Was ist ein Vertrag zur Begrenzung der Verantwortung von externen Direktoren? Ablauf des Verfahrens und Punkte, auf die bei der Erstellung des Vertrags zu achten ist

In den letzten Jahren wird von den Aufsichtsräten der Unternehmen immer mehr verlangt, das Management ausreichend zu überwachen, da es immer wieder zu Unternehmensskandalen kommt. Als Teil dieser Bemühungen wird die Nutzung von externen Direktoren immer weiter vorangetrieben.

Das revidierte japanische Unternehmensgesetz (Gesetz zur Änderung des Unternehmensgesetzes), das am 1. März 2021 in Kraft getreten ist, hat die Einrichtung von externen Direktoren in börsennotierten Unternehmen und ähnlichen Organisationen verpflichtend gemacht. Daher ist die Sicherstellung von externen Direktoren nicht nur für börsennotierte Unternehmen, sondern auch für Unternehmen, die eine Börsennotierung anstreben, zu einer großen Herausforderung geworden.

Auch für nicht börsennotierte Unternehmen kann die Aufnahme von externen Direktoren zur Bedingung gemacht werden, wenn sie Investitionen von Venture Capital und ähnlichen Quellen erhalten. Wenn ein Unternehmen einen Direktor von außen aufnimmt, ist es üblich, dass zwischen dem Unternehmen und dem Direktor im Voraus ein Vertrag mit begrenzter Haftung abgeschlossen wird.

In diesem Artikel erklären wir ausführlich, was ein Vertrag mit begrenzter Haftung ist und welche Schritte notwendig sind, um einen solchen Vertrag abzuschließen.

Verantwortungsbeschränkungsverträge und Anwendungsbereich für externe Direktoren

Mit der Zunahme externer Direktoren wird die Nutzung von Verantwortungsbeschränkungsverträgen immer weiter vorangetrieben.

Laut dem “Weißbuch zur Corporate Governance 2015[ja]” der Tokyo Stock Exchange (Seite 36) haben 78,6% der an der Tokyo Stock Exchange gelisteten Unternehmen bis 2014 Verantwortungsbeschränkungsverträge mit externen Direktoren abgeschlossen, was zeigt, dass diese Praxis immer mehr Fuß fasst.

In diesem Artikel erklären wir, was ein Verantwortungsbeschränkungsvertrag ist und welche Direktoren solche Verträge abschließen können.

Für weitere Informationen zur Entsendung von Direktoren in Investitionsverträgen, siehe den folgenden Artikel.

Verwandter Artikel: Was ist eine Klausel zur Entsendung von Direktoren in Investitionsverträgen?[ja]

Für weitere Informationen zu Investitionsverträgen im Allgemeinen, die mit VC usw. abgeschlossen werden, siehe den folgenden Artikel.

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Was ist ein Verantwortungsbeschränkungsvertrag für Direktoren?

Ein Verantwortungsbeschränkungsvertrag ist eine Vereinbarung, die darauf abzielt, die Haftung eines Direktors im Falle einer Schadensersatzpflicht auf einen bestimmten Betrag zu begrenzen.

Verantwortungsbeschränkungsverträge werden tatsächlich abgeschlossen, bevor ein Direktor eine Schadensersatzpflicht übernimmt. In der Regel werden sie zum Zeitpunkt der Ernennung zum Direktor abgeschlossen.

Bezüglich der Haftungsbefreiung gibt es auch Systeme, die es ermöglichen, die Haftung durch Beschlüsse der Hauptversammlung oder des Vorstands zu befreien. Allerdings sind diese Systeme unklar, ob die Haftung tatsächlich befreit wird und wie hoch der Befreiungsbetrag ist, was die Ängste derjenigen, die externe Direktoren werden, vor hohen Schadensersatzpflichten nicht ausräumen kann.

Andererseits können Sie mit einem Verantwortungsbeschränkungsvertrag die Haftung vor dem Eintritt einer Schadensersatzpflicht begrenzen. Auf diese Weise können Sie durch einen Verantwortungsbeschränkungsvertrag das Risiko hoher Schadensersatzpflichten reduzieren und es leichter machen, qualifizierte Personen als externe Direktoren zu gewinnen. Es wird angenommen, dass dies der Grund für die Zunahme von Fällen ist, in denen externe Direktoren Verantwortungsbeschränkungsverträge abschließen.

Allerdings kann der Höchstbetrag der Haftung in einem Verantwortungsbeschränkungsvertrag nicht frei festgelegt werden. Das japanische Gesellschaftsrecht legt fest, dass dieser Höchstbetrag der höhere der folgenden beiden Beträge sein muss:

• Der im Gesellschaftsvertrag festgelegte Betrag
• Der Mindesthaftungsbetrag nach dem japanischen Gesellschaftsrecht (Artikel 425 Absatz 1 des japanischen Gesellschaftsrechts)

Der Mindesthaftungsbetrag für externe Direktoren ist das Doppelte der “Vergütung” (Artikel 113 der Durchführungsverordnung zum japanischen Gesellschaftsrecht).

Geschäftsführende Direktoren sind von der Haftungsbeschränkung ausgenommen

Nur Direktoren, die keine geschäftsführenden Direktoren sind, können einen Verantwortungsbeschränkungsvertrag mit dem Unternehmen abschließen. Daher können weder der geschäftsführende Direktor noch der Direktor, der durch einen Beschluss des Vorstands als geschäftsführender Direktor ausgewählt wurde, einen Verantwortungsbeschränkungsvertrag abschließen.

Da externe Direktoren aus den Direktoren, die keine geschäftsführenden Direktoren sind, gewählt werden, gibt es kein Problem damit, dass ein externer Direktor einen Verantwortungsbeschränkungsvertrag abschließt. Allerdings ist Vorsicht geboten, wenn ein externer Direktor zum geschäftsführenden Direktor ernannt wird, da in diesem Fall die Wirkung des Verantwortungsbeschränkungsvertrags verloren geht (Artikel 427 Absatz 2 des japanischen Gesellschaftsrechts).

Verfahren zur Abschluss eines Haftungsbeschränkungsvertrags

Wenn Sie einen Haftungsbeschränkungsvertrag abschließen möchten, müssen Sie nicht nur den Vertrag abschließen, sondern auch die im japanischen Gesellschaftsrecht festgelegten Verfahren im Voraus durchführen. In diesem Artikel erläutern wir die Verfahren, die Sie vor dem Abschluss eines Haftungsbeschränkungsvertrags durchführen müssen.

Erstellung einer Satzung, die den Abschluss eines Haftungsbeschränkungsvertrags ermöglicht

Um einen Haftungsbeschränkungsvertrag abschließen zu können, muss in der Satzung des Unternehmens festgelegt sein, dass ein solcher Vertrag abgeschlossen werden kann. Daher müssen Sie zunächst die Satzung ändern und Bestimmungen zum Abschluss eines Haftungsbeschränkungsvertrags aufnehmen.

Entscheidung, ob der Haftungshöchstbetrag in der Satzung festgelegt wird

Der Haftungshöchstbetrag im Falle des Abschlusses eines Haftungsbeschränkungsvertrags ist entweder der in der Satzung festgelegte Betrag oder der gesetzlich festgelegte Mindesthaftungsbetrag, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Daher macht es keinen Sinn, in der Satzung einen Haftungshöchstbetrag festzulegen, der unter diesem Mindesthaftungsbetrag liegt.

Daher ist es sinnvoll, den Haftungshöchstbetrag in der Satzung festzulegen, wenn Sie den Haftungshöchstbetrag höher als den gesetzlichen Mindesthaftungsbetrag festlegen möchten. Daher muss das Unternehmen entscheiden, ob es den Haftungshöchstbetrag in der Satzung festlegen möchte oder nicht.

Ob der Haftungshöchstbetrag tatsächlich in der Satzung festgelegt wird, variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Aus Sicht der Aktionäre, die die Direktoren zur Verantwortung ziehen, wäre es besser, wenn der Haftungshöchstbetrag in der Satzung höher als der Mindesthaftungsbetrag gemäß Artikel 425 Absatz 1 des japanischen Gesellschaftsrechts festgelegt wird.

Andererseits, wenn ein Investor einen externen Direktor akzeptiert, könnte der Absender, obwohl er ein Aktionär ist, es vorziehen, dass der Haftungshöchstbetrag niedriger ist.

Beispiel für eine Bestimmung, wenn der Haftungshöchstbetrag in der Satzung festgelegt wird

Wenn der Haftungshöchstbetrag in der Satzung festgelegt wird, könnte folgende Bestimmung in Betracht gezogen werden:

Artikel ○ (Haftungsbeschränkungsvertrag mit den Direktoren)
Unsere Gesellschaft kann gemäß Artikel 427 Absatz 1 des japanischen Gesellschaftsrechts einen Vertrag abschließen, der die Schadensersatzhaftung der Direktoren (ausgenommen sind die ausführenden Direktoren usw.) beschränkt. Der Haftungshöchstbetrag aufgrund dieses Vertrags ist jedoch der im Voraus festgelegte Betrag von ○ Yen oder mehr oder der gesetzlich festgelegte Mindesthaftungsbetrag, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Beispiel für eine Bestimmung, wenn der Haftungshöchstbetrag nicht in der Satzung festgelegt wird

Wenn der Haftungshöchstbetrag nicht in der Satzung festgelegt wird, könnte folgende Bestimmung in Betracht gezogen werden:

Artikel ○ (Haftungsbeschränkungsvertrag mit den Direktoren)
Unsere Gesellschaft kann gemäß Artikel 427 Absatz 1 des japanischen Gesellschaftsrechts einen Vertrag abschließen, der die Schadensersatzhaftung der Direktoren (ausgenommen sind die ausführenden Direktoren usw.) beschränkt. Der Haftungshöchstbetrag aufgrund dieses Vertrags ist jedoch der gesetzlich festgelegte Mindesthaftungsbetrag.

Zustimmung des Aufsichtsrats

Wenn Sie eine Bestimmung in der Satzung aufnehmen, die den Abschluss eines Haftungsbeschränkungsvertrags ermöglicht, müssen Sie die Zustimmung der Hauptversammlung der Aktionäre zu dieser Satzungsänderung einholen.

Im Falle eines Unternehmens mit einem Aufsichtsrat müssen Sie die Zustimmung aller Aufsichtsratsmitglieder einholen, bevor Sie einen Antrag auf Änderung der Satzung zur Hauptversammlung der Aktionäre einreichen (Artikel 427 Absatz 3 und Artikel 425 Absatz 3 Nummer 1 des japanischen Gesellschaftsrechts). Auch wenn das Unternehmen einen Aufsichtsrat hat, ist keine Zustimmung des Aufsichtsrats zu diesem Antrag erforderlich.

Besondere Beschlussfassung der Hauptversammlung der Aktionäre

Nachdem Sie die Zustimmung des Aufsichtsrats zu dem Antrag auf Änderung der Satzung erhalten haben, müssen Sie die Zustimmung der Hauptversammlung der Aktionäre zu diesem Antrag einholen.

Um eine Satzungsänderung vorzunehmen, ist die Zustimmung der Hauptversammlung der Aktionäre durch einen Sonderbeschluss erforderlich (Artikel 466 und Artikel 309 Absatz 2 Nummer 11 des japanischen Gesellschaftsrechts).

Bei einem Sonderbeschluss muss in der Regel mehr als die Hälfte der stimmberechtigten Aktionäre anwesend sein und mindestens zwei Drittel der Stimmen der anwesenden Aktionäre müssen dafür stimmen, damit der Beschluss gültig ist.

Da bei einer Satzungsänderung, die eine grundlegende Änderung des Unternehmens betrifft, eine sorgfältige Entscheidung erforderlich ist, wird eine Zustimmung von mindestens zwei Dritteln der Stimmen der anwesenden Aktionäre verlangt.

Registrierung der Änderung

Die Bestimmung in der Satzung über den Haftungsbeschränkungsvertrag ist ein registrierungspflichtiger Artikel. Daher müssen Sie, wenn die Satzungsänderung durch den Beschluss der Hauptversammlung der Aktionäre genehmigt wurde und eine Bestimmung über den Abschluss eines Haftungsbeschränkungsvertrags in der Satzung aufgenommen wurde, diese Bestimmung registrieren (Artikel 911 Absatz 3 Nummer 25 des japanischen Gesellschaftsrechts).

Die Registrierung muss innerhalb von zwei Wochen nach Inkrafttreten der Satzungsänderung erfolgen (Artikel 915 Absatz 1 des japanischen Gesellschaftsrechts).

Auf was Sie bei der Erstellung eines Vertrags mit begrenzter Haftung achten sollten

Wenn Sie einen Vertrag mit begrenzter Haftung mit einem externen Direktor abschließen, müssen Sie darauf achten, dass es keine Diskrepanzen zwischen dem im Vertrag festgelegten Haftungshöchstbetrag und dem Inhalt der Satzung gibt.

Konkret könnten folgende Klauseln festgelegt werden (A ist eine Aktiengesellschaft, B ist ein externer Direktor):

Artikel ○ (Begrenzung der Schadensersatzhaftung)
Wenn B A durch Vernachlässigung seiner Pflichten als Direktor von A Schaden zufügt, haftet B gegenüber A für Schadensersatz bis zu dem in der Satzung von A festgelegten Betrag oder dem in Artikel 425 Absatz 1 des japanischen Gesellschaftsgesetzes festgelegten Mindesthaftungsbetrag, je nachdem, welcher Betrag höher ist, sofern B seine Pflichten in gutem Glauben und ohne grobe Fahrlässigkeit erfüllt hat. A wird B für den Teil, der diesen Betrag übersteigt, freistellen.

Es könnte auch in Betracht gezogen werden, Klauseln in Bezug auf Beschränkungen nach dem japanischen Gesellschaftsgesetz oder Bestimmungen, dass dieser Vertrag auch nach Ablauf der Gültigkeitsdauer des Vertrags mit begrenzter Haftung auf Handlungen angewendet wird, die der betreffende Direktor während der Vertragslaufzeit durchgeführt hat, in den Vertrag aufzunehmen.

Wie die Verantwortung eines geschäftsführenden Direktors reduziert werden kann

Im Gegensatz zu externen Direktoren können geschäftsführende Direktoren, wie beispielsweise der Vorstandsvorsitzende, keinen Vertrag mit begrenzter Haftung abschließen.

Dennoch kann die Verantwortung solcher Direktoren durch einen Sonderbeschluss der Hauptversammlung auf den gesetzlich festgelegten Mindesthaftungsbetrag begrenzt werden (Artikel 425 Absatz 1 des japanischen Unternehmensgesetzes).

Zudem kann die Verantwortung durch einen Beschluss des Vorstands auf den gesetzlich festgelegten Mindesthaftungsbetrag begrenzt werden (Artikel 426 Absatz 1 des japanischen Unternehmensgesetzes). In diesem Fall muss in der Satzung festgelegt werden, dass die Verantwortung durch einen Vorstandsbeschluss reduziert werden kann. Wenn alle Aktionäre zustimmen, kann die Verantwortung des Direktors aufgehoben werden (Artikel 424 des japanischen Unternehmensgesetzes).

Zusammenfassung: Konsultieren Sie einen Anwalt, wenn Sie einen Vertrag mit begrenzter Haftung erstellen

Da immer mehr Unternehmen externe Direktoren einsetzen, wird die Verwendung von Verträgen mit begrenzter Haftung als Methode zur leichteren Aufnahme von externen Direktoren immer üblicher. Es gibt jedoch viele Punkte, die vor dem Abschluss eines Vertrags mit begrenzter Haftung zu beachten sind, wie die Notwendigkeit einer vorherigen Festlegung in der Satzung, die Beschränkungen hinsichtlich der Direktoren, die einen solchen Vertrag abschließen können, und die Begrenzung des Höchstbetrags.

Insbesondere ist Vorsicht geboten, da der Vertrag möglicherweise nicht anerkannt wird, wenn Verfahren, die gemäß dem japanischen Unternehmensgesetz festgelegt sind, wie die Änderung der Satzung, vernachlässigt werden. Wenn Sie erwägen, einen Vertrag mit begrenzter Haftung mit einem externen Direktor abzuschließen, empfehlen wir Ihnen, einen Anwalt zu konsultieren, der sich mit Unternehmensrecht auskennt.

Maßnahmen unserer Kanzlei

In unserer Kanzlei erstellen und überprüfen wir Verträge für eine Vielzahl von Fällen, von Unternehmen, die an der Tokyo Stock Exchange Prime (TSE Prime) gelistet sind, bis hin zu Start-up-Unternehmen. Wenn Sie Probleme mit Unternehmensrecht haben, beachten Sie bitte die folgenden Informationen.

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