Arbeitsbedingungen durch das 'Arbeitsbedingungen-Benachrichtigungsschreiben' gemäß den überarbeiteten Regeln, die im April des Jahres Reiwa 6 (2024) in Kraft treten, erläutert

In den letzten Jahren sind vielfältige Arbeitsweisen anerkannt worden. Gleichzeitig gibt es in Japan eine Zunahme von Arbeitsproblemen, wie das Massenentlassungsereignis von Forschern im März des Jahres Reiwa 5 (2023), Überarbeitungssuizide von Ärzten und Probleme im Zusammenhang mit ausländischen Arbeitskräften.

In diesem Kontext werden ab April des Jahres Reiwa 6 (2024) durch die Änderungen des ‘Japanischen Arbeitsstandardsausführungsgesetzes (Rōdō Kijun Hō Shikō Kisoku)’ und der ‘Standards bezüglich des Abschlusses, der Erneuerung und der Beendigung von befristeten Arbeitsverträgen (Haken Domei ni Kansuru Kijun)’ die zu klärenden Arbeitsbedingungen geändert. Ziel dieser Änderungen ist es, die Regeln für die Umwandlung von befristeten Arbeitsverträgen in unbefristete Verträge anzupassen und die Regeln für die Beschäftigung von diversen regulären Mitarbeitern zu präzisieren. Es wird erwartet, dass diese Änderungen dazu führen, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Arbeitsbedingungen besser überprüfen können, was wiederum dazu beiträgt, Probleme im Vorfeld zu verhindern und die Karriereentwicklung sowie die Work-Life-Balance zu fördern.

In diesem Artikel werden wir die Änderungen der Regeln zur Offenlegung von Arbeitsbedingungen erläutern, einschließlich der Personen, die eine Mitteilung über die Arbeitsbedingungen erhalten sollen, des Zeitpunkts der Ausstellung und der Erklärungspflichten, sowie weitere wichtige Punkte, die Beachtung finden sollten.

Was ist ein Arbeitsbedingungen-Notifikationsschreiben?

Ein Arbeitsbedingungen-Notifikationsschreiben ist ein Dokument, das gemäß Artikel 15 des Japanischen Arbeitsstandards-Gesetzes (労働基準法) vom Arbeitgeber ausgehändigt wird, um die Arbeitsbedingungen gegenüber den Arbeitnehmern klarzustellen. Zu den Arbeitsbedingungen gehören verschiedene Aspekte der Arbeit, wie Lohn, Arbeitszeiten, Pausenzeiten, freie Tage, Sozialversicherung und Wohlfahrtsleistungen.

Dieses “Arbeitsbedingungen-Notifikationsschreiben” ist ein vom Gesetzgeber gefordertes Dokument, das der Arbeitgeber den Arbeitnehmern mitteilen muss und stellt keine Vereinbarung dar. Ein Arbeitsvertrag hingegen wird durch die Einigung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geschlossen und ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Die folgenden Punkte 1 bis 6 sind als “absolute Angabepflichten” bekannt und müssen bei Arbeitsbeginn schriftlich mitgeteilt werden, da sie äußerst wichtige Bedingungen und Angelegenheiten darstellen. Dieses Dokument wird als “Arbeitsbedingungen-Notifikationsschreiben” bezeichnet. Wenn der Arbeitnehmer es wünscht, kann die Mitteilung auch ohne schriftliche Form, zum Beispiel per Fax oder E-Mail, erfolgen.

Die Punkte 7 bis 14 gelten als “relative Angabepflichten” und können auch mündlich mitgeteilt werden.

1. Die Dauer des Arbeitsvertrags
2. Kriterien für die Verlängerung eines befristeten Arbeitsvertrags (Gesamtvertragsdauer oder Anzahl der Verlängerungen)
3. Arbeitsort und zu verrichtende Tätigkeiten (einschließlich möglicher Änderungen)
4. Arbeitsbeginn und -ende, Überstunden, Pausenzeiten, freie Tage, Urlaub usw. (Schichtarbeit, Arbeitszeitkonto, Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit, außerbetriebliche Arbeitszeitregelungen usw.)
5. Lohn, Gehaltserhöhungen
6. Rücktritt (einschließlich Kündigungsgründe)
7. Abfindung
8. Gelegentlich gezahlter Lohn (außer Abfindung), Boni und Mindestlohn usw.
9. Vom Arbeitnehmer zu tragende Kosten für Verpflegung, Arbeitsmaterialien usw.
10. Sicherheit und Gesundheit
11. Berufliche Weiterbildung
12. Entschädigung bei Unfällen und Unterstützung bei Krankheit außerhalb der Arbeit
13. Auszeichnungen und Sanktionen
14. Beurlaubung
15. Sonstiges (Sozialversicherungssysteme usw.)

Die Form der Mitteilung der Arbeitsbedingungen ist frei wählbar, jedoch stellt das Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales ein Musterformular für das “Arbeitsbedingungen-Notifikationsschreiben[ja]” zur Verfügung, das Sie hier einsehen können.

Die zum 1. April des Jahres Reiwa 6 (2024) in Kraft getretene Reform hat drei neue Punkte als verpflichtende Angaben zu den Arbeitsbedingungen eingeführt. Diese geänderten Angaben sind auch bei der Rekrutierung von Mitarbeitern verpflichtend.

Drei neu hinzugefügte Punkte zu den zu erläuternden Arbeitsbedingungen

Durch die Änderung der Bestimmungen zu den zu erläuternden Arbeitsbedingungen wurden drei Punkte den “absoluten Angabepflichten” hinzugefügt. Lassen Sie uns diese einzeln erläutern.

Umfang der Änderungen des Arbeitsortes und der Tätigkeit

Das geänderte Gesetz schreibt vor, dass neben dem aktuellen Arbeitsort und der zu verrichtenden Tätigkeit auch der Umfang möglicher Änderungen anzugeben ist (Artikel 5 Absatz 1 Nummer 3 der geänderten Arbeitsstandardsverordnung).

“Arbeitsort und Tätigkeit” beziehen sich auf den Ort und die Tätigkeit, denen sich ein Arbeitnehmer unmittelbar nach Beginn des Arbeitsverhältnisses widmet.

“Umfang der Änderungen” bezieht sich auf den Umfang der Änderungen des Arbeitsortes und der Tätigkeit, die während der Laufzeit des Arbeitsvertrags zu erwarten sind. Versetzungen oder der Einsatzort bei einer Entsendung fallen unter die Angabepflicht, jedoch nicht vorübergehende Änderungen wie die vorübergehende Unterstützung in anderen Abteilungen.

Wenn keine Änderungen des Arbeitsortes oder der Tätigkeit gegenüber dem Zeitpunkt unmittelbar nach der Einstellung zu erwarten sind, wird dies im “Umfang der Änderungen” angegeben.

Wenn beispielsweise ein Arbeitnehmer unmittelbar nach der Einstellung im Homeoffice arbeitet, wird als “Arbeitsort” das Zuhause des Arbeitnehmers oder ein Satellitenbüro, also Orte, an denen Telearbeit möglich ist, angegeben. Wenn während der Laufzeit des Arbeitsvertrags mit Telearbeit gerechnet wird, muss dies als “Umfang der Änderungen” angegeben werden.

Andererseits, wenn es keine Einschränkungen bezüglich des Arbeitsortes oder der Tätigkeit gibt (wie bei Generalistenpositionen), müssen alle möglichen Arbeitsorte und Tätigkeiten angegeben werden. Um Probleme zu vermeiden, ist es jedoch wichtig, den “Umfang der Änderungen” so klar wie möglich zu definieren und ein gemeinsames Verständnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu schaffen.

Vorhandensein und Inhalt von Verlängerungsgrenzen

“Vorhandensein und Inhalt von Verlängerungsgrenzen” bedeutet einfach ausgedrückt, dass bei einer Vertragsänderung, die für Teilzeit- oder Vertragsarbeitnehmer nachteilig ist, diese schriftlich angegeben werden muss.

Wenn Arbeitnehmer mit befristeten Verträgen (wie befristet beschäftigte Beamte, Teilzeitkräfte, Aushilfen, Vertragsarbeitnehmer, Leiharbeiter, Wiedereingestellte nach Erreichen des Rentenalters) beschäftigt werden und es eine Verlängerungsgrenze gibt (eine Obergrenze für die Gesamtvertragsdauer oder die Anzahl der Verlängerungen), muss deren Inhalt angegeben werden (Artikel 5 Absatz 1 Nummer 2 der geänderten Arbeitsstandardsverordnung).

Wenn während der Laufzeit eines befristeten Arbeitsvertrags eine neue Verlängerungsgrenze eingeführt oder verkürzt werden soll, muss der Arbeitgeber den Grund dafür im Voraus dem Arbeitnehmer erklären (Artikel 1 der geänderten Standards zur Vertragsbeendigung).

Andererseits besteht keine Erklärungspflicht für den Arbeitgeber, wenn die Verlängerungsgrenze aufgehoben oder verlängert wird, da dies für den Arbeitnehmer nicht nachteilig ist.

Möglichkeit zur Umwandlung in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis und die Arbeitsbedingungen nach der Umwandlung

Bei der Verlängerung eines befristeten Arbeitsvertrags, bei der das Recht auf Umwandlung in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis (“unbefristete Umwandlungsantragsmöglichkeit”) für den Arbeitnehmer entsteht, wurde die Angabepflicht für die Möglichkeit, einen Antrag auf unbefristete Umwandlung zu stellen, sowie für die Arbeitsbedingungen nach der Umwandlung eingeführt (Artikel 5 Absätze 5 und 6 der geänderten Arbeitsstandardsverordnung; Artikel 18 des Arbeitsvertragsgesetzes; Artikel 15 des Arbeitsstandardsverordnungsgesetzes; Artikel 5 Absatz 1 Nummern 1 bis 11 der geänderten Arbeitsstandardsverordnung, mit Ausnahme von Nummer 2).

In diesem Zusammenhang ist der Arbeitgeber verpflichtet, gemäß Artikel 3 Absatz 2 des Arbeitsvertragsgesetzes die Umstände der tatsächlichen Beschäftigung zu berücksichtigen und eine ausgewogene Erläuterung zu geben (zum Beispiel bezüglich Inhalt der Tätigkeit, Verantwortungsumfang, Änderungsbereich) (Artikel 5 der geänderten Standards zur Vertragsbeendigung).

Referenz: Ministerium für Gesundheit, Arbeit und Soziales | Änderungen der Regeln zur Angabe von Arbeitsbedingungen ab April 2024 – Sind Sie darauf vorbereitet?[ja]

Zielgruppe der Änderungen der Regeln zur Offenlegung von Arbeitsbedingungen

Die Änderungen der Regeln zur Offenlegung von Arbeitsbedingungen gelten sowohl für alle Arbeitnehmer als auch speziell für Arbeitnehmer mit befristeten Arbeitsverträgen.

Alle Arbeitnehmer

Unter “alle Arbeitnehmer” versteht man Personen, die in einem Unternehmen oder Büro beschäftigt sind, unabhängig von ihrer Berufsgruppe (mit Ausnahme einiger öffentlicher Bediensteter) oder Beschäftigungsform, einschließlich der im Haushalt lebenden Familienangehörigen, sofern sie abhängig beschäftigt und entlohnt werden.

Von den oben genannten geänderten Offenlegungspflichten für Arbeitsbedingungen gilt die “Reichweite der Änderungen des Arbeitsplatzes und der Tätigkeit” für alle Arbeitnehmer.

Arbeitnehmer mit befristeten Arbeitsverträgen

Von den oben genannten geänderten Offenlegungspflichten für Arbeitsbedingungen gelten die “Existenz und Inhalte von Verlängerungsobergrenzen” sowie die “Möglichkeiten zur Beantragung einer Umwandlung in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis und die Arbeitsbedingungen nach einer solchen Umwandlung” für Arbeitnehmer mit befristeten Arbeitsverträgen.

Ein befristeter Arbeitsvertrag ist ein Arbeitsvertrag mit einer festgelegten Laufzeit (Befristung). Die Laufzeit eines Vertrags beträgt in der Regel maximal drei Jahre. Für hochqualifizierte Fachkräfte und Arbeitnehmer über 60 Jahre kann die Obergrenze fünf Jahre betragen (gemäß Artikel 14 Absatz 1 des Japanischen Arbeitsstandardgesetzes).

Ein unbefristeter Arbeitsvertrag hingegen ist ein Arbeitsvertrag ohne festgelegte Laufzeit.

In der Regel ist ein Rentenalter (unter 60 Jahren ist dies verboten) festgelegt, was bedeutet, dass die Beschäftigung bis zu diesem Alter fortgesetzt wird (gemäß dem Gesetz zur Sicherung der Beschäftigung älterer Personen besteht die Pflicht, Interessenten bis zum Alter von 65 Jahren zu beschäftigen und eine Bemühungspflicht bis zum Alter von 70 Jahren).

Im Folgenden wird erläutert, zu welchem Zeitpunkt jeweils eine Mitteilung über die Arbeitsbedingungen ausgestellt wird.

Der Zeitpunkt für die Ausstellung des Arbeitsbedingungen-Notifikationsschreibens

Es gibt drei Fälle, in denen ein Arbeitsbedingungen-Notifikationsschreiben ausgestellt wird:

Bei Abschluss aller Arbeitsverträge und bei der Verlängerung von befristeten Arbeitsverhältnissen

Der Zeitpunkt für die Ausstellung des Arbeitsbedingungen-Notifikationsschreibens, welches die revidierten Bestimmungen bezüglich des “Umfangs der Änderungen des Arbeitsortes und der Tätigkeit” enthält, liegt sowohl beim Abschluss aller Arbeitsverträge (unabhängig von der Vertragsdauer) als auch bei der Verlängerung von befristeten Arbeitsverträgen vor.

Beim Abschluss und bei der Verlängerung von befristeten Arbeitsverträgen

Der Zeitpunkt für die Ausstellung des Arbeitsbedingungsdokuments, das die “Existenz und Details einer Verlängerungsobergrenze” gemäß den überarbeiteten Bestimmungen beinhaltet, liegt sowohl beim Abschluss als auch bei der Verlängerung von befristeten Arbeitsverträgen vor.

Zeitpunkt der Vertragsverlängerung, bei der das Recht auf unbefristete Umwandlung entsteht

Der Zeitpunkt für die Ausstellung des Arbeitsbedingungen-Notifikationsschreibens, das die “Gelegenheit zur Beantragung der unbefristeten Umwandlung und die Arbeitsbedingungen nach der Umwandlung” gemäß den überarbeiteten Bestimmungen zur Offenlegung der Arbeitsbedingungen beinhaltet, ist bei der Verlängerung eines befristeten Arbeitsvertrags, bei dem das Recht auf unbefristete Umwandlung entsteht.

Im April des Jahres Heisei 25 (2013) wurde das Arbeitsvertragsrecht überarbeitet und das unbefristete Umwandlungssystem neu eingeführt.

Das unbefristete Umwandlungssystem ermöglicht es Arbeitnehmern, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen, auf ihren Wunsch hin von einem befristeten zu einem unbefristeten Arbeitsvertrag zu wechseln. Es zielt darauf ab, “den missbräuchlichen Einsatz befristeter Arbeitsverträge durch den Arbeitgeber (wie Kündigungen oder Cooling-off-Perioden) einzudämmen und die Beschäftigungsstabilität zu fördern”.

Konkret bedeutet dies, dass Arbeitnehmer, die einen befristeten Arbeitsvertrag mit demselben Arbeitgeber haben, der “mindestens einmal verlängert wurde” und dessen “Gesamtlaufzeit fünf Jahre überschreitet”, das Recht haben, einen unbefristeten Arbeitsvertrag zu beantragen (Artikel 18 des Arbeitsvertragsgesetzes).

Die Gültigkeitsdauer, innerhalb derer das Recht auf unbefristete Umwandlung ausgeübt werden kann, ist auf die Laufzeit des befristeten Vertrags beschränkt, in dem dieses Recht entsteht (ein Jahr), daher ist besondere Aufmerksamkeit erforderlich.

Der Zeitpunkt der Umwandlung in einen unbefristeten Arbeitsvertrag ist der Tag nach dem Ablauf des befristeten Arbeitsvertrags (im siebten Jahr), für den der Antrag gestellt wurde (nach dem sechsten Jahr). Der Arbeitgeber kann diesen Antrag des Arbeitnehmers nicht ablehnen.

Was die Arbeitsbedingungen nach der unbefristeten Umwandlung betrifft, so bleiben diese, abgesehen von der Vertragslaufzeit, die gleichen, “sofern keine besondere Bestimmung (Änderung) getroffen wird”.

Für das unbefristete Umwandlungssystem wurden folgende drei Ausnahmen festgelegt:

• Forscher und Lehrpersonal an Universitäten oder Forschungs- und Entwicklungseinrichtungen etc.
• Hochqualifizierte Fachkräfte
• Ältere Arbeitnehmer mit fortgesetzter Beschäftigung

Im Folgenden werden die Anforderungen für jede dieser Ausnahmen erläutert.

Ausnahme für Forscher und Lehrpersonal an Universitäten oder Forschungs- und Entwicklungseinrichtungen etc.

Für Forscher und Lehrpersonal an Universitäten oder Forschungs- und Entwicklungseinrichtungen etc. wurde als Ausnahme festgelegt, dass die zweite Voraussetzung für die unbefristete Umwandlungsregel, die “Gesamtvertragslaufzeit”, “zehn Jahre überschreiten muss” (Artikel 7 des Gesetzes über befristete Amtszeiten).

Der Startpunkt für die Berechnung der Gesamtvertragslaufzeit war der 1. April 2013, doch vor dem April 2023, wenn das Recht auf unbefristete Umwandlung in Kraft tritt, wurde die Massenentlassung von Forschern zu einem gesellschaftlichen Problem.

Ausnahme für hochqualifizierte Fachkräfte (mit festgelegten Einkommensanforderungen und Umfang)

Die Ausnahme für hochqualifizierte Fachkräfte bezieht sich auf den Fall, dass diese nach fünf Jahren bei einem als Typ-1 anerkannten Arbeitgeber an einem bestimmten befristeten Projekt (Projekt) beteiligt waren. Hierbei wird die zweite Voraussetzung für die unbefristete Umwandlungsregel, die “Gesamtvertragslaufzeit”, zur Projektdauer (je nach Projekt unterschiedlich), und während dieser Zeit entsteht kein Recht auf unbefristete Umwandlung als Sondermaßnahme. Die Frist, in der kein Recht auf unbefristete Umwandlung besteht, ist auf zehn Jahre begrenzt (Artikel 8 Absatz 1 des Gesetzes über Sondermaßnahmen für befristete Verträge).

Ausnahme für ältere Arbeitnehmer mit fortgesetzter Beschäftigung

Für das unbefristete Umwandlungssystem ist keine Altersobergrenze festgelegt. Daher fallen auch Arbeitnehmer über 65 Jahre unter diese Regelung, mit Ausnahme einiger Sonderfälle.

Die Ausnahme für ältere Arbeitnehmer mit fortgesetzter Beschäftigung besagt, dass für befristet beschäftigte Arbeitnehmer, die nach Erreichen des Rentenalters bei einem als Typ-2 anerkannten Arbeitgeber oder einem Unternehmen der gleichen Unternehmensgruppe weiterbeschäftigt werden, während der Beschäftigungsdauer bei demselben Arbeitgeber oder Unternehmensgruppe kein Recht auf unbefristete Umwandlung entsteht (Artikel 8 Absatz 2 des Gesetzes über Sondermaßnahmen für befristete Verträge).

Zusammenfassung: Konsultieren Sie einen Anwalt bezüglich des Arbeitsbedingungen-Benachrichtigungsschreibens

In diesem Abschnitt haben wir die im April des Jahres Reiwa 6 (2024) in Kraft getretene Änderung des Gesetzes bezüglich der Regelungen zur Offenlegung der Arbeitsbedingungen in Arbeitsbedingungen-Benachrichtigungsschreiben erläutert, einschließlich des Hintergrunds der Änderung und der Punkte, auf die besonders zu achten ist.

Bei Abschluss oder Erneuerung eines Arbeitsvertrags ist es wichtig, die Arbeitsbedingungen für die Arbeitnehmer klarzustellen und ein Arbeitsbedingungen-Benachrichtigungsschreiben auszuhändigen, um Konflikte zu vermeiden. Wir empfehlen, sich bezüglich des Risikomanagements von arbeitsrechtlichen Streitigkeiten zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern an einen auf Unternehmensrecht spezialisierten Anwalt zu wenden.

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