Methoden für Opt-In-Verfahren bei der Newsletter-Versendung

Früher war Direktmailing im E-Mail-Marketing zentral, aber mit der Verbreitung des Internets hat die Bedeutung von “Newsletter” (E-Mail-Magazinen) zugenommen.

Die Einfachheit und Geschwindigkeit, mit der man einen Newsletter mit nur einem Klick an Nutzer auf der ganzen Welt versenden kann, sowie die niedrigen Kosten sind die großen Vorteile eines Newsletters.

Wenn Sie jedoch einen Newsletter versenden, müssen Sie den relevanten Gesetzen folgen, sonst riskieren Sie Strafen wie Gefängnisstrafen oder Geldstrafen.

Viele Menschen sind nicht gut über die besonders wichtige “Opt-In-Regulierung” informiert, daher erklären wir in diesem Artikel auf verständliche Weise das Verfahren für das “Opt-In bei der Newsletter-Versendung”, das für eine sichere Versendung von Newslettern erforderlich ist.

Was ist die Opt-In-Regulierung?

“Opt-In” bezeichnet das Verfahren, bei dem der Empfänger einer bestimmten E-Mail dem Absender im Voraus seine Zustimmung zur Zusendung der E-Mail gibt. Dieses Prinzip, das den Versand von E-Mail-Werbung an Empfänger ohne deren Zustimmung verbietet, wird als “Opt-In-Regulierung” bezeichnet.

Bis zur Gesetzesänderung im Jahr 2008 (im gregorianischen Kalender) wurde ein Verfahren angewendet, das den Versand von E-Mails an Empfänger verbietet, die dem Absender eine “Opt-Out”-Benachrichtigung geschickt haben. Aufgrund der Zunahme der Anzahl wurde jedoch auf das “Opt-In-Verfahren” umgestellt.

Die Grundlage der Opt-In-Regulierung ist Artikel 3 Absatz 1 des japanischen Gesetzes zur Regulierung bestimmter E-Mails (Gesetz zur ordnungsgemäßen Übermittlung bestimmter E-Mails).

Artikel 3 (Einschränkungen für den Versand bestimmter E-Mails)
Der Absender darf bestimmte E-Mails nicht an Personen senden, die nicht unter die folgenden Kategorien fallen:
1. Personen, die dem Absender oder dem Auftraggeber (Personen, die den Versand von E-Mails beauftragt haben, beschränkt auf Einzelpersonen, die ein Geschäft betreiben, und Organisationen, die Gewinn erzielen) im Voraus mitgeteilt haben, dass sie bestimmte E-Mails senden oder deren Versand zustimmen.
2. Personen, die zusätzlich zu den in der vorherigen Nummer genannten Personen ihre E-Mail-Adresse gemäß den Bestimmungen der Verordnungen des Ministeriums für Innere Angelegenheiten und Kommunikation und des Kabinettsbüros an den Absender oder den Auftraggeber mitgeteilt haben.
3. Personen, die zusätzlich zu den in den vorherigen Nummern genannten Personen in einer Geschäftsbeziehung mit Personen stehen, die Geschäfte betreiben, die mit Werbung oder Promotion in Verbindung stehen, die durch die betreffende bestimmte E-Mail durchgeführt wird.
4. Organisationen oder Einzelpersonen (beschränkt auf Personen, die ein Geschäft betreiben), die zusätzlich zu den in den vorherigen Nummern genannten Personen ihre E-Mail-Adresse gemäß den Bestimmungen der Verordnungen des Ministeriums für Innere Angelegenheiten und Kommunikation und des Kabinettsbüros veröffentlicht haben.

Bestimmte E-Mails

“Bestimmte E-Mails” beziehen sich auf E-Mails, die von Absendern (Organisationen oder Einzelpersonen) mit Gewinnabsicht zu Werbe- oder Promotionszwecken versendet werden. Die folgenden Arten von E-Mails fallen ebenfalls unter “E-Mails, die zu Werbe- oder Promotionszwecken versendet werden”:

• E-Mails, deren Versandzweck die Weiterleitung zu einer Website beinhaltet, die Informationen über geschäftliche Dienstleistungen oder Produkte bewerben oder bewerben soll.
• E-Mails, die versuchen, den Empfänger unter dem Vorwand einer Einladung zu einem sozialen Netzwerk, einer Gewinnbenachrichtigung, einer E-Mail von einem Freund oder einer Kontaktaufnahme von einem anderen Mitglied auf einer Mitgliederseite zu einer geschäftlichen Website zu leiten.

Jedoch gelten die folgenden Arten von E-Mails nicht als “bestimmte E-Mails”:

• E-Mails, die geschäftliche Mitteilungen wie die Ankündigung von Geschäftsbedingungen oder Rechnungsanforderungen enthalten, die keine Werbe- oder Promotionsinhalte enthalten und nicht auf eine Werbe- oder Promotionswebsite verweisen.
• Einfache saisonale Grüße, die keine Werbe- oder Promotionsinhalte enthalten und nicht auf eine Werbe- oder Promotionswebsite verweisen.
• E-Mails, die von gemeinnützigen Organisationen wie politischen Organisationen, religiösen Organisationen, NPOs und Gewerkschaften versendet werden.

Strafen

Bei Verstößen gegen das japanische Gesetz zur Regulierung bestimmter E-Mails können der Minister für Innere Angelegenheiten und Kommunikation und der Premierminister dem Absender “Konformitätsanweisungen”, “Verbesserungsanweisungen” oder “Widerruf der Registrierung” erteilen.

Darüber hinaus können bei Fälschung der Absenderinformationen oder Nichtbefolgung der verschiedenen Anweisungen Strafen von bis zu einem Jahr Gefängnis oder eine Geldstrafe von bis zu 1 Million Yen (im Falle von juristischen Personen zusätzlich zur Bestrafung des Täters eine Geldstrafe von bis zu 30 Millionen Yen für die juristische Person) verhängt werden.

Ausnahmen von der Opt-In-Regulierung

Die Opt-In-Regulierung erlaubt den Versand von bestimmten E-Mails nicht nur, wenn der Empfänger seine “Zustimmung” zum Empfang ausdrücklich erklärt hat, sondern auch in den folgenden Fällen:

Personen, die ihre E-Mail-Adresse schriftlich mitgeteilt haben

Wenn Sie eine “schriftliche” Mitteilung, wie eine Visitenkarte, mit Ihrer E-Mail-Adresse übergeben, wird davon ausgegangen, dass Sie verstehen, dass Sie möglicherweise E-Mails vom Empfänger erhalten. Daher kann der Empfänger bestimmte E-Mails senden, auch ohne die “Zustimmung” des Empfängers.

Auch wenn die Mitteilung nicht “schriftlich” erfolgt, sondern beispielsweise über eine Website, ist der Versand bestimmter E-Mails auch ohne die “Zustimmung” des Empfängers möglich, wenn:

• Eine Werbung in einer E-Mail zu wichtigen Themen wie “Vertragsabschluss”, “Vertragsinhalt”, “Bestellbestätigung” eingefügt wird
• Werbung in einem Teil einer E-Mail, wie einem Newsletter, eingefügt wird, die mit der “Zustimmung” des Empfängers gesendet wird
• Werbung als Bedingung für die kostenlose Nutzung von Diensten wie Freemail, bei denen E-Mail-Adressen kostenlos erhältlich sind, eingefügt wird

Bitte beachten Sie, dass der Online-Austausch von Visitenkarten nicht als “schriftlich” gilt und daher der Opt-In-Regulierung unterliegt.

Personen, die in einer Geschäftsbeziehung stehen

Zum Beispiel, wenn ein Kunde, der ein Konto bei einer Finanzinstitution eröffnet hat, diese weiterhin nutzt, wird angenommen, dass eine Geschäftsbeziehung zwischen der Finanzinstitution und dem Kunden besteht. In diesem Fall gilt die Opt-In-Regulierung nicht.

Wenn jedoch ein Kunde nur einmal in einem Online-Shop einkauft, kann nicht davon ausgegangen werden, dass eine fortlaufende Geschäftsbeziehung zwischen dem Online-Shop und dem Kunden besteht. In diesem Fall gilt die Opt-In-Regulierung.

Personen, die ihre E-Mail-Adresse öffentlich gemacht haben

Das Ziel der Veröffentlichung einer E-Mail-Adresse ist es, E-Mails von Dritten zu erhalten. Daher wird angenommen, dass auch der Versand bestimmter E-Mails akzeptiert wird. Dies gilt jedoch nicht, wenn ausdrücklich angegeben wird, dass der Empfang bestimmter E-Mails abgelehnt wird. In diesem Fall gilt die Opt-In-Regulierung.

Verfahren zur Opt-In-Regelung

Wie man die “Zustimmung” erhält

Das Wichtigste bei der Opt-In-Regelung ist, die Zustimmung des Empfängers zur bestimmten E-Mail-Versendung zu erhalten. Um festzustellen, ob eine Zustimmung vorliegt, sind folgende Anforderungen erforderlich:

• Der Empfänger ist sich bewusst, dass die “bestimmte E-Mail-Versendung” stattfindet
• Es gibt eine “Zustimmungserklärung” dazu

Um die Erteilung der “Zustimmung” zu klären, ist es notwendig, eine Antwort auf die Zustimmungs- oder Bestätigungs-E-Mail vom Empfänger zu erhalten.

<Beispiel>
“※Diese E-Mail wird an Personen gesendet, die an unseren Seminaren teilgenommen haben oder uns kontaktiert haben. Wenn Sie unseren Newsletter über unsere Dienstleistungen und Produkte erhalten möchten, bitten wir Sie, auf diese E-Mail zu antworten.

Wie man die “Zustimmung” erhält

Um die “Zustimmung” zu erhalten, müssen der Empfänger ① den Absender der E-Mail und ② die Tatsache, dass eine E-Mail mit Werbung oder Anzeigen versendet wird, erkennen können. Die empfohlenen Anzeigemethoden sind wie folgt:

• Heben Sie es durch die “Größe” oder “Farbe” der Schrift hervor
• Platzieren Sie die Anzeigeinformationen in der Nähe des “Anmeldebuttons”
• Das Kontrollkästchen “Ich möchte Werbe-E-Mails erhalten” ist leer und der Empfänger muss selbst ein Häkchen setzen (Standardmäßig aus)
• Wenn das Kontrollkästchen “Ich möchte Werbe-E-Mails erhalten” bereits angekreuzt ist (Standardmäßig an), stellen Sie sicher, dass der Empfänger dies durch Farbe oder Unterstreichung erkennen kann
• Wenn E-Mails mit Werbung oder Anzeigen von mehreren Unternehmen versendet werden, geben Sie jeweils die “Branche”, “Firmenname”, “Website-Name” usw. an

Darüber hinaus empfehlen wir, um zu verhindern, dass der Empfänger versehentlich “zustimmt”, ① die Tatsache, dass er der bestimmten E-Mail-Versendung zugestimmt hat, und ② den Titel der bestimmten E-Mail usw. auf dem Anmeldebestätigungsbildschirm anzuzeigen.

Empfehlung für Double Opt-In

Double Opt-In bedeutet, dass eine Bestätigungs-E-Mail, die keine Werbung oder Anzeigen enthält, an die E-Mail-Adresse des Empfängers gesendet wird, der der E-Mail-Versendung “zugestimmt” hat, und die “Zustimmung” zur bestimmten E-Mail-Versendung durch die Antwort des Empfängers bestätigt wird.

Dies wird als wirksame Methode zur Verhinderung der Zustimmung durch “Identitätsdiebstahl”, bei dem die E-Mail-Adresse einer anderen Person ohne Erlaubnis verwendet wird, und zur Beweisführung der “Zustimmung” des Empfängers empfohlen.

Ist die “Zustimmung” per Telefon möglich?

Rechtlich gesehen ist die Methode zur Erlangung der Zustimmung nicht eingeschränkt, daher ist auch die Erlangung der Zustimmung per Telefon gültig. Da jedoch die “Aufbewahrung von Aufzeichnungen, die die Zustimmung belegen” vorgeschrieben ist, müssen Sie Aufzeichnungen aufbewahren, die die “Zeit” und die “Methode” der Erlangung der Zustimmung usw. anzeigen.

Pflichten des Newsletter-Versenders

Newsletter-Versender haben neben der Einholung der “Zustimmung” des Empfängers auch einige andere Pflichten.

Anzeige von Opt-Out-Möglichkeiten

Das japanische Gesetz über spezifische elektronische Mails (Japanisches Gesetz über spezifische elektronische Mails) und seine Durchführungsverordnung legen fest, dass in spezifischen elektronischen Mails folgende Angaben gemacht werden müssen:

• Name oder Bezeichnung des Verantwortlichen für den Versand der spezifischen elektronischen Mail
• Adresse des Versandverantwortlichen
• Hinweis auf die Möglichkeit des Opt-Outs
• E-Mail-Adresse oder Homepage-Adresse für das Opt-Out
• Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Homepage-Adresse für Beschwerden oder Anfragen

<Beispiel für einen Hinweis auf die Möglichkeit des Opt-Outs>
“Sie können den Empfang jederzeit über den Link am Ende der E-Mail stoppen.”

<Beispiel für eine Opt-Out-Methode>
“Wenn Sie den Empfang stoppen möchten, klicken Sie bitte auf den folgenden Link.”
“Hier können Sie den Newsletter-Service ändern oder abbestellen.”

Bei der Opt-Out-Möglichkeit ist es wichtig, dass sie in Bezug auf “Größe”, “Farbe” und “Position” des Textes leicht erkennbar ist.

Empfehlung zur Ergänzung der Datenschutzrichtlinie

Es wird empfohlen, vor der Anzeige der “Kontaktinformationen” auf der Website Bestimmungen zur Behandlung von persönlichen Informationen wie der E-Mail-Adresse des Empfängers, wie “Offenlegung”, “Korrektur”, “Nutzungsstopp” usw., in der Datenschutzrichtlinie hinzuzufügen.

<Beispiel>
“Wir werden Anfragen zur Offenlegung, Korrektur, Ergänzung, Löschung, Nutzungseinstellung usw. (im Folgenden “Offenlegung usw.” genannt) von persönlichen Informationen, die wir besitzen, nach Überprüfung, dass die anfragende Person die betroffene Person ist, ohne Verzögerung gemäß dem Gesetz zum Schutz persönlicher Informationen bearbeiten.”

Wenn Sie mehr über die “Schlüsselpunkte bei der Erstellung einer Datenschutzrichtlinie unter Berücksichtigung des Gesetzes zum Schutz persönlicher Informationen” erfahren möchten, finden Sie weitere Informationen im folgenden Artikel.

https://monolith.law/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

Speicherung von “Aufzeichnungen, die die Zustimmung belegen”

Bei der Opt-In-Regulierung ist das Vorhandensein der vorherigen “Zustimmung” des Empfängers entscheidend für die Beurteilung der Rechtmäßigkeit. Daher ist die Speicherung von “Aufzeichnungen, die die Zustimmung belegen”, gemäß Artikel 3 Absatz 2 des Gesetzes über spezifische elektronische Mails vorgeschrieben.

Inhalt der Speicherung

Der Inhalt der “Aufzeichnungen, die die Zustimmung belegen”, ist einer der folgenden:

• Aufzeichnungen, die die Umstände der Einholung der Zustimmung, wie “E-Mail-Adresse”, “Zeitpunkt”, “Methode” usw., zeigen
• Wenn die “Zustimmung” schriftlich, per E-Mail oder auf einer Website eingeholt wurde, Aufzeichnungen der standardisierten Teile des Textes oder der Bildschirmstruktur, die dem Empfänger bei der Einholung der “Zustimmung” präsentiert wurden

Speicherfrist

Die Speicherfrist ist grundsätzlich bis zum Tag festgelegt, der einen Monat nach dem Tag liegt, an dem der Versand der spezifischen elektronischen Mail eingestellt wurde. Wenn jedoch gegen relevante Gesetze verstoßen und eine Anordnung erlassen wurde, ändert sich die Speicherfrist je nach dem letzten Versanddatum, daher ist Vorsicht geboten.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben wir ausführlich die Themen ① Was ist die Opt-In-Regulierung, ② Ausnahmen von der Opt-In-Regulierung, ③ Verfahren zur Opt-In, und ④ Pflichten des Newsletter-Versenders basierend auf dem “Japanischen Gesetz über spezifische elektronische Mails” und anderen relevanten Gesetzen und Verordnungen erläutert.

In der tatsächlichen Geschäftswelt können Fälle auftreten, die über den in diesem Artikel vorgestellten Inhalt hinausgehen.

In solchen Fällen empfehlen wir, nicht eigenständig zu entscheiden, sondern sich im Voraus mit einem Anwalt zu beraten, der über umfangreiches Fachwissen und Erfahrung verfügt.