein Testament sollte nicht nur vom Familienoberhaupt, sondern von allen Familienmitgliedern erstellt werden. Da ein Testament jederzeit neu verfasst werden kann, sollten Sie zunächst gemeinsam eines erstellen und dann regelmäßig die Situation überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Je nach Position innerhalb des Familienunternehmens variieren die Inhalte und Schwerpunkte, die in einem Testament berücksichtigt werden sollten.

Was Kinder betrifft, so ist es ihnen möglich, ab einem Alter von mindestens 15 Jahren ein Testament zu erstellen. Da das Testament unbedingt von der Person selbst erstellt werden muss, sollten Sie dies tun, sobald Sie 15 Jahre alt werden.

Aktionärsvereinbarungen, Vorzugsaktien & persönliche Bestimmungen

Wenn Sie ein Familienunternehmen führen, werden Sie Aktionärsvereinbarungen nutzen, um den Umgang mit Aktien festzulegen. Die Rolle einer Aktionärsvereinbarung besteht darin, die Streuung von Aktien und eine unkontrollierte Geschäftsführung zu verhindern, wenn mehrere Personen als Aktionäre in das Familienunternehmen einbezogen werden.

Es werden Regelungen für die zwangsweise Übernahme von Aktien, Übertragungsbeschränkungen und Beschränkungen der Stimmrechte getroffen, um das Management und die Veräußerung von Aktien unter den Aktionären zu regeln.

Neben Aktionärsvereinbarungen kann auch die Nutzung von Vorzugsaktien oder persönlichen Bestimmungen in der Satzung zur Regelung beitragen.

Merkmale und Hinweise zu Aktionärsvereinbarungen im Familien-Governance-Kontext

In Familienunternehmen halten häufig Familienmitglieder und Verwandte Aktien, was bedeutet, dass das Design von Aktionärsvereinbarungen ein wichtiger Aspekt beim Schutz des Vermögens ist. Daher ist es für Geschäftsführer, die Familien-Governance-Strukturen entwickeln, von entscheidender Bedeutung, ein tiefes Verständnis von Aktionärsvereinbarungen zu haben.

Hier erläutern wir die Merkmale von Aktionärsvereinbarungen und worauf bei deren Erstellung zu achten ist.

Hauptbestimmungen in Aktionärsvereinbarungen

Bei der Gestaltung von Aktionärsvereinbarungen im Rahmen des Family Governance werden Regeln für folgende Angelegenheiten festgelegt:

• Übertragungsverbote
• Informationsbereitstellung
• Festlegung von Vorstandsbeschlüssen
• Vetorechte
• Rechte zur Ernennung und Abberufung von Führungskräften
• Dividendenpolitik
• Zwangsübernahme
• Wettbewerbsverbote
• Festsetzung von Schadensersatzsummen
• Bestimmungen für den Erbfall
• Kündigungsgründe

Beim Betreiben eines Familienunternehmens sind die Übertragung und Handhabung von Aktien in der Regel mit komplexeren Risiken verbunden als üblich. Daher ist es erforderlich, alle möglichen Probleme zu antizipieren und Regeln aufzustellen, die auf die eigene Familie zugeschnitten sind.

Merkmale in Design und Betrieb

Ein charakteristisches Merkmal von Aktionärsvereinbarungen ist ihre hohe Flexibilität im Vergleich zu Vorzugsaktien oder persönlichen Bestimmungen, sowohl in Bezug auf den Inhalt des Vertrags als auch auf das Verfahren bei Änderungen. Zum Beispiel können Vorzugsaktien nur innerhalb der gesetzlich festgelegten Inhalte ausgegeben werden. Auch die durch die Satzung festgelegten persönlichen Bestimmungen sind in ihrem Regelungsumfang begrenzt.

Im Gegensatz dazu sind Aktionärsvereinbarungen das Ergebnis freier Verhandlungen zwischen gleichberechtigten Parteien. Solange der Inhalt nicht gegen zwingende Gesetze verstößt oder offensichtlich unfair ist, wird seine Gültigkeit anerkannt.

Änderungen des Satzungsinhalts oder der Inhalte von Vorzugsaktien erfordern ein Verfahren nach dem Gesellschaftsrecht. Andererseits können Änderungen an Aktionärsvereinbarungen ohne besondere Verfahren vorgenommen werden, sofern eine Einigung zwischen den Vertragsparteien besteht.

In dieser Hinsicht kann man sagen, dass Aktionärsvereinbarungen aufgrund ihrer Flexibilität in Design und Betrieb ein benutzerfreundliches System darstellen.

Merkmale der Wirksamkeit bei Verstößen

Ein Nachteil von Aktionärsvereinbarungen besteht darin, dass im Falle eines Verstoßes gegen die Vereinbarung die Durchsetzungskraft der Haftung im Vergleich zu Vorzugsaktien oder persönlichen Bestimmungen schwächer ist.

Handlungen einer Gesellschaft, die gegen die Satzung oder das Verfahren der Hauptversammlung der Vorzugsaktionäre verstoßen, werfen Zweifel an ihrer Wirksamkeit auf. Verstoßende Vorstandsmitglieder können wegen Verletzung ihrer Sorgfaltspflicht zur Verantwortung gezogen werden, und es ist möglich, dass ihre Handlungen gestoppt werden.

Andererseits ist eine Aktionärsvereinbarung lediglich ein Vertrag, daher kann sie die Gültigkeit oder Verantwortung von Unternehmenshandlungen nicht in Frage stellen. Es ist möglich, die Verantwortung für Schadensersatz aufgrund von Vertragsverletzungen zwischen den Vertragsparteien zu klären, aber es ist unmöglich, darüber hinausgehende Verantwortlichkeiten oder Unterlassungsverfügungen einzuklagen. Daher kann gesagt werden, dass aus der Sicht der Abhilfe für die gebrochene Seite und der Prävention von Schäden ein Design, das die Satzung oder Vorzugsaktien verwendet, effektiver ist.

Es ist jedoch möglich, durch die vorherige Festlegung von Strafen für Vertragsverletzungen im Vertrag Abhilfe bei Verstößen zu schaffen.

Hinweise zur Ernennung von Minderjährigen als Erben

Wenn ein minderjähriges Kind als Erbe eingesetzt wird und dieses minderjährige Kind Vertragspartei eines Aktionärsvertrags wird, ist besondere Aufmerksamkeit auf das Recht zur Annullierung von Verträgen durch Minderjährige gemäß Artikel 5 des Japanischen Zivilgesetzbuches (民法5条) zu legen.

Die Übertragung von Aktien an Minderjährige ist an sich kein Problem. Jedoch entstehen rechtliche Verpflichtungen, sobald ein Aktionärsvertrag abgeschlossen wird. Wird ein solcher Vertrag eigenmächtig abgeschlossen, besteht die Gefahr, dass das Annullierungsrecht ausgeübt wird.

Natürlich, wenn der gesetzliche Vertreter, also der Sorgeberechtigte, den Vertrag abschließt, wird dieser wirksam und dem Minderjährigen zugeschrieben, ohne dass er annulliert werden kann. Allerdings wird der sorgeberechtigte Vertreter, der als Vertragspartei eines Aktionärsvertrags agiert, zum Vertreter ohne Vertretungsmacht. In diesem Fall ist es erforderlich, dass ein spezieller Vertreter durch das Familiengericht bestellt wird.

Hinweise im Zusammenhang mit Ehegatten

Beim Übertragen von Aktien an einen Ehegatten ist besondere Vorsicht geboten, um sicherzustellen, dass das Recht auf Anfechtung von Verträgen zwischen Ehegatten (Artikel 754 des Japanischen Zivilgesetzbuchs) nicht auf die Aktionärsvereinbarung angewendet wird.

Wird vor der Eheschließung eine Beteiligung am Familienunternehmen erwartet, sollten die Details dieser Beteiligung in einem Ehevertrag (Vorvertrag) festgelegt werden. Wenn die Vereinbarung nach der Eheschließung getroffen wird, stellen Sie sicher, dass der entsprechende Aktienvertrag klar von einem Vertrag zwischen Ehegatten abgegrenzt ist.

Methoden des Betriebsmanagements von Familien-Governance für Unternehmer

Um die Wirksamkeit einer etablierten Familien-Governance zu erhalten, ist ein reibungsloses Betriebsmanagement erforderlich. Hier erläutern wir eine Übersicht über Methoden des Betriebsmanagements von Familien-Governance.

Führung von Gremien

Um die etablierte Familien-Governance zu verbreiten, ist die Kommunikation zwischen den Familienmitgliedern entscheidend. Als effektives Mittel, um Kommunikation bewusst zu fördern, kann die Einrichtung und Führung von Gremien dienen. Abhängig von der Größe der Familie und dem Vorhandensein eines Familienunternehmens sollten Sie die Form des Gremiums wie folgt in Betracht ziehen:

• Ob ausgewählte Mitglieder teilnehmen sollen oder nicht
• Ob es sich um ein entscheidungsfähiges Gremium handeln soll
• Ob es sich um ein beratendes Gremium ohne bindende Entscheidungskraft handeln soll

Zunächst kann es ausreichend sein, Ereignisse wie Neujahrstreffen als Treffen für die Familien-Governance zu nutzen. Dann können Sie schrittweise Maßnahmen einführen, die die Bedeutung des Treffens als Gremium betonen und eine gewisse Ernsthaftigkeit vermitteln.

Das Family Office

Um die etablierte Familien-Governance und das Familien-Gremium als effektive Struktur zu betreiben, ist die Organisation eines Family Office sinnvoll. Von einem Family Office werden folgende Funktionen erwartet:

• Verwaltung, Betrieb und Nachfolge von Vermögen
• Steuerstrategien
• Investitionsstrategien
• Prävention und Lösung von Konflikten

Indem Sie Experten in den oben genannten Bereichen zum Mitglied machen, können Sie alle Probleme, die Unternehmer umgeben, umfassend und aus einer Hand lösen. Es ist eine äußerst effektive Methode, um die Familien-Governance sicher zu betreiben und zu verwalten.

Zusammenfassung: Bei Fragen zur Familien-Governance sollten Sie einen Anwalt konsultieren

Die Gestaltung der Familien-Governance beginnt damit, die Ziele der Familie festzulegen und darauf aufbauend konkrete Inhalte zu entwickeln, um diese Ideale zu verwirklichen. Häufige Änderungen nach der Erstellung können es schwierig machen, die Governance in der Familie zu verankern. Daher ist es wichtig, während der Entwurfsphase sorgfältig zu arbeiten und dabei die Kommunikation zu fördern.

Die Gestaltung der Familien-Governance erfordert jedoch, dass man eine Vielzahl von konkreten Vereinbarungen trifft und dabei zukünftige Entwicklungen simuliert. Zudem ist es notwendig, dass die Bedeutung in der schriftlichen Formulierung vollständig abgeschlossen werden kann.

Um die Familien-Governance effektiv und erfolgreich zu gestalten, empfehlen wir, sich von einem Anwalt beraten zu lassen, der in einem breiten Spektrum von Rechtsgebieten versiert ist.

Maßnahmen unserer Kanzlei

Die Monolith Rechtsanwaltskanzlei zeichnet sich durch hohe Fachkompetenz in IT, insbesondere im Bereich des Internets und des Rechts, aus. Bei der Förderung von Family Governance kann es manchmal notwendig sein, Verträge zu erstellen. Unsere Kanzlei erstellt und überprüft Vertragsdokumente für eine Vielzahl von Fällen, von Unternehmen, die im Prime Segment der Tokyo Stock Exchange gelistet sind, bis hin zu Start-up-Unternehmen. Wenn Sie Probleme mit Vertragsdokumenten haben, beachten Sie bitte den folgenden Artikel.

Bereiche, die von der Monolith Rechtsanwaltskanzlei abgedeckt werden: Erstellung und Überprüfung von Verträgen usw.[ja]