Puntos a verificar en el contrato cuando se realiza el desarrollo del sistema en un modelo de subdelegación

Actualmente, el grado de utilización de IT en la vida cotidiana y las actividades socioeconómicas de nuestro país está aumentando rápidamente debido a mejoras significativas en el rendimiento de procesamiento de las computadoras y la difusión de Internet. Por lo tanto, el impacto social de la interrupción o disminución de las operaciones y servicios debido a fallas en los sistemas de información se está expandiendo día a día, y la mejora de la confiabilidad y seguridad de los sistemas se ha convertido en un gran desafío.

Por otro lado, la acumulación de contratos de desarrollo de sistemas de IT, que no se anticipó en el momento de la legislación, tiende a hacer que el contenido de las transacciones sea poco claro, y la visualización de las transacciones basadas en una comunicación estrecha entre el ordenante (usuario) y el contratista (proveedor), así como la clarificación de la división de roles y las relaciones de responsabilidad, se han convertido en un desafío.

Además, dado que los sistemas de información ahora se construyen mediante la combinación de diversos elementos, han comenzado a incluir riesgos relacionados con combinaciones que no existían antes.

Para mejorar la confiabilidad y seguridad de estos sistemas de información, el Ministerio de Economía, Comercio e Industria ha publicado directrices, en las cuales se presenta un contrato modelo para el desarrollo de sistemas, con explicaciones detalladas para cada artículo.

En este artículo, explicaremos los puntos a tener en cuenta en el contrato cuando se firma un contrato de tipo semi-delegado en el desarrollo de sistemas de IT, citando las cláusulas del contrato modelo del Ministerio de Economía, Comercio e Industria.

Desarrollo de sistemas y el contrato de mandato

¿Qué es un contrato de mandato?

El contrato de mandato se define en el Código Civil japonés, aplicando las disposiciones del contrato de mandato.

Sección 10: Mandato
Artículo 643: El mandato surge cuando una de las partes encarga a la otra la realización de un acto jurídico y esta lo acepta.
Artículo 656: Las disposiciones de esta sección se aplicarán también a los encargos de asuntos no jurídicos.

Un contrato de mandato es un contrato en el que una persona se compromete a realizar tareas en nombre de otra. El mandatario tiene la obligación de llevar a cabo sus tareas con el deber de diligencia de un buen administrador (deber de diligencia). En términos sencillos, el deber de diligencia significa “hacer lo mejor posible”.

Diferencias con el contrato de obra

En un contrato de mandato, como se mencionó anteriormente, el mandatario tiene el deber de diligencia, pero a diferencia del contrato de obra, no tiene la obligación de completar el trabajo. Por lo tanto, si no hay un objeto claro, el mandatario no tiene la responsabilidad de garantizar contra defectos. Sin embargo, dado que tiene el deber de diligencia, puede ser responsable de indemnizar por daños y perjuicios basados en el incumplimiento de la obligación en casos de negligencia grave o falta de atención fatal, y puede haber casos en los que se rescinda el contrato.

Como se mencionó anteriormente, en un contrato de mandato no se asume la obligación de completar el trabajo. Por otro lado, en un contrato de obra se asume la obligación de completar el trabajo.

Modelo de cláusulas de tipo cuasi-mandato y puntos de verificación

Asistencia en la Creación de Definiciones de Requisitos

(Implementación de la asistencia en la creación de definiciones de requisitos)
Artículo X. El segundo partido, tras la firma del contrato individual especificado en el artículo X, proporcionará como parte de este proyecto un servicio (en adelante, “asistencia en la creación de definiciones de requisitos”) para ayudar al primer partido en la creación de definiciones de requisitos basadas en los documentos de concepto del sistema de información y los planes de sistematización creados por el primer partido.

2. El segundo partido, basándose en su conocimiento y experiencia especializados en tecnología de la información, llevará a cabo tareas de apoyo como investigación, análisis, organización, propuestas y asesoramiento con la debida diligencia de un buen administrador para asegurar que el trabajo del primer partido se realice de manera fluida y adecuada.

La definición de requisitos es un proceso que depende en gran medida del contenido del trabajo del usuario, que consiste en recopilar las especificaciones de requisitos del sistema (las funciones que se deben implementar en el software) que el usuario intenta construir. Por lo tanto, en esta sección, se asume que el usuario llevará a cabo la tarea de definición de requisitos y que el proveedor la apoyará en forma de un contrato de delegación parcial. Sin embargo, el hecho de que sea una delegación parcial no significa que el proveedor no tenga ninguna responsabilidad. Como el proveedor tiene el deber de diligencia como delegado, si la asistencia en la creación de definiciones de requisitos no se realiza adecuadamente como resultado de la negligencia de este deber, el proveedor será responsable por incumplimiento de contrato debido a la violación del deber de diligencia.

(Firma del contrato individual relacionado con la asistencia en la creación de definiciones de requisitos)
Artículo X. El primer y segundo partido decidirán las condiciones de transacción especificadas en el artículo X, párrafo X, mediante negociaciones para la asistencia en la creación de definiciones de requisitos, y firmarán un contrato individual relacionado con la asistencia en la creación de definiciones de requisitos.

El alcance, etc., de la asistencia en la creación de definiciones de requisitos se determinará mediante un contrato individual de acuerdo con las condiciones indicadas en la cláusula anterior.

(Reunión de discusión de definición de requisitos)
Artículo X. El primer partido celebrará una reunión de discusión de definición de requisitos (en adelante, “reunión de discusión” en esta sección) a una frecuencia que considere necesaria para aclarar o confirmar los asuntos necesarios para la creación de la definición de requisitos, y el segundo partido participará en esta reunión y llevará a cabo la asistencia en la creación de definiciones de requisitos.

2. El segundo partido también podrá celebrar una reunión de discusión de definición de requisitos cuando lo considere necesario para la implementación de la asistencia en la creación de definiciones de requisitos, y el primer partido participará en ella.

Para la creación de la definición de requisitos, que define los requisitos de trabajo y las funciones y requisitos no funcionales del sistema, es necesario el trabajo conjunto del departamento de trabajo del usuario, el departamento de sistemas de información y el proveedor. Dado que este proceso es de tipo delegación parcial, el primer párrafo establece que el usuario será el principal organizador de la reunión y el proveedor, que proporciona apoyo, participará en ella. La aclaración de los asuntos necesarios para la creación de la definición de requisitos o la confirmación de su contenido se llevará a cabo en todas las reuniones de discusión de definición de requisitos, y los usuarios y proveedores estarán vinculados por los resultados de las discusiones en las reuniones.

El segundo párrafo establece que el proveedor también puede convocar una reunión de discusión de definición de requisitos cuando sea necesario para la implementación de la asistencia en la creación de definiciones de requisitos.

(Confirmación de la definición de requisitos)
Artículo X. Cuando el primer partido haya completado la creación de la definición de requisitos, el primer y segundo partido llevarán a cabo una revisión dentro del período especificado en el contrato individual (en adelante, “período de revisión de la definición de requisitos”) para confirmar si la definición de requisitos cumple con los asuntos decididos en la reunión de discusión de definición de requisitos del artículo anterior, y como prueba de confirmación de conformidad, los responsables de ambos partidos firmarán y sellarán la definición de requisitos. Sin embargo, si como resultado de la revisión se determina que la definición de requisitos no cumple con los asuntos decididos en la reunión de discusión de definición de requisitos, el primer partido creará una versión revisada dentro del plazo acordado mediante negociaciones, y el primer y segundo partido llevarán a cabo nuevamente el procedimiento de revisión y confirmación mencionado anteriormente.

2. La definición de requisitos se considerará confirmada con la confirmación de ambos partidos según el párrafo anterior.

3. Si es necesario cambiar las condiciones del contrato individual, como el período de trabajo y la tarifa de comisión, debido a la revisión del párrafo X, se hará de acuerdo con el procedimiento del artículo X.

La definición de requisitos es la fase en la que se confirman los requisitos necesarios para llevar a cabo el diseño del sistema, etc., después de recibir una propuesta de estimación a nivel de estimación aproximada del proveedor. Si los requisitos permanecen ambiguos, será difícil para el proveedor hacer una estimación precisa, y puede surgir un problema en la fase de desarrollo posterior. Este artículo establece el procedimiento para confirmar y finalizar la definición de requisitos, que es la base para el trabajo de desarrollo posterior, mediante la confirmación del usuario y el proveedor y la firma y sellado del responsable. También se prevé la posibilidad de que sea necesario revisar la definición de requisitos en la revisión para la confirmación de la definición de requisitos, y se establece el procedimiento en este caso en la cláusula de excepción del primer párrafo.

El segundo párrafo aclara que la definición de requisitos se confirma con la confirmación de ambos, el usuario y el proveedor.
El tercer párrafo establece que si es necesario cambiar las condiciones del contrato individual debido al trabajo de revisión y reexaminación de la definición de requisitos debido a la cláusula de excepción del primer párrafo, y esto resulta en un aumento en la cantidad de trabajo del proveedor más allá de lo inicialmente previsto, o si es necesario extender el horario, etc., se deben hacer los cambios necesarios.

(Finalización y confirmación del trabajo)
Artículo X. Dentro de los X días después de la confirmación de la definición de requisitos establecida en el artículo anterior, el segundo partido creará un informe de finalización del trabajo y lo presentará al primer partido.

2. El primer partido llevará a cabo la confirmación del informe de finalización del trabajo dentro del período especificado en el contrato individual (en adelante, “período de revisión de finalización de la asistencia en la creación de definiciones de requisitos”).

3. Si el primer partido no tiene ninguna duda sobre el contenido del informe de finalización del trabajo, firmará y sellará el certificado de confirmación de finalización del trabajo, lo entregará al segundo partido y confirmará la finalización de la asistencia en la creación de definiciones de requisitos.

4. Si el primer partido no presenta ninguna objeción por escrito con una razón específica durante el período de revisión de finalización de la asistencia en la creación de definiciones de requisitos, se considerará que ha confirmado la finalización del trabajo al final del período de revisión de finalización de la asistencia en la creación de definiciones de requisitos.

Debido a que este proceso es de tipo delegación parcial, este artículo establece el procedimiento para confirmar si el proveedor ha llevado a cabo adecuadamente el trabajo de apoyo basado en el deber de diligencia a través de un informe de finalización del trabajo que registra el contenido del trabajo.
El primer párrafo establece la obligación de presentar un informe de finalización del trabajo.
El segundo párrafo aclara el período de revisión del informe para evitar que la confirmación del informe se retrase.
El tercer párrafo establece que la finalización de la asistencia en la creación de definiciones de requisitos se confirmará mediante la firma y sellado del certificado de confirmación de finalización del trabajo por parte del usuario.
El cuarto párrafo establece la confirmación de finalización asumida si no se presenta ninguna objeción por escrito por parte del usuario durante el período de revisión. Esta disposición tiene en cuenta el hecho de que si el usuario no toma las medidas de confirmación a tiempo por alguna razón, puede retrasar el trabajo posterior o comenzar el trabajo posterior sin aclarar si se ha confirmado o no, lo que puede hacer que las relaciones de responsabilidad entre el usuario y el proveedor sean ambiguas.

Creación de Documentos de Diseño Externo

(Implementación del servicio de apoyo para la creación de documentos de diseño externo)
Artículo X: El segundo, tras la firma del contrato individual especificado en el artículo X, proporcionará un servicio de apoyo para la creación de documentos de diseño externo (en adelante, “servicio de apoyo para la creación de documentos de diseño externo”) como parte de este trabajo para el primero.

2. El segundo, basándose en su conocimiento y experiencia especializada en tecnología de la información, llevará a cabo tareas de apoyo como investigación, análisis, organización, propuestas y asesoramiento con la debida diligencia de un buen administrador para asegurar que el trabajo del primero se realice de manera fluida y adecuada.

La creación de documentos de diseño externo es un trabajo que implica la formulación del uso de partes relacionadas con la interfaz, como pantallas e informes. En principio, los documentos de diseño externo deben contener toda la información necesaria para que el proveedor pueda desarrollar el programa. Aunque los documentos de diseño externo incluyen detalles sobre el uso de formatos, el único que puede cambiar las especificaciones de requisitos es el usuario, que determina el contenido del trabajo.
Por lo tanto, este artículo asume que el usuario es responsable de completar los documentos de diseño externo, y que el proveedor está en una posición para apoyar la finalización de los documentos de diseño externo como el receptor en un contrato de subdelegación.
Sin embargo, el hecho de que sea una subdelegación no significa que el proveedor no tenga ninguna responsabilidad, ya que tiene el deber de cuidado de un buen administrador. Por lo tanto, si el apoyo para la creación de documentos de diseño externo no se realiza adecuadamente como resultado de la negligencia de este deber de cuidado, puede haber responsabilidad por incumplimiento de contrato debido a la violación del deber de cuidado.

(Firma del contrato individual relacionado con el servicio de apoyo para la creación de documentos de diseño externo)
Artículo X: El primero y el segundo determinarán las condiciones de transacción mencionadas en el artículo 4, párrafo 1, mediante negociación, y firmarán un contrato individual relacionado con el servicio de apoyo para la creación de documentos de diseño externo.

El alcance, etc., del servicio de apoyo para la creación de documentos de diseño externo se determinará mediante un contrato individual.

(Reunión de discusión sobre el diseño externo)
Artículo X: El primero, para aclarar o confirmar los asuntos necesarios para la creación de documentos de diseño externo, celebrará una reunión de discusión sobre el diseño externo (en adelante, “reunión de discusión sobre el diseño externo” en esta sección) a una frecuencia que considere necesaria, y el segundo participará en ella y llevará a cabo el servicio de apoyo para la creación de documentos de diseño externo.

2. El segundo también podrá celebrar una reunión de discusión sobre el diseño externo cuando considere necesario para la implementación del servicio de apoyo para la creación de documentos de diseño externo, y el primero participará en ella.

3. Si el primero intenta cambiar el contenido del documento de definición de requisitos a través de la discusión, etc., en la reunión de discusión sobre el diseño externo, y es necesario cambiar las condiciones del contrato individual, como el período de trabajo y la tarifa de comisión, se seguirá el procedimiento del artículo X (cambio del contenido de este contrato y del contrato individual).

La colaboración entre el usuario y el proveedor es esencial para la creación de documentos de diseño externo, que determinan la interfaz, como las pantallas y los informes.
Debido a que este proceso es de tipo subdelegado, el párrafo 1 establece que el usuario es el principal organizador y el proveedor, que proporciona apoyo, participa. La aclaración de los asuntos necesarios para la creación de documentos de diseño externo o la confirmación de su contenido, etc., se realiza en la reunión de discusión sobre el diseño externo, y tanto el proveedor como el usuario están vinculados por los resultados de la discusión en la reunión.
El párrafo 2 establece que el proveedor también puede celebrar una reunión de discusión sobre el diseño externo cuando lo considere necesario para la implementación del servicio de apoyo para la creación de documentos de diseño externo.
El párrafo 3 establece que si el usuario intenta cambiar el contenido del documento de definición de requisitos a través de la discusión, etc., en la reunión de discusión sobre el diseño externo, y es necesario cambiar las condiciones del contrato individual, como el período de trabajo y la tarifa de comisión, se seguirá el procedimiento de cambio del contenido de este contrato y del contrato individual.

(Confirmación del diseño externo)
Artículo X: Cuando el primero haya completado la creación de los documentos de diseño externo, el primero y el segundo revisarán dentro del período establecido en el contrato individual (en adelante, “período de revisión de los documentos de diseño externo”) si los documentos de diseño externo cumplen con el documento de definición de requisitos confirmado de acuerdo con el artículo X y los asuntos decididos en la reunión de discusión sobre el diseño externo del artículo anterior, y como prueba de confirmación de cumplimiento, los responsables de ambas partes firmarán y sellarán los documentos de diseño externo. Sin embargo, si como resultado de la revisión se descubre que los documentos de diseño externo no cumplen con el documento de definición de requisitos confirmado de acuerdo con el artículo X y los asuntos decididos en la reunión de discusión sobre el diseño externo, el primero creará una versión revisada dentro del plazo acordado tras la discusión, y el primero y el segundo llevarán a cabo de nuevo la revisión y el procedimiento de confirmación mencionados anteriormente.

2. Con la confirmación de ambas partes según el párrafo anterior, se considerará que los documentos de diseño externo han sido confirmados.

3. Si es necesario cambiar las condiciones del contrato individual, como el período de trabajo y la tarifa de comisión, debido a la revisión del párrafo 1, se seguirá el procedimiento del artículo X (cambio del contenido de este contrato y del contrato individual).

Este artículo establece el procedimiento para confirmar los documentos de diseño externo creados por el usuario mediante la confirmación del usuario y el proveedor, y la firma y el sello del responsable.
Como puede haber casos en los que se determine que es necesario hacer correcciones durante la revisión para la confirmación de los documentos de diseño externo, la cláusula de excepción del párrafo 1 establece el procedimiento en este caso.

El párrafo 2 aclara que los documentos de diseño externo se considerarán confirmados con la confirmación de ambas partes.
El párrafo 3 establece que si es necesario cambiar las condiciones del contrato individual, como el período de trabajo y la tarifa de comisión, debido a la revisión de los documentos de diseño externo y la reconfirmación del trabajo de acuerdo con la cláusula de excepción del párrafo 1, se seguirá el procedimiento de cambio del contenido de este contrato y del contrato individual.

(Finalización y confirmación del trabajo)
Artículo X: Dentro de los X días siguientes a la confirmación de los documentos de diseño externo establecida en el artículo anterior, el segundo creará un informe de finalización del trabajo y lo presentará al primero.

2. El primero revisará el informe de finalización del trabajo dentro del período establecido en el contrato individual (en adelante, “período de revisión de la finalización del servicio de apoyo para la creación de documentos de diseño externo”).

3. Si el primero no tiene ninguna duda sobre el contenido del informe de finalización del trabajo, firmará y sellará el certificado de confirmación de finalización del trabajo, lo entregará al segundo y confirmará la finalización del servicio de apoyo para la creación de documentos de diseño externo.

4. Si el primero no presenta ninguna objeción por escrito con una razón específica dentro del período de revisión de la finalización del servicio de apoyo para la creación de documentos de diseño externo, se considerará que ha confirmado la finalización del trabajo al final del período de revisión de la finalización del servicio de apoyo para la creación de documentos de diseño externo.

Debido a que este proceso es de tipo subdelegado, este artículo establece el procedimiento para confirmar si el proveedor ha llevado a cabo adecuadamente el trabajo de apoyo basándose en su deber de cuidado, mediante un informe de finalización del trabajo que registra el contenido del trabajo.
El párrafo 2 aclara el período de revisión para evitar que la confirmación del informe se prolongue.
El párrafo 3 establece que la finalización del servicio de apoyo para la creación de documentos de diseño externo se confirmará mediante la firma y el sello del usuario en el certificado de confirmación de finalización del trabajo.
El párrafo 4 establece la confirmación de finalización presunta en caso de que el usuario no presente ninguna objeción por escrito dentro del período de revisión de la finalización del servicio de apoyo para la creación de documentos de diseño externo. Esta disposición tiene en cuenta el hecho de que si el usuario no realiza el procedimiento de confirmación a tiempo por alguna razón, puede retrasar el trabajo subsiguiente o iniciar el trabajo subsiguiente sin aclarar la confirmación, lo que puede hacer que las relaciones de responsabilidad entre el usuario y el proveedor sean ambiguas.

Desarrollo de Software

Después de las regulaciones del proceso de diseño externo del sistema, que es el diseño básico, siguen las regulaciones relacionadas con el proceso de diseño interno del sistema, que es el diseño detallado. En el proceso de diseño interno del sistema, es común que el objeto de desarrollo y las especificaciones estén definidas hasta la etapa anterior, por lo que en el contrato modelo del Ministerio de Economía, Comercio e Industria japonés, se establece como un contrato de obra.

Asistencia en la Preparación y Transición de la Operación del Software

(Implementación de la asistencia en la preparación y transición de la operación del software)
Artículo X: La Parte B, tras la firma del contrato individual especificado en el artículo, llevará a cabo la asistencia necesaria para la Parte A en las pruebas de operación del sistema, la implementación y la aceptación, y las pruebas de operación que se realizarán para la operación real del software en cuestión (en adelante, “Asistencia en la Preparación y Transición de la Operación del Software”).

2. La Parte B, basándose en su conocimiento y experiencia especializada en tecnología de la información, llevará a cabo la asistencia de manera que el trabajo de la Parte A se realice de manera fluida y efectiva, con la diligencia de un buen administrador.

En este artículo y los siguientes, se establecen las cláusulas para la asistencia en la preparación y transición de la operación del software en un formato de sub-delegación. En la etapa de aceptación e implementación del sistema, es común que el usuario tome la iniciativa, por lo que el contrato modelo del Ministerio de Economía, Comercio e Industria de Japón establece que el usuario tomará la iniciativa y el proveedor lo apoyará en un formato de sub-delegación.
El párrafo 2 establece que, dado que este proceso es de sub-delegación, el proveedor tiene la obligación de actuar con la diligencia de un buen administrador.

(Finalización y confirmación de la tarea)
Artículo 32: La Parte B, dentro de los X días posteriores a la finalización de la Asistencia en la Preparación y Transición de la Operación del Software, elaborará un informe de finalización de la tarea y lo presentará a la Parte A.

2. La Parte A, dentro del período especificado en el contrato individual (en adelante, “Período de Inspección de la Finalización de la Asistencia en la Preparación y Transición de la Operación del Software”), llevará a cabo la inspección del informe de finalización de la tarea.

3. Si la Parte A no tiene ninguna duda sobre el contenido del informe de finalización de la tarea, firmará y sellará el documento de confirmación de finalización de la tarea, lo entregará a la Parte B y confirmará la finalización de la Asistencia en la Preparación y Transición de la Operación del Software.

4. Si la Parte A no presenta ninguna objeción por escrito con una razón específica dentro del Período de Inspección de la Finalización de la Asistencia en la Preparación y Transición de la Operación del Software, se considerará que ha confirmado la finalización de la tarea al final del período de inspección.

Este artículo establece el procedimiento para verificar si el proveedor ha llevado a cabo adecuadamente la Asistencia en la Preparación y Transición de la Operación del Software basándose en la obligación de diligencia de un buen administrador en un formato de sub-delegación.
El párrafo 2 establece que el proveedor debe presentar un informe de finalización de la tarea a la Parte A dentro de un período determinado después de la finalización de la tarea.
El párrafo 3 establece que la Parte A debe llevar a cabo la inspección del informe de finalización de la tarea después de haber especificado claramente el período de inspección.
El párrafo 4 establece una confirmación de facto en caso de que la Parte A no realice la confirmación de finalización de la tarea de los dos párrafos anteriores.

Determinación de la naturaleza del contrato

Para determinar la naturaleza de un contrato, se debe examinar el contrato en su totalidad y considerar si su propósito es “proporcionar un producto finalizado” o si el proveedor tiene la obligación de “realizar su trabajo de manera razonable”. Un indicador general sería si el contenido del objeto a completar se ha definido de manera concreta y si el proyecto ha avanzado hacia ese objetivo.